Perencanaan Strategis SI/TI dengan Metode
Ward and Peppard
(Studi Kasus di Perusahaan Tekstil XYZ)
Eko Priyo UtomoMagister Teknologi Informasi
Gedung Teknik Elektro dan Teknologi Informasi Lt.2, Fakultas Teknik UGM
Jl. Grafika No.2, Yogyakarta 55281 INDONESIA ekopriyou@gmail.com
Eko Nugroho Magister Teknologi Informasi
Gedung Teknik Elektro dan Teknologi Informasi Lt.2, Fakultas Teknik UGM
Jl. Grafika No.2, Yogyakarta 55281 INDONESIA nugroho@ugm.ac.id
Abstract—Penggunaan SI/TI telah menjadi hal yang wajib
digunakan di dunia industri saat ini. Perusahaan tekstil XYZ telah menggunakan SI/TI dalam mendukung kelancaran operasional bisnisnya. Namun SI/TI yang telah ada belum dimanfaatkan secara optimal. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis. Paper ini akan mengkaji pembuatan rencana strategis (renstra) SI/TI di perusahaan tekstil XYZ dengan menggunakan metode Ward and Peppard. Penyusunan renstra SI/TI diawali dengan analisis lingkungan internal dengan menggunakan analisis value chain, SWOT (komponen SW) dan CSF. Selanjutnya analisis lingkungan eksternal dengan menggunakan metode PEST, Porter’s Five Forces, SWOT (komponen OT). Tahap selanjutnya analisis lingkungan SI/TI internal dengan metode McFarlan grid strategic serta analisis lingkungan eksternal dengan melihat perkembangan serta tren SI/TI yang digunakan pada industri tekstil. Hasil kajian dengan menyusun renstra SI/TI yang dipetakan dalam beberapa aspek seperti platform, aplikasi, infrastruktur, SDM, organisasi dan tata kelola, yang akan digunakan perusahaan. Tahap akhir dengan menyusun road map pengkajian dan pengembangan aplikasi dan sistem informasi yang akan digunakan perusahaan dimasa mendatang.
Keywords—keselarasan strategi bisnis dan strategi SI/TI, renstra SI/TI, metode Ward Peppard
I. PENDAHULUAN
Persaingan bisnis global dan perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat, telah merubah paradigma perusahaan dalam menggunakan SI (sistem informasi) dan TI (teknologi informasi). SI/TI telah menjadi alat utama korporasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dan memenangkan persaingan global [1]. Dengan penggunaan SI/TI di harapkan dapat meningkatkan percepatan serta peningkatan informasi sehingga tercipta efektivitas dan efisiensi yang di butuhkan perusahaan. Rencana strategis SI/TI merupakan salah satu pendekatan yang sistematis untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut. Terdapat tiga sasaran utama yang di harapkan dari penerapan strategi SI/TI dalam sebuah organisasi, yaitu : memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan proses otomasi proses dalam mengelola informasi, meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan
kebutuhan informasi untuk proses pengambilan keputusan dan meningkatkan keunggulan kompetitif dengan merubah gaya serta cara berbisnis. [2]
Perusahaan tesktil XYZ merupakan salah satu perusahaan tekstil terbesar di Indonesia, yang terletak di kabupaten Bandung, Jawa Barat. Hal ini ditunjukkan dengan jumlah karyawan yang mencapai ribuan orang, produk yang diekspor sampai luar negeri dan dukungan mesin produksi modern. Perusahaan XYZ menjadi salah satu produsen terlengkap yang memproduksi mulai dari pembuatan serat, pemintalan pada kain, pertenunan, benang sampai produk jadi seperti pakaian, selimut, kaos kaki, sajadah. Perusahaan mempunyai banyak departemen antara lain departemen spinning, knitting, dyeing, weaving, polyester, celup hank, finishing, AJL (air jet loom), pengolahan limbah, gudang, utility, IT, poliklinik. Saat ini, perusahaan mengekspor 35% produknya ke seluruh konsumen di berbagai negara seluruh dunia, 45% di ekspor ke perusahaan-perusahaan di luar negeri dan sisanya 20% untuk pasar domestik. Untuk menghadapi era perdagangan bebas seperti AEC (Asean Economic Community) dan AFTA (ASEAN Free Trade Agreement) 2015, perusahaan membutuhkan arahan dan dasar untuk meningkatkan peran SI/TI demi mewujudkan visi perusahaan menjadi perusahaan tekstil berkelas dunia yang menjadi tolok ukur bagi perusahaan tekstil lainnya. Fokus penelitian ini adalah memberikan solusi kepada perusahaan tekstil XYZ melalui penyusunan rencana strategis SI/TI, dengan memetakan sistem informasi yang telah berjalan di perusahaan dan mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan perusahaan di masa mendatang.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Earl seperti dikutip oleh Indrajit [3], sebuah organisasi membutuhkan rencana strategis SI/TI, untuk menghindari beberapa kemungkinan, antara lain :
1. Pengembangan SI/TI yang tidak sejalan dengan strategi organisasi.
2. Pembangunan SI/TI yang tidak terpola (sporadic) sehingga tidak terjadi keterpaduan antara sub-sistem yang ada (tidak terintegrasi, tidak holistik dan tidak koheren).
3. Implementasi SI/TI yang tidak mendatangkan manfaat bagi stakeholder organisasi terkait.
4. Alokasi dana investasi SI/TI yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi yang seharusnya (under atau over investment).
5. Penerapan berbagai modul sub-SI dan TI yang tidak memperhatikan asas prioritas dan kritikalitas.
6. Kualitas SI dan TI yang relatif rendah dipandang dari berbagai standar yang ada.
Agar penggunaan SI/TI dapat optimal di sebuah organisasi, dibutuhkan strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis. Untuk mengetahui tentang strategi bisnis suatu organisasi, ada beberapa pertanyaan yang perlu dijawab antara lain : mengapa bisnis dijalankan?, kemana arah dan tujuan bisnisnya?, kapan tujuan tersebut dicapai?, bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut?, dan adakah perubahan yang harus dilakukan? Keselarasan tersebut mutlak dilakukan agar investasi SI/TI sesuai dan memberikan manfaat sesuai kebutuhan organisasi. Strategi SI lebih menekankan pada penentuan aplikasi atau sistem informasi yang dibutuhkan organisasi atau menjawab pertanyaan apa. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur dan keahlian yang diperlukan untuk menerapkan aplikasi/SI yang ada, atau menjawab pertanyaan bagaimana [4].
Hubungan antara strategi SI, strategi TI dan strategi bisnis terlihat seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang mendukung organisasi dalam melaksanakan dan merealisasikan rencana bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI juga mencakup berbagai tool, teknik dan kerangka kerja yang digunakan pihak manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru dengan penerapan teknologi yang inovatif [2].
Salah satu metodologi yang digunakan dalam perencanaan stategis SI/TI adalah metodologi versi Ward and Peppard. Gambar 2 menunjukkan model perencanaan strategis SI/TI Ward and Peppard.
Gambar 2. Model perencanaan strategis SI/TI Ward and Peppard [2]
Model perencanaan ini terdiri dari input dan output [5]. Analisis terhadap input/masukan terdiri dari :
1. Lingkungan bisnis internal, yang meliputi aspek strategi bisnis saat ini, sasaran yang akan dicapai, sumber daya, proses, budaya perusahaan.
2. Lingkungan bisnis eksternal, yang meliputi kondisi ekonomi, politik, industri, iklim bersaing perusahaan. 3. Lingkungan SI/TI internal, yang meliputi tenologi
informasi yang digunakan saat ini, kematangan, kontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis.
4. Lingkungan SI/TI eksternal, yang meliputi tren teknologi serta peluang yang ditimbulkan, menggunakan SI/TI dari luar (outsourcing), pelanggan, pesaing, pemasok.
Sedangkan output yang dihasilkan terdiri dari tiga yaitu : 1. Strategi bisnis SI, bagaimana masing-masing unit dapat
memanfaatkan SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.
2. Strategi TI, bagaimana kebijakan dan strategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya manusia.
3. Strategi manajemen SI/TI, bagaimana elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, memastikan konsistensi penerapan SI/TI yang dibutuhkan perusahaan. Ada beberapa metode analisis yang dapat digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI dengan metodologi ini, antara lain : PEST, SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, Critical Success Factors serta McFarlan’s strategic grid. Hasil akhir dari perencanaan strategis SI/TI dengan metodologi ini adalah sebuah portofolio aplikasi yang akan datang (future application portfolio), yang menjadi dasar untuk pengadaan atau perbaikan sistem berikutnya.
III. METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan metode deskriptif kualitatif [6], yang secara rinci terbagi menjadi 3 tahapan yaitu:
1. Tahap pertama, dengan melakukan identifikasi terhadap lingkungan perusahaan melalui observasi, studi literatur dan wawancara terhadap level manajemen perusahaan seperti manajer IT, manajer pemasaran (lokal dan export import), manajer operasional.
2. Tahap kedua, dengan melakukan analisis lingkungan internal bisnis menggunakan analisis value chain, SWOT (komponen SW), critical success factor, analisis lingkungan eksternal menggunakan analisis PEST, analisis Porter’s Five Forces, SWOT (komponen OT), analisis lingkungan internal SI/TI dengan mengidentifikasi sumber daya SI/TI yang telah tersedia dan analisis lingkungan eksternal SI/TI dengan mengidentifikasi kebutuhan SI/TI berdasarkan penggunaan SI/TI relasi bisnis dan perkembangan teknologi.
3. Tahap ketiga, dengan menyusun formulasi strategi bisnis yang didukung oleh SI/TI, rencana strategis SI/TI yang dipetakan dalam aspek platform, aplikasi, database, infrastruktur, SDM, organisasi dan tata kelola, portofolio SI serta roadmap aplikasi yang akan dikembangkan dan digunakan untuk masa mendatang.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah melakukan proses observasi, studi literatur dan wawancara, dilakukan proses analisis lingkungan terhadap perusahaan tekstil XYZ.
A. Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Gambar 3. Value chain perusahaan XYZ
Analisis lingkungan bisnis internal perusahaan XYZ dilakukan dengan tiga cara yaitu analisis terhadap rantai nilai (value chain), analisis SWOT (komponen SW), critical success factor.
Analisis rantai nilai dilakukan dengan memetakan seluruh proses kerja yang ada di perusahaan menjadi 2 kategori yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Berdasarkan pada dokumen organisasi serta melakukan pengamatan terhadap tugas dan fungsi setiap departemen, gambar 3 menunjukkan diagram value chain diperusahaan XYZ.
Sedangkan analisis SWOT (komponen SW), diperoleh kekuatan dan kelemahan terhadap perusahaan tekstil XYZ seperti terlihat pada Tabel 1.
TABEL 1. KEKUATAN DAN KELEMAHAN
Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weakness)
Nama perusahaan sudah dikenal secara global, baik didalam maupun luar negeri
SI/TI belum dimanfaatkan secara optimal
Pengalaman perusahaan yang sudah cukup lama
Website perusahaan belum digunakan secara maksimal untuk mendukung pemasaran produk Dukungan karyawan yang
jumlahnya ribuan dan beberapa orang telah mempunyai skill yang terlatih
Penilaian dan pemantauan karyawan masih dilakukan secara manual
Dukungan manajemen yang kuat Mesin produksi kebanyakan telah usang sehingga membutuhkan biaya perawatan yang besar Memiliki hubungan dan relasi
yang kuat seperti dengan supplier-supplier kelas dunia
Sistem informasi dalam banyak departemen belum terintegrasi dengan baik sehingga membutuhkan waktu dan tenaga untuk proses pelaporannya.
Analisis CSF (critical success factor) merupakan analisis terhadap faktor-faktor penting yang harus diperhatikan untuk menentukan kesuksesan perusahaan. Berdasarkan analisis CSF, faktor-faktor penting yang ada pada perusahaan tekstil XYZ, antara lain :
1. Mengutamakan kualitas produk dan kepuasan konsumen. 2. Pemasok yang kompeten.
3. Promosi yang optimal.
4. Pemanfaatan SI/TI secara lebih maksimal.
B. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Analisis lingkungan bisnis eksternal dilakukan dengan metode PEST, Porter’s Five Forces dan SWOT (komponen OT). Analisis PEST digunakan untuk mengidentifikasi kondisi lingkungan umum perusahaan yang meliputi aspek politik, aspek hukum, aspek ekonomi, aspek sosial budaya dan aspek Value Added
– Cost = Margin Infrastruktur Perusahaan
Manajemen perusahaan, lokasi strategis, fasilitas lengkap seperti pos keamanan, tempat parkir karyawan, tempat ibadah, poliklinik, mess karyawan
Manajemen sumber daya manusia
Perekrutan, pelatihan, pengembangan karyawan, pemecatan
Pengembangan Teknologi
Mengembangkan sistem informasi dan teknologi informasi, R&D serta pembaruan/perawatan mesin-mesin produksi
Pembelian
Pembelian bahan baku produksi, peralatan kerja dan energi untuk produksi
Logistik ke dalam Bahan baku data pesanan Karyawan Operasi Spinning Dyeing Knitting Processing Finishing Logistik keluar Pengepakan Pemberian label Pengiriman Pemasaran Promosi Pameran Tender Pelayanan Kualitas Kuantitas Waktu
teknologi. Berdasarkan analisis PEST terhadap perusahaan tekstil XYZ, didapatkan hasilnya sebagai berikut.
1. Politik.
Keadaaan politik dalam negeri tidak terlalu memberikan pengaruh terhadap kemajuan perusahaan. Kondisi politik yang cukup memberikan pengaruh adalah ketika terjadi reshuffle kabinet karena bisa dipastikan akan adanya regulasi baru terkait dengan dunia industri seperti perpajakan, AMDAL, tata niaga ekspor/impor garmen, ketenagakerjaan, manajemen perusahaan dan lain sebagainya.
2. Ekonomi.
Kondisi ekonomi luar negeri yang tidak stabil membuat nilai tukar mata uang dollar juga tidak stabil. Hal ini akan berpengaruh terhadap harga produksi serta keuntungan perusahaan karena pembelian bahan baku dari pemasok dan penjualan ke konsumen luar negeri masih menggunakan kurs mata uang dollar.
3. Sosial.
Kondisi sosial di lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi mental karyawan. Misalnya, ketika terjadi demonstrasi maka para karyawan merasa tidak aman dan tidak fokus pada pekerjaan. Namun kondisi sosial di perusahaan cukup kondusif, hal ini terlihat dengan hubungan antara perusahaan dengan masyarakat disekitar yang cukup baik. Perusahaan mengadakan kegiatan-kegiatan sosial bagi masyarakat setahun sekali seperti pengobatan gratis, sponsor, sumbangan. Hubungan antara perusahaan dan karyawan juga terjalin dengan baik seperti adanya serikat pekerja, yang juga meningkatkan solidaritas antar karyawan.
4. Teknologi.
Penggunaan teknologi belum dimanfaatkan secara optimal dan up to date, hal ini terlihat dengan penggunaan komputer hanya pada beberapa departemen tertentu saja dan masih menggunakan komputer versi lama.
Gambar 4. Porter’s Five Forces perusahaan XYZ
Analisis Porter’s Five Forces akan memberikan gambaran mengenai bagaimana tingkat persaingan dalam lingkungan bisnis industri tekstil dan tantangan dari pesaingnya. Hasil diagram kompetitif tersebut digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi peluang dari eksternal perusahaan guna pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitif bisnis yang dijalankan. Hasil analisis dengan Porter’s Five Forces terlihat seperti gambar 4.
Sedangkan analisis SWOT (komponen OT) terhadap perusahaan tekstil XYZ seperti terlihat pada Tabel 2 berikut ini.
TABEL 2. PELUANG DAN ANCAMAN
Peluang (Opportunity) Ancaman (Threat)
Kebutuhan konsumen terhadap pakaian dan produk garmen lainnya semakin meningkat
Kondisi ekonomi global yang masih tidak stabil
Kebijakan pemerintah yang mendukung penggunaan produk dalam negeri
Harga bahan baku yang terus meningkat
Perbaikan ekonomi yang dilakukan pemerintah untuk mengatasi krisis ekonomi global
Memiliki pesaing yang juga mempunyai segmen pasar keluar dan produk yang baik
Pengakuan pasar dunia terhadap kualitas produk yang dihasilkan
Era perdagangan bebas seperti AFTA sehingga produk garmen dari berbagai negara ASEAN dapat masuk ke pasar dalam negeri
C. Analisis Lingkungan SI/TI Internal
Analisis lingkungan SI/TI internal dilakukan dengan melihat aspek hardware, software, infrastuktur SI/TI yang telah digunakan dalam perusahaan. Metode McFarlan digunakan untuk memetakan aplikasi serta sistem informasi yang digunakan berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan. Hasil pemetaan diperoleh hasil seperti berikut.
TABEL 3. PORTOFOLIO SI SAAT INI Strategic
Supply Chain Management
High Potential Website resmi
Key Operational
Sistem Informasi Export Import Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Delivery
Support
Sistem Absensi Karyawan Outlook Express LAN Messenger
Yang termasuk domain key operational adalah sistem informasi export import, penjualan dan delivery, yang digunakan antara lain untuk membuat PO (purchasing order), approve/persetujuan PO, perbaikan PO, melihat stok barang di gudang, penerbitan surat jalan, data piutang perusahaan, data stok bahan, data produk, jadwal pengiriman dan lain
Pendatang baru Industri garmen konvensional Pemasok Taiwan Korea China Pelanggan Beberapa toko pakaian dan distributor di seluruh Indonesia Perusahaan garmen dan manufacturing dari luar negerti seperti Nike, Lemer Pesaing dalam negeri PT. Polyfin Canggih PT Sritex PT. Pan Brothers
Pesaing luar negeri
China
Barang substitusi
Produk garmen dari toko-toko serta manufacturing
sebagainya. Apabila sistem ini mengalami gangguan, maka operasional perusahaan akan terganggu.
Yang termasuk domain strategic adalah supply chain management (SCM). Aplikasi SCM ini digunakan untuk mendukung operasional perusahaan, memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dari segi alur keluar masuk barang serta mendukung jalannya strategi yang telah dirumuskan perusahaan. Aplikasi ini hanya digunakan di departemen gudang, belum merata pada semua departemen.
Yang termasuk domain high potential adalah website resmi perusahaan, yang masih cukup sederhana dan belum dikembangkan serta dimanfaatkan secara maksimal dalam mempromosikan semua produk perusahaan dan penjualan secara online.
Yang termasuk domain support adalah penggunaan Outlook Express atau Microsoft Outlook untuk pengiriman email. Outlook Express digunakan sebagai media berkomunikasi perusahaan dengan pemasok atau konsumen. Apabila sistem ini mengalami gangguan, kegiatan operasional perusahaan tidak akan terganggu karena komunikasi masih dapat dilakukan dengan media telepon, walaupun biayanya juga tinggi. Aplikasi Outlook Express dan LAN Messenger belum digunakan pada semua departemen.
Selanjutnya, portofolio SI/TI internal perusahaan, dapat dilihat dari beberapa aspek sebagai berikut.
1. Aspek platform dan aplikasi
Aplikasi yang dibangun kebanyakan masih menggunakan teknologi lama yaitu model file server dimana database yang dipergunakan menggunakan file DBF dan berjalan dimode DOS dengan Novell Netware sebagai Netware Operating System.
Operating system dan aplikasi perkantoran yang digunakan kebanyakan masih bersifat proprietary seperti Windows dan Microsoft Office.
2. Aspek database
Database yang digunakan di lingkungan perusahaan adalah dBase, Microsoft Access dan MySQL.
Departemen yang menggunakan sistem aplikasi sendiri, menggunakan database yang terpisah dari pusat, sehingga ketika ada proses sinkronisasi data untuk pelaporan ke level manajemen membutuhkan waktu yang lama.
3. Aspek infrastruktur
Proses absensi masih menggunakan mesin ketokan manual, sehingga rentan terjadinya titip absen antar karyawan.
Infrastruktur jaringan, untuk menghubungkan antar departemen menggunakan kabel jaringan/UTP (unshielded twisted pair), sehingga ketika terjadi gangguan / kabel putus maka operasional perusahaan akan terganggu.
Untuk layanan komunikasi, perusahaan sudah menggunakan layanan email dan web server, PABX konvensional dan akses telepon serta internet global.
4. Aspek SDM, organisasi, tata kelola
Jumlah karyawan yang ribuan, namun kebanyakan masih lulusan SMA/SMK serta belum mempunyai skill yang cukup untuk memanfaatkan SI/TI secara optimal. Terkait tata kelola TI, manajer masing-masing
departemen di berikan kewenangan untuk membuat atau mengadakan sistem informasi baru bagi departemen bersangkutan.
D. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
Analisis lingkungan SI/TI eksternal dilakukan dengan melihat kondisi umum perkembangan SI/TI serta tren SI/TI yang akan digunakan pada industri tekstil. Dari hasil analisis ini, diperoleh hasilnya seperti terlihat pada Tabel 4.
TABEL 4. TREN SI/TI PADA INDUSTRI TEKSTIL
Tren SI/TI Keterangan
Layanan SI/TI berbasis web Sangat diperlukan karena hampir semua sistem informasi yang digunakan di industri tekstil saat ini berbasis web
Sistem informasi terintegrasi Sangat diperlukan karena mempercepat proses pelaporan dan analisis level eksekutif perusahaan Layanan berbasis mobile Sangat diperlukan karena
memudahkan akses diberbagai perangkat dan setiap saat
Sistem keamanan Perlu ditingkatkan karena kejahatan melalui dunia maya semakin meningkat yang dapat mengganggu operasional SI/TI perusahaan Outsourcing pengembangan
sistem
Hal ini untuk mengatasi keterbatasan perusahaan dalam mengembangkan SI/TI, padahal perusahaan membutuhkan dengan segera Server yang memadai Diperlukan untuk melayani kebutuhan
akses selama 24 jam Storage / media penyimpanan
yang besar
Diperlukan karena berbagai data yang disimpan saat ini membutuhkan memori yang semakin besar, seperti data gambar, video
Outsourcing infrastruktur Dilakukan untuk efisiensi dan efektivitas investasi karena jika beli sendiri terlalu mahal dan tidak dimanfaatkan secara maksimal
E. Rencana Strategis SI/TI
Dari hasil analisis lingkungan eksternal/internal serta SI/TI eksternal/internal, dilakukan matriks SWOT untuk
merumuskan strategi yang dapat dilakukan, seperti terlihat pada Tabel 5.
TABEL 5. MATRIKS SWOT
Strength (S) Weakness (W) Opportunities (O) Strategi SO
Peningkatan produksi Menggiatkan pemasaran Strategi WO Membangun dan meningkatkan sistem informasi yang ada Peremajaan mesin produksi Threat (T) Strategi ST Tetap menjalin hubungan baik dengan supplier dan konsumen
Produk yang variatif dan terjangkau oleh konsumen Strategi WT Mendorong penerapan sistem informasi terintegrasi Menganalisa potensi
pasar dengan lebih teliti
Perusahaan mencanangkan 3 strategi bisnis yang akan didukung dengan SI/TI, yaitu :
1. Cost leadership, artinya berusaha untuk menghasilkan produk serta pelayanan dengan biaya yang paling murah dalam ranah industri tekstil. SI/TI akan di gunakan untuk membantu dengan menurunkan beban pekerjaan administrasi, penjadwalan, biaya inventaris dan lain sebagainya. 2. Differentiation, artinya berusaha menjadi unik dalam
industri tekstil, misalnya dengan menyediakan produk-produk yang berkualitas tinggi dengan harga yang bersaing. SI/TI dengan berbagai macam turunannya akan di gunakan untuk membantu dengan menambahkan keistimewaan terhadap produk atau jasa yang di hasilkan.
3.
Focus, artinya berusaha untuk memilih segmen pasar dengan jangkauan yang tertentu untuk mencapai strategi cost leadership maupun diferensiasi dalam segmen industri tekstil.Sehingga ada tiga hal utama yang akan dijalankan perusahaan selama 5 tahun kedepan agar SI/TI dapat mendukung strategi perusahaan yaitu :
1. Terkait infrastruktur dan keamanan (jaringan serta sistem informasi).
2. Terkait penggunaan dan integrasi sistem informasi antar departemen.
3. Terkait penggunaan secara intensif aplikasi serta layanan TIK yang ada dalam perusahaan.
Sedangkan rencana strategis SI/TI perusahaan XYZ dapat dipetakan menjadi beberapa bagian sebagai berikut.
1. Kebutuhan aspek platform dan aplikasi
Melakukan migrasi aplikasi dari yang berbasis DOS atau dekstop menjadi berbasis web.
Penggunaan sistem operasi yang berbasis open-source seperti IGOS Nusantara. Pemilihan IGOS Nusantara karena selain antar mukanya berbahasa
Indonesia juga disesuaikan dengan kemampuan karyawan agar dapat digunakan secara optimal. Proses migrasi sistem informasi, sistem operasi
dan aplikasi perkantoran akan dilakukan secara bertahap dan tidak mengganggu jalannya operasional perusahaan.
Melakukan update dan perbaikan website resmi perusahaan, dengan menambahkan fitur interaksi dengan konsumen serta penjualan online.
Perusahaan akan menggunakan layanan web EDI untuk proses pertukaran data/informasi secara elektronik seperti pengesahan surat jalan ke Bea Cukai. Layanan ini akan dapat dijalankan secara online dari dalam perusahaan sehingga akan menghemat waktu dan tenaga.2. Kebutuhan pangkalan data
Proses integrasi data antar departemen sehingga memudahkan pelaporan, akan dimulai dengan proyek data warehouse pada tahun 2014, dengan mengumpulkan dan mentransformasikan data dalam sebuah repository data.
Perlu dirumuskan entitas data yang standar sehingga menjadi acuan bagi seluruh departemen. 3. Kebutuhan aspek infrastruktur
Untuk proses absensi, akan digunakan mesin absensi sidik jari/fingerprint. Mesin ini akan langsung diintegrasikan dengan sistem informasi kepegawaian sehingga dapat diketahui secara langsung kondisi absen masing karyawan. Peremajaan dan perbaikan mesin-mesin produksi
yang sudah tua dengan mendatangkan teknisi dari China, Taiwan dan India serta mengoptimalkan penggunaan TI dalam mesin produksi seperti penggunaan mikrokontroller.
Peningkatan bandwith internet, terutama untuk bagian export import.
Pengaturan pemakaian media sosial seperti facebook, twitter bagi karyawan. Diperbolehkan hanya sebagai media komunikasi, promosi dan pada jam tertentu saja.
Penggunaan layanan cloud apps seperti calendar, docs, drive serta layanan TI berbasis internet seperti telepon berbasis VOIP, teleconference (digunakan untuk rapat online antara kantor pusat di Bandung dan Jakarta).
Upgrade bandwith pada sisi backbone jaringan melalui media fiber optic. Hal ini dibutuhkan untuk menunjang kelancaran operasional perusahaan yang akan membutuhkan tingkat transfer data yang tinggi.
Perusahaan akan membangun layanan komunikasi berbasis teknologi gabungan PABX dan VOIP. Pengembangan kedepan akan lebih mengutamakan teknologi VOIP yang dapat mengintegrasikan antara telepon tradisional dan wireless. PABX akan tetap digunakan untuk komunikasi yang bersifat emergency.
4. Kebutuhan aspek SDM, organisasi, tata kelola Perusahaan akan menambah divisi baru dibawah
departemen TI yaitu pelatihan/training, seperti terlihat pada Gambar 5. Tugas divisi baru ini adalah menyeleksi karyawan berprestasi dari departemen untuk dilatih atau dikirim mengikuti seminar, workshop hingga program studi lanjut.
Gambar 5. Penambahan divisi baru di departemen TI
Perlunya kebijakan terkait standar dalam mengelola vendor. Departemen TI akan membuat kriteria dan tata cara pengelolaan vendor sehingga dapat dipilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk pengadaan sistem informasi di departemen internal perusahaan harus mendapat persetujuan dari manajer TI, agar mempermudah tahap integrasi sistem, pengembangan lebih lanjut dan pemeliharaan sistem.
Dari hasil analisis kebutuhan yang diperlukan perusahaan, portofolio SI yang diperlukan oleh perusahaan tekstil XYZ di masa mendatang terlihat seperti Tabel 6.
TABEL 6. PORTOFOLIO SI MASA MENDATANG Strategic Supply Chain Management Sistem Informasi Terintegrasi Sistem informasi penggajian (payroll) Aplikasi untuk desain grafis dengan Corel atau Photoshop Customer Relationship Management Ditingkatkan Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada High Potential Website resmi Aplikasi berbasis mobile Ditingkatkan Belum ada Key Operational Sistem Informasi Export Import Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Delivery Ditingkatkan Ditingkatkan Ditingkatkan Support Sistem Absensi Karyawan Outlook Express LAN Messenger Ditingkatkan Ditingkatkan Ditingkatkan
Selanjutnya, penerapan rencana strategis disusun dalam bentuk road map berupa pengkajian, pengembangan dan implementasinya, terlihat seperti pada tabel 7.
TABEL 7. ROADMAP RENCANA STRATEGIS SI/TI
No Perencanaan 2014 2015 2016 2017 2018
1. Perekrutan tenaga SI/TI baru
2. Pembentukan divisi baru di departemen TI 3. Pembangunan dan
peningkatan jaringan kabel dan wireless 4. Penguatan keamanan
aplikasi dan sistem informasi
5. Pembangunan sistem informasi terintegrasi dan pangkalan data 6. Pengadaan server baru 7. Pengkajian tata kelola
TIK perusahaan 8. Pembangunan sistem
informasi berbasis web 9. Pengkajian aplikasi
berbasis mobile 10. Implementasi sistem
informasi terintegrasi 11. Implementasi sistem
informasi berbasis web 12. Pembangunan aplikasi
berbasis mobile 13. Implementasi aplikasi
berbasis mobile
Acuan rencana strategis ini akan dapat diterjemahkan menjadi rencana operasional perusahaan, dengan selalu memperhatikan keseimbangan antara sistem, prosedur dan perangkat kerja dengan karakter dan kompetensi karyawan. Sehingga penerapan rencana strategis SI/TI di perusahaan XYZ tidak akan menciptakan ketidaksesuaian psikologis, tidak menyebabkan inefisiensi, tidak terlalu banyak merubah struktur kerja serta tidak menyalahi nilai-nilai dan karakteristik lokal. Dengan demikian, rencana strategis SI/TI akan selalu selaras dengan strategi bisnis perusahaan untuk mewujudkan visi misi perusahaan.
V. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Rencana strategis (renstra) SI/TI yang dibuat dapat menyelaraskan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan keunggulan kompetitif berkelanjutan bagi perusahaan.
2. Proses perencanaan strategis SI/TI dimulai dengan mengidentifikasi visi, misi, tujuan perusahaan, selanjutnya dilakukan proses analisis lingkungan internal dan eksternal serta identifikasi lingkungan SI/TI internal dan eksternal. 3. Rencana strategis yang dihasilkan adalah rencana
perusahaan terkait infrastruktur dan keamanan, integrasi Manajer TI Pengembangan SI/TI Maintenance dan Infrastruktur Pelatihan
sistem informasi antara departemen, penggunaan secara intensif aplikasi dan TIK yang ada dalam perusahaan. Selain itu juga dihasilkan pemetaan dan peningkatan dalam hal platform dan aplikasi, pangkalan data, infrastruktur, SDM, organisasi dan tata kelola serta portofolio SI untuk masa mendatang.
4. Dihasilkan road map rencana strategis SI/TI yang berupa pengembangan, pengkajian dan implementasi SI/TI yang sejalan dan mendukung visi misi perusahaan.
REFERENSI
[1] Haron.H, Md. Sabri.S, Naim Zolkarnain. Z, A Situational Analysis of Strategic Information System Planning in the Context of A Malaysian SME, International Conference on Research and Innovation in Information System, pp. 539 – 543, 2013.
[2] Ward, J. & Peppard, J., Strategic Planning for Information System (2nd ed.), John Wiley & Sons, 2002.
[3] Indrajit, Richardus Eko, Kerangka Konseptual Master Plan Sistem Informasi Korporat, Jurnal Sistem Informasi, MTI-UI, vol.1, no.1, pp. 11-17, September 2005.
[4] Earl, M.J., Management Strategies for Information Technology, Prentice Hall, 1996.
[5] Setiawan.A, Ilman.B, Perencanaan Strategik Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward Peppard : Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa Sains Bandung, Jurnal Manajemen Teknologi, SBM ITB, vol.11, no.3, 2012.
[6] Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Alfabeta, Bandung, Desember 2012.
