BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

111

Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil evaluasi antara requirement dari PT. Panfila Indosari dengan aplikasi MOBIZ ERP System yang dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Sebelum membahas hasil evaluasi tersebut, akan dijelaskan terlebih dahulu hubungan antara modul Purchasing dengan Inventory yang terdapat pada MOBIZ ERP System.

4.1 Hubungan Antara Modul Purchasing dengan Modul Inventory

MOBIZ ERP System merupakan sistem yang terintegrasi dimana semua modul yang terdapat di dalam sistem saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

Hubungan antara modul Purchasing dengan modul Inventory dimulai ketika permintaan pembelian berupa item request dibuat oleh departemen, kemudian bagian pembelian mendaftarkan kebutuhan barang yang ingin dibeli pada MOBIZ ERP System dengan membuat Purchase Request dan status Purchase Request adalah open. Setelah itu, manajer akan meninjau kembali barang-barang yang terdapat pada Purchase Request tersebut dan apabila disetujui oleh manajer, maka bagian pembelian akan membuat Purchase Order dari Purchase Request yang sudah disimpan sebelumnya.

Kemudian Purchase Order disimpan dan secara otomatis status dari Purchase Order adalah open, sementara status Purchase Request menjadi ordered dan juga sistem secara otomatis akan menambahkan quantity indent yang berada di master item.

Setelah bagian gudang menerima barang dari supplier, bagian gudang

akan meng-input nomor surat jalan supplier dan kemudian mem-posting

Purchase Receiving berdasarkan Purchase Order yang telah disimpan

sebelumnya. Pada tahap ini, status Purchase Order menjadi completed dan

Purchase Receiving menjadi posted. Berdasarkan Purchase Receiving yang

telah di-post, sistem secara otomatis akan mengakui adanya penambahan

pada persediaan barang, sehingga kuantitas persediaan barang yang ada pada

sistem akan bertambah. Pada master item, quantity indent akan berkurang,

112

sementara quantity available serta quantity on hand bertambah. Setelah itu, bagian gudang akan memeriksa apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan barang yang terdapat di Purchase Order atau apakah terdapat barang yang rusak. Bila terdapat barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka bagian gudang akan mencatat barang-barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut dan memberitahukan kepada bagian pembelian melalui item list. Kemudian, bagian pembelian akan membuat Purchase Return.

Purchase Return terdapat 2 jenis yaitu Exchange Same Item (menukar barang rusak dengan barang baru yang sama) atau Exchange Memo (memotong tagihan sebesar nilai dari barang yang rusak).

Jika jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Memo, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang dan membuat Debit Memo senilai barang yang dikembalikan tersebut.

Apabila jenis Purchase Return yang dibuat adalah Exchange Same Item, maka setelah Purchase Return di-posting, sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah qty available dan qty on hand di gudang.

Jika barang yang diterima tersebut sudah sesuai dengan Purchase Order dan memiliki kondisi yang baik, maka akan dilanjutkan dengan Purchase Invoice Processing yang dilakukan oleh bagian keuangan.

Berikut ini flowchart yang menggambarkan hubungan antara modul

Purchasing dengan modul Inventory yang dapat dilihat pada gambar 4.1 :

Gambar 4.1 : Flowchart Hubungan antara Modul Purchasing dengan Modul

Inventory

114

4.2 Fit / Gap Analysis

Setelah mengumpulkan requirement dari PT. Panfila Indosari, perlu dilakukan analisis apakah MOBIZ ERP System yang digunakan telah memenuhi requirement dari PT. Panfila Indosari dan mendukung proses bisnis perusahaan. Analisis tersebut dilakukan dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis.

Hasil dari analisis ini berupa tabel yang berisi keterangan-keterangan sebagai berikut :

1. Company Requirement merupakan kebutuhan PT. Panfila Indosari yang perlu terpenuhi di dalam sistem untuk mendukung proses bisnis perusahaannya.

2. Description merupakan penjelasan lebih rinci mengenai kebutuhan dari PT. Panfila Indosari.

3. Rank merupakan peringkat dari kebutuhan / requirement PT. Panfila Indosari. Rank dibagi menjadi tiga, yaitu :

• High (H)

Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila kebutuhan ini tidak terpenuhi dapat menghambat atau menghentikan proses bisnis PT. Panfila Indosari.

• Medium (M)

Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang berpengaruh terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari dan apabila kebutuhan ini tidak terpenuhi, dapat mengganggu proses bisnis PT. Panfila Indosari.

• Low (L)

Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang hanya berpengaruh sedikit

terhadap proses bisnis PT. Panfila Indosari, dimana bila tidak

terpenuhi tidak akan mengganggu proses bisnis perusahaan. Namun

kebutuhan ini dapat memberi sedikit nilai tambah bagi perusahaan

apabila terpenuhi.

4. Degree of Fit, terdiri dari :

• Fit (F)

Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System dan fungsinya juga telah berjalan dengan baik.

• Partial (P)

Ini berarti kebutuhan / requirement telah diimplementasikan ke dalam MOBIZ ERP System, tetapi hanya sebagian fungsi dari kebutuhan tersebut yang berjalan dengan baik.

• Gap (G)

Ini berarti kebutuhan / requirement belum diimplementasikan dalam MOBIZ ERP System atau telah diimplementasikan namun fungsinya tidak berjalan dengan baik.

5. Evaluation menjelaskan bagaimana kondisi kebutuhan / requirement PT.

Panfila Indosari dalam MOBIZ ERP System.

6. Recommendation merupakan usulan yang diajukan untuk menyelesaikan permasalahan (partial dan gap) yang ditemukan pada MOBIZ ERP System.

Berikut ini merupakan tabel Fit / Gap Analysis terhadap requirement

dari PT. Panfila Indosari :

Tabel 4.1 : Tabel Fit / Gap Analysis

No Company Requirement Description Rank Degree

of Fit

Evaluation Recommendation

Purchasing

1 Kuantitas barang pada Purchase Request bisa sampai puluhan juta.

Pada Purchase Request, terdapat penambahan digit maksimum kuantitas barang.

M F Kuantitas barang pada Purchase Request dapat mengakomodir jumlah barang hingga 8 digit.

2 Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen.

Pada Purchase Request, ditambahkan informasi mengenai nama requester dan departemen yang meminta pembelian barang.

H P Pada header cetakan Purchase Request, nama departemen ditampilkan, sedangkan nama requester tidak tampil.

Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request.

3 Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock.

Terdapat 2 pilihan dalam membuat Purchase Order, yaitu Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Dimana untuk Purchase Order stock menggunakan Account Payable Invoice tetapi

H G Sistem tidak menyediakan pilihan untuk membuat Purchase Order non stock.

Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non stock.

1 1 6

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

account yang digunakan optional.

Sedangkan untuk Purchase Order non stock menggunakan Account Payable Invoice biasa.

4 Membuat perbedaan

numbering supplier untuk pemisahan numbering berdasarkan pajak / nonpajak.

Menambahkan numbering format untuk membedakan supplier pajak dan supplier nonpajak.

M F Pemisahan numbering dapat dilakukan melalui pengaturan numbering format supplier secara manual pada system parameter.

5 Purchase Order dapat menampilkan nomor Purchase Request dan tanggal Purchase Request.

Pada Purchase Order ditampilkan informasi nomor Purchase Request dan tanggal Purchase Request.

L F Header Purchase Order dapat menampilkan nomor Purchase Request dan tanggal Purchase Request.

6 Supplier memiliki tanda aktif atau nonaktif.

Staf pembelian dapat

mengaktifkan maupun

mengnonaktifkan supplier yang terdaftar di dalam sistem. Hal

M F Supplier yang sudah tidak aktif dapat dinonaktifkan dengan memberikan centang pada editor master supplier.

1 1 7

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

tersebut dilakukan untuk mencegah ditampilkannya kembali supplier yang tidak digunakan lagi pada proses pembelian.

7 Dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda.

Terdapat pilihan dalam mencetak (print) Purchase Order yaitu Purchase Order pajak dan nonpajak. Untuk Purchase Order pajak, format cetakan header akan menampilkan nomor NPWP perusahaan, sedangkan untuk Purchase Order nonpajak, sistem tidak akan menampilkan NPWP perusahaan.

M G Pada saat mencetak

Purchase Order pajak, header Purchase Order tidak menampilkan nomor NPWP perusahaan.

Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak.

8 Pembatasan view harga yang tertera pada Purchase Order ketika membuat Purchase

Segala sesuatu yang berhubungan dengan harga pada Purchase Order (down payment, shipping,

M F Pembatasan view dapat dilakukan dengan membuat user permissions pada

1 1 8

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

Receiving. handling fee, sub total, grand total) tidak ditampilkan pada proses pembuatan Purchase Receiving agar harga-harga barang yang ada di dalam Purchase Order tidak dapat dilihat oleh bagian gudang.

bagian gudang dengan tidak mencentang view unit price di Purchase Order.

9 Melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian.

Penguncian terhadap lokasi barang yang diretur pada proses retur pembelian dilakukan agar lokasi yang muncul pada saat pembuatan Purchase Return sesuai dengan lokasi yang tercantum pada transaksi Purchase Receiving.

H G Lokasi barang yang diretur pada Purchase Return dapat dipilih dan tidak sesuai dengan lokasi penerimaan barang yang tercantum pada Purchase Receiving.

Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only).

10 Terdapat toleransi selisih kuantitas antara Purchase

Purchase Receiving dapat memberikan toleransi kuantitas

M F Pengaturan persentase toleransi penerimaan barang

1 1 9

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

Order dengan realisasi Purchase Receiving dalam bentuk persentase pada setiap barang.

penerimaan barang yang lebih (over receiving) antara Purchase Order dengan realisasinya saat penerimaan barang selama kelebihan kuantitas barang tersebut belum melewati batas toleransi.

dapat dilakukan secara global untuk semua barang melalui system parameter, juga dapat melalui penambahan text box Receiving Tolerance pada master item jika hanya ingin mengatur persentase toleransi pada barang tertentu.

11 Pada Purchase Order ditambahkan informasi kuantitas Purchase Order awal dan kuantitas Purchase Order setelah Purchase Receiving.

Kuantitas pada Purchase Order saat pemesanan tetap ditampilkan, walaupun kuantitas pada Purchase Order akan ter-update sesuai dengan kuantitas pada Purchase Receiving.

L F Informasi kuantitas awal pada Purchase Order dapat dilihat pada editor Purchase Order, kolom Qty Original.

1 2 0

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

12 Kuantitas barang pada Purchase Order bisa sampai puluhan juta, disesuaikan dengan yang terdapat pada Purchase Request.

Pada Purchase Order, terdapat penambahan digit maksimum kuantitas barang.

M F Kuantitas barang pada Purchase Order dapat mengakomodir jumlah barang hingga 8 digit.

13 Saat pembuatan Purchase Receiving, nomor surat jalan dari supplier dapat dimasukkan.

Menambahkan text box nomor surat jalan dari supplier pada editor Purchase Receiving.

L F Pada editor Purchase Receiving sudah terdapat text box Supplier DO Number untuk memasukkan informasi nomor surat jalan supplier.

Inventory

14 Pembatasan lokasi pada proses inventory transfer.

Pembatasan lokasi inventory transfer dilakukan berdasarkan lokasi dimana user tersebut bertugas. Jika user merupakan staf pabrik, maka transfer hanya dapat dilakukan dari pabrik.

H F Pembatasan lokasi inventory transfer dapat dilakukan dengan mengatur user permissions dan membuat smart views yang hanya menampilkan inventory

1 2 1

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

transfer pada lokasi yang terkait.

15 Penomoran inventory transfer berdasar pada departemen.

Sistem akan menentukan penomoran transaksi inventory transfer berdasarkan departemen yang mentransfer. Setiap departemen yang mentransfer barang memiliki format penomoran tersendiri untuk mempermudah proses identifikasi.

M F Pengaturan penomoran inventory transfer berdasarkan departemen yang terkait dapat dilakukan pada numbering format yang terdapat di smart views.

16 Terdapat storage tersendiri untuk inventory transfer dengan jasa ekspedisi.

Membuat storage id untuk ekspedisi jika proses inventory transfer dilakukan dengan jasa ekspedisi.

M F Membuat storage untuk ekspedisi dapat dilakukan dengan menambah storage (add storage) pada master location.

17 Penambahan tipe storage customer pada proses

Terdapat pilihan storage dengan tipe customer, sehingga ketika

H F Dapat dilakukan

penambahan storage (add

1 2 2

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

inventory transfer. proses inventory transfer dilakukan, storage asal dan storage tujuan dapat ditemukan.

storage) pada master location yang bertipe customer.

18 Sistem mencatat / menyimpan informasi mobil, volume barang, driver, co-driver pada proses inventory transfer.

Sistem akan menampilkan dan menyimpan volume kendaraan, volume barang, informasi driver dan helper yang digunakan pada inventory transfer.

H F Sistem dapat menampilkan

informasi volume

kendaraan, volume barang, informasi driver dan helper yang digunakan pada inventory transfer apabila semua informasi tersebut telah dimasukkan ke dalam master item dan master vehicle.

19 Persetujuan ketika akan melakukan inventory adjustment dan inventory transfer.

Sistem membutuhkan persetujuan (approve) dari manajer sebelum melakukan posting pada inventory adjustment dan inventory transfer.

H F Memberikan user

permissions pada inventory adjustment dan inventory transfer agar hanya manajer yang dapat memberikan

1 2 3

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

persetujuan (approve) dan melakukan pengaturan pada system parameter agar tidak bisa melakukan post sebelum adanya persetujuan dari manajer.

20 Penggunaan lead time pada setiap barang.

Lead time pada item dikalkulasi dan ditentukan secara otomatis oleh sistem, sehingga dapat diketahui berapa lama suatu barang dapat diterima mulai dari order hingga penerimaan.

H G Sistem pada persediaan barang belum memiliki fitur untuk menentukan lead time secara otomatis.

Melakukan penambahan mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis.

21 Sistem dapat memiliki batasan stok minimal untuk suatu barang.

Sistem akan menampilkan jumlah minimal kuantitas barang di gudang pada master item.

H F Informasi batas kuantitas stok minimal barang dapat dimasukkan pada field Qty

1 2 4

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

Reorder Point pada master item.

22 Sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

Sistem membedakan penomoran transaksi adjustment berdasarkan jenis adjustment yang dilakukan (penambahan / pengurangan) untuk mempermudah identifikasi transaksi.

M G Sistem belum membedakan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus sehingga sulit untuk mengetahui yang mana transaksi adjustment plus dan yang mana transaksi adjustment minus.

Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

23 Terdapat report barang yang outstanding per location dan per storage.

Sistem menghasilkan report per location dan per storage yang berisikan transaksi inventory transfer dimana barang telah dikirimkan tetapi belum atau baru sebagian yang sampai.

M F Report barang yang masih outstanding dapat dilihat pada report Inventory List V2.

1 2 5

No Company Requirement Description Rank Degree of Fit

Evaluation Recommendation

24 Sistem tidak menampilkan nett on hand pada saat melakukan opname barang.

Sistem tidak menampilkan nett on hand pada tabel stock opname agar staf menghitung stok barang secara teliti.

L F Nett on hand pada tabel stock opname dapat disembunyikan dengan melakukan remove pada kolom nett on hand.

25 Penambahan mekanisme import file untuk dimensi barang (volume, width, dan length).

Sistem dapat memasukkan data barang pada master item dengan cara meng-import dari file Microsoft Excel.

L F Import file data barang dapat dilakukan dengan memilih import from excel dari list item, tetapi file Excel harus berdasar pada template.

1 2 6

4.2.1 Hasil Fit / Gap Analysis

Berikut ini adalah hasil dari Fit / Gap Analysis di atas yang menunjukkan berapa persen jumlah requirement yang fit, gap, atau partial :

Tabel 4.2 : Hasil Fit / Gap Analysis Degree

of Fit Rank

Fit Partial Gap

High 20%

(5/25 * 100%)

4%

(1/25 * 100%)

12%

(3/25 * 100%)

Medium 36%

(9/25 * 100%) - 8%

(2/25 * 100%)

Low 20%

(5/25 * 100%) - -

Total 76% 4% 20%

Berdasarkan tabel hasil Fit / Gap Analysis di atas, dapat disimpulkan bahwa requirement dari PT. Panfila Indosari sudah sebagian besar terpenuhi dengan baik, hal ini terbukti dari total requirement yang fit sebesar 76%. Namun, masih ada beberapa requirement dari PT. Panfila Indosari yang belum terpenuhi dengan baik, terbukti dari adanya requirement yang partial sebesar 4% dan requirement yang gap sebesar 20%. Akan tetapi, telah diberikan rekomendasi untuk mengatasi masalah dari requirement yang partial dan gap sehingga MOBIZ ERP System dapat mendukung proses bisnis PT. Panfila Indosari secara maksimal.

4.3 Risk Analysis

Setelah melakukan Fit / Gap Analysis dan menemukan beberapa

requirement yang partial dan gap, serta memberikan rekomendasi untuk

menyelesaikan requirement yang partial dan gap tersebut, selanjutnya kita

perlu mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin muncul apabila

128

rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Pengidentifikasian risiko-risiko ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Risk Analysis.

Dalam Risk Analysis terdapat dua penilaian yang dilakukan setelah risiko-risiko diidentifikasi, yaitu :

1. Mengukur kemungkinan (probability) terjadinya risiko dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut :

• High (H)

Ini berarti kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.

• Medium (M)

Ini berarti kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan.

Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.

• Low (L)

Ini berarti kemungkinan munculnya risiko rendah atau jarang terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan.

2. Mengukur dampak yang ditimbulkan dari risiko tersebut dengan cara menggunakan peringkat sebagai berikut :

• High (H)

Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan.

Selain itu, dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

• Medium (M)

Ini berarti dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi

perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan

proses bisnis perusahaan. Namun, dampak tersebut dapat

menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.

• Low (L)

Ini berarti dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan.

Selain itu, dampak tersebut hanya memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan.

Berikut ini merupakan tabel Risk Analysis dari requirement yang

partial dan gap yang ditemukan pada tabel Fit / Gap Analysis di atas :

130

Tabel 4.3 : Risk Analysis

No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact Purchasing

1. Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen.

Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request.

a. Mempengaruhi kontrol terhadap permintaan pembelian.

b. Memperlambat proses pada permintaan pembelian.

c. Timbul permintaan pembelian yang tidak dapat

dipertanggungjawabkan.

H

H

M

H

M

M

2. Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa

Purchase Order stock dan Purchase Order non stock.

Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non stock.

a. Mempengaruhi account yang digunakan dalam pencatatan Account Payable Invoice.

b. Mempengaruhi

pembuatan report Purchase Order.

c. Timbul kesalahan dalam pencatatan transaksi

penambahan /

pengurangan jumlah barang.

d. Mempengaruhi

pembuatan Purchase Receiving.

e. Mempengaruhi kontrol terhadap pembelian barang nonstok.

H

H

M

H

H

H

M

M

H

H

No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact 3. Dapat mencetak

Purchase Order

pajak dan

nonpajak dalam format header yang berbeda.

Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak.

a. Timbul kesalahan dalam membedakan Purchase Order pajak dengan nonpajak.

M L

4. Melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian.

Lokasi pada Purchase Return disamakan dengan lokasi penerimaan barang pada Purchase Receiving dan combo box Location ID pada Purchase Return hanya bisa di-read (read only).

a. Memperlambat proses Purchase Return.

b. Terjadi kesalahan lokasi saat pengiriman barang retur pada proses Purchase Return.

c. Mempengaruhi jumlah stok yang dimiliki per lokasi.

d. Terjadi perbedaan lokasi yang tercatat pada Purchase Receiving dengan Purchase Return.

e. Terjadi perbedaan qty on hand pada gudang dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang.

H

M

H

M

M

M

H

H

M

H

Inventory

5. Penggunaan lead time pada setiap barang.

Melakukan penambahan mekanisme

kalkulasi penentuan lead time dan

a. Kesulitan dalam melakukan forecasting untuk pemesanan barang selanjutnya.

b. Terjadinya kekurangan

H

M

M

H

132

No Requirement Recommendation Risk Identification Probability Impact perkiraan tanggal

penerimaan barang pada setiap item secara otomatis.

stok barang pada gudang.

c. Terjadinya penumpukan stok barang pada gudang.

d. Terjadi gangguan pada proses produksi.

e. Terjadi gangguan pada proses penjualan.

M

M

M

M

H

H

6. Sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory

adjustment minus.

a. Kesulitan dalam mengontrol transaksi penambahan dan pengurangan persediaan barang pada gudang.

H M

4.3.1 Hasil Pemetaan Risk Analysis

Setelah mengidentifikasikan tingkat probabilitas risiko dapat terjadi dan dampak yang dihasilkan oleh risiko tersebut pada tabel Risk Analysis, selanjutnya hasil dari Risk Analysis tersebut akan dimasukkan ke dalam Risk Probability – Impact Matrix. Pemetaan ke dalam matriks ini dilakukan untuk memudahkan dalam membaca hasil dari analisis risiko-risiko yang ditemukan.

Berikut adalah Risk Probability – Impact Matrix dan cara membaca data tabel di bawah ini adalah :

• Angka menggambarkan rekomendasi yang diajukan.

• Huruf menggambarkan risiko apabila rekomendasi yang diajukan

tidak dilakukan.

Tabel 4.4 : Risk Probability – Impact Matrix Impact

Probability High Medium Low

High 1a 2a 2d

2e 4c

1b 2b 4a

5a 6a -

Medium 4b 4e 5b

5d 5e

1c 2c

4d 5c 3a

Low - - -

Dari tabel Risk Probability – Impact Matrix di atas, maka didapat hasil sebagai berikut :

• Kriteria HH (High High)

Kriteria HH (High High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu, usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HH, yaitu mempengaruhi kontrol terhadap permintaan pembelian, mempengaruhi account yang digunakan dalam pencatatan Account Payable Invoice, mempengaruhi pembuatan Purchase Receiving, mempengaruhi kontrol terhadap pembelian barang nonstok, dan mempengaruhi jumlah stok yang dimiliki per lokasi.

• Kriteria HM (High Medium)

Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa kemungkinan

munculnya risiko sangat tinggi atau dapat terus menerus terjadi

apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Selain itu,

usaha yang dilakukan oleh perusahaan kurang efektif dalam

134

mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan, tetapi tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Akan tetapi, dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.

Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria HM, yaitu memperlambat proses pada permintaan pembelian, mempengaruhi pembuatan report Purchase Order, memperlambat proses Purchase Return, kesulitan dalam melakukan forecasting untuk pemesanan barang selanjutnya, dan kesulitan dalam mengontrol transaksi penambahan dan pengurangan persediaan barang pada gudang.

• Kriteria MH (Medium High)

Kriteria MH (Medium High) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, maka dampak yang timbul dari risiko sangat mempengaruhi dan dapat menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan.

Dampak tersebut juga dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.

Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat lima risiko yang termasuk ke dalam kriteria MH, yaitu terjadi kesalahan lokasi saat pengiriman barang retur pada proses Purchase Return, terjadi perbedaan qty on hand pada gudang dengan jumlah barang fisik yang terdapat di gudang, terjadinya kekurangan stok barang pada gudang, terjadi gangguan pada proses produksi, dan terjadi gangguan pada proses penjualan.

• Kriteria MM (Medium Medium)

Kriteria MM (Medium Medium) menunjukkan bahwa

kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering

terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan

tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Namun apabila risiko muncul, dampak yang timbul dari risiko dapat mempengaruhi perusahaan. Walau dampak yang timbul tidak sampai menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan, akan tetapi dampak tersebut dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan.

Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat empat risiko yang termasuk ke dalam kriteria MM, yaitu timbul permintaan pembelian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, timbul kesalahan dalam pencatatan transaksi penambahan / pengurangan jumlah barang, terjadi perbedaan lokasi yang tercatat pada Purchase Receiving dengan Purchase Return, dan terjadinya penumpukan stok barang pada gudang.

• Kriteria ML (Medium Low)

Kriteria ML (Medium Low) menunjukkan bahwa kemungkinan munculnya risiko cukup tinggi atau cukup sering terjadi apabila rekomendasi yang diajukan tidak dilakukan. Akan tetapi, usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup efektif dalam mengurangi risiko yang ditimbulkan. Kemudian, dampak yang timbul dari risiko sangat kecil dan tidak menghambat aktivitas operasional dan proses bisnis perusahaan. Dampak tersebut hanya memberikan kerugian yang relatif kecil bagi perusahaan.

Dari tabel di atas, dapat dilihat terdapat satu risiko yang termasuk ke dalam kriteria ML, yaitu timbul kesalahan dalam membedakan Purchase Order pajak dengan nonpajak.

4.4 Overview

Berikut ini adalah overview yang menjelaskan mengenai recommendation yang diajukan pada tabel Fit / Gap Analysis untuk kebutuhan yang memiliki gap / partial :

1. Company Requirement : Purchase Request dapat menampilkan nama

requester dan departemen.

136

Rank : High (H)

Degree of Fit : Partial (P)

Recommendation : Menambahkan informasi nama requester pada cetakan Purchase Request.

Overview : Pada cetakan Purchase Request, PT. Panfila Indosari ingin menampilkan informasi mengenai departemen yang membuat Purchase Request dan nama pemohon (requester). Informasi nama departemen yang membuat Purchase Request dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request, namun informasi nama pemohon (requester) tidak tampil pada header cetakan Purchase Request. Nama pemohon (requester) seharusnya dapat ditampilkan pada header cetakan Purchase Request dengan mengambil nama pemohon dari field Requester yang ada pada editor Purchase Request.

2. Company Requirement : Terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock.

Rank : High (H)

Degree of Fit : Gap (G)

Recommendation : Menambahkan pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order non Stock.

Overview : Pembuatan Purchase Order untuk

pembelian barang nonstok (Purchase Order

non Stock) belum didukung penuh oleh

MOBIZ ERP System. Sedangkan, transaksi

pembelian barang stok (Purchase Order

Stock) telah didukung oleh MOBIZ ERP System. Purchase Order non stock adalah Purchase Order yang dibuat ketika perusahan akan memesan barang atau jasa yang tidak dicatat sebagai inventory perusahan. Dalam MOBIZ ERP System, transaksi pembelian nonstok dilakukan dan disimpan pada Account Payable Invoice, dimana user diwajibkan memasukkan setiap transaksi pembelian nonstok secara manual.

Pembelian nonstok yang dilakukan melalui Account Payable Invoice menyebabkan transaksi pembelian nonstok tidak tercatat pada Purchase Order. Oleh karena itu, penambahan pilihan Purchase Order non stock pada Purchase Order perlu dilakukan agar transaksi nonstok dapat tercatat pada Purchase Order sebagai Purchase Order non Stock.

3. Company Requirement : Dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda.

Rank : Medium (M)

Degree of Fit : Gap (G)

Recommendation : Menambahkan NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order pajak.

Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan agar

user dapat mencetak 2 jenis Purchase

Order, yaitu Purchase Order pajak dan

Purchase Order nonpajak. Purchase Order

pajak akan menampilkan informasi NPWP

perusahaan pada header cetakan, sedangkan

138

Purchase Order nonpajak tidak menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan. Namun, pada saat mencetak Purchase Order pajak, NPWP perusahaan tidak muncul pada header Purchase Order sama seperti saat mencetak Purchase Order nonpajak. Oleh karena itu, perlu ditambahkan mekanisme dimana sistem akan secara otomatis membaca tipe Purchase Order yang dibuat oleh user. Jika sistem membaca tipe Purchase Order adalah Purchase Order pajak, maka sistem akan secara otomatis menambahkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order yang diambil dari Tax Information yang terdapat pada master companies. Sedangkan, jika sistem membaca tipe Purchase Order adalah Purchase Order nonpajak, maka sistem tidak akan menampilkan informasi NPWP perusahaan pada header cetakan Purchase Order.

4. Company Requirement : Melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian.

Rank : High (H)

Degree of Fit : Gap (G)

Recommendation : Lokasi pada Purchase Return disamakan

dengan lokasi penerimaan barang pada

Purchase Receiving dan combo box

Location ID pada Purchase Return hanya

bisa di-read (read only).

Overview : Dalam pembuatan Purchase Return pada PT. Panfila Indosari, kolom Location ID pada editor Purchase Return tidak sesuai dengan Location ID pada penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga Location ID pada Purchase Return harus dipilih dan disesuaikan dengan Location ID pada Purchase Receiving. Untuk menyamakan lokasi penerimaan barang dengan lokasi Purchase Return, combo box Location ID pada kolom editor Purchase Return harus dibuat agar tidak bisa dipilih (read only) dan Location ID pada editor Purchase Return di-default-kan agar sesuai dengan Location ID pada Purchase Receiving.

5. Company Requirement : Pengunaan lead time pada setiap barang.

Rank : High (H)

Degree of Fit : Gap (G)

Recommendation : Melakukan penambahan mekanisme kalkulasi penentuan lead time dan perkiraan tanggal penerimaan barang pada setiap item secara otomatis.

Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan adanya perhitungan lead time secara otomatis pada proses pembelian agar perusahaan dapat memperkirakan waktu penerimaan barang.

Waktu yang diperhitungkan berupa Planned

Delivery Time dan Good Receipt

Processing Time. MOBIZ ERP System

belum menerapkan mekanisme kalkulasi

lead time secara otomatis, dimana dalam

140

memperkirakan waktu penerimaan, user diwajibkan untuk mengisi secara manual tanggal perkiraan penerimaan barang (Expected Date) pada Purchase Order.

Oleh karena itu, agar sistem dapat mengkalkulasi lead time dan memperkirakan waktu penerimaan barang secara otomatis, dibutuhkan penambahan Planned Delivery Time pada master item dan Good Receipt Processing Time pada system parameter.

6. Company Requirement : Sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

Rank : Medium (M)

Degree of Fit : Gap (G)

Recommendation : Menambahkan setting numbering format pada system parameter untuk membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

Overview : PT. Panfila Indosari menginginkan agar

penomoran untuk inventory adjustment

dapat dibedakan antara inventory

adjustment plus dan inventory adjustment

minus. Untuk membedakan penomoran

antara inventory adjustment plus dan

inventory adjustment minus, perlu

ditambahkan setting numbering format

inventory adjustment pada system

parameter. Hal ini diperlukan untuk

mengatur format penomoran yang

digunakan dalam membedakan inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Selain itu, perlu juga menambahkan pilihan untuk adjustment plus atau adjustment minus di dalam editor Inventory Adjustment, pilihan tersebut akan diletakkan pada field Inventory Adjustment No.

4.5 Testing dan Recommendation 4.5.1 Testing

Testing yang dilakukan bertujuan untuk menguji MOBIZ ERP System pada PT. Panfila Indosari agar permasalahan-permasalahan yang ditemukan dalam Fit / Gap Analysis dapat diketahui dan memberikan rekomendasi atau usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan. Berikut ini hasil testing yang dilakukan terhadap requirement yang partial dan gap :

4.5.1.1 Testing terhadap Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen

PT. Panfila Indosari ingin cetakan Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, sehingga ketika manajer akan memberikan persetujuan atas Purchase Request, manajer dapat mengetahui nama dan departemen yang membuat Purchase Request tersebut. PT.

Panfila Indosari menginginkan agar nama requester dan departemen yang membuat Purchase Request ditampilkan pada header cetakan Purchase Request.

Untuk mencetak Purchase Request, dapat dilakukan

melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP –

Purchase Request, lalu akan ditampilkan list Purchase

Request seperti gambar berikut :

142

Setelah list Purchase Request muncul, pilih salah satu baris dari list Purchase Request dan double click pada baris yang dipilih, maka akan muncul tampilan editor Purchase Request seperti gambar berikut :

Gambar 4.2 : User Interface List Purchase Request

Untuk melakukan pencetakan Purchase Request, dapat dilakukan dengan meng-click tombol

(Print) pada editor Purchase Requests, lalu akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Request seperti gambar berikut :

Gambar 4.3 : User Interface Editor Purchase Request

144

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement Purchase Request dapat menampilkan nama requester dan departemen, dapat dilihat pada gambar 4.4 bahwa untuk departemen yang membuat Purchase Request telah tampil pada header cetakan Purchase Request, namun untuk nama requester (pemohon) yang membuat Purchase Request belum tampil pada header cetakan Purchase Request.

4.5.1.2 Testing terhadap Requirement Terdapat Pilihan Dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock

Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila

Indosari dibedakan menjadi 2 tipe, yaitu Purchase Order

stock dan Purchase Order non stock. PT. Panfila Indosari

Gambar 4.4 : User Interface Print Preview Purchase Request

menginginkan agar pembuatan dua tipe Purchase Order ini dapat dilakukan oleh MOBIZ ERP System, tetapi untuk saat ini, di dalam modul pembelian MOBIZ ERP System, pembuatan Purchase Order hanya bisa dilakukan untuk membuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat pemesanan atau pembelian yang bukan stok harus melalui Account Payable Invoice.

Untuk membuat Purchase Order stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Order. Lalu akan muncul tampilan list Purchase Order seperti gambar berikut:

Setelah list Purchase Order ditampilkan, pilih

tombol (New) pada list Purchase Order untuk

Gambar 4.5 : User Interface List Purchase Order

146

melakukan pembelian barang stok. Kemudian akan muncul tampilan editor Purchase Order seperti pada gambar berikut ini :

Untuk membuat Purchase Order non stock, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Account Payable Invoice. Kemudian akan ditampilkan list Account Payable Invoice seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.6 : User Interface Editor Purchase Order

Gambar 4.7 : User Interface List Account Payable Invoice

Kemudian pilih tombol (New) pada list Account

Payable Invoice untuk melakukan pembelian barang

nonstok. Lalu, akan muncul tampilan editor Account

Payable Invoice seperti gambar berikut ini :

148

Gambar 4.8 : User Interface Editor Account Payable Invoice

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement terdapat pilihan dalam membuat Purchase Order berupa Purchase Order stock dan Purchase Order non stock, dapat dilihat pada list Purchase Order (gambar 4.5) bahwa belum terdapat pilihan untuk membuat Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Sehingga, untuk membuat pembelian barang stok (Purchase Order stock) dapat dilakukan pada list Purchase Order, sedangkan untuk membuat pembelian barang nonstok (Purchase Order non stock) dilakukan pada list Account Payable Invoice.

4.5.1.3 Testing terhadap Requirement Dapat Mencetak Purchase Order Pajak dan Nonpajak dalam Format Header yang Berbeda

Pembuatan Purchase Order pada PT. Panfila

Indosari dibedakan menjadi Purchase Order pajak dan

Purchase Order nonpajak. PT Panfila Indosari

menginginkan agar ketika mencetak Purchase Order pajak,

pada header cetakan Purchase Order dapat ditampilkan NPWP perusahaan. Sedangkan, ketika mencetak Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak perlu ditampilkan pada header cetakan Purchase Order.

Untuk mencetak Purchase Order, dapat dilakukan dengan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Order. Kemudian akan ditampilkan list Purchase Order seperti pada gambar 4.5.

Untuk mencari Purchase Order nonpajak pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan masukkan kata

“poN” pada field combo box tersebut, lalu akan muncul list Purchase Order nonpajak seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 4.9 : User Interface List Purchase Order Nonpajak

150

Kemudian pilih salah satu Purchase Order dengan cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order nonpajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order nonpajak seperti gambar berikut :

Gambar 4.10 : User Interface Editor Purchase Order Nonpajak

Untuk melakukan pencetakan Purchase Order

nonpajak, dapat dilakukan dengan meng-click tombol

(Print) pada editor Purchase Order nonpajak, lalu

akan ditampilkan print preview dari cetakan Purchase Order

nonpajak seperti gambar berikut :

Gambar 4.11 : User Interface Print Preview Purchase Order Nonpajak

Sedangkan, untuk mencari Purchase Order pajak

pada list Purchase Order, dapat dilakukan melalui combo

box Search In, kemudian pilih Purchase Order No. dan

masukkan kata “PO” pada field combo box tersebut, lalu

akan muncul list Purchase Order pajak seperti pada gambar

berikut ini :

152

Gambar 4.12 : User Interface List Purchase Order Pajak

Setelah itu, pilih salah satu Purchase Order dengan

cara double click pada salah satu transaksi Purchase Order

pajak tersebut. Lalu akan tampil editor Purchase Order

pajak seperti gambar berikut :

Gambar 4.13 : User Interface Editor Purchase Order Pajak

Untuk melakukan pencetakan Purchase Order pajak,

dapat dilakukan dengan meng-click tombol (Print)

pada editor Purchase Order pajak, lalu akan ditampilkan

print preview dari cetakan Purchase Order pajak seperti

gambar berikut :

154

Gambar 4.14 : User Interface Print Preview Purchase Order Pajak

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement dapat mencetak Purchase Order pajak dan nonpajak dalam format header yang berbeda, dapat dilihat pada gambar 4.11 bahwa pada cetakan Purchase Order nonpajak, NPWP perusahaan tidak ditampilkan. Tetapi pada gambar 4.14, yaitu print preview Purchase Order pajak, NPWP perusahaan tetap tidak ditampilkan pada header cetakan Purchase Order pajak. Hal ini menunjukkan bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung untuk pencetakan Purchase Order pajak yang menampilkan NPWP perusahaan pada header Purchase Order.

4.5.1.4 Testing terhadap Requirement Melakukan Penguncian terhadap Lokasi Item Retur pada Proses Retur Pembelian

Dalam pembuatan Purchase Return, PT. Panfila

Indosari menginginkan agar lokasi barang yang diretur tidak

bisa dipilih dan lokasi barang yang ingin diretur harus sesuai dengan lokasi penerimaan barang.

Untuk pembuatan Purchase Return, dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Purchasing / AP – Purchase Return, lalu akan muncul tampilan list Purchase Return seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.15 : User Interface List Purchase Return

Untuk membuat Purchase Return baru, pilih

(New) pada list Purchase Return, kemudian akan tampil

editor Purchase Return seperti gambar berikut :

156

Gambar 4.16 : User Interface Editor Purchase Return

Pada editor Purchase Return, user harus

memasukkan nomor Purchase Receiving dan nomor

Purchase Order yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk

melakukan pengujian terhadap requirement, maka akan

digunakan nomor Purchase Order dan Purchase Receiving

yang sudah dibuat. Nomor Purchase Order yang digunakan

adalah poN13/10/000577. Berikut adalah tampilan editor

Purchase Order dengan nomor poN13/10/000577 :

Gambar 4.17 : User Interface Editor Purchase Order poN13/10/000577

Dan nomor Purchase Receiving yang digunakan adalah btbN13/10/001821. Berikut adalah tampilan editor Purchase Receiving dengan nomor btbN13/10/001821 :

Gambar 4.18 : User Interface Editor Purchase Receiving btbN13/10/001821

158

Yang perlu user lakukan selanjutnya adalah memasukkan nomor Purchase Order dan nomor Purchase Receiving pada editor Purchase Return. Berikut ini adalah tampilan pada editor Purchase Return setelah nomor Purchase Order dan nomor Purchase Receiving dimasukkan:

Gambar 4.19 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpN13/10/00149

Gambar 4.19 menunjukkan bahwa pada kolom

Location ID, lokasi barang yang diretur adalah PBK-GBB,

sedangkan pada gambar 4.18, lokasi penerimaan barang

adalah PBK-GPB. Hal ini menunjukkan ketidaksesuaian

antara lokasi barang yang diretur dengan lokasi penerimaan

barang, sehingga lokasi barang yang diretur harus

disesuaikan dengan lokasi penerimaan barang. Setelah lokasi

barang pada Purchase Return disamakan dengan lokasi

barang di Purchase Receiving, selanjutnya user

memasukkan jumlah barang yang ingin diretur dan

menyimpan Purchase Return tersebut dengan memilih tombol (Save). Berikut adalah tampilan editor Purchase Return setelah disimpan :

Gambar 4.20 : User Interface Editor Purchase Return bkbrpN13/10/00149 Setelah Disimpan

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement melakukan penguncian terhadap lokasi item retur pada proses retur pembelian, dapat dilihat pada gambar 4.19 bahwa kolom Location ID pada editor Purchase Return masih belum sesuai dengan lokasi penerimaan barang (Purchase Receiving), sehingga lokasi barang yang diretur harus dipilih agar sama dengan lokasi penerimaan barang.

4.5.1.5 Testing terhadap Requirement Penggunaan Lead Time pada Setiap Barang

PT. Panfila Indosari menginginkan adanya

perhitungan secara otomatis untuk jangka waktu pemesanan

160

barang sampai barang diterima oleh bagian gudang, sehingga bagian gudang dapat mengetahui kapan barang tersebut diterima di gudang. Untuk mengetahui jarak waktu pemesanan barang sampai barang diterima di gudang, bagian gudang dapat memasukkan lead time secara manual dengan melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules – Inventory – Item.

Kemudian akan ditampilkan list Item seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.21 : User Interface List Item

Lalu user dapat memilih salah satu item atau barang yang akan dibuat lead time-nya dengan meng-double click pada item yang dipilih dan kemudian, sistem akan menampilkan master item dari barang yang dipilih seperti gambar berikut :

Gambar 4.22 : User Interface Master Item

Kemudian user dapat memilih tab custom field pada

master item dan memasukkan lead time secara manual.

162

Gambar 4.23 : User Interface Master Item (2)

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement penggunaan lead time pada setiap barang, dapat dilihat bahwa MOBIZ ERP System belum mendukung perhitungan otomatis untuk lead time pada setiap barang. Oleh karena itu, user harus memasukkan lead time secara manual pada master item seperti pada gambar 4.23.

4.5.1.6 Testing terhadap Requirement Sistem Memisahkan Penomoran Antara Inventory Adjustment Plus dan Inventory Adjustment Minus

Untuk transaksi inventory adjustment plus dan

inventory adjustment minus, PT Panfila Indosari

menginginkan adanya perbedaan / pemisahan penomoran

dari kedua transaksi tersebut. Transaksi inventory adjustment

dapat dibuat melalui : MOBIZ ERP Menu – Modules –

Inventory – Inventory Adjustment. Kemudian akan

ditampilkan list Inventory Adjustment seperti gambar berikut ini :

Gambar 4.24 : User Interface List Inventory Adjustment

Setelah itu, pilih tombol (New) pada list

Inventory Adjustment. Lalu sistem akan menampilkan editor

Inventory Adjustment seperti pada gambar berikut ini :

164

Gambar 4.25 : User Interface Editor Inventory Adjustment

Dari gambar 4.25, terlihat bahwa pada editor Inventory Adjustment, belum terdapat indikator yang dapat membedakan penomoran antara transaksi inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengaturan numbering format untuk kedua transaksi tersebut.

Untuk mengatur numbering format pada Inventory

Adjustment dapat dilakukan melalui : MOBIZ ERP Menu –

System Parameter. Kemudian akan muncul tampilan system

parameter seperti gambar berikut :

Gambar 4.26 : User Interface System Parameter

Kemudian expand pilihan Inventory dan pilih

Numbering Format.

166

Gambar 4.27 : User Interface System Parameter (2)

Dari pengujian yang dilakukan terhadap requirement sistem memisahkan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus, gambar 4.27 menunjukkan bahwa numbering format untuk field Inventory Adjustment pada system parameter belum dapat membedakan penomoran antara inventory adjustment plus dan inventory adjustment minus.

4.5.2 Recommendation

Rekomendasi ini dihasilkan berdasarkan hasil evaluasi dari requirement PT. Panfila Indosari dengan menggunakan metode Fit / Gap Analysis dan Risk Analysis. Metode Fit / Gap Analysis membantu menganalisis requirement dari PT. Panfila Indosari dan menemukan masalah-masalah yang timbul dari requirement tersebut. Metode Risk Analysis membantu dalam mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin timbul apabila requirement tidak terpenuhi serta besarnya dampak yang ditimbulkan dari risiko-risiko tersebut.

Berdasarkan metode Fit / Gap Analysis dan pengujian yang

dilakukan, terdapat enam masalah yang ditemukan dan sedang

dihadapi oleh PT. Panfila Indosari. Berikut ini adalah rekomendasi atau usulan yang diberikan kepada PT. M-One untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut :

4.5.2.1 Recommendation untuk Requirement Purchase Request Dapat Menampilkan Nama Requester dan Departemen

Untuk memenuhi requirement ini, perlu ditambahkan nama requester (pemohon) pada header cetakan Purchase Request. Nama requester (pemohon) dapat diambil dari field requester yang terdapat pada editor Purchase Request.

Dengan menampilkan nama requester dan nama departemen pada cetakan Purchase Request, maka manajer dapat mengetahui nama pemohon dan nama departemen yang membuat Purchase Request, sehingga manajer dapat memberikan persetujuan atas Purchase Request, sehingga tidak menghambat proses dalam permintaan pembelian.

4.5.2.2 Recommendation untuk Requirement Terdapat Pilihan dalam Membuat Purchase Order Berupa Purchase Order Stock dan Purchase Order Non Stock

Untuk sementara ini, pada List Purchase Order hanya dapat dibuat Purchase Order stock, sedangkan untuk membuat Purchase Order non stock harus dilakukan melalui list Account Payable Invoice.

Agar requirement ini dapat terpenuhi, maka pada list Purchase Order perlu dibuat pilihan saat memilih tombol

(New). Pilihan tersebut dapat berupa combo box yang berisi pilihan Purchase Order stock dan Purchase Order non stock. Untuk editor Purchase Order stock dibiarkan tetap sama dengan editor Purchase Order yang sudah ada.

Sedangkan untuk editor Purchase Order non stock, dapat

disamakan dengan editor Purchase Order stock, namun

dengan melakukan perubahan pada kolom item ID yang