PENJADWALAN DAN PENGAWASAN PROYEK

Manajemen  Operasional

PENJADWALAN  DAN  

PENGAWASAN  PROYEK

Putri  Irene  Kanny

Sub  Pokok bahasan pertemuan ke-­11

☃

_{Membuat  network  proyek:  simpul  event,  anak  panah}  

aktifitas,  aturan  pembuatan  network

☃

_{Penjadwalan  proyek  :  Menggunakan  metode  PERT,}  

Estimasi  durasi  kegiatan  dalam  proyek,  Probabilitas  

waktu  penyelesaian  proyek

☃

_{Penjadwalan  proyek  :  Menggunakan  metode  CPM}  

☃

_{Penentuan  Jalur  kritis  kegiatan  proyek.}  

☃

_{Bagan  Gant-­chart  untuk  menentukan  jadwal  kegiatan}  

PERENCANAAN  DAN  PENJADWALAN  PROYEK

Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang  

diarahkan pada suatu hasil dimana jangka waktu

penyelesaiannya ditentukan.  Suatu proyek dengan proyek yang  

lain  mempunyai keunikan masing-­masing,  sehingga untuk

menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.

Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-­

sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang  penting pada jangka waktu

yang  relatif singkat di  mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan.  

Salah  satu penggunaan jaringan yang  paling  populer adalah untuk analisis

proyek.  

Proyek-­proyek yang  dianalisis tersebut misalnya :  konstruksi sebuah

bangunan,   pembuatan obat-­obatan,   atau pemasangan sistem komputer yang  

dapat digambarkan sebagai jaringan.

Tujuan  dari  Penjadwalan

ü

Ketika tanggal jatuh tempo  pelanggan

ü

Minimalkan keterlambatan pekerjaan

ü

Meminimalkan waktu respon

ü

Meminimalkan waktu penyelesaian

ü

Meminimalkan waktu dalam sistem

ü

Minimalkan lembur

ü

Memaksimalkan mesin atau penggunaan tenaga

kerja

ü

Meminimalkan waktu menganggur

Tahapan Dalam Manajemen Proyek

Ada tiga tahap yang  harus dilakukan dalam manajemen

proyek yaitu:

l

Perencanaan (

Planning

)

Mencakup penetapan sasaran,  pendefinisian proyek dan

organisasi tim.

l

Penjadwalan (

Schedulling

)

Menghubungkan antara tenaga kerja,  uang,  bahan yang  

digunakan dalam proyek.

l

Pengendalian (

Controlling

)

Pengawasan sumber daya ,  biaya,  kualitas dan budget,  jika

perlu merevisi,  ubah rencan,  menggeser atau mengelola

Perencanaan Proyek

Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus,  seperti yang  

terjadi di  beberapa perusahaan besar,  maka cara yang  efektif

untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara

fisik adalah melalui organisasi proyek.  Maka organisasi akan

bekerja secara baik apabila:

1.

Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target  

waktu khusus.

2.

Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang  

ada.

3.

Pekerjaan terdiri dari tugas yang  kompleks dan saling

berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus.

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer

proyek yang  mengkoordinasikan kegiatan proyek

dengan departemen lain  maupun membuat laporan

kepada manajemen puncak.

l

Tanggung jawab manajer proyek adalah

memastikan :

l

Seluruh kegiatan yang  diperlukan diselesaikan

dalam urutan yang  tepat dan waktu yang  tepat.

l

Proyek selesai sesuai budget.

l

Proyek memenuhi sasaran kualitas.

l

Tenaga kerja yang  ditugaskan dalam proyek

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan

jangka waktu kegiatan proyek yang  harus

diselesaikan,  bahan baku,  tenaga kerja serta waktu

yang  dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

Manfaat Penjadwalan Proyek :

l

Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap

keseluruhan proyek.

l

Mengidentifikasikan hubungan yang  harus didahulukan di  

antara kegiatan.

l

Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang  realistis

untuk tiap kegiatan.

l

Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber

Pengendalian Proyek

l

Pengendalian   proyek  melibatkan  pengawasan  

ketat  pada  sumber  daya,  biaya,  kualitas  dan  

budget.  Pengendalian   juga  berarti  

penggunaan   loop  umpan  balik  untuk  

merevisis  rencana  proyek  dan  pengaturan  

sumber  daya  kemana  diperlukan.

l

Untuk  saat  ini  telah  banyak  software  yang  

dapat  dipergunakan   diantaranya  Primavera,  

MacProject,  Pertmaster,  Visischedule,  

Metode Penjadwalan

1.  GRAFIK  GANTT

l

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-­kotak yang  

mewakili setiap tugas (kegiatan)  dan panjang masing-­masing setiap

kotak menunjukkan panjang relatif tugas-­tugas yang  dikerjakan.

l

Gantt  chart

adalah diagram  batang yang  menggambarkan jadwal

proyek.  

l

Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak,  sumber daya

individu dan kendala waktu dan jadwal.  Berbagai warna pada grafik

menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan

ketergantungan antara kegiatan tersebut.

l

Melihat Gantt  chart,  Anda dapat menghilangkan periode

idle,

2.  DIAGRAM/JARINGAN   PERT (PROGRAM   EVALUATION  

AND  REVIEW  TECHNIQUES)

l

Suatu program  (proyek)  diwakili dengan jaringan simpul

dan tanda panah yang  kemudian

dievaluasi untuk

menentukan kegiatan-­kegiatan terpenting,  

meningkatkan jadwal yang  diperlukan dan merevisi

kemajuan-­kemajuan saat proyek telah dijalankan.

l

Diagram  PERT lebih baik dari Gantt,  karena :

−

Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.

−

Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-­

kegiatan kritis.

Program  Evalution  Review  Technique

adalah  

suatu  metodologi  yang  dikembangkan  oleh  

Angkatan  Laut  Amerika  Serikat  pada  tahun  1950  

untuk  mengatur  program  misil.  Sedangkan  terdapat  

metodologi  yang  sama  pada  waktu  bersamaan  yang  

dikembangkan  oleh  sektor  swasta  yang  dinamakan  

CPM  atau  

Critical  Path  Method

.

• Metode PERT  dan CPM  adalah metode yang  dapat

digunakan untuk membuat perencanaan,  menjadwalkan,  

dan proses  pengendalian suatu proyek.  

• Untuk dapat menerapkan kedua metode ini,  perlu

ditetapkan terlebih dahulu kegiatan-­kegiatan yang  akan

dilakukan dalam suatu proyek dan menyusunnya dalam

bentuk jaringan.  

• Jaringan menunjukkan saling hubungan antara satu

kegiatan dengan kegiatan lain.  Walaupun prinsip

penyusunan jaringan pada kedua metode adalah sama,  

namun terdapat perbedaan mendasar antara kedua

Ø

Pengertian tentang PERT  adalah alat manajemen

proyek untuk melakukan suatu penjadwalan ,  

mengatur dan mengkoordinasi bagian-­bagian

pekerjaan yang  ada didalam suatu proyek

Ø

PERT  pada awalnya didesain untuk industri yang  

menghasilkan produk tidak standar dan mengalami

perubahan teknologi yang  cepat sekali,  seperti industri

pertahanan dan ruang angkasa,  sehingga masalah

ketidakpastian dalam penyelesaian

Ø

Program  Evaluation  and  Review  Technique  (PERT)  

adalah suatu model  jaringan yang  mampu memetakan

waktu penyelesaian kegiatan yang  acak.

Ø

Metodologi  PERT  divisualisasikan  dengan  

suatu  grafik  atau  bagan  yang  

melambangkan  ilustrasi  dari  sebuah  proyek.  

Ø

Diagram  jaringan  ini  terdiri  dari  beberapa  

titik

(nodes)

yang  merepresentasikan  

kejadian  (

event

)  atau  suatu  titik  tempuh  

(

milestone

).  

Ø

Titik-­titik  tersebut  dihubungkan  oleh  suatu  

Langkah – Langkah Dalam Melakukan

Perencanaan Dengan PERT

1)

Mengidentifikasi aktivitas (

activity

)  dan titik tempuhnya (

milestone

)  :  

Titik tempuh (

milestone

)  adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih

aktivitas.  Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel

agar  lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain  seperti urutan dan

durasi.

2)

Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-­aktivitas yang  telah

direncanakan

3)

Membuat suatu diagram  jaringan (

network diagram

)

4)

Memperkirakan waktu yang  dibutuhkan untuk setiap aktivitas

5)

Menetapkan suatu jalur kritis (

critical path

)  :  

Dengan menggunakan

empat komponen penanda waktu bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai

dengan diagram

1)

ES  – Early  Start

2)

EF  – Early  Finish

3)

LS  – Latest  Start

Komponen jaringan (network  component)  

• Jaringan PERT  dikenal istilah Dummy  yaitu dua atau

lebih kegiatan yang  mulai dan berakhir pada titik

yang  sama.  Kegiatan dummy  timbul semata-­mata

untuk tujuan membentuk hubungan preseden

sehingga memungkinkan kita menggambarkan

jaringan dengan hubungan preseden yang  baik.  

• Ada  dua pendekatan untuk menggambarkan

jaringan proyek yakni

kegiatan pada titik/lingkaran

(activity  on  node  – AON)  

dan

kegiatan pada

C  tidak   dapat  

dimulai   sebelum   A   dan   B  selesai,   D   tidak   dapat   dimulai   sebelum   B  selesai,   kegiatan   Dummy   diitunjukan   pada   kegaitan   AOA

B  dan   C  tidak   dapat   dimulai   sebelum   A   selesai,   D  tidak   dapat   dimulai   sebelum   B  dan   C   selesai

CONTOH  Soal

Pemerintah  akan  membangun  rumah  sakit  berstandar  

internasional,  rumah  sakit  tersebut  akan  di  bangun  

dan  harus  melalui  delapan  kegiatan  yakni:  

membangun  komponen  internal,  memodifikasi  atap  

dan  lantai,  membangun  tumpukan,  menuangkan  

beton  dan  memasang  rangka,  membangun  pembakar  

temperatur  tinggi,  memasang  sistem  kendali  polusi,  

membangun  alat  pencegah  polusi  udara,  dan  

v

adalah

teknik

menganalisis

jaringan

kegiatan/aktivitas-­aktivitas

ketika

menjalankan

proyek dalam rangka memprediksi durasi total.

v

Critical path sebuah proyek adalah deretan

aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang

mungkin agar proyek dapat diselesaikan.

v

Critical path

adalah jalur terpanjang dalam

network diagram

dan mempunyai kesalahan

paling sedikit.

Istilah Dalam CPM

Ø

E (earliest event occurence time):

Saat tercepat

terjadinya suatu peristiwa.

Ø

L (Latest event occurence time):

Saat paling lambat

yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi.

Ø

ES (earliest activity start time):

Waktu Mulai paling

awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan

dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal

kegiatan dimulai.

Ø

EF (earliest activity finish time):

Waktu Selesai

paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan

terdahulu = ES kegiatan berikutnya.

Jadwal aktivitas (activity  scheduling)/CPM  

Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas

artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai

dan waktu selesai untuk setiap kegiatan.  

Kita  menggunakan proses  

two-­pass

,

terdiri atas

forward  pass/Hitungan maju

dan

backward  

pass/Hitungan mundur

untuk menentukan

jadwal waktu untuk tiap kegiatan.  

forward  pass  :  

ES  (earlist start)  dan EF  (earlist

finish)  

Lamanya Kegiatan/Forward   pass,  merupakan indentifikasi waktu-­waktu terdahulu.   Aturan

waktu mulai terdahulu:  

1. Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai,   kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai.  

2. Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung,   ES  nya sama dengan

EF  pendahulunya.  

Contoh   soal  CMP

Hitungan Maju (Forward Pass)

Dimulai dari Start  (initial   event)  menuju

Finish   (terminal  event)  untuk menghitung

waktu penyelesaian tercepat suatu

kegiatan (EF),  waktu tercepat terjadinya

kegiatan (ES)  dan saat paling   cepat

Hitungan Mundur (Backward

Pass)

Dimulai dari Finish  menuju Start  

untuk mengidentifikasi saat

paling  lambat terjadinya suatu

kegiatan (LF),  waktu paling  

lambat terjadinya suatu kegiatan

(LS)  dan saat paling  lambat

Selisih Forward  Dan  Backward  Pass:

ü

Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang  memiliki selisih nol (0)  yaitu:  

A

,  

F

,  

I

,  

J

Hambatan aktivitas (slack  activity)  dan jalur

krirtis (critical  path)  

Waktu slack  

(slack  time)  

yaitu waktu bebas yang  dimiliki

oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan

keterlambatan proyek keseluruhan.  

Secara matematis waktu slack  dapat dirumuskan sebagai

berikut:  

Slack  

=  LS  – ES  atau

Slack  

=  LF  – EF  

Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu

selesai terlama untuk setiap kegiatan.  Hal  ini dilakukan

dengan cara memulainya dari titik finish.  

Jalur kritis

adalah kegiatan yang  tidak mempunyai waktu tenggang

Kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas

(probabilistic  activity  times):  waktu optimis (otimistic

time),  waktu pesimis (pessimistic  time)  dan waktu

realistis (most  likely  time)  

Dalam PERT,  kita menggunakan distribusi peluang

berdasarkan tiga perkiraan waktu untuk setiap

kegiatan,  yaitu:  

a.  Waktu optimis (optimistic  time)  [a]

c.  Waktu realistis (most  likely  time)  

[m]

Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang  dibutuhkan

untuk menyelesaikan kegiatan yang  paling  realistis.  

Atau juga dapat di  sebut adalah waktu normal  untuk

menyelesaikan kegiatan.  

b.  

Waktu pesimis (pessimistic  time)  

[b]

Untuk menemukan waktu kegiatan yang  diharapkan (expected  

activity  time)  

[t]  

distribusi beta  memberikan bobot perkiraan

waktu sebagai berikut:    I,6  

Hal  ini berarti waktu realistis

(m)  

diberikan bobot empat kali  lipat

dari pada waktu optimis

(a)  

dan waktu pesimis

(b)

.  Waktu

Tantangan/Isu  Strategis  dalam  

CPM/PERT  

Kelebihan CPM/PERT  

v

Sangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan

proyek besar

v

Konsep yang  lugas (secara langsung)   dan tidak memerlukan

perhitungan matematis yang  rumit.  

v

Network   dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek

secara cepat.  

v

Analisa jalur kritis dan slack  membantu menunjukkan kegiatan

yang  perlu diperhatikan lebh dekat.  

v

Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang  

bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan.  

v

Dapat diterapkan untuk proyek yang  bervariasi

Keterbatasan CPM/PERT  

v

Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas

dan stabil.

v

Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan

dijaringkan bersama-­sama.  

v

Perkiraan waktu cenderung subyektif dan

tergantung manajer.  

v

Ada  bahaya terselubung dengan terlalu

PERBEDAAN  CPM  DAN  PERT  

Ø

PERT  menggunakan activity  oriented,  sedangkan

dalam CPM  menggunakan event  oriented.  Pada

activity  oriented  anak-­panah menunjukkan activity  

atau pekerjaan dengan beberapa keterangan

aktivitasnya,  sedang event  oriented  pada

peristiwalah yang  merupakan pokok perhatian

dari suatu aktivitas.

Ø

CPM  menggunakan satu jenis waktu untuk

taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT