SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SIM PADA PT P

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

PADA PT PENTAGON LOGISTICS

TUGAS AKHIR MATA KULIAH SIM

DISUSUN OLEH KELOMPOK 8 :

RASITO

REFFI IZZATI

RENI SUWINDA

REVALDY YANAS

RINI PUJI LESTARI

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

KAMPUS PULOGADUNG

Halaman

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. PENGERTIAN SIM ...1

B. ELEMEN-ELEMEN SIM ...2

C. KONSEP POKOK SIM ...3

D. FUNGSI DAN MANFAAT SIM ...4

E. SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER ...5

BAB II PEMBAHASAN A. PROFIL PERUSAHAAN ...7

B. PENGERTIAN SYSFREIGHT ...8

C. PENGGUNAAN SYSFREIGHT ...9

D. TAMPILAN SYSFREIGHT ...10

BAB III PENUTUP A. KELEMAHAN SYSFREIGHT ...14

B. KELEBIHAN SYSFREIGHT ...15

C. KESIMPULAN...16

BAB I

PENDAHULUAN

A. PENGERTIAN SIM

Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan.

Pengertian SIM menurut para ahli :

 Bodnar dan Hopwood, buku Accounting Information System

Kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.

 Turban, McLean, dan Waterbe, buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages

Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

 L. James Havery

Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

 Ludwig Von Bartalanfy

 O’brien

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.

 Azhar Susanto

Sistem adalah kumpulan/grup dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bertujuan dalam pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan yang berkelanjutan.

B. ELEMEN-ELEMEN SIM

Sistem informasi manajemen terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik yang dapat dijabarkan sebagai berikut :

 Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.

 Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

 Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

 Perangkat lunak

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

 Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga informasi diantara komputer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

C. KONSEP POKOK SIM

Dibawah ini adalah pembahasan singkat tentang konsep-konsep pokok sistem informasi manajemen :

 Konsep Informasi

 Konsep Manusia sebagai Pengolah Informasi

Kemampuan manusia sebagai pengolah informasi menentukan keterbatasan dalam sistem informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka.

 Konsep Sistem

Karena sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem, maka konsep sistem perlu untuk memahami dan merancang ancangan pada pengembangan sistem informasi.

 Konsep Organisasi dan Manajemen

Sistem informasi berada di dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen. Informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian.

 Konsep Pengambilan Keputusan

Rancangan SIM bukan hanya harus mencerminkan ancangan rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.

 Konsep Nilai Informasi

Informasi mengubah keputusan, perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai informasi.

D. FUNGSI DAN MANFAAT SIM

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut :

 Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

 Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

 Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

 Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

 Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

 Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

 Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

 Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

 Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

E. SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Dewasa ini sistem informasi berbasis komputer sangat erat kaitannya dengan kehidupan manusia. Dalam keseharian manusia dapat dikatakan menggunakan peralatan berbasis teknologi komputer. Manusia sangat memerlukan informasi-informasi untuk menambah wawasan, membantu pekerjaan sehari-hari dan kualitas hidupnya. Oleh karena itulah banyak peneliti yang menciptakan berbagai perangkat berbasis komputer yang ditujukan untuk memudahkan manusia dalam pengaplikasiannya.

Sistem informasi berbasis komputer ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

 Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor, dan kreditur) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen).

 Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.

 Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

 Otomatisasi Kantor (OA)

Merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan.

 Sistem Pakar(SP)

BAB II

PEMBAHASAN

A. PROFIL PERUSAHAAN

PT Pentagon Logistics merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penyedia jasa pengiriman barang (logistik). Ruang lingkup usaha perusahaan ini meliputi :

 Pengurusan masalah kepabeanan

 Pendukung kegiatan perdagangan internasional (ekspor dan impor)

 Penyedia jasa pengiriman domestik

 Pengurusan dokumen perdagangan

Di dalam kegiatan operasionalnya, PT Pentagon Logistics memiliki beberapa divisi atau departemen yang sangat berperan penting dan saling terkait. Divisi-divisi tersebut terbagi atas :

 Divisi Personalia dan Bagian Umum

Mempunyai prosedur kerja yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dan memiliki tanggung jawab dalam penyediaan kebutuhan operasional perusahaan.

 Divisi Keuangan

Merupakan divisi yang mempunyai kontrol terhadap arus keuangan dan bertanggung jawab terhadap segala pemasukan dan pengeluaran dana perusahaan termasuk urusan perpajakan.

 Divisi Pemasaran

Bagian ini bertanggung jawab dalam perluasan pasar, pencarian pelanggan baru, penyediaan harga, dan penawaran.

 Divisi Pelayanan dan Operasional

Sebagai perusahaan jasa, PT Pentagon Logistics memiliki sebuah sistem informasi manajemen yang menghubungkan satu divisi dengan divisi lainnya dalam hal pekerjaan. Sistem tersebut diberinama SysFreight.

B. PENGERTIAN SYSFREIGHT

SysFreight adalah solusi perangkat lunak canggih berbasis Microsoft Access terbaru, dengan fungsi yang sangat lengkap dalam segala hal detail dari aspek pengangkutan dan juga pengoperasian di bidang logistik. Hal ini bertujuan untuk mengkomputerisasikan dan mengoptimalkan sistem operasi, akuntansi, dan manajemen dengan menggunakan teknologi terbaru dan tenaga profesional yang ahli di bidangnya.

SysFreight adalah sistem yang terintegrasi (selalu diperbarui) dan intuitif (mudah dipahami) yang dibuat berdasarkan sistem database tunggal yang kuat dan dikelompokkan secara logis berdasarkan fungsinya masing-masing :

 Sistem Operasi Angkutan Laut

 Sistem Operasi Angkutan Udara

 Sistem Manajemen Akutansi

 Sistem Operasi Kendaraan

 Sistem Gudang dan Distribusi

 Sistem Pelacakan secara Online

Fitur utamanya adalah :

 Manajemen uang di muka

 Pemantauan kontainer ke pengangkutan

 Pemenuhan dari persyaratan pajak daerah

 Pembetukan file kargo secara kustom

 Pencetakan dokumen dengan bahasa Indonesia

Dalam hal kualitas, SysFreight ini memiliki nilai tambah sebagai berikut :

mudah diakses dan dihubungkan dengan aplikasi pihak ketiga seperti EDI, Fax, Email, Web, dan lain-lain.

 SysFreight dibangun dengan skalabilitas di dalam pikiran. Dengan menjadi produk modular, berarti pelanggan bisa membeli hanya untuk modul yang diperlukan dan bisa menambahkan fitur ketika kebutuhan lain muncul. Ini memberikan strategi dalam mengefisienkan biaya untuk memperluas penggunaan. Menggunakan 2000 server/fitur Microsoft NT load-balancing, aplikasi ini masuk ke dalam skala mudah dengan menambahkan lebih banyak hardware tanpa memodifikasi perangkat lunak yang ada.

 SysFreight dibangun di atas teknologi Microsoft, yang memungkinkan integrasi dengan semua produk Microsoft (MS Words, Excel, Outlook, MS Fax, dan lain-lain).

 SysFreight memungkinkan kustomisasi sistem sesuai dengan kebutuhan mereka. Desain modular dan berbagai alat disesuaikan (Kelas dan Kode generasi) yang disediakan untuk kustomisasi dimanapun.

 User interface yang konsisten di seluruh sistem. Hal ini membuat SysFreight lebih mudah digunakan dan memperpendek kurva belajar.

 SysFreight menggunakan 2 tingkatan teknologi Client/Server. Tidak seperti database tradisional, itu berarti bahwa logika bisnis dipisahkan dari database. Hal ini memungkinkan aplikasi pihak ke-3 untuk berbagi dan menggunakan database dengan mudah. Oleh karena itu, pelanggan tidak terikat oleh vendor database tertentu, yang memberikan warisan/teknologi eksklusif.

 Sejak SysFreight terintegrasi dengan Microsoft Windows, tanggal dan format waktu didasarkan pada pengaturan dari "Pengaturan Regional" di "Control Panel" setup. Oleh karena itu, semua format yang didukung oleh Microsoft Windows akan tersedia dan secara otomatis dikonfigurasi untuk pengguna. Ini termasuk kemampuan multi-bahasa.

C. PENGGUNAAN SYSFREIGHT

Divisi Pemasaran merupakan pihak awal yang mengumpulkan data-data pekerjaan, memberikan penawaran, dan melakukan penginputan data pelanggan sebelum diserahkan kepada bagian pelayanan dan operasional untuk dikelola lebih lanjut.

Pada Divisi Pelayanan dan Operasional, data-data yang diberikan oleh bagian pemasaran dikelola dan diberikan detail yang lebih lengkap. Pada tahap ini, Customer Service juga melakukan penginputan angka penjualan dan beban untuk mengetahui keuntungan atau kerugian dari sebuah pekerjaan. Pada divisi ini penggunaan program berakhir dengan pembuatan invoice.

Sedangkan pihak yang terakhir menyelesaikan langkah pekerjaan pada sistem adalah Divisi Keuangan, setelah invoice dibuat, maka bagian keuangan akan menerbitkan faktur pajak untuk melakukan penagihan dan setelah terdapat pembayaran maka nilai invoice di sistem akan berkurang.

D. TAMPILAN SYSFREIGHT

Tampilan SysFreight memiliki fitur dan tampilan yang berbeda pada setiap divisi sesuai dengan fungsi dan ruang lingkup pekerjaan. Di bawah ini merupakan beberapa tampilan SysFreight di Divisi Pelayanan.

Gambar 2.1 : Beranda Sistem

Gambar 2.2 : Form Rincian Pekerjaan

Gambar 2.3 : Job List

Gambar 2.4 : Pembuatan Laporan Job Costing

Gambar 2.6 : Pembuatan Invoice

BAB III

PENUTUP

A. KELEMAHAN SYSFREIGHT

Dari segi sistematika penggunaan dan tampilannya, SysFreight memiliki beberapa kekurangan yang masih harus diperbaiki. Kelemahan tersebut sebenarnya tidak terlalu berpengaruh terhadap kegiatan operasional, tetapi risiko yang ditimbulkan dapat menyebabkan berkurangnya fungsi manajemen dalam hal koordinasi. Kelemahan SysFreight ini diantaranya :

 Sangat bergantung kepada jaringan internet

Dikarenakan sistem ini dihubungkan oleh jaringan wilayah lokal untuk dapat diakses secara berkesinambungan oleh setiap divisi, maka apabila jaringan internet sedang mengalami error akan mengakibatkan sistem rentan mengalami missing data, dengan kata lain data yang sudah diinput oleh satu divisi tidak dapat direview oleh divisi lain.

 Penggunaan sistem harus secara berkesinambungan

Sistem ini dirancang untuk menghubungkan satu divisi dengan divisi yang lainnya. Hal ini mengakibatkan suatu pekerjaan apabila belum diproses oleh salah satu divisi maka tidak dapat diproses oleh divisi lainnya.

 Tidak dapat digunakan oleh lebih dari 10 user

Sistem ini terproteksi oleh maksimal pengguna untuk mengefisiensikan penggunaan data. Apabila ada sepuluh pengguna sedang mengakses sistem, maka pengguna lain tidak dapat melakukan login.

 Terdapat banyak space form yang tidak terpakai

Dalam hal ini, sistem dilengkapi dengan form yang menjabarkan secara detail setiap rincian pekerjaan, akan tetapi masih terdapat bagian form yang sebenarnya tidak perlu diisi karena hanya sebagai data pelengkap yang tidak terlalu penting. Hal ini mengakibatkan tampilan pengisian data tampak penuh dengan space kosong.

Sistem ini diperoleh perusahaan dari sebuah vendor, maka untuk peningkatan versi dan perbaikan masih mengandalkan tenaga teknisi vendor dikarenakan keterbatasan tenaga ahli di perusahaan.

B. KELEBIHAN SYSFREIGHT

Selain kelemahan yang telah dijabarkan sebelumnya, sistem Sysfreight juga memiliki banyak kelebihan secara tampilan dan fungsi, yang diantaranya dapat dijelaskan sebagai berikut :

 Terkoneksi dengan aplikasi pihak ketiga

Sistem ini dilengkapi dengan fitur direct connecting ke dalam jaringan web yang diperlukan dalam kegiatan logistik seperti E-mail, EDI, dan Cargo Tracking. Hal ini lebih memudahkan pengguna dalam mengakses aplikasi tanpa membuka jendela browser yang lain.

 Memiliki tampilan yang teratur

Sistem ini memiliki tampilan fitur yang teratur dan disejajarkan sesuai dengan divisinya. Hal ini menjadi kelebihan sistem dikarenakan penggunaan dapat dipelajari dengan mudah tanpa metode pembelajaran khusus.

 Memiliki update versi dalam kurun waktu tertentu

Vendor sistem menyediakan tenaga teknisi untuk melakukan upgrade versi secara berkala yang bertujuan untuk menyesuaikan fungsi sistem dengan perkembangan global.

 Menyediakan laporan dengan berbagai macam format Microsoft

Laporan yang dihasilkan dari sistem ini dapat langsung disimpan maupun diposting dengan berbagai macam format Microsoft. Hal ini mempermudah pengguna untuk menyampaikan laporan kepada atasan dengan format yang diinginkan.

 Pengaturan sistem menyesuaikan pengaturan komputer

C. KESIMPULAN

Dari hasil pembuatan makalah ini, dapat diambil beberapa kesimpulan diantaranya :

 Sistem informasi manajemen (SIM) memiliki peran yang sangat penting di dalam perusahaan. SIM yang diterapkan dengan baik akan menjadi tolak ukur dalam melihat tingkat perkembangan bisnis. SIM harus diperhatikan oleh setiap divisi untuk mencapai tujuan usaha.

 PT Pentagon Logistics merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang (logistik). Dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan ini menggunakan sebuah Sistem Informasi Manajemen yang bernama Sysfreight.

 SysFreight adalah sistem yang berbasis Microsoft Access terbaru dan masih dikembangkan secara terus menerus. Sysfreight merupakan solusi sistem lengkap yang fungsinya sudah cukup memenuhi kebutuhan dalam kegiatan logistik. Meskipun masih terdapat beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki, tetapi SysFreight juga memiliki kelebihan yang cukup mendukung efisiensi waktu dalam pekerjaan.

D. SARAN

Sebagai penutup, tim penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan dan pembaca, yaitu :

 Sebaiknya perusahaan menyediakan tenaga ahli untuk dapat memperbaiki sistem apabila mengalami kerusakan secara mendadak, hal ini untuk mengantisipasi missing data yang memakan waktu lama apabila menunggu teknisi vendor untuk memperbaiki sistem.

 Sebaiknya proteksi maksimal user ditambah lagi untuk mengantisipasi apabila pekerjaan sedang melebihi kapasitas normal pengguna. Hal ini bermanfaat untuk meminimalisir keterlambatan pelaporan.