Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya 2289
Perancangan Proses Bisnis Layanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (E-KTP) Berbasis Aplikasi Menggunakan TOGAF ADM
Muhammad Hanif Hasanain1, Herman Tolle2, Nanang Yudi Setiawan3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Email: 1[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Abstrak
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISPENDUKCAPIL) Kota Malang merupakan sebuah instansi yang bertugas melakukan pendataan dan pendaftaran tentang hal yang terkait dengan administrasi kependudukan. Namun, sejak terjadinya pandemi, layanan kependudukan diharapkan berbasis online dalam melakukan pelayanannya sesuai dengan kebijakan pemerintah untuk mengurangi tatap muka. Sehingga, perlu dilakukannya perancangan proses bisnis baru supaya mempermudah masyarakat dalam menjalankan proses layanan administrasi kependudukan. Perancangan proses bisnis ini menggunakan metode TOGAF ADM dengan melakukan beberapa tahapan, seperti fase preliminary, architecture vision, requirement management, fase business architecture dan perbandingan hasil simulasi untuk melihat peningkatan pada time analysis terhadap model proses bisnis yang sudah didefinisikan. Kemudian didapatkan hasil perhitungan perbandingan untuk melihat selisih waktu model proses bisnis as-is dengan to-be pada tiap layanan yaitu, 1 hari 10 jam 23 menit 30 detik untuk layanan pembuatan e-KTP, 17 jam 6 menit untuk perubahan data e-KTP, 2 hari 6 jam 45 menit untuk pembuatan e-KTP hilang, 1 hari 12 jam 45 menit untuk pembuatan kartu keluarga, 1 hari 20 jam 11 menit 38 detik untuk perubahan data kartu keluarga dan 1 hari 18 jam 31 menit 38 detik untuk pembuatan kartu keluarga hilang.
Kata kunci: TOGAF versi 9,ADM, Perancangan Proses Bisnis, DISPENDUKCAPIL Abstract
Department of Population and Civil Registration (DISPENDUKCAPIL) Malang city is an agency in charge of data collection and registration on matters related to population administration. However, since the pandemic, population services are expected to be based online in performing their services in accordance with government policies to reduce face-to-face. Therefore, it is necessary to design new business processes in order to facilitate the community in carrying out the process of population administration services. The design of this business process uses TOGAF ADM method by performing several stages, such as preliminary phase, architecture vision, requirement management, business architecture phase and simulation result comparison to see the improvement in time analysis to the defined business process model. Then obtained the results of the comparison calculation to see the difference in the time of the as-is business process model with to-be on each service that is, 1 day 10 hours 23 minutes 30 seconds for e-KTP creation service, 17 hours 6 minutes for e-KTP data change, 2 days 6 hours 45 minutes for making lost e-KTP, 1 day 12 hours 45 minutes for family card making, 1 day 20 hours 11 minutes 38 seconds for family card data change and 1 day 18 hours 31 minutes 38 seconds for family card creation is lost.
Keywords: TOGAF version 9, ADM, Business Process Design,DISPENDUKCAPIL
1. PENDAHULUAN
Bagi sektor pemerintahan yang lebih mengedepankan layanan publik, teknologi berperan untuk memudahkan akses informasi bagi masyarakat. konsep untuk perencanaan kota
yang sudah tidak lagi asing terdengar yaitu Smart City yang berfungsi untuk melakukan penataan dan pengelolaan kota yang saling terintegrasi dalam semua aspek guna mendukung masyarakat yang memiliki moral dan cerdas (Hasibuan & Sulaiman, 2019).
Melalui program smart city, dengan mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi beragam informasi tentang kota dapat diakses secara cepat oleh masyarakat.
Berdasarkan undang-undang No. 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik dinyatakan bahwa, telah dijelaskan bahwa sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku bahwa setiap pengaturan, pembinaan, bimbingan, penyediaan fasilitas, jasa dan lainnya dilaksanakan oleh aparatur pemerintah sebagai upaya dalam melakukan pemenuhan kebutuhan terhadap masyarakat. Berbagai pelayanan yang bersifat administratif seperti pelayanan pembuatan kartu tanda penduduk, akte kelahiran, perizinan dan sertifikasi tanah merupakan pelayanan yang diberikan oleh pemerintah kepada masyarakat untuk menjamin hak dan kebutuhan dasar warga negara itu sendiri. Pembuatan KTP merupakan sesuatu yang vital bagi masyarakat, sebab dengan adanya KTP dapat menjamin hak keberadaan, identitas dan hak-hak sipil. Oleh karena itu pelayanan hal seperti ini wajib diselenggarakan oleh negara dan dibutuhkan juga pelayanan yang efektif dan efisien sebab seluruh masyarakat akan menggunakan layanan ini.
Menurut (Stella & Rohman, 2019) sebanyak 76.439 penduduk atau sekitar 11,48% yang masih belum melakukan perekaman atau belum memiliki Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP) dari yang seharusnya wajib Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) sebanyak 666.101 warga. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas pendaftaran penduduk, Kurangnya kesadaran akan pentingnya kepemilikan dokumen kependudukan yang mendasari masih banyaknya penduduk yang belum memiliki Kartu Tanda Penduduk Elektronik, dan semenjak adanya pandemi DISPENDUKCAPIL Kota Malang sudah melaksanakan beberapa solusi perubahan dalam proses pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) namun nyatanya masih terdapat beberapa permasalahan.
Terdapat juga beberapa keluhan masyarakat mengenai layanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang, seperti kepastian jadinya Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) yang disebabkan oleh lamanya proses pencetakan pada Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) dan panjangnya antrian dalam proses pembuatan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) (Lapor.go.id, 2020).
Tentunya masalah seperti ini akan
merugikan masyarakat dan membuat citra pelayanan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimata masyarakat akan dipandang menurun. Masyarakat merasa pelayanan yang diberikan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang masih jauh dari harapan masyarakat itu sendiri. Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan, maka penulis melakukan penelitian ini untuk memberikan solusi perancangan proses bisnis terhadap layanan kependudukan berbasis aplikasi supaya masalah yang dialami tidak akan terjadi lagi kedepannya.
Untuk melakukan integrasi layanan kependudukan berbasis aplikasi hal yang mendasar seperti rancangan proses bisnis sangat diperlukan. Proses bisnis yang terstruktur dengan baik harapannya akan memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap masyarakat dan memberikan rasa percaya terhadap masyarakat itu sendiri (Saputra &
J.Meliana, 2013). Untuk merancang proses bisnis yang baik, efektif dan efisien dibutuhkan suatu metode agar tujuan dari penelitian ini dapat tercapai. The Open Group Architecture Framework Architecture Development Method dinilai merupakan metode yang tepat dalam menyelesaikan masalah diatas.
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
Proses bisnis merupakan aktivitas yang saling berkaitan yang berguna untuk mewujudkan suatu tujuan bisnis. Proses bisnis sendiri terdiri dari beberapa rangkaian aktivitas lingkungan organisasi dengan teknis yang saling berkoordinasi. (Davenport, 1993) mengatakan bahwa proses bisnis merupakan aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Fokusnya lebih kearah “bagaimana”
pekerjaan itu dijalankan pada suatu organisasi bukan produk “apa” yang dibuat.
Pemodelan proses bisnis adalah suatu tahap yang dijalankan untuk menggambarkan dan memahami bagaimana sebuah perusahaan atau organisasi berjalan. Gambaran ini berguna untuk melihat dan menilai apakah proses yang ada telah berjalan dengan baik. Jika baik, maka proses tersebut tetap dipertahankan namun jika dirasa kinerjanya kurang baik, maka akan dilakukan perbaikan dan analisa terhadap proses tersebut (Saputra & J.Meliana, 2013). Pada pemodelan proses bisnis terdapat dua kondisi yaitu as-is dan to-be, yang dimana kondisi as-is
merupakan kondisi pada proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada sebuah organisasi, sedangkan to-be merupakan kondisi usulan untuk menyempurnakan kondisi proses bisnis yang ada dalam organisasi tersebut.
The Open Group Architecrure Framework (TOGAF) adalah salah satu kerangka kerja dan sebuah metode yang digunakan untuk melakukan suatu perancangan Enterprise Architecture.TOGAF memaparkan metode yang sangat rinci mengenai cara untuk membangun, mengelola dan mengimplementasikan sebuah arsitektur enterprise dan sistem informasi yang biasa disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (The Open Group, 2009). ADM merupakan sekumpulan aktivitas yang merepresentasikan progresi dari setiap fase ADM serta model arsitektur yang digunakan dan dibuat selama tahap pengembangan. (Surendro, 2009).
Gambar 1. Siklus TOGAF Architecture Development Method (ADM)
ADM memiliki sembilan fase yaitu preliminary, architecture vision, business architecture, information system architecture, technology architecture, opportunities and solutions, migration planning, implementation governance, dan architecture change management.
Business Process Modelling Notation (BPMN) adalah suatu metode yang dikembangkan oleh Business Process Modelling Initiative (BPMI) untuk pemodelan proses bisnis dan sebagai alat design yang berbasis ikon.
Tujuan utama dari BPMN sendiri adalah menotasikan proses bisnis agar mudah dibaca dan dipahami oleh seluruh pelaku bisnis yang terlibat (Jeston & Nelis, 2006).
Archimate merupakan bahasa pemodelan arsitektur perusahaan yang dirancang untuk memberikan representasi dan deskripsi arsitektur perusahaan yang terpadu. Archimate menyediakan pendekatan arsitektural terintegrasi yang mendeskripsikan dan memvisualisasikan domain arsitektural yang berbeda serta potensi hubungan dan ketergantungannya. Standarasiasi pada archimate dibagi menjadi tiga layer yaitu technology layer¸business layer, dan application layer (Rizky, et al., 2017).
3. METODOLOGI PENELITIAN
Pada penelitian ini dijelaskan mengenai langkah-langkah yang dilakuan dalam melakukan penelitian. Berikut merupakan metodologi penelitian pada Gambar 2.
Gambar 2. Metodologi Penelitian
Pada tahap ini penulis melakukan studi literatur untuk mendapatkan landasan berfikir terhadap penelitian yang akan dilakukan. Setelah itu dilakukan identifikasi masalah terhadap objek yang akan diteliti. Lalu dilakukan pengumpulan data yang akan digunakan untuk melakukan penelitian, pengumpulan data yang digunakan adalah Melakukan wawancara kepada petugas Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kota Malang selaku pelaku bisnis internal untuk mengetahui alur sistem yang sedang berjalan serta permasalahan yang terjadi dari pihak internal yang dapat mempengaruhi berjalannya proses bisnis serta melakukan pencarian bukti pendukung untuk melihat masalah yang terjadi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang melalui website (Lapor.go.id, 2020) terkait keluhan masyarakat terhadap proses pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik dan Kartu Keluarga serta dokumen rencana strategis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang tahun 2018 - 2023 yang akan dijadikan acuan untuk rekomendasi pemodelan proses bisnis pada penelitian ini. Lalu pada fase preliminary dilakukan perencanaan untuk menentukan ruang lingkup Enterprise Architecture yang akan dikembangkan dan mendefinisikan prinsip yang ada dalam arsitektur enterprise lalu membuat flowchart diagram terkait sistem yang berjalan saat ini dan mengidentifikasi masalah layanan terkait pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP) dengan wawancara berdasarkan value chain analysis. Setelah masalah didefinisikan, penulis membuat konsep solusi aktivitas berdasarkan masalah yang ada. Kemudian dilakukan pendefinisian dan penjelasan mengenai ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan, menentukan stakeholder, menguraikan tujuan bisnis, kebutuhan bisnis, dan pemicu bisnis dengan menggunakan value chain diagram lalu yang terakhir adalah mendefinisikan kondisi proses bisnis awal, arsitektur bisnis, model bisnis, serta aktivitas bisnis yang diharapkan berdasarkan skenario bisnis setelah itu membuat gap analysis dan melakukan proses perbandingan simulasi dari proses bisnis yang sudah dibuat untuk melihat peningkatan efektifitas waktu pada proses bisnis dari yang sudah di modelkan.
4. ANALISIS 4.1 Fase Preliminary
Fase preliminary merupakan tahap persiapan dalam perancangan enterprise architecture agar proses perancangan arsitektur dapat terarah dengan baik. Tahap ini mendefinisikan bagaimana pemodelan arsitektur akan dibuat dengan menggunakan prinsip – prinsip arsitektur yang ada. Sebagai panduan dalam melakukan perancangan model arsitektur enterprise pada DISPENDUKCAPIL Kota
Malang, maka akan digunakan prinsip – prinsip arsitektur, namun karena penelitian ini hanya fokus pada arsitektur bisnis, maka prinsip arsitektur yang didefinisikan hanya prinsip bisnis saja.
Berikut merupakan hasil dari penetapan prinsip bisnis yang kemudian dilakukan tabel principle catalog untuk menggambarkan prinsip bisnis beserta tujuannya mengenai apa saja yang akan digunakan dalam perancangan proses bisnis pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang.
Tabel 1. Principle Catalog
Prinsip Alasan Implikasi
Memaksimal kan
pemanfaata n dari enterprise
Memaksimalkan manfaat keputusan manajemen organisasi kepada organisasi
Keputusan manajemen informasi dibuat untuk memberikan manfaat kepada organisasi
Setelah membuat principle catalog langkah yang dilakukan selanjutnya adalah mengidentifikasi objek yang terlibat selama perancangan arsitektur enterprise Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang dengan cara mengidentifikasi what, why, when, where, who, dan how.
4.2 Requirement Management
Pada tahap ini akan ditentukan kebutuhan perencanaan arsitektur organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang. Data yang dibutuhkan didapatkan berdasarkan hasil wawancara, observasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan oleh penulis.
Langkah-langkah pada tahap ini antara lain:
menggunakan metode value chain dan wawancara stakeholder untuk mengidentifikasi bisnis pada layanan KTP Elektronik pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang, menentukan issue organisasi dan solusi aktivitas terkait layanan KTP Elektronik. Tujuan dari requirement management adalah untuk menentukan kebutuhan dari proses perancangan arsitektur enterprise pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang. Dalam fase ini dibutuhkan skenario yang mencakup core business, process business, dan issue organisasi.
Tabel 2 issue organisasi
No Permasalahan Deskripsi Solusi aktivitas 1. Alur proses
pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP)
Proses layanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP) sudah menggunakan aplikasi whatsapp untuk proses
pendaftaran dan pengajuan berkas persyaratan namun pemohon tetap harus ke DISPENDUKC APIL untuk mengumpulkan berkas asli.
Pembuatan aplikasi untuk Pelayanan e- KTP
Tanda Tangan kepala dinas untuk pengesahan dokumen masih dilakukan secara manual.
Pembuatan aplikasi untuk pemberian informasi secara real-time terkait status dokumen Pengelolaan
data pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP)
Pelaporan status Kartu Tanda Penduduk Elektronik masih dilakukan secara manual.
Penerapan tanda tangan digital untuk Kepala Dinas terkait pengesahan dokumen Proses
verifikasi data pemohon
Proses verifikasi biometrik dan data pemohon harus menunggu persetujuan dari pusat.
Menghilangkan persetujuan dari pusat terkait verifikasi biometrik 2. Alur proses
pelayanan Kartu Keluarga (KK)
Proses layanan Kartu Keluarga (KK) sudah menggunakan aplikasi whatsapp untuk proses
pendaftaran dan pengajuan berkas persyaratan namun masih harus ke DISPENDUKC APIL /
kelurahan untuk mengumpulkan berkas asli.
Pembuatan aplikasi untuk Pelayanan Pendaftaran Penduduk dan upload berkas persyaratan
Tanda Tangan kepala dinas untuk pengesahan dokumen masih dilakukan
Pembuatan aplikasi untuk pemberian informasi secara real-time terkait status dokumen
secara manual.
Pengelolaan data pelayanan Kartu Keluarga (KK)
Pelaporan status Kartu Keluarga (KK) masih dilakukan secara manual.
Penerapan tanda tangan digital untuk Kepala Dinas terkait pengesahan dokumen Proses
verifikasi data pemohon
Proses verifikasi harus menunggu persetujuan dari pusat.
Menghilangkan persetujuan dari pusat terkait verifikasi data pemohon
4.3 Architecture Vision
Pada tahapan ini dilakukan pendefinisian dan penjelasan mengenai ruang lingkup arsitektur yang akan dikembangkan, menentukan stakeholder, menguraikan tujuan bisnis, kebutuhan bisnis, dan pemicu bisnis dengan menggunakan value chain diagram.
Gambar 3 Analisis Value Chain
Aktivitas bisnis pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang menurut hasil analisa value chain adalah:
A. Aktivitas Utama a. Inbound Logistic
Pada DISPENDUKCAPIL kota Malang, aktivitas yang termasuk kedalam Inbound Logistic adalah Pendaftaran untuk pelayanan pendaftaran penduduk. Pemohon melakukan pendaftaran melalui aplikasi whatsapp dan melakukan upload berkas secara online lalu datang ke DISPENDUKCAPIL atau Kelurahan setempat dengan membawa dokumen yang dibutuhkan Setelah itu petugas
DISPENDUKCAPIL melakukan
pengecekan kelengkapan berkas agar berkas bisa diproses dan setelah dirasa lengkap petugas akan memberikan form pengambilan dokumen kepada pemohon.
b. Operation
Aktivitas yang dilakukan dalam proses Operation pada pelayanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) adalah setelah mendapatkan berkas pemohon lalu
berkas tersebut diverifikasi dengan database DISPENDUKCAPIL untuk memastikan tidak adanya data ganda pada database. Lalu petugas melakukan perekaman data kedalam database kependudukan.
c. Outbond Logistic
Aktivitas ini merupakan tahap akhir dari layanan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP), setelah melakukan beberapa tahapan, maka dokumen dicetak lalu di tanda tangan oleh Kepala Dinas dan diberikan kepada pemohon.
d. Marketing and Sales
aktivitas ini berhubungan dengan
penyampaian informasi
DISPENDUKCAPIL terhadap masyarakat.
Informasi disampaikan melalui website dan sosialiasi dengan tujuan agar masyarakat lebih sadar betapa pentingnya dokumen kependudukan.
e. Services
Aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan nilai jasa pada DISPENDUKCAPIL Kota Malang, Masyarakat dapat memberikan keluhan dan bertanya secara online pada aplikasi
“SAMBAT” milik pemerintah Kota Malang dan program jemput bola untuk pembuatan dokumen kependudukan sehingga masyarakat dapat menghemat waktunya.
B. Aktivitas Pendukung a. Infrastruktur
Pada bagian ini terdapat manajemen keuangan yang dimana umumnya sebuah
organisasi atau perusahaan pasti memiliki bagian atau divisi ini. Aktivitas pada divisi ini meliputi penyusunan anggaran, pengelolaan keuangan dan pembuatan laporan keuangan.
b. Manajemen SDM
Pada aktivitas ini mempunyai fokus di bidang kepegawaian, seperti perekrutan pegawai yang mempunyai potensi dan memberikan pelatihan kepada pegawai DISPENDUKCAPIL Kota Malang untuk peningkatan kualitas sumber daya manusianya.
c. Pengembangan teknologi
Aktivitas ini meliputi pengelolaan dan pengolahan informasi pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan.
SIAK ini digunakan sebagai database administrasi kependudukan Kota Malang.
d. Procurement (Pengadaan)
Aktivitas ini meliputi pencatatan dan pengelolaan barang milik negara yang digunakan DISPENDUKCAPIL Kota Malang, pencatatan dan pengelolaan barang milik negara dilakukan oleh sekretaris.
5. PERANCANGAN DAN HASIL 5.1 Business Architecture
Pada tahap ini dilakukan perancangan proses bisnis dengan mengimplementasikan fase ke 2 pada framework TOGAF ADM, yaitu mendefinisikan kondisi proses bisnis awal, arsitektur bisnis, model bisnis, serta aktivitas bisnis yang diharapkan berdasarkan skenario bisnis.
1. Pemohon mendaftarkan diri serta melakukan upload berkas persyaratan melalui aplikasi Whatsapp.
2. Petugas pendaftaran penduduk menerima data dari pemohon serta berkas yang sudah di upload oleh pemohon lalu melakukan pengecekan kelengkapan berkas digital yang diberikan oleh pemohon.
3. Setelah dinyatakan lengkap, petugas memberikan arahan untuk memberikan berkas yang asli ke petugas DISPENDUKCAPIL di Kantor pelayanan terpadu.
4. Pemohon terlebih dahulu menunggu antrian lalu memberikan berkas persyaratan ke DISPENDUKCAPIL Kota Malang lalu dari pihak petugas DISPENDUKCAPIL akan mengecek kelengkapan berkas tersebut.
Jika berkas persyaratan kurang lengkap, maka akan dikembalikan kepada pemohon.
5. Pemohon dibantu oleh petugas DISPENDUKCAPIL untuk melakukan perekaman data biometrik.
6. Setelah itu petugas akan memberikan surat bukti pengambilan dokumen kepada pemohon.
7. Semua data yang sudah direkam, diverifikasi ketunggalan datanya pada database kependudukan pusat.
8. Setelah mendapatkan penyetujuan dari pusat terkait ketunggalan datanya, petugas
DISPENDUKCAPIL menginput data
pemohon pada database
DISPENDUKCAPIL dan mencetak Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) 9. Petugas DISPENDUKCAPIL membuat
surat keterangan penerbitan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) untuk diberikan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani
10. Petugas menerima surat keterangan penerbitan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) yang sudah ditandatangani yang akan dijadikan sebagai arsip.
11. Pemohon datang ke DISPENDUKCAPIL sesuai waktu yang sudah ditentukan dalam surat keterangan pengambilan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) dan memberikan surat tersebut kepada petugas DISPENDUKCAPIL. Jika dokumen yang dibuat masih belum jadi, maka pemohon akan kembali lagi ke DISPENDUKCAPIL beberapa hari kedepan sesuai hari yang
ditentukan oleh petugas
DISPENDUKCAPIL.
12. Jika Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e- KTP) sudah jadi, maka petugas memberikan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) baru tersebut kepada pemohon
Gambar 4 BPMN Proses Layanan Pendaftaran KTP Elektronik as-is
13. Pemohon menandatangani surat bukti penerimaan berkas dan menerima Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) baru
Gambar 5 BPMN Proses Layanan Pendaftaran KTP Elektronik to-be
1. Pemohon melakukan login pada aplikasi Sipenduk menggunakan NIK.
2. Pemohon mendaftarkan diri dan melakukan upload berkas persyaratan pada aplikasi Sipenduk.
3. Petugas DISPENDUKCAPIL menerima data dan berkas pemohon yang diajukan melalui aplikasi Sipenduk.
4. Petugas DISPENDUKCAPIL melakukan pengecekan kelengkapan berkas yang diajukan oleh pemohon.
5. jika berkas yang diberikan tidak lengkap, maka pemohon akan mendapatkan notifikasi bahwa pengajuan permohonan dokumen gagal. Jika berkas lengkap, maka petugas akan memberikan informasi berupa notifikasi untuk melakukan perekaman data biometrik di DISPENDUCKAPIL dan mendapat nomor antrian.
6. Pemohon datang ke DISPENDUKCAPIL untuk melakukan perekaman biometrik 7. Semua data biometrik yang telah direkam,
diverifikasi ketunggalan datanya pada database kependudukan pusat oleh petugas DISPENDUKCAPIL
8. Setelah mendapatkan penyetujuan dari pusat terkait ketunggalan datanya, petugas DISPENDUKCAPIL menginput data
pemohon pada database
DISPENDUKCAPIL Kota Malang
9. Petugas mencetak Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) lalu membuat dokumen pengesahan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) dan setelah itu diberikan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani
10. Kepala Dinas menandatangani dokumen pengesahan KTP dan memberikan kepada petugas DISPENDUKCAPIL.
11. Petugas menerima dokumen pengesahan KTP sebagai arsip, lalu Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) yang sudah jadi diberikan ke kelurahan setempat sesuai dengan alamat kelurahan pemohon.
12. Aplikasi memberikan notifikasi kepada pemohon jika Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) sudah dapat diambil di kelurahan setempat.
13. Pemohon mendatangi kelurahan setempat untuk mengambil Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) yang baru.
14. Pemohon mendapat Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP) baru.
15. Status Kepengurusan dokumen di update pada aplikasi Sipenduk.
5.2 Hasil Perbandingan Simulasi Proses
Bisnis
Pada tabel 4 menjelaskan perbandingan waktu dari model proses bisnis as-is dan to-be serta selisih (Gap) waktu proses bisnis yang sudah di modelkan. Berdasarkan hasil perhitungan didapatkan selisih (Gap) selama 1 hari 10 jam 23 menit 30 detik atau peningkatan sebesar 38.73%.
Tabel 3 Perbandingan waktu Proses Bisnis as-is dan to-be Pembuatan Kartu Tanda Penduduk Elektronik
Layanan pembuatan e-KTP Avg. Time as-is 3d 16h 47m 52s
Avg. Time to-be 2d 6h 24m 22s
Gap 1d 10h 23m 30s
Peningkatan (%) 38.73%
6. KESIMPULAN DAN SARAN
Penulis melakukan analisis pada fase preliminary, requirement management dan architecture vision. Pada fase requirement management dan architecture vision penulis mendefinisikan solusi dari permasalahan yang ada pada organisasi dan mendefinisikan target yang diharapkan dari value chain yang sudah dibuat berupa pembuatan aplikasi untuk pemberian informasi status dokumen agar pemohon dapat melacak secara real-time, penerapan aplikasi untuk pelayanan pendaftaran penduduk dan upload berkas persyaratan.
Penerapan tanda tangan digital kepala dinas untuk pengesahan dokumen dan menghilangkan persetujuan dari pusat terkait verifikasi biometrik dan data pemohon.
Pemodelan proses bisnis pada penelitian ini berfokus pada 2 layanan utama dengan 6 proses bisnis saja yaitu pembuatan Kartu Tanda Penduduk Elektronik dan Kartu Keluarga (KK), Perubahan data Kartu Tanda Penduduk Elektronik dan Kartu Keluarga (KK), dan Kartu Tanda Penduduk Elektronik dan Kartu Keluarga (KK) Hilang. Model yang digunakan pada proses bisnis yang dihasilkan pada penelitian ini berupa BPMN dan digambarkan menggunakan aplikasi bizagi. Pemodelan proses bisnis to-be didasarkan pada hasil gap analysis yang telah didefinisikan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui kesenjangan yang terjadi antara kondisi proses bisnis saat ini (as-is) dan target kondisi yang diharapkan. Target kondisi yang diharapkan didapatkan dari hasil wawancara dengan pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang dan dokumen
rencana strategis periode 2018 – 2023.
Pada penelitian hasil perbandingan simulasi proses bisnis yang telah dilakukan menunjukan bahwa pada proses bisnis pendaftaran Kartu Tanda Penduduk Elektronik as-is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 1 hari 10 jam 23 menit 30 detik dan mengalami peningkatan sebesar 38.73%. Pada proses bisnis perubahan data pada Kartu Tanda Penduduk Elektronik as- is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 17 jam 6 menit dan mengalami peningkatan sebesar 22.45%. Pada proses bisnis Kartu Tanda Penduduk Elektronik Hilang as-is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 2 hari 6 jam 45 menit dan mengalami peningkatan sebesar 49.54%. Pada proses bisnis Pembuatan Kartu Keluarga as-is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 1 hari 12 jam 45 menit dan mengalami peningkatan sebesar 34.95%. Pada proses bisnis Perubahan Data Kartu Keluarga as- is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 1 hari 20 jam 11 menit 38 detik dan mengalamai peningkatan sebesar 42%. Pada proses bisnis Kartu Keluarga Hilang as-is dan to-be menghasilkan selisih (Gap) selama 1 hari 18 jam 31 menit 38 detik dan mengalamai peningkatan sebesar 41.48% .
Saran untuk penelitian selanjutnya adalah melanjutkan fase pada TOGAF ADM pada penelitian ini yaitu menggunakan fase information System Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, Migration Planning, Implementation Governance, dan Architecture Change Management serta cakupan layanan yang diperluas seperti kepengurusan akta nikah, akta kelahiran, akta perceraian, surat kematian dsb.
7. DAFTAR PUSTAKA
Davenport, T., 1993. Process Innovation:
Reengineering work through information technology. Boston:
Harvard Business School Press.
Hasibuan, A. & Sulaiman, O. K., 2019. Smart City, Konsep kota cerdas sebagai alternatif penyelesaian masalah perkotaan kabupaten/kota, di kota-kota besar provinsi sumatera utara. pp. 127- 135.
Jeston, J. & Nelis, J., 2006. Business Process Management. s.l.:s.n.
Lapor.go.id, 2020. Lapor.go.id. [Online]
Available at:
https://www.lapor.go.id/instansi/dinas-
kependudukan-dan-pencatatan-sipil- kota-malang
[Accessed 30 Januari 2020].
Rizky, N., Fitroh & Fajar, F. A., 2017.
Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan TOGAF ADM Versi 9 (Studi kasus: Bimbel Salemba Group).
Studia Informatika: Jurnal Sistem Informasi, pp. 11-20.
Saputra, F. Y. E. S. & J.Meliana, C., 2013.
Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan Idef0 Dengan Studi Kasus PT.Bank Central Asia Tbk Subang. pp. 101-200.
Stella, M. & Rohman, A., 2019. Strategi Pelayanan Administrasi E-KTP Dalam Kajian Kepuasan Pelayanan (Studi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang). pp. 12-19.
Surendro, K., 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi.
s.l.:Informatika.
The Open Group, 2009. The Open Group Architecture Framework:Architecture Development Method.. [Online]
Available at:
https://pubs.opengroup.org/architecture/
togaf9-doc/arch/
[Accessed 6 Februari 2020].
