Apakah ISO 9001 bermanfaat??

1

Apakah

Apakah ISO 9001 ISO 9001 bermanfaat bermanfaat ?? ??

• Hasil Survey:

– Survey yang dilakukan oleh Engineering Quality Forum, di Inggris, menyatakan bahwa 68 %

perusahaan yang sudah ISO 9001, tidak merasakan manfaatnya

– Survey lain yang dilakukan oleh salah satu badan sertifikasi pada tahun 2001 terhadap 220

perusahaan, menyatakan bahwa

improvement pada dokumen merupakan manfaat no 1, sedangkan improve quality menempati

urutan ke 5 (??) dan improve kepuasan

pelanggan menempati urutan ke 6 (??). Padahal ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu (bukan sistem manajemen arsip !!),

dimana tujuan akhir dari ISO 9001 adalah meningkatkan kualitas produk / jasa dan kepuasan pelanggan.

Apakah

Apakah ISO 9001 ISO 9001 bermanfaat bermanfaat ?? ??

• Komentar dari masyarakat:

– ISO 9001 meningkatkan biaya perusahaan, karena harus membayar konsultan/ training, badan sertifikasi dan

biaya-biaya lain untuk pengurusan ISO 9001

– ISO 9001 membuat sistem jadi birokratis, tidak flexible

– ISO 9001 mengurusi dokumen, membuat prosedur, membuat instruksi kerja.

“Tulis apa yang kamu kerjakan dan kerjakan apa yang kamu tulis”

– Perusahaan saya menerapkan ISO 9001 karena dituntut oleh customer, jika tidak dapat ISO 9001 tidak bisa bisnis dengan mereka.

– Saya tahu perusahaan yang sudah ISO 9001 dan perusahaan yang belum ISO 9001, tapi kenapa yang belum ISO 9001 perusahaanya justru lebih baik dari pada yang belum ISO 9001 ?

– Jika ISO 9001 bisa membantu perusahaan menjadi lebih baik, kenapa banyak perusahaan yang sudah ISO 9001, tapi kinerja perusahaannya tidak bagus, sering kirim barang reject, sering kirim barang terlambat, dicomplain susah, dll.

– Jika ISO 9001 bagus, kenapa Konsultan ISO 9001 tidak menerapkan/ punya ISO 9001 ??

3

Kalau

Kalau begitu begitu dimana dimana letak letak kesalahannya kesalahannya ?? ??

Sehingga

Sehingga banyak banyak perusahaan perusahaan yang sudah yang sudah ISO 9001 ISO 9001 gagal gagal mendapatkan

mendapatkan manfaatnya manfaatnya ? ?

ISO 9001:

1. ISO 9001 berisi persyaratan, apa yang harus ada/ dimiliki oleh perusahaan untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001

2. Badan sertifikasi akan memeriksa apakah persyaratan tersebut ada/ dimiliki oleh perusahaan. Jika tidak ada, maka dikatakan perusahaan tersebut melanggar persyaratan ISO 9001

3. ISO 9001 tidak menjelaskan How to (bagaimana cara untuk menjalankan persyaratan tersebut)

Kendala / ilustrasi

– Peraturan lalu lintas mengharuskan pengendara sepeda motor menggunakan helm.

Polisi melakukan pemeriksaan, dan menemukan pengendara sepeda motor menggunakan helm (PERSYARATAN TERPENUHI).

– Fungsi dari helm adalah untuk melindungi pengendara sepeda motor, sehingga ketika terjadi kecelakaan, kepala pengendara motor terlindungi. Tetapi sebenarnya apa

alasan seorang pengendara motor menggunakan helm ?

• Supaya tidak ditilang oleh polisi ?

• Atau untuk melindungi kepala mereka ?

– Kesalahan bukan terletak pada peraturannya tetapi pada penerapannya.

Bukan Fokus pada sistem dokumentasi ,

(Mendokumentasikan cara kerja sesuai standard ISO 9001:2000)

Akan tetapi

Fokus Pada Peningkatan Performa Mutu Perusahaan

(Bagaimana performa mutu perusahaan meningkat

dengan tujuan akhir Kepuasan Pelanggan)

5

Compliance VS Performance Compliance VS Performance

Persyaratan IS0 9001 Prosedur Performance

7.4.1. Perusahaan harus mengevaluasi dan memilih supplier berdasarkan

kemampuannya untuk mensupply poduk sesuai dengan persyaratan perusahaan. Kriteria pemilihan, evaluasi, dan evaluasi ulang/ re-evaluasi harus ditetapkan

Sistem pada purchasing PT ABC adalah melakukan seleksi berdasarkan

questionaire/ angket yang dikirimkan ke supplier. Jika nilai hasil survey < 6, maka supplier tidak boleh digunakan, jika hasil survey > 6, maka supplier boleh

digunakan. Pembelian dilakukan sesuai sistem, proses pembelian hanya

dilakukan kepada supplier yang nilainya

> 6. SISTEM COMPLIANCE

PT ABC, perusahaan jasa

perbaikan komputer, menetapkan bahwa standard lama perbaikan suatu komputer untuk spare part yang harus import adalah 25 hari dan sudah digunakan sejak 5 tahun yang lalu, PT ABC mereview

pencapaian standard secara rutin dan ternyata mereka berhasil mencapai standard perusahaan.

SISTEM COMPLIANCE

Berdasarkan input dari produksi, sering terjadi stop line, yang

disebabkan oleh material dari supplier yang datangnya terlambat. Hal ini mengindikasikan adanya kelemahan pada proses purchasing. SISTEM PT ABC COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (PERFORMA TIDAK BAGUS)

5.4.1. Top manajemen harus menjamin bahwa sasaran kualitas/ quality objectives, telah ditetapkan pada fungsi dan level yang relevan di dalam

perusahaan

Kondisi saat ini, ketidaktersediaan komputer menjadi suatu masalah besar. Kompetitor lain mempunyai standard lama perbaikan 15 hari jika lebih dari 15 hari, mereka meminjamkan komputer kepada client SISTEM PT ABC

COMPLIANCE TAPI TIDAK EFEKTIF (CUSTOMER TIDAK PUAS)

Sistem

Sistem Manajemen Manajemen Mutu Mutu Yang Yang Efektif Efektif

“ “ Berdasarkan Berdasarkan Proses Proses dan dan Performa Performa “ “

• Prosedur dibuat berdasarkan proses (bukan aktifitas atau bukan berdasarkan pekerjaan per departemen)

• Setiap proses mempunyai objectives proses, sehingga bisa diketahui apakah

proses (prosedur) sudah efektif atau belum.

– Jika objectives proses tidak tercapai, berarti proses masih kurang baik.

– Jika objectives proses sudah tercapai, berarti

proses (prosedur) sudah baik

7

Proses

Proses / / prosedur prosedur dinyatakan dinyatakan efektif efektif bila bila objectives

objectives proses proses tercapai tercapai

Proses Corrective

action

Output:

CAR (problem terselesaikan) Input :

Problem

Mencatat masalah pada lembar

permintaan tindakan perbaikan

Meregistrasi problem dan minta perbaikan

ke dept asal masalah

Melakukan Tindakan perbaikan

Bla bla bla Awal proses

Standarisasi proses Akhir proses

Objectives proses :

Problem dianalisa dengan baik, hingga ke akar masalah, sehingga masalah yang sama tidak terulang

Objectives Terukur

-Repeat problem < 10 % dari total masalah

Penting

Untuk mengukur

Efektifitas proses

1. Performa dipengaruhi oleh input

2. Performa dipengaruhi oleh output

TRANSFORMASI PROSES

Tindakan Perbaikan

Maka : Output akan sulit menelusuri waktu kejadian masalah, sehingga tindakan perbaikan

sering tidak efektif Jika : Input

Identifikasi lot produk yang bermasalah

tidak jelas

Pencapaian performa proses dipengaruhi oleh Input dan Proses

TRANSFORMASI

PROSES perbaikan langsung loncat ke solusi tanpa

melalui identifikasi penyebab masalah

Maka: Output tindakan perbaikan terkadang tidak efektif

dan bisa terulang Jika : Input

Identifikasi problem dan lot produk yang bermasalah sudah jelas

9

Penyebab:

Identifikasi lot produk yang bermasalah tidak jelas

Proses Produksi tidak memiliki sistem traceability yang baik, sehingga ketika terjadi

masalah tidak bisa ditelusur waktu, shift, mesin, operator yang menyebabkan problem

OUTPUT : CAR (problem Terselesaikan) INPUT :

Problem

Transformation process:

• Mencatat masalah pada form CAR

• Registrasi problem

• Minta tindakan perbaikan ke dept asal masalah

• Melakukan tindakan perbaikan

• Evaluasi efektifitas tindakan perbaikan

• Standarisasi proses/dokumen

Process: Tindakan Perbaikan Target :

- Repeat problem < 10 % dari

total masalah

Process: Tindakan Perbaikan Aktual pencapaian :

- Repeat problem 50 %

Ketika Objectives Proses Tidak Tercapai, Lihat kelemahan pada proses

Perbaikan pada proses

menambahkan proses identifikasi

Transformation process:

• Mencatat masalah pada form CAR

• Registrasi problem

• Minta tindakan perbaikan ke dept asal masalah

• Identifikasi penyebab masalah

• Melakukan tindakan perbaikan

• Evaluasi efektifitas tindakan perbaikan

• Standarisasi proses/dokumen

Keterkaitan

Keterkaitan Performa Performa dengan dengan SMM SMM

• Performa (sasaran) perusahaan memberikan arahan target yang harus dicapai

• Sistem Manajemen Mutu adalah kendaraan untuk mencapai performa perusahaan yang lebih baik

Sasaran perusahaan

Output akhir dari Sistem Manajemen

• Sasaran keuangan

• Sasaran mutu

• Sasaran delivery

• dll

42

Pengendalian Alat ukur dan uji

Pengendalian record Bisnis Plan

Management review

Internal Quality audit

Kepuasan Customer

Contract review product baru Perencanaan Mutu

Perencanaan Produksi

Pengadaan material

Proses produksi

Warehouse material

Pengendalian Proses yang

disubkan

Warehouse Barang jadi dan delivery Perubahan

produk/ proses

Pengendalian Produk tidak sesuai

Customer claim

New produk

Regular production

Preventive maintenance

NG part Tindakan perbaikan

dan pencegahan

Continuous Improvement

PROSES MANAGEMENT

REALISASI PRODUK

Manajemen tooling Kontrol produk

KepunyaanCustomer

Training

Servicing

Recruitmen

73-77 78-79 80-82 83-88 89-90 91

93-96

97-131 134

135-139 140

133, 141-152 153-156

157-158

159

140 & 91

160 161

163-164 163-164 165 166 167-169 172

Dokumen dan data

170-171 91

11

Evaluasi

Evaluasi kelemahan kelemahan SMM SMM melalui melalui pencapaian pencapaian performa performa

1. Pelajari pencapaian performa

Data pencapaian sasaran perusahaan, Customer claim tinggi

2. Catat performa yang tidak tercapai, lakukan analisa untuk mengetahui letak kelemahan pada proses

Berdasarkan analisa, diketahui bahwa 50 % claim yang terjadi

adalah claim dengan masalah yang sama dan claim banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru. Proses yang

harus diinvestigasi :

– Proses Corrective action (karena banyak claim yang terulang)

– Proses Recruitment/ training (karena reject banyak terjadi pada proses yang ditangani oleh karyawan baru)

– Proses Manajemen Review (bagaimana Manajemen

melakukan review terhadap pencapaian performa proses)