BAB III
LAPORAN PELAKSANAAN & RANCANGAN PROYEK TRANSFORMASI DIGITAL
3.1 Kerangka Kerja Transformasi Digital
Menurut (Brian.Solis, 2017) transformasi digital didefinisikan sebagai transformasi digital mewakili upaya untuk memahami bagaimana teknologi yang mengganggu memengaruhi pengalaman pelanggan digital yang berada di dalam jurnal yang ditulis oleh (J.Johny, 2018). Dalam melakukan transformasi teknologi digital, diperlukannya tahapan umum. Tahapan umum transformasi teknologi digital dilihat dari segi strategi, keadaan saat ini dan sebelumnya, roadmap, implement, dan monitor. Dalam strategi, dilihat dari segi objek digital apa yang perlu diperbarui, visi digital apa yang harus diterapkan, strategi yang dapat mengubah bisnis yang lama, menjadi lebih modern. Visi digital yang diharapkan oleh perusahaan adalah mensejahterakan karyawan dengan melakukan transformasi teknologi digital dibidang payroll. Dalam current and future state, dilihat dari digital maturity level, dan gap analysis. Dalam roadmap, dilihat dari tahapan tingkat tinggi yang menggambarkan perubahan sub-dimensi dari saat ini ke keadaan masa depan. Dalam implement, dilihat dari alokasi sumber daya yang dibutuhkan, dan bagaimana mengelola perubahan dengan menyiapkan kegiatan yang dapat memengaruhi komitmen dan perilaku orang. Dalam monitor, ini adalah tahapan umum yang terakhir. Dalam tahapan ini, dapat memeriksa indikator yang dapat dikembangkan selama gap analysis, di indikator bisnis
terdapat pendapatan, biaya, laba, ROI, dll. Di indikator digital terdapat mengelola karyawan, akuisisi pelanggan, dan waktu penyelesaian.
3.2 Digital Maturity Model
Dimensi yang ada dalam penelitian adalah customer, strategy, technology, operation, dan organization culture, sesuai dengan DM Forum. Dari dimensi tersebut diambil beberapa dimensi yang akan difokuskan, seperti , strategy, technology, dan organization culture. Menurut (Bourantas & papadakis, 1996) Organization Culture berarti nilai, ideologi, filosofi, kepercayaan, ritual, simbol, dan norma yang mempengaruhi kinerja organisasi yang berada di dalam jurnal (Utomo & Budiastuti, 2019). Sub dimensi dari segi custumer adalah Customer Engagement, Customer Experience, Customer Insights and Behavior, dan Customer Trust and Perception. Sub dimensi dari segi strategy adalah Brand Management, Ecosystem Management, Finance and Investment, Market Intelligence, Portfolio Innovation, Strategic Management, dan Business Assurance. Sub dimensi dari segi technology adalah Emerging Technology &
Applications, Data Management, Delivery Governance, Connectivity, Security, dan Technology Architecture. Sub dimensi dari segi operation adalah Agile Change Management, Integrated Service Management, Real-time Insights and Analytics , dan Smart Process Management. Sub dimensi dari segi organization culture adalah Leadership & Culture, Standards and Governance , dan Employee Enablement. Dari berbagai sub dimensi, yang akan difokuskan adalah Customer
strategy, Delivery Governance dari segi technology, Smart Process Management dari segi operation, dan Employee Enablement dari segi organization culture. Dari antara berbagai sub dimensi, sub dimensi yang lebih difokuskan adalah Finance and Investment , dan Employee Enablement. Kedua sub dimensi tersebut dipilih karena memiliki peranan penting dalam perubahan sistem transformasi teknologi digital dalam divisi Human resource.
Digital Maturity Model
Tabel 3. 1 Digital Maturity Model Dimensi Customer
No. Dimensi Sub Dimensi Definisi Indikator Indikator
Keberhasilan
Referensi
1. Customer Customer Trust and Perception
Organisasi
memberikan standar kualitas, akurasi, keamanan, dan privasi yang diharapkan oleh pelanggan
Harapan karyawan yang terkait dengan janji merek dan promosi dipenuhi atau dilampaui
Brand Trust
TM Forum Web Page:
www.tmforu m.org 2018 Apakah karyawan dengan skor kepuasan
karyawan rendah ditindaklanjuti secara aktif untuk meningkatkan pengalaman dan persepsi mereka tentang organisasi
Low Customer Satisfaction
Sangat mudah bagi karyawan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan
Easy to do business
Keluhan yang diterima di berbagai saluran digital dan non-digital ditanggapi dengan respons yang terintegrasi, kolaboratif, dan gesit dengan dukungan kepemimpinan?
Complaints
Karyawan mempercayai perusahaan untuk menjaga privasi informasi mereka
Privacy Trust
Perusahaan ini transparan di semua saluran digital yang memberi tahu pelanggan kapan data mereka kemungkinan akan dibagikan kepada pihak ketiga, bahkan ketika persetujuan telah diberikan
Third party transparency
Karyawan mempercayai dan bersedia untuk membagikan / menyimpan data mereka di dalam organisasi
Data Trust
Perusahaan menanamkan kepercayaan pelanggan sebagai prasyarat untuk pemenuhan pengalaman pelanggan
Fulfilment trust
Sumber: data diolah penulis
Tabel 3. 2 Digital Maturity Model Dimensi Strategi
No. Dimensi Sub Dimensi Definisi Indikator Indikator
Keberhasilan
Referensi
2. Strategy Finance and Investment
Mengoptimalkan manajemen keuangan / investasi untuk
Perusahaan telah mendedikasikan modal investasi untuk transformasi digital
Dedicated investment
TM Forum Web Page:
www.tmforu Anggaran dikelola oleh orang yang Budget
pengembangan dan pelaksanaan strategi digital untuk memastikan organisasi mengembangkan dan mempertahankan peran kepemimpinan digital tidak hanya di antara rekan-rekan industri, tetapi juga di seluruh industri.
bertanggung jawab untuk memberikan transformasi digital
management m.org 2018 Pengembalian Investasi (ROI) lebih dari
sekadar ukuran finansial
Return on investment Pembelajaran secara formal dimasukkan
ke dalam kegiatan investasi saat ini dan masa depan
Learning
Perusahaan menggunakan model investasi yang fleksibel untuk mempercepat transformasi digita
Investment model
Sumber : data diolah penulis
Tabel 3. 3 Digital Maturity Model Dimensi Teknologi
No. Dimensi Sub Dimensi Definisi Indikator Indikator
Keberhasilan
Referensi
3. Technology Emerging
Technology &
Applications
Jelajahi, buat, kirim, dan kelola aplikasi mobile, virtual, wearable, dan desktop yang digunakan untuk menghadirkan strategi digital
Proyek digital memanfaatkan metodologi untuk semua pengembangan aplikasi
Development Methodology
TM Forum Web Page:
www.tmforu m.org 2018 Aplikasi digital dioptimalkan untuk
memungkinkan kelincahan bisnis yang berkelanjutan
App
Configurability
API terstandarisasi digunakan dalam proyek digital untuk aplikasi dan infrastruktur berkelanjutan
Standardized APIs
Optimalisasi sistematis dari lanskap aplikasi
Applications architecture Perusahaan secara proaktif dan strategis
mengelola infrastruktur digital dan peta jalan aplikasinya
Technology Roadmaps
Pemanfaatan aplikasi sepenuhnya standar open source untuk memungkinkan
interoperabilitas
Open Source
Teknologi baru yang dapat dikelola oleh karyawan
Technology evolution Sumber : data diolah penulis
Tabel 3. 4 Digital Maturity Model Dimensi Operation
No. Dimensi Sub Dimensi Definisi Indikator Indikator
Keberhasilan
Referensi
4. Operation Smart Process Management
Manajemen proses bisnis yang cerdas dirancang,
diotomatisasi dan dioptimalkan di seluruh ekosistem
Menentukan dan mengembangkan proses untuk pengalaman perjalanan digital yang luar biasa
Process evolution
TM Forum Web Page:
www.tmforu m.org 2018 Proses digital terotomatisasi dan terus
dioptimalkan
Process automation Penggunaan pembelajaran data dan mesin
untuk mengelola dan mengoptimalkan proses digital
Process data
Sumber : data diolah penulis
Tabel 3. 5 Digital Maturity Model Dimensi Organization Culture
No. Dimensi Sub Dimensi Definisi Indikator Indikator
Keberhasilan
Referensi
5. Organization Culture
Employee Enablement
Menentukan dan menetapkan
kompetensi, pengetahuan,
keterampilan, dan alat untuk memberdayakan tenaga kerja, karyawan, dan penyedia layanan
Perangkat digital yang terhubung tersedia bagi karyawan untuk memungkinkan mobilitas dan produktivitas
Digital devices
TM Forum Web Page:
www.tmfo rum.org 2018 Platform dan proses digital yang inovatif
memfasilitasi pengelolaan pengetahuan organisasi dan karyawan
Knowledge Management
Perusahaan mengidentifikasi dan memperoleh keterampilan untuk mencapai strategi transformasi digital
Talent acquisition
bekerja secara kolaboratif, paling efektif dan fleksibel
Organisasi memanfaatkan struktur kerja yang inovatif untuk menangani kebutuhan keterampilan dan bakat untuk mencapai
transformasi digital
Talent development
Sumber : data diolah penulis
Indikator untuk mengukur dimensi dan subdimensi ( uji instrumen dan uji validitas ) yang dipakai dengan menggunakan teknik metode mengumpulkan data seperti :
1. Berdasarkan Pihak Pengumpul Data
Data Primer: Data yang diperoleh dengan melakukan pengukuran langsung sendiri satu per satu. Contoh data - data experimen, data survey perilaku konsumen, dan melakukan penyebaran kuesioner.
Data Sekunder: Data yang diperoleh dari sumber atau pihak lain yang telah melakukan pengumpulan data terlebih dahulu. Contoh seperti data pendukung penelitian didapatkan dari pihak internal perusahaan.
2. Menurut Sumbernya
Data Internal : Diperoleh dari sumber internal. Contoh: gaji karyawan yang diperoleh dari survey langsung di perusahaan.
Data Eksternal: Diperoleh dari sumber eksternal: Data Laba-rugi perusahaan yang diperoleh dari Silikal German.
3. Menurut Skala Pengukurannya
Data Nominal: Kode atau labelisasi data kualitatif yang tertera di kuesioner (Contoh: Laki1 1, Perempuan 0, dst.)
Data Ordinal: Kode atau labelisasi peringkat/urutan (Cth: Pendidikan terakhir SMP, SMA, S , S2, S3 , gaji, jabatan).
Data Interval : Seperti ordinal, tetapi berjarak tetap (Cth: Likert (1 – 5) : Sangat tidak setuju s/d Sangat Setuju.
Data Rasio: Data bilangan tanpa nilai mutlak nol (Cth: Berat Badan, dan gaji.)
4. Menurut Sifatnya
Data Kualitatif: Data non-bilangan (Skala Nominal dan Ordinal: Warna, Nama, Jenis Kelamin, dan Statu.) . Non-parametric
Data Kuantitatif: Data bilangan (Skala Interval dan Rasio: Kepuasan karyawan dan Gaji karyawan.) Data parametrik.
Metoda mengukur level digital maturity model, mengukur level teknologi.
Metoda pengukuran level digital maturity model dengan adanya rating dari digital maturity model. Rating digital maturity model adalah initiating, emerging, performing, advancing dan leading. Initiating adalah tahapan diskusi. Peneliti melakukan diskusi tahap awal dan mulai dimasukkan ke dalam beberapa operasi bisnis. Emerging adalah peneliti sudah melakukan diskusi yang sudah maju dan mulai dimasukkan ke dalam semua operasi sehari-hari. Performing adalah peneliti telah menetapkan tujuan yang jelas dan merumuskan rencana yang sedang diikuti di seluruh perusahaan. Advancing adalah peneliti memperluas rencana dan tujuan untuk menghasilkan ide-ide baru dan inovatif untuk memajukan kemampuan di bidang ini. Leading adalah peneliti dianggap sebagai pemimpin pemikiran di bidang ini, secara teratur memimpin diskusi industri tentang topik ini dan telah menguasai bidang materi pelajaran ini.
3.3 Manfaat Penggunaan Teknologi
Menurut (Gupta, 2013) penggunaan sistem HRIS, yang juga dikenal sebagai sistem informasi sumber daya manusia dengan singkatan Human Resource Information System (HRIS) , dan diartikan adalah perangkat lunak atau
solusi online untuk entri data, pelacakan data, dan data kebutuhan informasi dari Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis. Tujuan HRIS adalah untuk menggabungkan berbagai bagian sumber daya manusia, termasuk penggajian, produktivitas tenaga kerja, dan manajemen manfaat menjadi sistem yang tidak terlalu padat modal dibandingkan dengan kerangka utama yang digunakan untuk mengelola aktivitas. HRIS merupakan suatu sistem informasi yang pada dasarnya digunakan untuk melacak data-data yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Sistem ini mengintegrasikan informasi seperti detail karyawan, daftar gaji, tunjangan, pelacakan kinerja dan penilaian yang berkaitan dengan karyawan.
Teknologi sistem HRIS yang dipakai seperti software Sleekr yang langsung terintegrasi dari finger print dan terkoneksi dengan divisi HR. Peneliti menyarankan perusahaan menggunakan software Sleekr. Software ini sangat bagus dan telah digunakan oleh perusahaan yang besar. Untuk perusahaan yang belum menggunakan sistem HR yang mumpuni bisa menggunakan software ini.
Sistem HR yang belum mumpuni disini dimaksudkan dengan sistem payroll yang menggunakan manual tidak menggunakan teknologi. Software ini bisa terintegrasi langsung dari sistem pemindai sidik jari. Penggunaan software ini didapatkan dari
Proses proyek bisnis yang terjadi jika teknologi ini diterapkan di PT Silikal Indonesia, bisa membuat karyawan menjadi lebih semangat dalam tugasnya. Dalam sistem payroll juga tidak ada kesalahan. Sistem payroll yang dimaksud seperti data dalam absensi, kehadiran jam datang dan jam pulang karyawan, jam lembur proyek, uang transport, uang makan, gaji pokok, potongan BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan. Apabila sistem payroll menjadi lebih baik, otomatis keuntungan perusahaan meningkat, dan kinerja karyawan akan meningkat. Kalau tidak disarankan untuk melakukan transformasi teknologi digital, karyawan akan mendapatkan gaji yang tidak sesuai, dan bulan berikutnya karyawan akan menjadi tidak rajin, karyawan tidak rajin, maka perusahaan akan lebih mengeluarkan dana. Dana yang dimaksud seperti biaya yang tidak diduga, diluar dari perhitungan budget proyek yang sebelumnya sudah diperhitungkan.
Sistem payroll ini bisa dikontrol oleh pusat yang berada di German. Jadi Silikal German bisa memantau langsung kinerja karyawan, pengeluaran dana proyek besar atau tidak.
Strateg y
DMM Current and Future
State
Plannin g
Implementatio n
Monitoring
3.4 Pelaksanaan Proyek Transformasi Digital
Sebelum melakukan proyek transformasi digital, peneliti membuat tahapan-tahapannya. Tahapan tersebut dilakukan peneliti untuk meninjau secara langsung apa saya yang harus dilakukan dan diperbuat, supaya proyek tranformasi digital dapat berjalan dengan sempurna.
Sumber : data diolah peneliti
Gambar 3. 1 Tahapan Proyek Digital Transformasi Proyek
Di gambar 3.1 tersebut, tahapan pertama dilakukannya strategi. Berikutnya untuk tahapan current maturity yang penulis lakukan seperti menyebarkan kuesioner terhadap responden, setelah mendapatkan jawaban dari responden, peneliti akan melakukan pre-test. Responden peneliti seperti karyawan yang bekerja di PT Silikal Indonesia. Dalam future maturity dengan cara melakukan in- depth interview terhadap pemilik perusahaan, atau top management. Setelah
dibandingkan dengan current maturity dan future maturity terjadinya sebuah gap.
Setelahnya, dilanjutkan dengan tahapan planning. Dimana dilakukan adanya roadmap, dan perhitungan asumsi keuangan. Implementasi dilakukan apabila
sudah mendapatkan persetujuan dari atasan atau pemilik perusahaan. Apabila sudha disetujui, dilakukannya monitoring. Tahapan ini digunakan untuk memantau proyek digital teknologi yang digunakan sudah berjalan dengan baik.
3.5 Hasil Uji Pre-Test 3.5.1 Uji Reliabilitas
Untuk meninjau penelitian lebih lanjut, peneliti melakukan penyebaran kuesioner. Penyebaran kuesioner dilakukan untuk mengetahui jawaban responden mengenai permasalahan yang ada dan solusinya. Setelah mendapatkan jawaban dari responden, peneliti melakukan uji reliabilitas.
Tabel 3. 6 Uji Reliabilitas Results of test Reliability
No. Variable Test Reliability
Cronbach A N of Items Result
1 Customer 0,884 8 Reliable
2 Strategy 0,504 5 Reliable
3 Technology 0,415 7 Non Reliable
4 Operation -0,267 3 Non Reliable
5 Organitation Culture
0,796 5 Reliable
Sumber : data diolah penulis
Kesimpulannya adalah semua pertanyaan kuesioner sudah dapat menggambarkan dari ke 5 variabel tersebut. Sehingga pre-test ini dapat dilakukan
diatas 0.5. Hasil uji reliabilitas dari customer adalah 0.884, jadi dikatakan reliabel.
Hasil uji reliabilitas dari strategi adalah 0.504, jadi dikatakan reliabel. Hasil uji reliabilitas dari teknologi adalah 0.415, jadi dikatakan tidak reliabel. Hasil uji reliabilitas dari operation adalah -0.267, jadi dikatakan tidak reliabel. Hasil uji reliabilitas dari organitation culture adalah 0.796, jadi dikatakan reliabel.
3.5.2 Uji Validitas
Untuk meninjau penelitian lebih lanjut, peneliti melakukan penyebaran kuesioner. Penyebaran kuesioner dilakukan untuk mengetahui jawaban responden mengenai permasalahan yang ada dan solusinya. Setelah mendapatkan jawaban dari responden, dan setelah melakukan uji Reliabilitas, peneliti melakukan uji Validitas.
Tabel 3. 7 Uji Validitas Results of test Validity
No. Variable Indicator Test Validity
N Sig Pearson Result
1 Brand Trust C1 10 0,660 Valid
2 Low Customer Satisfaction C2 10 0,844 Valid
3 Easy to do business C3 10 0,721 Valid
4 Complaints C4 10 0,763 Valid
5 Privacy Trust C5 10 0,660 Valid
6 Third party transparency C6 10 0,844 Valid
7 Data Trust C7 10 0,721 Valid
8 Fulfilment trust C8 10 0,763 Valid
9 Dedicated investment S1 10 0,710 Valid
10 Budget management S2 10 0,792 Valid
11 Return on investment S3 10 0,689 Valid
12 Learning S4 10 0,791 Valid
13 Investment model S5 10 -0,577 Non Valid
14 Development Methodology T1 10 -0,427 Non Valid
Tabel 3. 8 Uji Validitas Lanjutan Results of test Validity
No. Variable Indicator Test Validity
N Sig Pearson Result
18 Applications architecture T4 10 0,793 Valid
19 Technology Roadmaps T5 10 0,747 Valid
20 Open Source T6 10 0,646 Valid
21 Technology evolution T7 10 -0,264 Non Valid
22 Process evolution OP1 10 0,526 Valid
23 Process automation OP2 10 0,673 Valid
24 Process data OP3 10 0,469 Non Valid
25 Digital devices OC1 10 0,660 Valid
26 Knowledge Management OC2 10 0,844 Valid
27 Talent acquisition OC3 10 0,721 Valid
28 Talent development OC4 10 0.763 Valid
Sumber : data diolah penulis
Menurut (zikmud, 2013), validitas adalah keakuratan ukuran atau sejauh mana skor secara jujur mewakili sebuah konsep. Jika suatu pertanyaan di kuesioner mengungkapkan sesuatu yang diukur oke kuesioner tersebut, maka satu kuesioner tersebut dapat dikatakan valid. Uji validitas pada saat pre-test menggunakan tolak ukur pearson correlation. Nilai perason correlation dikatakan valid jika nilai signifikannya < 0.05. Untuk kesimpulan dapat dikatakan valid jika nilai pearson lebih besar dari 0.5, dan nilai signifikan lebih kecil dari 0.05. Dapat dikatakan tidak valid karena nilai pearson lebih kecil dari 0.5 dan nilai signifikan
dan ada yang akan di ubah. Untuk customer dengan hasil C1, C2, C3, C4, C5, C6, dan C7 adalah valid. Untuk strategy dengan hasil yang valid adalah S1,S2,S3, dan S4. Untuk S5 dikatakan tidak valid karena tidak signifikan. Untuk technology dengan hasil yang valid adalah T3, T4, T5, dan T6. Untuk sisanya dikatakan tidak valid. Untuk operation dengan hasil yang valid adalah OP 2 saja. Untuk organization culture dengan hasil yang valid adalah OC 1, OC 2, OC 3, dan OC .
