0
CETAK BIRU
TEKNOLOGI INFORMASI
AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH
2015 - 2025
1
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN ...1
1.1 LATAR BELAKANG...1
1.2 VISI DAN MISI...2
1.3 TUJUAN...3
1.4 MANFAAT PROGRAM PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH ...4
BAB 2 ANALISIS KELAYAKAN ...6
2.1 KEKUATAN ...6
2.2 KELEMAHAN ...7
2.3 ANCAMAN...8
BAB 3 RANCANGAN PROGRAM PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH...10
3.1 PRINSIP DASAR PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH ...10
3.2 RANCANGAN LAYANAN...10
3.3 RANCANGAN PENGGUNA DAN HAK AKSES...11
BAB 4 RANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH ...13
4.1 Struktur Organisasi ...13
4.2 Sub Unit Pelayanan ...14
4.3. Sub Unit Pengembangan ...15
BAB 5 PENUTUP...16
2
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Teknologi informasi saat ini sudah merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia masa kini. Teknologi informasi memberikan pengaruh yang sangat positif dalam berbagai hal, di antaranya sebagai pendukung pengambilan keputusan; peningkatan efisiensi dan produktivitas; penunjang aktifitas pekerjaan; penunjang aktifitas belajar; dan lain-lain.
Peranan teknologi informasi dalam dunia pendidikan juga sangat besar, khususnya dalam hal penunjang proses belajar-mengajar dan efisiensi pekerjaan akademik maupun administratif. Perguruan tinggi sebagai salah satu institusi pendidikan sudah selayaknya mampu untuk memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam menunjang berbagai aktivitasnya. Penetrasi dan implementasi teknologi informasi pada perguruan tinggi akan memberikan dampak yang sangat positif serta diharapkan memberikan efisiensi dan produktivitas yang tinggi dalam bidang akademik dan administratif. Selain itu, dengan implementasi dan adaptasi teknologi informasi dan komunikasi diharapkan juga agar perguruan tinggi tersebut mampu terus bersaing dalam kancah persaingan dunia pendidikan di tingkat Nasional bahkan Internasional.
Akademi Kebidanan Ummi Khasanah sebagai salah satu perguruan tinggi swasta di Yogyakarta yang merupakan kota pendidikan di Indonesia sudah sejak enam (6) tahun terakhir ini melakukan implementasi dan adaptasi teknologi informasi. Prasarana jaringan komputer yang cukup memadai telah diaplikasikan. Hubungan ke jaringan internet melalui laboratorium komputer, fasilitas internet nirkabel (hotspot area), dan
3
layanan berbasis web seperti website, e-learning juga telah tersedia. Dengan sumber daya manusia teknologi informasi, berbagai aplikasi teknologi informasi juga dikembangkan, diimplementasikan, dan telah digunakan.
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah bukan tanpa kendala dan permasalahan. Pengembangan teknologi informasi masih belum terpadu dengan aktivitas pengembangan lain khususnya dalam bidang akademik, bagian umum dan belajar-mengajar. Masih banyak terjadi tumpang-tindih kepentingan dan pengembangan antar unit bagian di Akademi Ummi Khasanah.
Oleh karena itu, Yayasan Ummi Khasanah selaku pengelola Akademi Kebidanan Ummi Khasanah mengambil suatu keputusan, yaitu perlunya dibuat suatu Cetak Biru Pelayanan Teknologi Informasi Di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah. Dari Cetak Biru Pelayanan Teknologi Informasi Di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah ini, diharapkan seluruh aktivitas teknologi informasi di Akademi Kebidanan Ummi Khasanahakan menjadi terpadu, berdaya guna, mandiri dan transparan, serta akuntabel.
1.2. VISI DAN MISI
Visi Pengembangan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah :
- Menjadikan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah sebagai perguruan tinggi yang mampu bersaing di kancah lokal dan nasional dalam hal pengembangan, penerapan, pelayanan, dan penguasaan teknologi informasi.
Misi pengembangan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah :
- Menjadikan teknologi informasi sebagai sarana penunjang yang memberikan percepatan bagi kemajuan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah.
4
- Menyediakan layanan berbasis teknologi informasi yang terpadu untuk mendukung proses kegiatan akademik, administrasi, penelitian, dan proses belajar mengajar.
1.3. TUJUAN
Tujuan dari penyusunan dokumen ini adalah sebagai pedoman untuk memberikan arah bagi penataan, pengembangan, penerapan dan pelayanan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah 2015-2025 baik bagi institusi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah maupun bagi masyarakat luas.
1.4. MANFAAT PROGRAM PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI
AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH
Program pelayanan teknologi informasi dirancang, disusun dan dilaksanakan agar dapat memberikan sebesar-besarnya manfaat bagi semua pihak, khususnya civitas akademika Akademi Kebidanan Ummi Khasanah. a. Pimpinan:
- Teknologi informasi dapat menjadi alat bantu pengambil keputusan yang akurat, cepat, cermat dan terpercaya.
- Teknologi informasi memberikan kemudahan dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan segenap civitas akademika
b. Dosen:
- Teknologi informasi digunakan sebagai alat bantu penunjang proses belajar mengajar di kelas maupun di luar kelas.
- Dosen dapat berinteraksi langsung dengan mahasiswa melalui email, chating, dan lain-lain.
- Layanan Internet dapat dimanfaatkan dosen guna menunjang penelitian, melaksanakan proses belajar mengajar jarak jauh, pencarian informasi studi lanjut maupun komunikasi dan interaksi dengan dunia luar.
c. Mahasiswa:
- Teknologi informasi dapat menjadi salah satu sarana penunjang proses belajar-mengajar yang efektif dan efisien.
5
- Mahasiswa dapat berinteraksi dengan dosen maupun dengan civitas akademika lain melalui e-mail, website dan lain – lain.
- Mahasiswa dapat memanfaatkan teknologi informasi untuk mengakses sumber informasi dan pengetahuan guna menunjang proses belajarnya di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah.
d. Pegawai:
- Teknologi informasi dapat menjadi sarana bagi pekerjaan-pekerjaan administratif yang memberikan efisiensi dan produktivitas kerja yang tinggi.
e. Alumni
- Teknologi informasi menjadi suatu sarana interaksi dan komunikasi alumni dengan almamaternya.
- Dapat meningkatkan kebanggaan terhadap almamater sehingga secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan nilai tambah dan nilai jual alumni Akademi Kebidanan Ummi Khasanah.
6
BAB 2
ANALISIS KELAYAKAN
Ada tiga aspek yang akan ditinjau, yaitu: kekuatan (strength), kelemahan (weakness), dan ancaman (threats).
2.1. KEKUATAN
Faktor internal yang menjadi elemen kekuatan yang dimiliki oleh Akademi Kebidanan Ummi Khasanah saat ini dalam hal pengembangan teknologi informasi, dapat dijelaskan dalam butir-butir berikut:
1. Manajemen dan Kebijakan :
Dukungan dari pihak pimpinan, yaitu dengan adanya kebijakan dan kemauan untuk mengembangkan teknologi informasi. Kebijakan itu antara lain: - Komitmen pimpinan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah untuk
mengembangkan, memanfaatkan dan mengelola teknologi informasi sebagai sarana pendukung kegiatan di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah.
2. Prasarana dan Sumber Daya:
- Tersedianya prasarana teknologi informasi yang sudah terpasang di kampus Akademi Kebidanan Ummi Khasanah. Jaringan intranet dengan yang hampir mencapai seluruh gedung di kampus dan komputer yang terhubung yang terus bertambah.
- Beragam layanan teknologi informasi dan komunikasi yang telah diimplementasikan di kampus: Situs Akademi Kebidanan Ummi Khasanah, SIAKAD, PMB On-line, Library Online, E-learning, Sistem Informasi Alumni, troubleshooting, pemeliharaan dan pengembangan sistem informasi dan aplikasi dan lain-lain.
7
- Letak geografis kampus Akademi Kebidanan Ummi Khasanah dan Ketinggian gedung yang banyak menunjang untuk keperluan teknologi informasi terutama untuk akses wireless.
- Komunitas kampus (mahasiswa, dosen, karyawan) dan juga masyarakat sekitar kampus, akademis mahasiswa lain maupun masyarakat biasa. - Tingkat keinginan mahasiswa, dosen dan karyawan akan layanan
teknologi informasi di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah cukup tinggi. 4. Kerja Sama, Riset Unggulan dan Prestasi:
- Adanya kerja sama Akademi Kebidanan Ummi Khasanah dengan dengan pihak luar seperti Pemerintah Daerah, Rumah Sakit, Dinas Kesehatan, Dikti Kota Yogyakarta, IBI, BPRB, Sekolah Menengah Umum dan Kejuruan dan lain – lain.
2.2. KELEMAHAN
Selain memiliki kekuatan, terdapat juga sejumlah kelemahan. Berikut butir-butir kelemahan yang dikelompokkan dalam beberapa kriteria.
1. Manajemen, Kebijakan dan Struktur Organisasi:
- Struktur dan organisasi teknologi informasi saat ini masih belum ada. - Belum ada arah pengembangan teknologi informasi Akademi Kebidanan
Ummi Khasanah yang dapat dijadikan acuan bagi pengembangan dan penerapan teknologi informasi di masa kini dan masa yang akan datang dengan pola berkesinambungan dan terarah.
- Keterpaduan antar unit baik dalam kaitan dengan teknologi informasi maupun unit-unit lainnya belum baik, karena belum ada struktur dan aturan rinci yang komprehensif mengenai hubungan antar unit, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi.
- Masih adanya konflik kepentingan di antara unit-unit di lingkungan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah, terutama dalam hal pembagian tugas dan penanganan Teknologi Informasi
- Konsistensi dan komitmen pimpinan belum jelas. Hal ini juga terkait dengan pemahaman pimpinan tentang pentingnya teknologi informasi.
8
2. Sumber Daya Manusia dan Implementasi Aplikasi :
- Jumlah dan mutu sumber daya manusia yang ada saat ini masih dirasakan kurang. Selain itu belum ada mekanisme rekrutmen yang jelas untuk kesinambungan dan kelestarian sumber daya manusia di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
- Belum ada penghargaan khusus yang memadai bagi karyawan dan dosen yang mempunyai keahlian dan bekerja di bidang teknologi informasi - Sosialisasi pemanfaatan produk dan layanan teknologi informasi
Akademi Kebidanan Ummi Khasanah masih belum optimal. - Publikasi ke media dan stake holder masih rendah.
3. Prasarana :
- Fasilitas untuk pengembangan teknologi informasi masih sangat terbatas.
- Prasarana teknologi informasi yang ada masih kurang memadai baik jumlah komputer untuk pengembangan, laboratorium dan terminal-terminal Sistem Informasi (SIAKAD, Absensi online dll).
- Acara-acara pelatihan Teknologi Informasi bagi Dosen, dan Pegawai masih sangat kurang atau bahkan belum ada.
- Belum sebanding antara jumlah fasilitas teknologi informasi dengan pengguna baik dosen, karyawan, maupun mahasiswa
2.3. ANCAMAN
Ancaman terhadap pengembangan penguasaan teknologi informasi ini terutama adalah karena teknologi informasi ini merupakan teknologi yang cepat perkembangannya dan manfaat serta peluangnya dapat dirasakan oleh banyak pihak. Akademi Kebidanan Ummi Khasanah harus tanggap terhadap ancaman ini jika tidak ingin peluang di atas diambil alih oleh pihak lain. Ancaman-ancaman itu antara lain adalah sebagai berikut :
- Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat sehingga memicu kekunoan suatu teknologi yang diterapkan yang semakin pendek.
9
- Jumlah dan mutu sumber daya manusia perguruan tinggi swasta di Yogyakarta dan sekitarnya di bidang teknologi informasi semakin meningkat.
- Persaingan yang semakin ketat di bidang pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi.
10
BAB 3
RANCANGAN PROGRAM PELAYANAN TEKNOLOGI
INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH
3.1. PRINSIP DASAR PELAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI KHASANAH
Berikut adalah prinsip dasar pelayanan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang harus menjadi orientasi saat ini dan masa datang:
- Layanan akses untuk semua komponen kampus secara merata dan memadai.
- Menunjang layanan sistem informasi untuk berbagai aspek kegiatan civitas akademika.
- Berbagi sumber daya teknologi informasi (resource- sharing).
- Sumber biaya operasional dan pengembangan dari pengguna untuk pengguna.
- Biaya akses layanan relatif murah dan terjangkau.
- Efisiensi dan efektivitas kerja seluruh bidang serta peningkatan produktivitas kerja.
3.2. RANCANGAN LAYANAN
Rancangan jenis layanan umum teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah antara lain adalah sebagai berikut:
a. Layanan Prasarana Jaringan dan Komputer. - Layanan Komunikasi dan Internet. - Layanan Sistem Informasi Manajemen. - Data Center
- Internet Connection
- Students Computer Services - Computer Support Center - Data Security System
11
b. Layanan Sistem Informasi Manajemen (SIM) - Website Akademi Kebidanan Ummi Khasanah - Sistem Informasi Akademik
- Sisem Infomasi PMB Online - Sistem Informasi Perpustakaan - Sistem Informasi Sarana Prasarana - Sistem Informasi Keuangan
- Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan - Sistem Informasi Kemahasiswaan
- Sistem Informasi Alumni
- Sistem Informasi Pengabdian Masyarakat - Sistem Informasi Kepegawaian
- Sistem Informasi Ujian Kompetensi Bidan - Sistem Informasi Pengawasan Orang Tua - Sistem Informasi Barang
- Sistem Informasi Mobile (SIAKAD versi SMS Gateway) - Sistem Informasi Pembelajaran E-Learning System
3.3. RANCANGAN PENGGUNA DAN HAK AKSES
Secara umum pengguna layanan teknologi informasi adalah: a. Pengguna Internal :
- Pimpinan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah - Dosen
- Karyawan/Staff - Mahasiswa b. Pengguna Eksternal:
- Tamu Resmi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah - Rekanan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah
Mengingat banyaknya pengguna layanan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah tersebut, maka perlu dibuat suatu aturan mengenai hak
12
akses dari para user tersebut. Kategori dari pengguna layanan teknologi informasi dikelompokkan menjadi:
- Pengembang Sistem Informasi (Developer) - Administrator
- Pengguna Khusus - Pengguna Biasa - Tamu
Selain itu setiap pengguna juga memiliki hak akses yang berbeda yang membatasi kemampuan user tersebut dalam mengakses layanan teknologi informasi yang diberikan. Jenis akses layanan tersebut adalah :
- Akses Bebas : yaitu pengguna mendapat hak akses secara tetap untuk layanan umum.
- Akses Temporer : pengguna mendapat hak akses yang bersifat sementara.
13
BAB 4
RANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI UNIT
TEKNOLOGI INFORMASI AKADEMI KEBIDANAN UMMI
KHASANAH
Terdapat lebih dari satu unit di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang melakukan aktivitas teknologi informasi yang sama atau pun berbeda tetapi berjalan tanpa adanya saling koordinasi dan kerja sama yang baik. Terjadi tumpang-tindih antara kewenangan maupun aktivitas layanan teknologi informasi yang dilakukan unit-unit tersebut. Untuk itulah dalam Konsep Cetak Biru Layanan Teknologi Informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah ini, diusulkan suatu rancangan struktur organisasi yang lebih bersifat terpadu dan dapat meningkatkan kinerja layanan-layanan teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang sudah ada saat ini maupun untuk masa yang akan datang.
Struktur organisasi yang ada sekarang harus ditata ulang dan disesuaikan dengan kebutuhan saat ini dan masa datang serta mampu menjadi penerap konsep pelayanan teknologi informasi yang dirumuskan. Struktur organisasi yang dibuat haruslah memenuhi syarat-syarat berikut :
- Memenuhi harapan pimpinan dan civitas academica Akademi Kebidanan Ummi Khasanah
- Memenuhi harapan pihak luar Akademi Kebidanan Ummi Khasanah - Tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku
- Sederhana, transparan, dan efektif
4.1. Struktur Organisasi
Dalam usulan struktur organisasi ini, diandaikan bahwa semua aktivitas teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah adalah akan menjadi di bawah koordinasi dan kendali suatu Unit khusus yang akan menangani teknologi
14
informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang bertanggung jawab langsung terhadap Wakil Direktur.
Gambar 4.1. Bagan struktur organisasi teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah.
Dalam struktur tersebut, Unit Teknologi Informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah ini (untuk sementara disebut Unit Teknologi Informasi) secara langsung berada di bawah Wadir Akademi Kebidanan Ummi Khasanah sehingga bertanggung jawab langsung terhadap Wadir . Dipimpin oleh seorang Kepala Unit Pelaksana Teknologi Informasi yang dalam hal ini pengangkatannya dapat ditunjuk oleh Direktur.
Ada dua (2) bagian yang berada dalam kendali Unit Teknologi Informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah ini, yaitu:
a. Sub Unit Pelayanan; b. Sub Unit Pengembangan;
4.2. Sub Unit Pelayanan
Sub Unit Pelayanan berfungsi sebagai sub unit pelaksana teknis yang memberikan layanan langsung kepada pengguna teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang dalam hal ini adalah civitas academika Akademi
WAKIL DIREKTUR
UNIT TEKNOLOGI INFORMASI AKBID UMMI KHASANAH
SUB UNIT PELAYANAN SUB UNIT
15
Kebidanan Ummi Khasanah. Sub unit ini akan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Unit/Kasi. Berikut rancangan bidang-bidang yang berada dalam Unit Pelayanan:
- Layanan prasarana jaringan dan komputer. - Layanan informasi dan Internet.
- Layanan administratif.
- Layanan akademik (SIAKAD, EPSBED)
- Layanan pelatihan dan instruksional teknologi informasi.
Semua aktivitas jasa dan layanan teknologi informasi kepada pengguna (yang dalam hal ini adalah civitas academika Akademi Kebidanan Ummi Khasanah) akan selalu dilayani oleh Unit Pelayanan ini. Sehingga hanya akan ada satu pintu bagi semua pengguna untuk mengakses informasi, pelayanan troubleshooting, maintenance hardware dan software, melakukan komunikasi, permintaan, bantuan, atau pun keluhan yaitu melalui Sub Unit Pelayanan ini.
4.3. Sub Unit Pengembangan
Sub Unit Pengembangan ini berfungsi sebagai pusat penelitian dan pengembangan dari teknologi informasi di Akademi Kebidanan Ummi Khasanah. Semua jenis layanan dan jasa teknologi informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah yang disediakan oleh Unit Teknologi Informasi Akademi Kebidanan Ummi Khasanah terlebih dahulu akan dilakukan proses pengkajian dan pengembangan pada Unit ini.
Sub Unit ini akan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Unit/Kasi dan akan mengkoordinatori bidang :
- Pengkajian prasarana jaringan dan komputer. - Pengkajian informasi dan Internet.
- Pengkajian sistem informasi manajemen. - Pengkajian sistem informasi akademik.
16
BAB 5
PENUTUP
Dengan adanya Cetak Biru ini diharapkan dapat membantu memberikan panduan bagi Pimpinan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah dalam menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi di lingkungan Akademi Kebidanan Ummi Khasanah dengan sebaik-baiknya sehingga dapat memberikan manfaat bagi civitas Akademi Kebidanan Ummi Khasanah dan masyarakat luas pada umumnya di masa kini dan masa yang akan datang.
17
DAFTAR PUSTAKA
- Disarikan dan dirangkum dari berbagai sumber dengan menggunakan fasilitas mesin pencari google yang beralamat di http://www.google.com
-
