1
KONTRUKSI SISTEM BASIS DATA KEDIKLATAN
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI SUMATERA BARAT
Oleh : Busra, S.Kom, M.Kom
Widyaiswara Muda
Abstrak
B
adan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya mensinergikan kebutuhan kediklatan lingkup pemerintah provinsi, kabupaten dan kota se Sumatera Barat, dirasa perlu membutuhkan basis data (Database) kediklatan yang secara real time dan up to date dibangun untuk dijadikan dasar bagi pengembangan kediklatan dimasa yang akan datang. Basis data dimaksud dapat pula dianalisis menggunakan pendekatan statistik yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan (Decision Support System) bagi stakeholder terkait. Untuk membangun basis data ini tentu saja membutuhkan server dan jaringan komputer (network) yang stabil dan dengan tingkat keamanan (security) yang baik. Faktor ini tentu saja membutuhkan kebijakan karena dengan intensitas kediklatan yang begitu padatnya tentu saja semua data yang terkait tersebut harus diolah dalam bentuk database.Kata Kunci :Kediklatan, Basis Data, Server, Network, security
I. PENDAHULUAN
Sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang bertugas untuk melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) di Provinsi Sumatera Barat baik dilaksanakan dengan menggunakan pola kontribusi maupun pola fasilitasi, dalam setiap tahapan kegiatannya selalu berpedoman kepada data yang akurat dan terukur validitasnya. Hal ini berarti bahwa tanpa data yang akurat dan valid tersebut sangatlah sulit untuk melaksanakan diklat yang sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran. Salah satu cara atau teknik yang dapat digunakan untuk pengelolaan data tersebut adalah dengan membangun sistem basis data yang baik lingkup kediklatan pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten dan pemerintah kota se Sumatera Barat.
Pemikiran untuk membangun (kontruksi) sistem basis data ini juga berdasarkan kegiatan-kegiatan seperti rapat koordinasi kediklatan yang rutin dilaksanakan baik dengan pola Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat maupun pendanaan rapat koordinasi dari pemerintah pusat (Dekonsentrasi) seperti Rapat Koordinasi Kediklatan yang baru saja dilaksanakan di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat pada tanggal 24 sampai dengan 26 November 2015 dengan tema Membangun Sinergitas Perencanaan Program dan Anggaran Lingkup Pemerintah Provinsi, Kabupaten dan Kota se Sumatera Barat dan Kementerian Dalam Negeri. Berdasarkan hal inilah terlihat akan pentingnya membangun basis data kediklatan yang baik sehingga
2 diklat yang dilaksanakan benar-benar terukur baik kualitas maupun aspek kuantitasnya.
Kalau melihat dari intensitas kediklatan yang dilaksanakan ini, maka begitu banyak data-data yang sebenarnya perlu untuk disimpan dalam gudang data (data warehouse) sehingga bisa dijadikan sebagai basis data untuk membangun diklat lebih baik dimasa yang akan datang. Data diklat seperti pada Bidang Pimpinan (Diklat Kepemimpinan Pola Baru berikut dengan Proyek Perubahan peserta diklat kepemimpinan baik Tingkat III dan Tingkat IV dan juga Diklat Prajabatan Pola Baru berikut Laporan Aktualisasi), Bidang Fungsional dengan diklat-diklat fungsional dan Bidang Teknis berikut dengan diklat-diklat teknis serta kebutuhan-kebutuhan Diklat yang dikenal dengan Analisis Kebutuhan Diklat (Training Need Assesment) perlu disimpan dalam Data Warehouse dimaksud. Ini belum termasuk data monitoring, statistik diklat, kompetensi widyaiswara, data umum dan kepegawaian yang juga sangat diperlukan untuk diarsip dan dikelola dalam database kediklatan.
II. PERMASALAHAN
Pengalaman penulis baik sebagai Staf Bidang Perencanaan dan Pengembangan Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat maupun sebagai staf Program Sekretariat maupun sekarang sebagai Tenaga Fungsional Widyaiswara yang juga dilibatkan di kegiatan Monitoring dan Evaluasi serta Rapat Koordinasi yang mana salah satunya adalah melakukan kegiatan monitoring dan statistik diklat di lingkup SKPD Pemerintah Provinsi Sumatera Barat dan Pemerintah Kabupaten dan Kota di lingkungan Provinsi Sumatera Barat terlihat bahwa lemahnya data-data pendukung kediklatan dan sering ditemukan pejabat yang menangani kediklatan kurang mempunyai kompetensi tentang restrukturisasi data kediklatan dalam arti ketika diminta data kediklatannya terlihat seperti tidak siap dan dengan alasan dirapatkan dulu. Kelemahan lain yang dijumpai adalah kurang memahami sepenuhnya akan pentingnya data sebagai dasar untuk pengolahan menjadi informasi kediklatan yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Kelemahan tersebut tidak semata-mata akibat kurangnya sumber daya manusia aparatur yang menangani pengelolaan data dan informasi di SKPD terkait, tetapi juga karena infrastruktur teknologi informasi yang mendukung pengelolaan data dan informasi kediklatan di Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat kurang mendukung dalam bentuk ketidaktersediaannya Server untuk mengolah data dan penyimpanan. Dengan intensitas kediklatan yang begitu tinggi sudah saatnya pula mewujudkan server dimaksud sehingga data lebih terjamin keamanannya (security), akurat (accurate) dan valid (validitas).
Infrastruktur jaringan komputer (network) sudah tersedia dan boleh dikatakan sudah cukup mendukung pengelolaan data dan informasi sehingga pendistribusian data bisa lebih cepat.Tetapi pengelolaan data dan informasi tadi tidak semata-mata dilihat dari faktor kecepatannya saja, tetapi juga lebih kepada faktor-faktor seperti diatas tadi. Untuk itulah perlunya suatu kebijakan yang khusus untuk memastikan pengelolaan data dan informasi berjalan baik di lingkungan Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat sebagai instansi pembina kediklatan.
3
III. LANDASAN TEORITIS PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK DATA KEDIKLATAN
Keberadaan teknologi informasi bagi dunia pendidikan berarti tersedianya saluran atau sarana yang dapat dipakai untuk menyampaikan program pembelajaran baik secara searah maupun secara interaktif. Pemanfaatan teknologi informasi ini penting mengingat kondisi geografis Indonesia secara umum berada pada daerah pegunungan yang terpencar ke dalam banyak pulau-pulau. Dengan adanya teknologi informasi memungkinkan diselenggarakannya pendidikan jarak jauh, sehingga memungkinkan terjadinya pemerataan pendidikan di seluruh wilayah bumi Indonesia, baik yang sudah dapat dijangkau transportasi darat maupun yang belum dapat dijangkau dengan transportasi darat. Dengan demikian pemanfaatan teknologi informasi dalam pendidikan mempunyai arti penting terutama dalam rangka pemerataan pendidikan dan peningkatan kualitas serta efektifitas penyelenggaraan pendidikan di Indonesia.
Untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam proses pendidikan, ada beberapa langkah pengembangan yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut: (1) merancang dan membuat aplikasi database, yang menyimpan dan mengolah data dan informasi akademik, baik sistem perkuliahan, sistem penilaian, informasi kurikulum, manajemen pendidikan, maupun materi pembelajaran; (2) merancang dan membuat aplikasi pembelajaran berbasis portal, web, multimedia interaktif, yang terdiri atas aplikasi tutorial dan learning tool; (3) mengoptimalkan pemanfaatan TV edukasi sebagai materi pengayaan dalam rangka menunjang peningkatan mutu pendidikan; dan (4) mengimplementasikan sistem secara bertahap mulai dari lingkup yang lebih kecil hingga meluas, sehingga memudahkan managemen pemanfaatan TI dalam proses penyelenggaraan pendidikan.
Dari demikian banyak manfaat teknologi informasi tersebut maka kajian teoritis yang difokuskan pada penulisan ini adalan membangun data (database).
Dalam aktivitas sehari-hari dari suatu organisasi pemerintahan terlihat bahwa organisasi tersebut berkembang dan mencapai visi dan misinya dengan baik tergantung kepada data.Data kediklatan suatu organisasi pemerintah dalam hal ini Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat bergerak dalam bidang pengelolaan sumber daya (perencanaan, pengalokasian dan pemantauan). Seluruh fakta sehari-hari ini harus dicatat sedemikian rupa sehingga organisasi dapat melakukan aktivitas manajemen sehari-hari, seperti :
1. Merencanakan pengalokasian sumber daya-sumber daya yang terbatas kuantitasnya untuk pencapaian visi dan misi usaha;
2. Mengontrol utilisasi pemakaian sumber daya-sumber daya tersebut agar terjamin tingkat efisiensi dan efektivitas yang diharapkan;
3. Melihat kinerja dan pertumbuhan organisasi dilihat dari berbagai perspektif seperti keuangan, pertumbuhan, pelanggan, monitoring dan lain-lain;
4. Mengambil keputusan strategis berdasarkan kondisi tertentu; dan lain sebagainya.
Agar aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif, maka organisasi perlu untuk merekam fakta tersebut ke dalam format data tertentu baik secara manual maupun otomatis (dimasukkan oleh data entry ke dalam sistem komputer). Data mentah yang terkumpul di dalam sebuah gudang data ini (data warehouse) selanjutnya harus diolah agar menjadi informasi yang dibutuhkan baik
4 oleh manajemen maupun staf karyawan. Berbagai jenis pengolahan yang biasa dilakukan terhadap data mentah ini adalah sebagai berikut :
1. Pengkategorian data berdasarkan klasifikasi tertentu;
2. Penghitungan data kuantitatif berdasarkan formula-formula; 3. Pemetaan data kualitatif ke dalam data kuantitatif;
4. Penyaringan data (filterisasi) berdasarkan satu atau beberapa kriteria; 5. dan lain sebagainya.
Hasil olahan dari data inilah yang selanjutnya didefinisikan sebagai informasi, yang pada prinsipnya memiliki nilai lebih dibandingkan dengan data mentah.
Sistem basis data adalah merupakan suatu kumpulan data-data yang berhubungan secara logis, dan deskripsi dari data-data tersebut serta dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Artinya basis data merupakan penyimpanan data yang tunggal dan besar yang dapat digunakan secara simultan oleh banyak bagian departemen dan pemakai (user).Di dalam basis data semua item diintegrasikan dengan jumlah duplikasi data yang minimum. Basis data tidak lagi dimiliki oleh suatu departemen, melainkan resource perusahaan yang dapat dishare.Basis data tidak hanya mengandung data operasional organisasi, tetapi juga deskripsi dari data tersebut. Untuk itu, sebuah basis data juga mendefinisikan integrasi record dari basis data itu sendiri (selfdescribing of integrated record). Deskripsi dari data dikenal sebagai sistem catalog (data dictionary-meta data). Deskripsi ini menciptakan kebebasan dari program aplikasi (program data independence).
Menurut Faried Irmansyah (2003), pendekatan dengan sistem basis data, dimana definisi dari data adalah dipisahkan dari program aplikasi. Pemakai dalam melihat sebuah objek hanya pada definisi eksternal dan tidak mengetahui bagaimana objek didefinisikan dan objek bisa berfungsi.Pendekatan ini dikenal sebagai abstraksi data (data abstraction), di mana perubahan definisi internal dari sebuah objek tanpa mempengaruhi pemakai (user) atau tidak mempengaruhi definisi eksternal.Dalam arti lainnya, pendekatan basis data memisahkan struktur dari pada data dari program aplikasi dan menyimpannya ke dalam basis data. Jika ada penambahan struktur data atau perubahan struktur data yang ada maka tidak akan mempengaruhi program aplikasi, sehingga tidak perlu bergantung langsung dengan apa yang telah dirubah.
Arti lain dari basis data menurut Faried Irmansyah (2003) adalah kumpulan dari item-item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di perangkat keras komputer dan dimanipulasi dengan piranti lunak agar bisa digunakan sesuai dengan keinginan user.
Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di
dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi/software) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghindari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit.
5 Proses memasukkan dan mengambil data ke dan dari media penyimpanan data memerlukan perangkat lunak yang disebut dengan sistem manajemen basis data (database management system | DBMS). DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang memungkinkan user untuk memelihara, mengontrol, dan mengakses data secara praktis dan efisien. Dengan kata lain semua akses ke basis data akan ditangani oleh DBMS. Ada beberapa fungsi yang harus ditangani DBMS yaitu mengolah pendefinisian data, dapat menangani permintaan pemakai untuk mengakses data, memeriksa sekuriti dan integriti data yang didefinisikan oleh DBA (Database Administrator), menangani kegagalan dalam pengaksesan data yang disebabkan oleh kerusakan sistem maupun disk, dan menangani unjuk kerja semua fungsi secara efisien.Tujuan utama dari DBMS adalah untuk memberikan tinjauan abstrak data kepada user (pengguna).Jadi sistem menyembunyikan informasi tentang bagaimana data disimpan, dipelihara, dan tetap dapat diambil (akses) secara efisien. Pertimbangan efisien di sini adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks tetapi masih tetap bisa digunakan oleh pengguna awam tanpa mengetahui kompleksitas strukturnya.
IV. KONTRUKSI SISTEM BASIS DATA KEDIKLATAN
Berdasarkan uraian dari pendahuluan dan kajian teoritis diatas, terlihat bahwa untuk membangun sinergitas data kediklatan antara Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat dengan Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kota dan Pemerintah Kabupaten se Sumatera Barat memerlukan komitmen untuk bersama-sama membangun basis data. Basis data yang dimaksud memerlukan infrastruktur seperti yang diuraikan dibawah ini :
1. Jaringan Komputer (Internet dan Intranet) di Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat.
Jaringan komputer dan internet sudah berjalan stabil di lingkungan Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat. Infrastruktur jaringan ini sudah memadai untuk kebutuhan pengiriman data secara online baik melalui website Badan Pendidikan dan Pelatihan maupun email dari mitra kerja. Untuk intranet, dapat dilakukan sinergitas antara bidang-bidang yang menangani diklat dengan cara melalui media intranet mengirimkan data ke server Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat.
2. Komputer Server (Komputer Induk)
Saat ini tidak tersedia server yang dimaksud. Untuk membangun basis data membutuhkan server yang digunakan untuk mengolah, menyimpan dan mendistribusikan data kediklatan dimaksud ke stakeholder. Untuk itu, dibutuhkan kebijakan untuk pengadaan server pada tahun yang akan datang. 3. Aplikasi Database
Untuk membangun basis data kediklatan dimaksud perlu untuk membuat aplikasi database terintegrasi dengan dukungan dari jaringan komputer
4. Security
Basis data (database) dimaksud perlu dilengkapi dengan keamanan data (security) untuk memastikan bahwa data tersebut terlindungi baik dari virus, whorm, trojan dan jenis hacker lainnya.
6 5. Administrator (Admin)
Untuk operator database ini tidak harus PNS yang mempunyai dasar keilmuan komputer, tetapi bisa PNS yang mempunyai kemampuan dasar komputer kemudian di latih (training) untuk administratornya.
Disamping penyediaan infrastruktur tersebut diatas, untuk mendukung kecendrungan (trend) sistem basis data kediklatan, perlu didukung dengan analisis statistik kediklatan dengan menggunakan suatu software yang disebut dengan SPSS (Statistical Product and Service Solution) yang mana merupakan suatu software olahan data statistik yang digunakan untuk melakukan riset ataupun melihat kecendrungan data. Perangkat lunak komputer ini memiliki kelebihan pada kemudahan penggunaannya dalam mengolah dan menganalisis data statistik. Fitur-fitur pendukung terlihat pada menu IBM SPSS Data Collection untuk pengumpulan data, IBM SPSS Statistics untuk menganalisis data, IBM SPSS Moduler untuk memprediksi tren dan IBM Analytical Decision Management untuk pengambilan keputusan.
V. TINDAK LANJUT (REKOMENDASI)
Setelah penyediaan infrastruktur diatas, maka tindak lanjutnya adalah mengirimkan permintaan data ke lingkup SKPD Pemerintah Provinsi, Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Kota yang menangani kediklatan. Data dimaksud harus selalu di update secara berkelanjutan. Dan berdasarkan basis data tersebutlah kegiatan diklat dapat dilaksanakan secara lebih berkualitas. Semua ini hanya dapat terlaksana apabila ada komitmen yang kuat dari segenap stakeholder Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat sebagai instansi pembina kediklatan. Disamping itu, dengan adanya basis data kediklatan ini maka akan meningkatkan aspek kualitas sehingga Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat dapat dijadikan Best Practice bagi Badan Diklat dari Provinsi lain dalam hal mengelola data kediklatan terintegrasi.
REFERENSI :
1. Busra (2009). Modul Perkuliahan Praktikum Sistem Basis Data. Jurnal UPI YPTK Press
2. Faried Irmansyah (2003;Edisi Revisi), Sistem Basis Data dan Aplikasinya dalam Sistem Informasi Manajemen. Bumi Aksara Press.
3. Richardus Eko Indrajit, STIMIK Perbanas Renaissance Center Press. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, 2009.
