12
BAB II
LANDASAN TEORI A. Kajian Empiris
Adapun yang menjadi keaslian penelitian dalam penelitian ini ialah sebagaimana hasil penelitian terdahulu yang dilakukan di bawah ini, yakni oleh:
Penelitian yang dilakukan oleh Furkan Yener dan Harun Resit Yazgan (2019) yaitu Optimal Warehouse Design Literature Review and Case Study Application. Penelitian tersebut menyelidiki efektivitas perancangan gudang untuk menentukan waktu pengambilan pesanan rata- rata dan jarak tempuh menggunakan teknik data mining. Efektivitas desain gudang, penugasan alternatif dan kebijakan pengambilan pesanan yang berbeda dievalusi dengan menggunakan metode simulasi pada masalah yang terjadi secara nyata. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pendekatan yang diusulkan menggunakan model matematika menghasilkan hasil yang jauh lebih menguntungkan bagi manajemen gudang.
Penelitian oleh Mohammad Miralam (2017) yaitu Impact of Implementing Warehouse Management System on Auto Spare Part Industry Market in Saudi Arabia. Tujuannya ialah mengetahui dampak penerapan sistem manajemen gudang terhadap aktivitas gudang suku cadang mobil di pasar Arab Saudi. Metode kualitatif dengan menyebar kuesioner dilakukan untuk mengumpulkan data penelitian. Penelitian menunjukkan tidak semua perusahaan Saudi menggunakan WMS dengan
13
beberapa alasan untuk tidak menggunakan sistem tersebut. Penelitian mengungkapkan bahwa WMS memberikan kepuasan tinggi atas keandalan layanan dan peningkatan besar dalam efisisensi dan efektivitas gudang di pasar industri suku cadang. Selain itu, WMS memberikan pengurangan biaya pasar industri suku cadang secara keseluruhan.
Penelitian Fauzan, Shiddiq dan Raddlya (2020) yaitu The Designing of Warehouse Management Information System. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan dan merancang sistem informasi manajemen gudang di Konveksi Zaeni. Metodologi pengembangan yang digunakan adalah Rapid Application Development dengan pendekatan berorientasi objek. Sedangkan tools yang digunakan dalam perancangan adalah UML (Unified Modeling Language).
Berdasarkan penelitian tersebut disimpulkan bahwa hasil perancangan sistem informasi manajemen gudang dapat menjadi solusi untuk proses pengelolaan barang.
Penelitian Anas, Hazeem, Yousef, Abeer, Luma, Lina dan Imam (2015) yaitu Performance Improvement of Inventory Management System Processes by an Automated Warehouse Management System. Peneltian ini menyelidiki dampak sistem manajemen gudang pada kinerja rantai pasokan yang menyediakan lebih sedikit upaya sumber daya, lebih efisien dan sistem manajemen inventaris yang tepat. Kesimpulan hasil penelitian ialah sistem manajemen gudang otomatis adalah pengganti penting untuk sistem manajemen manual. Tujuan utama dari mengotomatisasi sistem gudang adalah untuk mengontrol pergerakan dan penyimpanan produk,
14
bersama-sama dengan keuntungan dari peningkatan keamanan dan penanganan yang lebih cepat. Perangkat lunak yang baru dibuat meningkatkan kemampuan sistem manajemen gudang. Saat ini, data yang disimpan dapat diatur menurut nomor seri, diaktifkan dengan mudah untuk memastikan konsep FIFO, dan diserahkan ke dealer secara akurat dengan kemungkinan kesalahan yang seminimal mungkin.
Dalam penelitian Nadya, Putri, Doddy dan Rifni (2019) yaitu The Implementation of Barcode on Warehouse Management Sytem for Warehouse Efficiency. Penelitian ini membahas tentang penerapan barcode pada sistem manajemen gudang untuk meningkatkan efisiensi gudang. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif dengan metode tersebut akan menjelaskan secara mendalam proses sistem manajemen gudang serta pengumpulan data dengan melakukan wawancara semi struktural. Dengan menerapkan barcode di gudang akan memperoleh beberapa keuntungan, seperti dapat meminimalkan kesalahan penerimaan barang dan mempercepat penerimaan barang. Dapat secara otomatis menentukan lokasi penyimpanan barang, meminimalkan kesalahan dalam menyimpan barang di tempat penyimpanan. Selain itu, penerapan barcode dapat mempercepat penyampaian informasi/laporan data.
Penelitian Suwarno dan Kusnadi (2021) yaitu Implemeting Warehouse Management Sytem in Stationery Store. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan solusi atas masalah perusahaan Happy Stationery yaitu terkait masalah persediaan, sebab perusahaan masih mencatat informasi produk dengan kertas dan belum terstruktur.
15
Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan observasi dan wawancara. Kemudian menggunakan Sortware Development Life Cycle (SDLC) sebagai metodologi pengembangan. Berdasarkan hasi penelitian sistem berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Penelitian menunjukkan penerapan sistem manajemen gudang telah meningkatkan proses manajemen persediaan di perusahaan.
Penelitian Mila dan Makruf (2021) yaitu Spare Part Warehouse Management Analysis Using 5S Approach and FIFO System. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan solusi terkait masalah perusahaan yaitu banyaknya suku cadang yang tersusun tidak rapi dan sulit ditemukan, selain itu beberapa barang rusak karena terlalu lama menumpuk di gudang.
Penerapan pendekatan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) dan sistem FIFO di gudang pengelolaan suku cadang digunakan untuk mengurangi pemborosan waktu yang disebabkan oleh tata letak suku cadang yang tidak efisien. Berdasarkan desain dan hasil implementasi konsep 5S dan FIFO diperoleh penilaian yang baik pada lay out suku cadang di gudang material. Perubahan ini dibuktikan dengan kondisi yang lebih baik setelah penerapan konsep 5S dan FIFO. Kondisi layout gudang menjadi lebih tertata, rapi dan alur pergerakan menjadi lebih cepat serta memudahkan operator dalam memproses pesanan dari setup purchase order pelanggan.
B. Kajian Teoritis 1. Warehouse
a. Pengertian
16
Warehouse merupakan tempat penyimpanan sementara dan pengambilan inventory dengan tujuan untuk mendukung kegiatan proses produksi ke proses berikutnya, ke lokasi distribusi atau kepada konsumen akhir (Martono R. , 2015). Lain halnya menurut Willem Siahaya (2013) warehouse ialah suatu tempat atau bangunan yang digunakan untuk menimbun, menyimpan barang, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau barang jadi.
Dalam bukunya yang berjudul Logistics & Supply Chain, Zaroni (2017) menggambarkan warehouse sebagai bagian dari sistem logistik perusahaan yang memiliki fungsi sebagai penyimpan produk dan penyedia informasi terkait status serta kondisi material/persediaan yang tersimpan di warehouse, sehingga informasi tersebut selalu ter-update dan mudah diakses siapapun yang berkepentingan.
b. Fungsi
Menurut (Rahmah, 2020) fungsi warehouse dalam konteks supply chain management, yaitu:
1) Tempat menyimpan produk dengan tujuan agar lebih efektif.
2) Tempat penyedia layanan informasi terkait status serta kondisi barang yang tersimpan di gudang.
3) Memudahkan pencarian produk serta mengorganisir jenis produk.
Lain halnya dengan (Kulwiec, 1980), menurutnya terdapat 5 fungsi warehouse, yaitu:
17
1) Sebagai tempat penyimpanan sementara barang 2) Mengumpulkan permintaan konsumen
3) Fasilitas pelayanan untuk konsumen 4) Perlindungan barang
5) Pemisah barang yang mudah terkontaminasi dan berbahaya 2. Warehouse Management System
a. Pengertian
Sistem Manajemen Pergudangan atau Warehouse Management System (WMS) merupakan sistem aplikasi komputer berbasis database, yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi gudang dalam menjaga keakuratan data persediaan dengan melakukan pencatatan setiap transaksi dalam warehouse (Ramaa &
Rangaswamy, 2012). Warehouse Management System (WMS) berperan sebagai sistem dalam mengatur kegiatan pergudangan, seperti menerima stok, menyimpan stok dan mengatur barang keluar (Wiyono, Pribadi, & Sidigdoyo, 2011).
b. Tujuan
Menurut (Faber, 2013) tujuan warehouse management system ialah mengontrol pergerakan dan penyimpanan persediaan dalam sebuah warehouse dan memproses transaksi terkait penerimaan dan pengeluaran persediaan dalam gudang. Warehouse Management System menurut (Haslindah, Fadhli, Ardianto, &
Mansyur, 2017) bertujuan dalam menyediakan satu set prosedur komputerisasi untuk menangani penerimaan dan pengiriman
18
barang, mengelola fasilitas penyimpanan dan mengelola stock barang untuk pricing, packing dan shipping.
c. Aktivitas
Warehouse Management System adalah kunci utama supply chain dengan tujuan utama mengontrol segala proses dalam pengiriman, penerimaan, penyimpanan, pergerakan dan pengambilan (2005). Dalam bukunya Manajemen Logistik (2017) disebutkan bahwa elemen-elemen warehouse management system dapat diidentifikasi sebagai:
1) Penerimaan 2) Put away
3) Manajemen persediaan
4) Pemrosesan pesanan dan pengambilan barang 5) Persiapan pengiriman
Berbeda halnya dengan (Leopatria & Palit, 2013), menurutnya terdapat tiga aktivitas utama dalam sistem manajemen gudang, yaitu:
1) Perpindahan barang
Dalam proses ini terbagi atas tiga bagian, yakni:
a) Receiving (penerimaan) b) Put away (penyimpanan) c) Shipping (pengiriman) 2) Storage (penyimpanan barang) 3) Perpindahan informasi
19
3. Standart Operating Procedure a. Pengertian
Standart Operating Procedure merupakan suatu sistem yang disusun dengan tujuan memudahkan, merapikan dan menertibkan pekerjaan (Ekotama, 2015). Menurut (Tathagati, 2014) Standart Operating Procedure atau “Prosedur” merupakan suatu dokumen yang jelas dan rinci dalam menggambarkan metode yang digunakan dalam mengimplementasikan dan melaksanakan kebijakan serta aktivitas organisasi yang ditetapkan dalam pedoman.
b. Tujuan
Menurut (Arnina P, 2016) secara spesifik tujuan dari SOP ialah:
1) Agar supaya karyawan dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kegiatan.
2) Memudahkan proses pengontrolan pada setiap proses kerja 3) Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap posisi.
4) Memberikan kejelasan alur, proses kerja, wewenang serta tanggung jawab dalam bekerja.
5) Memberikan keterangan terkait dokumen yang dibutuhkan dalam proses kerja.
6) Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan administrasi dan lainnya.
7) Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
20
8) Mengarahkan karyawan untuk disiplin kerja.
9) Pedoman dalam mengerjakan kegiatan.
10) Mengidentifikasi pola kerja tertulis, sistematis dan konsisten agar mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
11) Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab pada unit kerja.
Berbeda dengan Indah Puji (2014) dalam bukunya Standart Operating Procedure (SOP) memiliki sembilan tujuan, yaitu:
1) Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
2) Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3) Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4) Parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5) Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6) Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan, sehingga sifatnya melindungi perusahaan dan petugas.
7) Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
21
8) Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
9) Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.
c. Manfaat
Menurut Daniel Saputro (2017) SOP memiliki lima manfaat, diantaranya:
1) Membakukan standarisasi kerja secara administratif untuk mencegah variasi langkah dalam menjalankan aktivitas kerja.
2) Pedoman bagi pelaksana dan pengawas.
3) Salah satu materi training sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
4) Mengukur kinerja karyawan.
5) Bagian dari sistem yang merupakan sarana penunjang yang sangat penting dalam mempertahankan kualitas.
Sedangkan, terdapat 10 manfaat dari Standart Operating Procedure (SOP) menurut Permenpan No.PER/21/M- PAN/11/2008, diantaranya:
1) Standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2) Membantu staff menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan.
22
3) Meningkatkan akunbilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4) Menciptakan ukuran standart kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5) Menciptakan bahan training yang dapat membantu karyawan baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6) Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
7) Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan setiap harinya.
8) Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberi layanan.
9) Membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
10) Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai keadaan.
d. Prinsip
Terdapat 8 prinsip penyusunan SOP secara umum menurut (Arnina P, 2016), yaitu:
1) Alur kerja kegiatan mudah ditelusuri jika terjadi masalah.
2) Evaluasi secara periodik dan sesuai dengan kondisi terkini pada organisasi dan perkembangan kebijakan yang berlaku saat itu.
3) Komunikasi secara sistematis kepada semua unit kerja.
23
4) Sesuai dengan kebijakan perusahaan, standar yang menjadi acuan perusahaan dan peraturan yang berlaku saat itu.
5) Ditulis dengan jelas, sederhana, sistematis dan tidak berbelit- belit sehingga mudah dimengerti dan diimplementasikan.
6) Memberikan kejelasan kapan dan siapa saja yang harus melaksanakan kegiatan, berapa waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing karyawan.
7) Mendorong pelaksanaan rangkaian aktivitas untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
8) Menjadi pedoman yang terukur mengenai waktu, hasil kerja, maupun rincian biaya pelayanan dan tata cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
Lain halnya menurut PEMERPAN PER/21/M-PAN/11/2008 terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi dalam penyusunan Standart Operating Procedure (SOP), yaitu:
1) Konsistensi, pelaksanaan SOP harus secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi.
2) Komitmen, pelaksanaan SOP harus dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3) Perbaikan berkelanjutan, pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
24
4) Mengikat, SOP harus mengingat pelaksanaan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang ditetapkan.
5) Seluruh unsur memiliki peran penting, seluruh karyawan peran- peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika karyawan tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan organisasi.
6) Terdokumentasi dengan baik, seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.
