TUGAS AKHIR
Disusun oleh :
ANGGA MULIA
NPM : 0434010215
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
JAWA TIMUR
Bismillahirrahmannirahim,
Syukur Alhamdulillaahi rabbil ‘alamin terucap ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan Kekuatan-Nya sehingga dengan segala keterbatasan waktu, tenaga, pikiran dan keberuntungan yang dimiliki penyusun, akhirnya penyusun dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul ″PEMBUATAN APLIKASI SISTEM PEMESANAN BARANG DI UD. SRIWIJAYA PONOROGO″ dengan tepat waktu, Shalawat dan salam diperuntukkan kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW.
Skripsi dengan beban 4 SKS ini disusun guna diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada jurusan Teknik
Informatika, Fakultas Teknologi Industri, UPN
″
VETERAN″
Jawa Timur.Melalui Skripsi ini penyusun merasa mendapatkan kesempatan emas untuk memperdalam ilmu pengetahuan yang diperoleh selama di bangku perkuliahan, terutama berkenaan tentang penerapan teknologi perangkat bergerak. Namun, penyusun menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penyusun sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca untuk pengembangan aplikasi lebih lanjut.
Penyusun menyadari bahwasanya dalam menyelesaikan Skripsi ini telah mendapat banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan yang berharga ini, penyusun mengucapan terima kasih kepada:
3. Bapak Basuki Rahmat, S.Si, MT selaku Dosen Pembimbing I di jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional ″Veteran″ Jawa Timur Surabaya yang telah memberikan saran, arahan, ilmu dan telah meluangkan waktunya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
4. Ibu Fetty Tri Anggraeny, S.Kom selaku Dosen Pembimbing II di jurusan Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional ″Veteran″ Jawa Timur Surabaya yang telah membimbing dan telah meluangkan waktunya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Kedua Orang tua serta Adik di rumah yang senantiasa memberikan dukungan dan mendoakan dalam penyusunan Skripsi ini segera terselesaikan.
6. Anike Dwi Noviantaka orang yang saya Sayangi karena selalu menemani dan memberikan semangat saat mengerjakan skripsi ini.
7. Festri Nenobais terima kasih banyak karena sudah memberi dukungan dan semangat dalam pengerjaan skripsi ini.what’s up Bro..
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya. Oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini.
Surabaya, Juni 2011
iv
2.5.2 Pentingnya Suatu Pandangan Sistem ... 12
2.6 Data Dan Informasi ... 13
2.6.1 Apa Yang Dimaksud Data ... 13
2.6.2 Informasi ... 14
2.7 Manajemen Informasi ... 15
2.7.1 Manajemen Sumber Daya ... 15
2.7.2 Bagaiman Informasi Dikelola ... 16
2.8 Devinisi Sistem Informasi Manajemen ... 16
2.9 Konsep Dasar Informasi ... 18
2.9.1 Nilai Informasi ... 19
2.9.2 Sistem Manusi / Mesin Berdasarkan Komputer ... 19
v
2.12 Para Pemakai ... 23
2.13 Perencanaan Strategis ... 24
2.14 Perencanaan Strategis Fungsional ... 25
2.14.1 Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi ... 26
2.15 Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi ... 28
2.15.1 Elemen – Elemen IRM (Information Resources Management Yang Diperlukan) ... 28
2.15.2 Model IRM ... 29
2.16 E-Commerce Perusahaan ... 30
2.17 Analisis Sistem ... 32
2.19.1 Konsep Data Entity Relationship Diagram (ERD) ... 47
2.19.2 Komponen Entity Relationship Diagram ... 48
2.19.3 Kardinalitas Dalam Relationship ... 50
2.19.4 Derajat (Tingkat) Relationship ... 51
3.6 Langkah – Langkah Pemecahan Masalah (Flowchart) ... 63
3.7 Penjelasan Flowchart ... 64
3.8 Analisa Sistem ... 69
vi
3.13 Calon Potensial Pengguna Sistem Dan Kebutuhannya ... 85
vii
DAFTAR PUSTAKA ... 120
viii
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UD. SRIWIJAYA ... 9
Gambar 2.2 Pandangan Ssistem ... 13
Gambar 2.3 Komunikasi Rantai Tradisional ... 20
Gambar 2.4 Perencanaan strategis Fungsional ... 25
Gambar 2.5 Transformasi Kumpulan Strategi ... 26
Gamber 2.6 Contoh IRM Secara Umum ... 30
Gambar 2.7 Contoh Simbol Proses ... 37
Gambar 2.8 Contoh Duplikasi Gambar data Store ... 38
Gambar 2.9 Contoh Kondep Paket Data ... 39
Gambar 2.10 Contoh Jonsep Alur Data Menyebar ... 40
Gambar 2.11 Contoh Konsep Alur Data Mengumpul ... 40
Gambar 2.12 Simbol –Simbol Di Bagian Alir sistem ... 42
Gambar 2.13 Contoh Simbol Entitas ... 49
Gambar 2.14 Contoh Simbol Relationship . ... 49
Gambar 2.15 Simbol Atribut ... 50
Gambar 2.16 Relasi 1 : 1 ... 50
Gambar 2.17 Relasi 1 : M . ... 51
Gambar 2.18 Relasi M : N ... 51
Gambar 2.19 Unary Degree ... 52
ix
Gambar 3.1 Flowchard Proses Pembuatan Web ... 63
Gambar 3.2 Sisdur Awal Pemasaran ... 70
Gambar 3.10 Entity Relationship Diagram ... 84
Gambar 4.1 Alur Program Website ... 91
Gambar 4.10 Halaman Catalog Shoping ... 100
x
Gambar 4.14 Desain Output ... 104
Gambar 4.15 Segmen Program Desain Output Php ... 105
Gambar 5.1 Halaman Index ... 107
Gambar 5.2 Halaman Product ... 107
Gambar 5.3 Halaman New Product ... 108
Gambar 5.4 Halaman Search ... 109
Gambar 5.5 Halaman Register ... 109
Gambar 5.6 Halaman Lupa Password ... 110
Gambar 5.7 Halaman Shopping Cart ... 111
Gambar 5.8 Halaman Info Product ... 111
Gambar 5.9 Halaman Shipping Adress ... 112
Gambar 5.10 Halaman Pembayaran Credit Card ... 113
Gambar 5.11 Halaman Check Out Sucsess ... 113
Gambar 5.12 Halaman Admin Categories Product ... 114
Gambar 5.13 Halaman Output Slip Customers ... 115
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Tabel Identifikasi Masalah ... 74
xi
Tabel 4.2 Tabel Customer Info ... 89
Tabel 4.3 Tabel Produk ... 89
UD. SRIWIJAYA adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
furniture khususnya yang berbahan baku dasar pelepah pisang dan enceng
gondok. Adapun permasalahan dalam penelitian ini berkaitan dengan bagaimana
membuat sistem pemasaran berbasis web yang dapat membantu untuk
memperoleh informasi berkaitan yang dipasarkan oleh UD. SRIWIJAYA
PONOROGO.
Tujuan daripada penelitian ini adalah membuat aplikasi sistem pemesanan
barang berbasis web yang dapat membantu untuk memperoleh informasi berkaitan
furniture yang dipasarkan oleh UD. SRIWIJAYA. Sedangkan pembuatan
menggunakan DFD dan ERD, yang nantinya hasil dari pembuatan program
MySql dan os-commerce untuk pembuatan web.
Hasil pengujian terhadap sistem pembuatan web pemesanan barang di UD.
SRIWIJAYA di peroleh kesimpulan bahwa dapat membantu perusahaan sebagai
media promosi yang lebih luas, mempermudah serta membantu untuk
meningkatkan angka penjualan dan membantu customer untuk memperoleh
informasi yang cepat, tepat dan akurat.
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi internet mengalami kemajuan pesat, dan
informasi yang ada dapat diakses dengan cepat tanpa di batasi ruang dan waktu.
Hal ini tidak lepas dari peran web sebagai sumber informasi di internet. Informasi
apa saja dapat dicari melalui internet, termasuk informasi tentang properti.
Banyak perusahaan properti berlomba-lomba mempromosikan tempat hunian,
tempat usaha, tempat pergudangan baru dan lain sebagainya di internet sebagai
sarana promosi. Hal ini dapat dilihat dengan begitu banyaknya promosi ketika
seseorang terhubung dengan internet.
UD. SRIWIJAYA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi furniture khususnya yang berbahan bahan baku dasar pelepah pisang dan
enceng gondok. Dengan produk unggulannya adalah kursi dan meja dengan bahan
pelepah pisang. Pada mulanya perusahaan ini berbentuk home industry dengan
target marketnya untuk kalangan sendiri khususnya daerah Madiun, Surabaya,
Gresik. Namun sekarang telah berkembang hingga mencakup daerah Jawa dan
Bali,
Banyak konsumen baru mengalami kesulitan untuk mengetahui detail
produk properti yang ditawarkan oleh perusahaan dimana untuk mendapatkan
sebuah brosur properti yang diinginkan, konsumen harus menelpon dan
SRIWIJAYA. karena adanya keterbatasan tenaga kurir. Cara seperti ini tentunya
sangat tidak efektif dan efisien bagi konsumen yang berasal dari luar kota atau
kediamannya jauh dari lokasi perusahaan. Selain itu, informasi yang diperoleh
dengan telepon sangatlah terbatas.
Untuk mengatasi hal tersebut maka diperlukan suatu ”Pembuatan
Aplikasi Sistem Pemesanan Barang” agar dapat menata manajemen pemasaran dengan baik serta menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Hal ini dapat
dicapai dengan sebuah sistem pemasaran baru berbasis web yang dapat
mendukung pengenalan produk propertinya kepada masyarakat di seluruh
nusantara maupun luar negeri
Dengan adanya Pembuatan Aplikasi Sistem Pemesanan Barang maka
aliran data dan promosi perusahaan dapat diakses dari manapun dan kapanpun,
memiliki akses informasi yang lebih cepat, murah dan lebih baik serta mampu
menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian dan penyebaran informasi.
I.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan suatu permasalahan
pada UD. SRIWIJAYA, yaitu : “Bagaimana membuat Aplikasi Sistem
I.3. Batasan Masalah
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang lebih terarah, maka perlu
adanya pembatasan pada pembahasan Pembuatan Aplikasi Sistem Pemesanan
Barang yang antara lain sebagai berikut :
1. Pembahasan mencakup perencanaan system informasi penanganan order
dan pemasaran, serta perangkat lunak pendukung system informasi
tersebut.
2. Tidak dilakukan analisis biaya pengadaan perangkat kerasnya. Analisa
tidak dilakukan dari segi kelayakan ekonomi.
I.4. Asumsi – Asumsi
Dalam penilitian ini, agar dapat memberi hasil pembahasan system
pemesanan barang yang baik, maka perlu adanya suatu asumsi – asumsi, yang
antara lain sebagai berikut :
1. Tersedianya dana untuk pengadaan perangkat keras.
2. Terjadi perubahan prosedural dalam proses pemesanan.
3. Tidak ada perubahan kebijaksanaan restrukturisasi organisasi di
UD. SRIWIJAYA
4. Karyawan dianggap mampu dalam pengoprasian internet.
I.5. Tujuan Penelitian
Adapun Tujuan dari penelitian ini adalah membuat suatu sistem
pemesanan barang berbasis web yang dapat membantu untuk memperoleh
I.6. Manfaat Penelitian
Selain maksud dan tujuan diatas, diharapkan juga dari penelitian ini
dapat diambil manfaatnya, yaitu sebagai berikut :
1. Untuk Mahasiswa
Mahasiswa dapat membuat sistem pemesanan barang secara
komputerisasi untuk mengatasi permasalahan yang dengan cepat dan
akurat.
2. Untuk Perusahaan
Dapat meningkatkan performansi perusahaan yang telah ada,
terutama dalam pemasaran produk.
3. Untuk Universitas
Dapat difungsikan sebagai literatur acuan yang berguna bagi
pendidikan dan penelitian selanjutnya, terhadap permasalahan
tentang Sistem Pemesanan Barang.
I.7. Metodologi
Langkah-langkah pembuatan tugas akhir ini menggunakan metodologi
antara lain:
1. Studi Literatur
Pada tahap ini literatur yang digunakan dengan menggunakan buku-buku,
internet, atau sumber-sumber lain yang menjelaskan mengenai aplikasi web
2. Pengumpulan Data dan Analisa
Pada tahap ini dari hasil pengumpulan data-data yang telah di peroleh
digunakan untuk dilakukan analisa data dan diolah lebih lanjut.
3. Analisa dan Perancangan Sistem
Dari hasil studi literatur akan dibuat deskripsi umum sistem serta dilakukan
analisa kebutuhan sistem, selain itu juga dilakukan perancangan awal aplikasi
yang akan dibuat, sehingga akan dihasilkan disain antarmuka dan proses yang
siap untuk diimplementasikan.
4. Pembuatan Aplikasi
Pada tahap ini merupakan tahap yang paling banyak memerlukan waktu
karena model dan rancangan aplikasi yang telah dibuat diimplementasikan
dengan menggunakan teknologi Web.
5. Uji Coba dan Evaluasi Aplikasi
Pada tahap ini aplikasi yang telah dibuat ini akan dilakukan beberapa skenario
uji coba dengan menggunakan beberapa contoh, dan dievaluasi untuk
kelayakan pemakaian sistem.
6. Penyusunan Buku Skripsi
Pada tahap ini merupakan tahap terakhir dari pengerjaan Skripsi. Buku ini
disusun sebagai laporan dari seluruh proses pengerjaan Skripsi. dari
penyusunan buku ini diharapkan dapat memudahkan pembaca yang ingin
I.8. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan ini membantu agar penulis skribsi lebih terarah
pada masalah yang dibahas sehingga tidak menyimpang dari ketentuan dan tujuan
yang ditetapkan.
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, pembatasan masalah, perumusan
masalah, tujuan penelitian, asumsi, manfaat penelitian metodologi
dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi teori dan konsep yang dijadikan dasar atau landasan
didalam pemecahan masalah dan hipotesa.
BAB III : ANALISA PERANCANGAN SISTEM
Bab ini dijelaskan tentang analisa dan perancangan sistem
informasi yang antara lain berisi tentang analisa Pembuatan
Aplikasi Sistem Pemsanan Barang DI UD. SRIWIJAYA Ponorogo
sendiri secara interface, fasilitas dan fiturnya dengan
menggunakan Dreamweaver 8.
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini berisi hasil implementasi dari perancangan yang telah
dibuat sebelumnya yang meliputi: implementasi basis data,
BAB V : UJI COBA DAN EVALUASI
Bab ini menjelaskan tentang pengujian yang dilakukan untuk
mengetahui apakah aplikasi yang dibuat bisa bekerja sesuai
dengan konsep yang sebenarnya.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini akan menjelaskan tentang Kesimpulan dari keseluruhan
isi dari laporan Tugas Akhir serta Saran yang disampaikan penulis
untuk pengembangan aplikasi yang ada demi kesempurnaan
aplikasi yang lebih baik.
Daftar Pustaka
Pada bagian ini akan dipaparkan tentang sumber-sumber literatur, tutorial,
buku maupun situs-situs yang digunakan dalam pembutan laporan Tugas Akhir
Pada bab ini akan di bahas beberapa teori dasar sebagai penunjang
penyelesaian Tugas Akhir ini antara lain: penjelasan tentang profil UD. Sriwijaya
Ponorogo, MySQL, PHP.
2.1 Profil UD. Sriwijaya
UD. SRIWIJAYA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi furniture dengan bahan baku enceng gondok dan pelepah pisang. Yang
berdiri di Jl. Urip Sumoharjo No. 115 Ponorogo, UD. SRIWIJAYA ini berdiri sejak
13 Mei 2005.
Dengan produk unggulannya adalah kursi dan meja dengan bahan pelepah
pisang dan enceng gondok. Pada mulanya perusahaan ini berbentuk home industry
dengan target marketnya untuk kalangan sendiri khususnya daerah Ponorogo. Namun
sekarang telah berkembang hingga mencakup daerah Madiun, Gresik, Surabaya dan
2.2 Stuktur Organisasi UD. Sriwijaya
Gambar 2.1 Struktur Organisasi UD. SRIWIJAYA
2.3 Visi Dan Misi Perusahaan 2.3.1 Visi
1. Unggul dalam kualitas penjualan berpijak pada iman dan disiplin.
2. Menjadi Perusahaan terdepan dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi.
2.3.2 Misi
ͳ. Memperbaiki prosedur pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien.
ʹ Meningkatkan sistem informasi perusahaan dengan melibatkan seluruh
2.4 Pengertian Pemasaran
Pemasaran adalah salah satu kegiatan dalam perekonomian yang membantu
dalam menciptakan nilai ekonomi. Nilai ekonomi itu sendiri menentukan harga
barang dan jasa. Faktor penting dalam menciptakan nilai tersebut adalah produksi,
pemasaran dan konsumsi. Pemasaran menjadi penghubung antara kegiatan
produksi dan konsumsi.
2.4.1 Pengertian Manajemen Pemasaran
Penanganan proses pertukaran memerlukan waktu dan keahlian yang
banyak. Manajemen pemasaran akan terjadi apabila sekurang-kurangnya satu pihak
dari pertukaran potensial memikirkan cara untuk mendapatkan tanggapan dari pihak
lain sesuai dengan yang diinginkannya. Dengan demikian, manajemen pemasaran
dapat diartikan : Manajemen pemasaran adalah proses perencanaan dan
pelaksanaan pemikiran, penetapan harga, promosi serta penyaluran gagasan, barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memuaskan tujuan-tujuan
individu dan organisasi (Kotler, 1997). Definisi ini mengakui bahwa manajemen
pemasaran adalah proses yang melibatkan analisa, perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian yang mencakup barang, jasa dan gagasan yang tergantung pada
pertukaran dengan tujuan menghasilkan kepuasan bagi pihak – pihak yang terkait.
Manajemen pemasaran dapat diterapkan pada semua bidang usaha. Dalam
manajemen terdapat fungsi penganalisaan, perencanaan, pelaksanaan atau penerapan
kelangsungan dan kesuksesan suatu organisasi pemasaran. Proses perencanaan
merupakan satu proses yang selalu memandang ke depan atau pada kemungkinan
masa akan datang termasuk dalam pengembangan program, kebijakan dan prosedur
untuk mencapai tujuan pemasaran.
2.5 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai satu tujuan. (Raymon Mcleod,Jr) Suatu perusahaan atau suatu
bidang fungsional seperti rumah sakit cocok dengan difinisi ini. Organisasi teridiri
dari sejumlah sumber daya fisik maupun sumber daya konseptual, dan sumber daya
tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh
pemilik atau manajemen.
Seperti pada semua sistem, system perusahaan berada dalam satu atau lebih
system lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Jika perusahaan itu suatu bank,
misalnya, ia merupakan bagian dari masyarakat keuangan. Ia juga merupakan dari
masyarakat bisnis, masyarakat setempat, dan masyarakat
2.5.1 Sistem Fisik dan Sistem Konseptual
Perusahaaan bisnis adalah system fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya
fisik. Suatu system konseptuan, sebaliknya, adalah system yang menggunakan
sumber daya konseptual-informasi dan data, untuk mewakili suatu system fisik.
angka – angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di
media penyimpanan komputer.
Komputer adalah suatu system fisik, tetapi data dan informasi yang
disimpan didalamnya dapat dipandang sebagai suatu system konseptual. Data dan
informasi mewakili satu atau lebih system fisik. System fisik penting karena
keberadaannya, sedangkan system konseptual penting karena penggambarannya atas
system fisik.
2.5.2 Pentingnya Suatu Pandangan Sistem
Suatu pandangan system (system view) melihat operasi bisnis sebagai system
– system yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, ini adalah suatu cara
pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagai manajer. Pandangan system
antara lain :
1. Menyadari perlunya memiliki tujuan – tujuan yang baik.
2. Menekankan pentingnya kerjasama dari semua bagian dalam organisasi.
3. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
4. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang
2.6 Data dan Informasi
Kita sering akali menggabungkan dua kata antra data dan informasi dalam
pengelompokan jenis – jenis sumber daya, padahal keduanya mempunyai makna
yang berbeda.
2.6.1 Apa yang Dimaksud Data
Data terdiri dari fakta – fakta dan angka – angka yang relative tidak berarti
bagi pemakai. (Raymond Mcleod,1995)
Contoh data. Data dapat berupa jumlah jumlah jam kerja tiap pegawai dalam
perusahaan, dan catatan jumlah produk yang dihasilkan, catatan pemasaran produk
dll. Saat ini belum diproses, data – data tersebut sepenuhnya belum menjadi sesuatu
yang penting bagi pemakai.
Tujuan
Pengendalian
Input Proses Output
2.6.2 Informasi
Informasi merupakan salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia di
perusahaan. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Unutk itu
perlu kita ketahui makna dari informasi.
Berdasarkan contoh diatas, saat ini data diproses, maka ia dapat diubah
menjadi informasi. Jika jam kerja tiap pekerja dikalikan dengan upah per jam,
hasilnya adalah pendapatan kotor. Jika angka pendapatan kotor tiap pekerja
dijumlahkan, penjumlahan tersebut adalah biaya gaji bagi seluruh perusahaan. Jumlah
biaya gaji dapat menjadi informasi bagi pemilik perusahaan. Maka dapat disimpulkan
bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti.
(Raymond Mcleod,1995).
Oleh karena itu dapat dikatakan, “Data seseorang adalah informasi bagi
orang lain’. Angka pendapatan kotor pegawai suatu perusahaan adalah contohnya.
Angka – angka yang terpisah itu merupakan informasi bagi tiap pegawai, tiap angka
menyatakan berapa uang yang mereka dapatkan minggu lalu. Tetapi bagi pemilik
perusahaan, angka tersebut adalah data. Pemilik ingin mengetahui total biaya gaji
perusahaan, dan angka – angka individual (data) harus diproses untuk menghasilkan
jumlah biaya gaji. Perusahaan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah
informasi (information prosesor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci
dalam system konseptual. Pengolah informasi dapat menjadi elemen – elemen
2.7 Manajemen Informasi
Tugas daripada seorang manajer adalah mengelola sumber daya yang ada,
agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Jenis – jenis sumber daya
utama tersebut antra lain :
1. Manusia
2. Material
3. Mesin
4. Uang
5. Informasi
Yang mana lima jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, yang ada
secara fisik dan dapat disentuh. Dalam hal ini kita menggunakan istilah sumber daya
fisik untuk menggabarkannya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, memiliki
nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan
istilah sumber daya konseptual atau menggambarkan informasi dari data. Para
manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
2.7.1 Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan.
Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah
menjadi yang lebih luas, seperti pelatihan pegawai dan kontruksi suatu bagian mesin
yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk
menjaga agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber
daya ini pada saat kritis, sebelum sumber daya tersebut menjadi efisien atau usang.
2.7.2 Bagaimana Informasi Dikelola
Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber
daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual.
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian
diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastikan bahwa
orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang
tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya
menajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan
informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktifitas ini meperoleh infromasi,
menggunakan seefektif mungkin, dan membuang pada saat yang tepat, disebut
Manajemen Informasi.
2.8 Definisi Sistem Informasi Manajemen
”Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannnya menghasilkan
informasi”. ( Jogiyanto, 2003, halaman 33 ).
”Sebuah Sistem Informasi Manajemen, atau SIM adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk
sebuah organisasi ” ( Davis, 1993, halaman XV ).
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir didalam tubuh
untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa
infromasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapat
informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan
mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan – keputusan strategis
sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing
dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, system informasi yang dimiliki
seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa system
informasi tersebut terlalau banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti
(system terlalu banyak data).
Memahami konsep dasar infomasi adalah sangat penting (vital) daam
mendesain sebuah system informasi yang efektif (effective bussines system).
Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas
adalah tujuan dalam mendesain system baru. Sebuah perusahaan mengadakan
transaksi – transaksi yang harus diola agar bisa menjalankan kegiatan sehari – hari.
Daftar gaji harus disiapkan, penjuaalan dan pembayaran atas perkiraan harus
dibutuhkan, semua ini dan hal – hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan
harus diangap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti standar tertentu.
Komputer bermanfaat untuk tugas – tugas pengolahan data semacam ini,
tetapi sebuah system informasi manajemen melaksanakannya pula tugas – tugas lain
dan lebih dari sekedar system pengolahan data. Adalah system pengolahan informasi
yang menerapkan dan bagi pengambilan keputusan.
System informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber – sumber
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari – hari. Lapisan ketiga terdiri
dari sumber daya system informasi untuk membantu perencanaan taktis dan
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari
sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh
tingkat manajemen.
Definisi sebuah System Informasi Manajemen, istilah yang umum dikenal
orang adalah sebuah system manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. System ini menggunakan perangkat keras
(hardwere) dan perangkat lunak (software) computer, prosedur pedoman. Model
manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
2.9 Konsep Dasar Informasi
Terdapat beberapa definisi antara lain :
1. data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
2. sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapa menurangi derajat
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi
yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi
ketidakpastian mengenai jadi tidaknya investasi akan dilakukan.
3. Data organized to help choose some current of future action or nonaction to
2.9.1 Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir niai efektifitasnya.
2.9.2 Sistem Manusia / Mesin Berdasarkan Komputer
Pada dasarnya orang dapat membahas Sistem Informasi Manajemen tanpa
computer, tetapi adalah kemampuan computer yang membuat SIM terwujud.
Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya computer dalam sebuah Sistem Informasi
Manajemen, tettapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan.
Gagasan suatu system informasi/keputusan berdasarkan computer berarti automatisasi
total. Konsep system manusia/mesin manyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya
dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam
sebagaian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah system
gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi
antara computer dan seorang manusia pengolah.
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan computer berarti bahwa
para perancang harus memilih pengetahuan cukup menenai computer dan
penggunaannya dalam pegolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang
sebuah Sistem Informasi Manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai
2.9.2.1 Sistem Terpadu Dengan “Data Base”
Sebuah system terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada
integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. Pada
sebuah system pengolahan informasi, “data base” terdiri dari sebuah data yang dapat
dijangkau oleh system. Pada SIM berdasarkan computer. Istilah”data base” biasanya
dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oleh computer.
Manajemen sebuah “data base”adalah sebuah system perangkat lunak computer yang
disebut sebagai sebuah system manajemen “data base”.
Pengelola Data Base
Analisis Sistem Pemakai
Spesialis Jaringan
Programer Operator Komputer
Gambar 2.3 Komunikasi Rantai Tradisional
Sesuatu penerapan yang memakai sebua item (butir) data akan mengambil
item data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua
penerapan. Suatu peremajaan dari seuah item data membatnya sesuai dengan
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan system selarah
menyeluruh. Biasanya system dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem
dan bukan sebagai sebuah system tunggal. Perencanaan system ini dapat berupa
computer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa
computer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan
yang layak dan efektif.
2.9.2.2 Dukungan Operasi
Kecenderungan daam pengolahan transaksi pada system – system mutahir
adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi (inquiry)
secara online pula. Kemampuan memperolah informasi secara online sangat besar
peranannya dadam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang
berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuai permintaan informasi
seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau sediaan yang ada untuk jenis
barang tertentu.
2.10 Pemanfaatan Manajemen dan Modal Keputusan
Model – model pembantu keputusan yang dipakai dalam system dapat
berupa model cerdas (intelligence model) untuk menentukan persoalan, model
keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganilisis penyelesaian yang
mungkin, dan berbagai model pilihan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas
diperlukan berbagai ancaman anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai
situasi yang memerlukan keputusan.
2.11 Keguanaan / Fungsi Sistem Imformasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh system informasi dapat berguna bagi
manajemen. Maka analis system harus mengetahui kebutuhan – kebutuhan informasi
yang dibutuhkan, yaitu dengan mengetahui kegiatan – kegiatan untuk masing –
masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambil.
Berdasarkan pada pengertian – pengertian diatas, maka terlihat bahwa tujuan
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adlah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang menyangkut keputusan – keputusan yang strategis.
Sehingga SIM adalah suatu system yang menyediakan kepeda pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas – tugas
organisasi.
Beberapa kegunaan/fungsi system informasi antara lain adalah seperti terurai
dibawah.
1. Meningkatkan aksebilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi
para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara system informasi.
2. Menjamin tersedianya kualiatas dan keterampilan dalam memanfaatkan
system informasi secara kritis.
4. Mengidentifikasi kebutuhan – kebutuhan akan ketrampilan pendukung system
informasi.
5. Menetepkan investasi yang akan diarahkan pada system informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi – konsekuensi ekonomis dari
system informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan
system.
8. Organisasi menggunakan system informasi untuk mengolah transaksi –
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu
produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan system informasi untuk mengolah cek – cek nasabah dan
membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10.Perusahaan menggunakan system informasi untuk mempertahankan
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang
yang tersedia.
2.12 Para Pemakai
Gagasan untuk menggunakan computer sebagai Sistem Informasi Manajemen
(SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecah masalah. Ketika perusahaan – perusahaan
menjangkau konsep SIM. Mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang
Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM.
Non-manajer dan staf ahli juga menggunakan output-nya. Para pemakai terkadang juga
dari luar perusahaan. Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang
saham, menerima cek deviden, pemerintah menerima laporan pajak, dan masih
banyak lagi. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran menyeluruh.
SIM bukanlah suatu untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan pemecah
masalah.
Jadi dapat disimpulkan bahwa para pengguna SIM antara lain :
1. Manajer
2. Non-manajer
3. Orang – orang dan organisasi – organisasi dalam lingkungan perusahaan.
2.13 Perencanaan Strategis
Menurut Henry Fayol terdapat lima fungsi dari manajemen antara lain :
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengarahan, dan pengendalian.
Fungsi – fungsi ini dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dengan sebagai
dasar semua aktivitas selanjutnya.
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan startegis
karena mengidentifikasi tujuan – tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang
paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi – strategi
untuk mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada menajemen
tingkat atas merupakan alasan Robert Antony menamakan tingkat itu tingkat
dalam suatu komite eksekutif inilah yang pasti akan memikul tanggung jawab
perencanaan strategis.
2.14 Perencanaan Strategis Fungsional
Suatu pendekatan bagi perencanaan strategi fungsional adalah bahwa tiap
bidang menetapkan rencananya sendiri terlepas dari yang lain.
Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa bidang – bidang tersebut akan
bekerja sama sebagai rangkaian subsistem yang terpadu. Gambar 2.3 dibawah ini
menunjukkan bagaimana semua bidang fungsional harus bekerjasama dalam proses
perencanaan strategi mereka. Panah – panah tersebut menggambarkan arus informasi
dan pengaruh. (Sistem Informasi Manajemen;Raymond MacLeod,hal 39)
Gambar 2.4 Kumpulan Strategi Informasi
2.14.1 Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana – rencana strategis,
pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada
tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisasi
(organizational strategi set). Langkah kedua, yang terpisah adalah rencana jasa
informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencanan jasa informasi
itu disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategi set), dan terdiri dari sejumlah
tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini, yang dinamakan transformasi
kumpulan strategi (strategi set transformation). Digambarkan dalam Gambar 2.5
(system informasi manajemen;Raymod MacLeod,hal 41).
Tidak semua orang yang ikut dalam UEC (End User Computing) memiliki
tingkat pengetahuan yang sama tentang computer. Para pemakai golongan
kemampuan computer mereka.
a. Pemakai Akhir Tingkat Menu. Sebagian pemakai akhir tidak mampu
menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi
dengan perangkat lunak jadi (prewritten software) dengan menggunakan
menu – menu seperti yang ditampilkan dalam perangkat lunak berbasis
windows.
b. Pemakai Akhir Tingkat Perintah. Sebagai pemakai akhir memiliki
kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih sekedar memilih
menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari
perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
Contoh : pemakai Microsoft Exel dapat menggunakan perintah – perintah
khusus untuk menyelesaikan proses yang tidak mungkin dilakukan oleh
penggunaan menu.
c. Pemakai Akhir Tingkat Programer. Sebagai pemakai akhir dapat
menggunakan bahasa – bahasa pemograman seperti BASIC dan C++, dan
mereka dapat mengembangkan progam – program yang disesuaikan dengan
kebutuhan mereka sendiri.
d. Personil Pendukung Fumhsional. Di sejumlah perusahaan para spesialis
informasi adalah anggota dari unit – unit fungsional, bukannya unit jasa
informasi. Para personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi
tertentu dan melaporkan fungsional mereka (Sistem Informasi
Manajemen;Raymod Macleod,hal 43).
2.15 Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Memandang informasi suatu sumber daya bukanlah hal yang baru. Yang
terjadi pada decade yang lalu adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh
melampoi informasi itu sendiri. Manajemen sumber daya informasi (Information
Resoueces Management), atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer
pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi,
memperoleh, dan mengeloala sumber daya informasi yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan pemakai.
2.15.1 Elemen – Elemen IRM (Information Resources Management) yang Diperlukan
a. Kesadaran bahwa kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi
yang unggul. Pada eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat
dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat mencapai
keunggulan atas pesaingnya dengan mengelola arus informasi.
b. Kesadaran atas jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama.
Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya
dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan dan pemasaran.
c. Kesadaran bahwa CIO (Chief Information Officer) adalah eksekutif puncak.
yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan. Bukan hanya operasi jasa
informasi saja. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan
menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
d. Perhatian sumber daya informasi perusahaan ketika membuat perencanaan
strategis. Ketika para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis
perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
e. Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat rencana
formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber
daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa
informasi.
f. Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing. Rencana
strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya
informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan
pengendalian atas sumber daya tersebut.
2.15.2 Model IRM
Kondisi – kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah tetapi bekerja
sama secara terkoordinasi. Seperti digambarkan dalam gambar dibawah. Alenia –
alenia bernomor dibawah ini menjelaskan nomor – nomor pada model tersebut.
Gambar 2.6 Contoh IRM secara umum 2.16 E-Commerce Perusahaan
E-commerce merupakan suatu cara yang dapat mengakomodir alur informasi
pemasaran secara online atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas Internet
dimana terdapat website yang dapat menyediakan layanan “get and deliver“.
E-commerce akan merubah semua kegiatan marketing dan juga sekaligus memangkas
biaya-biaya operasional untuk kegiatan trading (perdagangan). Proses dari
perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek – proyek sistem, terdiri dari :
a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b. Mengidentifikasi proyek – proyek sistem.
c. Menetapkan sasaran proyek – proyek sistem.
d. Menetapkan kendala proyek – proyek sistem.
e. Menentukan proyek – proyek sistem prioritas.
f. Membuat laporan perencanaan sistem.
g. Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan, terdiri dari :
a. Menunjuk team analis.
b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
3. Mendefinisikan proyek – proyek sistem dikembangkan, terdiri dari :
a. Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.
b. Melakukan studi kelayakan, dengan cara melakukan penelitian pendahuluan
yang bertujuan :
- Memahami operasi dari sistem yang lama.
- Menentukan kebutuhan – kebutuhan pemakai sistem secara garis besar
untuk dapat mencapai sasaran sistem.
- Menentukan permasalahan – permasalahan yang terjadi sehingga sistem
yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan.
4. Menilai kelayakan proyek sistem, yaitu melalui faktor kelayakan, yaitu suatu
sistem harus layak dan memenuhi kriteria berikut :
- Kelayakan teknik (TechnicalFeasibility) menunjukkan apakah sistem yang
diusulakan dapat dikembangkan dan diterapkan dengan menggunakan
- Kelayakan ekonomi (Economic Feasibility) menunjukkan apakah dana
yang memadai tersedia untuk mendukung biaya tafsiran dari sistem yang
diusulkan.
- Kelayakan hukum (Legal Feasibility) menunjukkan apakah ada konflik
antara sistem yang sedang dipertimbangkan dan kemampuan organisasi
untuk menunaikan kewajiban.
- Kelayakan operasional (Operational Feasibility) menunjukkan apakah
prosedur dan ketrampilan personil yang ada cukup untuk mengoperasikan
sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan tambahan
akan diperlukan.
- Kelayakan jadwal (Schedule Feasibility) berarti bahwa sistem.
- Yang diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang diterima.
5. Membuat usulan proyek sistem.
6. Meminta persetujuan manajemen.
2.17 Analisis Sistem
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi yang baru pada suatu
perusahaan, maka harus dilakukan analisis sistem terlebih dahulu untuk memperoleh
gambaran yang jelas mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang
berjalan.
Analisis sistem (system analisis) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Dalam menganalisis sebuah sistem, tahapan dasar yang harus dilakukan
adalah :
1. Mengidentifikasi masalah (identify)
Merupakan langkah pertama yang harus dilakukan dalam analisis
sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan
untuk dipecahkan. Menentukan titik keputusan dimana letak penyebab
masalahnya dapat lebih terarah.
2. Memahami kerja dari sistem yang ada (understand)
Memahami kerja dari sistem yang ada, dengan cara mempelajari secara
terinci bagaimana sistem yang sedang berjalan tersebut beroperasi. Data yang
diperlukan dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Analis sistem perlu
mempelajari apa dan bagaimana operasi sistem yang ada sebelum mencoba
menganalisis permasalahan, kelemahan dan kelebihan sistem tersebut.
3. Menganalisis sistem (analize)
Mempelajari data dan informasi yang diperoleh dari sistem yang sedang
berjalan, kemudian melakukan analis sistem secara keseluruhan serta
permasalahan yang terjadi untuk menentukan jawaban apa penyebab
sebenarnya dari masalah yang timbul. Penelitian dilakukan dengan menjawab
pertanyaan seperti : apa yang dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, siapa
Untuk menganalisis kelemahan sistem dapat dilakukan dengan
menjawab beberapa pertanyaan seperti : mengapa dikerjakan, perlukah
dikerjakan, apakah telah dikerjakan dengan baik.
4. Laporan hasil analisis (report)
Membuat suatu urutan kejadian dalam analisis dan memberikan
keterangan serta gambaran yang jelas dengan alat bantu analisis sistem,
sehingga memudahkan penggunaan dalam memahaminya dan juga sebagai
dokumentasi bagi pengembangan sistem selanjutnya.
2.18 Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem ini akan dirancang suatu sistem dalam suatu
bagan yang menunjukkan prosedur – prosedur dari sistem tersebut. Alat yang
digunakan untuk merancang sistem ada bermacam – macam, diataranya adalah DFD
(Data Flow Diagram) dan bagan alir (Flow Chart).
2.18.1 Konsep Dasar DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram adalah alat pembuat model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alir data baik secara manual
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart atau
diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi. DFD ini adalah salah
satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi – fungsi
digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak
dari pemasukan data hingga keluaran.
Untuk memudahkan pembaca DFD, maka DFD disusun berdasarkan
tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu :
a. Diagram Konteks (Level 0)
Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan
mengambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram
konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam
suatu proses. Sedangkan hal yang tidak digambarkan dalam diagram konteks
adalah hubungan antar terminator dan data store.
b. Diagram Zero (Level 1)
Merupakan diagram yang berada diantara Diagram Konteks dan
Diagram Detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal ini yang
digambarkan dalam Diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta
hubungan Entity, Proses, alur data dan data store.
c. Diagram Detail (Primitif)
Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam Diagram Zero
yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi. Data Flow Diagram (DFD)
memiliki empat komponen, yaitu :
1. Terminator atau External Entity atau Kesatuan Luar.
Terminator mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan di
lainnya yang berada di lingkungan luar sistem yang akan memberikan
input maupun output dari sistem. Biasanya terminator ini dikenal dengan
nama entitas (eksternal), sumber atau tujuan (source and sink). Terminator
dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem diluar sistem yang
berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang Terminator :
1. Terminator merupakan bagian dari lingkungan luar sistem. Alur data
yang menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem
menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.
2. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja, organisasi
atau prosedur yang berkaitan dengan Terminator.
3. Hubungan yang ada antar Terminator yang satu dengan yang lain tidak
dapat digambarkan pada DFD.
2. Proses
Proses sering dikenal dengan Bubble, fungsi atau informasi.
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentransformasikan input ke output, atau dapat dikatakan bahwa
komponen proses menggambarkan transformasi satu input atau lebih
menjadi output. Dilambangkan dengan lingkaran atau empat persegi
panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk
meerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan.
a. Identifikasi Proses
Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan
ditulis pada bagian simbol proses.
b. Nama Proses
Menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses
harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya.
Nama proses diletakkan dibawah Identifikasi Proses.
Gambar 2.7 Contoh simbol proses
3. Data Store (Penyimpanan Data)
Data store digunakan sebagai saran untuk pengumpulan data. Data store
disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada salah satu
ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data store
menunjukkan nama dari filenya.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan – penyimpanan seperti
file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi,
contohnya : file pita magnetik, file disket dan file hard disk. Data Store juga berkaitan 1
RUANG
TRANSAKSI TRANSAKSIRUANG
dengan penyimpanan data. Apabila dalam DFD Data Store kita gambarkan lebih satu
atau terdapat duplikasinya maka Data Store tersebut dapat kita identifikasi dengan
tanda garis vertikal( ) atau tanda asterik (*). Seperti Gambar 2.8
Gambar 2.8 Contoh Duplikasi Data Store
Semua Data Store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen
proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang menghubungkan Data
Store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai berikut :
a. Alur data dari store yang berarti sebagai pembacaan pengaksesan data untuk
suatu proses.
b. Alur data ke proses berarti pengudatean data seperti menambah data,
menghapus ataupun mengubah.
4. Alur Data (Data Flow)
Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang
menunjukkan arah menuju ked an keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan
untuk menerangkan perpindahan data atau satu paket data atau informasi dari suatu
bagian system ke bagian lainnya. Alur data dapat disimbolkan dengan panah.
Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat oleh professional
system dapat merepresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real dan
macam – macam informasi yang berkaitan dengan computer.
Ada beberapa konsep yang harus diperhatikan dalam penggambaran alur data,
yaitu :
a. Konsep Paket Data (Packets Of Data)
Bila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber data yang sama ke tujuan
yang sama dan mempunyai dan harus dianggap sebagai satu alur data itu mengalir
bersama – sama sebagai satu paket. Seperti Gambar 2.9
Gambar 2.9 Contoh Konsep Paket Data
b. Konsep alur data menyebar (Diverging Data Flow)
Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang berasal
dari sumber yang sama menuju tujuan yang berbeda, atau paket data yang kompleks
dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda atau alur
data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke
tujuan yang berbeda. Konsep alur data ini dapat dilihat pada Gambar 2.10
PENYEWA CEK DATA
PENYEWA DATA
Gambar 2.10 Contoh Konsep Alur Data Menyebar
c. Konsep alur data mengumpul
Beberapa alur data yang berbeda sumbernya bergabung bersama – sama
menuju ke tujuan yang sama seperti Gambar 2.11
Gambar 2.11 Contoh Konsep Alur Data Mengumpul
Syarat – syarat pembuatan DFD adalah :
- Pemberian nama untuk setiap komponen DFD.
- Pemberian nomor pada proses DFD.
- Penggambaran DFD yang seindah mungkin.
- Penghindaran pembentukan DFD yang rumit.
- Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika.
2.18.2 Bagan Alir (FlowChart)
Bagan Alir (FlowChart) adalah bagan (Chart) yang menunjukkan alir (Flow)
didalam program atau prosedur system secara logika. Bagan Alir digunakan terutama
untuk alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analisis system ata
pemrograman dapat mengikuti pedoman – pedoman sebagai berikut :
a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagaian kiri
dari suatu halaman.
b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
d. Masing – masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya :
- “persiapan” dokumen
- “hitung” gaji
e. Masing – masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya.
f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
Ada lima macam bagan alir, yaitu sebagai berikut :
1. Bagan alir system (system flowchart).
2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir program (program flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).
2.18.2.1 Bagan Alir Sistem
Bagan alir system (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari system. Bagan ini menjelaskan urut – urutan
dari prosedur – prosedur yang ada di dalam system.
Bagan alir system menunjukkan apa yang dikerjakan di system. Bagan alir
system digambar dengan menggunakan simbol – simbol berikut.
Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik
atau computer.
Simbol kegiatan manual
Simbol simpanan offline
File non-komputer yang diarsip urut angka (numerical).
File non-komputer yang diarsip urut huruf (alphabetical).
File non-komputer yang diarsip urut tunggal (chronological).
Simbol kartu plong
Menunjukkan input atau output yang menggunakan kartu plong (punched
card).
Simbol proses
Simbol operasi luar
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi computer.
Simbol pengurutan offline
Menunjukkan proses pengurutan data di luar proses computer.
Simbol pita magnetik
Menunjukkan input atau output menggunakan pita magnetic.
Simbol hard disk
Menunjukkan input atau output menggunakan hard disk.
Simbol diskette
Simbol drum magnetic
Menunjukkan input atau output menggunakan drum magnetik.
Simbol kertas berlubang
Menunjukkan input atau output menggunakan pita kertas berlubang.
Simbol keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard.
Simbol display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor.
2.18.2.2 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (dokumen flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (from flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir tembusan – tembusannya.
Bagan alir dokumen ini memakai symbol – symbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir system.
2.18.2.3 Bagan Alir Skematik
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip
dengan bagan alir system, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam system.
Perbedaannya adalah bagan alir skematik selain menggunakan symbol – symbol
bagan alir system, juga menggunakan gambar – gambar computer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar – gambar ini adalah untuk
memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan symbol – symbol
bagan alir.
Penggunaan gambar – gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit
dan lama menggambarnya.
2.18.2.4 Bagan Alir Program
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan
secara rinci langkah – langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika
program (program logic flowchart) dan bagan alir program computer terinci (detailed
computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk
menggambarkan tiap – tiap langkah di dalam program computer secara logika. Bagan
alir logika program ini dipersiapkan oleh analis system. Bagan alir program komputer
terinci digunakan untuk menggambarkan instruksi – instruksi program computer
secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemogram.
2.18.2.5 Bagan Alir Proses
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak
digunakan di Teknik Industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analisis system untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses menggunakan lima
symbol tersendiri.
Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang
digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu
dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan untuk suatu kegiatan.
2.19 Pengertian Data Base
Basis data (Data base) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan
kembali dengan cepat dan mudah. Dapat juga dikatakan bahwa sebuah data base
adalah kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam
Untuk dapat merancang data base yang digunakan secara optimal kita harus
memperlihatkan konsistensi dan integrasi data. Kesulitan utama dalam merancang
data base yang dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa yang akan dating.
2.19.1 Konsep Dasar Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan (network)
yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam system secara abstrak. Tujuan
utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukkan struktur objek data
(entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi
professional system, karena ERD memperlihatkan hubungan antara data store pada
DFD.
2.19.2 Komponen Entity Relationship Diagram
Komponen utama ERD terdiri dari :
1. Entitas atau objek data (entity)
Adalah sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dengan
keberadaan yang bebas baik secara fisik maupun abstrak (konsep),
mempunyai karakteristik tertentu, dimana informasi yang berkaitan
dengannya dikumpulkan. Tipe entitas adalah sekumpulan entitas yang
menggunakan sifat dan karakteristik yang sama, sedangkan instance
entitas adalah satu kejadian tunggal dari tipe entitas. Symbol yang
digunakan adalah empat persegi panjang serta pemberian nama biasanya
Gambar 2.13 Contoh Simbol Entitas
2. Relasi (relationship)
Adalah hubungan yang terjadi antara instance dari satu atau lebih
tipe entitas. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik kecuali yang
mewarnai dari hubungan entitas tersebut. Relationship set adalah
kumpulan relationship yang sejenis. Symbol yang digunakan adalah
bentuk wajik dan pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata
kerja, seperti terlihat pada Gambar 2.14
Gambar 2.14 Contoh Simbol Relationship
3. Atribut
Adalah sifat dan karakteristik suatu entitas yang menyediakan
penjelasan detail tentang entitas tersebut. Nilai atribut (attribute value)
adalah suatu data actual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut
didalam suatu entitas atau relationship. Terdapat dua jenis atribut, yaitu
identifier (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entitas secara PENYEWA
1 1
unik, dan descriptor (nonkey attribute) yang digunakan untuk
menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik.
Bukan hanya entitas yang memiliki atribut tapi relationship juga
dapat memilikinya. Symbol yang digunakan adalah bentuk oval, seperti
terlihat pada Gambar 2.15
Gambar 2.15 Simbol Atribut
2.19.3 Kardinalitas Dalam Relationship
Cardinality Ratio menjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entitas
dengan entitas lainnya. Terdapat tiga jenis Cardinality Ratio, yaitu :
1.1: 1 (one the one)
Entity hanya boleh berhubungan dengan satu entity kedua dan sebaliknya.
Contoh : satu pegawai memiliki satu jabatan Gambar 2.16
Gambar 2.16 Relasi 1 : 1 NAMA
1 N
M N
2. 1 : M (one to many) atau M : 1 (many to one)
Entity pertama boleh berhubungan dengan entity kedua, tetapi entity kedua hanya
boleh berhubungan dengan satu entity atau sebaliknya.
Contoh : satu pegawai memiliki banyak proyek Gambar 2.17
Gambar 2.17 Relasi 1 : M
3. M : N (many to many)
Entity pertama boleh banyak berhubungan dengan entity kedua dan sebaliknya.
Contoh : banyak pembeli membeli banyak barang Gambar 2.18
Gambar 2.18 Relasi M : N
2.19.4 Derajat (tingkat) Relationship
Derajat relationship menyatakan jumlah entitas yang berpartisipasi dalam
suatu Relationship. Terdapat tiga macam derajat dari relationship, yaitu :
1. Unary Degree (tingkat satu)
Pegawai Memiliki Proyek
Merupakan suatu Relationship dihubungkan dengan satu entity,
penghubungnya ada 2. Relationship ini sering disebut juga Relationship
Rekursif.
Contoh :
Gambar 2.19 Unary Degree
2. Binary Degree (derajat dua)
Merupakan suatu Relationship yang menghubungkan dua entity
yang berbeda. Relationship ini paling umum digunakan dalam pembuatan
model data.
Contoh :
Gambar 2.20 Binary Degree
3. Ternary Degree (derajat tiga)
Merupakan sati Relationship menghubungkan tiga entity yang
berbeda satu sama lain.
Pegawai Lapor
Contoh :
Gambar 2.21 Ternary Degree
2.20 Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beebrapa grup elemen yang berulang perlu
diorganisirkan kembali. Proses untuk mengorganisirkan file untuk menghilangkan
grup elemen yang berulang sehingga diperoleh bentuk normal (nilai atribut sudah
otomic/tunggal/tidak ganda) disebut normalisasi.
Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data kedalam
bentuk tabel yang menyatakan relasi, sehingga terwujud suatu Pegawai Kerja
Departemen Pegawai Kerja Proyek Kota bentuk yang memudahkan adanya
perubahan dengan dampak sekecil apapun.
2.20.1 Bentuk Normalisasi
Bentuk dan tahapan dalam proses normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak
ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak
Pegawai Beli Barang
lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan
kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk
dalam flat file (file data), data dibentuk satu record demi record dan nilai
filenya berupa anatomic value atau tunggal. Tidak ada set atribut yang
berulang – ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap filenya
hanya mengandung satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data
yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah
pecahan dari beberapa kata sehingga artinya lain.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah
memenuhi criteria bentuk normal pertama. Atribut bukan kunci haruslah
bergantung secara fungsional pada kunci utama atau primary key,
sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah dibentuk kunci
field. Kunci field harus unit dan dapat mewakiliki atribut lain yang
menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi harus sudah
termasuk dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer
tidak punya hubungan transitif. Dengan kata lain, setiap atribut yang
bukan kunci haruslah bergantung pada primary key dan pada primary key
