RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELOLAAN DANA KAS KECIL MENGGUNAKAN METODE IMPREST FUND SYSTEM DI PT TASPEN (PERSERO) CABANG CIREBON

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELOLAAN DANA KAS KECIL MENGGUNAKAN METODE IMPREST FUND SYSTEM

DI PT TASPEN (PERSERO) CABANG CIREBON

Kaslani¹, Rizal Murtiyono², Nurtriyana³

1,2,3Prodi Komputerisasi Akuntansi, STMIK IKMI Cirebon [email protected]¹

INFORMASI ARTIKEL ABSTRAK

Histori artikel:

Naskah masuk, 23 September 2019 Direvisi, 23 September 2019 Diiterima, 23 September 2019

Abstract- PT. Taspen (Persero) Cirebon Branch is one of the State- Owned Enterprises (BUMN) companies engaged in pensioner savings designated by retired civil servants. The company has a large cash flow covering the expenses of employee salaries, pension money payments, and the purchase of assets to support office activities, in addition there and petty cash to support office operations. But in this case the petty cash fund has not been properly structured, meaning that it still uses the Manual method using the ledger.In this research, the system design uses the waterfall method and the imprest fund system method. In the design of the system the waterfall method has several stages, namely requirements, verification, and maintenance.

While the petty cash management using the imprest fund system is a petty cash accounting method. where the number of cash accounts is always fixed.The results of this Final Project can help the management of PT Taspen Cirebon Branch in making a good transaction so that it can monitor petty cash processing.

Kata Kunci:

Sistem Akuntansi Kas Kecil

Metode Imprest Found System

Abstrak- PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang tabungan pensiunan yang di peruntukkan oleh pegawai negeri sipil yang sudah memasuki masa pensiun. Perusahaan tersebut memiliki aliran kas besar meliputi pengeluaran biaya gaji karyawan, pembayaran uang pensiunan, dan pembelian aktiva untuk mendukung kegiatan aktifitas kantor, selain itu ada dan kas kecil untuk menunjang kegiatan operasional kantor. Namun dalam hal ini dana kas kecil belum terstruktur secara baik artinya masih menggunakan cara Manual dengan menggunakan buku besar. Metode Perancangan sistem yang digunakan pada Laporan Tugas Akhir ini, menggunakan metode waterfall, sedangkan untuk perhitungan dana kas kecil menggunakan metode imprest fund system.Perancangan sistem metode waterfall mempunyai beberapa tahapan yaitu persyaratan,verifikasi, dan pemeliharaan. sedangkan pengelolaan dana kas kecil menggunakan metode imprest fund system (dana tetap) merupakan metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas selalu tetap. Hasil dari Tugas Akhir ini dapat membantu pihak management PT Taspen Cabang Cirebon dalam pencatan transaksi yang baik sehingga dapat termonitoring pengolahan kas kecil dengan baik.

(2)

Penulis Korespondensi:

Kaslani

Program Studi Komputerisasi Akuntansi, STMIK IKMI Cirebon

Jl. Perjuangan No. 10B Majasem Cirebon

1. Pendahuluan

Sistem informasi merupakan kumpulan dari sumber penting untuk melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan usaha. Sistem Informasi merupakan kombinasi teknologi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu, system informasi sering di gunakan sebagai unsur yang berhubungan dengan fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan,dan pengendalian perusahaan. Tanpa Sistem informasi suatu perushaaan tidak akan bisa menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik. Salah satu system informasi akuntansi yang di butuhkan perusahaan yaitu informasi mengenai pencatatan Dana Kas Kecil. Kas kecil (petty cash) merupakan dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang nilainya relatif kecil dan segera.

Berdasarkan penelitian yang terdahulu, tentang Pengembangan Sistem Pencatatan pengeluaran Dana Kas Kecil Metode Imprest Fund System Pada STMIK CIC Cirebon Tahun 2015 yaitu Perusahaan mempunyai Permasalahan, yaitu Pencatatan laporan pengelolaan Dana Kas kecil masih belum lengkap dan sulit untuk mendapatkan informasi pengeluaran kas kecil, sehingga waktu yang dibutuhkan tidak efektif dan efesien. dalam permasalahan tersebut penulis menggunakan metode imprest fund system dan membuat aplikasi sistem pengelolaaan dana kas kecil untuk STIMIK CIC dengan mencatat semua

Transaksi yang terjadi dan menambahkan dana dengan jumlah tetap melalui dana kas kecil, diharapkan dengan adanya aplikasi dana kas kecil yang di buat dimana nantinya segala proses yang berhubungan dengan pengeluaran dan penerimaan dana kas kecil di lakukan dengan sistem terkomputerisasi dan sistem baru tersebut dapat mengatasi permasalahan yang ada pada STMIK CIC saat ini. Sesuai dengan perencanaan pembuatan Aplikasi Pengeluaran dan penerimaan dana kas kecil . Aplikasi tersebut dapat membantu pencatatan pengeluaran dan penerimaan dana kas kecil, sehingga hasil yang di dapat data menjadi akurat dan termonitoring sehingga manajemen dapat melihat informasi laporan dana kas kecil dengan cepat dan akurat sehingga tidak memakan banyak waktu[5]

Sebagai salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang

tabungan pensiunan PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon memiliki beberapa pencatatan pengeluaran, berikut ini adalah tabel pencatatan pengeluaran PT.

Taspen (Persero) Cabang Cirebon pada 3 Tahun terakhir terhitung pada Tahun 2016 sampai Tahun 2018 pada PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon

Perusahaan PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon memiliki aliran kas besar meliputi pengeluaran biaya gaji karyawan,pembayaran uang pensiun, pembelian aktiva untuk mendukung kegiatan aktifitas kantor, selain itu ada dan kas kecil untuk menunjang kegiatan operasional kantor.

Namun dalam hal ini dana kas kecil belum terstruktur secara baik artinya masih menggunakan cara manual

Dengan menggunakan buku besar . Dalam perancangan sistem metode waterfall mempunyai beberapa tahapan yaitu requirement, verification, dan maintance.sedangkan pengolahan kas kecil mengunakan metode imprest fund system (Dana Tetap) dimana kas kecil akan dibuka setiap awal tahun dan ditutup pada akhir tahun. Pengeluaran yang dibayar dengan kas kecil pada periode tertentu akan diganti kembali sehingga dana akan sama dengan jumlah semula, dan pencatatan atas pengeluaran-pengeluaran menjadi berkurang.

Fokus Masalah yang menyangkut kas dalam PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon, begitu banyak,dan jumlahnya cukup besar, oleh sebab itu perlu diperhatikan oleh perusahaan untuk memisahkan secara tersendiri urusan pembayaran kas yang digunakan untuk membiayai kegiatan- kegiatan operasional perusahaan yang mencakup keperluan yang sifatnya relatif kecil. PT. Taspen (Persero) Cabang Cirebon sering kali memerlukan uang tunai untuk pembayaran yang nilainya relatif kecil misalnya untuk biaya operasional kantor, ATK , biaya materai dan sebagainya. Pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan akan tertunda.

2. Tinjauan Pustaka

Menurut Devi dalam Jurnalnya “Perancangan Aplikasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT.Bintang Rezki utama dengan metode Imprest”

menyatakan bahwa Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) Adalah metode pembukuan petty cash dimana jumlah rekening kas kecilnya tidak berubah alias tetap.apabila terjadi pengeluaran kas

(3)

kecil, pemegang petty cash tidak serta merta melalukan pencatatan atas transaksinya, tetapi sebatas mengumpulkan bukti bukti transaksi pengeluaran.

Menurut Eka iswandy dalam buku

“membangun sistem informasi akuntansi dengan sistem imprest Fund system “ menyatakan bahwa Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan dan sasaran. Unsur-unsur yang terdapat dalam sistem itulah yang disebut dengan subsistem. Subsistem- subsistem tersebut harus saling berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Menurut Ratulangi dalam jurnal ”Evaluasi Penerapan Dana Kas Kecil Pada PT. Putra Karangetang” menyatakan bahwa Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang dimiliki perusahaan dan dipegang atau dikelola oleh kasir yang fungsinya untuk pembayaran ataupun pembiayaan pengeluaran- pengeluaran yang sifatnya relatif kecil dan cenderung rutin serta bersifat segera

3. Metode

Pengembangan Perangkat lunak ini diguanakan Classic Life Cycle Model. Model ini adalah konvensional yang sering disebut sebagai Waterfall Model karena tahap-tahapnya yang sistematis dan berurutan dalam membangun Perangkat Lunak. Tahap-tahapnya adalah System Engineering (Rekayasa Sistem), Analysis (Analisa), Design (Desain), Coding (Pengkodean), Testing (Uji Coba) serta Maintenance (Perawatan).

Dibawah ini adalah gambar Paradigma Waterfall.

Gambar 1. Metode Waterfall 1. Analisa kebutuhan (Requirement Analysis)

proses menganalisa kebutuhan merupakan cara yang di perlukan untuk berkomunikasi yang biasanya dapat di peroleh dengan wawancara, diskusi atau survei langsung. Dengan tujuan untuk mendapatkan data yang di butuhkan agar mudah di pahami oleh user. Pada tahap ini perlu adanya

dokumentasi yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya bahwa benar dengan adanya data tersebut. Oleh karena itu, dengan adanya tahapan ini data yang didapatkan lebih akurat.

2. Design sistem (System Design)

Desain merupakan suatu proses pada pembuatan program perangkat lunak yang menghasilkan suatu tahapan perancangan. Yang termasuk ke dalam desain yaitu seperti struktur data perangkat lunak, desain antarmuka dan prosedur pengkodean. Dari hasil analisi tahapan tersebut dapat dihasilkan suatu program yang menarik.

Sehingga program yang telah dirancang dapat digunakan dengan baik oleh pengguna.

3. Coding & Testing / penulisan kode Program (Implementation)

Penulisan kode program adalah suatu tahapan untuk mengimplementasikan seluruh unit agar dapat di uji dengan cara mengecek setiap kegagalan maupun kesalahan pada suatu program.Dengan adanya kode program maka dapat mempermudah si pengguna untuk mengakses suatu desain program yang telah berjalan. Agar dapat beroperasi dengan baik si pengguna melakukan suatu uji coba apakah program tersebut sesuai apa tidak.Sehingga dapat menghasilkan suatu rancangan desain program yang menarik agar dapat di terima di semua pengguna.

4. Penerapan / Pengujian program (Integration &

Testing)

Penerapan/pengujian program adalah suatu tahapan penyusunan pengujian perangkat lunak sebelum di gunakan oleh pengguna agar perangkat lunak yang sudah jadi bisa dapat di gunakan dengan baik oleh pengguna.Dari beberapa tahapan tersebut dalam penggujian program perlu adanya suatu proses yang dapat di uji berhasil apa tidaknya program tersebut.Dengan adanya suatu pengujian dan penerapan program maka pengguna lebih mudah mengetahui tahapan proses yang berlangsung tersebut.Oleh karena perlu adanya proses pengujian dan penerapan suatu program maka akan lebih mudah pengguna untuk membuat suatu program tersebut.

5. Pemeliharaan (Operation & Maintance) Perangkat lunak yang sudah di sampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan.

Peruba han tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru). Atau karena pelanggan membutuhkanan perkembangan fungsional.Oleh karena itu perlu adanya suatu proses untuk mendukung suatu rancangan program baik dan

(4)

mampu membuat semua pengguna lebih mudah dalam mengakses suatu program

4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Tahap Comunication

Perancangan dibuat untuk meminimalkan system pencatatan pengeluaran dan pemasukan kas menggunakan program yg berbasis system pencatatan cash basis. Rancang bangun sistem baru disini merubah sistem pemesanan menu berdasarkan ketersediaan menu dengan adanya bantuan system informasi dan database, sehingga pengelolaan data lebih aman dan efisien.

4.2 Tahap Planning

Prosedur sistem baru merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia.

Adapun prosedur Rancang sistem baru yang akan berjalan adalah :

Gambar 2. Flowmap yang diusulkan

1. Staff Administrasi Menyerahkan dokumen Pengajuan Pengeluaran kas Kecil pada staff Keuangan.

2. Staff keuangan memeriksa dokumen.

3. Lalu Jika sesuai maka akan melakukan pencairan jika tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada staff administrasi.

4. Setelah proses pencairan selesai maka staff keuangan akan menginputkan transaksi pengeluaran kas kecil kedalam aplikasi.

5. Staff keuangan melakukan proses pembuatan laporan kas kecil melalui aplikasi.

6. Staff keuangan menyerahkan dokumen laporan kepada manager untuk ditandatangani oleh Kepala Cabang.

7. Lalu setelah itu staff keuangan membuat salinan dokumen laporan pengeluaran kas kecil yang sudah ditandatangani oleh Kepala Cabang untuk diserahkan pada staff administrasi untuk diarsipkan.

4.3 Tahap Modelling

Merupakan tahapan pembuatan model sistem yang akan diusulkan sebuah aplikasi sistem informasi dana Kas Kecil ini menjelaskan proses secara garis besar nya saja atas apa yang di lakukan oleh pengguna aplikasi Sistem Informasi Dana Kas kecil, dalam diagram konteks ini ada 3 user, ketiganya merupakan super user yaitu staff keuangan, sedangkan staff administrasi dan manager sebagai user biasa. adapun alur nya adalah sebagai berikut :

Gambar 3. Diagram Konteks

4.4 Tahap Construction

Tahap ini melalui pengujian perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.

Pengujian yang dilakukan yaitu dengan cara pengujian alpha menggunakan metode black box.

Pengujian alpha menggunkan metode black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian ini memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

(5)

Tabel 1. Pengujian Menggunakan Blackbox

Deskripsi Prosedur Pengujian

Masukan Keluaran yang Diharapkan

Hasil yang Didapatkan

Kesimpula n Pengujian

Form Login

CheckUsern ame, Password salah

Input sembarang Username, Password

Tampilan Form peringatanUser name, Passwordsalah

Tampilan Form peringatanUser name, Password salah

Diterima

Pengujian Form Login

Check username tidak diisi

tidak ada Input pada username

Tampilan Form peringatan username harus diisi

Tampilan Form peringatan usernameharus diisi

Diterima

Check Password tidak diisi

tidak ada input pada Password

Tampilan Form peringatan Password belum diisi

Diterima

Check usernameda n Password benar

Input usernameda n Password sebenarnya

Tampilan Form Menu Utama

Diterima

4.5 Tahap Deployment

Tahapan ini merupakan implemantasi dari sistem yang diusulkan berikut beberapa tampilan yang ada pada rancang bangun sistem informasi akuntansi pengelolaan dana kas kecil menggunakan metode imprest fund system DI PT TASPEN (PERSERO) CABANG CIREBON

Gambar 4. Tampilan Login

Gambar 5. Tampilan Halaman Utama

Gambar 6. Data Transaksi Atm

Gambar 7. Data Transaksi Pengeluaran

Gambar 8. Data Transaksi Pemasukan ATM

Gambar 9. Data Transaksi Bank 5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa : 1. Dokumen yang digunakan dalam pengarsipan pengeluaran kas adalah berdasarkan tanggal transaksi, yang merupakan dari semua transaksi, yang merupakan dari semua transaksi pengeluaran kas yang terjadi selama kegiatan operasi.

2. Dengan aplikasi ini dapat menghasilkan informasi akuntansi yaitu pengarsipan laporan keuangan yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mengetahui proses pengarsipan transaksi pengeluaran kas.

3. Penataan dokumen arsip dengan menggunakan sistem tanggal, akan mempermudah dalam pengklarifikasian atau pengelompokkan arsip yang akan disimpan dalam dokumen dan mempermudah dalam penemuan kembali.

Daftar Pustaka

[1] N. Ahmad, A. Rextin, and U. E. Kulsoom,

“Perspectives on usability guidelines for smartphone applications: An empirical investigation and systematic literature review,” Inf.

Softw. Technol., vol. 94, pp. 130–149, 2018.

[2] T. Zhou, “The impact of privacy concern on user adoption of location‐based services,” Ind. Manag.

Data Syst., vol. 111, no. 2, pp. 212–226, 2011.

(6)

[3] Z. E. Rasjid and R. Setiawan, “Performance Comparison and Optimization of Text Document Classification using k-NN and Naïve Bayes Classification Techniques,” Procedia Comput. Sci., vol. 116, pp. 107–112, 2017.

[4] S. H. Ling, H. T. Nguyen, and K. Y. Chan, “A New Particle Swarm Optimization Algorithm for Neural

Network Optimization,” 2009 Third Int. Conf.

Netw. Syst. Secur., vol. 232, no. 70831005, pp.

521–528, 2009.

[5] T. Weise, “Global Optimization Algorithms - Theory and Application,” 2007.

[6] B. Liu, Sentiment Analysis and Subjectivity, 2nd ed. Handbook of natural language processing, 2010.