BAB 9
Sistem Informasi Manajemen Ritel
(SIM RITEL)
Dalam perdagangan eceran atau ritel dimana arus data barang dagangan dan uang berputar sangat cepat diperlukan pengendalian dan pengawasan yang baik. Salah satu bentuk pengendalian dan pengawasan tersebut adalah dengan melakukan pencatatan data yang tertib dan teratur, serta penyuguhan informasi dalam bentuk sistem pelaporan yang tepat waktu dan akurat sehingga memberikan manfaat yang optimal bagi setiap keputusan yang akan diambil.
Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan.
Secara umum struktur SIM Ritel tidak berbeda dengan Sistem Informasi Manajemen lainnya, meliputi :
1. Tingkatan informasi untuk proses transaksi, dalam hal ini fungsinya adalah sebagai inquiry response. Tingkatan ini biasanya menjadi tanggung jawab dari staff atau
clerk.
2. Tingkatan informasi untuk perencanaan operasional, pengendalian dan
pengambilan keputusan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional setiap harinya dibutuhkan oleh Lower Management yang berada pada tingkatan ini untuk pengambilan keputusan.
3. Tingkatan informasi untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Pada
tingkatan ini Middle Management membutuhkan informasi yang datangnya dari tingkat perencanaan operasional maupun informasi dari luar lingkungan
perusahan seperti informasi tentang pesaing. Informasi tersebut nantinya akan menjadi dasar pembuatan rencana taktis perusahaan contohnya pembuatan anggaran maupun pengambilan keputusan seperti penentuan jenis dan harga barang.
4. Tingkatan informasi untuk perencanaan strategik, kebijakan dan pengambilan keputusan. Tujuan dan arah perusahaan ditentukan oleh Top Management. Karena itu informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan dan keadaan lingkungan luar perusahaan perlu dimiliki oleh tingkat ini demi kemajuan perusahaan.
Lebih jelasnya struktur tingkatan Sistem Informasi Ritel dapat dilihat sebagai berikut :
IS for transaction processing and inquiry response
IS for operational planning control and decision making
IS for tactical planning and decision making IS for strategic and policy planning and decision making
Top
Management
Middle
Management
Lower
Management
Staff / Clerk
10.2 Elemen-elmen SIM Ritel
Untuk membangun suatu Sistem Informasi Ritel dibutuhkan beberapa elemen, meliputi :
1. Perangkat Keras 2. Perangkat Lunak 3. Database
4. Manual Procedur
5. Petugas pengoperasian sistem
Elemen-elemen di atas kemudian tersusun ke dalam suatu sistem konfigurasi, yang merupakan rangkaian perangkat keras dan lunak yang dirancang serta disusun secara terpadu dalam suatu sistem, sehingga sistem tersebut dapat berjalan sesuai yang dibutuhkan. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam sistem konfigurasi diantaranya adalah : - skala usaha - aplikasi SIM - volume data - frekuensi data - kecepatan data - keamanan data
Untuk membangun Sistem Informasi Ritel ada beberapa alternatif sistem teknologi, diantaranya :
1. Teknologi Electronic Cash Register System 2. Teknologi PC-based POS System
Alternatif sistem teknologi di atas dapat dikombinasikan menjadi beberapa konfigurasi diantaranya :
- Register to Register System (Master to Slave System – POS LAN)
- Register to Register to PC System ( Mater-Slave System to Cluster System)
- Register to PC Communication System (Master-Slave POS LAN Communication
System / POS WAN)
10.3 Tahapan pengembangan Sistem Informasi
Berikut ini akan dijelaskan tahapan pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Ritel :
1. Menentukan Jenis dan Skala Usaha
2. Menentukan Lingkup dan Prioritas Sistem Informasi yang dibutuhkan 3. Menentukan Besarnya Volume Data yang akan diproses
4. Menentukan Besarnya Frekuensi Transaksi Data yang akan diproses 5. Menentukan Jenis dan Jumlah Peralatan Mekanisasi yang dibutuhkan 6. Menentukan format Struktur Database
7. Menentukan Jenis dan Format Laporan / Informasi yang dibutuhkan 8. Menentukan Jadual Pengembangan Program-program Aplikasi SIM 9. Menentukan Jadual Pelatihan dan Implementasi
10. Evaluasi
Dalam Sistem Informasi Ritel identifikasi barang memegang peran yang sangat penting. Mulai dari Jenis barangnya, merk barang, produsen, sampai harga. Untuk memudahkan identifikasi tersebut, biasanya setiap barang dibuat kodenya sesuai dengan kelompok jenisnya. Contoh struktur kode barang yang dapat digunakan dalam sistem informasi ritel adalah sebagai berikut :
Berikut ini adalah beberapa contoh laporan yang merupakan informasi bagi tingkatan manajemen yang ada di perusahaan retail :
• Informasi dari data processing yang berguna bagi manajemen tingkat operasional
Laporan Penjualan per Kasir Tanggal 31 Juli
Shift Kode Kasir Nama Kasir Jumlah
Trans PenjualanNetto PenjualanPotongan PenjualamBruto
I 123 Karmila 76 727.000 0 727.000
II 124 Medya 93 950.000 13.000 937.000
• Informasi bagi tingkat perencanaan taktis
Laporan Penjualan per Item / Kelompok Barang Tanggal 31 Juli 1998
Kode
Barang BarangNama Unit SatuanHarga JumlahPenj. % RatioPenj. HargaPokok JumlahH.P KotorLaba % LabaKotor 10.001 Coca Cola 8 2.000 16.000 7.69 1.570 12.560 3.440 21.50 10.002 7 up 7 2.000 14.000 6.73 1.570 10.990 3.010 21.50 10.003 Mineral Water 1 3.000 3.000 1.44 2.355 2.355 645 21.50 10.004 Aqua 15 1.500 22.500 10.82 1.177 17.655 4.845 21.53 Kelompok –10 Min.Non ALkohol 31 55.500 36.69 43.560 11.940 21.51 20.001 Heineken Beer 4 8.500 34.000 16.35 5.984 23.936 10.064 29.60
20.002 Anker Beer 0 7.000 0 0.00 4.928 0 0 ERR
20.003 Brandy 3 9.500 28.500 13.71 6.688 20.064 8.436 29.60 20.004 French Wine White 1 10.500 10.500 5.05 7.392 7.392 3.108 29.60 Kelompok – 20 Min. Alkohol 8 73.000 35.10 51.392 21.608 29.60 30.001 Djie Sam SU 5 3.500 17.500 8.42 3.132 15.660 1.840 10.51 30.002 Marlboro Light 8 3.000 24.000 11.54 2.685 21.480 2.520 10.50 30.003 Dunhil Merah 1 3.200 3.200 1.54 2.864 2.864 336 10.50 30.004 GG Surya 10 2.500 25.000 12.02 2.237 22.370 2.630 10.52 30.005 GG Filter 3 2.000 6.000 2.89 1.790 5.370 630 10.50
30.006 Benson & Hendes 1 3.750 3.750 1.80 3.356 3.356 397 10.51 Kelompok – 30 Rokok 28 79.450 38.21 71.100 8.350 10.51 Total Penjualan 67 207.950 100.00 166.052 41.898 20.15 Kelompok 10 Alkohol Item 001 Coca Cola Item 004 Aqua Kelompok 20 Non Alkohol GROUP 1 MINUMAN
• Informasi bagi tingkat perencanaan dan pengendalian strategis
Laporan Perhitungan Laba / Rugi Untuk Tahun Yang Berakhir Pada
31 Juli 1998 URAIAN PENJUALAN - Total Penjualan 21.724.625 - Retur Penjualan 45.000 Penjualan Bersih : 21.679.625 100.0 HPP : - Persediaan awal 17.599.314 - Pembelian 0
Persediaan siap jual 17.599.314
- Persediaan akhir 1.351.547 HPP : 16.247.767 74.9 LABA KOTOR 25.1 BIAYA OPERASIONAL - B. Pemasaran 400.000 1.8 - B. Administrasi Umum
Gaji & Upah 2.150.000 9.9
Telp. / Fax. / Listrik 725.000 3.3
Dll 300.00 1.4
Total Biaya Operasional 3.575.000 16.5
LABA Sebelum Pajak : 1.856.858 8.6
PAJAK (pph-25) 0 0.0
