12
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Proses kerja magang dilakukan pada PT People Intelligence Indonesia sebagai intern dari Divisi Marketing Communication. Dalam divisi ini terdiri dari enam orang yaitu, Cynthia Tirta Admaja (head of marketing communication), Monica Permana (digital content strategist), Vania Hartanto (event), Hans Oktavius (graphic designer), Irsan (videographer), Bisril Harfi (SEO dan advertising specialist).
Selama melakukan praktek kerja magang, koordinasi dilakukan kepada Cynthia selaku Head of Marketing Communication di PT People Intelligence Indonesia.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Selama kegiatan kerja magang yang sudah dilakukan selama lebih dari enam puluh hari, pekerjaan yang diberikan dan dilakukan adalah seputar kegiatan marketing communications untuk PT People Intelligence Indonesia, secara khusus brand GreatDayHR. Rincian pekerjaan bisa dijabarkan sebagai berikut.
1. Event Management
Mengelola event mingguan GreatDay HR. Event pada PT People
Intelligence Indonesia disebut dengan GreatDay Connect. Adanya event
GreatDay Connect tujuan menjadi wadah untuk para HR dapat berkumpul
dan mengenal satu sama lain, sehingga terbentuk komunitas pekerja di
bidang human resource. Adanya pandemi global, mendorong GreatDay
Connect untuk menyesuaikan dengan keadaan. Sejak April 2020, event
GreatDay Connect diadakan secara online, dengan platform zoom webinar
dan zoom meeting. Proses persiapan event dimulai dari mencari partnership
atau pembicara, menjadi moderator saat hari-H, hingga post event yaitu
pembagian e-certificate dan pengiriman thankyou mail.
13
2. Content Writing
Menciptakan dan menulis konten kreatif merupakan pekerjaan yang harus dilakukan setiap harinya. Output dari konten ini dapat bermacam- macam. Penulisan konten yang paling sering dilakukan adalah bentuk artikel. Artikel dituliskan dengan keyword tertentu yang nantinya membantu untuk optimalisasi search engine. Selain artikel, bentuk output content writing juga dapat berupa video atau desain untuk konten sosial media Instagram dan Youtube perusahaan.
Berikut timeline singkat tugas yang dilakukan selama proses kerja magang.
Tabel 3. 1 Timeline Kerja Magang
Sumber: Data Penulis
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Event Management
Kegiatan event management yang dilakukan selama proses kerja magang adalah sebagai berikut:
• Pre-Event
Dalam pelaksanaan proses event, tahap pre-event dilalui yang
bertujuan untuk mempersiapakan dan merencanakan event
dengan baik. Proses pre-event dimulai dengan melakukan
research untuk melihat topik mana yang sedang menjadi tren
dikalangan HR yang dapat dijadikan topik menarik untuk event
GreatDay Connect. Pencarian ide dan topik biasanya dilakukan
dengan melihat pada konfrensi HR yang sedang diadakan atau
dengan meninjau kembali beberapa event besar bagi kalangan
HR yang telah diadakan beberapa saat sebelumnya. Selain itu,
14
analisis event kompetitor juga dilakukan untuk membandingkan dan melihat ide-ide apa saja yang sudah digunakan oleh tim kompetitor sehingga GreatDay Connect dapat bersaing dengan baik. Setelah pemilihan topik, tahap selanjutnya adalah mencari pembicara yang kompeten dalam bidang tersebut sehingga materi yang disampaikan tetap berbobot dan mendidik para peserta event. Selain mencari pembicara, terdapat beberapa perusahaan lain atau komunitas lain yang seringkali mengajak untuk bekerja sama dalam mengadakan event. Ada dua macam pilihan.
Pertama, GreatDay Connect sebagai pembuat acara dan pihak lain yang menjadi partner pendukung. Kedua, pihak lain mengadakan event dan GreatDay Connect sebagai partner pendukung event tersebut.
Setelah adanya perjanjian kerja sama antara pembicara atau perusahaan partner, maka dilakukan diskusi bersama pembicara atau partner membahas tentang pemilihan tanggal dan waktu event, rundown acara dan pemilihan platform yang digunakan.
Adanya keterbatasan karena pandemi, platform yang dipilih
adalah menggunakan platform online. Jika semua telah
dipersiapakan maka di hari-H, tiga puluh menit sebelum acara
berlangsung akan dilakukan gladi bersih singkat untuk
pengecekan video dan audio, hingga persiapan pemaparan materi
oleh pembicara.
15 Gambar 3.1 Event Planning Bulan Oktober
Sumber: Data GreatDay Connect
• Event
Event GreatDay Connect berlangsung sekitar sembilan puluh menit. Jalannya event dilaksanakan sesuai dengan rundown yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak. Umumnya, event dilakukan pada Selasa dan Kamis, tetapi terkadang juga disesuaikan dengan availability dari pembicara atau partner kerja sama. Selama proses kerja magang, kesempatan menjadi moderator juga didapatkan, seperti webinar bersama Isnantyo Widodo pada 15 Oktober 2020, dan beberapa webinar lainnya.
Pada saat event berlangsung, juga ada koordinasi dengan tim dan
pembicara, untuk selalu melakukan pengecekan sinyal dan untuk
mengatasi kendala-kendala spontan.
16 Gambar 3.2 Dokumentasi Event 15 Oktober 2020
Sumber: Data GreatDay Connect
• Post-Event
Setelah event berakhir, pihak GreatDay Connect akan memberikan thankyou mail atas partisipasi pada event tersebut.
Selain itu, jika pembicara ingin mengirimkan materi yang disampaikan saat event, pengiriman akan dibantu dari pihak GreatDay kepada seluruh peserta yang mengikuti acara. E- certificate akan diberikan kepada peserta dan dapat menjadi bukti bahwa peserta telah mengikuti event yang diadakan oleh GreatDay Connect. Pengiriman e-certificate biasanya dilakukan satu minggu setelah event berlangsung kepada masing-masing peserta melalui email. Setelah semua tahapan selesai, biasanya akan diadakan evaluasi kecil untuk menemukan solusi dari kendala-kendala yang dialami selama event berlangsung.
Tujuannya untuk memperbaiki kesalahan yang ada pada event sebelumnya, sehingga event-event berikutnya dapat berjalan dengan lebih baik lagi.
Selaras dengan Pudjiastuti (2010), bahwa sebuah pembentukan
sebuah event dilalui dengan beberapa tahapan. Event Management
Process inilah yang menjadi dasar dalam pembentukan event, yakni:
17
1. Research, tahap ini di mana penyelenggara melakukan riset untuk mencari tahu tentang kebutuhan dan keinginan khalayak hingga pada ekspektasi khalayak saat mengikuti sebuah event. Adanya riset diharapkan dapat mengurangi tingkat kesalahan acara.
2. Design, tahap ini dilakukan untuk memberikan kesan mendalam pada peserta yang datang. Seperti persiapan pengisi acara, dekorasi, tata cahaya, dan lainnya.
3. Planning, tahap ini biasanya dilakukan bersamaan dengan tahap design. Tahap planning merupakan persiapan event mulai dari perencanaan rundown, waktu pelaksanaan, dan lainnya. Dalam pelaksanaannya seringkali terdapat perubahan dengan rencana yang sudah dibentuk dan menyesuaikan dengan keberadaan pada saat event terlaksana.
4. Coordinating, tahap ini adalah tahap koordinasi satu tim, dengan tujuan event dapat berjalan dengan lancar. Koordinasi tim yang dipimpin oleh ketua panitia harus dapat menyelaraskan semua panitia agar event berjalan dengan baik.
5. Evaluation, tahap ini berada setelah event selesai, tujuannya untuk melihat keberhasilan jalannya acara tersebut. Selain itu, masukan-masukan dapat ditampung untuk mengadakan event selanjutnya agar berjalan lebih baik lagi.
GreatDay Connect juga menerapkan event management process pada saat persiapan sebuah event. Meskipun event dilakukan secara online, proses event management tetap relevan dalam penerapannya.
Tahap research, design, dan planning dilakukan di GreatDay Connect pada pre-event atau sebelum event diberlangsungkan yaitu seperti riset topik, mencari pembicara, pembuatan rundown, hingga gladi bersih untuk pembicara. Tahap coordinating dilakukan pada event GreatDay Connect berlangsung, koordinasi juga dilakukan dengan pembicara untuk memastikan koneksi lancar agar materi tersampaikan dengan baik.
Tahap evaluation dilakukan oleh internal tim event GreatDay Connect,
18
untuk mencari solusi permasalahan yang ada saat event berlangsung sehingga event selanjutnya berjalan lebih baik.
3.3.2 Content Writing
Dalam proses kerja magang, penulisan konten dan proses pencarian ide dilakukan setiap harinya. Pencarian ide dilakukan oleh para intern yang ada pada PT People Intelligence Indonesia. Pencarian dilakukan dari sumber-sumber online serta dari data yang dimiliki oleh perusahaan.
Kemudian, hasil dari brainstorming bersama, konten-konten akan diajukan ke Digital Content Strategist yaitu Monica. Semua isi konten di- review kembali, dan memang tak semua konten disetujui oleh kak Monica. Maka setelah itu, diskusi bersama akan dilakukan untuk menentukan konten mana yang lebih cocok untuk media yang dimiliki oleh PT People Intelligence Indonesia. Beberapa bentuk output yang dibuat adalah artikel, desain ilustrasi, video, email marketing. Penjelasan detail terkait output konten akan dirincikan sebagai berikut:
1. Artikel
Penulisan konten dalam bentuk artikel merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh pelaku kerja magang setiap harinya. Artikel akan diunggah setiap hari ke corporate blog yang dimiliki oleh PT People Intelligence Indonesia. Topik yang dipilih biasanya seputar dunia kerja, tentang tips-tips bekerja, hingga seputar dunia HR dan teknologi yang terdapat didalamnya. Selain itu, penulisan artikel menyesuaikan dengan keyword-keyword yang sudah disiapkan oleh SEO specialist, yaitu Bisril.
Tujuan dari penulisan artikel ini adalah untuk mengedukasi
para pembaca setia website GreatDayHR dengan topik-topik yang
menarik. Selain itu, adanya penulisan konten dalam bentuk artikel
juga bertujuan untuk optimalisasi search engine disaat mencari
keyword-keyword yang sama. Sehingga, banyak orang akan
mengenali GreatDay HR melalui search engine. Konten yang baik
juga menjadi salah satu alat yang efektif untuk upaya
meningkatkan optimalisasi search engine (Lieb, 2011, p. 8).
19
Tidak hanya mengandalkan dari link dari blog sendiri, melainkan ada artikel yang dituliskan kemudian diberikan kepada penulis media massa dan menjadi backlink untuk semakin mengoptimalisasi keyword GreatDay HR pada search engine.
Selama lebih dari enam puluh hari kerja di PT People Intelligence Indonesia, sekitar empat puluh artikel dituliskan oleh masing-masing pekerja magang. Setelah penulisan sudah selesai, Monica sebagai digital content strategist akan membantu untuk merevisi dan memperbaiki penulisan artikel seperti pemilihan diksi, hingga pengambilan angle penulisan.
Gambar 3.3 List Artikel yang Telah Dibuat
Sumber: Data PT People Intelligence Indonesia Gambar 3.4 Backlink Plan pada September 2020
Sumber: Data PT People Intelligence Indonesia
20
2. Desain Ilustrasi
Konten dalam bentuk gambar, akan diposting melalui media sosial Instagram. Postingan ke Instagram juga dilakukan setiap hari. Pekerja magang di PT People Intelligence Indonesia dipercayakan untuk memegang akun dari GreatDay HR Indonesia.
Pembuatan konten biasanya dilakukan pada akhir bulan, sebelum masuk ke bulan baru.
Pekerja magang melakukan penyusunan dan perencanaan konten dalam satu bulan ke depa. Biasanya konten dituliskan terlebih dahulu, kemudian mendapat persetujuan dari kak Monica, setelah itu proses desain baru dilakukan. Alur ini dipilih untuk meningkatkan efektivitas kerja setiap timnya.
Konten di Instagram GreatDayHR, memiliki tema mingguan dan memiliki kesinambungan postingan satu sama lain.
Misalnya, pada minggu ketiga dan keempat pada bulan September, konten membahas seputar work from home, yaitu tips-tips WFH, kemudian penggunaan GreatDay HR saat WFH, dan konten- konten menarik lainnya. Contoh lain yaitu pada minggu ketiga bulan November, konten Instagram membahas tentang generasi milenial atau gen Y, berawal karakternya, cara-cara merangkul generasi ini, hingga pertanyaan menarik untuk pengikut akun GreatDayHR.
Hingga saat ini, gambar ilustrasi biasanya diunggah pada
platform Instagram dan Facebook. Efektivitas unggahan pada
Instagram meningkat secara signifikan dan terlihat pada jumlah
followers yang terus meningkat pada tiga bulan terakhir. Pada
Linkedin, nampak pertumbuhan interaksi pada laman
GreatDayHR. Jadi, penggunaan media sosial sebagai salah satu
sarana meningkatkan awareness sangatlah efektif.
21 Gambar 3.5 Contoh Ilustrasi 1
Sumber: Data Olahan Gambar 3.6 Gambar Ilustrasi 2
Sumber: Data Olahan
22
3. Video
Output dari penulisan konten yang lainnya adalah video.
Adanya pekerja magang, membantu Irsan, sebagai videographer dalam mempersiapkan ide dan konten-konten baru untuk internal perusahaan juga untuk postingan di Youtube. Proses pengambilan ide, sama seperti persiapan konten yang lain, di mana ide disampaikan ke Digital Content Strategist untuk mendapat persetujuan apakah sudah memilih angle video yang tepat. Juga, melihat pesan yang disampaikan harus sesuai dengan perusahaan.
Salah satu konten yang berhasil diciptakan adalah video cerita karyawan. Di mana video ini berisikan pengalaman karyawan selama bekerja di PT People Intelligence Indonesia.
Karyawan yang dipilih adalah karyawan yang sudah cukup lama berada di dalam perusahaan ini. Seperti contohnya adalah Julian Alimin. Beliau sebagai VP of Engineering yang sudah bekerja lebih dari lima belas tahun. Beliau juga penulis coding pertama untuk GreatDayHR sendiri. Video ini berisikan pengalaman bekerja selama di GreatDayHR kemudian diposting ke media sosial internal perusahaan. Tujuannya adalah untuk memotivasi karyawan lain untuk bekerja lebih baik lagi.
Selain konten untuk internal, video testimoni dari klien juga menjadi salah satu konten pada kanal Youtube GreatDayHR.
Adanya video testimoni ini merupakan salah satu cara untuk menarik klien baru, karena adanya dorongan dari klien lain yang sudah menggunakan GreatDayHR untuk perusahaannya. Proses pembuatan video testimoni berawal dari pembuatan pertanyaan seputar pengalaman klien menggunakan aplikasi GreatDay.
Kemudian, mencari klien yang available untuk menjadi
narasumber dalam video testimoni. Selama proses magang,
terdapat tiga perusahaan yang bersedia menjadi narasumber untuk
konten video ini yaitu, Nature Republic Indonesia, Standard
23
BioSensor, dan PT Mitra Inovasi Gemilang. Setelah proses wawancara, kemudian ada proses editing, lalu terakhir video diunggah pada kanal Youtube GreatDayHR.
Video dengan konsep lain adalah video TikTok, di mana TikTok merupakan media sosial yang sedang naik daun. Pekerja magang juga menyiapkan beberapa konten TikTok yang seru tetapi juga mengenalkan produk GreatDay HR.
Gambar 3.7 Contoh Konten yang Berupa Video
Sumber: Youtube GreatDayHR
Gambar 3.8 Video Testimonial Klien GreatDayHR
Sumber: Youtube GreatDayHR
4. Email Marketing
Email marketing merupakan output konten yang paling
jarang digunakan. Hanya satu bulan sekali akan melakukan email
blast kepada subscriber email GreatDayHR. Setiap bulan, Divisi
24
Marketing Communication akan mengirimkan newsletter, yaitu kumpulan beberapa artikel yang ada di blog GreatDayHR.
Mailchimp menjadi alat untuk menyebarluaskan konten- konten tiap bulan dan menjadi salah satu media promosi yang secara langsung terikirim ke email masing-masing subscriber.
Lieb (2011, p. 5) menyampaikan bahwa konten adalah raja, karena konten adalah salah satu cara untuk menarik perhatian mata, telinga, atensi, dan engagement para pembaca. Penulisan konten bertujuan untuk mendapatkan atensi dari publik. Konten yang bermanfaat, membantu, relevan, dan menarik akan mendorong konten selanjutnya untuk lebih mendapatkan atensi dari publik (Lieb, 2011, p. 8)
Penelitian dari Business Marketing Association and American Business Media menunjukan bahwa sembilan dari sepuluh bisnis, menggabungkan konten dengan marketing mix. Rata-rata, para pelaku bisnis ini menghabiskan seperempat dari anggaran pemasaran mereka untuk pembuatan konten, dan lebih dari setengah mengatakan mereka berencana untuk meningkatkan investasi itu di tahun mendatang. (Lieb, 2011)
.Sangat terlihat, bahwa peranan konten berdampak besar pada kelangsungan promosi sebuah brand dan perusahaan. GreatDay HR juga menyadari bahwa konten yang baik harus diciptakan untuk meningkatkan awareness brand GreatDayHR dan secara perlahan meningkatkan keuntungan perusahaan.
Seluruh konten yang diciptakan oleh Divisi Marketing Communication lebih berbentuk informatif untuk para pembacanya. Konten yang dibuat tidak hanya seputar dunia human resource, tetapi banyak konten-konten lain seputar kegiatan bekerja, saran dan tips untuk fresh graduates, tentang dunia perpajakan, dan masih banyak lagi.
Memang di beberapa konten yang dipilihnya terdapat soft-selling
yang berguna sebagai salah satu alat yang dapat mempersuasi para pembaca
sehingga ingin menggunakan aplikasi GreatDay HR untuk membantu
kegiatan HR di perusahaannya masing-masing.
25
Dua konten utama yang paling sering dibuat adalah konten artikel dan desain visual untuk sosial media. Hampir setiap hari, postingan ke sosial media Instagram dilakukan. Seperti yang sudah dipaparkan di atas, tujuan dari adanya konten sosial media untuk memberikan informasi ke pembaca, sekaligus menaikan awareness pembaca tentang GreatDay HR. Konten dalam bentuk artikel diunggah ke corporate blog dari GreatDay HR.
Sebagian besar artikel yang ditulis diunggah ke blog perusahaan. Namun, beberapa artikel tentang penjelasan fitur-fitur GreatDay HR juga diberikan ke pihak media sebagai backlink dalam usaha menaikan awareness brand GreatDay HR dengan optimalisasi search engine.
3.4 Kendala dan Solusi
Selama proses kerja magang, tentunya mengalami kendala yang dihadapi oleh pekerja magang. Tak dipungkiri, dengan adanya perubahan lingkungan baru menyebabkan muncul kendala baru yang pasti juga ada solusi dari kendala tersebut.
3.4.1 Kendala
Kendala awal yang dialami adalah pada saat awal proses kerja magang. Pada hari pertama memasuki kantor, kurang ada training tentang produk GreatDay HR. Dengan begitu, muncul kebingungan di saat proses pengerjaan kerja magang seperti dalam pembuatan konten-konten untuk produk tersebut karena belum memahami produk GreatDay HR secara menyeluruh.
Kendala yang ditemui selama proses kerja magang, sebagai berikut:
1. Kurangnya traning produk pada awal kerja.
Hal ini berdampak pada saat proses pengerjaan kerja magang seperti dalam pembuatan konten-konten untuk produk tersebut karena belum memahami produk GreatDay HR secara menyeluruh.
2. Pekerjaan di luar job description Tim Marketing
Communication.
26
Fokus dari Divisi Marketing Communication pada PT People Intelligence Indonesia tidak hanya pada pengembangan awareness produk dan media promosi melainkan juga harus mendapatkan calon-calon klien baru yang berpotensi dan harus menjadi klien GreatDay HR. Dimana job description tersebut seharusnya dipegang oleh tim Sales.
3. Tidak menaati kode etik PR yang berlaku.
Melakukan backlink plan dengan meminta penulis media untuk mengunggah artikel yang diberikan oleh GreatDay HR dan membayarkan sejumlah uang. Artikel tersebut memuat topik tentang fitur-fitur GreatDay HR yang menjadi solusi pekerjaan HR. Selama proses kerja magang, ditemukan ketidaksesuaian dengan kode etik yang berlaku.
3.4.2 Solusi
Dari ketiga kendala di atas, maka solusi yang disarankan adalah sebagai berikut:
1. Mempersiapkan program training untuk seluruh pegawai baru
Pengenalan akan produk menjadi sangat penting karena berdampak pula pada proses kerja karyawan BARU selama di perusahaan. Apalagi produk HRIS yang belum banyak tersebar dan diketahui orang.
2. Kejelasan job description untuk Tim Marketing Communication.
Hal ini dapat dilakukan agar pekerjaan satu tim dengan tim lainnya lebih jelas dan tidak ada crossing. Serta, atasan lebih mengetahui bahwa pembagian kerja setiap timnya, agar koordinasi dapat berjalan dengan lebih lancar
3. Mematuhi kode etik PR yang berlaku
27
