KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

(1)

Langkah – langkah Audit medis PERTEMUAN 7

Dr.Noor Yulia MM

(2)

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

• _{Mahasiswa mampu menguraikan langkah-langkah} audit , identifkasi permasalahan dalam

perbaikan, upaya dalam menerapkan perbaikan, dan tindak lanjut perbaikan

• _{Mahasiswa mampu menguraikan langkah –}

(3)

PENDAHULUAN

• Audit atau pemeriksaan

• _{Audit klinik adalah salah satu bagian dari manajemen}

mutu pelayanan medis.

• _{Dalam arti luas audit bermakna evaluasi terhadap suatu}

organisasi, sistem, proses, atau produk.

• _{Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan}

tidak memihak, yang disebut Auditor .

• _{Tujuan audit adalah untuk melakukan verifkasi subjek dari}

audit telah dilaksanakan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima

(4)

Sumber data

• _{Dalam audit klinis, sumber data yang digunakan} umumnya adalah rekam medis pasien , baik dari rawat jalan maupun rawat inap

• _{Rekam medis merupakan sumber data yang} paling baik di rumah sakit meskipun banyak

(5)

5 LANGKAH AUDIT

• _{Langkah 1 : mempersiapkan audit} • _{Langkah 2 : memilih kriteria}

• _{Langkah 3 : mengukur tingkat kinerja} • _{Langkah 4 : melakukan perbaikan}

(6)

Langkah 1 : mempersiapkan audit

a. Melibatkan pengguna pelayanan

–

Survey kepuasan pelanggan

–

Laporan insiden / kejadian

–

Cerita / rumor pasien atau kelompok

tertentu

–

Observasi langsung

–

Percakapan langsung

(7)

b. Memilih topik

• _{terdapat bukti adanya Keluhan pasien dengan angka}

komplikasi yang tinggi __> masalah serius

• apakah terdapat standar pelayanan klinis pada topic yang dipilih

• _{apakah terdapat standar / panduan pelayanan klinis}

terhadap topic trsebut

• _{dilihat apakah masalah yag terjadi memiliki peluang}

unuk dapat dirubah

• _{apakah topic yang dipilih memiliki peluang untuk dapat}

dirubah

• _{apakah permasalahan teb merupakan rioritas organisasi} • _{contoh : dari hasil survey kepuasan pelanggan , topic}

(8)

• _{Pemilihan topik audit merupakan langkah awal yang}

penting dalam audit medis.

• _{Pemilihan topik audit dapat ditentukan dari} – _{Rapat komite medis,}

– _{Rapat komite medis dengan direksi rumah sakit,} – _{Maupun mekanisme lain yang melibatkan komite}

medis.

• _{Kebiasaan yang berlaku adalah memprioritaskan}

kasus-kasus dengan ciri –ciri : high volume, high risk, dan High cost.

• _{Dapat pula ditambahkan dalam daftar kriteria}

tersebut beberapa kondisi lain misalnya kerawanan terhadap complain, problem prone, masukan dari

direksi, dan data penyimpangan lain.

• _{Topik audit selain merupakan diagnosis juga dapat}

merupakan prosedur tertentu, misalnya sectio

(9)

c. menentukan tujuan :

• _{yaitu memperbaiki , meningkatkan , memastikan} atau merubah kebijakan

– _{contoh :}

– _{untuk meningkatkan kepuasan pelanggan} dalam hal visite dokter yang dikeluhkan maka :

• _{dibuat standar untuk memperbaiki kinerja} dokter

• _{memastikan kehadiran doker ,}

(10)

d

.

membentuk struktur organisasi

• _{dengan membuat program audit yang terstruktur : ada}

struktur organisasi , uraian tugas , program kerja dll dimana tim yang dibentuk mempunyai auditor yang berkualitas

• _{Komite medis membuat tim untuk melaksanakan audit.}

Tim ini sebaiknya diketuai oleh ketua subkomite mutu

dan beranggotakan dokter dengan reputasi yang baik dirumah sakit tersebut.

• _{Selain para dokter, Tim audit sebaiknya juga}

beranggotakan perekam Medis dalam jumlah yang Cukup karena sebagian besar pengumpulan data nanti akan bersumber dari rekam medis.

• _{Tentukan juga jumlah sampel (misal 100 kasus terakhir)}

(11)

e. mengidentifkasi dan

mengembangkan kemampuan untuk

audit

–

kemampuan klinis , kemampuan

manajerial , metode audit , analisa

data dll

f. mendorong dan mendukung

partisipasi staf dalam audit

–

komitmen dan keterlibatan staf

(12)

Langkah 2 : memilih kriteria

• Menetapkan kriteria apa yang dapat diukur secara objektif

– Struktur : Apa yang dibutuhkan : peralatan , fasilitas fsik , jumlah, struktur organisasi, ketrampilan SDM , dll

– Proses : apa yang diharapkan : assessment , komunikasi , terapi , dokumentasi , dll

– Hasil : apa yang diharapkan : kepuasan pasien , biaya yang efsien dll

• Menyusun kriteria yang valid

– Dapat diukur , Berdasarkan bukti ( standar akreditasi ) dan berhubungan dengan aspek penting dalam pelayanan ,

• Menetapkan tingkat kinerja ( standar)

– Tingkat kinerja = standar adalah criteria dan target yang harus dicapai, berbasis bukti

(13)

• _{Penetapan Kriteria dan Standar Penetapan kriteria dan}

standar ini tidak harus selalu mengacu pada standar yang sudah ada.

• _{Bila rumah sakit telah mempunyai panduan praktek klinis}

(dulu sering disebut standar pelayanan medis) atau

clinical pathway, maka kriteria dan standar dapat diambil dari dokumen tersebut.

• _{Kriteria adalah bukti yang diperlukan dan harus ada bahwa}

pasien telah diberi pelayanan pada taraf seoptimal mungkin.

• _{Standar adalah baku nilai yang menjelaskan kriteria}

tersebut.

• _{Usahakan membuat kriteria dan standar mulai dari input,}

proses, dan output.

• _{Dapat juga kriteria dibuat mulai Audit klinis dengan}

(14)

Langkah 3 : mengukur tingkat kinerja

( standar)

a. Perencanaan pengumpulan data :

– _{Agar data yang dikumpulkan tepat dan}

memang hanyak yang diperlukan maka perlu detail

– _{Kelompok pasien yan g akan diaudit} – _{Professional kesehatan yang terlibat} – _{Jangka waktu}

– _{Contoh :}

(15)

b. Metode pengumpulan data :

• perhitungan jumlah sampel ,jumlah pasien dalam periode waktu tertentu • _{contoh : menentukan besar sampel yaitu}

– _{Jika jumlah pasien/ kasus yang di audit perbulan adalah 50 , maka} seluruhnya dipakai

– _{Jika jumlah pasien ≥ 50 maka jumlah sampel adalah 50}

– Cara mengambil sampel menggunakan sistematik random sampling – _{Contoh mengambil sampel : menggunakan systematic randam sampling} – _{Contoh : jumlah sampel perbulan 150 , maka sampel diambil dengan cara}

150 / 50 = 3 ,jadi satu sampel diambil setiap kelipatan 3 sampai didapat sebanyak 50 sampel dan jika dikehendaki , jumlah sampel dapat

diperbesar

• _{Penanganan data dengan melakukan pengolahan data , analisisa data, dan} melihat aspek legal dan etisnya

– Data yang telah dikumpulkan kemudian di olah , dan dianalisa dengan membandingkan antara data yang berhasil dikumpulkan dengan standar yang telah dibuat.

(16)

• pengumpulan data pada audit bisa retrospektif (dari rekam medis) maupun prospektif (pengamatan langsung).

• Bias pada penelitian prospektif tentu lebih mudah terjadi karena klinis tahu sedang diamati untuk audit.

• Dengan demikian, studi retrospektif melalui berkas rekam medis lebih disukai.

• pengumpulan data dapat menjadi pekerjaan yang melelahkan dan menjemukan. Data tidak akan menjadi

informasi apabila data tersebut tidak bisa menjawab secara spesifk permasalahan yang mengemuka.

• Oleh sebab itu, kriteria dan standar yang telah disusun pada langkah selanjutnya perlu dirumuskan menjadi pertanyaan yang spesifk.

• Contoh dari kriteria dan standar di atas, yaitu pemeriksaan darah rutin pada kelompok kriteria penegakan diagnosis dapat diubah menjadi pertanyaan spesifk sebagai berikut: “Apakah pemeriksaan darah rutin dilakukan dalam rangkaian

(17)

Langkah 4 : melakukan perbaikan

•

Identifkasi perbaikan

–

Penghalang :

•

pemahaman yang kurang ,

•

moral yang rendah ,

•

komunikasi buruk ,

•

budaya ,

•

consensus tidak diperoleh

–

Menerapkan perbaikan dengan

(18)

Analisis data

• _{Analisa data adalah bagian yang cukup rumit dan krusial}

dalam audit medis.

• _{Analisis data harus dilakukan oleh dokter yang berkompeten} • _{Perlu dimulai dengan pemeriksaan silang analisis}

penyimpangan.

• _{Analis harus memastikan bahwa penyimpangan yang}

dicatat oleh petugas data (asisten) adalah benar

penyimpangan,bukan sekedar kesalahan pencatatan.

• _{Walaupun bukan merupakan penelitian, analisis harus}

dimulai dengan analisis populasi.

• _{Diharapkan sampel populasi yang diambil sudah}

menggambarkan populasi.

• _{Setelah langkah‐langkah tersebut dilakukan, mulailah}

(19)

Langkah 5 : mempertahankan

perbaikan

• _{Lakukan pemantauan dan evaluasi} • _{Re audit}

(20)

AUDIT MEDIS

• _{Defnisi audit medis :}

– _{Kementerian Kesehatan berdasarkan Peraturan} Menteri Kesehatan no.755/MENKES/PER/IV/2011 tentang penyelenggaraan komite medik rumah sakit adalah : sebagai upaya evaluasi secara

profesional terhadap mutu pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dengan menggunakan rekam medisnya dan dilaksanakan oleh profesi medis

• _{Tujuan audit medis terkait dengan upaya} peningkatan mutu dan standarisasi adalah

(21)

Tujuan dilakukannya Audit Medis

•

Kegiatan audit medis dilakukan

untuk :

–

mengevaluasi mutu pelayanan medis,

–

untuk mengetahui penerapan standar

pelayanan medis,

–

untuk melakukan perbaikan-perbaikan

upaya pelayanan medis sesuai dengan

kebutuhan pasien dan standar

(22)

Pelaksanaan Audit Medis

• _{Dalam peraturan perundang-undangan tentang} perumahsakitan, pelaksanaan audit medis

dilaksanakan sebagai implementasi fungsi

manajemen klinis dalam rangka penerapan tata kelola klinis yang baik di rumah sakit.

• _{Audit medis tidak digunakan untuk mencari ada} atau tidaknya kesalahan seorang staf medis

(23)

• _{Dalam hal terdapat laporan kejadian dengan}

dugaan kelalaian seorang staf medis, mekanisme yang digunakan adalah mekanisme disiplin

profesi, bukannya mekanisme audit medis. • _{Audit medis dilakukan dengan :}

– _{mengedepankan respek terhadap semua staf} medis (no blaming culture)

– _{dengan cara tidak menyebutkan nama (}_no

naming),

(24)

Audit medis yang dilakukan oleh

rumah sakit

• _{adalah kegiatan evaluasi profesi secara sistemik} yang melibatkan mitra bestari (peer group) yang terdiri dari: kegiatan peer-review, surveillance

dan assessment terhadap pelayanan medis di rumah sakit.

(25)

• _{Secara umum, pelaksanaan audit medis harus dapat}

memenuhi 4 (empat) peran penting, yaitu :

a. sebagai sarana untuk melakukan penilaian terhadap kompetensi masing-masing staf medis pemberi

pelayanan di rumah sakit;

b. sebagai dasar untuk pemberian kewenangan klinis (clinical privilege) sesuai kompetensi yang dimiliki; c. sebagai dasar bagi komite medik dalam

merekomendasikan pencabutan atau penangguhan kewenangan klinis (clinical privilege);

d. sebagai dasar bagi komite medik dalam

(26)

• _{Audit medis dapat pula diselenggarakan dengan} melakukan evaluasi berkesinambungan (on-going professional practice evaluation), baik secara

perorangan maupun kelompok.

• _{Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara,} • _{antara lain dapat merupakan kegiatan yang}

(27)

Langkah -langkah pelaksanaan audit

medis

sebagai berikut:

a. Pemilihan topik yang akan dilakukan audit.

• Tahap pertama dari audit medis adalah pemilihan topik yang akan dilakukan audit.

• Pemilihan topik bisa berupa

– penanggulangan penyakit tertentu di rumah sakit (misalnya : thypus abdominalis),

– penggunaan obat tertentu (misalnya: penggunaan antibiotik),

– tentang prosedur atau tindakan tertentu,

– tentang infeksi nosokomial di rumah sakit,

– tentang kematian karena penyakit tertentu, dan lain-lain.

• Pemilihan topik ini sangat penting, terutama :

(28)

(29)

Penetapan standar dan kriteria.

Setelah topik dipilih maka perlu ditentukan kriteria atau standar profesi yang jelas, obyektif dan rinci terkait dengan topik tersebut.

• Misalnya topik yang dipilih typhus abdominalis maka perlu ditetapkan :

– prosedur pemeriksaan, diagnosis dan pengobatan

typhus abdominalis.

• Penetapan standar dan prosedur ini oleh mitra bestari

(peer group) dan/atau dengan ikatan profesi setempat.

• Ada dua level standar dan kriteria yaitu

– Must do : merupakan absolut minimum kriteria dan

– Should do : merupakan tambahan kriteria hasil

(30)

c

. Penetapan jumlah kasus/sampel

yang akan diaudit.

• _{Dalam mengambil sampel bisa dengan}

menggunakan metode pengambilan sampel tetapi bisa juga dengan cara sederhana yaitu menetapkan kasus yang akan diaudit dalam kurun waktu tertentu,

– _{misalnya dari bulan Januari sampai Maret.}

(31)

d.

Membandingkan standar/kriteria

dengan pelaksanaan pelayanan

• _{Subkomite mutu profesi atau tim pelaksana audit}

medis mempelajari rekam medis untuk mengetahui apakah kriteria atau standar dan prosedur yang telah ditetapkan telah dilaksanakan atau telah dicapai

dalam masalah atau kasus-kasus yang dipelajari.

• _{Data tentang kasus-kasus yang tidak memenuhi}

kriteria yang telah ditetapkan dipisahkan dan dikumpulkan untuk di analisis.

• _{Misalnya dari 200 kasus ada 20 kasus yang tidak}

(32)

e.

Melakukan analisis kasus yang tidak

sesuai standar dan kriteria.

• Subkomite mutu profesi atau tim pelaksana audit medis menyerahkan ke 20 kasus tersebut pada mitra bestari (peer group) untuk dinilai lebih lanjut.

Kasus-kasus tersebut di analisis dan didiskusikan apa kemungkinan penyebabnya dan mengapa terjadi ketidaksesuaian dengan standar.

(33)

f. Menerapkan perbaikan.

• _{Mitra bestari (peer group) melakukan tindakan}

korektif terhadap kelima kasus yang deefsiensi tersebut secara kolegial, dan menghindari “blaming culture”.

Hal ini dilakukan dengan membuat

– _{rekomendasi upaya perbaikannya,}

– _{cara-cara pencegahan dan penanggulangan,} – _{mengadakan program pendidikan dan latihan,}

– _{penyusunan dan perbaikan prosedur yang ada dan}

(34)

G. Rencana reaudit.

• _{Mempelajari lagi topik yang sama di waktu kemudian,}

misalnya setelah 6 (enam) bulan kemudian.

• _{Tujuan reaudit dilaksanakan untuk mengetahui apakah}

sudah ada upaya perbaikan.

• _{Hal ini bukan berarti topik audit adalah sama terus menerus,} • _{audit yang dilakukan 6 (enam) bulan kemudian ini lebih}

untuk melihat upaya perbaikan.

• _{Namun sambil melihat upaya perbaikan ini, Subkomite mutu}

profesi atau tim pelaksana audit dan mitra bestari (peer group) dapat memilih topic yang lain.

• _{Hasil reaudit seharusnya lebih baik daripada hasil audit}

sebelumnya karena reaudit dilakukan setelah implementasi perubahan dilakukan.

• _{Apabila hasilnya sama saja,analisis dan perencanaan}

(35)

Dasar hukum

1. Peraturan Menteri Kesehatan

no.755/MENKES/PER/IV/2011 tentang

Penyelenggaraan Komite Medik di Rumah Sakit.

2. Keputusan Menteri Kesehatan

no.496/MENKES/SK/IV/2005 tentang Pedoman Audit Medis di Rumah Sakit (Telah dicabut

dengan adanya Peraturan Menteri Kesehatan no.755/MENKES/PER/IV/2011 tentang

(36)

• _{Komunikasi yang elegan antara pelaksana audit}

dan sejawatnya sangat menentukan keberhasilan

• _{tahap perencanaan dan implementasi perubahan ini.} • _{Para klinisi mungkin akan tersinggung apabila audit}

mengatakan kepada mereka, Penatalaksanaan demam dengue kita masih jelek karena

penyimpangan pada penegakan diagnosis terjadi pada lebih dari separuh kasus.” Sebagai gantinya, pemimpin audit dapat mengatakan hasil tersebut dengan kalimat lebih positif yang bermakna kurang lebih sama seperti misalnya, “Kita masih perlu

bekerja sama untuk meningkatkan ketelitian pada sempurnanya penegakan diagnosis demam

(37)

KESIMPULAN

• _{sesuai uraian di atas Audit Medis merupakan} – _{gabungan proses yang melibatkan tim yang}

kompeten, dilakukan secara sistematis, – _{dianalisis sesuai perkembangan keilmuan}

terkin

– _{bertujuan untuk meningkatkan mutu} pelayanan.

– _{Audit medis sebaiknya dapat secara rutin}

dilakukan sebagai salah satu tugas rutin para klinisi dalam mempertanggungjawabkan