1
MENGUKUR EFEKTIFITAS IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MODELDeLONE DAN McLEAN
Heni Nurani H
Abstrak
Globalisasi ekonomi yang terjadi sejak tahun 1990-an mendorong persaingan usaha yang mendunia (Bentley & Whitten, 2007:17). Hal ini berdampak besar terhadap meningkatnya nilai informasi dalam perusahaan dan menawarkan peluang baru terhadap bisnis (Laudon, 2005:5, Bentley & Whitten, 2007:17)). Untuk menjadi perusahaan yang efektif dan menguntungkan dalam pasar internasional, perusahaan perlu sistem informasi dan komunikasi yang kuat (Laudon, 2005:5).
Penggunaan teknologi informasi sebagai alat pengolah data (Electronic Data Processing = EDP) dalam sistem informasi atau proses akuntansi di era industri dalam organisasi dilaksanakan dengan tujuan agar kecepatan dan akurasi pengolahan data menjadi lebih baik (Susanto,2008:5). Untuk mengukur efektivitas implementasi sistem informasi digunakan model De Lone dan Mc Lean yang dipandang sebagai suatu model pengukur implementasi sistem informasi yang komprehensif dalam bidang sistem informasi (Seddon, 1997).
Kata kunci : kualitas sistem informasi, kualitas informasi,kualitas pelayanan sistem informasi, intensitas penggunaan sistem informasi, kepuasan pengguna sistem informasi dan manfaat bersih
I. PENDAHULUAN
Untuk menghadapi era globalisasi maka para pengelola perusahaan harus berusaha untuk menjadikan perusahaan bertahan dalam persaingan. Kondisi persaingan usaha ini sarat dengan isu persaingan (competition), ketidakpastian (uncertainty), kekacauan berbagai sektor (chaos), kebaruan (newelity), dan keberanekaragaman (diversity). Inilah ciri-ciri era globalisasi yang penuh dengan tantangan dan tekanan eksternal (Hana Permana, 2006).
Dalam rangka pengelolaan organisasi secara sehat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang dirancang untuk membantu organisasi dalam menghadapi persaingan. Susanto (2008:52) menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan dari sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Sebagai salah satu komponen dalam satu perusahaan maka sistem informasi harus dapat berinteraksi dengan baik dan harmonis dengan berbagai komponen lain dalam perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus merancang dan menerapkan sistem informasi sesuai dengan kondisi perusahaan.
2
menghadapi persaingan usaha karena belum tentu sistem informasi tersebut menghasilkan informasi yang sesuai dengan harapan. Untuk itu, maka diperlukan pengujian apakah sistem informasi yang ada telah efektif atau tidak. Menurut Sagar (2006), beberapa peneliti telah menghasilkan model pengujian kesuksesan penerapan sistem informasi diantaranya Theory of Reason Action (TRA) dari F.D Davis(1989), Technology Acceptance Model (TAM) dari F.D Davis (1986), Theory of Planned Behavior (TPB) dari Ajzen (1975), Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT) dari Venkatesh (2003) serta model D dari De Lone dan Mc Lean ( 2003). Untuk bagian selanjutnya akan dibahas tentang komponen sistem informasi, pengembangan sistem informasi dan model kesuksesan penerapan sistem informasi DeLone dan McLean.
II. KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Untuk lebih memahami bagaimana mengukur efektifitas sistem informasi maka berikut disampaikan pendapat O'Brien & Marakas (2008:4) tentang definisi sistem informasi sebagai berikut:
"Can be any organized combination of people, hardware, software communications networks, data resources, and policies and procedures that stores, retrieves, transforms, and disseminates information in an organization.”
Pendapat di atas menyatakan bahwa satu sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak jaringan komunikasi, sumber data kebijakan dan prosedur yang bertugas untuk menghasilkan informasi pada organisasi. Hal yang sama dikemukakan oleh Susanto (2008: 52) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna “
Peran utama dari sistem informasi sesuai dengan pendapat di atas adalah menghasilkan informasi. Lebih jauh mengenai peran sistem informasi disampaikan oleh O’Brien & Marakas (2008: 9) bahwa sistem informasi berperan dalam :
1. Support of business processes and operations
2. Support of decision making by employees and managers 3. Support of strategies for competitive advantage
Untuk mengolah data menjadi informasi maka sistem informasi haruslah merupakan integrasi bari beberapa komponen yang bertugas untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Laudon & Laudon (2005:11) menyatakan bahwa :
“Using information systems effectively requires an understanding of organization, management, and technology shaping the systems. All information systems can
be described as organizational and management solutions to challenges posed by the environment”
3
perusahaan untuk dapat bertahan dalam menghadapi persaingan bisnis dalam lingkungannya, mereka harus dapat menentukan stategi organisasi untuk menghadapi persaingan dan mengalokasikan sumber daya manusia dan keuangan untuk memenuhi strategi usaha dan mengkoordinasikan pekerjaan (Laudon & Laudon, 2005: 12). Untuk mengelola perusahaan maka adalah merupakan kewajiban manajer untuk mengambil keputusan. Informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan ini dihasilkan dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem informasi perusahaan.Penerapan sistem informasi perusahaan saat ini telah dibantu dengan adanya kemajuan teknologi informasi yang maju. Menurut Laudon & Laudon (2005:12-13) menyatakan bahwa teknologi sistem informasi merupakan satu alat yang tersedia bagi manajer untuk menghadapi perubahan. Suatu sistem informasi berbasis komputer merupakan integrasi dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, tempat penyimpanan data, dan teknologi telekomunikasi. Secara terinci, komponen dari sistem informasi sebuah perusahaan menurut O’Brien & Marakas (2008:30) terlihat pada gambar berikut ini :
4
Gambar di atas mengilustrasikan suatu model sistem informasi yang menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Model O’Brien & Marakas (2008:30) memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan kesemua jenis sistem informasi, yaitu :
1. People, hardware, software, data, dan networks are the five basic resources off information system,
2. People resources include end users and IS specialist, hardware resources consist of machine and media, software resources include both programs and procedurs, data resources can include data and knowledge bases, and nerwork,
3. Data resources are transformed by information processing activities into a variety of information products for end users,
4. Information processing consist of system activiiesof input, processing, output, storage, and control.
Hal ini sejalan dengan apa yang dikemukakan oleh Susanto (2008: 58), yang mengelompokkan komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut :
Perangkat keras (hardware) Perangkat lunak ( software) Manusia (Brainware) Prosedur (Procedures) Basis data (Database)
Jaringan komunikasi (Communication network).
III. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Bentley dan Whitten (2007:76) mengemukakan bahwa pengembangan sistem informasi perusahaan bermanfaat untuk peningkatan keuntungan usaha, mengurangi biaya usaha, beban dan manfaat sistem, peningkatan nilai pasar, meningkatkan hubungan dengan pelanggan, meningkatkan efisiensi, membantu pengambilan keputusan, kepatuhan terhadap aturan, mengurangi kesalahan, meningkatkan keamanan dan peningkatan kapasitas.
Alasan utama pengembangan sistem informasi dalam perusahaan disebabkan dalam pelaksanaan tugasnya perusahaan tersebut mengalami beberapa masalah sistem yang potensial. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh James Wetherbe dalam Bentley dan Whitten (2007:77) bahwa pengembangan sistem informasi perusahaan disebabkan adanya masalah potensial yang dihadapi sistem.
5
or security, the need to correct or improve efficiency of people and process and the need to correct or improve service to customers, suppliers, partners, employees, and so on.)Pengembangan sistem informasi suatu perusahaan tentu saja ditujukan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Keunggulan kompetitif menurut Porter (1985) dalam Turban et. al (2002:96) adalah suatu konsep yang luas tentang bagaimana perusahaan akan bersaing, apa tujuan seharusnya, dan rencana serta kebijakan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena itu Porter & Millar dalam Turban (1985) menyampaikan satu model pencapaian keunggulan bersaing dengan istilah value chain model. Menurut model ini aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan dibagi dalam 2 (dua) bagian yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Menurut value chain model dari Porter (Turban et al, 2002:96) untuk sebuah perusahaan manufaktur maka aktivitas utamanya adalah :
“1. Inbound logistics (inputs)
2. Operations (manufacturing and testing) 3. Outbound logistics (storage and distribution) 4. Marketing and sale
5. Service”
Porter & Millar dalam Turban et al. (2002:99) menyimpulkan bahwa kompetisi usaha dipengaruhi oleh teknologi informasi dalam 2 (dua) hal yaitu struktur industri dan aturan kompetisi berubah. Organisasi telah berubah karena pesaing menggunakan teknologi informasi dan organisasi harus ditujukan ke bisnis baru dengan menggunakan teknologi informasi. Oleh karena itulah peranan teknologi informasi, khususnya dalam pengembangan sistem informasi, saat ini sangat diperlukan untuk menghadapi persaingan usaha.
Untuk mengembangkan sistem informasi berbasis teknologi informasi maka diperlukan beberapa tahapan pekerjaan. Tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi meliputi setiap aktivitas yang dilakukan untuk membangun sebuah solusi sistem informasi terhadap permasalahan yang dihadapi organisasi atau terhadap tantangan organisasi ( Laudon & Laudon, 2005:400). Tahapan-tahapan tersebut, menurut Laudon & Laudon (2005:401) terdiri dari analisis sistem, rancangan sistem, pemograman, pengecek, konversi, memproduksi dan memelihara.
Bentley & Whitten (2007:30), menyatakan bahwa proses pengembangan sistem yang sederhana (tahapan klasik) terdiri dari : system initiation, system analysis, system design, and system implementation. Sementara dalam pengembangan lebih lanjut Bentley & Whitten (2007:77 - 79) mengemukakan suatu metodologi pengembangan sistem yang lebih luas yang dikenalkan dengan istilah FAST ( Framework for the Application of Systems Thinking). Dalam metode pengembangan sistem ini dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1 Scope definition
2. Problem analysis 3. Requirements analysis 4. Logical design
5. Decision analysis
6. Phisycal design and integration 7. Construction and testing
6
Beberapa hal yang harus digaris bawahi dalam pengembangan sistem agar sistem ini dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna di perusahaan, Bentley dan Whitten (2007:72 – 76) menyatakan terdapat 10 (sepuluh) prinsip umum dalam metodologi pengembangan sistem yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Get the System Users Involved 2. Use a Problem-Solving Approach 3. Establish Phases and Activities 4. Document throughout Development 5. Establish Standards
6. Manage the process and projects
7. Justify Information Systems as Capital Investments 8. Don’t be Afraid to cancel or Revise Scope
9. Divide and Conquer
10. Design Systems for Growth and Change.
IV. MODEL KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DE LONE DAN MC
LEAN
Dalam rangka membantu manajemen mengelola perusahaan, maka sistem informasi yang dikembangkan dan diterapkan dalam perusahaan haruslah sistem informasi yang mempunyai kualitas. Investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan dan perancanganan system informasi tentulah sangat besar. Inventasi tersebut dikeluarkan selain untuk membiayai pembelian perangkat keras yang diperlukan, jaringan dan perangkat lunak yang dirancang, juga dikeluarkan untuk pelatihan pengguna. Kondisi ini memdorong pengelola untuk mengukur apakah sistem informasi yang telah dirancang berdampak negative ataukah positif terhadap kinerja perusahaan.
Kualitas menurut Susanto (2004:11) adalah kesesuaian antara spesifikasi yang dibutuhkan dibandingkan dengan spesifikasi yang dihasilkan (digunakan) oleh perusahaan. Demikian juga halnya dengan sistem informasi, bahwa apa yang diharapkan dari tujuan pengembangan sistem informasi mungkin saja tidak sesuai dengan harapan (Bentley dan Whitten,2007:87). Jika kondisi ini terjadi maka tujuan pengembangan sistem informasi seperti apa yang dikemukakan oleh Bentley tidak tercapai. Kotler (2006:181) mendefinisikan kualitas sebagai keseluruhan ciri serta sifat suatu produk atau pelayanan yang berpengaruh pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dinyatakan atau yang tersirat.
7
Gambar 2.2. Model Kesuksesan Penerapan Sistem informasi DeLone dan McLean(1992)
Masing-masing variabel ini merupakan suatu gabungan dari banyak dan macam-macam gagasan dan ukuran. Kualitas sistem dan kualitas informasi secara sendiri-sendiri dan secara bersama-sama mempengaruhi penggunaan sistem informasi dan kepuasan pengguna. Intensitas penggunaan sistem dan kepuasan pengguna merupakan hal yang menunjukkan bahwa sistem informasi yang ada telah efektif. Intensitas dan kepuasan pengguna sistem informasi saling berhubungan secara erat. Intensitas penggunaan sistem harus mendahului kepuasan pengguna dalam arti proses, tetapi pengalaman yang positif dengan penggunaan akan menghasilkan kepuasan pengguna yang lebih besar. Akibat sistem informasi yang efektif maka akan berdampak pada individu, dalam hal ini dampak tersebut dapat berupa dampak terhadap kinerja pengambilan keputusannya ataupun pada kinerja yang bersangkutan. Sebagai dampak kinerja indivdu yang tinggi maka akan berdampak langsung terhadap kenaikan kinerja perusahaan/organisasi.
Selain itu, banyaknya penggunaan sistem informasi dapat mempengaruhi tingkat kepuasan pengguna secara positif atau secara negatif dan sebaliknya. Kepuasan penggunaan merupakan anteseden langsung dari dampak terhadap individu dan terakhir, dampak terhadap kemampuan individu ini pada akhirnya akan memberikan dampak tertentu terhadap organisasi (De Lone & Mc Lean, 1992). Dampak individual yang diukur dalam model ini terdiri dari dimensi kinerja pegawai, kinerja keputusan, kualitas lingkungan kerja, efektivitas pekerjaan, dan kualitas kerja. Sementara dampak terhadap organisasi dilihat dari keuntungan yang diperoleh perusahaan.
8
Penelitian terus dilakukan oleh berbagai pihak dan peneliti termasuk De Lone dan Mc Lean sendiri dengan melakukan modifikasi baru terhadap model yang telah digambarkan tadi. Pada pengembangan model ini, kualitas memiliki 3 (tiga) dimensi yaitu kualitas sistem, kualitas pelayanan dan kualitas informasi.
Kualitas sistem dalam model ini digunakan dimensi kemanfaatan, ketersediaaan, reliabilitas, kemudahan beradaptasi, waktu respon. mudah digunakan, reliabilitas, fleksibilitas, kualitas data, integrasi, kemudahan untuk dikembangkan, dan pentingnya sistem.
Kualitas informasi digunakan dimensi lengkap, dan relevan, aman, memperhatikan personalisasi. akurasi, tepat waktu, kelengkapan, relevansi, dan konsistensi.
Dimensi intensitas penggunaan system yang digunakan dalam model ini adalah frekwensi penggunaan, waktu penggunaan, banyaknya akses yangd apat dilakukan, model penggunaan, dan ketergantungan. Sementara untuk kepuasan pengguna digunakan dimensi membantu, mempermudah tugas dan integrasi dengan system yang ada.
Intensitas penggunaan sistem dan kepuasan pengguna merupakan hal yang menunjukkan bahwa sistem informasi yang ada telah efektif. Intensitas dan kepuasan pengguna sistem informasi saling berhubungan secara erat. Intensitas penggunaan sistem harus mendahului kepuasan pengguna dalam arti proses, tetapi pengalaman yang positif dengan penggunaan akan menghasilkan kepuasan pengguna yang lebih besar. Demikian pula, kepuasan pengguna yang meningkat akan menghasilkan perhatian yang meningkat kepada penggunaan sistem informasi (De Lone dan Mc Lean,2003). Dimensi yang digunakan dalam intensitas penggunaan sistem informasi pada model ini adalah sifat penggunaan, pola navigasi, jumlah kunjungan dan jumlah transaksi yang dapat diselesaikan. Untuk mengukur kepuasan pengguna dalam mdel ini digunakan dimensi banyaknya transaksi selesai, kunjungan yang berhasil, dan survey pengguna
Penggunaan sistem informasi dan kepuasan pengguna selanjutnya akan mempengaruhi kebutuhan individu. Pengaruh terhadap individu dan organisasi digabungkan pada variabel manfaat bersih. Manfaat bersih dari dampak penerapan system informasi diukur dengan dimensi penghematan biaya, perluasan pasar, pertambahan penjualan, pengurangan biaya penelitian dan penghematan waktu.
9
Gambar 2.3. Model Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi De Lone dan Mc Lean (2003)
IV. PENUTUP
Pengembangan dan implementasi sistem informasi yang cocok dan efektif merupakan kebutuhan yang mendesak harus dirancang oleh perusahaan. Setiap investasi yang telah dikeluarkan dalam merancang sistem informasi harus diukur keberhasilannya terhadap individu dan organisasi secara keseluruhan. Efektifitas implementasi sistem informasi diharapkan akan menyebabkan peningkatan efektifan pengelolaan perusahaan sehingga berdampak kepada kemampuan perusahaan untuk bersaing dan tetap bertahan dalam persaingan.
DAFTAR PUSTAKA
Alter, Steven. 1992. Information Systems, A Management Perspective. Second Edition, Cummings Publishing Company Inc, Massachusetts
Alter, Steven. 2002. Information Systems Foundation of E-Business. Forth Edition, Pearson Education Internationl, New Jersey
Azhar Susanto, 2004. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 3, Lingga Jaya, Bandung Azhar Susanto, 2008. Sistem Informasi Akuntansi : Konsep dan Pengembangan
Berbasis Komputer, Edisi Perdana, Cetakan Pertama, Lingga Jaya, Bandung
Kualitas Sistem
Informasi
Kualitas
Informasi
Kualitas
Pelayanan
Sistem Informasi
Intensitas
Penggunaan
Sistem
Kepuasan
Pengguna
10
Bentley, Lonnie D. & Whitten, Jeffrey L. 2007. Systems Analysis & Design for the Global Enterprise. McGraw-Hill Irwin. Seventh Edition, New York
De Lone WH & MC Lean, ER.. 2002. Information Systems Success Revisited. Proceedings of the 35th Hawaii International Conference on System Science
De Lone, WH & Mc Lean, ER. 2003. The DeLone and McLean Model of Information Systems Success : a ten year Update, Journal of Management Information Systems, Vol 19 No 4, pp-9-30
Elmorshidy, Ahmed, 2004, Information Systems (IS) Success in Non-Organizational Contexts : Examining the De Lone & Mc Lean IS Model in The Context of an Online Stock Trading Environment,ProQuest Information and Learning Company,
Hanna Permana. 2006. Persiapan RSUD Menjadi Badan Layanan Umum Daerah, Seminar dan Workshop Nasional Badan Layanan Umum, pp. 1-12
Hall, A. James. 2001. Accounting Information Systems, Third Edition, South-Western College Publishing, Cincinnati
Kenagy,John Jay . 2007. Computerized Provider Order Entry In Multi Specialty Ambulatory care practices : A Quanti09otative Evaluation Of IS Success, Proquest Information & learning Company, Umi Microform 3277687,disertasi
Kotler, Philip & Keller, Kevin Lane. 2006. Marketing Management, 12 Edition, Pearson International Edition, New Jersey.
Laudon Kenneth C & Jane P. Laudon, 2005, Management Information Systems : New Approaches to Organization & Technology, International Edition, Prentice Hall, New Jersey
Mc Leod, Raymond Jr & George P. Schell, 2007, Management Information System,Pearson Education Inc, New Jersey
O’Brien, James A. & Marakas, George M. 2008. Introduction To Information Systems, Fourteenth Edition, MCGraw-Hill Irwin, New York
Seddon, Peter B, 1997, A Respecification and Extension of the DeLone and McLean Model of IS Succes, Information Systems Research Vol 8 No 3,pp. 240-253
BIODATA:
