PEDOMAN WAWANCARA. Sistem Pengendalian Manajemen

PEDOMAN WAWANCARA Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana manajer dalam hal ini pimpinan gereja memastikan bahwa semua orang dalam organisasi telah mengarahkan kemampuannya dalam tanggung-jawab masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi gereja. Sistem pengendalian manajemen diperlukan sebab di dalam organisasi terdapat tiga masalah pokok yaitu Lack of direction (kurangnya arah atau petunjuk) sehingga individu yang diberikan tugas tidak tau arah yang harus dilakukannya; motivational problems (masalah motivasi yang disebabkan karena kepentingan organisasi tidak sejalan dengan kepentingan individu); dan personel limitation (orang yang terbatas dengan kemampuan yang terbatas pula). Untuk memastikan apakah tujuan organisasi telah dicapai, maka terdapat 3 aspek penting yang berperan untuk mengendalikan organisasi, yaitu kontrol terhadap hasil (results controls), kontrol terhadap aksi (action controls), kontrol terhadap individu dan budaya organisasi (people/culture controls).

I. Results Controls

No. Pertanyaan Defenisi/Indikator

1. Apakah GPM memiliki pengukuran tertentu terhadap kinerja pegawai?

Pengukuran yang dimaksud adalah indikator-indikator yang digunakan sebagai ukuran yang menentukan apakah organisasi telah mencapai tujuannya berdasarkan kinerja pegawai. 2. Apakah GPM memiliki

indikator-indikator tertentu untuk mengukur tujuan organisasi pada aras klasis? 3. Apakah lembaga melakukan visitasi terhadap kinerja karyawan?

Visitasi merupakan kegiatan monitoring yang dilakukan organisasi di unit-unit kerja (jemaat) dalam rangka mengevaluasi apakah mereka mencapai tujuan organisasi atau tidak.

4. Apakah hasil visitasi tersebut ditindaklanjuti oleh pimpinan?

auditing kepada pihak

pengelola keuangan? monitoring keuangan terhadap untuk mengevaluasi kinerja keuangan dalam menopang pelaksanaan program.

6. Apakah ada tindak lanjut atas auditing tersebut? • Bila laporan tersebut

dinilai tidak sesuai realisasi.

• Bila pengelola keuangan mempunyai kemampuan atau pemahaman yang terbatas.

7. Apakah GPM melakukan evaluasi kepada pihak auditor & visitator?

8. Apakah terdapat pengaturan target tertentu dalam kinerja?

9. Apakah terdapat

peningkatan dalam penggajian karyawan? Apa kendalanya? Apakah pengaruhnya terhadap kualitas kinerja pegawai? 10. Apakah terdapat bonus

tertentu dalam pencapaian target kerja?

11. Apakah GPM memberikan pembayaran khusus terhadap kinerja pegawai yang dianggap berprestasi? 12. Apakah GPM melakukan

promosi atas kualitas kinerja pegawainya?

13. Apakah GPM menjamin dan melakukan adanya keamanan kerja pada pegawainya?

14. Apakah kinerja pegawai sesuai dengan tugas kerja? Jika tidak sesuai apakah ada bimbingan dari pihak pimpinan organisasi?

15. Apakah gereja memberikan kebebasan, pengakuan, dan hak otonomi untuk pegawai gereja dalam bekerja?

16. Apakah pegawai bekerja tepat waktu?

Apakah pegawai

menyelesaikan pekerjaannya pada waktu yang tepat? 17. Apakah hasil pekerjaan

pegawai dapat dimengerti atau sesuai dengan yang diharapkan? Jika tidak, adakah follow-up yang diberikan bagi mereka? 18. Apakah ada komunikasi

dengan pegawai terhadap hasil kerjanya?

II. Action Controls

No. Pertanyaan Defenisi dan indikator A Behavioral Constrain Perilaku pembatasan pada

sistem khusus 1. Apakah GPM mempunyai

pembatasaan pada akses-akses tertentu yang dianggap sangat penting dalam

organisasi?

Bagaimana realisasinya: • Dijalankan dengan baik

oleh stakeholder yang berkaitan. • Pernah dilanggar. • Adakah tindakan GPM terhadap pelanggaran tersebut. Contoh: dokumen—dokumen rahasia, password pada computer.

Terdapat pembatasan pada akses-akses yang dianggap sangat penting &

menentukan dalam

organisasi.

Realisasi harus berjalan sesuai ketentuan.

2. Apakah terdapat batasan tertentu dalam wewenang atau otoritas pengambilan keputusan?

Terdapat batasan tertentu dalam otoritas pengambilan keputusan.

3. Apakah terdapat batasan tertentu dalam wewenang atau otoritas pemberian tugas di GPM?

B Preaction Reviews 1. Pernakah GPM melibatkan

pegawai organisasi dalam mengkomunikasikan apa yang diinginkan oleh

organisasi dari mereka, dan apa yang pegawai harapkan dari organisasi gereja? Apa respon mereka? Apakah respon mereka mempengaruhi kinerja (pegawai merasa dihargai, bekerja dengan giat, & tepat sasaran)?

Melibatkan pegawai dalam mengkomunikasikan apa yang diinginkan, baik yang diinginkan pegawai maupun organisasi, membantu meringankan kurangnya arah.

2. Apakah lembaga telah melibatkan pegawai dalam hal membuat perencanaan & penganggaran, penyusunan proposal pengeluaran, atau anggaran atas rencana aksi? 3. Apakah ada kegiatan

sosialisasi dan pelatihan untuk sistem RENSTRA yang digunakan GPM?

4. Sejauh mana monitoring lembaga terhadap RENSTRA yang dijalankan di jemaat-jemaat?

5. Apakah ada evaluasi dan tindak lanjut terhadap proses pelatihan dan implementasi di jemaat?

6. Bagaimana peranan RENSTRA dalam mengukur akifitas organisasi? Pada aspek-aspek apa saja RENSTRA dinilai sangat bermanfaat?

7. Apakah Indikator-indikator yang dirumuskan dalam RENSTRA dinilai maksimal dalam mengukur tujuan organisasi gereja?

8. Apakah terdapat kelemahan dalam menggunakan

RENSTRA untuk mengukur tujuan organisasi gereja? C Action Accountability

Melibatkan pegawai yang bertanggung jawab terhadap tindakan yang dilakukan pegawai.

1. Apakah lembaga memiliki job description kepada pegawai. Apakah telah

disosialisasikan?

Apakah pegawai memahami job description mereka?

• Komunikasi job description kepada pegawai.

• Sosialisasi job derscription • pegawai bekerja sesuai job

description 2. Apakah lembaga memiliki

aturan kerja? Apakah pegawai

menggunakan aturan itu dalam bekerja?

Jika tidak, atau belum maksimal bisakah anda memberikan penjelasan?

Adanya penggunaan aturan kerja secara efektif mendukung jalannya pekerjaan dengan baik sesuai prosedur.

3. Apakah lembaga memiliki kebijakan & prosedur kerja? Apakah pegawai bekerja sesuai panduan kerja yang ada?

Penggunaan kebijakan & prosedur kerja.

4. Apakah lembaga melakukan pemeriksaan terhadap bukti kerja seperti laporan

kegiatan, atau biaya dokumentasi auditor, terutama auditor internal?

Terdapat pemeriksaan bukti-bukti kerja, auditor, dsb.

5. Apakah GPM memeriksa bukti kerja?

Apakah bukti yang ada sesuai dengan standar pelaksanaan kegiatan atau tindakan yang dilakukan?

Bukti harus sesuai dengan standar pelaksanaan kegiatan atau tindakan.

6. Apakah lembaga pernah melakukan penyamaran untuk mengetahui kinerja pegawai?

Penyamaran dilakukan dalam memonitoring kinerja karyawan

7. Apakah kegiatan monitoring terhadap kinerja pegawai dilakukan secara berkala? Dalam 1 periode terdapat

Kegiatan monitoring adalah kegiatan yang dilakukan untuk mematikan apakah pegawai melkukan

berapa kali kegiatan

monitoring yang dilakukan? kinerjanya sesuai panduan kerja yang diberikan. 8. Apakah lembaga memiliki

ketentuan kontrak dengan pegawai?

Kontrak adalah

persetujuan kerja yang ditandatangani oleh perusahaan & perusahaan. 9. Apakah pegawai

bertanggung-jawab sesuai kontrak yang disepakati?

10. Apakah ada kode etik atau kebijakan lain yang mengatur tentang perilaku stakeholder pada GPM dalam bekerja?

Kode etik organisasi adalah seperangkat peraturan yang mengatur perilaku orang-orang dalam organisasi.

11. Apakah kode etik itu komprehensif & mencakup hal-hal pertentangan kepentingan & pembayaran yang ilegal atau tidak benar? 12. Apakah kode etik itu

dipahami oleh seluruh stakeholder gereja? 13. Apakah stakeholder

memahami apa yang harus mereka lakukan jika dihadapkan pada perilaku yang tidak benar?

14. Apakah stakeholder waspada & menyadari tentang apa yang benar?

15. Apakah komitmen atas integritas & etis

dikomunikasikan ke seluruh organisasi dalam perkataan & perbuatan.

16. Apakah stakeholder merasakan tekanan untuk melakukan yang benar? 17. Apakah pimpinan atau

stakeholder pernah

melakukan tindakan tidak etis atau tidak benar. 18. Bagaimana tindakan

pimpinan menghadapi pelanggaran tersebut?

19. Apakah stakeholder percaya bahwa apabila ia tertangkap melakukan pelanggaran ia akan terkena

konsekuensinya? 20. Apakah penyimpangan

terhadap kebijakan & standar prosedur akan diinvestigasi 21. Apakah gereja mempunyai

mekanisme pemberian reward dan punishment kepada karyawan? Apakah terdapat kriteria-kriteria tertentu tertentu dalam pemberiannya? Sejauh mana pelaksanaannya?

Reward adalah

penghargaan atas kinerja karyawan. Punishment adalah konsekuensi jika karyawan melanggar aturan organisasi. Seperti hukuman, tidakan disiplin dan sejenisnya.

22. Apakah dalam pemberian rewards dan punishments pernah terjadi

penyimpangan?

Contoh : pilih kasih

D. Redundancy

Menambahkan karyawan atau mesin untuk tugas tertentu yang dianggap sangat penting.

1. Apakah lembaga pernah menugaskan lebih dari satu atau memiliki karyawan cadangan untuk suatu tugas penting dan rahasia?

2. Apakah lembaga pernah memback-up karyawaan tertentu dalam

penugasannya?

3. Apakah lembaga melakukan pembackupan pada fasilitas penting yang digunakan untuk menyimpan kerahasiaan lembaga?

Contoh: computer, lemari, brangkas, dll yang dilengkapi dengan kunci atau kode rahasia.

4. Apakah terdapat pemisahan akses surat berharga pada penataan administrasi? 5. Apakah lembaga melakukan

reviews terhadap persetujuan pengeluaran anggaran? 6. Apakah lembaga melakukan

pra-penetapan kebijakan atas rewards dan punishments? 7. Apakah gereja melakukan

out-sourching terhadap tugas tertentu yang dianggap penting dan mesti professional?

Contohnya: untuk auditing (verivikasi), untuk tugas pengelolaan keuangan, dll.

III.a. Personel Controls

No. Pertanyaan Defenisi/Indikator

1. Apakah pegawai menyadari dan mengetahui skillnya dalam mengerjakan pekerjaan/ tugasnya?

Skill adalah keahlian atau kemampuan individu dalam menangani tugas yang adalah pekerjaannya.

2. Apakah pegawai mengenal kemampuan dirinya dalam menangani tugas yang diberikan organisasi?

3. Apakah pegawai telah membuka diri untuk menerima kritikan dan

bimbingan untuk

mengerjakan tugas yang diberikan?

4. Apakh pegawai memiliki motivasi intrinsik dalam bekerja? Apakah motivasi itu sesuai dengan apa yang diharapkan organisasi darinya? Pernahkah terjadi ketidakcocokan (motivasi karyawan berbeda dengan harapan organisasi)?

Bagaimana sikap karyawan terhadap hal ini? apakah karyawan dalam situasi ini bekerja profesional?

Motivasi intrinsik yang dimaksudkan adalah motivasi individu.

5. Apakah pegawai organisasi memiliki etika dan moralitas yang baik di dalam bekerja? 6. Ketika proses recruitment,

apakah aspek etika dan moralitas adalah salah satu

Rekrutmen adalah proses penyeleksian calon pegawai menjadi pegawai organisasi.

syarat dalam recruitment? 7. Apakah pegawai dapat

dipercaya untuk

mengerjakan tugasnya?

Apakah pegawai

mempercayai dirinya dalam bekerja?

8. Dalam team work, apakah pegawai mampu bekerja sama dan mempercayai kemampuan patnernya dalam melakukan tugas? 9. Di dalam team work, apakah

sesama pegawai

memonitoring dirinya dan patnernya? Apakah pegawai dapat terbuka menerima kritikan dan masukan patnernya? Apakah ketika terjadi selang pendapat karyawan tetap loyal dan profesional dalm melakukan tugas, ataukah karyawan mogok kerja?

Team work adalah team yang dibentuk untuk menangani tugas tertentu.

10. Apakah para pegawai GPM setia melaksanakan tugas organisasi?

11. Dalam situasi tertentu, misalnya pegawai tidak diberikan insentif untuk pekerjaannya, apakah mereka tetap loyal bekerja? 12. Ketika terjadi benturan

motivasi antara pegawai dengan harapan organisasi darinya, apakah pegawai tetap setia bekerja?

13. Ketika terjadi peristiwa yang tidak mengenakkan dalam bekerja (benturan-benturan kepentingan) apakah pegawai loyal dalam mengerjakan tugasnya?

14. Apakah dalam hal seleksi dan penempatan pegawai

telah sesuai dengan skillnya? 15. Jika dalam pemberian tugas terjadi ketidaksesuaian antara job dengan skill, apakah yang dilakukan pegawai? Apakah ia terbuka untuk belajar dan mendengar instruksi dari atasan?

16. Apakah sumber daya yang dibutuhkan (skill) semua pegawai telah sesuai dengan pekerjaan atau tugasnya? 17. Apakah ada tindak lanjut

dari lembaga untuk menghadapi keterbatasan sumber daya manusia? 18. Apakah dalam melakukan

fungsi-fungsi khusus (pengelolan keuangan, auditing, pengelolan administrasi) GPM terbuka terhadap outsourcing?

III.b. Cultural Controls

No. Pertanyaan Defenisi/Indikator

1. Apakah GPM memiliki aturan-aturan organisasi? Apakah stakeholder organisasi telah mampu melakukan tradisi dan berpegang teguh pada aturan-aturan dalam kerja organisasi?

Aturan-aturan adalah seperangkat tulisan yang memuat semua jenis intruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. 2. Apakah lembaga memiliki

norma tertentu dalam kerja organisasi?

3. Apakah lembaga memiliki kredo organisasi? Apakah stakeholder telah berpegang teguh pada kredo tersebut dalam bekerja?

&misi organisasi?

5. Apakah seluruh stakeholder organisasi telah memahami visi & misi GPM? Apakah

telah dilakukan

sosialisasinya kepada seluruh stakeholder?

6. Apakah GPM telah membuat indicator-indikator dalam pencapaian visi & misi organisasi?

7. Apakah GPM memiliki filosofi organisasi?

Apakah filosofi ini telah disosialisasikan kepada seluruh stakeholder dan dijiwai dalm kerja mereka? Jika belum, apakah kendalanya?

Apakah terdapat langkah khusus langkah-langkah khusus untuk menangani kendala tersebut?

8. Apakah pegawai GPM memiliki dedikasi terhadap kepuasan pelanggan (pelayanan jemaat)?

9. Apakah seluruh karyawan telah mendapatkan perlakuan yang adil?

10. Apakah terdapat perlakuan khusus terhadap pegawai-pegawai tertentu? Mengapa? Atas tujuan apa? Apakah tindakan ini sesuai dengan harapan organisasi atas tugasnya?

11. Ketika berhadapan dengan situasi tertentu yang menghendaki adanya inovasi, apakah stakeholder mampu berpikir inovatif dan melakukan ide-ide yang inovatif? Apakah stakeholder

yang lain terbuka terhadap inovasi tersebut?

12. Apakah dalam proses pengambilan keputusan para pimpinan dan pegawai GPM berpatokan pada visi & misi organisasi?

13. Apakah pimpinan dan pegawai GPM memiliki kesiapan dalam pengambilan resiko tertentu? Apakah resiko tersebut sesuai dengan harapan organisasi terhadap tugas mereka? 14. Apakah terdapat komunikasi

yang terbuka antara pimpinan dan karyawan ketika terdapat kesalahan-kesalahan kerja? Apakah pimpinan atau karyawan memiliki kemauan untuk berubah? Apakah keinginan itu dipraktekkan dalam sikap individu?

15. Apakah terdapat diskusi-diskusi khusus tentang tugas organisasi antara karyawan dan atasan?

16. Apakah GPM melakukan rotasi terhadap tugas-tugas

stakeholder? Apa

dampaknya?

17. Apakah terdapat group

rewards dalam lembaga? Group penghargaan yang diberikan reward adalah kepada group tertentu atas prestasi mereka dalam melakukan kinerja tertentu.

Contohnya bonus,

pembagian keuntungan. 18. Apakah lembaga memiliki

physical arrangements Contoh: arsitektur, dekorasi khusus, rencana kerja, cara berbicara

19. Apakah lembaga memiliki

tone at the top? Tone at the top yang dimaksudkan disini adalah perilaku individu yang

konsistem dengn statement yang disampaikan.

20. Apa yang anda banggakan dari GPM?

21. Apa yang dibutuhkan untuk maju?

22. Bagaimana anda tetap keuar dari masalah?

KET : Pegawai yang dimaksudkan disini ada dua yaitu pegawai organisasi dan pegawai organik (pendeta)

PERATURAN PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK GPM (DP3) BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:

a. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai/pelayan organik GPM adalah suatu daftar yang memuat Hasil Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan seorang Pegawai/Pelayan Organik GPM dalam 1 (satu) tahun yang dibuat oleh Pelayan Organik Penilai. b. Pelayan organik penilai ialah:

Pegawai/Pelayan Organik GPM dengan ketentuan secara langsung membawahi pegawai/pelayan organik GPM tersebut secara Struktural/Fungsional.

c. Atasan pelayan organik adalah atasan langsung dari pada Pelayan Organik Penilai.

Pasal 2

Tujuan dari daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah memperoleh bahan-bahan yang objektif dalam pembinaan pegawai/pelayan organik GPM.

Pasal 3

Terhadap setiap Pegawai/Pelayan Organik GPM diadakan penilaian sekali setahun oleh Pelayan organik penilai.

BAB II

DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (DP3) Pasal 4

1. Hasil penilaian Pelaksanaan Pekerjaan pegawai/pelayan organik GPM dituangkan dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan. 2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, unsur-unsur yang dinilai

adalah: a. Kesetiaan/pengabdian b. Prestasi kerja c. Tanggung jawab d. Ketaatan e. Kejujuran f. Kerjasama

g. Prakarsa dan kreatifitas h. Kehidupan moral i. Kepemimpinan

3. Unsur kepemimpinan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 (dua) huruf i, hanya dinilai bagi pegawai/pelayan organik GPM yang memangku jabatan struktural ataupun fungsional.

Pasal 5

1. Hasil Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka-angka sebagai berikut.

a. Amat baik 91 – 100 b. Baik 76 - 90 c. Cukup 61 -75 d. Sedang 51 -60

e. Kurang 50 – ke bawah

2. Pedoman dalam memberikan nilai pelaksanaan pekerjaan pegawai/pelayan organik GPM akan diatur tersendiri lebih lanjut oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM.

Pasal 6

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai/pelayan organik bersifat rahasia.

BAB III

PELAYAN ORGANIK PENILAI, ATASAN PELAYAN ORGANIK PENILAI, DAN TATA CARA PENILAIAN

Pasal 7

1. Pelayan organik penilai wajib melakukan penilaian pelaksanaan pekerjaan terhadap pegawai/pelayan organik yang berada dalam lingkungan.

2. Penilaian pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan pada setiap akhir tahun.

Pasal 8

1. Pelayan organik penilai baru dapat melakukan penilaian pelaksanan pekerjaan apabila telah membawahi pegawai/pelayan organik GPM sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan.

2. Apabila daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan sangat dibutuhkan untuk mutasi-mutasi kepegawaian, maka pelayan organik penilai dapat melakukan penilaian dengan menggunakan bahan-bahan pertimbangan yang ditinggalkan pelayan organik yang lama.

Pasal 9

1. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan diberikan oleh pelayan organik penilai kepada pegawai/pelyan organik yang dinilai. 2. Apabila pegawai/pelayan organik GPM yang dinilai menyatakan

keberatan atas nilai dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, maka ia dapat mengajukan keberatan tersebut disertai

dengan alasan-alasan kepada atasan pelayan organik penilai melalui hierarkhi dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal diterimanya daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut.

3. Pegawai/pelayan organik GPM yang dinilai wajib mengembalikan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal diterimanya daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Psal 10

1. Pelayan organik penilai menyampaikan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan kepda atasan pelayan organik penilai dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Apabila tidak ada keberatan dari pegawai/pelayan organik GPM yang dinilai Daftar Penilaian Pekerjaan tersebut disampaikan tanpa catatan.

b. Apabila ada keberatan dari pegawai/pelayan organik GPM, maka daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut disampaikan dengan catatan tentang tanggapan pelayan organik yang penilai atas keberatan yang diajukan oleh pegawai/pelayan organik yang dinilai.

2. Atasan pelayan organik penilai memeriksa dengan seksama daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan yang diberikan kepadanya.

3. Apabila terdapat alasan yang cukup, atasan pelayan organik penilai dapat mengadakan perubahan terhadap nilai yang tercantum pada Daftar Penilaian pelaksanaan Pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 (dua).

4. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan baru berlaku, sesudah ada pengesahan dari atasan pelayan organik penilai.

Pasal 11

Badan Pekerja Harian Sinode GPM adalah pelayan organik penilai yang tertinggi dalam lingkungan GPM.

BAB IV KETENTUAN LAIN

Pasal 12

1. Daftar Penilaian Pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan organik GPM yang diangkat menjadi Pejabat Negara dibuat oleh pelayan organik penilai semula dengan menggunakan bahan-bahan pertimbangan yang diberikan oleh Pimpinan Badan atau Dewan tempat pegawai/pelayan organik GPM yang bersangkutan menjalankan tugas sebagai pejabat Negara.

2. Khusus bagi mereka yang diangkat menjadi anggota DPRD atau DPR diperbantukan/dipekerjakan, daftar penilaian pelaksanaan

pekerjaan dilakukan oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM atas usulan ketua lembaga yang bersangkutan.

Pasal 13

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan organik yang diperbantukan/dipekerjakan, Daftar Penilaian Pelaksanaan pekerjaan dibuat oleh pelayan organik penilai dari Satuan Organisasi yang memiliki pegawai/pelayan organik GPM tersebut.

Pasal 14

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan organik GPM yang sedang menjalankan tugas belajar di dalam/di luar negeri, oleh pelayan organik penilai dengan menggunakan buku pertimbangan dari Pimpinan Perguruan Tinggi, Sekolah atau kantor yang bersangkutan.

Pasal 15

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan organik GPM yang diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan, organisasi profesi, Badan swasta lainnya dibuat oleh pelayan organik penilai dengan menggunakan bahan-bahan pertimbangan pimpinan perusahaan, organisasi profesi, Badan swasta tersebut.

BAB V

KETENTUAN – PENUTUP

Ketentuan-ketentuan teknis tentang pelaksanaan peraturan ini akan diatur lebih lanjut oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM.

Pasal 16

Peraturan ini mulai berlaku pada waktu disahkan oleh Sidang Badan Pekerja Harian Sinode GPM.

FORMAT DAFTAR USUL KENAIKAN PANGKAT

No. PEGAWAI PEJABAT YANG DIUSUL

1. Nama

No Identitas

2. Tempat dan tanggal lahir 3. Jabatan

4. L a.Pangkat

A b. Golongan ruang

M c. Terhitung mulai tanggal d. Masa kerja golongan A e. Gaji pokok

5. B a. Pangkat

A b. Golongan ruang

R c. Terhitung mulai tanggal U d. Masa Kerja Golongan

e. Gaji pokok

6. Nomor Daftar Urut Kepangkatan 7. Atasan langsung a. Nama b. Pangkat c. Golongan ruang d. Jabatan 8. F a. Jumlah O b. Telah diisi R c. sisa M A S I 9. UNIT PEMBAYARAN

FORMAT DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK

UNIT ORGANISASI :

JANGKA WAKTU PENILAIAN : No. 1 YANG DINILAI a Nama b Panngkat/golongan ruang c Jabatan d Unit Organisasi 2 PEJABAT PENILAI a Nama b Pangkat/Golongan ruang c Jabatan d Unit organisasi 3 ATASAN PENILAI a Nama b Pangkat/Golongan ruang c Jabatan d Unit Organisasi 4 PENILAIAN

UNSUR YANG DINILAI ANGKA NILAI SEBUTAN a. Kesetiaan/pengabdian b. Prestasi kerja c. Tanggung jawab d. Ketaatan e. Kejujuran f. Kerjasama g. Prakarsa/kreatifitas h. Kehidupan moral/spriritual i. Kepemimpinan j. Jumlah k. Nilai rata-rata

Ambon, Tanggal……….. 6. Tanggapan pegawai penilai atas keberatan

Tanggal………. 7. Keputusan Atasan Pejabat Penilai Atas Keberatan

Tanggal……….. 8. Catatan:

9. Di buat Tangggal……….. PEJABAT PENILAI (……….) 10. Diterima Tanggal : ………... PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK (……….) 11. Diterima tanggal :………. Atasan Pejabat Penilai

PERATURAN PENERIMAAN PEGAWAI ORGANIK GEREJA PROTESTAN MALUKU

BAB I

KETENTUAN UMUM Pasal 1 Yang dimaksud peraturan ini dengan:

1. MAJELIS PEKERJA HARIAN SINODE selanjutnya disingkat MPH Sinode adalah, Majelis Pelaksana Harian Pelayanan dalam Gereja Protestan Maluku.

2. PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, aparatur penyelenggara pelayanan yang diangkat dengan Surat Keputusan Majelis Pekerja Harian Sinode GPM.

3. PENERIMAAN PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, rangkaian kegiatan pengadaan pegawai organik GPM.

4. FORMASI PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, jumlah dan susunan sesuai pangkat pegawai organik pada waktu tertentu berdasarkan jenis dan sifat beban kerja pelayanan.

5. PENDIDIKAN KEPENDETAAN GPM, adalah jenjang pendidikan khusus yang dilaksanakan kepada calon Pendeta GPM.

6. VIKARIS adalah, calon pendeta GPM yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Majelis Pekerja harian Sinode GPM.

BAB II ASAS DAN TUJUAN

Pasal 2 Asas

1. Kemanfaatan yaitu penerimaan pegawai organik GPM bertujuan meningkatkan penyelenggaraan pelayanan kepada warga gereja sejalan dengan tuntutan kebutuhan akan pelayanan GPM.

2. Ketersediaan kesempatan kerja yaitu penerimaan pegawai organik GPM sedapat-dapatnya disesuaikan dengan kebutuhan kesempatan kerja pelayanan pada semua jenjang kepemimpinan gereja.

3. Kesamaan hak setiap warga gereja GPM memiliki hak yang sama untuk mengabdi selaku pegawai GPM.

4. Transparan yaitu setiap tahapan dalam proses penerimaan pegawai organik terbuka untuk para pihak yang berkepentingan dan dapat dievaluasi.

5. Kualitas yaitu penerimaan pegawai organik GPM diperuntukan kepada kepda mereka yang memiliki kualitas intelektual dan spiritual tertentu sesuai tuntutan pelayanan GPM.

6. Objektifitas yaitu sistem penilaian yang menjadi ukuran penerimaan pegawai organik GPM sedapat-dapatnya dilaksanakan secara objektif, jujur, dan adil.

Pasal 3 Tujuan

1. Tujuan penerimaan pegawai organik GPM adalah untuk mengisi formasi.

2. Penerimaan sebagaimana dimaksud ayat satu (1) diusahakan untuk mengisi formasi yang lowong sebagai akibat dari adanya dinamika perkembangan pelayanan dan pemberhentian pegawai organik GPM sesuai ketentuan kepegawaian yang berlaku.

BAB III

PELAKSANAAN PENERIMAAN Pasal 4

Pembentukan Panitia Penerimaan

1. Penanggung jawab pelaksanaan penerimaan pegawai organik GPM adalah Majelis Pekerja Harian Sinode GPM sesuai Peraturan Pokok GPM tentang Sinode Bab III Pasal 17 butir (f).

2. Berdasarkan kewenangan sebagaimana ayat (1) Majelis Pekerja Harian Sinode dapat membentuk panitia penerimaan pegawai organik GPM untuk melaksanakan pengaturan teknis operasional penerimaan pegawai organik.

3. Kompisi panitia penerimaan pegawai organik sebagaimana ayat (2) terdiri dari:

a. Ketua dalam hal ini Kepala bagian personalia GPM.

b. Sekretaris : Salah satu kepala bagian pada sekretariat sinode GPM.

c. Bendahara : Salah satu staf bagian personalia GPM.

d. Keanggotaan : dipilih dari departemen dalam lingkup kantor sinode GPM.

4. Tugas panitia sebagaimana ayat (2) adalah:

a. Mempersiapkan seluruh kebutuhan penerimaan pegawai organik GPM.

b. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan administratif penerimaan pegawai organik GPM.

c. Menyeleksi calon pegawai organik sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Majelis Pekerja Harian Sinode.

d. Bertanggungjawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan penerimaan pegawai organik GPM, serta melaporkan perkembangannya secara berkala, baik diminta atau tidak diminta kepada Majelis Pekerja Harian Sinode GPM.

5. Dalam melaksanakan tugasnya panitia penerimaan pegawai organik GPM berkoordinasi dengan Wakil Sekretaris Umum MPH Sinode, sesuai kewenangannya.

Pasal 5

Pengumuman Penerimaan Pegawai

1. Majelis Pekerja harian sinode atas nama Gereja Protestan Maluku mengumumkan secara terbuka kepada warga gereja tentang rencana penerimaan pegawai organik GPM, setelah mengkaji alokasi kesempatan kerja dan kemampuan pembiayaan yang dimiliki GPM.

2. Pengumuman sebagaimana ayat (1) dilakukan melalui ibadah jemaat pada jemaat-jemaat dalam wilayah Gereja Protestan Maluku serta pada kantor klasis dan kantor sinode GPM.

3. Pengumuman sebagaimana aayat (2) memuat kebutuhan pegawai organik dengan kapasitas pendidikan sesuai alokasi kesempatan kerja yang tersedia serta prosedur pendaftaran dan persyaratan pendaftaran yang harus dipenuhi.

Pasal 6

Tata Cara Pendaftaran

1. Para calon pegawai organik GPM setelah mendengar pengumuman penerimaan pegawai melakukan pendaftaran pada kantor sinode GPM pada setiap jam kerja selama waktu pelaksanaan pendaftaran yang telah diumumkan.

2. Para calon pegawai organik GPM yang mendaftar di luar batas waktu yang telah ditentukan dinyatakan gugur dan tidak diperkenankan untuk mengikuti proses penerimaan pegawai selanjutnya kecuali dengan pertimbangan MPH sinode mengingat luasnya wilayah pelayanan GPM.

3. Calon pegawai organik GPM ketika mendaftar diwajibkan melengkapi berkas pendaftaran sesuai ketentuan yang telah diumumkan melalui pengumuman penerimaan pegawai organik GPM.

4. Calon pegawai organik GPM yang tidak dapat melengkapi berkas pendaftaran sesuai ketentuan dinyatakan gugur dan tidak dikutsertakan dalam proses penerimaan selanjutnya.

BAB IV

PERSYARATAN CALON PEGAWAI ORGANIK Pasal 6

Tata Cara Pendaftaran

1. Surat permohonan untuk menjadi pegawai organik GPM yang ditulis tangan di atas kertas bersegel atau bermeterai.

2. Copy akte kelahiran sebanyak 3 (tiga) lembar. 3. Copy tanda penduduk sebanyak 3 (tiga) lembar 4. Copy akte baptisan kudus sebanyak 3 (tiga) lembar. 5. Copy akte sidi gereja sebanyak 3 (tiga) lembar.

6. Copy akte nikah gereja dan catatan sipil bagi calon yang telah menikah.

7. Copy salinan ijasah dan academic record yang telah disahkan sebanyak 3 (tiga) lembar.

8. Surat keterangan majelis jemaat GPM tempat berdomisili tentang keterlibatan dalam kehidupan bergereja dan aktif dalam pelayanan GPM di jemaat, serta tidak sedang dikenakan tindak disiplin gereja.

9. Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian atau instansi terkait.

10. Copy tanda penghargaan atau sertifikat mengikuti pendidikan non-formal yang dilakukan GPM atau instansi lain.

11. Copy sertifikat ketrampilan menguasai computer bagi calon pegawai organik yang direkrut sebagai pegawai administratif. 12. Bagi calon pegawai organik dengan tingkat pendidikan perguruan

tinggi, indeks prestasi (IP) serendah-rendahnya 2,50.

13. Bagi calon pegawai organik dengan tingkat pendidikan SMP, SMU atau SMK dan sederajatnya nilai kelulusan rata-rata serendah-rendahnya 6,00.

14. Surat pernyataan bersedia mentaati seluruh ketentuan penerimaan pegawai organik GPM yang ditandatangani dan ditulis tangan.

Pasal 7

Persyaratan Kesehatan

1. Copy surat keterangan berbadan sehat, dan tidak mengidap penyakit menular yang terindikasi berbahaya yang dibuktikan

dengan pemeriksaan laboratorium dari rumah sakit Sumber Hidup dan atau rumah sakit yang telah ditunjuk untuk itu.

2. Copy surat keterangan bebas narkoba dan miras yang dibuktikan dengan pemeriksaan laboratorium dari rumah sakit Sumber Hidup atau rumah sakit yang telah ditunjuk untuk itu.

Pasal 8

Persyaratan Lain-lain

1. Surat penyataan bersedia ditempatkan dalam seluruh wilayah pelayanan Gereja Protestan Maluku yang ditulis tangan di atas kertas bermeterai.

2. Bagi calon pegawai organik GPM yang telah dinyatakan lulus seleksi administrai sesuai ketentuan diwajibkan membayar biaya penerimaan pegawai organik GPM, sebagaimana ditentukan panitia penerimaan.

3. Batas usia minimal 18 tahun dan maksimal 33 tahun pada waktu pendaftaran.

BAB V

SELEKSI PENERIMAAN Pasal 9

Seleksi Administrasi

1. Setelah batas waktu pendaftaran ditutup, panitia penerimaan pegawai organik GPM melakukan seleksi berkas calon pegawai organik GPM sesuai ketentuan Pasal 6, Pasal 7, Pasal 8 ayat (1) dan ayat (3).

2. Calon pegawai organik yang dinyatakan lulus seleksi administrasi sebagaimana ayat (2) dapat diiukutsertakan dalam seleksi kualitas pada tahap berikutnya.

3. Calon pegawai organik yang dinyatakan lulus seleksi administrasi sebagaimana ayat (2) dapat diikutsertakan dalam seleksi kualitas pada tahap berikutnya.

4. Calon pegawai organik GPM yang tidak lulus seleksi administrasi dinyatakan gugur dan tidak diperbolehkan mengikuti seleksi kualitas pada tahap berikutnya.

Pasal 10 Seleksi kualitas

a. Ujian tertulis

b. Ujian lisan/wawancara, khusus untuk menguji kematangan pribadi.

c. Pendidikan kependetaan GPM dan kegiatan vikaris khusus yang dipersiapkan untuk menjadi pendeta GPM.

2. Materi seleksi kualitas terdiri dari:

a. Pengetahuan umum tentang masyarakat. b. Pengetahuan tentang gereja.

c. Pengetahuan berteologi khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntuk jabatan pendeta atau pelayan Firman. d. Pengetahuan dasar tentang tata kelola perkantoran khusus

bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan jabatan pendeta atau pelayan firman.

e. Pengetahuan dasar tentang tata kelola perkantoran khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan sebagai pengelola administrasi.

f. Pengetahuan dasar kejuruan khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan pada bidang tugas khusus sesuai kepentingan pelayanan GPM.

g. Uji kepribadian secara psikologis.

h. Penguasaan bahasa inggris pasif bagi calon pegawai organik yang diperuntukan sebagai pendeta atau pelayan Firman. i. Calon pegawai GPM yang diperuntukan sebagai pendeta atau

pelayan Firman, materi seleksi dilengkapi dengan kewajiban menulis paper dengan judul: panggilan melayani di GPM, yang ketentuannya ditetapkan oleh panitia penerimaan pegawai organik GPM atas petunjuk MPH Sinode.

3. Materi seleksi kualitas disusun oleh panitia penerimaan pegawai organik GPM dalam kerja sama dengan Universitas Kristen Indonesia Maluku atas petunjuk Majelis Pekerja harian Sinode. 4. Dalam rangka menjamin kelancaran pelaksanaan seleksi kualitas,

panitia penerimaan pegawai organik GPM bertanggung jawab atas kerahasiaan materi ujian.

5. Panitia penerimaan pegawai organik GPM wajib memberitahukan tempat, waktu, dan ketentuan pelaksanaan ujian selambat-lambatnya satu minggu sebelum pelaksanaannya.

Pasal 11

Penentuan hasil seleksi

1. Setelah selesai pelaksanaan seleksi kualitas, Panitia Penerimaan pegawai organik GPM melakukan pemeriksaan hasil ujian dan menyampaikannya kepada MPH Sinode untuk ditetapkan dengan keputusan.

a. Telah mengikuti semua kegiatan seleksi b. Tertib dalam mengikuti kegiatan seleksi

c. Hasil kerja atas semua persoalan yang diuji enam puluh persen (60%) dinyatakan benar.

3. Calon pegawai organik GPM yang dikhususkan sebagai pendeta atau pelayan Firman, setelah ditetapkan telah lulus seleksi, dipersiapkan untuk mengikuti pendidikan kependetaan GPM dan menjalani masa vikaris selama 2 (dua) tahun sesuai ketentuan. 4. Calon pegawai organik sebgaimana ayat (3), setelah lulus

mengikuti pendidikan kependetaan GPM dan selesai menjalani masa vikaris, ditetapkan dan ditabiskan sebagai pendeta GPM dengan keputusan MPH Sinode GPM.

BAB VI

PENETAPAN PEGAWAI ORGANIK Pasal 12

Pengangkatan sebagai Pegawai Organik GPM

1. Calon pegawai organik yang dikhususkan sebagai pengelola administrasi dan karena keahlian khusus bukan untuk jabatan pendeta GPM, setelah ditetapkan lulus semua seleksi penerimaan pegawai, ditetapkan dengan keputusan MPH Sinode sebagai pegawai organik GPM dengan masa percobaan selama 1 (satu) tahun.

2. Calon pegawai organik GPM sebagaimana ayat (1) selama menjalani masa percobaan sebagai pegawai organik GPM status serta hak-hak kepegawaiannya dilaksanakan sesuai ketentuan kepegawaian GPM.

3. Calon pegawai organik GPM yang dikhususkan dalam jabatan pendeta atau pelayanan Firman, setelah ditabiskan menjadi pendeta GPM kemudian diproses untuk menjadi pegawai organik GPM sesuai ketentuan kepegawaian GPM.

4. Calon pegawai oorganik GPM yang telah ditetapkan sebagai pegawai organik GPM wajib dipersiapkan untuk melaksanakan Tugas sebagai pegawai organik GPM.

5. Prosedur dan tata cara persiapan pegawai organik dalam melaksanakkan tugas sebagaimana ayat (4) ditetapkan oleh MPH Sinode GPM dengan keputusan.

BAB VII

KETENTUAN PERALIHAN Pasal 13

Denggan ditetapkannya peraturan ini, semua ketentuan setingkat pegawai organik yang pernah ditetapkan dan atau ketentuan lain yang lebih rendah kedudukannya, yang mengatur tentang penerimaan pegawai organik GPM dinyatakan tidak berlaku.

BAB VIII PENUTUP

Pasal 14

Perturan ini dinyatakan berlaku sejak ditetapkan, dengan ketentuan akan diperbaiki dan dirubah sebagaimana mestinya, jika ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Tepa Pada Tanggal : 16 November 2012