Sistem Pengendalian Internal
http://kai.ugm.ac.id/aktifitas/siste
m-pengendalian-internal/
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
PENGERTIAN
Sistem Pengendalian internal adalah rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan
yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas
tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional universitas, kehandalan
pelaporan keuangan, pengamanan terhadap aset universitas,
ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain.
KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan Pengendalian
Manajemen dan pegawai/karyawan seharusnya mempunyai komitmen dan sikap
yang positif dan konstruktif terhadap pengendalian internal dan kesungguhan
manajemen.
Kunci lingkungan pengendalian adalah:
Integritas dan Etika
Komitmen terhadap Kompetensi
Struktur Organisasi
Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik
Penaksiran Risiko
Pengendalian internal yang baik memungkinkan penaksiran risiko yang dihadapi
oleh organisasi baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi.
Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:
Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko
Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan, prosedur, teknik, dan mekanisma
yang digunakan untuk menjamin arahan manajemen telah dilaksanakan.
Aktivitas pengendalian seharusnya efesien dan efektif untuk mencapai tujuan
pengendalian itu sendiri. Aktivitas pengendalian meliputi:
Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup
Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai
Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup
Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan
Evaluasi secara independen atas kinerja
Pengendalian terhadap pemrosesan informasi
Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan
Informasi dan Komunikasi
Informasi seharusnya dicatat dan dikomunikasikan kepada manajemen dan
pihak-pihak lain yang berkepentingan di dalam organisasi dan dalam bentuk dan
jangka waktu yang memungkinkan diselenggarakannya pengendalian internal
dan tanggung jawab lain terhadap informasi tersebut. Di dalam menjalankan dan
mengendalikan operasinya, manajemen harus mengkomunikasikan kejadian
yang relevan, handal, dan tepat waktu.
Monitoring
Monitoring seharusnya menilai kualitas kinerja sepanjang waktu dan
menyakinkan bahwa temuan-temuan audit dan reviu lainnya diselesaikan
dengan tepat. Hal ini meliputi:
Mengevaluasi temuan-temuan, reviu, rekomendasi audit secara tepat.
Menentukan tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi
dari audit dan reviu.
Pengertian Pengendalian internal menurut beberapa pendapat
1.
Mulyadi :
Sistem Pengendalian Internal Meliputi struktur Organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson (sesuai dengan
SAS No. 55) :
Pengendalian Internal adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang
diciptakan untuk memberikan jaminan yang masuk akal agar tujuan organisasi
(Entity) dapat tercapai.
3.
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission) :
Pengendalian Internal adalah Sebuah proses yang dihasilkan oleh
Dewan Direktur, Manajemen, dan Personel Lainnya, yang didesain untuk memberikan
jaminan yang masuk akal yang memperhatikan tercapainya tujuan-tujuan dengan
kategori sebagai berikut :
Efektif dan efisisiensinya operasi
Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan
Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku
1.
ELEMEN-ELEMEN
Mulyadi :
1.
Struktur Organisasi
yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
Sistem Wewenang dan prosedur pencatatan
, yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
3.
Praktik yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4.
Karyawan
yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
1.
Filosofi dan gaya operasi
2.
Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan
3.
Metode Pengendalian Manajemen
4.
Kesadaran pengendalian
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson :
1.
Lingkungan Pengendalian (The Control Environment)
Lingkungan Pengendalian adalah efek kolektif dari berbagai factor pada
saat pembangunan, penyempurnaan, atau pelemahan efektifnya system
akuntansi suatu entitas atau Prosedur Pengendalian (Control Procedures)
dan kemampuannya untuk memcapai tujuan tertentu.
Faktor Lingkungan Pengendalian meliputi filosofi manajemen dan gaya
operasi, struktur organisasi, fungsi dewan direksi dan komisinya
(khususnya audit committee), metode penentuan wewenang dan tanggung
jawab, metode pengendalian manajemen, kebiasaan dan kebijaksanaan
personelnya, dan pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi sebuah
entitas.
2.
Sistem Akuntansi (The Accounting System)
Sistem akuntansi terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang
dibangun untuk mengidentifikasi, membangun, mengklasifkasi, merekam,
dan melaporkan transaksi suatu entitas dan untuk menjaga akuntabilitas
asset dan hutang yang terkait.
Sebuah system akuntansi harus memiliki metode dan catatan yang cukup
dan tepat untuk menyelesaikan tujuan sebagai berikut :
Mengidentifikasi dan merekam seluruh transaksi yang valid
Menggambarkan transaksi dalam basis waktu dan detil yang cukup untuk
membolehkan klasifikasi transaksi yang sesuai untuk Laporan Keuangan
Mengukur nilai transaksi dalam dalam suatu sikap(gaya/tingkahlaku) yang
Menentukan periode waktu kapan terjadinya transaksi agar dibolehkannya
pencatatan transaksi dalam periode waktu yang sesuai.
Menyajikan transaksi secara sesuai dan penyingkapan yang berhubungan dalam
pernyataan keuangan.
1.
Prosedur Pengendalian (Control Procedures)
Prosedur Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur tambahan selain
Lingkungan Pengendalian dan system akuntasi, yang dibangun manajemen
untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan khusus sebuah
entitas dapat tercapai.
Tujuan khusus tersebut terbagi dalam beberapa kategori sebagai berikut :
Pemberian wewenang (Otorisasi) yang sesuai untuk melaksanakan transaksi dan
kegiatan
Pemisahan Tugas
Desain dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan asset dan
catatan-catatan.
Pengecekan independen terhadap performance dan penilaian yang sesuai dengan
jumlah yang direkam
COSO :
Pengendalian internal terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling berhubungan.
Komponen ini didapat dari cara manajemen menjalankan bisnisnya, dan
terintegrasi dengan proses manajemen. Walaupun komponen-komponen tersebut
dapat diterapkan kepada semua entitas, perusahaan yang kecil dan menengah
dapat menerapkannya berbeda dengan perusahaan besar. Dalam hal ini
pengendalian dapat tidak terlalu formal dan tidak terlalu terstruktur, namun
pengendalian internal tetap dapat berjalan dengan efektif.
Adapun 5 (lima) komponen Pengendalian internal tersebut adalah :
Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi,
mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para anggotanya. Lingkungan
pengendalian merupakan dasar bagi komponen Pengendalian Internal
lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Faktor lingkungan pengendalian
termasuk :
Integritas, nilai etika dan kemampuan orang-orang dalam entitas;
Filosofi manajemen dan Gaya Operasi;
Cara Manajemen untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab,
mengorganisasikan dan mengembangkan orang-orangnya; dan
Perhatian dan arahan yang diberikan dewan direksi.
1.
Risk Assesment
Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam
yang harus ditaksir. Prasyarat dari Risk Assessment adalah penegakan
tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten
secara internal. Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan
menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan,
membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat
diatur. Karena kondisi ekonomi, industri, regulasi, dan operasi selalu
berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan
menghadapi resiko-resiko spesial terkait dengan perubahan tersebut.
2.
Control Activities
Control Activities adalah kebijakan dan prosedur membantu meyakinkan
manajemen bahwa arahannya telah dijalankan. Control Activities
membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil
dalam menghadapi resiko sehingga tujuan entitas dapat tercapai. Control
Activities terjadi pada seluruh organisasi, pada seluruh level, dan seluruh
fungsi. Control activities termasuk berbagai kegiatan yang berbeda-beda,
seperti :
Verifikasi (Verifications)
Rekonsiliasi (Reconciliations)
Review terhadap performa operasi (Reviews of Operating Performance)
Keamanan terhadap Aset (Security of Assets)
Pemisahan tugas (Segregation of duties)
1.
Information and Communication
Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan
terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan
orang-orang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi
menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan
terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk
menjalankan dan mengendalikan bisnis. Informasi dan Komunikasi tidak
hanya menghadapi data-data yang dihasilkan internal, tetapi juga kejadian
eksternal, kegiatan dan kondisi yang diperlukan untuk memberikan
informasi dalam rangka pembuatan keputusan bisnis dan laporan eksternal.
Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam hal yang lebih luas,
mengalir ke bawah, ke samping dan ke atas organisasi. Seluruh personel
harus menerima dengan jelas pesan dari manajemen teratas bahwa
pengendalian tanggung jawab diambil dengan serius. Para personel harus
mengerti peran mereka dalam sistem pengendalian internal, sebagaimana
mereka mengerti bahwa kegiatan individu mereka berhubungan dengan
pekerjaan orang lain. Mereka harus memiliki niat untuk
mengkomunikasikan informasi yang signifikan kepada atasannya. Selain itu
juga dibutuhkan komunikasi efektif dengan pihak eksternal, seperti
customer, supplier, regulator, dan Pemegang Saham.
2.
Monitoring
evaluasi terpisah, akan tergantung pada terutama penaksiran resiko dan
efektifnya prosedur monitoring yang sedang berlangsung. Ketergantungan
sistem pengendalian harus dilaporkan kepada atasan, dengan masalah
yang serius juga dilaporkan kepada manajemen teratas dan dewan direksi.
1.
SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL
Mulyadi :
Dalam buku tulisan Mulyadi, yang harus bertanggung jawab dalam pengendalian
internal adalah Manajemen puncak yang terdiri dari seluruh dewan direksi. Tidak
hanya direktur keuangan saja yang bertanggung jawab atas pengendalian internal
, tetapi seluruh jajaran direksi bertanggung jawab atas pengendalian internal.
Manajemen puncak bertanggung jawab terhadap pengembangan dan
pengoperasian Pengendalian internal karena mereka bertanggung jawab atas
pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan.
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson :
Dalam buku tulisan James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson,
tidak menyuratkan siapa yang bertanggung jawab terhadap pengendalian
internal, namun dapat tersirat bahwa peran manajemen dan dewan direksi sangat
penting dalam pengendalian internal mengingat kebijakan-kebijakan dan
prosedur-prosedur tersebut merupakan hasil keputusan manajemen. Selain itu
manajemen dan dewan direksi memiliki peran yang signifikan dalam
elemen-elemen pengendalian internal.
COSO :
Menurut COSO, semua orang dalam organisasi yaitu Manajemen, Dewan direksi,
Komite Audit, dan Personel lainnya bertanggung jawab terhadap pengendalian
internal, karena semua orang dalam organisasi memiliki peran dalam
dengan baik apabila ada salah satu anggota yang tidak menjalankan perannya
dalam pengendalian internal.
Menurut COSO, pihak-pihak luar seringkali memberikan kontribusi terhadap
pencapaian tujuan perusahaan, seperti Auditor eksternal, Badan Regulasi dan
legislatif, customer, analis keuangan, dan media massa. Namun demikian pihak
ketiga tersebut tidak bertanggung jawab terhadap pengendalian internal karena
mereka bukan bagian dari organisasi maupun bukan bagian dari sistem
pengendalian internal.
1.
PERBANDINGAN DAN KESIMPULAN
1.
DEFINISI
Mulyadi memandang sistem pengendalian internal sebagai struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan, sedangkan
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson memandangnya
sebagai seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan. Dua definisi ini
dapat diartikan bahwa dapat saja pihak internal dan pihak eksternal yang
menciptakan atau menghasilkan struktur organisasi, metode,
ukuran-ukuran, atau kebijakan dan prosedur. Artinya pengendalian internal sebuah
entitas dapat dihasilkan oleh pihak internal maupun pihak luar. Adapun
definisi Pengendalian Internal hasil rumusan COSO memandang
pengendalian internal sebagai sebuah proses yang dihasilkan Dewan
Direktur, Manajemen, dan Personel lainnya (Pihak Internal). Dalam keadaan
sebenarnya, perancangan sistem pengendalian internal, dapat juga
diserahkan kepada pihak luar, namun demikian tetap yang akan
melaksanakan sistem pengendalian internal adalah pihak-pihak internal.
mengingat tujuan organisasi bermacam-macam. Tujuan yang lebih detil
disampaikan dalam definisi Mulyadi dan hasil rumusan COSO.
Ada kesamaan antara definisi James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard
A Robinson dengan definisi COSO yang tidak terdapat dalam definisi
menurut Mulyadi, yaitu pengendalian internal adalah untuk memberikan
jaminan yang masuk akal tercapainya tujuan. Hal ini cukup penting
mengingat untuk mencapai tujuan-tujuan pengendalian internal secara
mutlak seringkali dibutuhkan biaya yang besar. Misalkan untuk menjaga
aset dengan sangat aman, maka diterapkan pengamanan yang berteknologi
tinggi, dengan petugas keamanan yang berkualitas tinggi dan bayaran yang
besar juga. Dalam hal ini tujuan pengendalian dapat tercapai namun biaya
yang dibutuhkan terlalu besar apabila perusahaan tersebut hanyalah
perusahaan penjual beras kecil-kecilan. Oleh sebab itulah pengendalian
internal yang diterapkan sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi perusahaan.
Dari uraian di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa definisi hasil rumusan
COSO, memberikan definisi yang lebih tepat dibandingkan dua definisi
lainnya mengingat definisi hasil rumusan COSO lebih lengkap dibandingkan
definisi menurut Mulyadi, namun tidak seluas definisi James R Davis, C
Wayne Alderman, & Leonard A Robinson.
Definisi hasil rumusan COSO tersebut juga diterapkan pada SAS No. 78 yang
mengamandemen SAS No. 55, sehingga definisi menurut James R Davis, C
Wayne Alderman, & Leonard A Robinson juga seharusnya mengikuti hasil
rumusan COSO mengingat definisi James R Davis, C Wayne Alderman, &
Leonard A Robinson tersebut mengutip dari SAS no. 55.
Dari tiga definisi di atas, dapat dikonklusikan pengendalian internal tidak
hanya struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran saja, namun
termasuk juga kegiatan dan prosedur. Struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran tersebut merupakan bagian dari suatu proses yang
Terjaganya kekayaan organisasi
Efektif dan efisisiensinya operasi
Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan
Dipatuhinya kebijakan manajemen
Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku
1.
ELEMEN-ELEMEN
Bila diperbandingkan, elemen-elemen pengendalian internal menurut Mulyadi, adalah
termasuk dalam elemen Control Activities menurut COSO dan Control Procedures menurut
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson. Adapun elemen Accounting
System menurut James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson juga dapat
dikatakan sebagai bagian dari elemen Control Activities menurut COSO.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa elemen-elemen Pengendalian
internal hasil rumusan COSO, lebih lengkap dibandingkan elemen-elemen
pengendalian internal menurut dua rumusan lainnya.
1.
SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PENGENDALIAN INTERNAL
Mengingat Mulyadi memandang Sistem Pengendalian Internal hanya sebagai struktur
organisasi, metode, dan prosedur saja, maka wajar apabila menurut Mulyadi hanya
Manajemen puncak saja yang bertanggung jawab, selain itu manajemen bertanggung jawab
atas dana yang dipercayakan pemilik perusahaan.
Walaupun memberikan definisi yang luas, namun James R Davis, C Wayne
Alderman, & Leonard A Robinson menyiratkan bahwa peran manajemen dan
dewan direksi sangat vital dalam perusahaan, karena manajemen dan dewan
direksi sangat menentukan kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dijalankan,
serta sangat mempengaruhi elemen-elemen Pengendalian internal.
Mulyadi dan James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson,
memang hanya menyiratkan manajemen dan dewan direksi saja yang
bertanggung jawab terhadap sistem pengendalian intern, namun demikian
peran setiap anggota organisasi sangatlah diperlukan untuk menciptakan
sistem pengendalian intern yang dapat mencapai tujuan-tujuan pengendalian
intern.
http://junior-auditor.blogspot.com/
Pengendalian Intern Dalam Sistem
Informasi Akuntansi
1. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem
yangbebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara
bagisuatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit,
pengendalian internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar
maupun penjumlahan menurun.
Pengendalian intern secara luas, diantaranya ;
a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi
beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
1.
mengamankan aktiva perusahaan
2.
mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
3.
meningkatkan efisiensi
4.
mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputii pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi
semua sistem kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut diatas dapat ditemukan beberapa konsep
dasar berikut :
Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan
suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan
mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem
pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan
pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan
keuangan, kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi
untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan
prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
1.
Untuk menjaga aktiva perusahaan
2.
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
3.
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
4.
Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Berangkat dari tujuan diatas, maka sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian,
yaitu :
a) Pengendalian intern akuntansi (
internal accounting control
)
Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan
pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.
b) Pengendalian intern administrasi (
internal administratife control
)
Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya
kebijakan pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan
pengendalian mutu kegiatan perusahaan .
2. Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan
penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah
disetujui oleh petugas yang berwenang.
Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva
yang dimiliki.
Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan
tingkat pertanggungjawabannya.
Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan
transaksi yang bersangkutan.
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok
pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur
pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi
1.
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang.
2.
Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
3.
Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan
barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5.
Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang,
pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1.
Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh
kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2.
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3.
Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4.
Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
5.
Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
6.
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7.
Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8.
Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung
dengan laporan pengiriman barang.
9.
Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam
register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10.
Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
1.
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi gudang.
2.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian.
4.
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
5.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi pengiriman barang.
6.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah
menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8.
Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan
surat order pembelian.
9.
Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan
rekening control utang di dalam buku besar.
11.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan
kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
12.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas
setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
4. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk mengendalikan harta perusahaan. Ada dua
kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan
pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air,
daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat
dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
1.
Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar
rekening dan dokumentasi prosedur manual.
2.
Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program
operasi, dan dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi
kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu
melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan
penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang
tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari
pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan
pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan
dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut
efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses
komputer.
Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan
pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran
secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi
account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.
5. Pengendalian Administrasi
pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari
penyelewengan dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian
akuntansi perusahaan.
Sumber :
http://www.ilmu-ekonomi.com/2012/03/pengendalian-intern-dalam-sistem.html
Pengertian Sistem Pengendalian Internal
A. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
menjadi masalah karena tidak mengurangi pengertian Sistem Pengendalian Intern secara umum. Sebagaimana diketahui bahwa definisi Pengendalian Intern yang dikemukakan commite on Auditing Procedur American Institute of Carified Public Accountant (ICPA) adalah sebagai beirkut :
Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan (James 1997:155).
Kemudian D. Hartanto memberikan penjelasan tentang Pengendalian Intern dengan membedakan kedalam arti yang sempit dan dalam arti luas secara lengkap disebutkan :
Dalam arti sempit : Pengendalian Intern disamakan dengan “Internal Check” yang merupakan prosedur-prosedur mekanisme untuk memeriksa ketelitian dari data-data administrasi, seperti mencocokkan penjumlahan Horizontal dengan penjumlahan Vertikal.
Dalam arti luas: Pengendalian Intern dapat disamakan dengan “Manajemen Control”, yaitu suatu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk
mengawasi/mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian Pengendalian Intern meliputi : Struktur Organisasi, formulir-formulir dan prosedur pembukuan dan laporan (Administrasi), budget dan standart pemeriksaan intern dan sebagainya. (Hartanto, 1997 : 51).
Sedangkan Zaki Baridwan juga dapat mengartikan Pengendalian Intern sebagai berikut :
Pengendalian Intern meliputi rencana organisasi dan metode serta kebijaksanaan yang terkoordinir dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercayai, menggalakkan efisiensi usaha dan dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digaris bawahi. (Zaki, 1998: 97)
Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Pengendalian Intern di definisikan sebagai berikut: “Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang
terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek
kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di taatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.”
Pengendalian Intern sebagai Manajemen Control (Arti Luas). Selanjutnya apabila unsur-unsur yang terdapat pada Sistem Pengendalian Intern yang telah sesuai dengan definisi di kelompokkan dua sub sistem, maka kedua sub sistem tersebut terdiri dari sub sistem “Pengendalian Administrasi
(Administrative Control) dan “Pengendalian Akuntansi” (Accounting Control). Pembagian dalam sub sistem ini secara langsung dan lengkap dalam buku Norma Pemeriksaan Akuntansi, jadi dalam arti yang luas, Sistem Pengendalian Intern mencakup pengendalian yang dibedakan atas pengendalian Intern yang bersifat accounting dan administrasi. (Ikatan Akuntansi Indonesia, 1998 : 23).
Dari keempat definisi yang diungkapkan di atas tersebut, dapat disimpulkan bahwa, Sistem
untuk melindungi harta benda, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efisien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan Pimpinan.
2. Tujuan Pengendalian Intern
Pengendalian Intern yang diciptakan dalam suatu perusahaan harus mempunyai beberapa tujuan. Sesuai dengan definisi yang dikemukakan AICPA tersebut diatas, maka dapatlah dirumuskan tujuan dari Pengendalian Intern yaitu :
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
b. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. c. Memajukan efisiensi operasi perusahaan.
d. Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu untuk dipatuhi. (Zaki, 1999:14).
Untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, maka perlu adanya syarat-syarat tertentu untuk mencapainya, yaitu unsur-unsur yang mendukungnya, dan untuk ini pembahasannya akan dikemukakan sub tersendiri.
1. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Dalam buku Akuntansi Keuangan (Zaki, 1999; 15) bahwa penerapan unsur-unsur sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan tertentu harus mempertimangkan biaya dan manfaatnya. Suatu Sistem Pengendalian Intern yang baik haruslah bersifat cepat, murah dan aman, sehingga perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan lancar, terjamin keamanannya dan biaya pengawasan yang dibutuhkan relatif tidak mahal.
Prinsip-prinsip umum Sistem Pengendalian Intern hanya berlaku sebagai pedoman, bukan merupakan suatu keharusan yang ditetapkan secara baku. Meskipun demikian, AICPA mengemukakan bahwa suatu Sistem Pengendalian Intern yang memuaskan akan bergantung sekurang-kurangnya empat unsur Pengendalian Intern adalah sebagai berikut :
a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik berguna untuk melakukan
pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya.
c. Praktek-praktek yang sehat haruslah dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawab.
Unsur-unsur tersebut diatas adalah sangat penting dan harus diterapkan secara bersama-sama dalam suatu perusahaan, agar terdapat adanya Sistem Pengendalian Intern yang baik, sebab kelemahan yang serius dalam salah satu diantaranya, pada umumnya akan merintangi sistem itu bekerja dengan lancar dan sukses.
Selanjutnya akan dibahas satu persatu unsur-unsur Pengendalian Intern tersebut. a. Struktur Organisasi
Setiap kegiatan akan dibagi kedalam unit-unit kegiatan yang lebih kecil, dengan disertai perincian tugas dari masing-masing karyawan yang menjalankan tugasnya. Selanjutnya tugas tersebut dibagi-bagi dan ditentukan dibagi-bagian-dibagi-bagian mana yang akan mengerjakan suatu tugas atau kelompok tugas tertentu. Apabila diperlukan didalam suatu bagian masih bisa dibentuk sub bagian yang lebih kecil sesuai dengan bentuk bagian yang diperlukan dalam organisasi.
Tahap terakhir adalah menentukan hubungan antara tugas yang satu dengan tugas yang lain. Penentuan ini agar tercipta kerjasama yang baik dan terarah diantara bagian-bagian tersebut, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Hasilnya adalah merupakan struktur organisasi, yaitu kerangka dari organisasi yang menunjukkan tugas-tugas, tanggung jawab dan tata hubungan yang terdapat diantara bagian yang satu dengan lainnya. Struktur organisasi perusahaan haruslah memungkinkan adanya koordinasi usaha diantara semua satuan dan jenjang untuk mengambil tindakan-tindakan yang dapat mencapai suatu tujuan umum.
Setiap tujuan organisasi harus di mengerti sehingga tanggung jawab, serta apakah hubungan dan wewenang satuan kerja yang berhubungan dengan satuan kerja lain dapat diselenggarakan dengan baik.
Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu organisasi yang disusun harus dapat
menunjukkan garis-garis wewenag dan tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Pemisahan fungsi-fungsi ini dapat diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.
b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi
manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar yang biasanya diberi nomor kode dengan cara tertentu dan dibuatkan buku pedoman mengenai penggunaan debit dan kredit masing-masing rekening. Pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas, sistem ini dapat memberikan jaminan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan benar-benar terjadi dan juga merupakan penerimaan dan pengeluaran yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan prosedur yang dapat dirumuskan sebagai tata cara yang harus diikuti dan ditaati dalam melaksanakan sesuatu aktivitas. Pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapat dilakukan melalui prosedur-prosedur yang ditetapkan lebih dahulu dan prosedur-prosedur yang akan disusun untuk seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan.
perusahaan.
Dengan demikian sistem wewenang dan prosedur pembukuan merupakan suatu tata cara pencatatan, pelaporan, serta pengesahan operasi-operasi dan transaksi-transaksi perusahaan yang sedemikian rupa sehingga adanya tercipta ke absahan dan ketelitian pencatatan harta, hutang, modal,
penghasilan dan biaya-biaya perusahaan.
Dalam pelaksanaan sistem wewenang dan prosedur pembukuan diperlukan adanya alat-alat untuk pengawasan akuntansi terhadap operasi-operasi dan transaksi-transaksi yang ada dalam perusahaan serta alat untuk mengklasifikasikan data dalam struktur rekening yang formal.
Alat-alat yang digunakan untuk pengawasan akuntansi terhadap operasi-operasi dan transaksi-transaksi, diciptakan melalui perancangan catatan-catatan dan formulir-formulir yang tepat, serta melalui perencanaan arus prosedur yang logis dalam melakukan pencatatan dan prosedur otorisasi di antara departemen-departemen dan seksi-seksi dalam departemen.
Ada beberapa prinsip yang harus diikuti dalam pemakaian formulir yaitu : (Handori, 1997 : 25) 1) Harus membantu suatu fungsi yang berguna didalam hubungannya prosedur-prosedur yang telah dirancang dalam rangka melaksanakan tujuan manajemen.
2) Harus cukup sederhana sehingga dapat dipahami dengan jelas oleh mereka yang akan
menggunakannya, mempermudah dalam melakukan pencatatan data dengan cepat, teliti, dan dengan biaya yang rendah.
3) Harus dirancang untuk semua kemungkinan penggunaan, sehingga jumlah berbagai formulir itu dapat ditekan dalam jumlah minimum.
4) Harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikerjakan dengan benar, sesuai dengan prosedur-prosedur pengawasan yang telah ditetapkan.
Alat yang digunakan untuk melaksanakan data disebut dengan nama daftar susunan rekening (Chart of Account) yaitu suatu daftar susunan keterangan bagaimana rekening yang telah tersusun dengan baik akan lebih banyak memberikan kegunaan masing-masing rekening. (Zaki, 1998; 15)
Rekening-rekening yang telah dipilih beserta urutannya minimal harus hal-hal sebagai berikut : (Zaki, 1998:15)
1). Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.
2). Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta-harta milik, hutang-hutang, pendapatan-pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan pengawasan operasi perusahaan.
3). Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening.
4). Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, persediaan-persediaan dan biaya-biaya.
5). Membuat rekening-rekening kontrol apabila diperlukan.
c. Praktek-praktek Yang Sehat
maka diperlukan adanya praktek-praktek yang sehat untuk menjalankannya. Praktek-praktek yang sehat tersebut akan di bahas lebih lanjut dalam sub bagian tersendiri.
d. Pegawai Yang Cukup Cakap
Penulis baca dalam buku Internal Auditing (Sawyer’s, 2001; 67) yang dimaksud dengan pegawai yang cukup cakap adalah pegawai yang mampu melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dibebankan kepadanya, sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efisien. Pegawai dengan cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat pendidikananya tinggi, sehingga gajinya juga besar tetapi mungkin dengan pendidikan menengah sudah cukup, yang penting adalah latar belakang pendidikannya cukup memadai untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya. Hal ini perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis. Untuk memperoleh pegawai yang cukup cakap sesuai dengan kebutuhan perusahaan, diperlukan adanya usaha-usaha yang tepat. Secara umum usaha ini akan mencakup tiga proses :
Dimulai semenjak penerimaan pegawai dilanjutkan dengan peningkatan keterampilan melalui program pendidikan dan latihan yang berkesinambungan dan diakhiri dengan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dari pegawai. Ketiga proses ini berlangsung terus menerus, mengingat usaha mendapatkan pegawai yang cukup cakap merupakan usaha yang selalu berkesinambungan.
Proses penerimaan tenaga kerja merupakan proses yang sangat penting serta menuntut penelitian yang mendalam dan teliti terutama mengenai kemampuan dari semua calon pegawai. Dari sini akan diperoleh bibit-bibit yang baik untuk menempati jabatan didalam perusahaan dan sebaliknya dari kesalahan penerimaan tenaga kerja akan membawa kegagalan bagi perusahaan. Dengan perencanaan yang memadai, akan memudahkan perusahaan mengetahui beberapa orang karyawan, dan dimana posisinya serta persyaratan apa yang dibutuhkan perusahaan.
Proses peningkatan keterampilan melalui program pendidikan dan latihan yang berkesinambungan merupakan tahap yang sangat penting dalam setiap usaha mendapatkan pegawai yang cukup cakap. Manfaat yang diperoleh dari program pendidikan dan latihan bagi pegawai antara lain :
1). Mengenai kedudukannya di dalam orgaisasi dan siapa pimpinannya.
2). Mengetahui tugas-tugas yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.
3). Mengetahui sampai dimana tanggung jawab dan kekuasaan mengenai tugasnya serta batas-batas pengambil alihan tugas oleh petugas yang lain.
4). Mengetahui bagaimana sumbangan kerjanya terhadap perusahaan secara keseluruhan. Proses yang terakhir adalah penilaian pekerjaan ini harus selalu dilakukan untuk mendorong para pegawai bekerja dengan sungguh-sungguh.
Penilaian atas pelaksanaan pekerjaan dari para pegawai akan menghasilkan informasi-informasi berikut ini :
1). Tingkat kecakapan yang dicapai oleh masing-masing pegawai.
2). Kebutuhan pegawai yang bersangkutan akan pendidikan khusus guna mengembangkan lebih lanjut atas kecakapan yang telah dicapainya.
3). Potensi pegawai serta arah kariernya diatas tujuan manajemen untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap akan dapat dicapai.
B. Praktek-praktek Yang Sehat
dirumuskan sebagai ketaatan dan kejujuran karyawan didalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya, sehingga hasil yang diharapkan perusahaan dapat tercapai dengan efisien dan efektif. Praktek-praktek yang sehat harus dapat memberikan cara-cara untuk meyakinkan wajarnya suatu persetujuan, pencatatan dan penyimpanan, hal ini pada umumnya dicapai melalui pemisahan
wewenang, tugas, dan tanggung jawab sehingga tidak ada seorangpun yang melakukan semua tahap dalam transaksi dari awal sampai akhir.
Artinya seseorang yang melakukan suatu transaksi tidak diperbolehkan juga mencatat dan
menyimpan hasil pelaksanaan transaksi yang dimaksud. Praktek yang sehat juga dapat meyakinkan pimpinan perusahaan bahwa pekerjaan dari seseorang akan diperiksa oleh orang lain yang
melanjutkan pelaksanaan tugas tersebut.
Dengan pemisahan demikian dapat menimbulkan pemeriksaan yang otomatis atas ketelitian pekerjaan petugas yang satu dengan petugas yang lain dan juga mempertinggi kemungkinan ditemukannya kesalahan-kesalahan ataupun kecurangan-kecurangan dengan segera.
Untuk mengefektifkan aktivitas pengendalian praktek-praktek yang sehat agar dapat mencegah kecurangan yang mungkin terjadi, maka yang harus dilakukan adalah mereviw kinerja, pengelolaan informasi yang tepat dan lengkap, melakukan pengendalian fisik, dan pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
Indikator-indikator yang menjadi penyebab terhambatnya Praktek Yang Sehat terhadap Efektivitas Pengelolaan Kas tersebut yaitu:
1. Perceived Opportunity (Kesempatan seseorang untuk melakukan dan menyembunyikan kecurangan) Perilaku seseorang untuk melakukan dan menyembunyikan kecurangan dapat terjadi karena Sistem Pengendalian Intern yang lemah dan kurang memberikan kejelasan. Tindakan kecurangan tidak akan berhasil dalam suatu organisasi dimana terdapat Sistem Pengendalian Intern yang kuat dan kesadaran karyawan dalam menjalankan tugasnya dengan baik.
Untuk mengatasi agar tidak terjadi Perceived opportunity, maka harus dilakukan Pencegahan Kecurangan (Fraud Prevention). Tujuan utama pencegahan kecurangan adalah untuk menghilangkan sebab-sebab timbulnya kecurangan. Pencegahan kecurangan pada umumnya adalah aktivitas yang dilaksanakan manajemen dalam hal penetapan kebijakan, sistem dan prosedur yang membantu memberikan keyakinan yang memadai kepada karyawan. Cara untuk mencegah adanya kecurangan agar praktek yang sehat dapat tercapai, maka harus mengefektifkan sistem pengendalian intern yang baik antara lain:
a. Membangun struktur pengendalian yang baik b. Mengefektifkan aktivitas pengendalian c. Meningkatkan kultur organisasi
d. Mengefektifkan fungsi pengendalian
e. Menciptakan struktur pengajian yang wajar dan pantas f. Mengadakan rotasi dan kewajiban bagi pegawai
g. Memberikan sanksi yang tegas kepada yang melakukan kecurangan
h. Membuat program bantuan kepada pegawai yang mendapatkan kesulitan baik dalam hal keuangan maupun non keuangan
j. Menyediakan sumber-sumber tertentu dalam rangka mendeteksi kecurangan k. Menyediakan saluran-saluran untuk melaporkan telah terjadi kecurangan
2. Rasionalisasi (Pemikiran perilaku)
Dalam pemikiran mereka, dengan merasionalisasikan perilakunya, pelaku kecurangan biasanya secara modal telah memperoleh suatu alasan terhadap kejahatan mereka.
Sawyer’s (2001; 71) memberikan hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan praktek yang sehat pada perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Pemahaman terhadap awal dari tindak kejahatan menentang perusahaan: 1). Pencurian, kecurangan, penggelapan uang dan penghianatan
2). Kecurangan yang dilakukan untuk menentang perusahaan oleh penjual, pemasok, kontraktor, dan pelanggan perusahaan
3). Perampokan, pembongkaran, pembajakan, dan pemerasan oleh elemen kejahatan 4). Kompetensi yang tidak adil a). Mengurangi berat, jumlah, dan ukuran b). Subtitusi barang yang lebih murah c). Periklanan yang palsu
5). Melanggar peraturan pemerintah 6). Menambah biaya pada kontrak
C. Pengelolaan Kas
1. Pengertian Kas dan Arus Kas
Menurut PSAK No.2 2002, kas difenisikan sebagai berikut:
Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro dan setara kas (cash equivalent)adalah investasi yang sifatnya sangat likuid berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
Menurut PSKA No.9 2002, Kas didefinisikan sebagai berikut: “Kas ialah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan”.
Menurut (Baridwan, 2002:85) Kas didefinisikan sebagai:
pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Daya beli uang bisa berubah-ubah mungkin naik atau turun tetapi penurunan daya beli ini tidak akan mengakibatkan penilaian kembali terhadap kas.”
Menurut (Sartono, 2000 : 519 ) menyatakan bahwa Kas adalah seluruh uang tunai yang ada ditangan ( cash on hand ) dan dana yang disimpan dibank dalam berbagai bentuk deposito dan rekening koran. Menurut (Indrigo dan Basri, 1999 : 61 ) menyatakan bahwa:
Kas dapat diartikan sebagai nilai uang kontan yang ada dalam perusahaan beserta pos-pos lain dalam jangka waktu dekat dapat diuangkan sebagai alat pembayaran kebutuhan financial yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditas.
Sedangkan menurut (Suad Husnan dan Enny Pudjiastuti, 1998 : 111 ) menyatakan bahwa :Kas merupakan bentuk aktiva yang paling likuid yang bisa dipergunakan segera untuk memenuhi kewajiban financial perusahaan.
Jadi kas merupakan aktiva lancar yang paling liquid dan terdiri dari “pos-pos” yang berlaku sebagai alat tukar dan memberikan dasar pengukuran akuntansi.
Kas yang ada di perusahaan adalah uang kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran tunai dan juga sarana untuk menerima penerimaan-penerimaan dari hasil usaha. Sedangkan rekening giro dapat digolongkan sebagai saldo kas karena pada dasarnya fungsinya sama dengan kas yang ada di perusahaan (cash on hand).
Setara kas (cash equivalent) menurut PSAK No.2 2002, disebutkan bahwa setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, suatu investasi dapat digolongkan sebagai setara kas dengan memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Suatu investasi harus segera diubah menjadi kas dalam jumlah yang telah diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan.
b. Oleh karena itu suatu investasi dapat dimasukkan sebagai setara kas hanya jika segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya.
Setara kas adalah uang tunai yang ada dan tersedia di perusahaan untuk membayar kewajiban yang telah jatuh tempo. Seperti diketahui pos-pos yang menghasilkan bunga atau deposito berjangka (time deposit) biasanya digolongkan sebagai kas, namun tidak semua deposito dapat digolongkan sebagai kas.
Arus kas menurut PSAK No.2 2002, mendefinisikan sebagai arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas. Arus kas masuk di perusahaan secara garis besar dapat digolongkan ke dalam dua sumber, yaitu :
1). Sumber Internal
Merupakan aliran kas masuk yang diakibatkan oleh adanya pemanfaatan aktiva tetap. 2). Sumber Eksternal
Merupakan aliran kas yang berasal dari pemilik, penanam modal, penjualan penyertaan, serta pinjaman bank atau lembaga keuangan lainnya.
Kas dipergunakan untuk memperoleh aktiva tetap, pendanaan dan pengadaan persediaan, serta investasi yang ditujukan untuk ekspansi usaha.
2). Sumber Eksternal
Kas dipergunakan untuk memenuhi kewajiban-kewajiban yang telah jatuh tempo, seperti biaya pajak, hutang yang harus segera dilunasi serta pengembalian kepada pemilik.
Menurut Munawir (2000;158) menyatakan bahwa “Penerimaan dan pengeluaran kas suatu perusahaan ada yang bersifat rutin atau terus menerus dan ada pula yang bersifat insiden atau tidak terus
menerus”.
Berdasarkan PSAK No.2 2002, setiap perusahaan diwajibkan untuk membuat Laporan Arus Kas sebagai salah satu laporan keuangan utamanya. Jadi Laporan Arus Kas dapat didefinisikan sebagai :
“Informasi tentang arus kas suatu perusahaan yang berguna bagi para pemakai laporan keuangan sebagai dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas atau setara kas dan menilai kebutuhan perusahaan untuk menggunakan arus kas tersebut”.
Smith and Skousen terjemahan Tim Penerjemah Penerbit Erlangga (1995:194) menyatakan bahwa : “Laporan arus kas dimaksudkan untuk memberikan ikhtisar arus masuk dan arus keluar kas untuk suatu periode. Sumber-sumber kas meliputi arus masuk dari aktivitas operasi inti (utama) perusahaan, aktivitas sampingan seperti investasi sekuritas (surat berharga), dari aktivitas yang tidak biasa atau luar biasa dari pembiayaan melalui hutang atau ekuitas. Penggunaan kas mencakup arus kas keluar guna mempertahankan aktivitas inti untuk melakukan investasi, termasuk pabrik dan peralatan dan untuk memenuhi kewajiban terhadap pembiayaan melalui hutang dan ekuitas termasuk pelunasan hutang, pembayaran deviden dan pembelian kembali saham”.
Berdasarkan PAI (Prinsip Akuntansi Indonesia) tidak diwajibkan membuat Laporan Arus Kas sebagai laporan keuangan utama. Dalam PAI, Bab II Pasal 4 dibahas tentang Laporan Perubahan Posisi Keuangan yang bertujuan untuk mengikhtisarkan aktivitas pembiayaan dan investasi dari suatu perusahaan dan juga dana yang dihasilkan dari hasil usaha perusahaan selama periode tertentu. Kemudian berdasarkan Interprestasi PAI No.4 terdapat kebebasan bagi perusahaan dalam penyajian laporannya, dapat disajikan dalam bentuk laporan arus kas atau laporan perubahan posisi keuangan. Jadi berdasarkan PAI tidak diwajibkan untuk membuat laporan arus kas, sehingga dalam
pelaksanaannya ada perusahaan yang memilih bentuk laporan arus kas dan ada juga yang menyajikan laporan perubahan posisi keuangan. Sesuai dengan SAK yang baru, yaitu mewajibkan bentuk laporan arus kas sebagai salah satu laporan keuangan utama, maka bagi beberapa perusahaan laporan ini merupakan jenis laporan keuangan yang baru.
PSAK No.2 2002, mengklasifikasikan arus kas menjadi tiga bagian, yaitu arus kas yang berasal dari aktivitas operasi, aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan (financing).
a). Aktivitas Operasi
Menurut PSAK No.2 2002, mendefinisikan aktivitas operasi sebagai : ”Aktivitas penghasil utama pendapatan perusahaan (principal revenue-producing activities) dan aktivitas lain yang bukan merupakan aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan”.
Menurut (Weygandt, 1999:279) mendefinisikan aktivitas operasi sebagai :
bersih” .
Arus kas yang berasal dari aktivitas operasi merupakan arus kas yang berasal dari kegiatan utama perusahaan. Kegiatan ini meliputi transaksi pendapatan dan pengeluaran yang berasal dari penjualan produk atau pemberian jasa layanan yang akan menentukan besar atau kecilnya laba/rugi bersih. Kegiatan operasi sebuah perusahaan mencakup :
(a). Arus kas masuk dari penjualan, pemberian layanan, pendapatan deviden, dan pendapatan bunga. (b). Arus kas keluar untuk persediaan, gaji, pengeluaran pajak, pengeluaran bunga, dan pengeluaran lainnya.
Jumlah arus kas dari aktivitas operasi merupakan indikator yang menentukan apakah dari operasinya suatu perusahaan dapat menghasilkan arus kas yang cukup untuk melunasi pinjaman, memelihara kemampuan operasi perusahaan, membayar deviden, dan melakukan investasi baru tanpa
mengandalkan para sumber pendanaan dari luar. b). Aktivitas Investasi
Definisi aktivitas investasi menurut PSAK No.2 2002, adalah :
“Perolehan dan pelepasan aktiva jangka Panjang serta investasi lainnya yang tidak termasuk setara kas.
Menurut Weygandt (1999:297) aktivitas investasi adalah :
“Aktivitas investasi mencakup pengadaan dan penerimaan hutang serta perolehan dan disposisi investasi (baik hutang dan ekuitas serta kekayaan, pabrik dan peralatan).”
Kegiatan investasi ini mencakup :
(1). Arus kas masuk dari penjualan aktiva tetap, aktiva tidak berwujud, aktiva jangka Panjang, penagihan pinjaman yang diberikan perusahaan.
(2). Arus kas keluar dari pembelian aktiva tetap, pembelian aktiva lainnya, dan pinjaman yang diberikan perusahaan.
Jadi arus kas dari aktivitas investasi mencerminkan penerimaan dan penggunaan sumber daya yang diperoleh perusahaan yang ditujukan untuk menghasilkan pendapatan dan arus kas masa depan.
c). Aktivitas Pendanaan
Definisi aktivitas pendanaan menurut PSAK No.2 2002, adalah : “Aktivitas yang mengakibatkan perubahan dalam jumlah serta komposisi modal dan pinjaman perusahaan.”
Definisi aktivitas pendanaan menurut (Weygandt, 1999:279) adalah Aktivitas pendanaan melibatkan pos-pos kewajiban dan ekuitas pemilik dan mencakup (a) perolehan modal dari pemilik dan
kompensasinya kepada mereka dengan pengembalian atas dan dari investasi mereka dan (b) pinjaman uang dari kreditur dan pembayaran kembali hutang yang dipinjam.”
Kegiatan pendanaan meliputi :
(1). Arus kas masuk dari penjualan modal saham dan penerbitan obligasi, wesel, hipotek, dan pinjaman lain.
(2). Arus kas keluar untuk membeli saham perusahaan, pembiayaan pokok pinjaman, dan pembayaran deviden tunai.
2. Pengendalian Kas
Penulis baca dalam buku Akuntansi Keuangan (Yusuf, 1999; 174) Sistem Pengendalian Intern Kas pada umumnya adalah melakukan pengawasan terhadap sistem dan prosedur penerimaan kas dan sistem dan prosedur pengeluaran kas. Berikut ini uraian tentang kedua sistem dan prosedur tersebut yaitu: a. Sistem dan prosedur penerimaan kas
Dalam organisasi perusahaan pada umumnya dijumpai banyak transaksi kas yang biasa atau rutin yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Selain itu perusahaan juga mempunyai transaksi lain yang kurang rutin seperti penerimaan penjualan harta tetap, yang dapat ditangani pejabat tertentu yang memerlukan prosedur khusus.
Formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu faktur penjualan, kwitansi, credit card sales slip, surat perintah pengiriman barang, dan bukti setor bank. Buku-buku catatan yang biasa digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas antara lain jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
Di dalam prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai urutan-urutan kegiatan di mulai sejak pembayaran harga barang, kemudian barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Dalam sistem ini, perusahaan menerima uang tunai, cek, atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Jika kas yang diterima berupa cek, bank penjual (bank yang penjual memiliki rekening giro di dalamnya) kemudian akan mengurus cek kliring tersebut ke bank pembeli (bank yang pembeli
memiliki rekening giro di dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yang merupakan penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro penjual setelah dikurangi dengan credit card fee. Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara periodik akan melakukan penagihan kepada pemegang kartu kredit.
Prosedur penerimaan kas akan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan yaitu bagian order penjualan, bagian kasa, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian penagihan, dan bagian jurnal. Tanggung jawab fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1). Fungsi penjualan
Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran barang ke fungsi kas.
2). Fungsi kas
Fungsi kas bertanggung jawab sebagai penerima pembayaran dari pembeli yang dapat berupa uang tunai, cek, atau kartu kredit. Dalam penjualan kredit, fungsi kas menerima pembayaran dari fungsi penagihan, kemudian menyetorkan kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh.
3). Fungsi gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang di pesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4). Fungsi pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah di bayar harganya kepada pembeli.
5). Fungsi akuntansi
berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang serta membuat laporan penjualan. 6). Fungsi penagihan
Dalam penjualan kredit, fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang di tagih yang di buat oleh bagian akuntansi. b. Sistem dan prosedur pengeluaran kas
Dalam sistem pengeluaran kas terdapat dua sistem akuntansi pokok yang biasa digunakan dalam pengeluaran kas yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan uang tunai melalui dana kas kecil.
1). Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: a). Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang di kirim kepada kreditur, dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya hutang.
b). Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum dalam cek.
c). Permintaan cek (Check Request)
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal) dan register cek (check register).
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah: (1). Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan kepada fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan payable system, maka bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.
(2). Fungsi kas
Fungsi kas ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, mengirimkan cek kepada kreditur atau melakukan pembayaran melalui pemindahbukuan.
(3). Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:
(a). Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
(b). Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
pembuatan bukti kas.
(4). Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi rekening kas dalam buku besar. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.
2). Sistem dana kas kecil
Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil yang di selenggarakan dengan dua macam sistem yaitu sistem saldo berfluktuasi (Fluctuating-Fund-Balance System) dan sistem dana tetap (Imprest System). Baik dengan Fluctuating-Fund-Balance System, maupun Imprest System, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur yaitu:
a). Prosedur pembentukan dana kas kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Dalam sistem imprest, pembentukan dana kas kecil di lakukan dengan cek dan di catat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang di tetapkan tersebut dinaikan atau dikurangi.
b). Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil
Pengeluaran dana kas kecil di mulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang di tunjukkan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang di lampiri dengan bukti-bukti pendukungnya.
Dalam sistem imprest, bukti pengeluaran kas kecil di lampiri dengan dokumen pendukungnya di simpan sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak di catat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil di kumpulkan dalam arsip sementara yang di selenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. Dalam sistem fluktuasi, bukti pengeluaran kas kecil di serahkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk di catat dalam jurnal
pengeluaran dana kas kecil.
c). Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
Dalam sistem imprest, pengisian kembali dana kas kecil di lakukan sejumlah Rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini di lakukan dengan cek dan di catat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran kas kecil.
Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, dan permintaan pengisian kembali kas kecil. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal), register cek, dan jurnal pengeluaran dana kas kecil.
Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: (1). Fungsi kas
Fungsi kas ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
(2). Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab atas:
(a). Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. (b). Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.
(c). Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. (d). Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam sistem fluktuasi).
(e). Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keaslian dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
(3). Fungsi pemegang dana kas kecil
Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
(4). Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai. (5). Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pengcocokkan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Aktivitas yang harus ada dalam sistem dan prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai menurut (Mulyadi dan Kanaka, 1998:14) adalah sebagai berikut:
1). Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2) Penerimaan kas di otorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas yang di terima pada faktur tersebut. 3). Jumlah kas yang di terima dari penjualan di setor seluruhnya dengan segera ke bank.
4). Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi penerimaan kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi audit intern.
