RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR.

(1)

RANCANG BANGUN SI STEM ADMINISTRASI PROGRAM

STUDI SISTEM I NFORMASI UNIVERSITAS PEMBANGUNAN

NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagai Per syar atan

Dalam Memper oleh Gelar Sar jana Komputer

Pr ogr am Studi Sistem Infor masi

Disusun Oleh :

RINTA AUGUSTI ROLANDIA NPM. 0735010096

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

J AWA TIMUR

SURABAYA

2011

Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :

(2)

i

Judul : Rancang Bangun Sistem Administrasi Program Studi Sistem Informasi UPN “VETERAN” Jawa Timur.

Pembimbing I : Mohamad Irwan Afandi, ST, Msc. Pembimbing II: Agung Brastama Putra, S.Kom. Penyusun : Rinta Augusti Rolandia.

ABSTRAK

Universitas Pembangunan Nasional Program Studi Sistem Informasi khususnya bagian Sesprodi untuk mengelola data arsip masuk dan arsip keluar, dan mencatat transaksi keuangan masih manual. Permasalahan yang timbul adalah ingin membuat suatu sistem yang dapat mengelola data arsip masuk dan arsip keluar agar lebih efisien, mengelola transaksi keuangan yang masuk dan keluar dan mengelola agenda kegiatan Sesprodi. Tujuan Rancang Bangun Sistem Administrasi Program Studi Sistem Informasi ini adalah untuk mempermudah mengelola arsip dari arsip masuk atau arsip keluar. Mencatat transaksi keuangan yang masuk dan keluar beserta agenda kegiatan. Hasil yang didapat adalah aplikasi sistem berbasis PHP yang dapat mencatat transaksi-transaksi keuangan program studi Sistem Informasi, data arsip-arsip yang masuk maupun keluar, agenda kegiatan Sesprodi dan reminder.

Kata Kunci : transaksi keuangan, sistem administrasi, Program Studi Sistem Informasi.

(3)

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, karunia serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) di Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur serta menyelesaikan pembuatan laporan TA dengan baik dan lancar.

Permasalahan yang penulis bahas dalam laporan ini, mengenai Rancang Bangun Sistem Administrasi Program Studi Sistem Informasi UPN ”VETERAN” Jawa Timur. Yang meliputi pencatatan arsip masuk dan arsip keluar, agenda kegiatan dan keuangan.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima ksih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyeleseikan laporan ini.

Secara khusus penulis menyampaikan terima kasih kepada :

1. Tugas akhir ini penulis dedikasikan kepada kedua orang tua penulis, yaitu Bapak Mulyono dan Ibu Asri Puji Astuti yang telah sabar dan mencurahkan segala kasih sayangnya kepada penulis, serta dukungan material dan spiritual selama masa studi di Surabaya. Kedua orang tua yang telah memberi dukungan doa dan marteri.

2. Bapak M. Irwan Afandi S.Kom, MSC. Selaku dosen pembimbing I. 3. Bapak Agung Brastama Putra S.Kom. Selaku dosen pembimbing II.

4. Bapak Doddy Ridwandono S.Kom Selaku dosen pembimbing PKL, yang banyak memberi saran kepada penulis.

(4)

iii

5. Seluruh dosen Universitas Pembangunan Nasional ”Veteran” Jawa Timur. 6. Kedua kakakku yaitu Aris Eka Saputra dan Lilliyan Rismaya Medha yang

banyak membantu penulis, dan selalu memberi semangat kepada penulis. 7. Semua teman-teman yang sudah membantu proses penyeleseian laporan ini

khususnya Yenny Zaqiyah Darajah, Diah Putri S, Bayu Topan dan semua teman-teman mahasiswa Sistem Informasi Angkatan 2007

8. Semua pihak yang telah membantu proses penyeleseian laporan ini yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan yang telah kami rbuat. Oleh karena itu, kami mengharapkan saran dan kritik agar laporan ini menjadi lebih baik dan mungkin dapat disempurnakan menjadi yang lebih baik lagi.

Kami berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat baik bagi kami selaku mahasiswa maupun bagi pihak Program Studi Sistem Informasi serta pihak–pihak yang telah membaca laporan ini.

Surabaya, 12 Desember 2011

Penulis

(5)

iv DAFTAR ISI

ABSTRAK...i

KATA PENGANTAR ...ii

DAFTAR ISI ...iv

BAB 1 PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang...1

1.2 Rumusan Masalah...2

1.3 Batasan Masalah ...2

1.4 Tujuan...3

1.5 Manfaat...3

1.6 Metodologi ...3

1.7 Sistematika Penulisan ...4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA...5

2.1 Sistem ...6

2.2 Administrasi ...7

2.3 Pengarsipan ...8

2.4 Keuangan...10

2.5 PHP...10

2.6 MySQL...13

2.7 PHPMyAdmin...14

2.8 Database ...14

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN ...16

3.1 Analisa Sistem ...16

3.2 Perancangan Sistem...16

3.2.1 System Flow ...16

3.2.2 Data Flow Diagram ...28

3.2.3 Entity Relationship Diagram ...31

3.3 Struktur Tabel ...34

3.4 Desain Interface Aplikasi ...38

(6)

v

3.4.1 Desain Interface Form Login...38

3.4.2 Desain Interface Form Index Admin...39

3.4.3 Desain Interface Form Arsip Masuk ...40

3.4.4 Desain Interface Form Arsip Keluar ...41

3.4.5 Desain Interface Form Keuangan...42

3.4.6 Desain Interface Form Kaprogdi...43

3.4.7 Desain Interface Form Mahasiswa...44

3.4.8 Desain Interface Form Surat Mahasiswa ...45

3.4.9 Desain Interface Form Akun ...46

3.4.10 Desain Interface Form Kategori ...47

3.4.11 Desain Interface Form Pengajuan PKL/TA...48

3.4.12 Desain Interface Form Index Mahasiswa ...49

3.4.13 Desain Interface Form Password Mahasiswa...49

3.4.14 Desain Interface Form Surat Mahasiswa...50

3.4.15 Desain Interface Form Surat Pengajuan PKL ...51

3.4.16 Desain Interface Form Index Kaprogdi ...52

3.4.17 Desain Interface Form Password Kaprogdi...52

3.4.18 Desain Interface Form Arsip Masuk...53

3.4.19 Desain Interface Form Arsip Keluar...53

3.4.20 Desain Interface Form Keuangan...54

3.4.21 Desain Interface Form Surat Mahasiswa...55

3.4.22 Desain Interface Form Surat Pengajuan PKL/TA...55

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ...56

4.1 Instalasi Program ...56

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ...56

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak...56

4.2 Hasil Sistem ...57

4.2.1 Form Halaman Login ...57

4.2.2 Halamn Alert Selamat Datang...58

4.2.3 Halaman Index Sesprogdi...58

(7)

vi

4.2.4 Halaman Arsip Masuk ...59

4.2.5 Halaman Arsip Keluar ...60

4.2.6 Halaman Keuangan ...62

4.2.7 Halaman Pengingat ...64

4.2.8 Halaman Admin...66

4.2.9 Halaman Mahasiswa ...67

4.2.10 Halaman Pengajuan PKL/TA ...69

4.2.11 Halaman Pengajuan Lain ...70

4.2.12 Halaman Akun...72

4.2.13 Halaman Kategori ...73

4.2.14 Halaman Alert Selamat Datang...75

4.2.15 Halaman Index Kaprogdi...75

4.2.16 Halaman Arsip Masuk ...76

4.2.17 Halaman Arsip Keluar ...76

4.2.18 Halaman Keuangan ...77

4.2.19 Halaman Laporan Keuangan ...77

4.2.20 Halaman Ganti Password...78

4.2.21 Halaman Pengajuan PKL...78

4.2.22 Halaman Pengajuan Lain ...79

4.2.23 Halaman Alert Selamat Datang...80

4.2.24 Halaman Index Mahasiswa...80

4.2.25 Halaman Ganti Password...81

4.2.26 Halaman Surat Mahasiswa ...81

4.2.28 Halaman Surat Mahasiswa ...83

BAB V UJICOBA SISTEM ...84

5.1 Uji Coba Sistem...84

5.1.1 Form Login ...84

5.1.2 Form Menu ...85

5.1.3 Form Keuangan ...85

5.1.4 Form Pengajuan PKL...86

(8)

vii

5.1.5 Form Agenda ...87

5.1.6 Form Tambah User admin dan kaprogdi ...88

5.1.7 Form Tambah Arsip ...88

5.1.7 Form Alert...89

BAB VI PENUTUP ...90

6.1 Kesimpulan ...90

6.2 Saran ...90

Daftar Pustaka...91 Lampiran

(9)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 System flow Sesprogdi awal ...17

Gambar 3.2 System flow Arsip ...18

Gambar 3.3 System flow Keuangan...19

Gambar 3.4 System flow Kaprogdi...20

Gambar 3.5 System flow Pengingat...21

Gambar 3.6 System flow Mahasiswa...22

Gambar 3.7 System flow Awal mahasiswa ...23

Gambar 3.8 System flow Mahasiswa...24

Gambar 3.9 System flow Mahasiswa pengajuan PKL/TA ...25

Gambar 3.10 System flow Mahasiswa pengajuan lain ...26

Gambar 3.11 System flow Kaprogdi...27

Gambar 3.12 Context Diagram Sistem Administrasi...28

Gambar 3.13 DFD Level-0 Sistem Administrasi ...29

Gambar 3.14 DFD Level-1 Sistem Administrasi ...30

Gambar 3.15 ERD-CDM ...31

Gambar 3.16 ERD-PDM...33

Gambar 3.17 Desain Interface Form Login ...38

Gambar 3.18 Desain Interface Form Index Sesprogdi...39

Gambar 3.19 Desain Interface Form Tampil Arsip Masuk ...40

Gambar 3.20 Desain Interface Form Tambah Arsip ...40

Gambar 3.21 Desain Interface Form Tampil Arsip Keluar ...41

Gambar 3.22 Desain Interface Form Tambah Arsip ...41

Gambar 3.23 Desain Interface Form Tampil Keuangan ...42

Gambar 3.24 Desain Interface Form Tambah Keuangan ...42

Gambar 3.25 Desain Interface Form Tampil Kaprogdi ...43

Gambar 3.26 Desain Interface Form Tambah Kaprogdi ...43

Gambar 3.27 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa ...44

(10)

ix

Gambar 3.28 Desain Interface Form Tambah Mahasiswa ...44

Gambar 3.29 Desain Interface Form Tampil Surat Mahasiswa ...45

Gambar 3.30 Desain Interface Form Tambah Surat Mahasiswa...45

Gambar 3.31 Desain Interface Form Tampil Akun...46

Gambar 3.32 Desain Interface Form Tambah Akun ...46

Gambar 3.33 Desain Interface Form Tampil Kategori ...47

Gambar 3.34 Desain Interface Form Tambah Kategori...47

Gambar 3.35 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA...48

Gambar 3.36 Desain Interface Form Tambah Pengajuan PKL/TA ...48

Gambar 3.37 Desain Interface Form Index Mahasiswa...49

Gambar 3.38 Desain Interface Form Password Mahasiswa ...49

Gambar 3.40 Desain Interface Form Tambah Mahasiswa ...50

Gambar 3.42 Desain Interface Form Tambah Pengajuan PKL/TA ...51

Gambar 3.43 Desain Interface Form Index Kaprogdi...52

Gambar 3.44 Desain Interface Form Password Kaprogdi ...52

Gambar 3.45 Desain Interface Form Arsip Masuk ...53

Gambar 3.46 Desain Interface Form Arsip Keluar ...53

Gambar 3.47 Desain Interface Form keuangan ...54

Gambar 3.48 Desain Interface Form Laporan Keuangan ...54

Gambar 4.1 Login...57

Gambar 4.2 Halaman Alert Selamat Datang ...58

Gambar 4.3 Halaman Index Sesprogdi ...58

Gambar 4.4 Tampil Arsip Masuk...59

Gambar 4.5 Insert Data Arsip Masuk ...59

Gambar 4.6 Edit Arsip Masuk...60

Gambar 4.7 Tampil Arsip Keluar...60

(11)

x

Gambar 4.8 Insert Data Arsip Keluar ...61

Gambar 4.9 Edit Arsip Keluar...61

Gambar 4.10 Tampil Keuangan ...62

Gambar 4.11 Insert Data Keuangan ...63

Gambar 4.12 Edit Keuangan...63

Gambar 4.13 Laporan keuangan...64

Gambar 4.14 Tampil Pengingat...64

Gambar 4.15 Insert Data Pengingat ...65

Gambar 4.16 Edit Pengingat...65

Gambar 4.17 Tampil Admin...66

Gambar 4.18 Insert Admin ...66

Gambar 4.19 Edit Admin...67

Gambar 4.20 Tampil Mahasiswa...67

Gambar 4.21 Insert mahasiswa...68

Gambar 4.22 Edit Mahasiswa...68

Gambar 4.23 Tampil Pengajuan PKL/TA ...69

Gambar 4.24 Insert Pengajuan PKL/TA...69

Gambar 4.25 Cetak Pengajuan PKL/TA...70

Gambar 4.26 Tampil Pengajuan Lain ...70

Gambar 4.27 Insert Pengajuan Lain...71

Gambar 4.28 Edit Pengajuan Lain ...71

Gambar 4.29 Tampil Akun ...72

Gambar 4.30 Insert Akun...72

Gambar 4.31 Edit Akun ...73

Gambar 4.32 Tampil Kategori...73

Gambar 4.33 Insert Kategori ...74

Gambar 4.34 Edit Kategori...74

Gambar 4.36 Halamna Index Kaprogdi ...75

Gambar 4.37 Halaman Arsip Masuk...76

(12)

xi

Gambar 4.38 Halaman Arsip Keluar...76

Gambar 4.39 Halaman Keuangan ...77

Gambar 4.40 Halaman Laporan Keuangan...77

Gambar 4.41 Ganti Password ...78

Gambar 4.42 Pengajuan PKL ...78

Gambar 4.43 Cetak Pengajuan PKL ...79

Gambar 4.44 Pengajuan Lain ...79

Gambar 4.46 Halaman Index Mahasiswa...80

Gambar 4.47 Halaman Ganti Password ...81

Gambar 4.48 Halaman Pengajuan PKL ...81

Gambar 4.49 Halaman Tampil Pengajuan PKL...82

Gambar 4.50 Halaman Cetak PKL...82

Gambar 4.51 Halaman Input Pengajuan Lain ...83

Gambar 4.52 Halaman Tampil Pengajuan Lain ...83

Gambar 4.53 Halaman Cetak Pengajuan Lain...83

Gambar 5.2 Form Login ...84

Gambar 5.3 Menu Sesprogdi ...85

Gambar 5.4 Menu Keuangan...86

Gambar 5.5 Menu Pengajuan PKL ...86

Gambar 5.6 Menu Tampil Pengajuan PKL ...87

Gambar 5.7 Menu Pengingat ...87

Gambar 5.8 Menu User Admin ...88

Gambar 5.9 Menu Arsip ...88

Gambar 5.10 Alert Sesprogdi ...89

Gambar 5.11 Alert Kaprogdi ...89

Gambar 5.12 Alert Mahasiswa ...89

(13)

xii DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kategori ...34

Tabel 3.2 Arsip Masuk ...34

Tabel 3.3 Arsip Keluar ...35

Tabel 3.4 Mahasiswa...35

Tabel 3.5 Pengajuan Lain...35

Tabel 3.6 Pengajuan PKL ...36

Tabel 3.7 Keuangan...36

Tabel 3.8 Akun ...37

Tabel 3.9 Kaprogdi ...37

Tabel 3.10 Pengingat ...38

Tabel 5.1 Kaprogdi ...84

(14)

1

BAB I PENDAHILIAN

1.1 Latar Belakang

Majunya perkemnangan teknopogi informasi sudah mencapai taraf senagai

kenutuhan, sehingga semua papisan masyarakat tergerak untuk maju dan

menggunakannya. Perkemnangan teknopogi informasi juga menjamah proses

dapam ruang pingkup universitas agar dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi

kerja.

Sapah satu contoh adapah dapam Program Studi Sistem Informasi di

Universitas Pemnangunan Nasionap kurang efisien karena sistem pengarsipan

yang nersifat manuap. Arsip yang tersimpan ada nermacam-macam diantaranya

surat masuk umum dan surat kepuar. Pengarsipan surat masuk dan kepuar

dipakukan secara manuap dengan mengepompokan dokumen-dokumen yang

sejenis. Penyimpanan manuap secara mengepompok dapat memungkinkan data

hipang, rusak dan menyupitkan dapam mepakukan pencarian data jika suatu waktu

diperpukan, juga diperpukan untuk mengopah sistem keuangan, dan mengepopa

agenda kegiatan untuk mengurangi resiko pupa.

Maka dari masapah di atas dinutuhkan suatu sistem administrasi yang

dapat memnantu dapam mepakukan pengarsipan dokumen serta mengopah

keuangan di progdi sistem informasi. Sistem administrasi ini nertujuan untuk

meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan keamanan dokumen yang diarsipkan.

Diharapkan dengan adanya sistem ini pengarsipan dapat merunah sistem

kinerja menjadi penih mudah dapam pengarsipan surat yang masuk dan kepuar,

1

(15)

2

juga mengopah sistem keuangan yang masuk dan kepuar neserta paporannya. Dan memnuat pengingat untuk agenda kegiatan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan permasapahan pada patar nepakang di atas, maka rumusan masapah untuk skripsi ini adapah :

a. Bagaimana mengepopa arsip dokumen naik fisik maupun digitap secara efisien dan efektif dan mudah ditepusuri termasuk pendistrinusiannya. n. Bagaimana mengepopa keuangan program studi neserta paporannya c. Bagaimana mengepopa agenda kegiatan Progdi, Kaprogdi dan Sesprogdi

neserta materi dan hasip kegiatan

1.3 Batasan Masalah

Dapam pemnuatan sistem ini terdapat nenerapa hap yang menjadi natasan masapah. Adapun natasan masapah tersenut adapah senagai nerikut :

a. Dokumen yang dimaksud adapah semua surat masuk (Surat

Keputusan/Surat Perintah, Surat Tugas, Undangan, Nota Dinas, Proposap kegiatan, naik dari internap maupun eksternap, naik yang ditujukan untuk Progdi dan Kaprogdi/Sesprogdi secara strukturap maupun individu) n. Pencatatan keuangan yang dimaksud mepiputi Pengepopaan Rencana dan

Reapisasi Penerimaan dan Bepanja Progdi, serta Pengawasan dan Pengendapian Bepanja Progdi.

c. Pengguna sistem adapah Kaprogdi, Sesprogdi dan Mahasiswa. d. Gamnar yang di uppoad hanya .jpg.

e. Tidak nertanggung jawan atas keamanan data.

(16)

3

1.4 Tujuan

Tujuan dari tugas akhir ini adapah:

a. Memnuat sistem pengarsipan dokumen naik fisik maupun digitap. n. Memnuat sistem informasi keuangan progam studi neserta paporannya.

c. Memnuat sistem peringatan / reminder tentang agenda kegiatan.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diperopeh dapam penepitian ini adapah:

a. Memnantu pengarsipan dokumen penih efisien dan mengurangi resiko

kehipangan dokumen atau rusak.

n. Memudahkan dapam mengopah keuangan

c. Memudahkan user dapam mengingat agenda kegiatan.

1.6 Metodologi

Metodopogi pada proyek akhir ini mepiputi :

a. Studi pustaka

Pemahaman studi pustaka tentang konsep dan teori dari sistem informasi

penjuapan dengan menggunakan nahasa pemograman wen PHP yang nerintegrasi dengan datanase MySQL.

n. Pengumpupan data

Ban ini akan menjepaskan suatu pandasan teori yang dipakai senagai penunjang pemnuatan paporan ini. Dengan cara mepakukan pengumpupan

data yang dinutuhkan pada sistem administrasi. c. Anapisa dan perancangan sistem

(17)

4

Anapisa dan perancangan sistem informasi penjuapan nernasis wen dengan menggunakan toops Data Fpow Diagram (DFD) untuk mempermudah dapam merancang dan mendesaign sistem.

d. Imppementasi

Perancangan dan pemnuatan perangkat punak pendukung untuk sistem informasi penjuapan nernasis wen ini dengan menggunakan toops nahasa pemrograman PHP dengan MySQL senagai datanasenya.

e. Uji Cona

Setepah sistem ini dinangun maka mupai mepakukan pengujian, apakah sudah memenuhi tujuan dari appikasi tersenut. Jika sepama ujicona terdapat hap-hap masih dirasa kurang sesuai dengan yang diharapkan maka dipakukan evapuasi untuk pernaikannya.

f. Evapuasi Sistem

Evapuasi Sistem dipakukan apanipa sistem masih perpu pernaikan.

1.7 Sistematika Penulisan

Bab I PENDAHILIAN

Ban ini akan memnerikan penjepasan mengenai patar nepakang, rumusan masapah, natasan masapah, tujuan, manfaat, metodopogi serta sistematika penupisan yang digunakan.

Bab II TINJAIAN PISTAKA

Ban ini nerisi teori penunjang. Memnahas tentang Sistem, Administrasi, Pengarsipan, Keuangan, PHP, MySQL, Datanase.

(18)

5

Bab III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Ban ini memnahas tahap-tahap dasar dari pemnuatan program yang

akan digunakan dapam pepaksanaan Tugas Akhir di Universitas

Pemnangunan Nasionap “Veteran” Jawa Timur.

Bab IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Ban ini nerisi design wen yang digunakan yaitu program sistem

administrasi untuk Program Studi Sistem Informasi Universitas

Pemnangunan Nasionap “Veteran” Jawa Timur.

Bab V IMPLEMENTASI SISTEM

Berisi tentang deskripsi imppementasi sistem secara kesepuruhan.

Bab VI PENITIP

Ban ini nerisi kesimpupan-kesimpupan dan saran-saran untuk

kepentingan pengemnangan sepanjutnya dan daftar pustaka.

(19)

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 SISTEM

Sistem (system) menurut (Jogiyanto,2003) dapat didefinisikan dengan

pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan

prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur

yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan

pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai

kumpulan dari prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan,

pembelian dan buku besar.

Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagi

kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya

membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang

didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang

didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.

Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah.

Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan

menggambarkan sebuah sistem. Suatu sistem sebenarnya terdiri dari dua bagian,

yaitu struktur dan proses. Struktur adalah komponen dari sistem tersebut dan

proses adalah proses yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan

prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk

sistem yang fisiknya yang lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas

digunakan untuk menggambarkan sistemnya.

6

(20)

7

2.2 ADMINISTRASI

Administrasi menurut (prof. Dr. Sondang P.Siagian, M.P.A. 2003) di definisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Ada beberapa hal yang terkandung dalam definisi di atas. Pertama, administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaannya sedang akhirnya tidak diketahui. Kedua, administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang hendak dicapai, adanya tugas atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Ke dalam golongan peralatan dan perlengkapan termasuk pula waktu, tempat, peralatan materi serta sarana lainnya. Ketiga, bahwa administrasi sebagai proses kerja sama bukan merupakan hal yang baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradapan manusia. Tegasnya, administrasi sebagai seni merupakan suatu fenomena sosial.

Administrasi sebagai proses. Telah disinggung di muka bahwa proses adalah sesuatu yang permulaanya diketahui akan tetapi akhirnya tidak diketahui. Dengan demikian administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan-kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu pula. Bilamana proes itu akan berakhir tidak diketahui karena bila dua orang itu memutuskan untuk tidak bekerja sama lagi tidak ada yang mengetahui. Malahan mereka sendiri pun mungkin tidak mengetahuinya.

(21)

8

2.3 PENGARSIPAN

(Menurut Drs. Yohannes Suraja, M.Si., M.M. 2006) Pengertian arsip adalah. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara

dan Badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan

tunggal maupaun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Sawsta dan

atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebebasan.

Dalam Penjelasan atas UU tersebut tersurat-tersurat bahwa yang dimaksud

dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun, adalah meliputi baik yang

tertulis maupun yang dapat dilihat, didengar seperti halnya hasil-hasil rekaman,

film, dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan berkelompok ialah

naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang

dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah-masalah yang sama.

Berdasar kedua pengertian tentang arsip dan penjelasannya tersebut dapat

dikatakan bahwa arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima dan

diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan atau perorangan mengenai suatu

peristiawa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan

disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan

dengan mudah dan cepat.

(22)

9

Klasifikasi Arsip adalah banyak peristiwa atau hal yang dapat dicatat

dalam kehidupan organisasi/ perorangan yang berguna bagi kehidupan bersama.

Oleh karena itu warkat atau arsip yang berisi catatan mengenai hal-hal dan

kejadian-kejadian yang menyangkut hidup dan aktivitas individu dan organisasi

juga bervariasi. Untuk mempermudah pemahaman dan pelaksanaan kegiatan

kearsipan, arsip biasanya digolongkan atau diklasifikasikan menurut (dalam

berbagai) segi cara pandang aspek tertentu.

Wursanto (1991 : 21-30) melakukan penggolongan arsip menrurt subjek

(isi), bentuk (wujud), nilai (kegunaan), sifat kepentingan keseringan,

penggunaan, fungsi, tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, serta menurut

keasliannya.

Menurut subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa

macam arsip seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan

arsip pendidikan.

Menurut bentuk atau wujudnya arsip dapat diklasifikasikan menjadi arsip

yang berbentuk tulisan, gambar, dan rekaman seperti halnya berbagai bentuk atau

wujud warkat yang telah diuraikan di atas.

Menurut kegunaanya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam

mislnya arsip memepunyai nilai guna kebijkasanaan, arsip yang mempunyai nilai

hukum, arsip yang mempunyai nilai guna keuangan, arsip yang mempunyai nilai

guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, arsip yang

mempunyai nilai guna pembuktian atau dokumenter dan nilai sejarah.

(23)

10

2.4 KEUANGAN

Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang paling tua dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Bodnar dan Hopwood (1993) mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentranformasikan data keuangan menjadi informasi. Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997) mendefinisikannya sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informsai yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Akuntansi adalah aktivitas-aktivitas yang menyadiakan informasi biasanya bersifat kuantitatif dan sering kali disajikan dalam satuan monometer, untuk pengambilan keputusan, perencanaan, pengendalian sumber daya dan operasi, mengevaluasi prestasi dan pelaporan keuangan kepada para investor, kreditur, instansi yang berwenang serta masyarakat.

2.5 PHP

Menururt (Wahyono, 2005) Bahasa scripting adalah kode-kode yang

memiliki kemampuan mengakses dan memanipulasi data yang ada di database

server. Kode-kode ini dapat ditambahkan kode HTML atau berdiri sendiri dengan

sebuah file. Bahasa scripting yang paling banyak digunakan adalah Active Server

Page (ASP) dan Personal Home Page (PHP). Dengan bahasa scripting anda dapat

membuat halaman web yang tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat

dinamis.

ASP atau Active Server Page merupakan bahasa scripting yang

dikembangkan oleh Microsoft. Bahasa ini sebenarnya cukup familiar karena

ditulis menggunakan kode VBScript (Visual Basic Script) yang juga buatan

(24)

11

Microsoft. Untuk menulis kode-kode ASP kita bisa menggunakan teks editor

murni seperti Notepad atau Ultra Edit. Tetapi seperti halnya produk Microsoft

yang berorientasi komersial lainnya, Anda harus membayar lisensi untuk

menggunakan bahasa pemrograman ini.

Jika ingin yang gratis, PHP adalah jawaban yang tepat. PHP (dulu

Personal Home Page, sekarang PHP: Hypertext Prepocessor) merupakan program

yang dikembangkan secara ersama oleh para programer dari seluruh dunia yang

menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khusunya untuk mengakses dan

memanipulasi data yang ada di database server open-source seperti MySQL.

Dengan demikian, tingkat kompatibilitasnya terhadap database server gratis

seperti MySQL sangat baik.

Penemu bahasa pemrograman ini adalah Rasmus Lerdorf yang bermula

dari keinginan sederhana ahli tersebut untuk mempunyai alat bantu (tool) dalam

memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Inilah sebabnya pada

awal pengembangannya, PHP merupakan singkatan Personal Home Page tools,

sebelum akhirnya menjadi PHP: Hypertext Prepocessor. Pertengahan tahun 1995

dirilis PHP/FI (PHP-Form Interpreter) yang memiliki kemampuan dasar

membangun aplikasi web, memproses form, dan mendukung database MySQL.

Script PHP ini merupakan saingan berat ASP. Pada dasarnya memang cara

kerja kedua bahasa pemrograman web tersebut memiliki persamaan, yaitu script

disisipkan pada HTML dan dijalankan oleh web server, sebagai sebuah bahasa

pemrograman server-side, PHP juga memiliki keunggulan seperti;

(25)

12

a. Source program atau script tidak dapat dilihat menggunakan fasilitas view

HTML source, yang ada pada web browser, seperti Internet Explorer atau

semacamnya.

b. Script tersebut dapat memanfaatkan sumber-sumber aplikasi yang dimiliki

oleh server, seperti misalnya untuk database connection. Saat ini, PHP

sudah mampu melakukan koneksi dengan berbagai database seperti

MySQL, Direct MS-SQL, Velocis, IBM, DB2, Interbase, PostgreSQL,

dBase, FrontBase, Solid, Empress, Mysql, Sysbase, FilePro (read-only –

personix, Inc), Unix dbm, Infomix, dan bahkan semua database yang

mempunyai provider ODBC, seperti misalnya Microsoft Access dan

lain-lain.

c. Pada aplikasi yang dibuat dengan PHP, saat dijalankan server akan

mengerjakan script dan hasilnya dikirimkan ke web browser. Hal itu

menyebabkan apilkasi tidak memerlukan kompatibilitas web browser atau

harus menggunakan web browser tertentu dan pasti dikenal oleh web

browser apapun.

d. PHP dapat melakukan semua aplikasi program CGI, seperti mengambil

nilai form, menghasilakan halaman web yang dianmis, mengirimkan dan

memnerima cooki. PHP juga dapat berkomunikasi dengan layanan yang

menggunakan protocol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP dan lainnya.

PHP (PHP: Hypertext Preprosessor) menurut (Didik Dwi Prasetyo,

2005) merupakan bahasa yang mampu menghasilkan aplikasi web dinamis,

terbukti sejak dipublikasikan pertama kali oleh Rasmus Lerdorf untuk membuat

(26)

13

sirus pribadinya, banyak kalangan merespon positif dan beramai-ramai

menawarkan jasa untuk mengembangkannya.

Contoh query PHP :

<html> <body> <?

echo" Belajar PHP"; ?>

langkah berikut :

a. Membuka koneksi dengan database server.

b. Memilih dan membuka database yang diinginkan.

c. Mengirim perintah untuk mengambil, mengubah, dan atau menghapus data

yang di bentuk dalam bentuk query.

d. Mengakses hasil pengambilan data dengan query yang telah di buat.

e. Mengakhiri sambungan.

Ada banyak paket database yang bisa dikoneksikan dengan PHP. Seperti

MS Access, AQL Server, SQLite, MySQL, dan sebagainya.

Menurut (Didik : 2005 ) MySQL menyediakan database khusus bernama

mysql atau sering disebut database sistem. Pada prinsipnya hal ini tidak ini

banyak berpengaruh terhadap aplikasi multi-user yang anda buat, karena

umumnya administrasi user untuk aplikasi akan dibuat dalam database tersendiri.

(27)

14

2.7 PHPMyAdmin

Aplikasi PHPMyAdmin menurut (Wahyono, 2005) merupakan free

software yang bebas digunakan dan didistribusikan. Menggunakan fasilitas yang

ada pada PHPMyAdmin, programmer bisa melakukan manipulasi data database

dengan mudah. Mulai dari pembuatan database sampai pada manipulasi dan

organisasi data di dalamnya. Seperti yang sudah diinstal sebelumnya. File-file

PHPMyAdmin sudah diinstal dalam folder yang ditentukan sebagai localhost.

PHPMyAdmin bisa dijalankan menggunakan Internet Explore, Buka

terlebih dahulu Internet Explore atau Browser lainnya, kemudian ketikkan di

dalamnya http:/Localhost/PHPMyAdmin.

2.8 Database

Menurut (Wahyono, 2005) Dalam melakukan organisasi sejumlah besar

data, diperlukan metode yang tepat dalam mengelola. Seperti yang telah dibahas

pada bagian sebelumnya, PHP mengenal teknik penyimpanan data dalam bentuk

file teks. Tetapi tentu saja menyimpan data dalam file teks memiliki banyak

kekurangan. Kekurangan pertama adalah file tidak memiliki struktur yang

terdefinisi dengan baik, sehingga lebih sulit dalam melakukan manipulasi data. Di

samping itu, file teks tidak memiliki kemampuan untuk mengolah data

menggunakan fungsi-fungsi otomatis, seperti misalnya menghitung total nilai,

jumlah data, dan lain sebagainya. Semakin besar ukuran file, pencarian data akan

menjadi lebih sulit

Untuk mengatasi berbagai kelemahan dalam pengolahan data

menggunakan file teks, diperlikan sebuah database. Database nerupakan

kumpulan data yang terorganisasi dalam file-file terstruktur yang khusus

(28)

15

digunakan untuk menampung data. Contoh database adalah buku induk

mahasiswa. Buku ini berisi kumpulan tentang data mahasiswa dengan item

meliputi nim, nama, alamat, tanggal lahir, dan sebagainya.

Unsur-unsur yang membentuk database tersebut.

a. Entitas : merupakan tempat informasi direkam, bisa berupa orang, tempat,

kejadian dan lain-lain.

b. File/Tabel : kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen

yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.

c. Field atau Atribut : disebut juga data elemen, data field, atau data item

yang digunakan untuk menerangkan suatu entitas dan mempunyai harga

tertentu.

d. Data value : informasi atau data actual yang data yang disimpan pada tiap

data, elemen, atau atribut.

e. Record /Tuple : kumpulan elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record

mewakili satu data atau informasi.

(29)

16

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Analisa Sistem

Membuat sistem administrasi yang dapat membantu dalam pengarsipan dokumen serta mengolah keuangan di progdi sistem informasi. Sistem

administrasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan, dan keamanan

dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya sistem ini pengarsipan

dapat merubah sistem kinerja menjadi lebih mudah dalam pengarsipan surat yang

masuk dan keluar, juga mengolah sistem keuangan yang masuk dan keluar beserta

laporannya. Dan membuat pengingat untuk agenda kegiatan

3.2 Perancangan Sistem

Sebelum membuat program aplikasi, membuat proses perancangan sistem

terlebih dahulu. Hal ini dilakukan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi

sesuai dengan yang diharapkan yaitu membantu sesprogdi dalam mengarsipkan

surat dan keuangan. Adapun tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan

adalah pembuatan System Flow, Data Flow Diagram (DFD) dan Entity

Relationship Diagram (ERD) yang digunakan dalam program aplikasi ini.

3.2.1 System Flow

Didalam Systemflow akan terlihat pengguna dari program aplikasi ini serta

database yang dibutuhkan oleh aplikasi. Adapun System flow yang dibuat untuk

program aplikasi ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

16

(30)

17

a. User Sesprogdi

Menu Awal

Arsip ? keuangan kaprogdi pengingat mahasiswa mulai

Gambar 3.1 System Flow Sesprodi Awal

User Sesprodi masuk form utama/login setelah proses berhasil akan masuk

ke form arsip (A), form keuangan (B), form kaprogdi (C), form pengingat (D),

dan form mahasiswa (E).

(31)

18

Gambar 3.2 System Flow Arsip

Pada menu arsip terdapat 3 form yaitu : form arsip masuk, form arsip

keluar dan form kategori. Form arsip masuk dan form arsip keluar mengambil

id_kategori dari form kategori.

(32)

19

Gambar 3.3 System Flow Keuangan

Pada keuangan terdapat 2 form yaitu : form keuangan dan form akun. form

keuangan mengambil data akun dari form akun. Pada form keuangan user dapat

mencetak laporan keuangan.

(33)

20

Gambar 3.4 System Flow Kaprodi

Pada system flow Kaprodi user dapat memasukkan data untuk Kaprodi

dan admin. Mulai dari NPT, nama sampai password untuk masuk login.

(34)

21

Gambar 3.5 System Flow Pengingat

Pada system flow pengingat admin memasukkan data untuk setting

reminder. Mulai dari waktu, tanggal dan perihal.

(35)

22

Gambar 3.6 System Flow Mahasiswa

Pada system flow mahasiswa terdapat 3 form yaitu : data mahasiswa, surat

pengajuan PKL/TA dan pengajuan lain. Pada surat pengajuan PKL/TA dan surat

pengjuan lain admin dapat mencetak.

(36)

23

b. User mahasiswa

Gambar 3.7 System Flow Awal Mahasiswa

Pada system flow ini mahasiswa melakukan login terlebih dahulu setelah

berhasil login masuk menu mahasiswa (A), pengjuan PKL/TA (B) dan pengajuan

lain (C).

(37)

24

Gambar 3.8. System Flow Mahasiswa

Pada system flow mahasiawa, mahasiswa dapat mengganti data password

yang lama dengan yang baru sesuai dengan keinginan user.

(38)

25

Gambar 3.9. System Flow Mahasiswa Pengajuan PKL/TA

Mahasiswa dapat membuat surat pengajuan untuk PKL/TA yang ditujukan

untuk kaprogdi / seesprogdi. Apabila data sudah lengkap di isi mahasiswa dapat

mencetak.

(39)

26

Gambar 3.10 System Flow Mahasiswa Pengajuan Lain

Mahasiswa dapat membuat surat pengajuan lain misalnya untuk surat

surve ke instansi luar, apabila data sudah terisi semua mahasiswa dapat mencetak

surat tersebut.

(40)

27

c. User Kaprogdi

Gambar 3.11 System Flow Kaprodi

Kaprodi login terlebih dahulu setelah berhasil, kaprogdi dapat mengedit

data password yang lama, dengan password yang baru. Kaprogdi dapat melihat

arsip masuk dan keluar, dapat melihat laporan keungan dan mencetak, kaprogdi

dapat melihat mahasiswa yang akan mengajukan surat pengajuan PKL/TA dan

pengajuan lain.

(41)

28

3.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan

notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya

sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

Data Flow Diagram pada aplikasi ini terdiri atas Context Diagram, sampai

dengan level 1 sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini. Context Diagram

merupakan level paling awal dan tertinggi dari suatu DFD. Dalam context

diagram terlihat entity-entity yang berperan dalam program aplikasi ini. Berikut

gambar context diagram tersebut seperti pada Gambar 3.12.

pengajuan_PKL_TA

Gambar 3.12. Context Diagram Sistem Administrasi

Gambar diatas merupakan DFD level context diagram dimana pengguna dari

aplikasi ini adalah Sesprogdi, kaprogdi dan mahasiswa. Sesprogdi sebagai

administrator pada aplikasi ini, seperti mengelola data arsip, data user dan

laporan.

(42)

29

Gambar 3.13. DFD Level 0 Sistem Administrasi

Gambar diatas merupakan DFD level 0 (nol). DFD level 0 adalah hasil

dari decompose proses yang berada di level context diagram. Hasil decompose

tersebut dibagi menjadi tiga proses, yakni ; Proses Pengelolaan Data dan Proses

sistem dan proses laporan.

(43)

30

Gambar 3.14 DFD Level 1 Untuk Proses Pengelolaan Data

Gambar diatas merupakan DFD Level 1 untuk proses Pengelolaan Data.

Pada proses ini, dibagi menjadi 6 proses, yakni ; Proses Pengelolaan Data Arsip,

Proses Pengelolaan Keuangan, Proses Pengelolaan Laporan, Proses Pengelolaan

User, Proses Pengelolaan Pengingat dan Proses Pengelolaan Surat Pengajuan.

(44)

31

3.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu desain yang

digunakan untuk menentukan kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD

juga menunjukkan hubungan atau relasi antar tabel seperti pada Gambar 3.15.

mempunyai

nama_kategori <pi> IntegerVariable characters (25) <M><M> Identifier_1 <pi>

nama_akun <pi> IntegerVariable characters (50) <M><M> Identifier_1 <pi>

Gambar 3.15 ERD-CDM

(45)

32

Gambar di atas merupakan CDM dari aplikasi yang akan dibuat. Keterangan

tabel pada CDM adalah terdapat 10 entity yang dibutuhkan untuk aplikasi ini.

Untuk entity Kategori berisi 2 atribut, merupakan relasi dari entity Arsip Masuk

dan entity Arsip Keluar yang menjadi relasi adalah id_kategori, untuk

menyimpan data-data arsip masuk dan arsip keluar berdasarkan kategori. Kategori

di ambil dari tabel kategori. Pada database yang tersimpan adalah id_kategori.

Entity Mahasiswa merupakan relasi dari entity Pengajuan Lain dan entity

Pengajuan PKL/TA yang menjadi relasi adalah NPM, untuk nama dan NPM di

ambil dari tabel mahasiswa. Entity mahasiswa berisi data mahasiswa seperti data

NPM, nama, jurusan, username password.

Entity Akun merupakan relasi dari entity Keuangan yang menjadi yang

menjadi relasi adalah id_akun, entity tersebut berguna untuk mencatat transaksi

keuangan yang masuk dan keluar sekaligus untuk membuat laporan keuangan.

Entity Kaprogdi berguna untuk mengelola data Sesprogdi dan kaprogdi seperti

data NPT, nama, jabatan, username dan password. Entity kaprogdi tidak berelasi

dengan entity lain.

Dan entity Pengingat berguna untuk mencatat kegiatan-kegiatan Sesprogdi

mulai dari waktu, tanggal, kegiatan-kegiatan yang digunakan untuk mengatur

reminder dan apabila sudah mengatur waku di pengingat maka akan muncul di

form awal Sesprogdi pada saat melakukan login.

(46)

33

nama_kategori integervarchar(25) <pk>

arsip_masuk

nama_akun integervarchar(50) <pk>

keuangan

Gambar 3.16. ERD-PDM

(47)

34

3.3 Struktur Tabel

Struktur table merupakan uraian struktur fisik dari table-tabel yang

terdapat pada database tabel yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang

saling berhubungan. Adapun struktur tabel yang dibentuk untuk membangun

aplikasi ini adalah sebagai berikut.

1. Tabel Kategori

Primary Key : id_kategori

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk master kategori surat.

Tabel 3.1. Kategori

Field Tipe Data Length Keterangan

Id_kategori Int - PK

Nama_kategori Varchar 25 -

2. Tabel Arsip_Masuk

Primary Key : id_masuk

Foreign Key : id_kategori

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip masuk.

Tabel 3.2. Arsip Masuk

Id_masuk Int - PK

(48)

35

3. Tabel Arsip_Keluar

Primary Key : id_keluar

Foreign Key : id_kategori

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip keluar.

Tabel 3.3. Arsip Keluar

Id_keluar Int - PK

Tanggal _suratk Date - -

Nomor_keluar Varchar 25 -

Judul_keluar Varchar 25 -

Kepada_keluar Varchar 30 -

Pengirim_keluar Varchar 30 -

Tanggal_suratk Date - -

Id_kategori Int - FK

Foto_keluar Varchar 15 -

Status_keluar Varchar 15 -

4. Tabel Mahasiswa

Primary Key : NPM

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data mahasiswa.

Tabel 3.4. Mahasiswa

NPM Int - PK

Nama_mahasiswa Varchar 30 -

jurusan Varchar 25 -

Username Varchar 10 -

Password Varchar 5 -

5. Tabel Pengajuan_Lain

Primary Key : id_lain

Foreign Key : NPM

Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengajuan lain mahasiswa.

(49)

36

Tabel 3.5. Pengajuan Lain

Id_lain Int - PK

6. Tabel Pengajuan_PKL

Primary Key : id_pkl

Foreign Key : NPM

Fungsi : Untuk menyimpan data surat pengajuan PKL mahasiswa.

Tabel 3.6. Pengajuan PKL

Id_pkl Int - PK

7. Tabel Keuangan

Primary Key : id_keuangan

Foreign Key : id_akun

Fungsi : Untuk menyimpan data keuangan

(50)

37

Tabel 3.7. Keuangan

Id_keuangan Int - PK

Fungsi : Untuk menyimpan data akun.

Tabel 3.8. Akun

Id_akun Int - PK

Nama_akun Varchar 50 -

9. Tabel Kaprogdi

Primary Key : NPT

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data admin dan kaprogdi

Tabel 3.9. Kaprogdi

NPT Int - PK

Nama_kaprogdi Varchar 30 -

Jabatan Varchar 15 -

Username_kaprogdi Varchar 10 -

Password_kaprogdi Varchar 5 -

(51)

38

1. Tabel Pengingat

Primary Key :id_pengingat

Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data agenda sesprogdi.

Tabel 3.10. Pengingat

Id_pengingat Int - PK

Waktu Time - -

Tanggal_pengingat Date - -

Perihal Varchar 30 -

Lokasi Varchar 23 -

Status_pengingat Varchar 15 -

3.4 Desain Interface Aplikasi

Untuk menjalankan aplikasi ini dibutuhkan beberapa form yang digunakan

sebagai sarana untuk melakukan proses yang dibutuhkan.

3.4.1 Desain Interface Form Login

a. User Admin/Sesprodi

Gambar 3.17. Desain Interface Form Login

(52)

39

Pada halaman Login terdapat dua textbox. Textbox pertama untuk

memasukkan username dan textbox kedua untuk memasukkan password. Selain

itu, terdapat dua button dimana Button Login untuk proses login. Dan terdapat 3

radio button untuk memilih user sesuai dengan yang sudah ditentukan.Dengan

adanya proses login ini maka tidak sembarang user dapat mengakses aplikasi ini

nantinya.

3.4.2 Desain Interface Form Index admin

Gambar. 3.18. Desain Interface Form Index Sesprogdi

Halaman Index admin ini adalah halaman yang akan muncul setelah admin

sukses proses login awal, dari halaman ini admin bisa mulai masuk ke halaman

menu untuk memilih menu.

(53)

40

3.4.3 Desain Interface Form Arsip Masuk

Gambar. 3.19. Desain Interface Form Tampil Arsip Masuk

Pada form tampil arsip masuk terdapat button tambah untuk menambah

data arsip masuk.

Gambar. 3.20. Desain Interface Form Input Arsip Masuk

Pada form input arsip masuk terdapat textbox untuk memasukkan judul,

keterangan, dan select option untuk memilih kategori yang di ambil dari tabel

kategori. Terdapat button browse untuk upload gambar. Form input arsip masuk

sama dengan form ubah arsip masuk.

(54)

41

3.4.4 Desain Interface Form Arsip Keluar

Gambar. 3.21. Desain Interface Form Tampil Arsip Keluar

Pada form tampil arsip keluar terdapat button tambah untuk menambah

data arsip keluar dan data yang sudah di inputkan akan tampil pada form tampil

Arsip Keluar.

Gambar. 3.22. Desain Interface Form Masuk Arsip Keluar

Pada form input arsip keluar terdapat textbox untuk memasukkan judul,

keterangan, dan selsect option untuk memilih kategori yang di ambil dari tabel

kategori. Terdapat button browse untuk upload gambar. Form masuk arsip keluar

sama dengan form ubah arsip keluar.

(55)

42

3.4.5 Desain Interface Form Keuangan

Gambar. 3.23. Desain Interface Form Tampil Keuangan

Pada form tampil keuangan terdapat button tambah untuk menambah data

keuangan dan data yang sudah di masukkan akan tampil pada form tampil.

Gambar. 3.24. Desain Interface Form Masuk Keuangan

Pada form masuk keuangan terdapat textbox untuk memasukkan bulan,

tanggal, debet, kredit, jumlah, dan keterangan yang mengambil data dari tabel

akun dan option untuk memilih status. Terdapat button browse untuk upload

gambar. Form masuk keuangan sama dengan form ubah keuangan.

(56)

43

3.4.6 Desain Interface Form Kaprodi

Gambar. 3.25. Desain Interface Form Tampil Kaprogdi

Pada form tampil kaprogdi terdapat button tambah untuk menambah data

kaprodi dan data yang sudah dimasukkan akan tampil pada form tampil.

Gambar. 3.26. Form Input Kaprogdi

Pada form masuk kaprodi terdapat textbox untuk memasukkan Npt, nama,

username, password, dan radio button unutuk memilih jabatan. Terdapat button

simpan untuk proses simpan. Form masuk kaprogdi sama dengan form ubah

kaprodi.

(57)

44

3.4.7 Desain Interface Form Mahasiswa

Gambar. 3.27. Desain Interface Form Tampil Mahasiswa

Pada form tampil mahasiswa terdapat button tambah untuk menambah

data mahasiswa dan data yang sudah dmasukkan akan tampil pada form tampil.

Gambar. 3.28. Desain Interface Form Masuk Mahasiswa

Pada form masuk mahasiswa terdapat textbox untuk memasukkan Npm,

nama, jurusan, username, password. Yang menjadi primary key adalah NPM.

Form masuk mahasiswa sama dengan form ubah mahasiswa.

(58)

45

3.4.8 Desain Interface Form Surat Mahasiswa (Pengajuan Lain)

Gambar. 3.29 Desain Interface Form Tampil Surat Mahasiswa

Pada form tampil surat mahasiswa terdapat button tambah untuk

menambah data surat mahasiswa dan data yang sudah dimasukkan akan tampil

pada form tampil.

Gambar. 3.30. Desain Interface Form Masuk Surat Mahasiswa

Pada form masuk surat mahasiswa terdapat textbox untuk memasukkan

keperluan, dan memilih tanggal. Terdapat option untuk memilih npm dan nama

dari tabel mahasiswa dan button simpan untuk proses simpan. Form masuk surat

mahasiswa sama dengan form ubah surat mahasiswa.

(59)

46

3.4.9 Desain Interface Form Akun

Gambar. 3.31. Form Desain Interface Tampil Akun

Pada form tampil akun terdapat button tambah untuk menambah data surat

akun dan data yang sudah dimasukkan akan tampil pada form tampil.

Gambar. 3.32. Desain Interface Form Masuk Akun

Pada form masuk akun terdapat textbox untuk memasukkan nama akun,

karena id_akun auto increament maka tidak di tampilkan pada form input bgitu

juga pada form ubah. Dan terdapat button simpan untuk proses simpan. Form

input akun sama dengan form ubah akun.

(60)

47

3.4.10 Desain Interface Form Kategori

Gambar. 3.33. Form Desain Interface Tampil kategori

Pada form tampil kategori terdapat button tambah untuk menambah data

surat akun dan data yang sudah di inputkan akan tampil pada form kategori.

Gambar. 3.34. Desain Interface Form Masuk kategori

Pada form masuk kategori terdapat textbox untuk memasukkan nama

akun, karena id kategori auto increament maka tidak di tampilkan. Dan terdapat

button simpan untuk proses simpan. Form masuk kategori sama dengan form ubah

kategori.

(61)

48

3.4.11 Desain Interface Form Pengajuan PKl/TA

Gambar. 3.35. Desain Interface Form Tampil Pangajuan PKL

Pada form tampil pengajuan terdapat button tambah untuk menambah data

surat akun dan data yang sudah dimasukkan akan tampil pada form pengajuan.

Gambar. 3.36. Desain Interface Form Masuk Pengajuan PKL/TA

(62)

49

Pada form masuk pengajuan PKL terdapat textbox untuk memasukkan

tujuan, alamat, semester, tahun ajaran. Terdapat juga option untuk npm, nama, dan

jurusan yang di ambil dari tabel mahasiswa. Terdapat button simpan untuk proses

simpan. Form masuk pengajuan PKL sama dengan form ubah pengajuan PKL.

b. User mahasiswa

3.4.12 Desain Interface Form Index Mahasiswa

Gambar 3.37 Desain Interface Form Index Mahasiswa

Halaman Index mahasiswa ini adalah halaman yang akan muncul setelah

user mahasiswa sukses melakukan login awal, dari halaman ini user memilih

menu untuk masuk ke halaman lain sesuai kebutuhan.

3.4.13 Desain Interface Form Password Mahasiswa

(63)

50

Gambar 3.38 Desain Interface Form Password Mahasiswa

Halaman password mahasiswa ini adalah halaman untuk mengganti

password mahasiswa yang lama dengan yang baru.

3.4.14 Desain Interface Form Surat Mahasiswa

Gambar 3.39 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa

Pada halaman tampil mahasiswa terdapat button tambah, dan data

yang sudah dimasukkan oleh mahasiswa.

Gambar 3.40 Desain Interface Form Masuk Mahasiswa

Pada halaman masuk mahasiswa terdapat textbox unutk keperluan dan

tanggal, terdapat select option untuk npm dan nama dan button simpan untuk

masuk ke proses simpan.

(64)

51

3.4.15 Desain InterfaceForm Surat pengajuan PKl/TA

Gambar 3.41 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA

Pada halaman tampil surat pengajuan PKL/TA terdapat button tambah

untuk menambah data, dan daftar yang sudah dimasukkan oleh mahasiswa.

Gambar 3.42 Desain Interface Form Masuk Pengajuan PKL/TA

(65)

52

Pada halaman masuk mahasiswa dapat menginputkan data untuk

mengajukan permohonan PKL/TA.

c. User Kaprogdi

3.4.16 Desain Interface Form Index Kaprogdi

Gambar 3.43 Desain Interface Form Index Kaprogdi

Halaman Index kaprodi ini adalah halaman yang akan muncul setelah user

kaprogdi sukses melakukan login awal, dari halaman ini admin bisa mulai masuk

ke halaman lain sesuai kebutuhan.

3.4.17 Desain Interface Form Password Kaprogdi

Gambar 3.44 Desain Interface Form Password Kaprodi.

(66)

53

Halaman password kaprodi ini adalah halaman untuk mengganti password

kaprogdi yang lama dengan yang baru.

3.4.18 Desain Interface Form Arsip Masuk

Gambar 3.45 Desain Interface Form Arsip Masuk

Pada halaman arsip masuk kaprodi dapat melihat data- data arsip yang

sudah masuk.

3.4.19 Desain InterfaceForm Arsip Keluar

Gambar 3.46 Desain Interface Form Arsip Keluar

Pada halaman arsip keluar kaprodi dapat melihat data- data arsip yang

sudah keluar.

(67)

54

3.4.20 Desain Interface Form Keuangan

Gambar 3.47 Desain Interface Form Keuangan

Pada halaman keuangan kaprodi dapat melihat transaksi keuangan dan

melakukan search untuk melihat laporan per bulan dan melihat data keuangan

yang sudah dimasukkan.

Gambar 3.48 Desain Interface Laporan Keuangan

Contoh laporan keuangan tiap bulan hasil dari search yang di kategorikan

dalam bulan. User kaprodi juga dapat mencetak laporan keuangan tersebut.

(68)

55

3.4.21 Desain Interface Form Surat Mahasiswa

Gambar 3.49 Desain Interface Form Tampil Mahasiswa

Pada halaman tampil surat mahasiswa ini user kaprodi hanya bisa melihat

data mahasiswa yang akan mengajukan surat dan mencetak.

3.4.22 Desain InterfaceForm Tampil Surat pengajuan PKl/TA

Gambar 3.50 Desain Interface Form Tampil Pengajuan PKL/TA

Pada halaman tampil surat mahasiswa ini user kaprodi hanya bisa melihat

data mahasiswa yang akan mengajukan surat dan mencetak.

(69)

56

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Instalasi Program

Sebelum mengimplementasikan dan menjalankan aplikasi ini, terlebih

dahulu komponen-komponen utama komputer yang mendukung setiap proses

harus sudah terpasang.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan harus memenuhi persyaratan minimum sebagai

berikut :

1. CPU Dual Core atau lebih.

2. Memori minimal 1 GB.

3. Harddisk minimal 10 GB.

4. Monitor VGA/SVGA resolusi 1024 x 768.

5. CD ROM, Keyboard, Mouse (bisa juga Netbook atau Notebook dengan

spesifikasi diatas)

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak

Kebutuhan perangkat lunak dalam pembuatan aplikasi beserta perangkat

lunak pendukung perancangan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi minimal Windows 7

2. Power Designer 12.

3. Prosses Analis 6

4. Dreamweaver CS8.

5. MySql 5.1.37.

56

(70)

57

6. Php

7. Microsoft Visio 2003.

4.2 Hasil Sistem

Setelah seluruh komponen pendukung aplikasi ini terpasang, proses

selanjutnya adalah pembuatan dan menampilkan hasil dari aplikasi sistem

administrasi.

4.2.1 Halaman Login

Form ini akan tampil saat aplikasi pertama kali dijalankan. Form login

berfungsi sebagai prosedur keamanan bahwa aplikasi ini hanya dapat di kelola

oleh user yang telah ditentukan. Berikut form login seperti pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Login

(71)

58

a. User Sesprogdi

4.2.2 Halaman Alert Selamat Datang

Halaman ini akan tampil saat user berhasil login. Halaman ini berfungsi

untuk melanjutkan masuk ke halaman index admin/sesprogdi untuk memilih

menu seperti pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 Halaman Alert Selamat Datang

4.2.3 Halaman Index Sesprodi

Halaman ini akan tampil setelah alert selamat datang. Halaman ini

berfungsi untuk melanjutkan masuk ke menu-menu selanjutnya. Dari halaman ini

akan terlihat apakah ada kegiatan atau tidak pada hari ini pada table di tengah

seperti pada Gambar 4.3.

Gambar 4.3 Halaman Index Sesprodi

(72)

59

4.2.4 Halaman Arsip Masuk

Pada halaman ini pengguna dapat menambahkan arsip pada button tambah

dan masuk pada form input arsip. Apabila ingin mengedit data pilih aksi edit dan

apabila ingin menghapus data pilih aksi hapus seperti pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Tampil Arsip Masuk

Pada tambah arsip masuk bisa memilih kategori surat sesuai yang di

butuhkan. Kategori berasal dari tabel kategori. Apabila klik button batal akan

kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.5.

Gambar 4.5 Tambah Data Arsip Masuk

(73)

60

Pada ubah arsip masuk bisa mengubah data arsip. Apabila klik button batal

akan kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 Ubah Arsip Masuk

4.2.5 Halaman Arsip Keluar

Pada halaman ini user dapat menambahkan arsip pada button tambah dan

masuk pada form masuk arsip. Apabila ingin mengedit data pilih aksi ubah dan

Gambar 4.7 Tampil Arsip keluar

(74)

61

Pada tambah arsip keluar bisa memilih kategori surat sesuai yang di

butuhkan. Kategori berasal dari tabel kategori. Apabila klik button batal akan

kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Tambah Data Arsip keluar

Pada ubah arsip keluar bisa mengubah data arsip. Apabila klik button batal

Gambar 4.9 Ubah Arsip Keluar

(75)

62

4.2.6 Halaman Keuangan

masuk pada form masuk data. Untuk mengubah data pilih aksi ubah dan unutk

menghapus data pilih aksi hapus. Pengguna dapat melakukan pencarian untuk

melihat data perbulan seperti pada Gambar 4.10.

Gambar 4.10 Tampil Keuangan

Pada tambah keuangan bisa memilih nama akun. Akun berasal dari tabel

akun, user dapat memilih termasuk transaksi masuk atau keluar dan menginputkan

nominal debet atau kredit. Apabila klik button batal akan kembali ke form tampil

seperti pada Gambar 4.11.

(76)

63

Gambar 4.11 Tambah Data keuangan

Pada ubah keuangan bisa mengubah data keuangan. Apabila klik button

batal akan kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Ubah Keuangan

Hasil searching laporan keuangan pada bulan desember. User dapat

mencetak laporan tersebut seperti pada Gambar 4.13.

(77)

64

Gambar 4.13 Laporan Keuangan

4.2.7 Halaman Pengingat

Pada halaman ini pengguna dapat menambahkan arsip pada button tambah

dan masuk pada form masuk data seperti pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Tampil Pengingat

(78)

65

Pada tambah pengingat user bisa menginputkan agenda kegiatan terutama

waktu dan tanggal untuk menampilkan pengingat pada halaman index Sesprodi.

Apabila klik button batal akan kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.15.

Gambar 4.15 Tambah Data Pengingat

Pada ubah pengingat bisa mengubah data agenda. Apabila klik button batal

Gambar 4.16 Ubah Pengingat

(79)

66

4.2.8 Halaman Admin

masuk pada form tambah admin. Apabila ingin mengubah data pilih aksi ubah dan

Gambar 4.17 Tampil Admin

Pada tambah admin user bisa memasukkan data admin. Untuk kaprogdi

pilih jabatan Kaprodi dan untuk Sesprodi pilih jabatan admin. Apabila klik button

batal akan kembali ke form tampil seperti pada Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Tambah Admin