III.1 Pengenalan Lingkungan Kerja
Dalam proses pelaksanaan magang yang dilaksanakan oleh penulis selama kurang lebih satu bulan yaitu dari Tanggal 01 Februari 2016 sampai dengan Tanggal 28 Februari 2016 di BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Kesehatan Kantor Cabang Utama Cikokol Tangerang. Penulis didampingi oleh seorang pembimbing yang juga merupakan karyawan dari BPJS Kesehatan itu sendiri.
Saat pertama datang, penulis didampingi oleh Bapak Muhamad Bagus Cahyadi selaku Staf SDM dan Komunikasi Internal untuk diperkenalkan kepada pembimbing lapangan di Unit Penagihan dan Keuangan, dimana penulis akan ditempatkan pada posisi tersebut selama 1 (satu) bulan. Setelah itu penulis memperkenalkan diri kepada Staf bagian Penagihan dan Keuangan, kemudian sebelum mengerjakan tugas-tugas yang diberikan, terlebih dahulu penulis diberikan bimbingan atau cara-cara dalam mengerjakan tugas dan penulis juga diterangkan tentang bagaimana kegiatan-kegiatan yang terdapat pada bagian keuangan. Akan tetapi, pada hari pertama pelaksanaan magang penulis belum dapat langsung menggunakan aplikasi keuangan yang tersedia, dikarenakan adanya gangguan jaringan sehingga penulis harus menunggu beberapa saat untuk bisa mulai mengerjakan tugas di Unit Penagihan dan Keuangan tersebut.
Pada awal pelaksanaan magang, penulis merasa sedikit canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. Namun, berkat kemauan yang keras dari diri penulis dan bimbingan dari Bapak Jarot Trihanggono (selaku pembimbing dari Staf Penagihan dan Keuangan) serta dukungan dari staf yang lain, penulis mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja maupun pada pekerjaan yang diberikan kepada penulis. Dan apabila terdapat kesulitan atau kendala yang tidak diketahui oleh penulis segera dapat langsung ditanyakan kepada pembimbing. Akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan lingkup pekerjaan di Biro Keuangan.
III.2 Kegiatan Selama Magang
Di dalam pelaksanaan magang ini kegiatan kerja yang penulis lakukan setiap harinya adalah sama, hanya saja jam kerjanya tidak tetap :
III.2.1 Kegiatan Rutin
Dalam melaksanakan magang, penulis melakukan kegiatan rutin, yaitu :
1. Mengirim e-mail Tagihan Iuran Premi
Penulis melakukan pengiriman e-mail yang berisi tagihan iuran premi (dalam aplikasi keuangan)
Penulis melakukan pengiriman e-mail yang berisi tagihan iuran JKN s.d bulan Februari 2016 kepada beberapa perusahaan atau Badan Usaha beserta jumlah tagihan & surat pernyataannya.
2. Mengunduh Data Iuran Premi
Penulis mengunduh Forum Cetak Tagihan (dalam aplikasi keuangan) dari puluhan perusahaan atau Badan Usaha.
III.2.2 Kegiatan Non Rutin
Selain kegiatan rutin, penulis juga melakukan kegiatan non-rutin, yaitu :
1. Print – out Bukti Potong PPh Pasal 21
Penulis ditugaskan mencetak daftar Bukti Pemotongan PPh Pasal 21 untuk seluruh karyawan BPJS Kesehatan.
Penulis ditugaskan mencetak daftar Bukti Pemotongan PPh Pasal 21 bagi Eksternal (para dokter yang bekerja pada Rumah Sakit mitra BPJS Kesehatan KCU Tangerang).
2. Mengecek Jumlah Tagihan Iuran Premi
Penulis mengecek serta mengurutkan jumlah tagihan iuran premi Badan Usaha bulan Februari 2016, mulai dari jumlah tagihan terbesar hingga terkecil.
3. Merekap Data Penangguhan Pelaksanaan UMK
Penulis diberikan tugas untuk merekap data penangguhan pelaksanaan UMK (Upah Minimum Kab./Kota) Tahun 2016.
4. Menjumlahkan rekap pembayaran klaim
Penulis menjumlahkan rekap pembayaran klaim Tahun 2015 (tahun sebelumnya).
5. Mencari Berkas Bukti Pemotongan PPh Pasal 21
Penulis membantu Staf penagihan mencari Bukti Potong PPh Pasal 21 bagi Eksternal.
6. Memasukkan Data Rekapitulasi Iuran Asuransi ke dalam Komputer (Input Data)
Penulis ditugasi untuk memasukkan data Rekapitulasi Iuran Asuransi Kesehatan pada Pemerintah Kota Tangerang Selatan Tahun anggaran 2016 ke dalam komputer.
III.3 Masalah Pada Unit Kerja
BPJS Kesehatan sebagai badan hukum publik memiliki tuntutan terbesar untuk mampu menyelesaikan segala proses administrasi maupun pelayanan dengan cepat, tepat dan akurat. Untuk itu dibutuhkan dukungan sistem jaringan dalam setiap pekerjaannya. Di dalam pelaksanaan magang, baik kegiatan rutin maupun non-rutin, penulis melihat beberapa hal yang menjadi masalah di lingkungan organisasi maupun di lingkungan Unit Penagihan dan Keuangan. Baik masalah kebijakan maupun masalah operasional.
III.3.1 Masalah Kebijakan
Berikut masalah yang sering muncul dalam Collecting Iuran pada unit Penagihan dan Keuangan :
1. Aplikasi email tagihan PPU (Pekerja Penerima Upah) setiap awal bulan mengalami gangguan (error system), bulan Desember 2015 dan Januari 2016 sudah mengirimkan email tagihan namun s.d tanggal 18 Januari 2016 status belum terkirim.
2. Pembayaran dari BU (Badan Usaha) sudah masuk dalam aplikasi keuangan namun butuh waktu lama untuk muncul di aplikasi laporan iuran.
3. PBPU (Pekerja Bukan Penerima Upah) sudah bayar iuran pertama, bukti bayar dilaporkan ke KC (Kepala Cabang),
namun sudah lebih dari 3 x 24 jam belum masuk ke aplikasi keuangan, sehingga peserta belum aktif.
III.3.2 Masalah Operasional
1. Lingkungan Organisasi.
Beberapa pendaftar atau calon peserta BPJS Kesehatan merasa kecewa terkait pelayanan pada unit kepesertaan. Ada beberapa peserta BPJS Kesehatan yang mengeluh
akan sulitnya mengurus kartu BPJS Kesehatan. 2. Lingkungan Unit Penagihan dan Keuangan.
Ada beberapa komputer yang tidak difungsikan tetapi menumpuk di meja kerja di unit penagihan dan keuangan.
Kesalahan pada bagian hardware untuk sistem jaringan yang sering dialami yaitu pada kesalahan pengkabelan dan konektor, dimana kabel short dan konektor longgar.
III.4 Pembahasan Masalah
Disini penulis mencoba untuk memberikan solusi atau jawaban yang kiranya dapat dipergunakan untuk mengatasi masalah.
III.4.1 Penyebab Masalah
A. Masalah Kebijakan
Pada Collecting Iuran yang menjadi penyebab sering munculnya permasalahan di unit penagihan dan keuangan umumnya adalah sama, yaitu karena Aplikasi email tagihan error serta gangguan jaringan internal perusahaan. Gangguan ini sangatlah menghambat tugas atau pekerjaan pada Unit Penagihan dan Keuangan karena pekerjaan tersebut sangat bergantung pada aplikasi keuangan yang dijalankan.
B. Masalah Operasional
1. Lingkungan Organisasi.
Antrian yang lama serta kurangnya pelayanan yang ramah terhadap peserta BPJS Kesehatan.
Minimnya pemahaman peserta BPJS Kesehatan mengenai syarat, ketentuan dan peraturan yang berlaku dalam mengurus kartu BPJS Kesehatan. 2. Lingkungan Unit Penagihan dan Keuangan.
Tidak tersedianya tempat khusus untuk meletakkan beberapa peralatan tak terpakai seperti komputer yang tidak difungsikan yang berada di meja di unit penagihan dan keuangan.
Kurangnya ketelitian dalam pengecekan kesalahan pada hardware yang digunakan di unit penagihan dan keuangan.
III.4.2 Pemecahan Masalah yang Disarankan
A. Masalah Kebijakan
Masalah yang terjadi pada Collecting Iuran di Unit penagihan dan keuangan tidak lepas dari tugas utama
Helpdesk dalam menangani penyebab utama permasalahan
yaitu Aplikasi system error dan gangguan jaringan internal perusahaan, berikut pemecahan masalah yang diperlukan :
1. Pengecekan seperangkat komponen software dan
hardware harus dilakukan sesering mungkin.
2. Perusahaan cabang harus menambah sumber daya untuk meningkatkan akses ke jaringan.
3. Lakukan sinergi antara eksternal dan internal domain, yaitu menyelaraskan strategi eksternal dengan pengaturan internal perusahaan.
4. Unit Penagihan harus terus melakukan konfirmasi terkait masalah yang terjadi di Unit tersebut kepada petugas helpdesk.
B. Masalah Operasional
1. Lingkungan Organisasi
Pihak BPJS harus memperhatikan dan menindaklanjuti setiap keluhan yang masuk terkait pelayanan di unit kepesertaan yang kurang ramah serta harus meningkatkan pelayanan dengan lebih optimal agar tidak terjadi antrian yang terlalu panjang.
Masih sangat perlu dilakukan sosialisasi ataupun forum diskusi publik secara berkala, dengan tujuan menambah pemahaman masyarakat mengenai prosedur pembuatan kartu BPJS Kesehatan.
2. Lingkungan Unit Penagihan dan Keuangan
Perusahaan harus meng-upgrade beberapa komputer yang tidak terpakai agar bisa dimanfaatkan, dan apabila tidak digunakan sebaiknya dipindahkan ke tempat khusus untuk meletakkan beberapa peralatan tak terpakai seperti komputer yang menumpuk di meja unit penagihan dan keuangan agar tidak mengganggu kenyamanan pekerjaan dari staf unit penagihan dan keuangan tersebut.
Helpdesk harus lebih teliti dalam mengecek komponen hardware ( seperti kabel LAN ) yang longgar atau tidak bisa dipakai, apabila mengalami kerusakan harus segera dibetulkan atau diganti dengan komponen yang baru.
