Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi

(1)

Manajemen Proyek dan

Teknologi Informasi

Disampaikan oleh : Didi Supriyadi

Pertemuan ke-3

Kuliah Manajemen Proyek STI

Program Studi S1 Informatika – ST3 Telkom

Purwokerto

(2)

Learning Objectives

• Setelah membaca bab ini, Anda akan dapat:

–

Menggambarkan sistem pandang manajemen proyek dan bagaimana hal itu

berlaku untuk proyek teknologi informasi

–

Memahami organisasi, termasuk empat frame, struktur organisasi, dan budaya

organisasi

–

Jelaskan mengapa manajemen pemangku kepentingan dan komitmen manajemen

puncak sangat penting untuk proyek yang sukses

–

Memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan membedakan

antara pengembangan proyek dan pengembangan produk

–

Diskusikan atribut yang unik dan sifat beragam teknologi informasi proyek

–

Jelaskan tren terbaru yang mempengaruhi manajemen proyek TI, termasuk

globalisasi, outsourcing, dan virtual tim

(3)

A Systems View of Project Management

• Project can’t be run in Isolation.

–

Jika manajer proyek memimpin proyek dalam isolasi, tidak mungkin

bahwa proyek-proyek akan pernah benar-benar melayani kebutuhan

organisasi.

• Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan

manajer proyek perlu mempertimbangkan proyek-proyek dalam

konteks organisasi yang lebih besar.

• Untuk menangani situasi yang kompleks secara efektif, manajer

proyek perlu menggunakan sistem pemikiran/

Systems Thinking

untuk mengambil pandangan holistik proyek dan memahami

bagaimana kaitannya dengan organisasi yang lebih besar.

(4)

A Systems Approach

• Pendekatan sistem muncul pada 1950-an untuk

menggambarkan pendekatan yang lebih analitis untuk

manajemen dan pemecahan masalah

–

Manajemen harus melihat bagaimana proyek berhubungan dengan

seluruh organisasi

• Tiga bagian meliputi:

–

Sistem filsafat: model keseluruhan untuk memikirkan hal-hal seperti

sistem. Systems are sets of interacting components working

within an environment to fulfill some purpose.

–

Analisis sistem: pendekatan pemecahan masalah

–

Sistem manajemen: penentuan bisnis, teknologi, dan masalah

(5)

Three Sphere Model for Systems Management

• Ide

sederhana

menangani

tiga

bidang manajemen

sistem – bisnis,

organisasi,

dan

teknologi -- dapat

memiliki

dampak

besar pada pemilihan

dan

pengelolaan

proyek

dengan

(6)

Understanding Organizations

• Organisasi dapat dilihat seperti memiliki empat frame yang berbeda:

struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolik:

Structural frame: Focuses on

roles and responsibilities, coordination and control.

Organization charts help define this frame.

Human resources frame:

Focuses on providing

harmony between needs of the organization and needs of people.

Political frame: Assumes

organizations are coalitions composed of varied individuals and interest groups. Conflict and power are key issues.

Symbolic frame: Focuses on

symbols and meanings related to events. Was it good the CEO came to the kickoff meeting? Culture is important, particularly in international projects.

(7)

What went Wrong?

• Banyak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) proyek gagal karena masalah organisasi, bukan masalah teknis. Misalnya, Grosir toko kelontong Sobeys Kanada ditinggalkan toko suppliernya selama dua tahun, $ 90.000.000 sistem ERP karena masalah organisasi.

– Sebagai Dalhousie University Associate Professor Sunny Marche menyatakan, "Masalah membangun sistem yang terintegrasi yang dapat menampung orang yang berbeda merupakan tantangan yang sangat serius. “Anda tidak dapat menceraikan teknologi dari masalah sosial budaya. Mereka memiliki peran yang sama. “

• Orang-orang di berbagai belahan perusahaan memiliki istilah yang berbeda untuk berbagai item.

• Orang memiliki pekerjaan sehari-hari yang harus dilakukan dan tidak ingin mengambil waktu yang diperlukan untuk mendapatkan sistem baru untuk bekerja

– Sistem ERP Sobeys ditutup selama lima hari dan karyawan berebut untuk saham rak berpotensi kosong di beberapa toko selama berminggu-minggu. Kegagalan sistem biaya Sobey ini lebih dari $ 90.000.000 dan menyebabkan pemegang saham untuk mengambil hit 82 sen setelah pajak per saham. *

(8)

Organizational Structures

• Terkait dengan frame politik dan struktural

• Tiga struktur organisasi dasar

–

Fungsional: manajer fungsional melaporkan kepada CEO

–

Proyek: manajer program melapor ke CEO

–

Matrix: jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek;

personil sering melaporkan ke dua atau lebih bos; Struktur

dapat menjadi lemah, seimbang, dan matriks yang kuat

(9)

Functional, Project, and Matrix

Organizational Structures

(10)

Pengaruh Struktur Organisasi di Proyek

Project

Characteristics Organizational Structure Type

Functional Matrix Project

Weak

Matrix Balanced Matrix Strong Matrix Project manager’s

authority Little or none Limited Moderate Low to Moderate to high almost total High to Percent of performing organization’s personnel assigned full-time to project work Virtually none 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

Who controls the

project budget Functional manager Functional manager Mixed manager Project manager Project Project manager’s

role

Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time

Common title for project manager’s role Project Coordinator/ Project Leader Project Coordinator/ Project Leader Project Manager/ Project Officer Project Manager/ Program Manager Project Manager/ Program Manager Project management administrative staff

Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time

(11)

Organizational Structures

• Manajer proyek memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek murni dan hampir tidak ada wewenang pada struktur fungsional murni

• Seorang pemimpin proyek dalam organisasi fungsional yang memerlukan dukungan yang kuat dari beberapa area fungsional yang berbeda, harus meminta manajemen puncak sponsorship

– sponsor harus meminta dukungan dari semua manajer fungsional yang relevan untuk memastikan bahwa mereka bekerja sama dan bahwa orang-orang yang memenuhi syarat yang tersedia untuk bekerja sesuai kebutuhan

• Meskipun Project Manager memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek, hal ini sering tidak efisien bagi perusahaan secara keseluruhan

– Menugaskan staf penuh waktu untuk proyek dapat menyebabkan underutilization dan / atau kesalahan alokasi sumber daya

• Sebuah penuh waktu teknis penulis yang tidak memiliki pekerjaan pada hari tertentu adalah sumber daya terbuang

• Menggunakan pendekatan sistem mungkin menyebabkan PM untuk menyarankan mempekerjakan kontraktor independen untuk melakukan menulis daripada menggunakan karyawan penuh-waktu, sehingga menghemat uang

(12)

Organizational Culture

• Sama seperti struktur organisasi mempengaruhi kemampuannya untuk

mengelola, begitu juga budaya organisasi.

• budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai,

dan perilaku yang menjadi ciri fungsi yang dari sebuah organisasi

• Banyak ahli percaya penyebab banyaknya masalah perusahaan “tidak

struktur atau staf” tapi budaya

–

Bahkan dalam satu organisasi, budaya satu departemen mungkin

berbeda dari budaya lain departemen (teknologi vs keuangan)

(13)

Sepuluh Karakteristik Budaya Organisasi

1 • Identitas Anggota*

• Kelompok

penekanan*

• Orang fokus

• Integrasi Unit*

• Kontrol

• Toleransi resiko*

• Kriteria penghargaan*

• Toleransi konflik*

• Means-ends

orientation

• Open-systems focus*

1

_{as per Stephen P. Robbins}

*Proyek kerja adalah yang paling sukses dalam budaya

organisasi di mana barang-barang yang kuat / tinggi dan

item lainnya yang seimbang

(14)

Manajemen Pemangku Kepentingan

• Manajer Proyek harus menyediakan waktu untuk

mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan

semua pemangku kepentingan proyek

• Menggunakan empat frame dari organisasi dapat membantu

memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan

–

Sejak organisasi memiliki sumber daya yang terbatas, proyek

mempengaruhi manajemen puncak, manajer fungsional dan manajer

proyek lain dengan menggunakan beberapa sumber daya

• Senior eksekutif / manajemen puncak adalah stakeholder

(15)

Pentingnya Komitmen Top Manajemen

• Beberapa studi telah menemukan bahwa salah satu faktor kunci yang terkait

dengan hampir semua keberhasilan proyek adalah komitmen dan dukungan

PM menerima

• Seorang manajer senior, disebut juara, bertindak sebagai pendukung utama

untuk proyek tersebut

– Memastikan sumber daya yang memadai disediakan - uang, sumber daya manusia, visibilitas

– Bantuan PM memenuhi kebutuhan spesifik pada waktu yang tepat - menyadari bahwa masalah-masalah tak terduga dapat dan akan timbul dan dukungan yang diperlukan untuk mengatasinya

– Seperti kebanyakan proyek TI melintasi area fungsional, membantu dalam memperoleh kerjasama dari orang di bagian lain dari organisasi; melawan pertempuran politik

– Mentor dan pelatih PM pada isu-isu kepemimpinan karena kebanyakan PM IT tidak berpengalaman dalam manajemen

(16)

Perlu untuk komitmen Organisasi Teknologi Informasi (TI)

• Jika organisasi memiliki sikap negatif terhadap IT, akan sulit

untuk proyek TI untuk sukses

• Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi

dalam organisasi membantu proyek IT

• Menugaskan orang-orang non-IT untuk proyek TI juga

mendorong lebih banyak komitmen

• Beberapa CEO mengambil peran kepemimpinan yang kuat

dalam mempromosikan penggunaan teknologi informasi dalam

organisasi mereka

(17)

Perlunya Standar Organisasi

• Standar dan pedoman membantu manajer proyek menjadi

lebih efektif

• Senior manajemen dapat mendorong:

–

Penggunaan formulir standar dan perangkat lunak untuk

manajemen proyek

–

Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana

proyek atau memberikan informasi status

–

Penciptaan kantor manajemen proyek atau pusat keunggulan untuk

membantu PMS mencapai tujuan proyek

–

Pengembangan jalur karir untuk PM dan / atau membutuhkan

(18)

Tahapan Proyek dan Siklus Hidup Proyek

• Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari fase proyek

yang mendefinisikan:

–

Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase

–

Kiriman apa yang akan diproduksi dan kapan

–

Siapa yang terlibat dalam setiap fase

–

Bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui karya yang

dihasilkan dalam setiap fase

• A deliverable adalah produk atau jasa yang dihasilkan

atau disediakan sebagai bagian dari proyek

(19)

Lebih lanjut tentang Tahapan Proyek

• Pada fase awal dari siklus hidup proyek:

–

kebutuhan sumber daya biasanya termurah

–

Tingkat ketidakpastian (risiko) tertinggi

–

stakeholder proyek memiliki kesempatan terbesar untuk

mempengaruhi proyek

• Dalam fase tengah siklus hidup proyek:

–

Kepastian menyelesaikan proyek meningkatkan

–

Sumber daya Lainnya dibutuhkan

• Tahap akhir dari siklus hidup proyek berfokus pada:

–

Memastikan bahwa persyaratan proyek bertemu

(20)

Phases of the Traditional

Project Life Cycle

(21)

Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional

• tahap konsep - manajer menjelaskan secara singkat proyek

– Mengembangkan tingkat sangat tinggi atau Ringkasan rencana untuk proyek menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasari

– Perkiraan biaya kasar dikembangkan dan gambaran pekerjaan yang terlibat dibuat

– Sebuah struktur rincian kerja (WBS) menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan aktivitas kerja ke dalam berbagai tingkat tugas

• WBS merupakan dokumen penyampaian berorientasi yang mendefinisikan ruang lingkup total proyek

• Tom Walters seharusnya membentuk sebuah komite fakultas dan staf untuk

mempelajari konsep peningkatan penggunaan teknologi di kampus

– Mereka mungkin telah mengembangkan rencana manajemen yang termasuk awal, proyek yang lebih kecil untuk menyelidiki cara-cara alternatif untuk meningkatkan penggunaan teknologi

• Menyiapkan laporan yang mempelajari apa yang kampus yang sama melakukan, survei mahasiswa, staf dan dosen dan memperkirakan dampak menggunakan teknologi lebih lanjut tentang biaya dan pendaftaran.

(22)

Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional

• tahap pengembangan - tim proyek menciptakan rencana manajemen

proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat dan WBS lebih

menyeluruh.

– Jika pada fase Konsep menyarankan bahwa laptop adalah salah satu cara untuk meningkatkan penggunaan teknologi di kampus, maka penelitian lebih lanjut akan diperlukan dalam fase ini untuk menentukan beli / sewa, jenis perangkat keras dan perangkat lunak, berapa banyak biaya siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dll

– Jika fase konsep menyarankan bahwa laptop tidak cara untuk pergi, proyek tersebut akan dibatalkan pada saat itu sehingga menghemat waktu dan uang

(23)

Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional

• Implementation- tim proyek menciptakan perkiraan biaya yang sangat

akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan dan memberikan laporan

kinerja kepada stakeholder

– Memperoleh hardware dan software, memasang peralatan jaringan yang diperlukan, memberikan laptop kepada siswa, menciptakan suatu proses untuk mengumpulkan biaya, memberikan pelatihan, dll

• Fakultas perlu mempertimbangkan bagaimana untuk mengambil keuntungan dari laptop, keamanan mempersiapkan potensi masalah, penerimaan memasukkan ini dalam merekrut brosur, dll

• Close-out - semua pekerjaan selesai, penerimaan pelanggan dari seluruh

proyek

– Tim proyek harus mendokumentasikan pengalaman mereka pada proyek – Survei siswa, fakultas, administrasi pada dampak teknologi

(24)

Siklus Hidup Produk

• Produk juga memiliki siklus hidup

• Sistem Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu

kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam

mengembangkan dan memelihara sistem informasi

• Proyek pengembangan sistem dapat mengikuti:

–

Prediksi siklus hidup: ruang lingkup proyek dapat diartikulasikan

secara jelas dan jadwal dan biaya dapat diprediksi

• Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek berusaha untuk mengklarifikasi persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain

• Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak bekerja

(25)

Model Prediksi Siklus Hidup

• Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek untuk berusaha mengklarifikasi persyaratan dari seluruh sistem dan kemudian menghasilkan sebuah desain

• Pengguna sering tidak dapat melihat hasil yang nyata dalam hal perangkat lunak bekerja untuk jangka

• model waterfall : telah didefinisikan dengan baik, tahap linear pengembangan sistem

dan dukungan

• Model spiral: menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan menggunakan

pendekatan iteratif atau spiral daripada pendekatan linear

• Model Incremental build : menyediakan untuk pengembangan progresif software

operasional

• Model Prototyping : digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk memperjelas

kebutuhan pengguna

• Rapid Application Development (RAD) Model: digunakan untuk menghasilkan

(26)

Siklus Hidup Produk

–

Siklus hidup Adaptive Software Development (ASD): persyaratan

tidak dapat dengan jelas dinyatakan, proyek yang misi didorong dan

komponen berdasarkan, menggunakan siklus berbasis waktu untuk

bertemu tanggal Target

hasil pembangunan dengan menciptakan komponen yang

menyediakan fungsionalitas yang ditentukan oleh kelompok usaha

sebagai kebutuhan ini ditemukan dalam pendekatan yang lebih

bebas-bentuk

Persyaratan dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif dan

pengembangan risiko didorong dan mengubah toleran untuk

(27)

Siklus Hidup Produk

• proyek TI besar biasanya terdiri dari beberapa proyek yang

lebih kecil, lebih mudah dikelola, terutama ketika ada banyak

ketidakpastian yang terlibat

–

Beberapa aspek manajemen proyek yang perlu dilakukan selama

setiap fase dari siklus hidup produk

• Tahap perencanaan Sistem untuk sistem informasi baru, dapat mencakup

sebuah proyek untuk menyewa sebuah perusahaan konsultan luar untuk

membantu mengidentifikasi dan mengevaluasi strategi potensial untuk

mengembangkan aplikasi bisnis tertentu

• Tahap implementasi mungkin termasuk sebuah proyek untuk menyewa

programmer dari sistem

• Close-out fase mungkin termasuk sebuah proyek untuk mengembangkan dan

menjalankan beberapa sesi pelatihan bagi pengguna dari aplikasi baru

(28)

Ulasan Pentingnya Tahapan Manajemen Proyek

• Sebuah proyek harus berhasil melewati setiap tahapan proyek untuk

melanjutkan ke berikutnya

• Tinjauan manajemen, juga disebut

Phase exits

atau

kill points

,, harus

dilakukan setelah setiap fase, untuk mengevaluasi kemajuan proyek,

kemungkinan keberhasilan, dan kompatibilitas dilanjutkan dengan tujuan

organisasi

– Pada akhir fase konsep, tim proyek bisa menyajikan informasi untuk fakultas, presiden dan anggota staf lain yang dijelaskan pilihan yang berbeda untuk meningkatkan penggunaan teknologi, analisis apa yang dilakukan perguruan tinggi kompetitor dan hasil survei pendapat stakeholder lokal pada subjek permasalahan. Hasil kurang baik bisa mengakibatkan menghentikan proyek pada saat itu dan tidak berinvestasi lebih banyak waktu, tenaga dan uang.