5 BAB II TINJAUAN TEORI
Bab ini memaparkan tentang teori-teori yang berkaitan dengan kerja praktik profesi yaitu, tinjauan umum managemen proyek, manajemen proyek, dan biro konsultan arsitek serta gambar kontraktor proyek, pelaksanaan pekerjaan struktural dan arsitektural.
2.1. Tinjauan Proyek 1. Pengertian Proyek
Menurut beberapa ahli, pengertian proyek adalah sebagai berikut:
a. Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.
b. Husen (2009:4), proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, bahan/material, peralatan, dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sebuah sasaran dan tujuan.
c. Project Management Body of Knowledge (PMBOK, 2004), sebuah proyek memiliki beberapa karakteristik penting yang terkandung didalamnya, yaitu sementara (temporary), unik, progressive elaboration, selalu berkembang, dan berlanjut hingga proyek berakhir. Karakteristik ini yang membedakan proyek dengan aktifitas rutin operasional. Aktifitas rutin operasional cenderung bersifat terus menerus dan berulang- ulang sedangan proyek bersifat temporer dan unik.
Dari segi tujuan, proyek akan berhenti jika tujuan telah tercapai, sedangkan aktifitas operasional akan terus menyesuaikan tujuannya agar pekerjaan tetap berjalan.
d. Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Dari beberapa pengertian proyek menurut para ahli, maka dapat disimpulkan bahwa proyek merupakan kegiatan yang bersifat temporer yang tidak rutin, memiliki
6 keterbatasan waktu, anggara dana dan sumber daya serta bersifat kompleks dan unik karena memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan.
2. Tujuan Proyek
Menurut Larson yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:3-4), menjelaskan tujuan utama proyek adalah memuaskan kebutuhan pelanggan. Disamping kemiripan, karakteristik dari sebuah proyek membantu membedakan proyek tersebut dari yang lainnya dalam organisasi.
Karakteristik utama proyek adalah:
a. Penetapan tujuan.
b. Masa idup yang terdefinisi mulai dari awal hingga akhir.
c. Melibatkan beberapa departemen dan profesional.
d. Melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya.
e. Waktu, biaya dan kebutuhan yang spesifik.
3. Atribut Proyek
Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:4) mendefinisikan atribut proyek, sebagai berikut:
a. Proyek memiliki tujuan unik
Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana dan memiliki tujuan spesifik.
Produk atau output yang dihasilkan dari proyek harus didefinisikan secara jelas.
b. Proyek bersifat sementara
Dalam proyek harus ditentukan waktu awal dan akhir proyek. Proyek bukan sebuah proses yang berkelanjutan.
c. Proyek memerlukan alat bantu control
Alat bantu seperti gantt charts atau PERT charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
d. Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat sementara dan lintas disiplin ilmu.
Proyek membutuhkan sumber daya dari berbagai area atau bidang, yang meliputi manusia, hardware, software dan aset lain yang bersifat sementara. Tim akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan departemen
7 atau instalasi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa bekerja penuh pada posisinya.
e. Proyek memiliki sponsor utama.
Suatu proyek melibatkan pihak-pihak yang berkepentingan, salah satunya menjadi sponsorship yang menyediakan arahan dan mendanai proyek.
f. Proyek memiliki ketidakpastian.
Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sulit didefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, dan biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering menjadi penyebab munculnya kendala atau tantangan.
4. Tahapan Proyek
Tahapan dalam proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Menurut (Dimyati &
Nurjaman, 2014) terdapat tahapan kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
a. Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan.
Ketika sebuah solusi telah 8 ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
b. Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada
8 tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
c. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
d. Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.
e. Organisasi proyek
Tahap ini merupakan tahapan sebuah proyek sebelum kemudian ditutup (penyelesaian). Meskipun demikian, tidak semua proyek akan melalui setiap tahap, artinya proyek dapat dihentikan sebelum mencapai penyelesaian. Beberapa proyek tidak mengikuti perencanaan terstruktur atau proses pemantauan.
Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3, dan 4 beberapa kali. Tahapan tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. Manajemen proyek dikatakan baik jika sasaran tersebut tercapai. Suatu proyek memerlukan penjadwalan (scheduling), yaitu pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan tiap-tiap pekerjaan, dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai optimal dengan
9 mempertimbangkan keterbatasan yang ada. Penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.
5. Pekerjaan Proyek
Proyek Menurut pekerjaanya proyek dapat diklasifikasikan antara lain sebagai berikut:
a. Proyek Konstruksi
Proyek ini biasanya berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik, misalnya pembangunan jalan, gedung atau jembatan.
b. Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek ini bisa berupa penemuan baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman. Proyek ini bisa muncul dilembaga komersial maupun lembaga pemerintah.
c. Proyek Manajemen Jasa
Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah, misalnya perancangan struktur organisasi atau pembuatan sistem informasi manajemen.
Pelaksanaan proyek kostruksi merupakan tahapan yang bertujuan untuk mewujudkan bangunan yang diinginkan oleh pemilik proyek dan telah melalui tahap perancangan dan perencanaan serta penentuan mutu, biaya, dan waktu yang telah disepakati. Kegiatan utama yang dilakukan pada tahap pelaksanaan sebuah proyek berupa merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasi seluruh kegiatan yang berlangsung di lapangan.
Kegiatan perencanaan yang dilakukan di tahap pelaksanaan proyek ini berupa kegiatan perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan, perencanaan dan pengendalian tenaga kerja, perencanaan dan pengendalian peralatan dan material, dan perencanaan dan pengendalian organisasi lapangan. Kegiatan koordinasi yang dilakukan pada tahap ini berupa pengkoordinasian para sub-kontraktor dan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pembangunan proyek, seperti bangunan sementara, bangunan permanen, dan fasilitas yang diperlukan untuk kelangsungan proyek ini serta pemecahan masalah-
10 masalah yang terjadi di lapangan.
6. Pelaku Proyek
Ditinjau dari materi mata kuliah manajemen proyek oleh Ir. Samsudi, M.T., pada tahun 2019, berikut ini adalah pelaku – pelaku dalam proyek
a. Pemilik Proyek (Owner)
Pemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang atau badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan yang membayar biaya pekerjaan tersebut. Pengguna jasa dapat berupa perseorangan, badan atau lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta.
Berikut adalah hak dan kewajiban pemilik proyek adalah:
1) Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor).
2) Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa.
3) Memberikan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh penyedia jasa.
4) Menyediakan lahan untuk tempat pelaksanaan pekerjaan.
5) Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan.
6) Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan cara menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik.
7) Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi)
8) Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Berikut adalah wewenang pemilik proyek adalah:
1) Membuat Surat Perintah Kerja (SPK).
2) Mengesahkan atau menolak perubahan perubahan pekerjaan yang telah
11 direncanakan.
3) Meminta pertanggungjawaban kepada para pelaksana proyek yang tidak dapat melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan isi surat perjanjian kontrak.
b. Konsultan
Pihak atau badan yang disebut sebagai konsultan, dapat dibedakan menjadi dua yaitu konsultan perencana dan konsultan pengawas.
1) Konsultan Perencana
Konsultan Perencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil, maupun bidang lain yang melekat erat dan membentuk sebuah sistem bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan/perseorangan berbadan hukum/badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjan bangunan.
Berikut ini adalah hak dan kewajiban konsultan perencana:
a) Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencana anggaran biaya.
b) Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa dan pihak kontraktor tentang pelaksanaan pekerjaan.
c) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syaratsyarat.
d) Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan perencanaan.
2) Konsultan Pengawas
Merupakan orang atau badan yang ditunjuk pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjan pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan pembangunan.
Berikut ini adalah hak dan kewajiban konsultan pengawas:
a) Menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan.
12 b) Membimbing dan mengadakan pengawasan secara secara
periodik dalam pelaksanaan pekerjaan.
c) Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran informasi antar berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.
d) Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta menghindari pembengkakakn biaya.
e) Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agar dicapai hasil akhir sesuai dengan yang diharapkan dengan kualitas, kuantitas serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan.
c. Kontraktor
Merupakan orang atau badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat yang ditetapkan.
Hak dan kewajiban kontraktor adalah:
1) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana, peraturan, dan syarat-syarat, risalah penjelasan pekerjaan dan syarat-syarat tambahan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa.
2) Membuat gambar-gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas sebagai wakil dari pengguna jasa.
3) Menyediakan alat keselamatan kerja seperti yang diwajibkan dalam peraturan untuk menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat.
4) Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan harian, mingguan dan bulanan.
5) Menyerahkan seluruh atau sebagian pekerjaan yang telah diselesaikannya sesuai dengan ketetapan yang berlaku.
7. Hubungan Kerja
Pengertian dari hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan antara keempat unsur pelaksanaan proyek konstruksi. Semua pihak
13 dari setiap unsur pelaksana harus tunduk dan patuh kepada peraturan-peraturan yang telah disusun baik dari segi teknis maupun administratif. Berikut adalah bagan dari hubungan kerja antar pihak dalam penyelenggaraan pembangunan dalam proyek menurut Ir.
Samsudi, M.T., (2019):
Gambar 1. Bagan Hubungan Kerja
Sumber : Mata Kuliah Manajmen Proyek oleh Ir. Samsudi M.t., 2019
Bagan Hubungan Kerja yang terjadi antara pemilik proyek (owner), konsultan, dan kontraktor dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Konsultan dengan Pemilik Proyek
1) Memiliki ikatan berdasarkan kontrak.
2) Konsultan memberikan layanan konsultasi dimana produk yang dihasilkan berupa gambar-gambar rencana, peraturan, dan syarat-syarat;
sedangkan pemilik proyek memberikan jasa atas konsultasi yang diberikan oleh konsultan.
b. Kontraktor dengan Pemilik Proyek 1) Ikatan berdasarkan kontrak.
2) Kontraktor memberikan layanan jasa profesionalnya berupa bangunan sebagai realisasi dari keinginan pemilik proyek yang dituangkan dalam gambar rencana, peraturan dan syarat-syarat oleh konsultan, sedangkan pemilik proyek memberikan biaya jasa profesional kontraktor.
c. Konsultan dengan Kontraktor
1) Ikatan berdasarkan peraturan pelaksanaan.
14 2) Konsultan memberikan gambar rencana, peraturan, dan syarat-syarat,
kontraktor harus merealisasikan menjadi sebuah bangunan.
2.2. Tinjauan Manajemen Proyek 1. Pengertian Manajemen Proyek
Pengertian Manajemen Proyek menurut beberapa pendapat adalah sebagai berikut.
a. Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) menjelaskan bahwa manajemen proyek adalah pengelolaan jalannya proses konstruksi secara menyeluruh yang dimulai sejak proses tahap persiapan inisiatif proyek, yaitu tahap perumusan kebutuhan atau gagasan proyek, penyusunan anggaran dan jadwal pembangunan secara keseluruhan sampai dengan selesainya proses pelaksanaan konstruksi termasuk masa pemeliharaan serta proccurement ’pengadaan’ peralatan dan perlengkapan bangunan.
b. Soeharto yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:22), mendefinisikan manajemen adalah proses merencanakan mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
c. Budi santoso (2003;3) manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
d. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) yang diterjemahkan oleh Budi Santoso (2009:3) mendefinisikan manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan- kebutuhan proyek.
e. Hasibuan (2006:2), menjelaskan bahwa manajemen adalah Ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber- sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
15 f. Kosasih dan Soewedo (2009:1), menjelaskan bahwa manajemen adalah Pengarahan menggerakkan sekelompok orang dan fasilitas dalam usaha untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan manajemen proyek adalah proses perencanaan dan pengaturan sumber daya mulai dari manusia, bahan, dan alat dari tahapan awal hingga akhir sebuah proyekuntuk menyelesaikan suatu proyek yang mencapai sasaran yang diinginkan seefektif dan seefisien mungkin.
Dengan adanya manajemen proyek, maka akan semakin jelas batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat secara langsung 16 maupun tidak secara langsung. Sehingga tidak timbul tugas dan tanggung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping). Jika fungsi-fungsi manajemen proyek direalisasikan dengan baik, jelas, dan terstruktur, maka tujuan dari sebuah proyek dengan mudah terwujud, yaitu seperti:
a. Tepat waktu.
b. Tepat Kuantitas.
c. Tepat Kualitas.
d. Tepat Biaya (sesuai dengan rencana).
e. Tidak menimbulkan gejolak sosial dengan masyarakat sekitar proyek, dan f. Tercapainya Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) dengan baik.
2. Tahapan dalam Manajemen Proyek
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu:
a. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek
16 sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
b. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, Barchart, Penjadwalan Linear, Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan.
Bila terjadi penyimpangan 17 terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
c. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
3. Tujuan dalam Manajemen Proyek
Manajemen proyek tentunya diciptakan dengan alasan terntentu, menurut Dimyati
& Nurjaman, (2014:26) menjelaskan tujuan dari manajemen proyek dilakukan untuk melaksanaan pengawasan mutu (quality control), pengawasan biaya (cost control), dan pengawasan waktu pelaksanaan (time control), dimana ketiga pengawasan ini dilakukan secara bersamaan. Sementara menurut Soeharto (Ismael, 2013:48), tujuan dari adanya
17 proses manajemen proyek, yaitu:
a. Agar semua rangkaian kegiatan tersebut tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian proyek.
b. Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan lagi di luar dari perencanaan biaya yang telah direncanakan.
c. Kualitas sesuai dengan persyaratan.
d. Proses kegiatan sesuai persyaratan.
Dapat disimpulkan tujuan pokok manajemen adalah mengelola fungsi-fungsi manajemen sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimum sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan serta penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif.
4. Fungsi Perencanaan dalam Manajemen Proyek
Fungsi manajemen proyek sebagai suatu proses, manajemen mengenal urutan pelaksanaan yang logis, yang menggambarkan bahwa tindakan manajemen diarahkan pada pencapaian sasaran yang telah ditetapkan karena penetapan tujuan (sasaran) 18 merupakan tindakan manajemen yang pertama, diikuti tindakan perencanaan (planning), organisasi (organizing) dan koordinasi (coordinating), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan dan pengendalian (controlling) dengan pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif. (Dimyati & Nurjaman, 2014:27-30) Secara umum, fungsi manajemen dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Fungsi perencanaan (planning)
Pada umumnya perencanaan (planning) berupa tindakan pengambilan keputusan yang mengandung data dan informasi, ataupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada masa mendatang.
b. Fungsi organisasai (organizing)
Pada umumnya fungsi organisasi adalah mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang mempunyai pekerjaan masing-masing, saling berhubungansatu sama lain dengan tata cara tertentu dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mendukung tercapainya tujuan. Untuk menjalankan fungsi organisasi, diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai
18 dengan proyek yang akan dijalankan.
c. Fungsi pelaksanaan (actuating)
Fungsi pelaksanaan adalah menyelaraskan seluruh anggota organisasi dalam kegiatan pelaksanaan, serta mengupayakan agar seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam pencapaian tujuan bersama. Fungsi lain dari pelaksanaan adalah menciptakan keseimbangan tugas, hak, dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama.
d. Fungsi pengendalian (controlling)
Fungsi pengendalian adalah mengukur kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian penampilan yang diikuti dengan tindakan perbaikan yang harus diambil terhadap penyimpangan yang terjadi (di luar batas toleransi).
5. Struktur Organisasi dalam Tahapan Manajemen Proyek
Gambar 2. Struktur Organisasi Proyek Konstruksi Sumber : God is Engineering, 2012
19 Dalam pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar tim secara solid dan terstruktur atau singkatnya mengoptimalkan potensi-potensi dalam tim. Karena sebuah proyek yang berjalan juga tidak lepas dari proses trial and error, maka dengan mampu memprakirakan segala resiko yang akan terjadi di proyek tersebut, lalu disertai dengan cara penanggulangan resiko-resiko tersebut, maka akan membuat proses semakin berjalan mulus. Hal-hal tersebut yang menjadi kunci utama supaya tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan waktu yang direncanakan. Dalam setiap proyek akan mengalami enam tahapan yang umum, yaitu:
a. Pendefinisian (Project Definition), yaitu mendefinisikan tujuan proyek beserta faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan berhasil dengan kualitas yang optimal.
b. Inisialisasi (Project Initiation), yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum proyek dimulai.
c. Perencanaan (Project Planning), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek akan dijalankan. Pada tahap ini akan terlihat jelas pentingnya tiga permasalahan utama dalam manajemen proyek, yaitu waktu, biaya, dan lingkup pada suatu proyek (Segitiga Manajemen Proyek/Constraint Triangle).
d. Pelaksanaan (Project Execution), yaitu dimulai dan berjalannya pekerjaan proyek sesuai dengan yang sudah direncanakan sebelumnya.
e. Pemantauan dan Pengendalian (Project Monitoring & Control), merupakan pengambilan langkah-langkah yang diperlukan supaya proyek berjalan lancar.
f. Penutupan (Project Closure), yaitu menghentikan proyek beserta seluruh penggunaan sumber dayanya dan menerima hasil akhir proyek.
2.3. Tinjauan Biro Konsultan 1. Pengertian Biro Konsultan
a. Konsultan
Secara umum yang dimaksudkan dengan konsultan profesional atau disingkat dengan konsultan menurut Shenson (1990) adalah sebagai perorangan atau perusahaan yang memiliki keahlian, kecakapan dan bakat khusus dan tersedia bagi yang memerlukan (klien), dengan imbalan sejumlah upah.
20 Konsultan profesional memberikan nasehat dan seringkali membantu melaksanakan nasehat tersebut dengan dan untuk klien.
b. Konsultan Perencana
Pengertian Konsultan Perencana Bangunan menurut Priyanto (2012) Konsultan perencana merupakan suatu badan perorangan atau badan hukum yang dipilih oleh pemilik proyek ataupun kontraktor pelaksana untuk melakukan perencanaan.Konsultan perencana arsitektur yang ditunjuk oleh owner berada langsung dibawah owner Karena memegang peranan penting untuk perencanaan awal/konsep desain dari segi arsitektur dan estetika ruangan.
c. Biro Konsultan Arsitektur
Biro konsultan arsitektur adalah orang atau badan yang membuat suatu perencanaan dan perancangan lengkap dari suatu pekerjaan Arsitektur (bangunan). Konsultan dapat berupa perseorangan, perseorangan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan dan perancangan bangunan atau 21 architecture services. Badan hukum yang dimaksud di sini adalah badan yang mempunyai atau memperoleh akte yang sah dari notaris.
Biro Konsultan ini memberikan jasa konsultasi atas dasar keahliannya yang diwujudkan ke dalam suatu perencanaan serta perancangan bangunan dengan mempertimbangkan berbagai faktor, baik faktor ekonomi, sosial, budaya, kenyamanan, efisiensi dan kemungkinan- kemungkinan lainnya.
2. Klasifikasi Biro Konsultan Perencana
Keputusan Menteri Sekretaris Negara No 35471TPBBPP atau 1985, Bab IV Pasal 23 Ayat 3 dan 4, menjelaskan konsultan perencana terbagi menjadi beberapa klasifikasi sebagai berikut:
a. Konsultan Swasta
Badan usaha ini didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan modal sendiri. Atas keuntungan perusahaan tersebut maka dikenakan pajak oleh pemerintah. Pendiri badan tersebut tidaklah mesti seorang ahli teknik melainkan dapat juga seorang awam yang memiliki modal. Dalam hal demikian ini ia
21 menjalin kerja sama dengan beberapa ahli teknik.
b. Konsultan Pemerintah
Pengertian dari konsultan perencana milik pemerintah yang di dalamnya bergabung beberapa arsitek dan ahli teknik lainnya yang ditunjuk oleh pemerintah. Berdasarkan atas pelayanannya, maka konsultan perencana dibedakan atas 2 macam, yaitu :
1) Konsultan perencana murni
Konsultan yang demikian disebut murni karena kegiatannya hanya terbatas pada perencanaan dan perancangan semata. Adapun pelaksanaannya diserahkan kepada pihak yang lain.
2) Konsultan perencana campuran
Konsultan jenis ini melakukan tugas dwi fungsi yaitu sebagai perencana dan sebagai pelaksana atau paling tidak terlibat dalam proses pelaksanaannya.
3. Kedudukan Konsultan Perencana
Peran konsultan perencanaan maupun pengawas, memiliki andil sangat besar serta tanggung jawab dalam menangani sebuah proyek. Karena konsultan perencana merupakan salah satu faktor kunci yang turut dan sangat menentukan tinggi-rendahnya kualitas pengerjaan proyek.
Konsultan perencana konstruksi berfungsi melaksanakan pengadaan dokumen perencanaan, dokumen lelang, dokumen untuk pelaksanaan konstruksi, memberikan penjelasan pekerjaan pada waktu pelelangan dan memberi penjelasan serta saran penyelesaian terhadap persoalan perencanaan yang timbul selama tahap konstruksi.
Konsultan perencana berperan sebagai wakil pemilik proyek (owner), yang bertugas mewujudkan keinginan pemilik.
Menurut keputusan menteri Pemukiman dan Prasaran Wilayah nomor 332/PPTS/2002 tanggal 02 Agustus 2002 tentang pedoman pelaksanaan teknis pembangunan gedung negara disebutkan:
a. Konsultan perencana tidak dapat merangkap sebagai konsultan manajemen konstruksi untuk pekerjaan yang bersangkutan.
22 b. Konsultan perencana dapat merangkap sebagai konsultan pengawas konstruksi
untuk pekerjaan dengan klasifikasi kelas kecil.
Konsultan perencana umumnya berperan sebagai wakil pemilik proyek, baik sebagai perencana dan pengawas pada proyek tersebut jika ditunjuk kembali oleh pemilik proyek. Peran sebagai perencana dan pengawas sulit dilakukan apabila konsultan perencana tersebut merangkap sebagai pelaksana, karena secara teoritis konsultan perencana dan pengawas berada pada sisi yang berbeda. Namun kenyataannya hal ini sering dilakukan karena ditinjau dan segi financial, hal ini dapat menguntungkan pihak konsultan.
4. Tugas dan Wewenang Konsultan Perencana
Tugas dan wewenang dari konsultan atau perencana antara lain:
a. Mengaji kebenaran dokumen kontrak sesuai dengan biaya, waktu, dan mutu b. Melakukan pengawasan dan mengendalikan pekerjaan sesuai dengan Rencana
Kerja dan Syarat–syarat (RKS), gambar desain, gambar detail, Rencana Anggaran Biaya (RAB), dan jadwal/diagram barchart dan grafik “S”.
c. Wajib melaporkan jalannya pekerjaan kepada pemilik dan menjaga kepentingan–
kepentingan pemilik akan kemungkinan yang merugikan akibat kesalahan atau kelalaian saat pelaksanaan.
d. Membuat laporan bulanan yang menyangkut aspek realisasi biaya dan kemajuan pekerjaan.
e. Keputusan yang diambil oleh site engineer sesuai dengan isi dan maksud dari dokumen kontrak.
f. Memeriksa gambar–gambar pelaksanaan dan contoh yang perlu dipersiapkan oleh kontraktor.
g. Wajib melakkan peninjauan ke lapangan untuk memeriksa kesesuaian pelaksanaan dengan gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat–syarat (RKS), dan segala perubahan yang ada dalam dokumen kontrak.
h. Wajib memberitahukan perbaikan bila terdapat ketidak sesuaian pelaksanaan dengan dokumen kontrak.
i. Memeriksa contoh bahan bangunan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek
23 tersebut.
j. Membuat laporan bulanan menyangkut aspek realisasi biaya dan proges.
k. Memastikan contoh bahan yang diserahkan oleh pemborong sesuai dengan yang dipakai dalam proyek.
5. Hak dan Kewajiban Konsultan Perencana
Menurut Ikatan Arsitek Indonesia (IAI) dan Keputusan Dirjen Cipta Karya 1991 mengenai hubungan kerja antara arsitek dan pemberi tugas, perencana mempunyai beberapa hak antara lain:
a. Perencana berhak menerima imbalan jasa sesuai dengan peraturan.
b. Perencana berhak menolak segala bentuk penilaian estetis dan hasil rancangan baik yang dilakukan oleh pengawas maupun pemberi tugas.
c. Perencana berhak mengembalikan tugas yang diberikan dengan alasan-alasan sebagai berikut:
1) Pertimbangan individu,
2) Adanya kekuasaan di luar kedua belah pihak, 3) Akibat kelalaian pemberi tugas.
6. Cara Mendapatkan Proyek
Dalam mendapatkan sebuah proyek, baik untuk proyek pemerintah maupun proyek swasta, biro konsultan perencana menempuh beberapa cara yaitu sebagai berikut:
a. Proyek Pemerintah
Cara penentuan biro konsultan arsitektur dalam menangani suatu proyek pemerintah telah diatur dalam Keputusan Presiden no. 16 tahun 1994, yaitu:
1) Pemilik Langsung
Pelaksanaan proyek dengan nilai diatas Rp 15 juta sampai dengan 50 juta dilakukan dengan cara pemilihan langsung menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) atau surat perjanjian/kontrak. Pilihan ditetapkan setelah membandingan sekurang-kurangnya tiga (3) penawar golongan ekonomi lemah yang tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) sesuai dengan bidang usaha, ruang lingkupnya atau kualifikasi
24 kemampuan mereka.
Proses pelaksanaan pemilihan biasanya melalui surat yang langsung dikirim kepada perusahaan yang dipilih oleh pemerintah.
2) Pelelangan Umum
Pelaksanaan proyek dengan nilai diatas Rp 15 juta sampai dengan 50 juta dilakukan dengan cara pemilihan langsung menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) atau surat perjanjian/kontrak. Pilihan ditetapkan setelah membandingan sekurang-kurangnya tiga (3) penawar golongan ekonomi lemah yang tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) sesuai dengan bidang usaha, ruang lingkupnya atau kualifikasi kemampuan mereka. Proses pelaksanaan pemilihan biasanya melalui surat yang langsung dikirim kepada perusahaan yang dipilih oleh pemerintah.
3) Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas adalah pelelangan untuk pekerjaan tertentu yang diikuti oleh sekurang-kurangnya 5 rekanan yang tercantum dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih diantara rekanan yang tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu sesuai dengan bidang usaha, ruang lingkup atau kualifikasi kemampuan mereka dengan pengumuman secara luas melalui media massa, masyarakat luas dunia usaha dapat mengetahui adanya pelelangan terbatas. Ketentuan dalam pelelangan umum berlaku juga untuk pelelangan terbatas dan proses pelaksanaan setelah terpilihnya satu perusahaan, maka perusahaan terpilih akan mempresentasikan karya di hadapan klien.
b. Proyek Swasta
1) Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung merupakan cara penetapan biro konsultan arsitektur dalam menangani suatu proyek di mana perencanaannya langsung ditunjuk oleh pemberi tugas. Hal ini dilakukan karena kemampuan biro konsultan perencana sudah dikenal sebelumnya atau juga karena ditinjau dari pengalaman dan hasil karyanya dalam
25 menangani tugas perencanaan yang pernah diberikan. Komunikasi antar klien dan biro akan terus berlangsung dengan adanya pertemuan- pertemuan untuk membahas rancangan.
2) Perbandingan Usulan Rencana Kerja
Perbandingan rencana usulan kerja dilakukan untuk pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan pengalaman kerja serta organisasi yang tangguh. Biasanya prosedur ini berupa pekerjaan penyusunan survey studi kelayakan atau building market. Dalam pemilihan biro konsultan arsitektur melalui cara ini, pemberi tugas harus memberikan data yang cukup tentang keinginan dan maksud pemberi tugas serta lingkup pekerjaan yang akan ditugaskan, sehingga dapat dijadikan dasar dalam penyusunan usulan rencana kerja. Dalam usulan kerja itu, biro konsultan arsitektur harus menyebutkan, antara lain:
a) Keterangan mengenai calon perencana yang meliputi organisasi, perlengkapan, pendiri, pengalaman, dan jenis biro konsultan
b) Staf ahli yang bekerja pada biro konsultan yang khusus dikerahkan untuk penugasan tersebut, pendidikannya, pengalamannya, riwayat hidup dan prestasi keahlian yang pernah dicapai.
c) Rencana dan tata kerja, rencana penggunaan ahli, dan rencana waktu jika pekerjaan perencanaan diserahkan kepadanya.
d) Penghargaan atas jasa yang akan dilakukan atau biaya perencanaan yang diperlukan, biasanya dinyatakan dalam surat/lampiran terpisah dan sampul tertutup.
3) Sayembara Perencana
Cara ini pada umumnya dipakai untuk mendapatkan karya perencanaan yang optimal, terutama untuk bangunan yang bersifat khusus, monumental atau mempunyai aspek-aspek planologi kota yang penting. Sayembara perencanaan dapat juga bersifat khusus yaitu terbatas pada beberapa konsultan yang telah terkenal baik karya perencanaan mereka. Hasil yang diinginkan dalam sayembara ini biasanya terbatas pada gambar skematik desain, pra-desain beserta konsepkonsep
26 perancangan. Agar pemberi tugas dan peserta sayembara memiliki interaksi atas kejelasan karya yang akan diikutkan, maka diadakan presentasi terbuka yang dihadiri oleh para panitia, juri penilai, peserta dan undangan. Presentasi diadakan pada suatu tempat/ruangan yang disediakan oleh panitia.
