Lampiran 1: Struktur Organisasi PT. Mekar Armada Jaya

(1)

107

(2)

108

(3)

109

Lampiran 2: Panduan Wawancara PT. Mekar Armada Jaya

 Bagaimana profil perusahaan?

 Bagaimana struktur organisasi perusahaan?

A. Manajemen Pengadaan:

1. Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier? 2. Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier? 3. Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier? 4. Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?

5. Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang atau tidak?

6. Kualitas bahan baku apa saja yang ada diperusahaan? 7. Berapa jumlah supplier yang ada di perusahaan:

- bahan baku

- supporting material (bahan pendukung) 8. Bagaimana proses pembelian bahan baku?

9. Apa saja prioritas perusahaan ketika melakukan pembelian bahan baku?

Contoh: kualitas, biaya, ketepatan kirim

B. Manajemen Persediaan

1. Bagaimana perusahaan melakukan pembelian bahan baku?

2. Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi? 3. Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan

pekerjaan gudang?

4. Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh bagian produksi?

5. Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil dikembalikan ke gudang?

6. Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian produksi?

(4)

110

7. Bagaimana peranan gudang ketika dilakukan pembelian bahan baku? 8. Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan? 9. Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan

bahan?

10. Bagaimana proses penataan bahan di gudang?

11. Apakah perusahaan memiliki stok atau persediaan minimum? Kalau ya, bagaimana prosesnya?

12. Bgaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?

C. Proses Manufaktur

1. Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada Jaya?

2. Berapa junlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu sebulan dan setahun?

3. Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?

4. Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi? 5. Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?

D. Standart Operating Procedure (SOP)

Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan: - departmen pembelian

- departmen gudang - departmen produksi

(5)

111 Lampiran 3: Data Narasumber Penelitian DATA NARASUMBER

Nama :

Jenis kelamin :

Tempat, tanggal lahir :

Alamat :

Telepon :

Email :

Jabatan :

(6)

112

Lampiran 4: Hasil Wawancara dengan Ibu Meiliany

Paada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.

Identitas Informan:

Nama : Meiliany

Jabatan : Manager Pembelian

T : Bagaimana proses penerimaan material?

J : Proses penerimaan material dilakukan dengan cara mendapatkan nomor

antrian dari pihak receiving untuk melakukan proses bongkar muat barang sesuai dengan Purchases Order.

T : Bagaimana proses penyimpanan material?

J : Penyimpanan material akan dilakukan jika pada dasarnya pihak receiving

menerima barang sesuai dengan Purchases Order, dan telah dilakukan pengecekan, jika barang tersebut tidak sesuai (rusak atau tidak sesuai dengan type) maka akan dilakukan proses retur, jika barang tersebut sesuai (tidak rusak atau sesuai dengan type) maka akan dilakukan proses penyimpanan digudang sesuai dengan tata letak barang tersebut.

T : Bagaimana penempatan material di gudang?

J : Penempatan material diletakkan di rak-rak yang sudah tersedia, jika ada

beberaa material yang tidak cukup di tampung di rak, maka untuk sementara diletakkan di lantai.

T : Bagaimana proses produksi dilakukan?

J : Proses produksi dilakukan berdasarkan chassis yang masuk terlebih

dahulu.

(7)

113

J : Evaluasi dilakukan setahun 2x dengan melihat kualitas material yang

dikirimkan dan ketepatan kirim.

T : Bagaimana proses penentuan kriteria pemilihan supplier?

J : Adanya 3 supplier tiap item barang, harus berbentuk PT atau CV, speck

matrial sesuai kebutuhan.

T : Bagaimana proses penentuan kriteria penilaian supplier?

J : Melihat kualitas barang dan ketepatan delivery (qty dan tanggal due

date).

T : Bagaimana proses penentuan kriteria seleksi supplier?

J : Supplier memberi sample material untuk di trial, lalu engineering PT.

MAJ melakukan trial, jika OK, dilihat apakah harga dan speck sesuai kebutuhan atau tidak.

T : Bagaimana proses penentuan evaluasi supplier?

J : Setahun 2x

T : Bagaimana hubungan perusahaan dengan supplier (jangka panjang atau

tidak)?

J : Tergantung dari item materialya.

T : Kualitas bahan baku apa saja yang ada di PT. MAJ?

J : Kualitas tinggi

T : Berapa jumlah supplier yang ada di PT. MAJ?

J : Bahan baku ±100 supplier dan supporting material ±150 supplier.

T : Bagaimana proses pembelian bahan baku?

J : Ada permintaan dari inventory dalam bentuk Purchases Request lalu ke

Purchase Order baru ke supplier.

T : Apa saja prioritas PT. MAJ ketika melakukan pembelian bahan baku?

(8)

114

Lampiran 5: Hasil Wawancara dengan Ibu Agustin

Pada tanggal 7 November 2013, bertempat di PT. Mekar Armada Jaya Magelang.

Identitas Informan:

Nama : Agustin

Jabatan : General Manager

J : Proses penerimaan barang akan dilakukan oleh pihak receiving jika pada

saat barang dikirim supplier barang tersebut sesuai dengan order yang dilakukan oleh pihak purchasing, sehingga akan terjadi proses penerimaan jika barang tersebut sesuai dengan PO.

J : Proses penyimpanan material dilakukan oleh pihak checking barang

setelah barang disetujui oleh bagian receiving untuk dibongkar, pada saat proses bongkar tersebut jika memang barang sesuai dengan PO maka akan dilakukan proses penyimpanan di gudang sebaliknya jika barang tidak sesuai makan pihak gudang akan melaporkan barang tersebut ke pihak reciving untuk di retur.

T : Bagaimana penempatan material di gudang?

J : Diletakkan di rak, kecuali tidak memiliki tempat, biasanya untuk pipa

yang sudah kehabisan tempat maka diletakkan di lantai.

J : Dengan sistem FIFO berdasarkan chassis.

(9)

115

J : Evaluasi dilihat berdasarkan spesifikasi material, kualitas material,

biaya, dan ketepatan kirim meliputi jumlah yang dikirimkan dan waktu pengiriman yang sesuai. Dilakukan setahun 2x.

T : Apakah perusahaan memiliki SOP yang terkait dengan departemen

pembelian, gudang dan produksi?

(10)

116

Lampiran 6: Hasil Wawancara dengan Ibu Tizka

Identitas Informan:

Nama : Tizka

Jabatan : Staff Supply Chain Management

J : Pada dasarnya penerimaan barang akan terjadi sangat cepat dan mudah

jika supplier mengikuti prosedur atau tata cara yang diberikan oleh bagian reciving adapun proses tersebut terdiri dari mendapatkan nomer antrian, sesuai dengan order baik jumlah ataupun type barang yang diorder, jika sesuai akan dilakukan proses penerimaan barang.

J : Secara mudah untuk proses penerimaan barang dilakukan pihak gudang

dengan segera pihak gudang mengecek barang tersebut sesuai pesanan atau tidak, jika sesuai pihak gudang melakukan penempatan pada letak yang sudah disediakan jika tidak pihak gudang segera membuat form retur barang ke supplier barang tersebut.

T : Bagaimana penempatan material digudang?

J : Semua material memiliki rak-rak khusus yang sudah ditentukan, tetapi

terkadang untuk pipa sering kehabisan raknya, sehingga untuk sementara di letakkan di lantai, jika sudah ada rak yang kosong baru segera dipindahkan.

J : Berdasarkan chassis yang terlebih dahulu masuk.

(11)

117

J : Dilakukan setahun 2x, yag dlihat berdasarkan dari kinerja supplier dari

(12)

118

Lampiran 7: Hasil Wawancara dengan Bapak Wahyu

Identitas Informan:

Nama : Wahyu Kusuma

Jabatan : Manager Logistik

T : Bagaimana proses pengambilan bahan baku oleh bagian produksi?

J : Bahan baku ada 2 macam yaitu produksi itu sendiri (unit karoseri) dan

non karoseri seperti alat kerja atau departemen lain produksi. Unit produksi diambil menggunakan picklist.Picklist adalah kartu yang berisi daftar material yang akan diambil atau digunakan, picklist tersebut masuk gudang pada H-2, lalu dilakukan proses good issued, baru dilakukan proses delivery order oleh gudang. Non karoseri menggunakan bon sebagai alat pengambilan.Terdapat lima macam bon yaitu bon alat, bon merah, bon kuning, bon putih dan bon biru yang dimana setiap bon memuliki fungsi yang berbeda-beda. Penggunaan bon alat misalnya, tukang memiliki tang, mata bor, drei jika rusak lalu akan tukar menggunakan bon alat. Penukaran alat harus disertai bukti alat yang rusak untuk ditukarkan dengan alat yang baru.Keperluan produksi/departemen umum menggunakan bon putih.Bon merah digunakan jika ada kualitas barang yang tidak baik tetapi sudah sampai ke produksi bisa ditukar menggunakan bon merah. Bon biru digunakan jika tukang merusakkan material dan harus mengganti dengan cara pemotongan gaji. Bon kuning untuk penyetoran barang di gudang atau untuk mengembalikan barang di gudang.

T : Apakah peralatan digudang telah memadai untuk mengerjakan pekerjaan

(13)

119

J : Peralatan sudah memadai, karena peralatan yang cukup akan mendukung

proses dalam perusahaan. Peralatan yang paling utama di gudang adalah komputer karena untuk mengeluarkan stok menggunakan sistem SAP dengan menggunakan sistem komputer. Peralatan yang ke dua adalah sarana delivery karena gudang berkewajiban mengirimkan material produksi, sebelum tahun 2010 tukang mengambil material ke gudang, tetapi mulai tahun 2010 sampai sekarang gudang berkewajiban mendelivery sampai ke produksi, agar kerja tukang lebih maksimal. Sarana delivery menggunakan 3 motor 3 roda, 1 pick up dan 2 truk sudah cukup.

T : Apakah terdapat proses pergantian bahan baku yang telah diambil oleh

bagian produksi?

J : Ada, misal pergantian yang pertama speck interior di SPK diawal adalah

warna abu-abu. tetapi ternyata ada usulan dari customer meminta ganti warna cream. Yang ke dua penggantian karena sifat yang subtitusi, bahan sama-sama warna abu-abu merk A, tetapi karena merk A tidak ada diganti merk B. Hal tersebut sering terjadi di perusahaan.

T : Apakah memungkinkan barang atau bahan baku yang telah diambil

dikembalikan ke gudang?

J : Kadang memungkinkan, terutama material untuk produksi, jika produksi

ramai maka tukang bisa berhemat, bisa mengolah material itu, jika sisa bisa dikembalikan ke gudang, menggunakan bon kuning untuk mengembalikan, kalau tidak dikembalikan akan berbahaya karena barang bisa rusak atau hilang.

T : Bagaimana proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian

produksi?

J : Proses penambahan bahan baku yang diperlukan bagian produksi

memiliki prosedur yaitu pertama harus ke engineering dahulu misal lem 1 unit membutuh 10 kaleng, ternyata setelah diterapkan karena interiornya sedikit ada perbedaan, maka dibutuhkan penambahan, tetapi harus lapor ke pihak pengawas,(dari pelaksana atau tukang lapor ke pengawas), lalu

(14)

120

pengawas ke engineering, lalu ke master data untuk menambahkan material, lalu cetak picklist kemudian ke gudang untuk ambil barang.

T : Bagaimana peranan gudang ketika bahan baku datang ke perusahaan?

J : Pertama kali dilihat apakah material itu standart yang dipakai, karena

setiap material ada standarisasinya, sebelum dipakai ada proses trial engineering dahulu, jika engineering OK keluar hasil trial, kalau, jika hasil trial OK langsung ke bagian pembelian, dan bila pembelian harganya OK baru material datang. Yang menjadi acuan adalah standart yang selama ini dipakai, jika terjadi pennyimpangan pihak gudang berhak untuk tidak menggunakannya dahulu, sehingga dipisahkan dahulu, dan melakukan konfirmasi ke pembelian dan engineering, jika benar-benar baru belum pernah dipakai menggunakan prosedur trial. Setelah itu akan muncul rekomendasi layak atau tidak layak.

T : Bagaimana peranan gudang ketika melakukan pengecekan penerimaan

barang?

J : Pengecekan penerimaan barang dilakukan oleh tiga bagian yaitu bagian

gudang, penerimaan barang dan quality. Dasar dari quality ini yang dijadikan acuan gudang bahwa barang tersebut bisa digunakan atau tidak.

T : Bagaimana proses penataan bahan di gudang?

J : Proses penaatan barang di gudang terdapat rak-rak khusus, tetapi saat ini

kapasitas gudang dengan kapasitas produksi tidak seimbang, lalu dimaksimalkan dahulu dengan rak yang ada, , jika rak tidak cukup taruh di lantai sementara sambil dilakukan penataan ulang, sehingga tetap moving. Sekitar 75% barang tertata di rak, tetapi barang yang sering bergerak adalah pipa, jadi belum tentu rak untuk pipa A, diisi oleh pipa A juga,tetapi semua barang dimaksimalkan barang datang diletakkan di rak sehingga tidak ada yang dilantai.

T : Bagaimana proses melakukan stock opname di perusahaan?

J : Stock opname dilakukan setahun 2x, yaitu pada pertengahan dan akhir

(15)

121

akuntansi, inventory dan PPC. Tetapi yang paling inti adalah bagian gudang dan akuntansi untuk pembukuan.

(16)

122

Lampiran 8: Hasil Wawancara dengan Bapak Indra

Identitas Informan:

Nama : Indra Gunawan

Jabatan : Manager Produksi

T : Jenis kendaraan apa saja yang diproduksi oleh PT. Mekar Armada Jaya?

J : Minibus, bus, box dan heavy duty.

T : Berapa jumlah unit produksi yang dihasilkan dalam kurun waktu sebulan

dan setahun?

J : Minibus menghasilkan 260unit/bulan dan 62.400unit/tahun, bus

menghasilkan 100unit/bulan dan 24.000unit/tahun, box dan heavy duty menghasilkan 80unit/bulan dan 19.200unit/tahun.

T : Bagaimana penentuan prioritas jadwal produksi?

J : First In First Out (FIFO) yaitu chassis yang masuk pertama,maka

produk tersebut yang akan jadi pertama juga.Chassis adalah unit kendaraan bermotor yang diproduksi oleh ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk).

T : Bagaimana proses pembuatan schedule/jadwal produksi?

J : Proses pembuatan jadwal atau schedule produksi dibantu dengan

menggunakan sistem SAP, orderan masuk secara komputerisasi sehinggan jadwal akan muncul secara otomatis. Ditentukan juga dengan lead time per proses, misal lead time pada bus:

- rangka membutuhkan waktu 2 hari - body membutuhkan waktu 7 hari - cat membutuhkan waktu 7 hari

(17)

123

- pin membutuhkan waktu 7 hari

T : Bagaimana alur proses produksi yang terjadi?

J : Alur proses produksi yang terjadi adalah mulai dari chassis atau mesin →

(18)

124

Lampiran 9: Dokumentasi PT. Mekar Armada Jaya

Gambar1.Tampak depan PT. Mekar Armada Jaya

(19)

125