PROSEDUR Verifikasi Usulan Program/Kegiatan dan Anggaran Unit Kerja Politeknik Negeri Bali

PNB

POLITEKNIK NEGERI BALI

Jalan Uluwatu, Bukit Jimbaran, Kuta Selatan Telp. (0361)701981 Fax. 701128

Kode Dok : SOP-UP-02 Tanggal : 9 Juli 2016

PROSEDUR VERIFIKASI USULAN PROGRAM/KEGIATAN DAN ANGGARAN UNIT KERJA

Revisi : 01 Hal. : 1

PROSEDUR

Verifikasi Usulan Program/Kegiatan dan Anggaran Unit Kerja Politeknik Negeri Bali

2015-2019

Digunakan untuk melengkapi Standar Sistem Perencanaan Program dan Kegiatan

Proses Penanggung jawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda tangan

Perumusan I Putu Sutawinaya, ST, MT Ketua UP Pemeriksaan I Putu Merta Astawa, SE,MM PD I

Persetujuan Ir. Made Mudhina, MT Ketua Senat

Penetapan Ir. Made Mudhina, MT Direktur

Pengendalian I Komang Sugiarta, SE,MMA Ketua UPMA

PNB

POLITEKNIK NEGERI BALI

Jalan Uluwatu, Bukit Jimbaran, Kuta Selatan Telp. (0361)701981 Fax. 701128

Kode Dok : SOP-UP-02 Tanggal : 9 Juli 2016

PROSEDUR VERIFIKASI USULAN PROGRAM/KEGIATAN DAN ANGGARAN UNIT KERJA

Revisi : 01 Hal. : 2

Dokumen SPMI 1. Tujuan Prosedur Mengawal setiap usulan program/kegiatan unit-unit kerja di lingkungan Politeknik Negeri Bali (PNB) agar selaras

dengan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran serta Target sesuai Renstra 2015-2019.

2. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya

SOP ini berlaku di lingkungan PNB dan dapat digunakan sebagai acuan dalam : 1) Penyusunan rencana program/kegiatan unit-unit kerja setiap tahun . 2) Penyusunan anggaran sesuai Rencana Kerja Tahunan (RKT) unit-unit kerja 3) Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal PNB.

4) Penyusunan Sistem Akuntabilitas Kinerja Institusi Pemerintah (SAKIP) PNB.

3. Standar Adapun standar yang diacu dalam penyusunan SOP ini adalah Standar Sistem Perencanaan Program Kerja dan Kegiatan Kemenristekdikti, antara lain :

1) PNB menerapkan sistem perencanaan mengacu pada sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (SAKIP) dalam menerapkan sistem perencanaan di lingkungan PNB;

2) PNB melakukan verifikasi atas usulan rencana program/kegiatan unit-unit kerja di lingkungan PNB mengacu pada Permenristekdikti no 51 Tahun 2016 tentang SAKIP.

4. Definisi Istilah Beberapa difinisi yang digunakan dalam SOP ini, antara lain :

1) Renstra 2015-2019 adalah merupakan rancangan dari rencana strategis PNB dalam kurun waktu dari Tahun 2015 sampai 2019.

2) Verifikasi adalah merupakan kegiatan penyelarasan dokumen dalam hal ini adalah usulan program atau kegiatan unit-unit kerja agar sesuai dengan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran serta Target Renstra 2015-2019.

3) Pimpinan adalah Direktur beserta jajarannya, antara lain : Pembantu Direktur (PD) I, PD II, PD III dan PD IV yang ditugaskan khusus untuk mengkoordinasikan tugas pada bawahannya sesuai fungsinya.

4) Unit-unit kerja adalah seluruh unit, bagian dan jurusan yang ada di lingkungan PNB, bertugas melaksanakan kegiatan akademik maupun non akademik sesuai tugas pokok dan fungsi (tupoksi).

5) Tim Verifikasi adalah tim yang terdiri atas Unit Perencanaan (UP) PNB serta Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi yang memverifikasi rencana kegiatan dan anggaran unit-unit kerja.

6) SIPERA adalah merupakan program aplikasi sistem informasi perencanaan dan anggaran untuk mengelola sistem perencanaan dan penganggaran di lingkungan PNB.

5. Prosedur Prosedur pelaksanaan verifikasi usulan program/kegiatan unit kerja antara lain :

1) Menyampaikan surat permintaan melaksanakan input dokumen usulan program/kegiatan beserta anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Tahun berikutnya ke masing-masing unit kerja di lingkungan PNB.

2) Ketua/Kepala unit-unit kerja mengkoordinasikan penyusunan dokumen draf usulan dengan unit kerja bawahannya.

3) Dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja di-input pada SIPERA.

4) Unit Perencanaan mengunduh dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja untuk diverifikasi 5) Tim Verifikasi menyusun materi dan jadwal kegiatan verifikasi.

6) Tim Verifikasi melaksanakan kegiatan verifikasi sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

7) Berkas usulan yang telah diverifikasi dikembalikan ke masing-masing unit kerja untuk direvisi sesuai rekomendasi/catatan Tim Verifikasi.

8) Unit-unit kerja melaksanakan revisi dokumen usulan program/kegiatan

9) Dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja yang telah disempurnakan di-input kembali pada SIPERA beserta kelengkapan data dukungnya.

10) Tim Verifikasi menyusun Berita Acara penetapan usulan program/kegiatan unit-unit kerja.

11) Tim Verifikasi membuat laporan pelaksanaan kegiatan kepada Direktur dengan tembusan disampaikan kepada para Pembantu Direktur.

6. Pihak yang menjalankan

Prosedur - Unit-unit kerja (Jurusan/Unit/Bagian/Pusat) di lingkungan Politeknik Negeri Bali - Tim Verifikasi

7. Bagan Alir Prosedur Terlampir

8. Catatan SOP ini agar dilaksanakan sesuai prosedur oleh Tim Verifikasi sebelum dibahas dalam Rapat Koordinasi Pengembangan (Rakorbang) tingkat lembaga.

9. Dokumen terkait Dokumen yang terkait penyusunan SOP Perencanaan : 1. SOP Perencanaan

2. SOP penyusunan Renop dan RKT unit-unit kerja 3. SOP Pengendalian usulan rencana kerja

4. SOP Monitoring waktu pelaksanaan dan serapan anggaran 5. SOP Evaluasi capaian kinerja unit kerja dan lembaga

6. SOP Penyusunan laporan akuntabilitas kinerja lembaga (LAKIP)

Bagan Alir Prosedur No

1 Surat

2 surat 1 hari draf usulan

draf usulan

1 hari

5 1 hari

6 3 hari

10 menit

8 1 hari

T

Y

9 1 hari

10 1 hari

1 hari

Unit Perencanaan Unit Kerja Pimpinan Dokumen Waktu Output

7

11

Unit-unit kerja melaksanakan revisi dokumen usulan program/kegiatan

Tim Verifikasi membuat laporan pelaksanaan kegiatan kepada Direktur dengan tembusan disampaikan kepada para Pembantu Direktur.

Keterangan Tim Verifikasi

Dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja yang telah disempurnakan di-input kembali pada SIPERA beserta kelengkapan data dukungnya.

Surat

draf usulan program/kgt unit-unit kerja

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB)

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB)

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB) dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB) beserta data dukung

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB) yang telah direvisi 3

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI BALI

Jalan Uluwatu, Bukit Jimbaran, Kuta Selatan

5 hari

Pelaksana Baku Mutu

Kegiatan

SIPERA

Dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja di-input pada SIPERA.

Menyampaikan surat permintaan melaksanakan input dokumen usulan program/kegiatan beserta anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Tahun berikutnya ke masing-masing unit kerja di lingkungan PNB.

draf usulan

draf usulan

materi verikasi dan jadwal

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB) form verifikasi dan jadwal dokumen usulan

dokumen usulan

dokumen usulan kegiatan dan anggaran (RAB)

melaksanakan koordinasi mulai dari terbawah (prodi atau PIC)

Laporan kegiatan dan Buku Berita Acara Tim Verifikasi menyusun Berita

Acara penetapan usulan program/kegiatan unit-unit kerja.

Berita Acara Buku Berita

Acara

Laporan Tim Verifikasi menyusun materi dan

jadwal kegiatan verifikasi.

4

10 menit

Unit Perencanaan mengunduh dokumen usulan program/kegiatan unit-unit kerja untuk diverifikasi Ketua/Kepala unit-unit kerja mengkoordinasikan penyusunan dokumen draf usulan dengan unit kerja bawahannya.

Berkas usulan yang telah diverifikasi dikembalikan ke masing-masing unit kerja untuk direvisi sesuai rekomendasi/catatan Tim Verifikasi.

Tim Verifikasi melaksanakan kegiatan verifikasi sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

VERIFIKASI USULAN PROGRAM/KEGIATAN DAN ANGGARAN UNIT KERJA POLITEKNIK NEGERI BALI

KODE DOK : SOP-UP-02 TANGGAL : 9 Juli 2016 HAL. : 3 REVISI : 01 Telp. (0361)701981 Fax. 701128

DB S I P E R A

START

INPUT DRAFT USULAN

SIPERA KE SURAT

KOORDINASI DRAFT USULAN

PRINT DRAFT USULAN

DOKUMEN

MATERI JADWAL DAN

V E R I F I K A S I SURAT

REVISI BERKAS USULAN

DATA DUKUNG

INPUT DOKUMEN KE SIPERA

BERITA ACARA PENETAPAN

LAPORAN KEGIATAN BERITA DAN ACARA SELESAI SESUAI

LAPORAN KEGIATAN

POLITEKNIK NEGERI BALI

Jalan Uluwatu, Bukit Jimbaran, Kuta Selatan, Badung Telp. (0361)701981 Fax. 701128

No. : FRM-UP-02.01 Tgl. : 9 Juli 2016 Rev. : 01

FORMULIR VERIFIKASI USULAN PROGRAM/KEGIATAN

DAN ANGGARAN UNIT KERJA Hal. : 1

Dokumen SPMI

FORMULIR

Verifikasi Usulan Program/Kegiatan dan Anggaran Unit Kerja Politeknik Negeri Bali

2015-2019

Digunakan untuk melengkapi Prosedur Verifikasi Usulan Program/Kegiatan

dan Anggaran Unit Kerja

Proses Penanggung jawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda tangan

Perumusan I Putu Sutawinaya, ST, MT Ketua UP Pemeriksaan I Putu Merta Astawa, SE,MM PD I

Persetujuan Ir. Made Mudhina, MT Ketua Senat

Penetapan Ir. Made Mudhina, MT Direktur

Pengendalian I Komang Sugiarta, SE,MMA Ketua UPMA

POLITEKNIK NEGERI BALI

Jalan Uluwatu, Bukit Jimbaran, Kuta Selatan, Badung Telp. (0361)701981 Fax. 701128

No. : FRM-UP-02.01 Tgl. : 9 Juli 2016 Rev. : 01

FORMULIR VERIFIKASI USULAN PROGRAM/KEGIATAN

DAN ANGGARAN UNIT KERJA Hal. : 2

Formulir daftar periksa audit

Unit : Perencanaan Tim Auditor: 1. Lingkup Audit:

Auditi:

I Putu Sutawinaya, ST, MT

2. Tgl. Audit:

KAK. No. Item pemeriksaan

(Pelaksanaan tupoksi) Acuan

(SPP/SNPT) Dokumen

(SOP & Formulir) Bukti

(Ada/Tidak) Temuan (Ob/Mi/Ma)

(1) (2)

⁽³⁾

(4) (5) (6)

1.

SOP Verifikasi

Usulan Program/

Kegiatan dan Anggaran Unit Kerja

2.

Formulir Verifikasi

Usulan Program/

Kegiatan dan Anggaran Unit Kerja

3.

4.

n.

Keterangan:

Kolom (1), diisi nomor Kertas Kerja Audit.

Kolom (2), diisi uraian tugas pokok dan fungsi unit kerja.

Kolom (3), diisi acuan nomor Standar Pelayanan Publik atau Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

Kolom (4), diisi nomor dokumen SOP dan Formulir yang digunakan dalam pelaksanaan tupoksi

Kolom (5), diisi keterangan Ada/Tidak bukti pelaksanaannya yang terlihat dalam Formulir yang telah diisi.

Kolom (6), diisi katagori temuan (Ob/Mi/Ma) dengan kreteria sebagai berikut:

• Ob (Observasi), bila masih ada sesuatu yang perlu disempurnakan dalam pelaksanaannya, misalnya:

perlu adanya tembusan salinan bukti pembayaran SPP mahasiswa ke Jurusan.

• Mi (Minor), bila ditemukan ketidaksesuaian ringan yang tidak menyebabkan kegagalan sistem, misalnya: lupa memberikan stempel pada lembar otorisasi yang sudah ditanda tangani.

• Ma (Mayor), bila ditemukan ketidaksesuaian berat yang menyebabkan kegagalan sistem, misalnya:

tidak melaksanakan tupoksi sesuai SOP dan Formulir yang telah ditetapkan.