Panduan Sistem Pencatatan
Kehadiran
D i v i s i S i s t e m I n f o r m a s i D i r e k t o r a t T I K U P I
2 / 5 / 2 0 1 6
V2
Halaman | 1
Daftar Isi
1 Prakata ... 2
2 Alur Sistem Pencatatan Kehadiran... 2
3 Istilah ... 2
4 User ... 3
5 Mesin Absen ... 3
5.1 Prosedur Registrasi Face dan Fingerprint ... 3
5.2 Prosedur Hapus User ... 6
5.3 Prosedur Pendaftaran Pegawai Baru ... 6
6 Aplikasi Sistem Pencatatan Kehadiran ... 7
7 Login ... 7
8 Kehadiran ... 10
8.1 Kehadiran Pegawai ... 10
8.2 Edit Kehadiran Pegawai ... 11
8.3 Daftar Kehadiran Pegawai... 12
8.4 Jadwal Kerja Pegawai ... 12
8.5 Rekap Kehadiran Pegawai ... 13
9 Pegawai ... 14
9.1 Biodata Pegawai ... 14
9.2 Grafik Pegawai ... 14
10 Penilaian PPK (Penilaian Prestasi Kerja) ... 14
10.1 Daftar PPK ... 15
10.2 Input Nilai PPK ... 16
11 Dashboard ... 16
Halaman | 2
1 Prakata
Sistem Pencatatan Kehadiran adalah sistem yang akan digunakan di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia untuk mencatat kehadiran baik dosen atau tendik yang kedepan data kehadiran tersebut akan digunakan oleh universitas untuk keperluan baik keperluan sdm dan lain sebagainya.
Panduan ini merupakan panduan yang terdiri dari panduan bagi User Mesin dalam melakukan konfigurasi mesin absen dan panduan bagi User Unit untuk melakukan pengelolaan catatan kehadiran pegawai di unitnya masing-masing.
2 Alur Sistem Pencatatan Kehadiran
Adapun alur dari Sistem Pencatatan Kehadiran ini dapat kita lihat sebagaimana gambar di bawah ini
User
Mesin Absen Manager
Mesin Absen
Application Server
ACS Server
Mesin Absen Mesin Absen
Mesin Absen
Jaringan
User User
3 Istilah
Mesin absen, adalah mesin pengenal wajah atau sidik jari yang mencatat kehadiran pegawai baik tendik atau dosen. Mesin absen ini sudah tersedia di gedung-gedung dan kampus daerah wilayah Universitas Pendidikan Indonesia.
Catatan:
Dokumen panduan akan terus mengalami peubahan sejalan dengan perkembangan aplikasi
Halaman | 3 Id enrol, adalah identitas pegawai baik tendik ataupun dosen yang dikenali oleh mesin absen. Id enrol ini bersifat unik, masing-masing pegawai akan mempunyai id enrol yang dikeluarkan oleh Direktorat TIK.
Akun ACS atau Access Control Sistem, adalah akun pegawai dan mahasiswa civitas Universitas Pendidikan Indonesia atau yang sudah dikenal sebagai akun internet. Akun ACS ini yang akan digunakan untuk akses kedalam sistem pencatatan kehadiran.
Pegawai adalah pegawai baik tenaga kependidikan dan tenaga non kependidikan/dosen yang ada di lingkungan Universitas Pendidikan Indonesia.
4 User
User atau pengguna dari Sistem Pencatatan Kehadiran ini dibagi kedalam beberapa tingakatan yang terdiri dari:
User Pegawai, adalah pegawai yang bisa masuk ke dalam Sistem Pencatatan Kehadiran untuk melihat catatan dan melihat rekap kehadiran dirinya sendiri.
User Unit, adalah user atau operator yang ditugaskan di unit untuk melakukan tugas yang terkait dengan kehadiran pegawai.
User Kepegawaian, adalah user atau operator di Direktorat SDM untuk melakukan tugas yang terkait dengan data kepegawaian dan pencatatan kehadiran.
User Keuangan, adalah user atau operator dari Direktorat Keuangan yang bisa melihat data pencatatan kehadiran.
User Pimpinan, adalah user yang bisa melihat data pencatatan kehadiran (dashboard) User Mesin, adalah user atau operator di unit yang mempunyai hak untuk melakukan akses ke mesin pencatatan kehadiran (mesin absen)
5 Mesin Absen
5.1 Prosedur Registrasi Face dan Fingerprint 1. Tekan tombol menu di layar.
2. Scan wajah atau sidik jari di mesin absen.
Halaman | 4 3. Tekan menu Manage User.
4. Tekan menu All user (untuk mesin baru)
Halaman | 5 5. Cari nama pegawai yang akan di registrasi
6. Pilih nama pegawai yang akan di registrasi.
7. Pilih menu edit (untuk mesin baru).
8. Tekan menu wajah/face untuk mendaftarkan wajah ke mesin.
Halaman | 6 9. Tekan menu fingerprint untuk mendaftarkan sidik jari ke mesin
10. Tekan menu simpan (untuk mesin lama).
11. Selesai, keluar dari menu kembali ke tampilan awal.
5.2 Prosedur Hapus User 1. Tekan tombol menu di layar.
2. Scan wajah atau sidik jari di mesin absen.
3. Tekan menu Manage User.
4. Tekan menu All user (untuk mesin baru) 5. Cari nama pegawai yang akan di registrasi 6. Pilih nama pegawai yang akan di registrasi.
7. Tekan menu delete/hapus 8. Tekan yes/ok
9. Selesai, keluar dari menu kembali ke tampilan awal.
5.3 Prosedur Pendaftaran Pegawai Baru
1. Pegawai baru didaftarkan oleh Direktorat SDM ke dalam sistem kehadiran.
2. Kemudian menghubungi Bagian Layanan Direktorat TIK untuk mendaftarkan informasi pegawai baru tersebut ke mesin kehadiran.
3. Kemudian menghubungi operator mesin kehadiran unit untuk mendaftarkan face dan fingerprint ke dalam mesin kehadiran.
Catatan:
Pendaftaran akun/id enrol dan peubahan konfigurasi pada mesin absen harus dikoordinasikan dengan Direktorat TIK. Tidak diperkenankan menambahkan user tanpa id enrol yang dikeluarkan oleh Direktorat TIK
Halaman | 7
6 Aplikasi Sistem Pencatatan Kehadiran
Aplikasi Sistem Pencatatan Kehadiran adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan monitoring, setup dan pengelolaan kehadiran pegawai. Aplikasi ini berbasis web sehingga bisa diakses menggunakan web browser dengan alamat http://simpeg.upi.edu/kehadiran
7 Login
Untuk masuk ke dalam aplikasi, pengguna harus melalui proses authentikasi dengan menggunakan user dan password ACS / akun internet
Halaman | 8 Jika pengguna tidak bisa masuk ke dalam sistem ada beberapa kemungkinan yang menjadi penyebab, diantaranya:
- Belum mempunyai akun ACS / akun internet. Untuk mendapatkan akun internet, bisa langsung datang ke Bagian Layanan Direktorat TIK untuk mendaftarkan dan melakukan aktivasi akun
- Lupa password. Untuk yang lupa password, bisa langsung datang ke Bagian Layanan Direktorat TIK untuk melakukan reset password
- Muncul Akses Error
Kesalahan seperti gambar di atas bisa terjadi disebabkan beberapa hal, diantaranya:
o Tidak mempunyai hak akses ke dalam aplikasi Sistem Pencatatan Kehadiran.
o NIP salah atau belum terdaftar dalam database Sistem Pencatatan Kehadiran.
Untuk kondisi seperti ini silahkan menghubungi Direktorat TIK untuk ditelusuri lebih lanjut.
Jika pada proses login tidak menemui kendala, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini
Halaman | 9 Menu aplikasi akan muncul berbeda sesuai dengan kategori user yang digunakan untuk login.
Catatan:
- Biasakan untuk melakukan proses logout jika akan keluar dari sistem, jangan menutup browser secara langsung.
- Simpan akun ACS yang diberikan baik itu akun pribadi atau akun untuk mengelola Sistem Pencatatan Kehadiran, jangan sekali-kali memberikan akun terutama akun pengelola kepada orang yang tidak berhak untuk menghindari penyalahgunaan akun tersebut.
- Jika akun lupa atau catatanya hilang, mohon untuk segera menghubungi Bagian Layanan Direktorat TIK
Halaman | 10
8 Kehadiran
8.1 Kehadiran Pegawai
Menu kehadiran pegawai digunakan untuk melihat daftar kehadiran pegawai dalam bulan berjalan, untuk User Unit, daftar pegawai yang muncul adalah data pegawai yang ada dalam unitnya masing-masing, dan untuk User Pegawai, nama pegawai yang muncul adalah nama pegawainya sendiri, tidak bisa melihat data catatan kehadiran pegawai yang lain. Untuk mencari daftar kehadiran pegawai tertentu, klik pada kolom Nama kemudian ketik nama pegawai yang akan dicari. Jika pada menu ini nama pegawai tidak ada atau terdapat ketidaksesuaian data, silahkan untuk menghubungi Bagian Layanan Direktorat TIK untuk ditelusuri lebih lanjut.
Untuk melihat kehadira pegawai di bulan sebelumnya, klik dropdown Periode untuk memilih periode yang akan ditampilkan.
Halaman | 11
8.2 Edit Kehadiran Pegawai
Menu ini hanya akan muncul untuk User Unit yang berfungsi untuk melakukan peubahan status absen pegawai, misalnya menjadi Sakit, Ijin, Alpa dan sebagainya. Window ini akan muncul jika melakukan klik icon pensil (di bagian kiri) pada halaman kehadiran pegawai.
Catatan:
Peubahan status absen yang dilakukan User Unit akan tercatat di log.
Peubahan status pegawai harus disertai oleh bukti fisik (berupa form) yang sudah disiapkan oleh Direktorat SDM. Bukti fisik tersebut harus disimpan dengan baik oleh operator.
Halaman | 12
8.3 Daftar Kehadiran Pegawai
Menu ini hampir sama dengan menu kehadiran pegawai, hanya di halaman ini tidak bisa melakukan view secara detail atau edit kehadiran pegawai.
8.4 Jadwal Kerja Pegawai
Halaman Jadwal kerja pegawai adalah halaman untuk melakukan setup jadwal kerja pegawai, terutama untuk unit-unit tertentu di UPI yang mempunyai jadwal kerja yang berbeda dengan unit lain seperti Unit K3/Security. Untuk ke halaman pengaturan Jadwal Kerja Pegawai, pilih menu Kehadiran dan pilih menu Jadwal Kerja Pegawai sehingga muncul halaman seperti di bawah ini:
Halaman | 13 Pengaturan jadwal kerja pegawai ini harus dilakukan untuk jadwal kerja pegawai di waktu yang akan datang, artinya sebelum pegawai memasuki hari kerja tersebut, dan pengaturan jadwal kerja ini harus dilakukan untuk masing-masing pegawai per hari (disesuaikan dengan jadwal kerja/shift di unit). Untuk melakukan setup, klik ikon pensil yang ada di kolom bagian kiri, sehingga muncul halaman seperti ini:
User Unit melakukan pengelolaan jadwal dengan memilih Kode Shift, dan kategori Kode Shift dikelola oleh SDM Pusat / User Kepegawaian.
8.5 Rekap Kehadiran Pegawai
Halaman rekap pegawai merupakan rekapitulasi jumlah jam kehadiran pada bulan berjalan.
Halaman | 14
9 Pegawai
9.1 Biodata Pegawai
Halaman ini ditujukan untuk melihat biodata pegawai, untuk melihat detil biodata pegawai, klik icon mata yang ada di kolom sebelah kiri.
9.2 Grafik Pegawai
Halaman ini akan memperlihatkan grafik keadaan pegawai di masing-masing unit kerja.
10 Penilaian PPK (Penilaian Prestasi Kerja)
Penilaian prestasi kerja adalah salah satu komponen yang harus di input oleh operator untuk masing-masing pegawai di masing-masing unit kerja. Nilai PPK ini berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan oleh pimpinan masing-masing unit yang dilaksanakan dalam kurun waktu setahun sekali berdasarkan parameter-parameter dalam format yang sudah ditentukan oleh Direktorat SDM.
Halaman | 15
10.1 Daftar PPK
Untuk melihat daftar nilai PPK, pilih menu Remunerasi kemudian pilih daftar.
Halaman | 16
10.2 Input Nilai PPK
Untuk melakukan edit nilai PPK, dari daftar nilai PPK, klik icon pensil/edit untuk masing-masing pegawai, kemudian masukan nilai PPK sesuai dengan nilai hasil perhitungan PPK.
11 Dashboard
Halaman dashboard akan menampilkan grafik rata-rata hari kerja pegawai per unit kerja.
