SI403 Riset Operasi Suryo Widiantoro, MMSI, M.Com(IS)
Mahasiswa mampu menjelaskan
perancangan dan pengelolaan proses dalam organisasi
1. Strategi proses dalam organisasi 2. Keputusan proses dasar
Strategi proses (process strategy)
menjelaskan pola keputusan yang dibuat dalam mengelola proses sehingga proses akan mencapai prioritas kompetitifnya
Strategi proses memandu berbagai keputusan proses, dan
pada gilirannya dipandu oleh strategi operasi dan kemampuan organisasi untuk memperoleh sumberdaya yang diperlukan untuk mendukungnya
Ini dimulai dengan menetapkan 4 keputusan proses yang dasar:
1. Struktur proses (termasuk tata letak),
2. Keterlibatan pelanggan,
3. Fleksibilitas sumberdaya, dan
4. Intensitas modal
Dan diakhiri dengan 2 strategi perubahan dasar untuk menganalisis dan
memodifikasi proses:
1. Rekayasa ulang proses
3 prinsip terkait strategi proses yang cukup penting:
1. Kunci keberhasilan keputusan proses adalah untuk membuat pilihan yang sesuai dengan situasi dan yang masuk akal,
yang sesuai dengan situasi dan yang masuk akal,
2. Fokus pada proses individual, yang merupakan blok pembangun yang menciptakan keseluruhan rantai pasok,
3. Manajemen harus menaruh perhatian pada antarmuka di antara proses, baik proses dalam rantai pasok dilakukan secara internal maupun pemasok dan pelanggan luar
Proses terdapat di mana saja dan merupakan unit dasar dari sebuah pekerjaan
Perhatikan 2 hal berikut:
◦ Rantai pasok memiliki proses
◦ Proses ditemukan di seluruh organisasi tidak hanya di operasi
Proses rantai pasok harus didokumentasikan dan dianalisis untuk perbaikan, diperiksa untuk pengendalian dan
perbaikan mutu
Proses rantai pasok tidak ubahnya dengan proses dalam organisasi yang hanya memiliki pemasok dan pelanggan organisasi yang hanya memiliki pemasok dan pelanggan internal saja
Setiap proses dalam rantai, dari pemasok ke pelanggan, harus dirancang untuk mencapai prioritas kompetitifnya serta
Proses dijumpai di akunting, keuangan, SDM, SIM, dan marketing Struktur organisasi di berbagai industri sangat bervariasi, namun di
banyak bagian organisasi melakukan proses bisnis yang serupa
PERHATIKAN!
Semua proses harus dikelola
Manajer dari proses harus memastikan bahwa proses memberikan nilai (value) sebanyak mungkin kepada pelanggan
pelanggan
Mereka harus memahami bahwa beberapa proses merupakan lintas jalur organisasi, walaupun perusahaan diatur menurut jalur fungsional, produk, regional, atau proses
Sebuah proses melibatkan penggunaan sumberdaya organisasi untuk menyediakan sesuatu yang bernilai
Tidak ada layanan yang dapat diberikan dan tidak ada produk yang dapat dibuat tanpa sebuah proses
yang dapat dibuat tanpa sebuah proses
Tidak ada proses yang terjadi tanpa sedikitnya ada 1 layanan atau produk
PERTANYAAN
Keputusan proses secara langsung mempengaruhi proses itu sendiri secara tidak langsung layanan atau produk yang disediakan
Diagram berikut memperlihatkan memperlihatkan
langkah penting menuju sebuah rancangan
Struktur proses menentukan jenis proses terhadap jenis sumberdaya yang dibutuhkan, bagaimana sumberdaya dipilah di antara proses tersebut, dan karakteristik kuncinya
Sebuah layout merupakan pengaturan fisik operasi yang diciptakan dari berbagai proses, dan menempatkan keputusan dalam bentuk yang nyata (tangible)
Keterlibatan pelanggan mencerminkan cara dimana pelanggan menjadi Keterlibatan pelanggan mencerminkan cara dimana pelanggan menjadi
bagian dari proses dan tingkat keterlibatannya
Fleksibilitas sumberdaya kemudahan yang digunakan karyawan dan
perlengkapan untuk dapat menangani berbagai jenis produk, tingkat keluaran, tugas, dan fungsi
Intensitas modal campuran peralatan dan keahlian manusia di dalam sebuah proses; Semakin besar biaya relatif peralatan, semakin besar intensitas modal
Ciri proses layanan: kontak dengan pelanggan (customer contact)
Strategi proses yang baik untuk proses layanan sangat
bergantung pada jenis dan jumlah kontak dengan pelanggan
Customer contact tingkat keberadaan pelanggan yang terlibat Customer contact tingkat keberadaan pelanggan yang terlibat
secara aktif dan menerima perhatian personal selama proses layanan
Interaksi face-to-face, seringkali disebut sebagai moment of truth, mempertemukan pelanggan dan penyedia layanan bersama inilah saat dimana persepsi pelanggan mengenai kualitas layanan yang diberikan terbentuk
Matriks customer-contact
Matriks ini menggabungkan 3 elemen:
1. Derajat kontak dengan pelanggan,
2. Kustomisasi, dan
3. Karakteristik proses.
Matriks ini merupakan titik awal untuk mengevaluasi dan meningkatkan proses
Menyusun struktur proses layanan
Manajer memiliki opsi 3 struktur proses untuk dipilih:
1. front office,
2. hybrid office, dan 3. back office
Proses layanan tidak dapat optimal bila jauh dari arah diagonal pada diagram
1. Proses front- office memiliki customer contact yang tinggi
dimana penyedia layanan berinteraksi langsung dengan pelanggan internal maupun eksternal
2. Proses hybrid-office memiliki tingkat customer contact dan
layanan standar yang sedang-sedang saja, dengan beberapa pilihan yang tersedia yang dapat dipilih oleh pelanggan
3. Proses back-office memiliki customer contact yang rendah
dan kostomisasi layanan yang sedikit
◦ Pekerjaan bersifat standar dan rutin, dengan aliran dari satu penyedia layanan ke berikutnya hingga layanan selesai
Matriks product-process
Matriks ini menggabungkan elemen:
1. Volume,
2. Kustomisasi produk, dan
3. Karakteristik proses
3. Karakteristik proses
Matriks ini mensinkronkan produk untuk dimanufaktur dengan proses manufaktur itu sendiri
Menyusun struktur proses manufaktur
Pemilihan proses cara untuk menstruktur proses dengan mengatur sumberdaya di sekitar proses atau mengaturnya di sekitar produk
Manajer memiliki opsi 4 pilihan proses yang dapat dipilih:
1. Proses kerja,
1. Proses kerja,
2. Proses batch,
3. Proses line, dan
4. Proses continuous-flow.
Proses manufaktur tidak dapat optimal bila jauh dari arah diagonal
Sebuah job process menciptakan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan berbagai jenis produk dalam jumlah tertentu, dengan divergensi tertentu dalam langkah2 yang dilakukan
Sebuah batch process berbeda dengan sebelumnya dalam hal volume, jenis, dan jumlah. Perbedaan utamanya adalah volume lebih banyak karena produk atau komponen yang sama atau serupa diproduksi berulang-ulang
serupa diproduksi berulang-ulang
Sebuah line process berada di antara proses batch dan continuous; volumenya tinggi dan produk terstandar yang memungkinkan sumberdaya diatur untuk produk tertentu
Sebuah continuous flow process produksi berstandar dengan volume tinggi, dan aliran line yang ketat
Pabrik manufaktur yang membuat produk untuk kebutuhan
pelanggan dalam jumlah sedikit cenderung menggunakan strategi make-to-order
Strategi assemble-to-order sebuah pendekatan untuk
memproduksi berbagai jenis produk setelah pesanan pelanggan memproduksi berbagai jenis produk setelah pesanan pelanggan diterima
◦ Prinsip postponement diterapkan, dimana aktivitas final pembuatan produk ditunda hingga pesanan diterima
◦ Strategi ini juga berkaitan dengan mass customization, dimana proses yang sangat divergen menghasilkan berbagai produk kustom dengan harga yang cukup rendah
Perusahaan manufaktur menyimpan stok untuk pengiriman segera, sehingga mengurangi waktu pengiriman kepada pelanggan, menggunakan strategi make-to-stock
◦ Strategi ini layak untuk produk berstandar dengan volume tinggi dan peramalan yang akurat
◦ Mengkombinasikan proses line dengan strategi make-to-stock sering disebut mass production. Ini dianggap sebagai proses manufaktur disebut mass production. Ini dianggap sebagai proses manufaktur biasa karena lingkungan stabil dan dapat diprediksi, dengan pekerja yang melakukan tugas berulang dengan divergensi rendah
Memilih struktur proses untuk berbagai proses yang berada di dalam sebuah fasilitas adalah keputusan strategis, namun harus diikuti dengan keputusan yang lebih taktis —menciptakan layout
Sebuah layout pengaturan operasi (atau departmen) secara fisik yang diciptakan dari berbagai proses dan menempatkannya
yang diciptakan dari berbagai proses dan menempatkannya dalam bentuk yang terlihat (tangible)
Untuk kebutuhan organisasi, proses cenderung dapat
dikelompokkan bersama ke dalam operasi atau departmen
◦ sebuah operasi sebuah kumpulan sumberdaya orang dan modal yang menjalankan seluruh atau sebagian dari 1 atau lebih proses
Setelah melewati keputusan struktur proses dan bagaimana ditranslasikan menjadi layout, berikutnya adalah keputusan utama kedua, yaitu: keterlibatan pelanggan (customer
involvement)
Keterlibatan pelanggan mencerminkan dengan cara bagaimana pelanggan menjadi bagian dari proses dan derajat keterlibatannya
Hal ini penting untuk beberapa proses layanan, khususnya dimana kontak pelanggan harusnya tinggi
PERHATIKAN!
Keterlibatan pelanggan tidak selalu merupakan ide bagus
Dalam beberapa kasus, memberi pelanggan lebih banyak kontak aktif dalam proses layanan justru akan mengganggu dan membuat proses menjadi kurang efisien
Keuntungan dari proses yang lebih fokus pada pelanggan adalah peningkatan nilai bersih (net value) pada pelanggan
Beberapa pelanggan mencari partisipasi aktif dan mengedalikan proses layanan, khususnya bila mereka dapat menghemat waktu dan biaya
Manajer Operasi harus memilih apakah harus memiliki tenaga kerja yang fleksibel (flexible workforce) atau tidak
Anggota tenaga kerja yang fleksibel mampu melakukan beberapa tugas, baik di tempat kerjanya sendiri atau saat beberapa tugas, baik di tempat kerjanya sendiri atau saat mereka pindah dari 1 tempat kerja ke tempat lainnya
Bagaimanapun fleksibilitas seperti ini membutuhkan biaya dan ketrampilan yang lebih besar, sehingga butuh pelatihan dan pendidikan yang lebih juga
Intensitas modal percampuran dari peralatan dan
ketrampilan manusia di dalam proses; semakin besar biaya sebuah peralatan maka semakin besar intensitas modalnya Sejalan dengan peningkatan kapabilitas teknologi dan
Sejalan dengan peningkatan kapabilitas teknologi dan harganya menurun, manajer menghadapi pilihan yang
sangat luas, dari operasi yang menggunakan sedikit otomasi hingga operasi yang membutuhkan peralatan khusus dan sedikit campur tangan manusia
Pilihan untuk kemajuan:
Otomasi (automation) sebuah sistem, proses, atau peralatan yang dapat bertindak sendiri dan mengatur diri sendiri
Manufaktur menggunakan 2 jenis otomasi:
1. Fixed, cocok untuk pilihan proses line dan continuous-flow, otomasi fixed menghasilkan 1 jenis komponen atau produk dalam 1 urutan
operasi sederhana yang fixed
2. Flexible (atau programmable) dapat diubah dengan mudah untuk
menangani berbagai produk. Sebuah robot industri, mesin yang dikendalikan komputer untuk melakukan berbagai tugas, adalah contoh otomasi flexible.
Empat keputusan proses utama
menggambarkan isu strategi yang luas Keputusan yang dibuat harus ditranslasikan menjadi
rancangan atau rancangan ulang proses aktual rancangan atau rancangan ulang proses aktual
Disimpulkan melalui 2 pendapat yang berbeda namun saling melengkapi untuk rancangan proses:
1. Rekayasa ulang proses
Rekayasa ulang (reengineering) pemikiran ulang
mendasar dan desain ulang radikal terhadap proses untuk meningkatkan kinerja secara dramatis dalam hal biaya, mutu, layanan, dan kecepatan
Rekayasa ulang proses terkait dengan menemukan ulang, dan bukan peningkatan bertahap
Ini “obat keras” dan tidak selalu diperlukan atau berhasil
◦ Misalnya, dalam bentuk pemecatan dan banyak uang keluar untuk investasi di TI hampir selalu diiringi perubahan besar
PERHATIAN!
Rekayasa ulang telah dapat mengarah pada keberhasilan dan terus berlanjut, namun tidak mudah untuk dilakukan
Pemahaman terbaik akan sebuah proses dan bagaimana meningkatkannya, biasanya tergantung pada orang yang meningkatkannya, biasanya tergantung pada orang yang melakukan pekerjaan setiap hari, bukan dengan tim lintas-fungsional atau manajemen puncak
Perbaikan proses (process improvement) studi sistematis mengenai aktivitas dan aliran setiap proses untuk meningkatkannya
Tujuannya “learn the numbers,” memahami proses, dan menggali detil setelah proses telah benar2 dipahami, maka proses dapat ditingkatkan Tekanan untuk menyediakan kualitas lebih baik dengan harga rendah
berarti perusahaan harus terus-menerus meninjau seluruh aspek operasinya
Peningkatan proses selalu ada walaupun tidak direkayasa ulang selalu ada cara yang lebih baik untuk mengerjakan sesuatu
Contoh peningkatan proses:
Seseorang atau seluruh tim memeriksa proses
menggunakan tool
Seseorang harus mencari jalan untuk tugas streamline,
menghapus seluruh proses, memotong bahan atau layanan mahal, meningkatkan lingkungan, atau membuat pekerjaan mahal, meningkatkan lingkungan, atau membuat pekerjaan lebih aman
Seseorang harus menemukan jalan untuk menyesuaikan
biaya dan keterlambatan dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
