BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait

46   

Bab ini akan membahas mengenai berbagai hal mengenai profil perusahaan sebagai objek penelitian dan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan terkait dengan sistem SAP R/3 4.7 yang diterapkan dalam INTRACO PENTA, Tbk. Selain itu bab ini juga akan memaparkan hasil pengukuran yang telah kami lakukan terhadap kinerja SAP R/3 4.7 terhadap kegiatan operasional perusahaan.

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Gambar 3.1 Logo Perusahaan

INTRACO PENTA, Tbk. (INTA) adalah salah satu perusahaan distributor alat-alat berat terkemuka di Indonesia. Untuk menjadi partner yang memenuhi seluruh kebutuhan pelanggan, INTA juga menawarkan layanan pendukung lainnya, yang mencakup persediaan suku cadang, perawatan, dan perbaikan.

Setelah berada di bisnis ini selama tiga puluh delapan tahun, INTA telah mendapat kepercayaan dari para pelaku, termasuk yang terkenal produsen alat-alat berat VOLVO, Ingersoll-Rand, dan Bobcat dan

pelanggannya, yang terdiri dari perusahaan-perusahaan di bidang pertambangan, konstruksi / infrastruktur, kehutanan, agro-bisnis, minyak dan gas, dan industri umum. INTA telah memanfaatkan kepercayaan yang telah dibangun dengan para pelaku dan pelanggan dengan memposisikan diri sebagai sebuah perusahaan yang menawarkan produk dengan kualitas terbaik dan layanan yang dapat diandalkan. Sejumlah besar lini produk yang didistribusikan oleh INTA menjadi pemimpin dalam penetrasi pasar.

Pada tahun 1993, INTA mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Indonesia (sebelumnya Bursa Efek Jakarta). Memulai sebagai perusahaan dagang di Jakarta, INTA telah terus memperluas jaringannya di seluruh Indonesia. Sekarang ini memiliki lebih dari 30 cabang dari Sumatera ke Papua. Perluasan ini telah didukung oleh tenaga kerja yang berkualifikasi lebih dari 800 karyawan pada akhir 2008.

Sebagai perusahaan yang berfokus pada pelanggan, INTA menuju kepada penyedia layanan total (total solution provider) melalui ‘channel of

solution’ yang dimilikinya. Solusi total ini akan sepenuhnya terwujud melalui

anak perusahaan INTA Intan Baruprana Finance (IBF) dan afiliasinya: Kasuari, Terrafactor Indonesia, dan Columbia Chrome Indonesia. IBF sendiri, dengan spesialisasinya di bidangn pembiayaan alat berat, telah dipilih sebagai salah satu perusahaan multifinance terbaik untuk beberapa tahun berturut-turut oleh media bisnis terkemuka di Indonesia.

Sejarah singkat INTA: 1970

UD Intraco, sebuah usaha dagang di bidang suku cadang didirikan di Jakarta.

1975

Menjadi Perusahaan Terbatas (PT) dan mengubah anam menjadi PT Intraco Penta.

1982

Ditunjuk menjadi dealer dari NV.PD Pamitran, distributor alat berat Clark dan Crane P&H.

1984

Dipercaya untuk menjual produk alat-alat berat Renault, Farm Factor

Lambirghini (1991) dan Bell.

1992

Mengakuisisi NV. PD Pamitran sekaligus menjadi pemegang merk VME, P&H/PPM, dan Bobcat.

1993

2000

Dipercaya untuk menjadi agen produk Ingersoll-Rand.

2001

Memulai implementasi SAP untuk Teknologi Informasi Perusahaan – Sistem ERP yang terintegrasi.

2003

Mengakuisisi Intan Baruprana Finance (IBF). Setelah akuisisi, bidang bisnis IBF menjadi perusahaan pembiayaan alat-alat berat.

2004

Mencatat peningkatan penjualan sebesar 50% dan pertumbuhan pendapatan sebesar 240%.

2005

Modal INTA naik sebesar 133%.

2006

Total asset IBF meningkat 5 kali lipat, di mana IBF juga dinilai sebagai salah satu perusahaan leasing terbaik di Indonesia.

2007

Mencanangkan Decade of Innovation sebagai tema strategis perusahaan.

2008

INTA mencatat rekor total pendapatan dengan meraih lebih dari 1 trilyun.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan VISI

Menjadi Penyedia Layanan terbaik dalam pasar alat berat, melampaui standar performa yang telah ada.

MISI

Kami adalah, dan akan selalu menjadi perusahaan yang berorientasi kepada kualitas dan memusatkan diri kepada pelanggan, bekerja untuk menjadi yang terbaik dalam seni dan ilmu memuaskan pelanggan kami.

Kami sekarang, dan akan selalu, bekerja keras untuk mencapai efisiensi tertinggi dalam penggunaan sumber daya manusia, alam, keuangan, waktu, dan sumber-sumber lainnya.

Kami sekarang, dan akan selalu, melakukan usaha kami dengan tulus sebagai warga usaha yang bertanggung jawab.

Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3 Pembagian Tugas dan Wewenang

Marketing Division

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan perencanaan pemasaran produk. • Bertanggung jawab memperkenalkan produk-produk perusahaan kepada

calon pelanggan, membangun citra perusahaan serta menjalin dan menjaga hubungan dengan pelanggan.

• Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen penting sehubungan dengan pemasaran dan administrasi.

National Sales Director

• Bertanggung jawab melakukan penjualan produk-produk perusahaan berdasarkan wilayah pemasaran, meliputi Jawa, Kalimantan, dan Sumatera.

• Bertanggung jawab menerima pesanan dari pelanggan, menyimpan transaksi ke dalam sistem SAP, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan bagian sales, serta melakukan pengiriman produk atau peralatan lainnya sampai ke tangan pelanggan.

National Park Division

• Bertanggung jawab melakukan pembelian barang baik produk, part, inventaris kantor, serta barang-barang lainnya.

• Bertanggung jawab mengatur dan mengelola tempat penyimpanan barang-barang yang dibeli maupun yang akan dijual.

• Bertanggung jawab menjalin hubungan dengan vendor.

• Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian, mengirimkan pesanan kepada vendor, membuat dokumen-dokumen sehubungan dengan pembelian, menerima dan mencatat pesanan yang masuk, serta melakukan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP.

National Service Division

• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan service dan maintenance atas produk yang telah dibeli oleh customer.

• Bertanggung jawab dalam mengatur perakitan produk-produk perusahaan.

• Bertanggung jawab menerima permintaan dari pelanggan yang membutuhkan bantuan untuk urusan teknis.

HR GA Division

• Bertanggung jawab mengelola sumber daya manusia di perusahaan dan hala-hal yang terkait di dalamnya termasuk payroll.

• Bertanggung jawab melakukan perencanaan dan perekrutan karyawan baru, mengatur pengembangan sumber daya manusia yang dimiliki, serta merencanakan pengembangan karir untuk setiap personel di perusahaan dalam jenjang karir yang telah dibentuk.

• Bertanggung jawab melakukan pelatihan dan merencanakan kegiatan lainnya untuk pengembangan karyawan.

Finance Director

• Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi setiap pengeluaran yang terjadi di perusahaan, serta mengatur budget yang harus disiapkan oleh perusahaan.

• Bertanggung jawab melakukan pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi, serta transaksi-transaksi akuntansi lainnya. • Bertanggung jawab memberikan laporan-laporan sehubungan dengan

keuangan perusahaan.

• Bertanggung jawab melakukan audit dan pengecekkan dalam kegiatan operasional perusahaan, memberikan rekomendasi, serta mencegah risiko yang dapat muncul di masa mendatang.

• Bertanggung jawab terhadap penggunaan sistem, khususnya SAP dan infrastruktur sistem dalam perusahaan, membawahi TI Departemen.

3.1.4 Produk-Produk Perusahaan

Volvo

Divisi Volvo Construction Equipment menangani produk Volvo yang meliputi Excavator, Articulated Haulers, Wheel Loader, Compactor, Paver, dan Motor Graders. Volvo merupakan mesin konstruksi. Volvo merupakan salah satu yang tertua di dunia yang memproduksi mesin-mesin konstruksi. Untuk mengurangi biaya pemeliharaan dan suku cadang, INTRACO PENTA, Tbk. juga menyediakan komponen yang dapat dibangun

kembali dengan jaminan operasi 2,000 jam / periode enam bulan. Komponen dapat dimodifikasi untuk versi terbaru dengan perbaikan teknis terbaru.

Ingersoll Rand

Ingersoll Rand telah lama berkomitmen untuk melayani kebutuhan industri konstruksi. Perusahaan pada tahun 1902 memperkenalkan kompresor udara portabel pertama di dunia.

Bobcat

Bobcat telah menjadi pemain kunci dalam dunia peralatan compact, terdiri dari loader compact, excavator dan juga telescopic handler. Dengan mesin

compact, Bobcat 341 memberikan hasil penggalian minimum dapat mencapai

6.155 mm dan tinggi 4.045 mm dump.

Mahindra

Mahindra Tractors adalah salah satu dari tiga perusahaan traktor internasional di dunia. Selama lebih dari dua dekade, perusahaan sudah tak diragukan ini memimpin di pasar traktor India, yang juga merupakan pasar traktor terbesar di dunia. Selama bertahun-tahun, Mahindra Tractors tumbuh pesat menjadi sebuah nama terpercaya di enam benua di seluruh dunia. Dan hari ini perusahaan lebih siap dari sebelumnya untuk menanam lebih banyak lagi mimpi di seluruh dunia.

SDLG

Mengadopsi mesin yang memiliki kontrol pergeseran transmisi semi-otomatis, serta berpilot ganda dalam menangani operasi. Pengaturan pergeseran wajar 4 depan dan 3 gigi persneling mundur, tombol KD - perpindahan gigi pertama dan kedua berubah secara otomatis, yang membuat operasi fleksibel dan nyaman, mengurangi intensitas kerja, dan membuat efisiensi kerja yang tinggi.

Aftermarket

Berkomitmen untuk menjadi penyedia layanan terbaik di pasar alat-alat berat, beberapa produk yang dimilikinya di seluruh dunia mendapat pengakuan juga. Mewakili perusahaan Goodyear Inc, Amerika Serikat dan pasar lainnya untuk mesin beroda off-road seperti roda loader, pengikis, motor grader,

Hauler, dan lain-lain.

Perusahaan juga menawarkan Aeroquip yang dapat dikontrol secara elektronik, mesin yang memberikan ProCrimp cepat dan akurat setiap kali digunakan.

3.2 Proses Bisnis Bagian Material Management INTRACO PENTA, Tbk. 3.2.1 Proses Bisnis Pembelian INTRACO PENTA, Tbk.

a. Membuat PR (Purchase Requisition)

Proses procurement dimulai dari pembuatan PR (Purchase

Requistion). Ketika adanya permintaan dari pelanggan maupun bagian

internal perusahaan, kemudian akan ditentukan jenis barang yang diminta. Jika harga barang di bawah Rp. 500.000 maka akan dilakukan pembelian langsung menggunakan petty cash. Jika harga barang lebih dari Rp. 500.000, maka bagian administrasi akan membuat PR. Di samping itu, bagian administrasi juga dapat membuat PR ketika proses otomatis memerlukan adanya pembelian. Kemudian bagian administrasi akan menyerahkan PR yang telah dibuat kepada manajer atau supervisor. Setelah itu supervisor akan mengecek PR yang dibuat dan menyetujuinya atau tidak. Jika tidak setuju, Manajer/Supervisor dapat meminta PR diubah. Lalu jika PR yang telah diubah masih tetap tidak disetujui, maka PR akan dibatalkan. Sementara jika PR disetujui, maka bagian administrasi akan mencetak PO, yang kemudian akan diputuskan apakah membuat PO (lokal) ataukah membuat STO (Stock

Transfer Order). PO (lokal) dibuat jika dirasakan perlu melakukan

pembelian kepada vendor, sementara STO dibuat jika perlu dilakukan perpindahan barang antar plant.

BAGIAN YANG MEMBUTUHKAN

BAGIAN ADMINISTRASI

(Unit, Part, Service, GA) MGR/ASS.MGR/SPV

MEMBUAT PR MENGELUAR-KAN PR? MEMBUAT PO PO PR PUSAT No Yes Y Third Party SO MRP (Reorder Point Planning) Individual Customer SO Service Order SD MM SM

Purchase Requisition

PROSES OTOMATIS MANUAL PROCESS UBAH PR BATALKAN PR N IDENTIFIKASI JENIS BARANG : PART, CONSUMABLES, O/ S, UN/SAFE, UNIT, ASSET PERMINTAAN DIVISI INTERNAL PERMINTAAN PELANGGAN Y N 1 1 3 4 5 6 7 STO DI BAWAH 500.000 IDR? n PO MANUAL (PETTY CASH) y 2

b. Membuat PO (Purchase Order)

Ketika PR telah disetujui dan bagian administrasi membuat PO, bagian administrasi akan mengirimkan PO kepada Manajer/Supervisor untuk meminta persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan. Sementara jika PO disetujui, maka PO akan diserahkan ke bagian Finance/Accounting untuk melakukan persetujuan. Jika ditolak maka bagian administrasi dapat melakukan perubahan. Jika tidak melakukan perubahan maka PO akan dibatalkan. Sementara jika disetujui maka bagian administrasi akan melakukan

generate PO dalam bentuk Print (hardcopy) dan file (softcopy).

Kemudian PO harus ditandatangani dan diserahkan kepada Vendor. Vendor akan menyiapkan barang dan mengirimkan kepada perusahaan. Lalu GR (Goods Receipt) akan diterima oleh bagian administrasi. Sementara itu, Vendor akan menyerahkan invoice kepada bagian

Finance/Accounting. Lalu bagian Finance/Accounting akan

c. Membuat STO (Stock Transfer Order)

Pembuatan STO dilakukan untuk memindahkan barang antar

Plant. Proses dimulai ketika adanya kebutuhkan akan barang, pertama

akan dicari pada stok yang dimiliki, jika tidak ada maka akan dicari di cabang terdekat, jika tidak ada akan dicari di cabang lainnya, jika tidak ada akan dicari di HO (Head Office). Jika masih tidak ada maka dapat dilakukan proses Branch Requisition, PR, atau PO. Sementara jika tersedia maka dibuat PR. Jika PR tidak disetujui maka dapat dilakukan perubahan PR. Jika tidak maka PR akan dibatalkan. Sementara itu jika PR disetujui maka akan dibuat STO dan dikirimkan ke cabang pengirim. Cabang pengirim akan mengirimkan barang kepada cabang penerima, kemudian cabang penerima akan mencocokan barang dengan kebutuhan. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan update stok.

Plant Pengirim STOK TERSEDIA DI GUDANG SENDIRI Modul SD LAKUKAN UPDATE STOK

Stock Transport Order (Antar Plant) CEK STOCK Goods Receipt berdasarkan DO - Inquiry - Quotation Kebutuhan Internal Tersedia di Pusat? Kebutuhan Penerimaan = Permintaan? NO Penerimaan > Permintaan YES Penerimaan > Permintaan (FORM A) YES Penerimaan < Permintaan (FORM B) NO 1 2 3 18 4 7 8 9 10 11

Cabang Pengirim Kantor Pusat Plant Peminta Yes Tersedia di cabang terdekat? No Tersedia di cabang lainnya? No No Yes No Yes Yes Tersedia di Gudang ?

Mengirim SAP Mail ke SD

Tax Invoice DO: - Pengepakan - Posting Goods Issue

PR

Membuat PR

Membuat Stock Transport Order

No Lihat Proses - Branch Requisition - PR (Purchase Requisition) - PO (Purchase Order) 5 6 12 13 14 15 16 19 17 Ubah PR ? PR Disetujui ? Batalkan PR No Yes 7a 7b 7c Yes

d. Membuat BR (Branches Requisition)

Proses BR dilakukan ketika Cabang membutuhkan suatu barang dan ingin melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Dalam proses bisnis INTRACO PENTA, Tbk. cabang tidak dapat melakukan pembelian langsung kepada Vendor, karena itu pembelian harus melalui HO (Head Office). Proses dimulai ketika cabang tertentu membutuhkan suatu barang yang tidak tersedia pada cabang lainnya maupun pada HO, sehingga perlu melakukan pembelian langsung kepada Vendor. Cabang akan membuat PR dan mengirimkannya kepada HO. Kemudian HO akan membuat PO dan memerlukan persetujuan dari Manajer/Supervisor dan Finance/Accounting. Setelah mendapatkan persetujuan, perusahaan akan mencetak PO document dan mengirimkannya kepada Vendor. Kemudian Vendor akan mengirimkan barang kepada perusahaan dan menyerahkan invoice kepada bagian

Finance/Accounting. Bagian Finance/Accounting akan mencocokkan

antara GR dengan invoice. Jika sudah sesuai, HO akan membuat STO (Stock Transfer Order) dan mengirimkan barang kepada Cabang yang meminta. Lalu cabang yang meminta akan melakukan update stock.

e. Retur Pembelian

Jika setelah dilakukan pencocokkan barang oleh Warehouse/Part

Administration terjadi ketidakcocokkan maka akan diputuskan apakah

menerima material atau tidak. Jika material tidak diterima maka perusahaan akan menghubungi Vendor. Jika Vendor tidak menerima, maka perusahaan akan meminta tim audit untuk melakukan stock

adjustment. Sementara jika Vendor menerimanya, maka perusahaan

akan mengirimkan kembali barang di mana biaya dikenakan kepada Vendor. Di lain pihak, jika perusahaan menerima material tersebut maka perusahaan akan mengubah PO untuk menambah jumlah kuantitas barang. Setelah itu dilakukan pencetakan PO yang baru dan dibuat GR yang baru sesuai dengan PO yang baru.

f. Kehilangan Dalam Perjalanan

Jika terjadi kehilangan pada saat pengiriman barang dari Vendor atau jumlah kuantitas pada PO lebih besar daripada jumlah barang yang diterima, maka akan dilakukan Lost In Transit Process. Jika barang yang dikirim merupaka barang GR terakhir dari Vendor tersebut, maka perusahaan akan melakukan pengecekan packing. Jika kerusakan terjadi karena packing, maka perusahaan akan membuat claim note dan melakukan claim terhadap pihak pengirim dan pengirim akan mengurangi biaya pengiriman. Sementara jika kerusakan bukan karena

packing maka perusahaan akan langsung membuat claim note dan

melakukan claim terhadap Vendor. Begitu juga jika pengiriman bukan merupakan GR terakhir, perusahaan akan langsung membuat claim note dan melakukan claim terhadap Vendor. Vendor akan mengirimkan credit note kepada perusahaan dan bagian Finance/Accounting akan melakukan Credit Note Verification. Kemudian perusahaan akan menunggu hingga pengiriman berikutnya.

KEHILANGAN DALAM PERJALANAN

BAGIAN ADMINISTRASI DI PUSAT (+ WAREHOUSE)

PENGIRIMAN TERAKHIR? CEK PENGEPA KAN PENGEPAKA RUSAK? MELAKUKAN CLAIM KE PENGIRIM MELAKUKAN CLAIM KE VENDOR MEMBUAT CLAIM NOTE DAN MEMBERITAHU KE PENGIRIM MEMBUAT CLAIM NOTE DAN MEMBERITAHU KE VENDOR CONFIRM TO VENDOR No Yes Yes No

KEHILANGAN DALAM PERJALANAN

VENDOR PO > GR TUNGGU PENGIRIMAN BERIKUTNYA 1 2 3 4 5 6 7 PENGIRIM MENGURANGI BIAYA PENGIRIMAN -VENDOR MENGIRIMKAN CREDIT NOTE -BAGIAN ACCOUNTING MELAKUKAN VERIFIKASI CREDIT NOTE BERDASARKAN

PO

3.2.2 Bagian / Divisi Internal Yang Telibat Dalam Proses Material

Management

a. Bagian Administrasi

Bagian Administrasi bertugas melakukan transaksi, membuat dokumen, melakukan pencocokan dokumen, serta melakukan input transaksi ke dalam sistem SAP. Bagian Administrasi merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pembelian di INTRACO PENTA, Tbk karena hampir seluruh transaksi melibatkan bagian Administrasi. Selain itu bagian Administrasi juga melakukan input transaksi ke dalam SAP. b. Bagian Financial/Accounting

Bagian Financial/Accounting bertugas memberikan persetujuan terhadap transaksi pembelian yang akan dilakukan. Selain itu juga bagian

Financial/Accounting bertugas melakukan Invoice Verification dan

melakukan pencatatan transaksi pengeluaran uang atau transaksi piutang ke dalam sistem SAP.

c. Supervisor dan Manager

Supervisor dan Manager bertugas memberikan persetujuan atas

transaksi yang akan dilakukan, baik antara perusahaan dengan vendor maupun dalam internal perusahaan (antar cabang maupun antara pusat dengan cabang).

d. Divisi Penjualan

Divisi penjualan bertugas melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi jika terjadi STO (Stock Transfer Order) atau pengiriman

barang secara internal. Divisi Penjualan pada Plant yang mengirimkan barang melakukan pengiriman barang dan pencatatan transaksi ke dalam sistem SAP.

e. Divisi Warehouse

Divisi warehouse bertugas melakukan pengecekan pada saat penerimaan barang apakah barang yang diterima sudah sesuai. Selain itu divisi

warehouse juga bertugas melakukan pengecekan fisik jika diperlukan.

Divisi warehouse juga dapat meminta pembelian barang jika stok sudah mencapai ROP (Reorder Point).

f. Internal Audit

Internal Audit bertugas melakukan penyesuaian persediaan ketika terjadi

selisih antara stok yang secara fisik dengan stok yang tercatat dalam sistem, juga ketika terjadi selisih antara yang GR dengan PO di mana jumlah barang di GR lebih besar daripada di PO dan ternyata jumlah persediaan secara fisik tidak sesuai.

3.3 Proses Bisnis SAP Material Management Module INTRACO PENTA, Tbk.

3.3.1 Organizational Level Inventory Management

Gambar 3.9 Organizational Level Inventory Management

Keterangan:

Client

Company Code

INTA = Intraco Penta, Tbk

Plant

1101 = Head Office Cakung

1201 = Balikpapan

Storage Location

10V0 = Gudang Parts untuk Volvo

2000 = Gudang Parts untuk SBU 2 (Renault, Mahindra,

Mack, Hiab, Bosh, dan lain-lain)

3000 = Gudang Parts untuk SBU 3 (untuk barang-barang rental)

4000 = Gudang Parts untuk SBU 4 (Ingers Rolland,

Bobcat)

5000 = Gudang Parts untuk SBU 5 (Aeroquip, Berco,

KMF dan After Market)

6000 = Gudang Parts yang rusak

70V0 = Gudang untuk Unit (Volvo) & 7000 untuk Unit (selain Volvo)

8000 = Gudang untuk Unit Entreport (All Product)

C001 = Gudang untuk Consumable, S001 = Gudang untuk Office Supply,

P001 = Gudang untuk Promotion, U001 = Gudang untuk Uniform/Safety

3.3.2 Purchasing Organization/Group INTA

Gambar 3.10 Purchasing Organization/Group INTA

Keterangan:

INTI = Import

Purchasing Group pada INTRACO PENTA, Tbk. terbagi menjadi 6 jenis, yaitu: INTI 111 = Parts SO 112 = Parts EO 121 = Unit INTL

A11 = Parts Lokal

L11 = Aset Perusahaan C01 = Barang Konsumsi

3.3.3 Proses Material Management SAP INTRACO PENTA, Tbk. 3.3.3.1 Proses Pembelian Standar

Untuk sebuah pembelian standart, INTRACO PENTA, Tbk menggunakan 4 jenis dokumen, yaitu PR, PO, GR, dan IV.

PR yang telah disetujui dari proses pembelian akan diinput ke dalam sistem SAP. PR tersebut masih harus mandapat persetujuan untuk dapat diubah menjadi PO.Setelah PR disetujui, barulah PO dapat dibuat dalam sistem SAP dengan berdasarkan pada PR yang telah disetujui tersebut. Kemudian PO akan dicetak dan dikirimkan ke vendor secara manual. Setelah menerima Good Receipt (GR) dari vendor, maka akan dilakukan pengecekan antara GR dengan barang yang diterima. Jika sudah sesuai maka GR akan diinput ke dalam sistem SAP. Kemudian invoice yang diterima akan dicocokkan dengan GR yang telah terinput ke dalam SAP dan dilakukan Invoice Verification melalui sistem SAP.

3.3.3.2 Proses STO (Stock Transfer Order)

Di samping pembelian standar, INTRACO PENTA, Tbk. menerapkan sistem STO (Stock Transfer Order) untuk pengiriman barang secara internal, baik antar cabang maupun antara cabang denga pusat.

Untuk STO, proses dalam SAP dimulai dengan input transaksi PR yang telah disetujui ke dalam sistem SAP oleh plant yang meminta. Berdasarkan PR yang telah diinput dalam sistem SAP, maka akan dibuat PO oleh plant yang meminta. Lalu Plant yang memberi akan menginput transaksi Picking dan GI (Good Issue) dalam sistem SAP dan mengirimkan barang. Kemudian setelah Plant yang meminta menerima barang akan dilakukan pengecekan jumlah barang dengan Good Receipt yang diterima. Jika sudah cocok maka Plant yang meminta akan menginput transaksi GR ke dalam sistem SAP.

3.3.4 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan Cabang

Gambar 3.13 Proses Pembelian dan Pergerakan Barang di Pusat dan cabang

Gambar 3.13 di atas merupakan gambaran pergerakan barang di pusat dan cabang pada INTRACO PENTA, Tbk, untuk pembelian standar maupun pengiriman barang antar plant, baik antar cabang maupun antara cabang dengan pusat. Terdapat beberapa point penting dalam pergerakan barang tersebut, yaitu:

1. Untuk pengiriman antar plant prosesnya dinamakan STO (Stock Transfer Order)

2. Plant pengirim akan membuat picking dan GI.

3. Cabang tidak bisa membeli barang secara langsung dari vendor. Pembelian dari cabang ke vendor harus melalui pusat.

4. Cabang dapat meminta pembelian ke vendor kepada pusat jika barang yang diminta tidak tersedia di cabang lainnya maupun di pusat. Sehingga akan muncul 2 transaksi yaitu: pembelian dari vendor dengan pusat, serta STO dari pusat ke cabang.

3.3.5 Hubungan Material Management Dengan Bagian Lainnya di SAP 4.7 pada INTRACO PENTA, Tbk

Material Management pada INTRACO PENTA, Tbk. terintegrasi

dengan 2 modul lainnya dalam SAP, yaitu SD (Sales and Distribution) dan FICO (Financial).

Di mana area aplikasi pada modul Material Management dalam sistem SAP adalah:

1. Purchase Requisition

2. RFQ (Request For Quotation) 3. Quotation 4. Purchase Order 5. Goods Movement 6. Invoice Verification 7. Physical Inventory 8. Material Master 9. Master Data

Namun ada 1 aplikasi MM yang tidak digunakan oleh INTRACO PENTA, Tbk. yaitu RFQ (Request For Quotation) karena INTRACO PENTA, Tbk. merupakan distributor tunggal untuk produk-produk yang dihasilkan sehingga tidak memerlukan adanya RFQ maupun seleksi vendor.