BAB 4 US ULAN DAN HAS IL. kebutuhan yang ditemukan di quality management submodule dalam proses WIP

(1)

BAB 4

US ULAN DAN HAS IL

4.1 Evaluasi

Berdasarkan hasil evaluasi terhadap submodul quality management dalam proses work in process (WIP) di PT. XYZ, maka teridentifikasi adanya kebutuhan (requirement) sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Berdasarkan pada kebutuhan yang ditemukan di quality management submodule dalam proses WIP akan dilakukan analisis untuk dengan menggunakan analisis fit/gap. Kebutuhan ini teridentifikasi karena adanya kekurangan baik dari proses bisnis yang ada maupun secara sistem yang tersedia. Sesuai dengan prosedur analisis yang dilakukan, akan ditemukan fit dan gap dari masing-masing kebutuhan yang telah ditemukan. Dan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, perlu dilakukan customization dan konfiguras i pada proses bisnis maupun sistem yang ada agar kinerja perusahaan dapat meningkat.

4.1.1 Penentuan Requirement Proses Quality Management

Dalam proses produksi di proses WIP, terdapat hubungan antara quality management dan proses produksi WIP yaitu pada sistem nonconformance yang berjalan pada masing-masing proses produksi tire dan tube. Kebutuhan dari sistem nonconformance diidentifikasikan dari setiap tahapan proses nonconformance yang berjalan mulai dari penemuan barang defect produksi,

(2)

proses disposisi, proses corrective action hingga evaluasi yang dilakukan pada proses nonconformance tersebut, hasil wawancara dengan bagian Quality Process Control dan analisis akar masalah yang terdapat di Bab 3. Hasil dari analisis tersebut menghasilkan fit/gap dan menandakan perusahaan membutuhkan perbaikan baik dari sistem dan proses bisnis yang berjalan. Berikut merupakan daftar kebutuhan proses nonconformance dalam proses WIP:

Tabel 4.1 Requirement Quality Management Proses WIP No. Proses Bisnis Kebutuhan/ Requirement 1. Proses dan sistem

nonconformance

Hierarki approval dapat dijalankan sehingga data nonconformance yang tersimpan lebih lengkap. Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem nonconformance secara keseluruhan.

Informasi barang defect terdistribusi kepada bagian terkait.

Kesesuaian antara data stok barang defect di EBS dengan stok barang fisik.

Sistem NCP harus

dapat mendukung kegiatan penelusuran masalah barang. Sistem NCP dapat mendukung evaluasi disposisi barang. Sistem memerlukan locator khusus baik secara fisik maupun data barang defect nonconformance.

(3)

No. Proses Bisnis Kebutuhan/ Requirement

Pemindahan data barang antar locator produksi dapat terkontrol.

2. Proses dan Sistem disposition

Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem disposition secara keseluruhan.

3. Proses dan sistem corrective action

Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem corrective action secara keseluruhan.

4.2 Pengukuran Kinerja Sistem Oracle E-Business Suite Quality Management submodule melalui kuesioner

Dalam pengukuran kinerja sistem Oracle E-Business dalam quality management submodule digunakan sebuah metode penelitian untuk mendapatkan data mengenai kinerja sistem pada proses berjalan. M etode kuisioner adalah salah satu metode yang digunakan untuk mendapatkan data kinerja sistem apakah sistem sudah berjalan sesuai dengan proses bisnis yang ada atau tidak dengan jumlah responden yang banyak untuk meyakinkan data yang didapat sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

Dalam kuesioner ini, 20 responden terlibat dari divisi IT, produksi dan quality. Dalam metode kuesioner ini terdapat 10 pertanyaan yang membahas tentang sistem quality management dalam proses produksi WIP. Adapun cara mengukur tingkat kinerja sistem yang telah dikembangkan adalah dengan menggunakan skala Likert.

(4)

Berikut adalah komposisi nilai yang digunakan dalam kuesioner adalah : Sangat Setuju (SS) memiliki skor 5.

Setuju (S) memiliki skor 4. Netral (N) memiliki skor 3.

Tidak Setuju (TS) memiliki skor 2.

Sangat Tidak Setuju (STS) memiliki skor 1.

M enurut metode Likert yang dipakai akan dihubungkan berdasarkan masalah yang ditemukan dari sistem NCP yaitu dalam proses nonconformance, disposition dan corrective action yang berjalan.

Untuk mengetahui rank kinerja sistem yang akan dipakai dalam Fit/ Gap Analysis adalah :

• Apabila semua responden menjawab sangat tidak setuju, maka jumlah skor terendah adalah 20 x 1 = 20 (nilai minimal).

• Apabila semua responden menjawab sangat setuju, maka jumlah skor tertinggi adalah 20 x 5 = 100 (nilai maksimal).

Sehingga dapat dilihat, range selisih antara 20 sampai 100 adalah 80, sehingga pembagian dan pemisahan rank dapat terbagi menjadi low, medium, dan high.

Dalam pemisahan range rank yang dapat dipakai, maka hasil keseluruhan perlu dibagi 3 sehingga masing-masing range rank adalah 26,6 ≈ 27.

• Jumlah skor antara 20 – 46 diberi rank Low yaitu tidak terlalu penting. • Jumlah skor antara 47 - 73 diberi rank Medium yaitu penting.

(5)

4.3 Pengukuran Kinerja Sistem NCP

Didalam pengukuran kinerja sistem NCP yang mencakup proses nonconformance, disposition dan corrective action dilakukan pada 20 responden yang terdiri dari 6 staf divisi IT, 6 staff divisi produksi dan 8 staff divisi quality. Pertanyaan-pertanyaan yang diberikan mengenai proses bisnis dan kinerja sistem yang berjalan dalam sistem NCP.

• Pertanyaan 1

Dalam sistem Oracle E-Business Suite, setujukah Anda apabila peran hierarki approval dalam mendukung proses nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP dikatakan penting?

Tabel 4.2 Hasil kuesioner pertanyaan 1 sistem NCP Pilihan Jawaban Jawaban

Pertanyaan 1 Bobot Total Sangat Setuju 8 5 40 Setuju 6 4 24 Netral 4 3 12 Tidak Setuju 2 2 4

Sangat Tidak Setuju 0 1 0

Jumlah 20 80

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 1, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 80 atau 80% yang menunjukkan pada tingkat high.

(6)

• Pertanyaan 2

Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dikatakan dapat membantu dalam sistem NCP dalam proses produksi WIP?

Tabel 4.3 Hasil kuesioner pertanyaan 2 sistem NCP

Pilihan Jawaban Jawaban Pertanyaan 2 Bobot Total

Sangat Setuju 5 5 25

Setuju 8 4 32

Netral 5 3 15

Tidak Setuju 1 2 2

Sangat Tidak Setuju 1 1 1

Jumlah 20 75

• Pertanyaan 3

Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat membantu dalam proses Disposition dalam proses produksi WIP?

Sangat Setuju 5 5 25

(7)

Tidak Setuju 4 2 8 Sangat Tidak

Setuju

2 1 2

Jumlah 20 69

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 3, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 69 atau 69% yang menunjukkan pada tingkat medium.

• Pertanyaan 4

Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat membantu dalam proses corrective action dalam proses produksi WIP?

Sangat Setuju 2 5 10 Setuju 4 4 16 Netral 4 3 12 Tidak Setuju 5 2 10 Sangat Tidak Setuju 5 1 5 Jumlah 20 53

(8)

• Pertanyaan 5

Setujukah Anda apabila pendistribusian informasi mengenai barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?

• Pertanyaan 6

Setujukah Anda apabila kesesuaian data stok barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?

(9)

Netral 4 3 12 Tidak Setuju 4 2 8 Sangat Tidak Setuju 5 1 5 Jumlah 20 55

• Pertanyaan 7

Setujukah Anda apabila sistem Oracle E-Business Suite dapat mendukung penelusuran barang defect pada sistem NCP dalam proses produksi WIP?

(10)

• Pertanyaan 8

Setujukah Anda apabila sistem NCP dapat mendukung tindakan evaluasi mengenai disposisi barang dalam proses produksi WIP?

• Pertanyaan 9

Setujukah Anda apabila pengontrolan data jumlah barang defect pada locator khususnya NCP dalam proses produksi WIP dikatakan penting?

(11)

Netral 6 3 18 Tidak Setuju 2 2 4 Sangat Tidak Setuju 0 1 0 Jumlah 20 77

• Pertanyaan 10

Setujukah Anda apabila perpindahan data barang defect antar locator dapat terkontrol dalam proses produksi WIP dikatakan penting?

Tabel 4.11 Hasil kuesioner pertanyaan 10 sistem NCP Pilihan Jawaban Jawaban Pertanyaan 10 Bobot Total

Kesimpulan : Dari hasil analisa pertanyaan 1, maka didapatkan bahwa jumlah nilai yaitu 76 atau 76% yang menunjukkan pada tingkat High.

(12)

4.4 Fit /Gap Analysis

Analisis fit/gap merupakan suatu metode untuk mengevaluasi kebutuhan penggunaan terhadap aplikasi sistem yang ada. M etode ini akan membantu dalam mengidentifikasi apakah kebutuhan yang dimiliki perusahaan dapat ditangani oleh aplikasi sistem yang berjalan. Dalam analisis fit/gap menghasilkan fit atau gap dari sistem keseluruhan yang berjalan. Fit berarti kebutuhan perusahaan sudah dapat ditangani oleh sistem aplikasi yang berjalan, sedangkan gap berarti kebutuhan perusahaan tidak dapat ditangani oleh sistem aplikasi yang berjalan.

Berdasarkan hasil analisis dan evaluasi yang dilakukan terhadap proses bisnis dalam submodul quality management pada proses WIP, khususnya dalam sistem nonconformance dalam PT. XYZ. M aka analisis fit/gap yang dilakukan, disajikan dalam tabel analisis di bawah ini:

(13)

Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap dari Nonconformance EBS

No Requirement Rank Fit Level of EBS

Comments Alternatives Customization

1. Hierarki approval dapat dijalankan sehingga data nonconformance yang tersimpan lebih lengkap. H P Data-data nonconformance yang tersimpan hanya sebatas level pelapor, sehingga pada level selanjutnya data tidak tersimpan, misalnya disposisi barang.

M embuat beberapa

collection plan NCP

untuk masing-masing area produksi WIP. M engatur setting

parent-child collection plan di

sistem EBS dengan pengaturan ”delayed”.

(14)

2 Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem

nonconformance

secara keseluruhan.

H P Sistem nonconformance

belum aktif di EBS, sehingga data-data

nonconformance pada

proses produksi tidak tersedia.

M elakukan perubahan proses bisnis sistem

proses produksi WIP.

M engaktifkan menu

sistem Oracle-EBS.

3. Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem disposition secara keseluruhan.

M P Sistem disposition belum

aktif di EBS, sehingga data-data disposition pada proses produksi tidak tersedia.

disposition pada

M engaktifkan menu

disposition pada sistem

(15)

No Requirement Rank Fit Level of EBS Comments Alternatives Customization

4. Sistem Oracle EBS dapat menangani sistem corrective

action secara

keseluruhan.

M P Sistem corrective action

tidak berjalan, sehingga data-data corrective action pada proses produksi tidak tersedia.

corrective action pada

M engaktifkan menu

corrective action pada

sistem Oracle-EBS.

5. Informasi barang

defect terdistribusi

kepada bagian terkait.

M P Data-data nonconformance yang tersimpan dapat dikirim lewat email hanya pada level KaSie pelapor saja.

M elakukan pembuatan

notification email

sebagai sarana informasi mengenai barang defect ke bagian terkait. Pengaturan notification

(16)

No Requirement Rank Fit Level of EBS Comments Alternatives Customization

email pada level collection element.

6. Kesesuaian antara data stok barang defect di EBS dengan stok barang fisik.

H G Data stok barang defect dengan stok barang fisik sering berbeda.

M elakukan perubahan prosedur kerja untuk bagian quality agar proses keluar masuk barang defect dapat terkontrol.

M engubah template

hold dan disposition tag

(17)

No Requirement Rank Fit Level of EBS Comments Alternatives Customization 7. Sistem NCP harus dapat mendukung kegiatan penelusuran masalah barang.

M G Sistem NCP belum dapat mendukung kegiatan penelusuran masalah barang.

M elakukan perubahan prosedur kerja bagian

quality untuk

melakukan proses

rework in/out kepada

data barang hasil proses NCP untuk mengubah nomor lot produksi.

(18)

8. Sistem NCP dapat mendukung evaluasi disposisi barang.

H G Kertas laporan

penyelesaian tidak pernah kembali ke bagian quality sehingga bagian quality tidak dapat melakukan evaluasi.

Penambahan collection

plan yang mendukung

proses evaluasi yang dihubungkan dengan

collection plan master nonconformance, disposition, corrective action sehingga data

(19)

No Requirement Rank Fit Level of EBS Comments Alternatives Customization 9. Sistem memerlukan

locator khusus baik

secara fisik maupun data barang defect

nonconformance.

H P Barang-barang defect yang merupakan barang NCP dan WIP tercampur menjadi satu locator yang sama.

M embuat locator khusus

barang defect NCP pada setiap proses WIP baik secara aktual maupun secara data.

Pembuatan locator, misalnya: locator NCP

mixing, extruding,

building, SA, curing dan SFG.

(20)

No Requirement Rank Fit Level of EBS Comments Alternatives Customization 10. Pemindahan data barang antar locator produksi dapat terkontrol.

H F Pemindahan data barang antar locator produksi dapat dikontrol dengan transaksi M OT.

(21)

Tabel 4.13 Perbandingan Hasil Analisis Fit/Gap

Rank of Requirement

Total Requirement

Oracle -EBS Quality Management Submodule F G P H 6 1 2 3 M 4 0 1 3 L 0 0 0 0 10 1 3 6 Keterangan:

Berdasarkan analisis fit/gap yang dilakukan, didapat hasil berupa terdapat 1 requirement yang fit, 3 requirement yang gap dan 6 requirement yang partial.

Gambar 4.2 Diagram Pemenuhan Requirement Fit/Gap pada Oracle EBS Quality Management

(22)

Setelah aplikasi Oracle EBS pada PT. XYZ dianalisis, maka diperoleh hasil berupa 10% fit, 30% gap dan 60% partial fit dalam memenuhi requirement dalam submodul quality management.

Sebenarnya aplikasi ini sudah hampir memenuhi kebutuhan perusahaan, tapi karena masih ada kekurangan dalam melakukan customization, maka aplikasi ini masih memiliki 60% partial fit dan masih dapat dikembangkan. Apabila customization terhadap 60% partial fit di sistem berhasil dilakukan, maka degree of fit dari sistem akan meningkat menjadi 70%. Oleh karena itu aplikasi ini masih dapat dikatakan baik dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Tabel 4.14 Tabel Rekomendasi Pengembangan

No. Resolutions Bussiness

/Technical

Priority

1. M embuat beberapa collection plan NCP untuk masing-masing area produksi WIP.

T H

2. M engatur setting parent-child collection plan di sistem EBS dengan pengaturan ”delayed”.

T H

3. M elakukan perubahan proses bisnis sistem nonconformance pada proses produksi WIP.

B H

4. M elakukan perubahan proses bisnis sistem disposition pada proses produksi WIP.

B M

(23)

corrective action pada proses produksi WIP. 6. M elakukan pembuatan notification email

sebagai sarana informasi mengenai barang defect ke bagian terkait.

T M

7. M elakukan perubahan prosedur kerja untuk bagian quality agar proses keluar masuk barang defect dapat terkontrol.

B H

8. M engubah template hold tag dan disposition tag.

B H

9. M elakukan perubahan prosedur kerja bagian quality untuk melakukan proses rework in/out kepada data barang hasil proses NCP untuk mengubah nomor lot produksi.

B M

10. M anambahkan collection element yang mendukung proses evaluasi sehingga data evaluasi dapat tercatat.

T H

11. M embuat locator khusus barang defect NCP pada setiap proses WIP baik secara actual maupun secara data.

B H

12. M engaktifkan menu nonconformance, disposition dan corrective action.

(24)

M aka dari hasil analisis tabel rekomendasi pengembangan yang ada, dapat dilihat adanya pengembangan yang dapat dilakukan yaitu:

¾ Pengembangan dari aspek bisnis

o M elakukan perubahan proses bisnis sistem nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP.

o M elakukan perubahan struktur organisasi dan prosedur kerja untuk bagian quality agar proses keluar masuk barang defect serta dalam proses rework in/out kepada data barang hasil proses NCP dapat terkontrol.

o M engubah template hold tag dan disposition tag.

o M embuat locator khusus barang defect NCP pada setiap proses WIP baik secara aktual maupun secara data.

¾ Pengembangan dari aspek teknis

o M elakukan pengaturan pada collection plan dan collection element nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP hingga tahap evaluasi.

o M elakukan pengaturan hubungan parent-child pada collection plan nonconformance, disposition dan corrective action pada proses produksi WIP.

o M elakukan pembuatan notification email.

o M engaktifkan menu nonconformance, disposition dan corrective action.

(25)

4.5 Pengembangan dari aspek bisnis

4.5.1 Proses Bisnis Umum Nonconformance, Disposition dan Corrective Action

Dari beberapa uraian sebelumnya, akhirnya diusulkanlah proses bisnis serta sistem yang dapat digunakan untuk memperbaiki kinerja sistem sebelumnya. Berikut adalah proses bisnis yang diusulkan untuk nonconformance process:

Flow Nonconformances yang Telah Disederhanakan

PI C Co rr ec tive Actio n

Q ua lit y

PIC D ispo sisi Pr os es Pro du ksi

T ra nsa ksi da ri I nsp ek si

Tr an sa ksi s eca ra In de pe nd en

Ya Ya

Tid ak T ida k

Pro ses Disp os ition dip er luka n? Pe nca ta tan No nc on for m an ce

No nc on for m an ce

Sele sa i Pro ses Disp os ition

C or re ctive Act ion

dip er luka n / le vel ke cac ata n ting gi?

C or re ctive Act ion Se lesa i M ula i

Pe ne ntu an

Co rr ect ive Actio n

Eva lua si

Disp osit ion

Eva lua si Co rr ec tive Actio n Pr ose s C or re ctive Actio n M ula i Pe ne ntu an Dis po sitio n Se lesa i

(26)

Tabel 4.15 Keterangan Flowchart Proses Bisnis Usulan Proses Flowchart Keterangan

M ulai (Transaksi dari

Inspeksi)

Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) pada saat proses inspeksi/pengecekan barang dalam proses produksi.

M ulai (Transaksi dari

Independen)

Proses nonconformance dapat dilakukan apabila terjadi / ditemukan barang defect (barang tidak sesuai standar) diluar dari proses inspeksi/pengecekan barang dalam proses produksi.

Pencatatan Nonconformance

Proses pencatatan data nonconformance oleh bagian produksi terhadap data barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Bagian produksi akan melakukan pemasukkan data barang defect pada sistem EBS.

Proses Disposition Diperlukan?

Proses penentuan apakah data barang defect yang sudah dicatat memerlukan proses disposisi atau tidak.

Apabila data barang defect memerlukan proses disposisi, maka data selanjutnya akan diproses dalam proses disposition. Apabila data barang defect tidak memerlukan proses disposisi, maka data terkait akan dilakukan proses penutupan.

Penentuan Disposition

Penentuan disposition terhadap data barang defect yang tercatat oleh PIC disposition, penentuan disposition

(27)

Proses Flowchart Keterangan

berdasarkan hasil analisis, pelacakan masalah yang terjadi pada barang defect bersangkutan.

Proses Disposition Berdasarkan disposisi yang telah ditentukan oleh PIC disposition, bagian produksi akan melakukan disposisi pada barang defect yang sudah ditentukan disposisinya.

Disposition Evaluation

Bagian quality akan melakukan pengecekan pada proses disposisi barang yang sudah dilakukan oleh bagian produksi. Nonconformance

Selesai

Proses penyelesaian terhadap data barang defect yang sudah di disposisi dan setelah dilakukan proses evaluasi oleh bagian quality.

Corrective Action diperlukan / level kecacatan tinggi?

Proses penentuan apakah barang defect yang ditemukan memerlukan proses corrective action atau tidak (penentuannya berdasarkan defect level data barang defect nonconformance). Apabila data barang defect memerlukan proses corrective action, maka data selanjutnya akan diproses dalam corrective action.

Apabila data barang defect tidak memerlukan proses corrective action, maka data akan di-close.

Penentuan Corrective Action

Penentuan corrective action terhadap masalah defect yang tercatat oleh PIC corrective action, Penentuan corrective action berdasarkan hasil analisis, pelacakan masalah sehingga

(28)

Proses Flowchart Keterangan

membentuk satu kesimpulan akhir yang nanti diterapkan. Proses Corrective

Action

Berdasarkan corrective action yang telah ditentukan oleh PIC corrective action, bagian bersangkutan akan melakukan tindakan corrective action pada masalah yang terjadi.

Evaluasi Corrective Action

Bagian quality akan melakukan pengecekan pada proses pelaksanaan corrective action yang sudah dilakukan oleh bagian bersangkutan.

Corrective Action Selesai

Proses penutupan terhadap masalah defect dan setelah dilakukan proses evaluasi corrective action oleh bagian quality.

(29)

4.5.2 Proses Nonconformance Baru

(30)

Tabel 4.16 Keterangan Flowchart Proses Nonconformance Flowchart Proses

Nonconformance

Keterangan

Produksi Sebuah proses yang dilakukan oleh bagian produksi untuk mengubah dan menjadikan bahan baku menjadi sesuatu yang diperlukan untuk tahap selanjutnya. Proses produksi antara lain proses mixing, extruding, SA, building, curing dan SFG.

Barang defect atau tidak? Pengecekan oleh bagian produksi terhadap produk di masing-masing proses yang dijalankan oleh proses produksi. Pengecekan secara visual yang dilakukan untuk melihat apakah barang sesuai standar atau tidak. Apabila hasilnya NG, maka akan masuk dalam proses NCP.

PROSES NCP

M emisahkan barang defect

Bagian produksi akan melakukan pemisahan barang defect dari barang lain yang sesuai dengan standar.

Penulisan Tanda sementara pada barang

defect

Penulisan tanda pada barang yang defect sehingga tidak dipakai produksi dan menunggu hasil disposisi pada barang.

(31)

Flowchart Proses Nonconformance

Keterangan

Lapor pada Leader Operator produksi melaporkan pada leader mengenai barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Penulisan data pada

Form Defect Produksi

Leader akan melakukan pencatatan data NCP didalam sebuah form defect produksi, yang nantinya form defect akan diberikan kepada bagian pengisian.

M embuat MOT ke loc NCP

M elakukan proses M OT yang digunakan untuk mengirimkan data barang defect ke locator khusus NCP dan melakukan proses allocate terhadap data yang telah di M OT.

EQR NCP sistem EBS M elakukan proses entry quality result terhadap data barang defect secara EBS (collection plan NCP) dan akan memakai No. hold tag yang dihasilkan sistem EBS untuk mengisi hold tag yang akan menempel di barang defect dan melakukan pencetakan hold tag berdasarkan informasi barang defect yang dimasukkan.

Setelah bagian pengisian memasukkan data barang defect, maka secara otomatis sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi untuk melakukan persetujuan dan bagian quality process control untuk melakukan transact pada sistem EBS.

(32)

Keterangan

M enempelkan hold tag ke barang

Bagian produksi akan menempelkan hold tag kepada barang defect yang bersangkutan.

Persetujuan + keputusan KASIE

Produksi

Kepala seksi produksi akan menerima notifikasi email untuk meminta persetujuan melalui sistem EBS berdasarkan data NCP yang dimasukkan oleh bagian produksi di lapangan.

Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala departemen setelah kepala seksi produksi melakukan persetujuan.

Persetujuan KADEPT Produksi

Kepala departemen akan menerima notifikasi email untuk meminta persetujuan melalui sistem EBS.

Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian quality process control setelah kepala departemen melakukan persetujuan.

M enentukan level defect

Bagian quality process control akan menentukan level defect pada data NCP setelah mendapat notifikasi email. Level defect ini berfungsi sebagai informasi tingkat data NCP dalam keadaan penting atau tidak dan juga (high/low).

(33)

Keterangan

Engineer (QJE) di lapangan untuk mengumpulkan informasi lebih dari lapangan terkait data NCP tersebut. Diperlukan Disposition? Bagian quality process control melihat keputusan yang

dibuat oleh kasie produksi, apabila keputusan yang dihasilkan adalah diperlukannya proses disposisi maka bagian quality process control akan menentukan PIC disposisi, melakukan transact atas barang defect yang sudah di M OT ke locator NCP.

Diperlukan Corrective action?

Defect level bernilai “high” akan menjadi penentu diperlukannya proses corrective action dan akan menentukan hubungan parent-child antara NCP master plan dan corrective master plan.

Proses Corrective action Proses penentuan tindakan corrective action sesuai dengan masalah yang ditemukan dalam proses nonconformance. Selain itu, proses penentuan corrective action dapat juga dilakukan apabila dibutuhkan pengembangan dan peningkatan kinerja dalam proses produksi.

Proses Disposition Proses penentuan disposisi barang defect sesuai dengan masalah yang ada dalam proses nonconformance (NCP)

(34)

Keterangan

yang akan menghasilkan perbaikan mengenai barang defect yang ditemukan.

Rework Out/In untuk M engganti Nomor Lot

Bagian quality process control akan melakukan proses rework out/ in untuk mengganti dan menandai nomor lot produksi setelah mendapatkan notifikasi email sehingga barang hasil disposisi (barang hasil proses NCP) tidak bercampur dengan barang yang bukan hasil proses NCP. Termasuk barang scrap? Pemilahan data NCP yang disposisi “scrap” atau

disposisi biasa. MOT loc NCP ke

Onhand

Bagian quality control process akan melakukan proses MOT dan allocate berdasarkan nomor lot yang sudah diproses dengan proses rework out/in kepada bagian produksi bersangkutan sesuai dengan disposisi yang ditentukan.

MOT loc NCP ke Scrap Bagian quality control process akan melakukan proses MOT dan allocate berdasarkan nomor lot yang sudah diproses dengan proses rework in /out kepada bagian waste control karena disposisi “scrap”.

M enempelkan Disposition Tag

Bagian quality process control akan mencetak disposition tag dan menempelkan disposition tag

(35)

Keterangan

kepada barang defect diproses produksi berdasarkan disposisi yang ditentukan.

Transact MOT dari loc NCP

Bagian produksi akan melakukan proses transact terhadap data barang NCP yang sudah terdapat disposition tag berdasarkan nomor M OT yang tertera di disposition tag.

Eksekusi Disposition Bagian produksi akan melakukan disposisi barang berdasarkan disposition tag yang sudah tertempel di barang.

Evaluasi? Pemilahan mengenai hasil evaluasi yang dilakukan oleh quality control process, bernilai OK dan Not Good. Evaluasi Disposition Bagian quality control process akan melakukan evaluasi

mengenai disposisi barang yang dilakukan oleh bagian produksi atau waste control dan dimasukkan dalam sistem EBS.

Apabila bernilai OK, maka bagian quality process control dapat mengubah status data NCP menjadi “close” dan akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi quality process control untuk melakukan closing.

(36)

Keterangan

Apabila bernilai NG, maka bagian produksi akan membuat nomor hold tag baru untuk barang tersebut dan memproses ulang barang tersebut.

M embuat Hold Tag Baru (M embuat Proses NCP

Kembali)

Apabila hasil Not Good pada saat evaluasi, maka bagian produksi dapat memasukkan data defect baru pada sistem NCP dalam Oracle EBS dengan mengulangi prosedur yang sama.

Persetujuan Kasie NCP untuk Closing

Setelah status data corrective action atau disposisi menjadi “close”, maka kepala seksi quality process control dapat melakukan proses closing terhadap data bersangkutan.

M embatalkan proses MOT to loc NCP

Apabila KaSie dan KaDept melakukan pembatalan pada persetujuan barang defect dalam sistem NCP, maka bagian produksi akan membatalkan transaksi M OT ke locator NCP sesuai dengan No. Hold Tag.

(37)

4.5.3 Proses Disposition Baru

(38)

Tabel 4.17 Keterangan Flowchart Proses Disposition Flowchart Proses Disposition Keterangan Transact MOT ke loc NCP

Bagian quality process control melakukan proses transact terhadap data barang defect yang dikirimkan tadi dan nantinya secara otomatis akan menambah stok barang defect di locator NCP karena dalam hal ini bagian quality process control bertanggung jawab akan stok barang di locator NCP.

Penentuan PIC Disposisi

Bagian quality process control menentukan PIC disposisi terhadap data barang defect berdasarkan data NCP yang diterima:

¾ Defect WIP kepada bagian R&D ¾ Final Product kepada bagian QA

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada PIC disposisi sesuai dengan yang ditentukan oleh bagian quality process control.

Analisis M asalah Tube/Tire

Bagian PIC disposisi akan menerima notification email mengenai masalah data NCP dan dapat mengecek dalam sistem EBS dan berdasarkan laporan itu, PIC disposisi akan melakukan analisis masalah untuk mengetahui penyebab masalah.

(39)

Flowchart Proses Disposition

Keterangan

Penentuan Disposisi Tube/Tire

Bagian PIC disposisi akan menentukan disposisi yang sesuai dengan masalah yang ditemukan dan akan memasukkannya kedalam sistem EBS.

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada kepala seksi PIC disposisi untuk melakukan pengecekan dan persetujuan terhadap hasil disposisi tersebut.

Persetujuan Disposition oleh

KaSie Tire/Tube

Bagian kepala seksi PIC disposisi akan menerima notification email untuk meminta persetujuan secara sistem EBS terhadap hasil disposisi yang sudah ditentukan.

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada kepala departemen PIC disposisi untuk melakukan persetujuan.

Persetujuan Disposition oleh

KaDept Tire/Tube

Kepala departemen PIC disposisi akan menerima notification email untuk meminta persetujuan secara sistem EBS.

Disposition Scrap?

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada kepala divisi plant apabila hasil disposisi bernilai “scrap” namun apabila bukan “scrap” maka

(40)

Flowchart Proses Disposition

Keterangan

notification email langsung ke bagian quality process control untuk melakukan proses rework out/in.

Persetujuan oleh KA. Divisi Plant

Kepala divisi plant akan melakukan persetujuan/approval secara EBS setelah menerima notification email apabila disposisi yang dilakukan bernilai “scrap”.

Sistem EBS akan mengirimkan notification email kepada bagian quality process control untuk melakukan proses rework in/out.

(41)

4.5.4 Proses Corrective action Baru P ro se s C or re cti v e Ac tio n Pro d u k s i

Corrective Action

Q-PC PI C Correc ti ve A ct ion Q JE Ti d a k Ya C o rre c tiv e Ac tio n C lo s e ? 2 M e n e n tu ka n A ka r M a s a la h M e n g u m pu l k a n d a ta te rk a it N CP Me l a k u ka n An a l i s a D a ta C or re cti v e M e n e n tu ka n ti n d a ka n c or re cti v e , p r ev e n ti ve d a n c o n ta i nm e n t M u la i E ntr i D a ta C AR Re q u e st M e m as u k k an d a ta ta m b a h an k e EBS Pe n e n tu a n PIC Co rre c ti ve Ac ti o n Pe n e ntu a n Ba ta s Wa k tu M em a s u k ka n d a ta h a si l a n a li s a d a n ti n d ak a n a k hi r c o rre c tiv e k e E BS P e rse tu j u a n Ka si e NC P u n tu k C l os i n g M e l ak u k a n Ev al u a s i Ti n d ak a n Co rr e cti v e Se le s a i

(42)

Tabel 4.18 Keterangan Flowchart Proses Corrective Action Flowchart Proses

Corrective Action

Keterangan

Entri Data CAR Request CAR bisa dilakukan apabila diperlukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan dan mengembangkan kinerja produksi. CAR dapat dimasukkan langsung apabila ditemukan masalah yang memerlukan tindakan corrective action.

M engumpulkan data terkait NCP

Bagian Quality Junior Engineer (QJE) akan melakukan pengumpulan data terhadap masalah data NCP yang terkait, sesuai dengan notifikasi email yang diterima pada saat bagian quality process control menentukan defect level high.

M emasukkan data tambahan ke EBS

Bagian Quality Junior Engineer (QJE) memasukkan data-data yang sudah dikumpulkan kedalam sistem EBS.

Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian quality process control untuk menentukan PIC corrective action yang sesuai terhadap masalah tersebut.

Penentuan PIC Corrective Action

Bagian quality process control menentukan PIC corrective action (apabila level defect “high”) terhadap

(43)

Flowchart Proses Corrective Action

Keterangan

masalah data NCP yang diterima oleh: ¾ Bagian Produksi

¾ Bagian Quality ¾ Bagian R&D

Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada PIC corrective action sesuai dengan yang ditentukan oleh bagian quality process control.

Penentuan Batas Waktu Bagian quality process control menentukan batas waktu mengenai tindakan corrective action yang harus ditentukan oleh PIC corrective action.

M elakukan Analisis Data Corrective

Bagian PIC corrective action akan menerima notifikasi email mengenai masalah yang memerlukan tindakan perbaikan dan dapat mengecek dalam sistem EBS dan berdasarkan laporan itu, PIC corrective action akan melakukan analisis data-data terkait.

M enentukan Akar M asalah

Bagian PIC corrective action akan menentukan akar penyebab terhadap masalah yang ditemukan.

M enentukan tindakan corrective, preventive

dan containment

Bagian PIC corrective action akan menentukan: ¾ tindakan corrective: tindakan perbaikan ¾ tindakan preventive: tindakan pencegahan

(44)

Keterangan

¾ tindakan containment: tindakan penahanan M emasukkan data hasil

Analisis dan tindakan akhir corrective ke EBS

Bagian PIC corrective action akan memasukkan data hasil analisis, root cause dan tindakan corrective, preventive atau containment kedalam sistem EBS. Sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada bagian quality process control untuk melakukan evaluasi tindakan perbaikan.

M elakukan Evaluasi Tindakan Corrective

Bagian quality process control akan melakukan evaluasi terhadap usulan tindakan perbaikan yang diberikan oleh bagian PIC corrective action berdasarkan batas waktu yang ditentukan oleh bagian quality process control.

Corrective action Close? Apabila tindakan perbaikan yang telah ditentukan sudah dijalankan dengan baik pada saat dievaluasi, maka bagian quality control process harus mengubah status data corrective menjadi “close” dan sistem EBS akan mengirimkan notifikasi email kepada kepala seksi quality untuk melakukan proses closing.

Apabila pada saat dievaluasi tidak berjalan sesuai yang ditentukan, maka bagian PIC corrective action harus

(45)

Keterangan

melakukan analisis dan menentukan tindakan perbaikan ulang terhadap data bersangkutan.

Persetujuan kasie NCP untuk Closing

Setelah status data corrective action atau disposisition menjadi “close”, maka kepala seksi quality process control dapat melakukan proses closing terhadap data bersangkutan.

(46)

4.5.5 Perubahan S truktur Organisasi dan Prosedur Kerja 4.5.5.1 S truktur Organisasi Baru

Setelah melakukan evaluasi dan penyesuaian akan rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan struktur organisasi yang berjalan pada PT. XYZ mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka diketahui adanya kebutuhan akan penambahan personil baru yang bertugas sebagai pengontrol terhadap barang defect NCP di masing-masing area produksi. Hal ini digunakan untuk melakukan penyesuaian terhadap struktur organisasi yang berjalan sehingga menghasilkan struktur organisasi baru.

Board of Director Marketing & Purchasing Manufacturin g & R&D Finance & Administratio i Group Function IT & BPRE HRD & GA Marketing Purchasing Sales 1 Sales 2 Marketing Sales Sub Dept 1 Sub Dept 2 QA QC QA QC Plant PPC Production 1 Production 2 FI Engineering Utilities & Building Engineer 1 Engineer 2 R&D Research Prod. Developmen Proc. Developmen

Fin & ACC

HRD

GA

Finance

Accounting

(47)

Didalam struktur organisasi yang baru dapat dilihat bahwa terdapat penambahan bagian baru dalam departemen Production 1 yaitu Quality Junior Engineer atau QJE. Penambahan bagian QJE dalam departemen bagian produksi mensolusikan kebutuhan mengenai bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengumpulan data-data yang menyebabkan barang defect. Penambahan ini diletakan dibagian produksi karena bagian produksi lebih memahami dan mengetahui hal-hal apa saja yang diperlukan dalam mengumpulkan data-data yang menyebabkan barang defect. Selain itu hal ini bertujuan untuk meningkatkan kontrol terhadap masalah kualitas produk yang dihasilkan pada masing-masing proses produksi WIP. Berikut merupakan tanggung jawab dari QJE:

¾ Quality Junior Engineering (QJE),

Quality Junior Engineering (QJE), dimana tugasnya adalah sebagai berikut: mengumpulkan data-data yang terkait dengan barang defect yang ditemukan selama proses produksi. Dimana data-data tersebut akan digunakan untuk kepentingan analisis corrective action. Data yang telah dikumpulkan nantinya akan dimasukkan dalam sistem EBS yang nantinya akan diteruskan dalam proses penentuan tindakan corrective oleh PIC corrective action.

(48)

4.5.5.2 Perubahan Prosedur Kerja

Setelah melakukan evaluasi dan penyesuaian akan rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS yang berjalan pada PT. XYZ mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action diperlukan juga penyesuaian serta perubahan prosedur kerja karyawan yang terkait mengenai sistem NCP sehingga rekomendasi sistem NCP yang baru dapat berjalan dan dikontrol dengan baik.

Berikut ini merupakan daftar penambahan job description yang disesuaikan pada beberapa bagian, seperti:

¾ Bagian QC (Process Control Analyst)

M emiliki perubahan job description PIC NCP / PCA, seperti berikut:

• Mengontrol kondisi barang defect.

• Melakukan proses move transfer order (MOT) barang ke loc. stok on hand apabila disposisi barang telah ditentukan oleh bagian PIC disposisi.

• Melakukan proses transact pada data barang defect yang masuk dari bagian produksi.

• Menentukan defect level.

• Menentukan PIC disposisi dan PIC corrective action • Mengupdate status barang defect.

(49)

• Menentukan destination locator pada stok barang defect yang akan dilakukan proses MOT.

• Menentukan deadline batas penganalisisan proses corrective action.

• Melakukan evaluasi terhadap hasil disposisi dan hasil corrective action.

• Melakukan proses rework in/out pada data barang sebelum dilakukannya proses M OT data barang defect ke loc. stok on hand produksi. Hal ini akan berdampak pada perubahan no. lot produksi menjadi no.lot produksi hasil disposisi sebagai pembantu dalam penelusuran data barang.

¾ Bagian Production 1 dan 2

Bagian Produksi pada semua area produksi WIP memiliki perubahan tugas yaitu:

• Melakukan proses move order transfer data barang defect ke locator NCP.

• Melakukan proses transact berdasarkan no. MOT from NCP yang tertera pada disposition tag.

• Bagian leader produksi membuat sebuah daftar form defect produksi pada setiap area produksi.

(50)

• Bagian KaSie produksi, KaDept produksi, KaSie disposisi, KaDept disposisi dan Kadiv plant melakukan pengecekan data defect dan melakukan approval melalui sistem Oracle EBS.

• Melakukan pengecekan secara aktual dan data barang defect pada sistem Oracle EBS.

¾ PIC disposition

PIC disposition dimana tugasnya adalah sebagai berikut: mengontrol dan menganalisis data-data barang defect untuk kemudian menentukan disposisi barang serta memasukkan hasil analisis kedalam sistem Oracle EBS.

¾ PIC corrective action

PIC corrective action dimana tugasnya adalah sebagai berikut: M engontrol dan menganalisis data-data yang telah dikumpulkan oleh QJE, kemudian membuat kesimpulan berupa tindakan corrective, preventive dan containtment dan memasukkan hasil analisis kedalam sistem Oracle EBS.

(51)

4.5.6 Perubahan Template Hold Tag, Disposisi Tag dan Form Defect WIP 4.5.6. 1 Catatan Mutu untuk Hold Tag

Setelah melakukan evaluasi dan penyesuaian akan rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Hold Tag. Catatan ini digunakan untuk memberikan tanda terhadap barang defect yang akan ditahan.

Gambar 4.8 Catatan M utu Hold Tag

Dalam catatan mutu hold tag ini akan dicetak 2 rangkap yaitu rangkap 1 akan ditempel dibarang defect, sedangkan rangkap 2 digunakan untuk dokumentasi seksi pelapor produksi. hold tag

(52)

ini terdapat penambahan atribut informasi yang berguna untuk mengontrol data barang defect baik secara actual dan data seperti:

o No. MOT to NCP ( berguna sebagai penanda no. M OT barang defect tersebut, sehingga bagian PCA atau PIC NCP dapat melakukan transact berdasarkan nomor tersebut)

4.5.6.2 Catatan Mutu untuk Disposisi Tag

Setelah melakukan evaluasi dan penyesuaian akan rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Disposition Tag. Catatan ini digunakan untuk memberikan tanda terhadap barang defect yang akan didisposisi.

(53)

Dalam catatan mutu disposisi tag ini akan dicetak 2 rangkap yaitu rangkap 1 akan diserahkan pada PCA / PIC NCP, sedangkan rangkap 2 yang akan ditempelkan pada barang. Disposisi tag ini terdapat penambahan atribut informasi yang berguna seperti:

o No. disposisi (berguna sebagai nomor identifikasi hasil disposisi pada sistem Oracle EBS).

o Destination locator (berisi mengenai locator tujuan proses MOT terhadap data barang defect yang dilakukan oleh PCA/ PIC NCP).

o No. MOT from NCP (berguna sebagai penanda no. M OT barang defect tersebut, sehingga bagian produksi dapat melakukan transact berdasarkan nomor tersebut).

4.5.6.3 Catatan Mutu untuk Form Defect Produksi

Setelah melakukan evaluasi dan penyesuaian akan rekomendasi usulan proses bisnis yang baru dengan sistem Oracle EBS mengenai sistem NCP yaitu Nonconformance, Disposition dan Corrective Action maka terdapat penyesuaian yang mencakup catatan mutu terkait sistem NCP seperti Form Defect produksi. Catatan ini digunakan untuk mencatat barang-barang defect yang ditemukan pada saat produksi. Data-data yang ada di dalam form ini akan dimasukkan ke dalam Oracle EBS oleh leader.

(54)

Gambar 4.10 Catatan M utu Form Defect Produksi

4.5.7 Pembuatan Locator Khusus Nonconformance

Berdasarkan rekomendasi usulan mengenai proses bisnis sistem NCP dan juga rekomendasi sistem NCP dalam Oracle EBS, maka dalam mempermudah pengontrolan barang defect dilakukan pembuatan beberapa locator baik secara fisik maupun dalam sistem Oracle EBS. Pembuatan locator khusus sistem nonconformance bertujuan agar data barang defect produksi dengan sisa produksi tidak bercampur. Sehingga dalam pengontrolan data barang defect setiap proses produksi WIP dapat dengan mudah dilakukan oleh bagian PCA/ PIC NCP. Locator yang dibuat adalah sebagai berikut:

¾ Locator sistem EBS yaitu locator NCP

¾ Locator aktual produksi: locator NCP Mixing, Extruding, SA, Building, Curing dan SFG.

(55)

4.6 Pengembangan dari aspek teknis ( Kustomisasi )

4.6.1 Setting Akhir Collection plan Sistem Nonconformance, Disposition dan Corrective Action

Konsep pengaturan dalam sistem E-Business Suite Oracle Application dalam submodul quality management secara umum adalah sebagai berikut:

• Semua data yang berkaitan dengan pengecekan parameter proses (seperti temperatur mesin dan sebagainya) dan pengecekan visual akan disimpan dalam elemen-elemen yang sudah ditentukan pada collection plan di masing-masing proses.

• Semua collection plan yang telah dibuat memiliki sebuah ID plan tersendiri yang digunakan sebagai kode unik untuk memanggil data-data elemen yang sudah diisi oleh operator di lapangan/produksi. • Jumlah collection plan yang mendukung proses nonconformance

dalam work in-process disesuaikan dengan proses-proses yang ada dalam work in-process seperti mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG.

Konsep pengaturan collection plan yang dipakai, khususnya pada submodul quality management yang mendukung sistem nonconformance di program E-Business Suite adalah sebagai berikut:

(56)

Tabel 4.19 Nama Collection plan No. Proses

WIP

Nonconformance Master

Disposition Master & Child

Corrective action Master & Child 1. Proses Mixing NCP MASTER MIXING DISP MASTER MIXING DISP CHILD MIXING CAR MASTER MIXING CAR CHILD MIXING 2. Proses Extruding NCP MASTER Extruding DISP MASTER Extruding DISP CHILD Extruding CAR MASTER Extruding CAR CHILD Extruding 3. Proses SA NCP MASTER SA DISP MASTER SA DISP CHILD SA CAR MASTER SA CAR CHILD SA 4. Proses Building NCP MASTER Building DISP MASTER Building DISP CHILD Building CAR MASTER Building CAR CHILD Building 5. Proses Curing NCP MASTER Curing DISP MASTER Curing DISP CHILD Curing CAR MASTER Curing CAR CHILD Curing 6. Proses Semi Finish Goods NCP MASTER SFG DISP MASTER SFG DISP CHILD SFG CAR MASTER SFG CAR CHILD SFG

M embuat beberapa collection plan untuk setiap proses produksi work in-process seperti:

• Collection Plan Nonconformance Master

Collection plan nonconformance master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen barang defect produksi dari pelapor, approval kepala seksi produksi, approval kepala departemen produksi, penentuan PIC disposisi, status barang NCP yang dilakukan oleh bagian quality process control serta closing terhadap barang NCP

(57)

• Collection Plan Disposition Master

Collection plan disposition master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen berkaitan dengan disposisi terhadap barang defect NCP yang ditentukan oleh PIC disposisi serta approval yang dilakukan oleh kepala seksi disposisi, kepala departemen disposisi dan depala divisi plant.

• Collection Plan Disposition Child

Collection plan disposition child digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen hasil evaluasi terhadap disposisi barang yang dilakukan oleh bagian produksi atas disposisi barang yang ditentukan di collection plan disposition master.

• Collection Plan Corrective Action Master

Collection plan corrective action master digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data elemen mengenai masalah yang menyangkut penentuan tindakan corrective, penentuan PIC corrective action oleh quality process control, serta closing yang dilakukan oleh kepala seksi quality.

• Collection Plan Corrective Action Child

Collection plan corrective action child digunakan sebagai collection plan yang menyimpan data-data mengenai penentuan tindakan corrective action yang ditentukan oleh PIC corrective action serta hasil evaluasi atas tindakan corrective action tersebut.

(58)

M embuat beberapa collection plan yang telah disesuaikan terhadap rekomendasi usulan proses bisnis NCP yang dibuat untuk masing-masing proses produksi work in-process, yaitu dalam mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG. Dalam setiap collection plan yang dibuat terdapat beberapa collection element yang didapat dari hasil analisis kebutuhan sistem NCP dan juga berdasarkan rekomendasi proses bisnis baru NCP sehingga data NCP lebih lengkap dan dapat menghasilkan laporan NCP yang lengkap.

• Collection Plan Nonconformance Master

Collection plan nonconformance master memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya.

Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.20 Collection Element Nonconformance Master Collection element Element

Type

Prompt Hint Data Type

Reporting Length No Hold Tag Attribute No Hold

Tag

- Sequence 10

Shift Attribute Shift - Character 2

Date Entry Reference Information

Date Entry - Date 11

PRODUCT NAME_Ch Attribute Product Name - Character 15 Item Reference Information Item - Character 15

No MOT to NCP Attribute No MOT to NCP

- Character 15

No Lot Attribute No Lot - Character 15

(59)

Collection element Element Type

Prompt Hint Data Type Reporting Length UOM Reference Information UOM - Character 10

PROBLEM_Ch Attribute Problem - Character 10 PROBLEM

CLARIFICATION_Co

Attribute Problem Clarification

- Comment 100 SIE PELAPOR_Ch Attribute Sie. Pelapor - Character 15

OPERATOR_Ch Attribute Opr - Character 5

Decision Kasie Plp Attribute Decision Kasie Plp

- Character 15 APRV KASIE PLP Attribute APRV

KASIE PLP

Character 10

DATE APRV KASIE PLP Reference Information DATE APRV KASIE PLP Date 11

APRV KADEPT PLP Attribute Aprv KaDept Plp Character 10 DATE APRV KADEPT PLP Reference Information DATE APRV KADEPT PLP Date 11

Defect Level Attribute Defect Level Character 10 Penentuan PIC Disp Attribute Penentuan

PIC Disp Character 15 Tanggal Penentuan PIC Disp Reference Information Tanggal Penentuan PIC Disp Date 11

Status Disp NCP Attribute Status Disp NCP

Character 10

Closing Kasie NCP Attribute Closing Kasie NCP

Character 10

Closing Date Kasie NCP Reference Information Closing Date Kasie NCP Date 11

Penjelasan collection element nonconformance master adalah sebagai berikut:

(60)

Tabel 4.21 Penjelasan Collection Element Nonconformance Master Collection element Penjelasan

No Hold Tag No Hold Tag merupakan elemen unik yang digunakan untuk mengidentifikasikan data barang defect yang di-entry dalam sistem ORACLE-EBS. No. Hold Tag ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat data barang defect yang di-entry oleh pelapor produksi melakukan proses save.

No. Hold Tag ini nantinya akan ditulis dalam hold tag yang ditempelkan di barang defect.

Shift Shift merupakan elemen yang

mengidentifikasian shift kerja karyawan berupa shift 1, shift 2 dan shift 3.

Date Entry Date Entry merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal entry data NCP oleh pelapor produksi.

ProductName defect yang di-entry. Nilainya berupa compound, tread, greentire, tire, tube dan other.

Item Item merupakan elemen yang

(61)

Collection element Penjelasan

di-entry dalam sistem ORACLE-EBS. Contohnya: TM DK, TMDY dan lainnya. No MOT to NCP No MOT to NCP merupakan elemen yang

mengidentifikasikan no. MOT yang terkait pada saat user (pelapor) melakukan proses MOT barang defect di Loc stock on hand produksi ke locator NCP.

No Lot No Lot merupakan elemen yang

mengidentifikasikan nomor lot produksi barang dimana ditemukan kondisi defect. M isal: C3 K 28072010.

Qty_ch Qty_ch merupakan elemen yang mengidentifikasikan jumlah barang defect yang ditemukan dalam proses produksi.

UOM UOM merupakan elemen yang mengidentifikasikan satuan jumlah barang defect yang ditemukan. Contohnya: KG, KTB, Gram dan lainnya.

Problem_ch Problem_ch merupakan elemen yang mengidentifikasikan masalah yang ditemukan pada barang hasil produksi. M isalnya: Yake

(62)

(untuk barang yang terlalu matang),M H(-) (untuk kadar MH yang kurang dari standar). Problem_Clarification_Ch Problem_Clarification_Ch merupakan elemen

yang mengidentifikasikan penjelasan mengenai masalah yang ada.

SIE PELAPOR_Ch Sie.Pelapor merupakan elemen yang mengidentifikasikan grup bagian produksi per masing-masing area. Contohnya: sie. mixing, extruding, building, SA, curing dan SFG.

OPERATOR_Ch Operator merupakan elemen yang

mengidentifikasikan ID pekerja yang melakukan pengisian data barang defect dalam sistem ORACLE-EBS.

Decision Kasie Plp Decision kepala seksi Plp merupakan elemen yang mengidentifikasikan penentuan keputusan kasie terhadap barang defect yang ditemukan dalam proses produksi. Pilihan keputusan ini adalah sebagai berikut:

Repair/Resize,Straining Blending, Blending/Rework, Cement, Claim ke Supplier,

(63)

APRV KASIE PLP APRV KASIE PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh kepala seksi produksi. Nilainya adalah accept dan reject.

DATE APRV KASIE PLP DATE APRV KASIE PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala seksi produksi.

APRV KADEPT PLP APRV KADEPT PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan approval yang dilakukan oleh kepala departemen produksi. Nilainya adalah accept dan reject.

DATE APRV KADEPT PLP

DATE APRV KADEPT PLP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal approval kepala departemen produksi

Defect Level Defect Level merupakan elemen yang mengidentifikasikan tingkatan terhadap data barang defect yang tercatat. Nilainya adalah high dan low.

(64)

Penentuan PIC Disp Penentuan PIC Disp merupakan elemen yang mengidentifikasikan PIC disposisi yang dipilih untuk menentukan disposisi pada barang defect tersebut.

Tanggal Penentuan PIC Disp

Tanggal Penentuan PIC Disp merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal penentuan PIC disposisi yang dipilih untuk mementukan disposisi pada barang defect. Status Disp NCP Status Disp NCP merupakan elemen yang

mengidentifikasikan status data barang defect yang ada. Berupa: close, analisis, evaluasi. Closing Kasie NCP Closing Kasie NCP merupakan elemen yang

mengidentifikasikan status close data barang defect yang ditentukan oleh kepala seksi quality. Closing Kasie NCP diisi setelah adanya evaluasi terhadap disposisi barang berupa: close, not close.

Closing Date Kasie NCP Closing Date Kasie NCP merupakan elemen yang mengidentifikasikan tanggal clos ing oleh kepala seksi quality.

(65)

• Collection Plan Disposition Master

Collection plan disposition master memiliki beberapa elemen yang tersusun didalamnya.

Pengaturan collection element yang dilakukan adalah:

Tabel 4.22 Collection Element Disposition Master Collection

element

Element Type

Prompt Hint Data Type

Reporting Length No Hold Tag Attribute No Hold

Tag

- Sequence 10

No Disposition Attribute No

Disposition

Sequence 15

DISP DATE_Da Attribute Disp. Date Date 11

Disposition Result Attribute Disposition Result

Character 15 Qty Disposision Attribute Qty

Disposision Character 10 Disposition Description Attribute Disposition Description Comment 150

Expired Date Disp Reference Information Expired Date Disp Date 11 NIK Staff Disposition

Attribute NIK Staff Disposition

Character 5 APRV KASIE

DISP

Attribute Aprv Kasie Disp Character 10 DATE APRV KASIE DISP Reference Information DATE APRV KASIE DISP Date 11 APRV KADEPT DISP Attribute Aprv KaDept Disp Character 10 DATE APRV KADEPT DISP Reference Information DATE APRV KADEPT DISP Date 11

(66)

Collection element

Element Type

Prompt Hint Data Type Reporting Length APRV KADIV PLANT Attribute APRV KADIV Character 10 Date Aprv Kadiv

Disp Reference Information Date Aprv Kadiv Disp Date 11 No MOT from NCP Attribute No MOT from NCP Character 15 Destination Locator Attribute Destination Locator Character 15

Penjelasan collection element disposition master adalah sebagai berikut:

Tabel 4.23 Penjelasan Collection Element Disposition Master Collection Element Penjelasan

No Hold Tag

Nomor hold tag merupakan elemen yang mengidentifikasikan no. hold tag terkait dengan data NCP yang ada dalam collection plan nonconformance master

No Disposition

No disposition merupakan elemen unik

yang digunakan untuk mengidentifikasikan data disposisi yang

dimasukkan ke dalam sistem ORACLE- EBS. No disposition ini akan muncul dan tercipta secara otomatis pada saat disposisi dimasukkan oleh PIC disposisi