Universitas Multi Data Palembang | 581
PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI DI MDP IT STORE MENGGUNAKAN FRAMEWORK WARD & PEPPARD
Bobby Tjiandra1*), Desy Iba Ricoida2, & Arif Yulianto3
123Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer & Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
1)[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Kata kunci:
bisnis, perencanaan, strategis, ward & peppard, SI/TI
Abstract: MDP IT & Electronic Store is a company that sells IT goods and electronic products, they have used information systems to support their business, the business and implementation of IS/IT used is not maximized, supporting the achievement of competitive advantage for the company. This makes the reason for the author to carry out an analysis of the alignment of business strategy with the use of IT and make proposals for IS/IT strategic planning for companies so that they can support the achievement of the company's vision, namely to become a reliable company and a superior company so that it can compete at the national level. The author uses the Ward
& Peppard method to develop an information system strategic planning document using several tools to carry out analysis both internally and externally. The results of the analysis are in the form of an application portfolio, example is Accept Leasing Application.
Abstrak: MDP IT & Electronic Store merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan produk-produk IT dan electronic dimana mereka telah menerapkan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi guna mendukung strategi bisnis yang dimiliki, strategi bisnis dan implementasi SI/TI yang digunakan belum maksimal dapat mendukung pencapaian keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Hal ini menjadikan alasan penulis melakukan analisis keselarasan strategi bisnis dengan pemanfaatan IT serta membuat usulan dokumen usulan perencanaan strategis SI/TI pada perusahan tersebut agar dapat mendukung pencapaian visi dari perusahaan yaitu menjadi perusahaan yang handal dan unggul sehingga mampu bersaing hingga level nasional. Penulis menggunakan framework Ward & Peppard untuk menyusun dokumen perencanaan strategis sistem informasi dengan menggunakan beberapa tools untuk melakukan analisa bisnis dan SI/TI baik internal maupun external. Adapun hasil dari analisis yang dilakukan berupa future application portofolio yang berupa usulan pengembangan sistem informasi kedepan antara lain yaitu Aplikasi Keuangan, SIM Manufaktur SI Kepuasan Pelanggan dan Aplikasi Accept Leasing.
Tjiandra, dkk. (2023). Perencanaan Strategis SI/TI di MDP IT Store Menggunakan Framework Ward & Peppard. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Berdasarkan data serta informasi yang diterima dari BPS (Badan Susat Survei) dari hasil pelaksanaan survei pada tahun 2021, sebesar 62,10% populasi Indonesia telah mengakses internet. Angka ini menunjukkan bahwa terbukanya akses informasi dan penerimaan masyarakat terhadap transformasi teknologi. Perkembangan teknologi dan informasi telah membawa babak baru bagi kehidupan masyarakat di Indonesia [1]. Indonesia mempunyai pengguna internet yang sangat besar jumlahnya, hal ini tidak terlepas
582| Universitas Multi Data Palembang
dari pesatnya perkembangan smartphone dan teknologi itu sendiri. Hal ini selaras dengan data dan pernyataan dari Kementrian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (kominfo.go.id) [2] yang mengungkapan kalimat Indonesia merupakan “Raksasa teknologi digital Asia di masa yang akan datang".
Hal ini tidak berlebihan, didasari oleh bukti-bukti yang kuat yang menunjukkan bahwa Indonesia merupakan negara dan bangsa yang besar, memiliki jumlah penduduk mencapai 250 juta jiwa. Pengguna smartphone dan pemanfaatan teknologi di negara Indonesia terus bertumbuh dengan cepat dan signifikan [3]. Oleh karena itu di era teknologi yang berkembang dengan sangat cepat seperti saat ini, penerapan SI/TI begitu dekat dengan kehidupan setiap kita, termasuk dalam dunia bisnis. Kini perusahaan diharuskan untuk mampu berkompetisi dan bersaing dengan sebuah perubahan (inovasi-inovasi baru) dengan menerapkan dan memaksimalkan SI/TI [4]. Di tengah pesatnya penggunaan teknologi, ditemukan adanya fakta mengenai adanya ketertinggalan atau lambatnya beberapa perusahaan dalam mengikuti trend SI/TI yang sedang ada saat ini. Fenomena ini dikarenakan oleh beberapa faktor seperti harga dari sistem informasi maupun teknologi informasi yang tersedia belum mampu dijangkau perusahaan ataupun belum adanya kesadaran dari perusahaan, oleh karena itu dibutuhkan perancangan strategis SI/TI agar terciptanya kolaborasi dan korelasi antara kegiatan bisnis yang berjalan dalam perusahaan dengan SI/TI yang digunakan [5].
Penelitian terdahulu yang berjudul “Strategic Information System Planning with Ward & Perppard”
(Studi Kasus: Perusahaan Jasa Ekspedisi PT. x). Dari hasil penelitian yang dilakukan, terlihat bahwa sistem informasi perusahaan jasa ekspedisi PT. X tidak mampu mendukung proses bisnis perusahaan secara keseluruhan. Hasil dari pembuatan rencana strategis sistem informasi khususnya pada aplikasi yang digunakan dalam proses bisnis ini bertujuan untuk memandu manajemen dalam meningkatkan produktivitas perusahaan di industri perkapalan [6].
Berdasarkan hasil wawancara dengan sumber terpercaya yaitu Ibu Susilawati selaku Manager Service, penerapan SI/TI di MDP IT & Electronic Store sudah berjalan dengan efektif tetapi tetap dibutuhkan perbaikan maupun penyesuaian-penyesuaian agar lebih up to date dan sempurna dikemudian hari (sesuai kebutuhan) [7]. Data penelitian didapatkan dengan metode wawancara, pengamatan, observasi serta studi literatur [8]. Pada penelitian perancangan strategis sistem informasi dan teknologi informasi di MDP IT &
Electronic Store ini penulis menggunakan framework atau metode Ward and Peppard [9], metode ini meliputi analisis bisnis secara internal maupun eksternal perusahaan, analisis SI/TI perusahaan dengan menggunakan pendekatan pengelolaan data yang akan dilakukan dengan tools Value Chain Analysis, SWOT Analysis, PEST, Porter’s Five Force dan Mc Farlan Strategic Grid Analysis [10].
METODE
Berikut adalah gambaran yang menjelaskan tahapan dari penelitian, penulis melakukan tahapan bedasarkan metodologi yang dikemukakan oleh Ward & Peppard, terdapat tiga tahapan utama yaitu tahapan input, proses dan output. Metode Ward & Peppard digunakan penulis untuk menyelesaikan penyusunan laporan tugas akhir ini, diuraikan pada gambar berikut:
Universitas Multi Data Palembang | 583 Gambar 1. Metodologi Penelitian
Digambarkan melalui gambar di atas penelitian ini ada tiga tahap utama yaitu tahap input, tahap proses, dan tahap output. Di dalam tahapan input memiliki dua kegiatan yaitu pengumpulan data dan analisis data, hal ini dilakukan untuk mengumpulkan bahan-bahan analisis, analisis meliputi lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan analisis lingkungan SI/TI eksternal, kemudian output-nya nantiialah menghasilkan Future Application Portofolio.
HASILDANPEMBAHASAN
Bedasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada MDP IT & Electronic Store ditemukan bahwa perusahaan memiliki visi dan misi menjadi sebuah perusahaan perdagangan IT & Electronic yang handal dan unggul dengan semangat pemanfaatan informasi teknologi, yang mampu bersaing secara optimal. Oleh sebab itu untuk mencapai visi dan misi perusahaan maka diperlukan sebuah perencanaan strategis untuk mendukung kegiatan bisnis dengan pemanfaatan SI/TI yang tepat guna.
Analisis Current Mc Farlan Strategic merupakan klasifikasi sistem yang telah digunakan perusahaan saat ini, analisis Mc Farlan Strategic terbagi menjadi empat kuadran, yaitu: High potential adalah aplikasi yang diharapkan memiliki potensi besar bagi perusahaan di masa depan, namun masih dalam tahap eksplorasi dan belum termanfaatkan. Strategic adalah aplikasi yang penting bagi perusahaan dan digunakan sebagai alat untuk mencapai visi, misi dan tujuan utama, agar menjaga perusahaan tetap bertahan dan berkembang. Key operational adalah aplikasi yang dapat diklasifikasikan sangat penting untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Support merupakan aplikasi yang berharga namun tidak secara langsung mendukung kesuksesan perusahaan.
Berikut adalah klasifikasi sistem yang telah digunakan MDP IT & Electronic Store bedasarkan analisis Mc Farlan Strategic.
584| Universitas Multi Data Palembang
Tabel 1. Analisis Current Mc Farlan Strategic
Strategic High Potensial
e-Catalogue, Aplikasi store. Aplikasi distribusi.
Microsoft office, Aplikasi keuangan, Aplikasi kasir, Aplikasi Gudang, Aplikasi store, Aplikasi service.
Sistem absensi, Aplikasi e-commerce, Aplikasi pengadaan barang.
Key Operasional Support
Analisis SWOT
Penulis menggunakan tools analisis SWOT untuk memetakan apa yang dimiliki oleh MDP IT &
Elektronic Store baik itu kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang. Dari uraian analisis SWOT menggambarkan bahwa MDP IT & Electronic Store memiliki beberapa kekuatan serta kelemahan dilihat dari sisi lingkungan internal dan juga memiliki beberapa peluang serta ancaman dilihat dari sisi lingkungan eksternal.
Tabel 2. Analisis SWOT Kelebihan
Kekurangan Peluang Ancaman
1. Memiliki relasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan
perusahaan –
perusahaan besar sesuai dengan bidang perusahaan (pemasok barang-barang IT).
2. Menjalin MOU dengan beberapa brand besar.
1.Perusahaan hanya dikenal di kota Palembang dan Sumatera Selatan, belum memiliki cabang di daerah luar kota Palembang.
2.Belum menjalin kerjasama dengan semua brand atau perusahaan.
1. Menjalin kerjasama dengan brand - brand atau perusahaan sesuai bidang perusahaan yang
belum terjalin
kerjasama.
2. Menjadi trend setter dan memiliki peranan di marketplace service barang-barang IT di Kota Palembang.
1. Semakin bermunculan usaha sejenis menyebabkan terjadinya persaingan.
2. Adanya
perusahaan serupa tingkat nasional yang lebih kompeten dan unggul.
Setelah mendapatkan hasil dari analisis SWOT yaitu kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang yang dimiliki oleh MDP IT & Elektronic Store maka dirumuskanlah strategi bedasarkan hasil analisis SWOT yang telah ditemukan, dijelaskan menggunakan tabel berikut:
Tabel 3. Strategi Bedasarkan Analisis SWOT Strategi SO (Strength, Opportunity)
1. Mengembangkan website sebagai pemasaran dan media promosi.
2. Menambah anggota atau SDM pada divisi IT sehingga sistem dapat di maintenance dengan baik.
3. Membangun simbiosis mutualisme atau kerjasama.
4. Membangun hubungan kepada semua perusahaan-perusahaan sejenis (supplier barang-barang IT).
Strategi WO (Weakness, Opportunity)
1. Melakukan update terhadap sistem yang ada secara berkala demi memaksimalkan kegiatan bisnis.
2. Membangun sistem pelatihan dan pengembangan SDM sebagai media training.
3. Membangun sistem pelatihan dan pengembangan SDM sebagai media training atau transfer pengetahuan-pengetahuan baru serta menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
4. Meningkatkan bidang usaha pada divisi lain agar mampu menjadi peluang bisnis baru di MDP IT &
Electronic Store dan dapat mengoptimalkan
Universitas Multi Data Palembang | 585 infrastruktur Gedung.
Strategi ST (Strength, Threat)
1. Menggunakan IT sebagai strategi untuk meningkatkan pelayanan dan penjualan demi mencapai persaingan bisnis.
2. Membangun sistem yang mendukung sebagai kekuatan dan mengurangi bentuk ancaman.
3. Mengamati dan menganalisa perkembangan kompetitor, termasuk ancaman perang harga yang dilakukan para kompetitor, MDP IT &
Electronic Store dapat memaksimalkan kualitas dan mutu yang disediakan.
4. Melakukan evaluasi dan mempelajari lebih jauh penggunaan sistem yang ada di perusahaan dengan cara memberikan pelatihan ataupun training kepada sdm sehingga menciptakan sdm yang unggul dan kompetitif.
Strategi WT (Weakness, Threat)
1. Memaksimalkan media promosi sehingga MDP IT & Electronic Store dapat dikenal lebih banyak masyarakat luas di level nasional.
2. Memperbanyak jalinan kerjasama dengan perusahaan-perusahaan pemasok untuk menghindari minimnya varian yang disediakan MDP IT & Electronic Store.
3. Menjalin hubungan dengan perusahaan outsourcing.
4. Membangun sistem informasi berbasis kepegawaian untuk management HRD guna mendukung proses rekrut dan evaluasi SDM.
5. Berinvestasi lebih pada bidang SI/TI untuk menghindari segala bentuk ancaman. Membangun sistem untuk meningkatkan loyalitas dan keahlian sdm yang ada di MDP IT & Electronic Store.
6. Membangun sistem untuk meningkatkan loyalitas dan keahlian sumber daya manusia yang ada di MDP IT & Electronic Store.
Analisis Value Chain
Analisis value chain terhadap kegiatan bisnis di MDP IT & Electronic Store yang selanjutnya didapatkan identifikasi solusi SI/TI yang mampu menjadi peluang untuk mendukung secara keseluruhan aktifitas organisasi yang ada pada aktivitas value chain, baik aktifitas utama maupun aktifitas pendukung. Di mana dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2. Value Chain
586| Universitas Multi Data Palembang Analisis Critical Success Factor
Tools analisis berikutnya adalah analisis CSF atau yang lebih dikenal analisis Critical Succes Factor, analisis ini dimulai berdasarkan tujuan utama dari perusahaan dan dibagi per unit atau divisi, analisis ini dapat digunakan untuk mendapatkan faktor-faktor kritis yang nanti akan memberikan dampak terhadap keberhasilan perusahaan, menguraikan kebutuhan informasi per divisi hingga menghasilkan solusi SI/TI, diuraikan dalam tabel berikut.
Tabel 4. Analisis CSF
Tujuan Utama Kebutuhan Informasi Solusi SI/TI
Mengontrol flow penyimpanan barang secara rutin terkait persediaan stok barang di beberapa gudang yang tersedia.
Data yang memuat tentang informasi aliran barang di gudang.
SCM,
SIM Manufaktur.
Memiliki unit bisnis baru.
Dapat memahami apa yang menjadi trend dan kebutuhan masyarakat sehingga dapat disediakan oleh MDP IT & Electronic Store.
Sistem informasi yang memprediksi kebutuhan seperti data maining dan wirehouse.
Sistem pendukung keputusan.
MDP IT & Electronic Store menjadi perusahaan go nasional.
Bentuk pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dan jumlah persentase kepuasan pelanggan.
Sistem informasi penilaian dan sistem kinerja pegawai.
Memiliki sistem yang saling terhubung dan mendukung.
Layanan yang saling terintegrasi dan
melengkapi. Sistem aplikasi web.
Peningkatan kualitas dan pelayanan yang diberikan perusahaan.
Kepuasan pelanggan.
Data informasi mengenai SOP, kualitas dan layanan atau pembekalan mengenai prosedur kerja serta skill atau pengetahuan baru dalam dunia kerja.
Future Application Portfolio
Future Application Portfolio atau portofolio aplikasi masa depan merupakan bagian terakhir dari penelitian ini, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan usulan aplikasi yang strategis untuk beberapa tahun ke depan. Berikut usulan Strategic Grid McFarlan untuk memetakan aplikasi masa depan atau Future Application Porfolio.
Tabel 5. Future Application Portfolio
Strategic High Potensial
Instagram Ads Manager, Facebook Ads Manager, Google Ads Manager, SI Kepegawaian, SI Kepuasan Pelanggan, SCM,
CRM,
E-Procurement.
Baru Baru Baru Upgrade Baru Upgrade Upgrade Upgrade
Face Recognition Absensi, Aplikasi Accept Leasing, SMS Gateaway,
Teknologi API.
Baru Baru Baru Upgrade
Office System, Upgrade Website, Upgrade
Universitas Multi Data Palembang | 587 Google System,
Aplikasi Keuangan, SIM Manufaktur.
Upgrade Upgrade Upgrade
Email System, e-Commerce, e-Learning SDM, QNAP Server, Software Editing,
Upgrade Upgrade Baru Baru Baru
Key Operational Support
Penggabungan Sistem Lama dan Usulan Sistem Baru
Berikut adalah penggabungan sistem lama dan usulan sistem baru, kombinasi antara Current Mc Farlan Strategic dan Future Application Portfolio diuraikan pada tabel berikut.
Tabel 6. Penggabungan Sistem Lama dan Usulan Sistem Baru Sistem Lama Usulan Sistem
Baru Keterangan Fitur
Website MDP IT &
Electronic Store
Website MDP IT &
Electronic Store Upgrade
Memuat informasi yang lebih detail guna membangun branding MDP IT &
Electronic Store.
Media Sosial Ads Manager
TikTok Upgrade
Membuka platform online yang baru sehingga memperbesar marketing perusahaan.
Software editing (Adobe Family, Canva)
Software editing
(CapCut) Upgrade
Menambah aplikasi yang digunakan untuk proses editing sebagai media promosi.
Software search
engine Google System Upgrade Keterbukaan informasi dan efektifitas.
E-Commerce
(Tokopedia & BliBli)
E-Commerce (Bukalapak, Lazada dsn Shopee)
Upgrade
Menambah layanan e-commerce yang digunakan untuk proses sebagai media promosi dan memperluas toko online.
SI Reseller
Teknologi API Aplikasi Accept Leasing.
Upgrade
Menambah sistem dan layanan store.
SI Store E-Procurement
SI Pengadaan e- Catalogue
Aplikasi kehadiran karyawan (absen seperti izin, sakit atau cuti)
Face Recognition
Absensi, e-
Learning SDM, SI Kepuasan
Pelanggan
Menambah sistem kepegawaian di perusahaan.
SI Kepegawaian
SI Pengadaan Barang SCM, CRM Upgrade Menambah sistem gudang di perusahaan.
SI Gudang SI Logistik
588| Universitas Multi Data Palembang
SI Keuangan SI Keuangan Upgrade Menambah sistem keuangan di
perusahaan.
Sistem Kasir
Microsoft Office 2019 Office System Upgrade Menambah sistem office di perusahaan.
WhatsApp Business
Gmail Email System
SMS Gateaway Upgrade Menambah sistem komunikasi dan informasi di perusahaan.
Hardisk QNAP Server Upgrade Menambah sistem penyimpanan di perusahaan.
Identifikasi Kebutuhan Manajemen SI/TI
Strategi dalam perusahaan baik strategi bisnis maupun strategi SI/TI nya dapat berjalan dengan optimal serta menghasilkan manfaat jika di dukung oleh sumber daya yang memadai, baik dari tingkata managament level atas maupun staff yang akan berhubungan langsung dengan proses implementasi. Oleh sebab itu, pada bagian ini penulis mengusulkan adanya penambahan dalam struktur organisasi yang disertai dengan keterangan peran dan kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan oleh MDP IT & Electronic Store. Hal yang paling penting dalam menjalankan strategi dan sistem informasi adalah ada sumber daya manusianya yaitu brainware, hal terebut dapat terealisasi dengan baik jika sumber daya manusia dalam perusahaan tersebut memiliki keahlian dan pengetahuan pada proses bisnis di dalamnya.
Gambar 3. Usulan Struktur Organisasi KESIMPULAN
Hasil dari peneltiian yang telah dilakukan pada perusahaan MDP IT & Electronic Store sudah terdapat keselarasan antara strategi bisnis dengan penerapan SI/TI yang dilakukan akan tetapi belum menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan seperti yang diharapkan, dokumen perencanaan strategis menjadi usulan bagi perusahaan untuk memaksimalkan pencapaian visi dan keunggulan kompetitif-nya, penyusunan dokumen perencanaan strategis ini menggunakan pendekaran framework Ward & Peppard dengan berbagai tools analisis seperti SWOT, Value Chain, CSF, PESTEL, Five Force Porter, Mc Farlan Analyis hingga menghasilkan future application portofolio. Future application portofolio yang menjadi 4 kuadran yaitu Strategic yang terdiri dari Instagram Ads Manager, Facebook Ads Manager, Google Ads Manager, SI Kepegawaian, SI Kepuasan Pelanggan, SCM, CRM, E-Procurement. High Potential yang terdiri dari Face
Universitas Multi Data Palembang | 589 Recognition Absensi, Aplikasi Accept Leasing, SMS Gateaway, Teknologi API. Key Operational yang terdiri dari Office System, Google System, Aplikasi Keuangan, SIM Manufaktur. Support yang terdiri dari Website, Email System, e-Commerce, e-Learning SDM, QNAP Server, Software Editing.
DAFTARPUSTAKA
[1] Z. Yandi Z, N. A. Hidayah, dan E. Rahajeng, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada PT.
Optima Trading,” Stud. Inform., Vol. 7, No. 1, Hal. 1–16, 2014.
[2] R. M. Grant, Cases to Accompany Contemporary Strategy Analysis (5th ed.), Fifth Edit., Vol. 36, No.
5. Washington D.C: Blackwell, 2006.
[3] D. Indriani, S. I. Rahayuningsih, dan Sufriani, “Durasi dan Aktivitas Penggunaan Smartphone Berkelanjutan pada Remaja,” Jim Fkep, Vol. 5, No. 1, hal. 124–130, 2021, [Daring]. Tersedia pada:
http://www.tjyybjb.ac.cn/CN/article/downloadArticleFile.do?attachType=PDF&id=9987.
[4] I. Riswara, Y. Rahardja, dan H. P. Chernovita, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Perusahaan PT. Grahamedia Informasi,” J. Inf. Syst. Informatics, Vol. 3, No. 3, Hal. 363–375, 2021, doi: 10.51519/journalisi.v3i3.157.
[5] Y. N. Arifin dan C. Rudianto, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Metode Ward
& Peppard (Studi Kasus CV. Merta Bakti),” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 9, No. 4, Hal. 3132–3145, 2022, doi: 10.35957/jatisi.v9i4.2391.
[6] L. W. S. Danny Tantra, Yulia Kendengis, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Perusahaan Jasa Ekspedisi PT. X,” Vol 3, No, 2015.
[7] O. Michelle dan A. Fritz Wijaya, “Strategic Planning for IS/IT Using Ward and Peppard at Maman Elektronik Sokaraja,” INTENSIF J. Ilm. Penelit. dan Penerapan Teknol. Sist. Inf., Vol. 4, No. 2, Hal.
272–282, 2020, doi: 10.29407/intensif.v4i2.14494.
[8] S. Anu, “Analisis dan Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM di DISDUKCAPIL Halmahera Utara,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 9, No. 4, Hal. 3413–3425, 2022, doi: 10.35957/jatisi.v9i4.2792.
[9] J. Ward dan Peppard, The Strategic Management of Information Systems, Vol. 1, No. 1. 2016.
[10] P. N. S. Dewi, I. M. Candiasa, dan G. R. Dantes, “Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi (Studi Kasus: PT. BPR Jaya Kerti),” J. Ilmu Komput. Indones., Vol. 3, No. 1, Hal. 32–43, 2018.
