a. Pengertian Prosedur
Prosedur merupakan langkah-langkah dalam setiap pekerjaan yang dapat menyelesaikan kegiatan untuk saling berhubungan satu sama lain guna mencapai suatu tujuan tertentu. Definisi prosedur menurut beberapa ahli, antara lain :
Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Untuk mengendalikan pelaksanaan kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang prosedur kerja bagi suatu perusahaan. (MC Maryati, 2008 : 43)
Menurut Ida Nuraida (2008:35), prosedur dapat disimpilkan bahwa prosedur merupakan :
1) Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas- aktivitas yang akan datang
2) Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu 3) Pedoman untuk bertindak
Pengertian prosedur diatas dapat dijelaskan dengan pengertian metode menurut Moekijat dalam Ida Nuraida (2008:35), menyatakan bahwa metode ini menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai, dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.
adalah sebagai berikut :
“ Prosedur yang kadang-kadang di terjemahkan menjadi tata kerja atau tata cara adalah suatu rangkaian tindakan, langkah atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam hubungan pencapaian tujuan akhir. Selanjutnya perlu diketahui bahwa prosedur mempunyai kedudukan yang penting dalam rangkaian pekerjaan atau perbuatan, ia dapat memberi kepastian tentang sah atau tidaknya suatu perbuatan dalam hubungan dengan pekerjaan.”
Sedangkan pengertian prosedur menurut Louis A. Allen dalam Moenir (1982:111) menyatakan bahwa pengertian prosedur adalah suatu metode yang dinormalisasikan untuk melakukan pekerjaan yang telah di perinci.
Winardi (1990:360) menyatakan bahwa “Prosedur merupakan suatu seri tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain yang merupakan bagian dari pada urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.”
Menurut Adrian Sutedi (2009:263), prosedur adalah langkah/tahap yang seharusnya dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan, misalnya :
a. Prosedur penerimaan dan pemberhentian pegawai. b. Prosedur pengajuan APBD,
c. pengadaan barang dan jasa, dan lain-lain. b. Prinsip-prinsip Prosedur
Prosedur dipergunakan sebagai kerja yang harus menunujang pencapian tujuan dalam keberhasilan. Menurut MC. Maryati (2008:44), prosedur mempunyai prinsip yaitu :
1) Sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan.
2) Efesien, prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. Artinya prosedur tersebut menghemat gerakan atau tenaga.
3) Fleksibel, pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. 4) Penggunaan alat, prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan
penggunaan alat misalnya mesin agar optimal.
5) Tujuan, prosedur kerja harus menunjang pencapaian dalam suatu tujuan.
c. Manfaat Prosedur
Menurut Moekijat (1995:108), prosedur perkantoran ditulis dalam buku pedoman kantor, daftar tugas, atau dalam formulir lepas. Di dalam buku pedoman kantor (buku pedoman prosedur) atau formulir lepas tersebut dimuat instruksi-instruksi tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana pekerjaan dilakukan, bilamana pekerjaan dilakukan, dimana pekerjaan dilakukan, dan memberi informasi tentang sistem yang membantu organisasi. Prosedur tertulis sangat bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/devisi. Manfaat prosedur yaitu :
1) Planning-controling
a) Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b) Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c) Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
d) Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2) Organizing
Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai :
a) Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing bagian atau divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya, bagian atau divisi yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu perusahaan adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan.
b) Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c) Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3) Staffing-leading
a) Membuat atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin dikantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
b) Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur.
4) Coordination
a) Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antar departemen.
b) Menetapkan dan membedakan antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
d. Hal-hal yang penting dalam prosedur
Menurut MC. Maryati (2008:43), bahwa dalam “Prosedur merupakan rangkaian berurutan dari langkah-langkah yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan mengendalikan pelaksanaan kerja agar efektif dan efisien dalam perusahaan sehingga dapat mempermudah pencapaian tujuan tentang prosedur kerja”. Hal-hal yang penting diperlukan dalam prosedur yaitu :
1) Waktu,
Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar.sehinga waktu penyelesaian lebih cepat.
2) Pengawasan,
Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagimana suatu pekerjaan telah dilakukan.
3) Koordinasi,
Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain.
4) Penghematan,
Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.
e. Hal-hal yang diperhatikan dalam penentuan prosedur
Menurut Moenir (1982:116), bahwa dalam pembuatan prosedur harus dipikirkan dengan sungguh-sungguh agar dapat berfungsi sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat prosedur :
1) Urutan pembuatan atau langkah-langkah hendaknya sederhana, tidak berbelit sehingga memperpanjang jarak yang harus ditempuh untuk mencapai tahap yang dimaksud.
2) Urutan perbuatan atau langkah-langkah hendaknya berkaitan (relevan) dengan hendak yang dicapai.
3) Faktor waktu hendaknya dipertimbangkan secara masak sehingga tidak membuang-buang waktu, yang justru sangat berharga.
4) Mudah dilakukan oleh orang yang berkepentingan, dan hendaknya dengan cepat menjadi kebiasaan dalam tingkah laku.
Dari beberapa penjelasan tentang prosedur diatas, maka penulis menarik kesimpulan dari beberapa pengertian prosedur yaitu merupakan suatu bentuk perencanaan yang dipergunakan sebagai pedoman yang harus ditaati dalam pelaksana kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan. Prosedur juga merupakan suatu rencana dari aktivitas kerja berupa langkah-langkah yang dapat menunjukkan cara pelaksanaan kerja sehingga dapat dijadikan pedoman dalam bertindak, prinsip untuk melaksanakan dan mengendalikan aktivitas kerja dalam ketentuannya agar dimanfaatkan dengan optimal untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. PENGADAAN
a. Pengertian pengadaan
Moenir (1982: 24) menyatakan bahwa Pengadaan harus didasarkan atas perencanaan kebutuhan yang nyata dan sifat kebutuhan akan barang. Keperluan akan sesuatu barang, sebelum direncanakan yang lengkap lebih dahulu diadakan penelitian atas barang tersebut, terutama yang berupa peralatan (mesin).
Subagya M.S (1988 : 28) menyatakan bahawa pengadaan ialah pengadaan sebagai salah satu fungsi dari manajemen logistik menjadi semakin kompleks pola, sehingga dalam penyelenggaraannya perlu mendapatkan perhatian khusus.
Adrian Sutedi (2009:3), menyatakan bahwa pengadaan ialah pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak penggunan untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa
yang diinginkannya, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. b. Prinsip pengadaan
Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan yang dipraktikkan secara naional dan internasional, yaitu prinsip efesiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan atau transparansi, tidak diskriminasi, dan akuntanbilitas. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam keppres No.80 tahun 2003 pasal 3 huruf a sampai dengan huruf f dengan penjelasan sebagai berikut, dalam buku yang ditulis oleh Adrian Sutedi (2009:12-13) ialah :
1) Efisien
Yang dimaksud dengan prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan.
2) Efektif
Yang dimaksud dengan prinsip efektif bahwa dalam pengadaan barang dan jasa harus didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan (sasaran yang ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran dimaksud.
3) Persaingan sehat
Yang dimaksud dengan prinsip persaingan yang sehat dalam pengadaan barang dan jasa adalah diberinya kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai ketentuan, untuk menawarkan barang dan jasanya berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, dan tidak terjadi kecurangan dan praktik KKN.
4) Terbuka (Transparansi)
Yang dimaksud dengan prinsip terbuka dalam pengadan barang dan jasa adalah memberikan semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, yang sifatnya terbuka kepada peserta penyedia barang dan jasa yang berminat, serta bagi masyarakat luas pada umumnya.
5) Tidak diskriminatif (Adil)
Yang dimaksud dengan tidak diskriminatif dalam pengadaan barang dan jasa adalah pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa, dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan/atau alasan apapun.
6) Akuntabilitas
Yang dimaksud dengan akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa adalah adanya pertanggungjawabkan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa (laporan) kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma, dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam arti bahwa pengadaan barang dan jasa harus mencapai sasaran, baik secara fisik, maupun keuangannya serta manfaat atas pengadaan tersebut.
c. Cara-cara pengadaan
Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi pembelian/penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah pembelian berjangka waktu pembayaran, dan cara pembayran lain. Menurut Adrian Sutedi (2009 : 1-2), pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara :
1) Pengadaan barang dengan cara pemesanan Yaitu pembelian barang tidak terbatas pada pembelian barang yang telah ada di pasar saja,
tetapi juga pembelian barang yang belum tersedia dipasar. Agar barang yang dipesan dapat dibuat seperti yang diinginkan, maka pihak pemesanan (pengguna) menyusun nama, jenis, jumlah barang yang dipesan beserta spesifikasinya secara tertulis dan menyerahkannya kepada pihak penyedia barang.
2) Pengadaan barang dengan cara lelang yaitu Dengan meminta penawaran kepada beberapa penyedia barang, pengguna dapat memilih harga penawaran yang paling murah dari setiap jenis barang yang akan dibeli. Cara yang demikian merupakan cikal bakal pengadaan barang dengan cara lelang.
d. Etika pengadaan
Etika dalam pengadaan yaitu perilaku yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan. Adapun etika pengadaan yang diatur dalam keppres No. 80 tahun 2003 pasal 5, dalam buku yang ditulis oleh Adrian Sutedi (2009 : 10) yaitu :
a) Melaksanakan tugas secara tertib.
b) Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran. c) Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung. d) Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan.
e) Menghindari dan mencegah terjadi pertentangan. e. Prosedur pengadaan barang
Prosedur pengadaan diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi dengan formulir-formulir yang formatnya telah dilakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut adalah :
1) Surat permintaan pembelian (Purchase Requisition) Surat permintaan ini berasal dari :
a. Bagian gudang.
b. Pemegang buku besar bahan.
c. Supervisor/penyedia dari departemen penelitian, engineering dansebagainya,
2) Pesanan pembelian (Purchase Order)
Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati (jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman, harga)
3) Laporan peneriman
Laporan penerima ini berisi tentang, nomor pesanan pembelian, nama penjual atau supplier, perincian mengenai transportasi, jumlah, dan jenis barang yang diterima. Laporan penerimaan ini harus ditandatangani oleh departemen pemeriksaan.
4) Persetujuan faktur
Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang pesanan di departemen penerimaan. Selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirimkan ke departemen akuntansi, sebagai laporan penerimaan dan pemeriksaan barang yang telah disetujui, dengan menyiapkan bukti pembukuan (voucher).
Menurut Matz (1989 : 294), menjelaskan tentang sistematika prosedur pengadaan, di dalam buku yang ditulis oleh Freddy Rangkuti (2002:106-107), divisi pengadaan bertugas untuk :
a. Menerima surat permintaan pembelian bahan.
b. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dan sebagainya.
c. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi/departemen (dilihat diagram 2.1)
Gambar 2.1 prosedur perolehan bahan
Sumber : Buku Manajemen persediaanKarya Freddy Rangkuti (2002:107)
f. Pengadaan yang sehat
Penyelenggaraan pengadaan barang dan jasa yang tidak sehat berdampak pada kerugian yang akan ditanggung oleh masyarakat, termasuk rendahnya kualitas pelayanan yang di terima pemerintah. Menurut Adrian Sutedi (2009:46), ada beberapa lanngkah dalam menyehatkan praktik pengadaan barang dan jasa :
Surat permintaan bahan
Dept. Akuntasi untuk nomor perkiraan Dept. Pembelian mengeluarkan surat permintaan pembelian pada : 1. Penjualan 2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Penerimaan 4. Pegawai buku besar bahan 5. Dept. Bahan 6. Kopi arsip Penjual mengembalikan kopi tanda terima, mengirimkan bahan dan mengirimkan faktur
Dept. Akuntansi menggunakan: Faktur pesanan
pembelian
Laporan peneriman & pemeriksaan untuk persetujuan faktur, pembayaran disetujuidan buktipembayaran disiapkan Dept.Penerimaan mengeluarkan laporan penerimaan kepada : 1. Dept. Pembelian 2. Arsip sendiri 3. Kopi kepada Dept.Pemeriksaan mendistribusikan kepada : 1. Arsip sendiri 2. Dept.Akuntansi 3. 3. Dept. Bahan Dept. Bahan pegawai gudang menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat
Pegawai buku besar bahan membukukan jumlah dan nilai uang bahan pada kartu-kartu (buku besar) bahan
Manajer
keuangan/bendahara untuk pembayaran
1) Memperkuat dasar hukum pengadaan dan jasa.
2) Peningkatan kapasitas (Capacity Building) bagi para kontraktor lokal.
3) Proses perencanaan pengadaan dilakukan secara profesional. 4) Masyarakat yang menjadi user deari hasil pekerjan yang
dilaksanakan, maka secara moral masyarakat dituntut kepeduliannya untuk melakukan pengawsan.
Dari uraian di atas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengadaan barang didasarkan atas perencanaan kebutuhan secara bekerjasama dengan pihak lain untuk mendapatkan barang yang diinginkan agar sesuai dengan kebutuhan. Upaya pengadaan perlu dilakukan untuk memperlancar kegiatan produksi dengan mempertimbangkan faktor efektifitas dan efisien dalam masing-masing pihak. Pengadaan barang dapat dilakukan dengan pengadaan cara pemesanan dan pengadaan cara lelang. Pengadaan perlu dilakukan kebutuhan akan barang melalui survey atas spesifikasi dan informasi dari sumber terpercaya. untuk mengetahui keuntungan dan kerugian atau kelemahan mengenai barang tersebut maka kelancaran proses produksi menyangkut kelangsungan hidup perusahaan.
3. SUKU CADANG
Suku cadang merupakan peralatan alat berat dan peralatan penunjang lainnya termasuk didalamnya persediaan spare part. Suku cadang dalam suatu perusahaan ini salah satu aktivitas operasi yang tidak dapat diabaikan, karena aktivitas ini sangat mempengaruhi efesiensi dan kelangsungan hidup suatu perusahaan.
Menurut catursaja,(https://catursaja.wordpress.com/2012/pengertian
spare part.html/ sabtu, 12/3/2016, pukul 12.05) menyatakan bahwa suku
cadang adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiapalat berat
terdiri dari banyak komponen, namun yang akandibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian.
Secara umum spare part dapat dibagi menjadi dua, yaitu :
1. Spare part baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan.
2. Spare part bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai untuk periode tertentu dengan kondisi :
a. Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat diprgunakan atau mempunyai umur pakai.
b. Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi. Suku cadang adalah alat-alat (dalam peralatan teknik) yang merupakan bagian dari mesin itulah artinya kata suku cadang (Kamus Bahasa Indonesia, 1996:970)
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa suku cadang adalah suatu barang yang membentuk suatu komponen dan sangat diperlukan di perusahaan untuk mengoperasikan barang. Apabila komponen mengalami kerusakan maka harus diganti dengan yang baru, agar spare
part tersebut bisa dijalankan dengan lancar dan tidak mempengaruhi
kelangsungan hidup suatu perusahaan. Setiap Suku Cadang mempunyai fungsi tersendiri dan dapat terkait atau terpisah dengan Suku Cadang lainnya.
Macam-macam Suku Cadang Mesin secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Departemen Weaving
a) Hocker rope for heald frame b) Picker haag
c) Ring tample yohzu super fain d) Gear Mc. Sharer
2. Departemen Printing
a) Rotary Print Adapter Sleeve
b) Cold Pad Bad Roll Telfon (couting) c) Flat Prnt Ruber Rakel Hardn.50 d) Batu Grenda Slepp
3. Departemen Utility a) Solenoid Assy b) Feeler Cable H2 c) Auxiliry Mitshubishi d) Micro Switch Omron
Sumber : PT. Kusumahadi Santosa 4. MESIN PRODUKSI
Mesin adalah perkakas untuk mengerakan atau membantu sesuatu yang dijalankan dengan roda-roda dan digerakkan oleh tenaga manusia atau motor penggerak yang menggunakan bahan baakar minyak atau tenaga alam. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:650).
Produksi adalah pengubahan bahan-bahan dari sumber-sumber menjadi hasil yang diinginkan oleh konsumen hasil itu dapat berupa barang atau jasa. Menciptakan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan masyarakat pada waktu harga dan jumlah yang tepat. Karena itu, agar fungsi produksi dapat berperan dengan baik, perencanaan produksi merupakan hal yang penting untuk dilaksanakan. Basu Swastha (280:2007).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan mesin produksi adalah suatu mesin atau perkakas yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk melakukan proses bahan mentah menjadi barang jadi (produk) dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
B. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan yang dilakukan oleh penulis memilih beralokasi di PT. Kusumahadi Santosa Karanganyar. Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil yang mengolah bahan baku benang menjadi kain. Sebagai objek pengamatan dengan pertimbangan bahwa perusahaan ini berhasil menembus ke pasaran internasional. Perusahan ini beralokasi di Jalan Raya Jaten Km 9,5 Jaten Karanganyar. Adapun untuk alasan lain karena penulis ingin mengetahui lebih mendalam untuk mengenai bagaimana prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi, Maka penulis juga melaksanakan pengamatan di perusahaan tersebut sehingga akan memungkinkan untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat dan mendalam secara terperinci, akan tetapi kebutuhan sarana dan prasarana untuk mendukung situasi dan kondisi di perusahaan tersebut.
2. Jenis Pengamatan
Metode pengamatan dilakukan berdasarkan jenis pengamatan pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahadi Santosa, maka Jenis Pengamtan yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif yaitu dengan pengamatan observasi berperan aktif. Peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam situasi yang berkaitan dengan penelitian yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data (H.B. Sutopo, 2002:58-73). Hasil dari pengamatan ini mengumpulkan data-data yang sudah diamati dengan mendalam terhadap kegiatan yang dilaksanakan di PT. Kusumahadi Santosa. Pengamatan ini menggambarkan tentang fakta-fakta yang ada dan menjelaskan secara rinci dalam keadaan objek secara terperinci berdasarkan data-data yang diperoleh oleh penulis.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Penentuan Sampel
Sampel merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau pemilihan dalam penelitian yang mengarah pada seleksi. Dalam menentukan sumber data, penulis harus memutuskan narasumber untuk mengetahui aktivitas tertentu yang sudah diamati, serta dokumen-dokumen yang akan dikaji secara cermat sebagai sumber informasi utamanya dan penulis membutuhkan sampel untuk memfokuskan pengamatan yang sudah dilaksanakan.
Sampel pada penelitian kualitatif bersifat internal, sampel diambil untuk mewakili informasinya dengan kelengkapan dan kedalamannya yang tidak sangat perlu ditentukan oleh jumlah sumber datanya, karena jumlah informan yang kecil bisa saja menjelaskan informasi tertentu secara lebih lengkap dan benar dari pada informasi yang diperoleh dari jumlah narasumber yang lebih banyak, yang mungkin kurang mengetahui dan memahami informasi yang sebenarnya. H.B. Sutopo (2009:55)
b. Sumber Data
Data merupakan bagian yang sangat penting bagi penulis karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data,dari pemahaman mengenai masalahnya penulis akan bisamenentukan jenis data atau informasi yang paling inti dan diperlukan untuk di mengerti. oleh karena itu dalam memilih sumber data penulis harus benar-benar berpikir mengenai kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga validitasnya.
Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1) Narasumber (informan)
Narasumber (informan) merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari lokasi yang berhubungan dengan pengamatan Narasumber berperan penting dalam pengumpulan data dan informasi. Narasumber dalam pengamtan ini adlah Kasie Pengadaan dan beberapa staff di Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa.
2) Dokumen dan Arsip
Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu (H.B. Sutopo, 2002:54). Dokumen merupakan rekaman tertulis berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu. dalam mengkaji dokumen maupun arsip, penulis perlu menguji keaslian dokumen tersebut karena dokumen dan arsip merupakan sumber data. Dokumen ini diperoleh dari surat, arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pengadan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahadi Santosa.
4. Teknik Pengumpulan Data
Berdasarkan penngumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini, adalah sebagai berikut :
a. Wawancara
Wawancara dilakukan secara terstruktur atau disebut dengan teknik wawancara mendalam. Dengan demikian wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat “open-ended” dan mengarah pada kedalaman informasi (H.B. Sutopo, 2002:59). Hal ini untuk menggali informasi secara lebih menjauh dan mendalam. Wawancara dilakukan penulis dengan Kasi Pengadaan dan beberapa staff yang ada di Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa.
b. Observasi
Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dari bena serta rekaman gambar (H.B. Sutopo, 2002:64). Penulis menggunakan observasi langsung dengan mengamati kegiatan-kegiatan di Departemen Logistik yang terkait dengan pengadaan suku cadang mesin produksi, seperti membuat surat penawaran harga, membuat pesanan pembelian (Purchase Order) hingga pesanan pembelian dikirim ke
supplier
c. Dokumentasi dan Arsip
Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang memiliki posisi penting dalam penelitian kualitatif. Dokumentasi bisa memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis dan bisa berupa benda. Demikian halnya arsip yang pada umumnya berupa catatan-catatan yang lebih formal (H.B. Sutopo, 2002:69). Penulis memperoleh dokumen dan arsip dari Departemen Logistik yang berhubungan dengan pengadaan suku cadang mesin produksi. Dokumen tersebut dapat mendukung penyelesaian penulisan tugas akhir sesuai dengan permasalahan pokok dari pengamatan.
5. Teknik Analisis Data
Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93), dalam analisis terdapat tiga komponen utama yang harus dipahami dalam setiap pengamatan kualitatif, tiga komponen utama tersebut ialah :
a. Reduksi data
Merupakan suatu proses seleksi, pemfokusan, penyerderhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Reduksi data sudah berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan penelitian, dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan.
Penulis tertarik untuk mengamati dan hasil catatan data tentang pengadaan suku cadang mesin produksi dari awal mengikuti magang di PT. Kusumahadi Santosa. Sehingga penulis akan menyusun pertanyaan dan menentukan cara pengumpulan data sejak awal, kemudian akan menyeleksi dan memfokuskan data dan membuat catatan lapangan secara diringkas menjadi lebih sederhana guna membuat kesimpulan.
b. Sajian data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan yang mengacu pada rumusan masalah sehingga narasi dapat disajikan dengan jelas dan terperinci sesuai pokok permasalahan. Kemudian menyajikan hasil pengamatan dan pemahaman ke dalam laporan tugas akhir yang disusun secara logis dan sistematis. Sajian data yang disusun secara deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan pelaksanaan pengadaan suku cadang mesin produksi.
c. Penarikan kesimpulan
Kesimpulan harus diverifikasi agar mantap dan benar-benar dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu penulis harus memahami apa arti dari berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi. Pada dasarnya makna daya harus diuji validitasnya supaya simpulan peneliti menjadi lebih kokohdan bisa dipercaya.
Menurut sutopo (2002:95-96), komponen analisis tersebut aktivitas dapat dilakukan dengan cara interaksi. Peneliti tetap bergerak di antara tiga komponen analisis dengan melakukan proses pengumpulan data selama kegiatan data berlangsung. Proses analisis tersebut merupakan model analisis interaktif.
Reduksi dan sajian data harus disusun pada waktu penelitisudah mendapatkan unit data dari sejumlah unit data yang diperlukan. Pada saat pengumpulan data sudah berakhir, peneliti melakukan untuk menarik kesimpulan dan verifikasi berdasarkan semua hal yang terdapat dalam reduksi maupun sajian data. Apabila kesimpulan ada yang kurang mantap karena kurangnya rumusan dalam reduksi maupun sajian data, peneliti wajib melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mendukung pencarian kesimpulan yang ada dan juga untuk pendalaman data.
