commit to user
31 BAB III
DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Objek Penelitian
Perkembangan dunia industri yang semakin meningkat pesat dengan adanya pasar bebas serta badai krisis perekonomian yang sangat terasa dampaknya, memerlukan pemikiran dan pembenahan struktur bisnis organisasi / perusahaan yang benar-benar mapan.
1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Indo Veneer Utama adalah perusahaan yang bergerak di bidang furniture. Perusahaan ini terdiri dari dua line produksi yaitu
solid door yang memproduksi pintu yang dipasarkan lokal maupun
luar negeri, dan Garden Furniture (GF) yang memproduksi: meja, kursidan produk lainnya yang biasa digunakan di luarruangan (outdoor).
Berdiri tanggal 10 November 1975 berdasarkan akte pendirian No. 37 Notaris Maria Theresia Budi Susantooleh tiga bersaudara yaitu Bapak Andi Sutanto, Bapak Gunawan Sutanto, dan Bapak Agus Sutanto. Sebelum PT Indo Veneer Utama berdiri, tiga bersaudara tersebut sebelumnya membangun perusahaan CV Indo Jati pada tahun 1970 di Jl. Nusukan Surakarta. CV Indo Jati bergerak di bidang penggergajian kayu dan furniture.
commit to user
32
Karena adanya peluang besar dalam industri perkayuan maka didirikanlah PT Indo Veneer Utama dan CV Indo Jati yang menjadi satu lokasi, baik pabrik maupun kantor. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pengawasan kegiatan perusahaan oleh pihak atasan. Namun tidak lama kemudian terjadi musibah dimana CV Indo Jati terbakar, dan hingga sekarang ini CV Indo Jati tidak melakukan kegiatan produksi lagi.
Pada tahun 1991, sesuai akte notaris Sugiri Kadarsiman, SR. No 31 tanggal 11 Juli 1994 diadakan perubahan pengurus menjadi Bapak Andi Sutanto, Bapak Andhy Pratiknyo, Bapak Agus Sutanto. Setelah mengalami pergantian kepemilikan, kemudian membangun pabrik didesa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Karanganyar.
2. Lokasi Perusahaan
PT Indo Veneer Utama terletak di desa Blulukan, Kecamatan Colomadu, Kabupaten Daerah Tingkat II Karanganyar, Propinsi Jawa Tengah yaitu di Jl. Adisucipto No.1 PO BOX 229 yang terletak di pinggiran kota Surakarta dengan lahan seluas 140.000m² dan luasbangunan 70.000m².
commit to user
33
Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan lokasi ini adalah:
a. Masih terbukanya kesempatan untuk memperluas area.
b. Ketersediaan transportasi yang mudah dan lancar karena terletak di pinggir jalan raya.
c. Tenaga kerja yang mudah diperoleh karena berasal dari sekitar area pabrik.
d. Dekat dengan sumber bahan baku dan daerah pemasaran. e. Keberadaan pabrik dapat diterima masyarakat sekitar.
f. Tersedianya fasilitas-fasilitas seperti listrik, air, dan jaringan telepon.
3. Tujuan Umum Didirikan Perusahaan
Dalam menjalankan usahanya, PT Indo Veneer Utama tidak terlepas dari tujuannya antara lain:
a. Membuka lapangan pekerjaan sehingga dapat mengurangi penganggguran.
b. Memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap kebutuhan meja, kursi, pintu dan peralatan kayu lainnya.
c. Mengembangkan industri dalam negeri sehingga dapat membantu pemerintah dalam usaha meningkatkan taraf hidup masyarakat khususnya masyarakat Karanganyar.
commit to user
34
d. Untuk perusahaan sendiri agar dapat memperoleh keuntungan yang layak bagi pemilik perusahaan guna menunjang kelangsungan hidup perusahaan.
4. Struktur Organisasi Perusahaan
Bagi perusahaan struktur organisasi perusahaan merupakan unsur penting untuk mempermudah pembagian wewenang serta tanggung jawab dan tugas setiap anggota organisasi .Setiap perusahaan mempunyai bentuk dan model struktur organisasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setiap departemen memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing dan antara bagian-bagian tersebut mempunyai hubungan yang erat dengan yang lainnya.
Struktur organisasi di PT Indo Veneer Utama adalah struktur organisasi garis. Dalam struktur ini, kekuatan dan tanggung jawab mengalir dalam suatu garis lurus dan bagian puncak ke bagian terbawah dengan tanggungjawab tertinggi dipegang oleh CEO. CEO dibantu empat orang kepala divisi yaitu: Kepala Produksi, Kepala Pemasaran, Kepala Logistik, dan Kepala Administrasi. Berikut struktur organisasi PT Indo Veneer Utamadan penjabaran tugas dan wewenang beberapa bagian dalam organisasi antara lain:
commit to user
commit to user
36 a. CEO
Memimpin dan bertanggung jawab secara mutlak terhadap seluruh kegiatan operasional yang dijalankan oleh perusahaan agar tercapai internal control yang baik. Sealain itu, tugas CEO meliputi:
1) Memimpin karyawan dan perusahaan kearah kemajuan yang terarah dan terpadu dengan mengantisipasi jauh ke depan tentang prospek perusahaan, pangsa pasar, dsb.
2) Melakukan perencanaan strategis dan pengendalian operasional.
3) Menurunkan perintah tentang kebijakan-kebijakan yang harus dilaksanakan setelah dikaji, diperhitungkan dan dibahas terhadap kemungkinan kendala yang akan dihadapi jika terjadi dilapangan kepada jenjang dibawahnya.
4) Membuat rancangan tentang rencana anggaran pendapatan dan belanja perusahaan dengan proyeksi satu tahun anggaran. 5) Melakukan evakuasi kerja dengan seluruh jenjang di
bawahnya.
Wewenang CEO meliputi:
1) Menentukan segala keputusan untuk perusahaan.
2) Menentukan arah dan tujuan perusahaan untuk jangka pendek dan jangka panjang.
commit to user
37
3) Meminta dan memeriksa laporan pertanggung jawaban dari setiap kepala divisi.
4) Mengangkat dan memberhentikan pengurus perusahaan yang diputuskan dalam rapat dengan terbanyak.
Tanggung Jawab CEO :
1) Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan dan karyawan.
2) Bertanggung jawab atas segala kegiatan dalam perusahaan. 3) Bertanggung jawab atas segala surat maupun laporan pihak
ekstern perusahaan.
4) Bertanggung jawab atas segala kerugian yang terjadi dalam perusahaan.
b. Kepala Produksi
Tugas dan Tanggung jawab :
1) Mengatur dan melaksanakan kebijakan dalam bidang produksi. 2) Bertanggung jawab atas laporan produksi.
3) Mengatur, mengetahui dan menyetujui semua pengeluaran uang untuk keperluan pabrik.
Divisi produksi membawahi :
1) Bagian produksi
Tugas dan tanggung jawab :
a) Mengatur jalannya serta lancarnya proses produksi. b) Bertanggung jawab atas proses pembuatan suatu produk.
commit to user
38 2) Bagian elektrik
Tugas dan tanggung jawab
a) Mengatur dan mengawasi mesin-mesin dan diesel / listrik yang digunakan untuk keperluan produksi.
b) Memelihara serta memperbaiki mesin-mesin yang rusak.
3) Bagian PPIC
Tugas dan tanggung jawab :
a) Mengawasi dan merencanakan segala sesuatu yang bersangkutan dengan aktivitas produksi yang berlangsung di dalam pabrik.
4) Bagian Quality Control / pengendalian kualitas Tugas dan tanggung jawab :
a) Menjaga kualitas kayu-kayu dan material pendukung yang akan digunakan dalam produksi.
b) Menjaga dan memelihara kualitas hasil produksi atau produk agar selalu memenuhi selera konsumen.
c. Kepala Marketing / Pemasaran
Tugas dan tanggung jawabnya adalah melayani atau menerima pesanan dari konsumen, baik untuk konsumen dalam negeri maupun luar negeri.
commit to user
39
Divisi pemasaran salah satunya membawahi bagian ekspor-impor dimana tugas-tugas dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Mengekspor hasil produksi ke luar negeri. 2) Menampung barang jadi dari bagian produksi.
3) Memasarkan produk kepada konsumen domestic / luar negeri. 4) Mengawasi kegiatan pemasaran dan kelancaran pemasaran
produk yang dihasilkan.
d. Kepala Logistik
Divisi logistik membawahi :
1) Bagian logistik
Tugas dan tanggung jawab :
a) Menerima dan melakukan pengecekan terhadap material yang datang serta jumlah persediaan material yang tersisa.
2) Bagian Pembelian
a) Melaksanakan pengadaan barang atau pembelian barang yang diperlukan perusahaan baik kayu maupun bahan-bahan lain.
b) Bertanggung jawab terhadap keberhasilan yang diberikan kepada bagian pembelian.
commit to user
40 e. Kepala Administrasi
Tugas dan tanggung jawab :
1) Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan rutin non produksi seperti administrasi perkantoran dan personalia. 2) Bertanggung jawab dalam ketertiban dan ketepatan
administrasi keuangan, akuntansi dan pembuatan laporan. 3) Menyediakan fasilitas-fasilitas umum kepada karyawan sesuai
dengan batas-batas kewenangna yang telah ditetapkan. Divisi administrasi membawahi:
1) Bagian Human Researchand Development (HRD) Tugas dan tanggung jawab :
a) Menyeleksi dan melatih karyawan baru.
b) Melaksanakan kebijakan perusahaan yang berkenaan dengan jam kerja, gaji karyawan serta penempatan karyawan.
c) Mengawasi kerja karyawan.
d) Menyususn, merumuskan program kerja untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.
e) Melaksanakan kebijakan perusahaan yang berkenaan dengan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
f) Mengadakan hubungan dengan masyarakat, menyelanggarakan penelitian beserta pengembangan sumber daya manusia untuk kemajuan perusahaan.
commit to user
41 2) Bagian Akuntansi Keuangan
Tugas dan tanggung jawab :
a) Mencatat, membukukan, serta mengadakan perhitungan kekayaan dan transaksi-transaksi perusahaan.
b) Menjaga keseimbangan kas masuk dan keluar. c) Membuat laporan keuangan perusahaan.
d) Menerima setoran-setoran baik berupa uang tunai maupun cek.
e) Melakukan pembayaran, pengiriman uang kepada bank yang memberikan kredit kepada perusahaan.
5. Kebijakan Perusahaan
Dalam aktivitasnya sebagai perusahaan, PT Indo Veneer Utama melakukan beberapa kebijakan perusahaan, antara lain kebijakan kepada:
a. Customer (Pelanggan)
1) Perusahaan menjaga pelayanan baik kualitas maupun pelayanan terhadap pelanggan.
2) Menjalin kerjasama yang mengutamakan kepercayaan.
b. Instansi
1) Bersama pemerintah menjalin kerjasama yang saling menguntungkan.
commit to user
42
2) Bersama perguruan tinggi dan sekolah, menjalin kerjasama dalam penelitian dan kerja praktek.
3) Bersama aparat keamanan / kepolisian setempat menjalin dalam pengamanan preventif (patroli).
c. Masyarakat
1) Perusahaan memperhatikan dinamika yang ada di masyarakat sekitar tentang sosial, budaya, serta ekonomi dan pembangunan.
2) Menjalin keakraban dengan masyarakat sekitar semisal memberikan dana bagi pemohon dengan mengajukan proposal, menjalin silaturahmi pada bulan puasa.
d. Karyawan
1) Memperhatikan jenjang karir kepada karyawan.
2) Selain memberi gaji juga memperhatikan kesejahteraan karyawannya, yaitu memberikan makan siang, asuransi, THR. 3) Adanya suatu kegiatan pada hari khusus misalnya 17 Agustus
dengan mengadakan upacara bendera, lomba-lomba dan pembagian hadiah bagi yang menang. Acara ini bertujuan untuk menjalin keakraban antar karyawan staff dan non staff. 4) Adanya kegiatan rutin untuk satpam yaitu olahraga yudo pada
commit to user
43 6. Kepegawaian
a. Tenaga Kerja
Tenaga kerja merupakan salah satu faktor penting dalam proses produksi, disamping bahan baku dan mesin. Tanpa tenaga kerja, meskipun bahan baku dan mesin telah tersedia, proses produksi tidak dapat berlangsung, tenaga kerja merupakan tenaga pelaksana proses produksi. Jumlah tenaga kerja yang dimiliki PT Indo Veneer Utama adalah 300 orang. Selain tenaga kerja tetap, perusahaan juga mempunyai karyawan borongan yaitu karyawan yang dipekerjakan pada pemotongan kayu log dengan line saw, perakitan meja dan kursi pada garden furniture.
b. Penempatan Tenaga Kerja
Penempatan tenaga kerja di PT Indo Veneer Utama berdasarkan tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian masing-masing karyawan. Sebelum perekrutan tenaga kerja, diadakan training / pelatihan selama tiga bulan. Karyawan yang ditempatkan harus yang lulus seleksi.
c. Jam Kerja
PT Indo Veneer Utama menetapkan hari kerja dari Senin sampai Sabtu (enam hari). Untuk hari Senin – Jumat bekerja selama 8 jam yaitu pukul 08.00 s/d 16.00 WIB dengan waktu istirahat selama satu jam yaitu pukul 12.00 – 13.00 WIB dan untuk
commit to user
44
hari Jumat istirahat pukul 11.45 – 12.45 WIB. Sedangkan untuk hari Sabtu bekerja selama 5 jam yaitu pukul 08.00 – 13.00 WIB tanpa waktu istirahat.
d. Pengupahan
Pengupahan untuk karyawan PT Indo Veneer Utama didasarkan dengan Upah Minimum Kabupaten (UMK) Karanganyar yang dibayarkan pada karyawan sebagai upah bulanan. Pengupahan dilakukan setiap akhir bulan baik untuk karyawan staff (kantor) maupun non staff (lantai produksi). Pemotongan upah dilakukan jika karyawan tersebut terlambat, tidak masuk kerja tanpa ijin dari perusahaan, masuk kerja tidak penuh pada jam kerja yang telah ditetapkan dan besarnya pemotongan upah ditentukan oleh kebijakan perusahaan. Jika terjadi kerja lembur, maka karyawan juga akan mendapat upah lembur sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan.
e. Sarana dan fasilitas bagi tenaga kerja
Untuk menunjang kesejahteraan karyawannya, perusahaan memberikan beberapa sarana dan fasilitas karyawannya antara lain:
1) Bonus tahunan (Idul Fitri) dimana besarnya bonus satu kali gaji.
commit to user
45
3) Dibentuk Koperasi Tunas Inti untuk membantu karyawan yang membutuhkan barang ataupun pinjaman uang dengan harga dan bunga yang layak.
4) Mendapatkan asuransi Jamsostek (Jaminan Sosial Tenaga Kerja).
5) Diberikan mess atau rumah dinas dekat pabrik bagi karyawan yang berasal dari luar kota.
6) Kantin bagi karyawan.
7) Lapangan tenis untuk kegiatan olahraga para karyawan. 8) Poliklinik bagi karyawan yang luka ataupun sakit. 9) Upah pada waktu sakit.
10) Cuti tahunan selama 12 hari per tahun dan tidak boleh diambil pada saat bersamaan.
11) Cuti hamil selama tiga bulan yang diberikan sebelum dan sesudah melahirkan.
12) Tunjangan kelahiran maupun kematian bagi karyawan. 13) Transportasi bus untuk antar jemput.
14) Diberikan pakaian/seragam dua stel setiap tahunnya.
f. Pemberhentian Tenaga Kerja
PT Indo Veneer Utama melakukan pemberhentian karyawan jika karyawan tersebut sering melakukan kesalahan atau melakukan pelanggaran berat yang tercantum dalam peraturan perusahaan dan sering kali tidak masuk kerja tanpa meminta ijin
commit to user
46
kepada pimpinan (mangkir). Karyawan yang diberhentikan tidak langsung di PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) melainkan diberi kesempatan untuk memperbaiki kesalahannya dan biasanya diberikan waktu dua minggu untuk memperbaiki hasil kerjanya. Jika karyawan tersebut tetap tidak ada perubahan, maka atas kesepakatan bersama karyawan tersebut dikeluarkan.
Pemberhentian juga dapat terjadi karena permintaan karyawan itu sendiri, kesepakatan antara karyawan dengan pimpinan dan keputusan dari pimpinan.
g. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Dalam suatu industri masalah keselamatan kerja harus mendapat perhatian yang utama. PT Indo Veneer Utama dalam menjalankan produktifitasnya menggunakan mesin-mesin dan peralatan yang beresiko tinggi terhadap keselamatan kerja. Guna menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan yang menyangkut keselamtan kerja, PT Indo Veneer Utama membekali pengetahuan mengenai keselamatan kerja kepada karyawannya. Selain itu juga memberikan fasilitas-fasilitas keselamatan kerja, baik untuk karyawan maupun pada peralatan-peralatan kerja di tempat kerja.
commit to user
47
Alat-alat pelindung keselamatan kerja perorangan antara lain adalah sebagai berikut :
1) Masker 2) Sarung tangan 3) Sepatu
Selain itu terdapat fasilitas keselamatan di tempat kerja seperti tabung pemadam kebakaran karena bahaya utama dalam industri furniture adalah bahaya kebakaran. Perusahaan juga memberikan slogan-slogan yang ditempel di dinding area kerja seperti: “mulailah keselamatan dan kesehatan kerja dari anda”, “kebodohan dan kelalaian merupakan sebab utama kecelakaan kerja”, dan lain-lain. Selain itu perusahaan juga membentuk P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) karena jumlah pekerja perusahaan ini lebih dari 50 orang. Tugas P2K3 adalah memberi masukan kepada karyawan/manajemen pada masalah-masalah kesehatan dan keselamatan kerja, kegiatan rutin dengan mengadakan pertemuan satu bulan sekali. Sasaran umum usaha keselamatan dan kesehatan kerja:
1) Perlindungan terhadap tenaga kerja yang ada di tempat kerja agar selalu terjamin keselamatan dan kesehatannya sehingga dapat diwujudkan peningkatan produktifitas kerja.
2) Perlindungan setiap orang lainnya yang ada di tempat kerja agar selalu dalam keadaan sehat dan selamat.
commit to user
48
3) Perlindungan terhadap bahan dan peralatan produksi agar dapat dipakai secara aman dan efisien.
Sasaran khusus usaha keselamatan dan kesehatan kerja :
1) Mencegah dan atau mengurangi kecelakaan, kebakaran, peledakan dan penyakit akibat kerja.
2) Mengamankan mesin, instalasi, pesawat, alat kerja, bahan baku dan bahan hasil produksi.
3) Menciptakan lingkungan dan tempat kerja yang aman, nyaman, sehat dan penyesuaian antara pekerjaan dengan manusia.
h. Tata Tertib Perusahaan
Tata tertib PT Indo Veneer Utama adalah sebagai berikut :
1) Karyawan wajib bekerja di perusahaan selama enam hari kerja selama satu minggu.
2) Karyawan wajib mengisi kartu presensi sewaktu masuk kerja dan selesai kerja.
3) Karyawan wajib menjaga peralatan, serta sarana dan prasarana perusahaan.
4) Karyawan wajib menjaga kebersihan di lingkungan tempat kerja.
5) Karyawan wajib berkonsultasi setiap menghadapi permasalahan dalam bekerja kepada penanggung jawab divisi / atasannya.
commit to user
49
6) Karyawan wajib mengajukan surat ijin apabila tidak masuk kerja maupun akan meninggalkan pekerjaan selama jam kerja. 7) Karyawan wajib menjaga kerukunan, kebersamaan diantara
sesama karyawan.
8) Karyawan wajib menjaga nama baik perusahaan, di dalam maupun di luar lingkungan perusahaan.
9) Karyawan wajib memakai seragam dan sepatu selama berada di perusahaan.
7. Pemasaran
Pemasaran produk merupakan salah satu bagian terpenting bagi perusahaan. Karena dari pemasaran, perusahaan akan memperoleh pendapatan yang akan digunakan perusahaan untuk membiayai kelangsungan dan kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Jika dalam pemasaran produk-produk, perusahaan tidak mempunyai pasar yang luas maka hal ini juga akan menghambat kemajuan perusahaan.
Daerah pemasaran produk PT Indo Veneer Utama diorientasikan ke luar negeri yaitu: Inggris, Australia, Singapura, Jepang, Philipina, Hongkong, Belanda, Italia, Arab Saudi, Jerman, Perancis. Pemasaran dilakukan melalui buyer agent berfungsi sebagai penghubung perusahaan dan konsumen.
commit to user
50
Selain pemasaran di luar negeri, PT Indo Veneer Utama juga melayani penjualan di dalam negeri (Jawa dan Bali) atau pemasaran dari konsumen yang langsung datang ke pabrik untuk memesan produk yang diinginkan. Jadi perusahaan ini bersifat Make To Order (MTO). Dalam menerima pesanan produk, perusahaan memproduksi sesuai dengan permintaan konsumen dari segi bentuk maupun ukuran, selain itu di dalam pabrik juga terdapat contoh atau sample produk yang dapat dilihat langsung oleh pemesan, oleh karena itu pemesan dapat memesan sesuai sample yang diinginkan.
Pemasaran juga dilakukan dengan mengadakan promosi seperti ikut dalam pameran, ataupun menjaga hubungan baik dengan para
supplier/pemasok serta memberikan service/layanan pemasaran seperti
mengantarkan barang yang dipesan sampai ketempat pembeli dengan tepat waktu.
8. Jenis Produk
Jenis produk yang dihasilkan PT Indo Veneer Utama sangat bervariasi, karena perusahaan ini memproduksi berdasarkan order (based on order). Jenis produk yang dihasilkan antara lain :
a. Pintu (Balcony, alamsutra) b. Bench (bangku)
c. Table (meja) d. Chair (kursi)
commit to user
51 e. Sunlounger (kursi malas) f. Daybed (dipan)
Bahan baku yang digunakan antara lain kayu merbau, kayu meranti, kayu kamfer, kayu bangkirai, kayu jati dan kayu kruing.
9. Departemen-departemen Produksi
Divisi produksi PT Indo Veneer Utama terbagi menjadi bebrapa bagian. Bagian-bagian tersebut adalah Cutting log (Saw Mill),
Kiln Dry, Pembahanan (Foerming), Joinery, Sanding, Assembly dan Finishing. Tiap-tiap bagian tersebut mempunyai fungsi-fungsi ataupun
tugas-tugas tertentu dalam jalinan proses produksi pada bagian
furniture PT Indo Veneer Utama.
a. Saw Mill
Saw Mill ditunjukan untuk membentuk kayu besar yang
berupa kayu gelondongan / log atau kayu kotak (square) menjadi bentuk yang nantinya akan dikerjakan pada lantai produksi.
b. Kiln Dry
Kiln Dry adalah suatu proses pengeringan yang menjadikan
kayu tidak dapat terpengaruh oleh perubahan cuaca. Kayu dengan kandungan air antara 70 – 80 MC jika dikerjakan pada cuaca dingin atau pada tingkat kelembaban tinggi, ukuran kayunya dapat berubah pada cuaca panas karena kandungan air di dalamnya telah menguap akibat sambungan antara kayunya menjadi longgar
commit to user
52
sehingga parodek seperti meja dan kursi dapat menjadi goyang karena sambungan antar kayunya menjadi kurang kuat. Kandungan air pada kayu kering sekitar 12 MC, pada kondisi tersebut serat-seratnya sudah tidak dapat lagi berkembang. Pada proses kiln dry, kayu dipotong dalam lempengan (RST/Raw Sawn Timber) untuk mempercepat waktu pengeringan. Jika kayu masih dalam bentuk gelondongan, maka proses pengeringannya akan menjadi lebih lama. Untuk mengukur kadar MC digunakan alat yang disebut
Wagner.
Proses yang terjadi dalam Kiln Dry adalah sebagai berikut:
1) Pengecekan data komponen untuk selanjutnya diserahkan kepada Bagian Kiln Dry.
2) Peyusunan komponen ke dalam ruangan Kiln Dry dengan sistem rak dengan jarak 2-3 cm, hal ini bertujuan agar sirkulasi udara panas dalam Kiln Dry bisa masuk dengan baik ke dalam sela-sela kayu.
3) Proses pengeringan kayu dengan Kiln Dry ini dapat diatur dengan peningkatan suhu secara bertahap (dengan waktu dan kenaikan suhu berdasarkan ketebalan kayu). Secara umum ketentuan suhu untuk pengeringan kayu adalah sebagai berikut: 4) Setelah suhu mencapai 60ºC maka suhu tersebut akan ditahan
commit to user
53
5) Setelah suhu mencapai 70ºC maka akan ditahankan sampai kadar air dalam kayu mencapai 9-12 MC.
6) Untuk peringan kayu diperlukan sirkulasi udara dalam ruangan maka setiap 6 jam akan disemprot dengan maksud menjaga agar kayu tetap lurus dan tidak kusut. Proses Kiln Dry harus dilakukan perlahan-lahan untuk mencegah kayu menjadi pecah. Tahapan dalam proses Kiln Dry :
a) Warming up
Ruangan mulai diberi panas sehingga suhu dalam ruangan mulai hangat yang dapat merangsang keluarnya kandungan air pada kayu.
b) Heating up
Ruang Kiln Dry diberi kelembaban tinggi dengan suhu tertentu sesuai jadwal pengeringannya. Fase ini untuk membantu membuka pori-pori kayu dan meratakan MC awal kayu yang ada dalam ruangan. Lama tahapan 2 jam per 1 cm tebal kayu yang dihitung setelah setting suhu dan kelembaban tercapai. Misal ketebalan 50 mm maka waktu heating 10 jam.
c) Drying
Kayu mengalami penyusutan setelah MC kayu ada dibawah titik jenuh serat yaitu MC 25-30%.
commit to user
54 d) Conditioning
Jika MC kayu yang diinginkan telah tercapai, maka ruangan
Kiln Dry perlu diberikan kelembaban yang cukup agar saat
kayu dikeluarkan mempunyai MC akhir yang lebih rata dan mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan kayu.
e) Cooling Down
Penyesuaian suhu dan ruangan dengan suhu udara lingkungan sekitar. Heating, spray, damper ditutup. Fan harus hidup sampai suhu dalam ruangan mencapai 40ºC kemudian fan dapat dimatikan dan kayu dikeluarkan.
c. Pembahanan (Forming)
Bagian pembahan meminta bahan baku dari bagian logistik untuk nantinya dipotong menjadi bentuk yang lebih kecil, penghalusan 2 sisi (S2S) dan empat sisi (S4S) serta melakukan pembentukan. Hasil dari bagian forming ini adalah berupa bahan jadi.
Bagian pembahanan juga bertugas untuk mengecek bahan baku yang diterima dari bagian logistik, misalnya apakah bahan baku yang diterima dari bagian logistik sudah sesuai dengan permintaan pemesan (untuk pintu Balcony adalah kayu merbau), ada tidaknya cacat pada kayu dan sebagainya. Jika setelah dilakukan pengecekan ditemukan hal-hal yang tidak sesuai maka bagian pembahanan juga bertugas melakukan afkir atau tukar pada
commit to user
55
bagian logistik. Bahan baku yang telah diinspeksi maka disimpan di gudang elemen.
d. Joinery
Setelah dari bagian forming berupa bahan jadi maka dilanjutkan pada bagian joinery. Bagian ini bertugas membuat konstruksi samping yang datar berupa alur, profil, lubang. Hasil dari bagian joinery adalah elemen siap rakit.
e. Sanding
Setelah pembuatan berbagai konstruksi samping pada bagian joinery, maka bagian sander bertugas untuk menghaluskan elemen-elemen jadi (siap rakit) tersebut.
f. Assembly
Setelah elemen-elemen produk telah jadi dan siap dirakit maka akan masuk area assembly untuk dirakit menjadi komponen-komponen akan dirakit menjadi satu produk.
g. Finishing
Setelah produk yang terdiri dari berbagai komponen telah dirakit menjadi satu maka produk tersebut telah siap untuk diproses akhir. Untuk Garden Furniture proses terakhir adalah take oil.
commit to user
56 B. Pembahasan
1 Proses Negosiasi
PT Indo Veneer Utama merupakan sebuah perusahaan
furniture yang besar dan berkualitas di Kabupaten Karanganyar.
Terbukti dengan adanya beberapa buyer loyal yang setia bekerja sama dengan PT Indo Veneer Utama seperti S2DIO, Suncoast Sitra, Java Door, Taste Furniture, Home Ware International, dan Alam Sutra. Selain itu beberapa buyer baru baik lokal maupun manca negara juga mulai menjalin kerja sama dengan PT Indo Veneer Utama. Pelayanan yang baik kepada customer, dan melaksanakan prosedur sesuai dengan perjanjian antara kedua belah pihak membuat PT Indo Veneer Utama menjadi salah satu perusahaan furniture yang terpercaya.
Keberhasilan suatu perusahaan dalam menarik calon buyer untuk bekerja sama tidak lepas dari proses negosiasi yang baik dari perusahaan tersebut. PT Indo Veneer Utama melakukan proses negosiasi ini dengan tiga cara, yaitu negosiasi secara langsung ,negosiasi secara tidak langsung, dan negosiasi gabungan.
a. Negosiasi Langsung
Proses negosiasi langsung yang dilakukan PT Indo Veneer Utama terjadi ketika mengikuti pameran dagang, kunjungan dagang, dan misi dagang. Negosiasi secara langsung terjadi
commit to user
57
dimana perwakilan dari PT Indo Veneer Utama yaitu Owner atau pemiliknya bertemu langsung dengan calon buyer.
Selama ini PT Indo Veneer Utama tidak pernah menunjuk salah satu pegawainya untuk melakukan negosiasi di luar negeri. Walaupun dalam mengikuti pameran terdapat beberapa karyawan yang membantu, namun dalam proses negosiasi tetap dilakukan oleh Owner. Jam terbang yang cukup lama dalam dunia furniture, kemampuan verbal berbahasa inggris yang bagus, dan pengetahuan mengenai perdagangan internasional yang luas telah membentuk owner PT Indo Veneer Utama menjadi negosiator yang handal.
Negosiasi secara langsung juga sering terjadi di Kantor PT Indo Veneer Utama. Dalam hal ini calon buyer langsung berkunjung ke Kantor PT Indo Veneer dan melihat bagaimana proses produksi berlangsung. Ketika calon buyer mulai ada ketertarikan, maka akan berlanjut ke proses negosiasi. Pihak PT Indo Veneer yang menjadi negosiator adalah kepala devisi ekspor dan kepala bagian produksi.
Kepala devisi ekspor bertugas untuk berkomunikasi secara langsung dengan calon buyer mengenai produk, metode pembayaran, cara pengiriman barang, dan ketentuan lainnya, sedangkan kepala devisi produksi bertugas membuatkan perincian
commit to user
58
produk dan harga apabila calon buyer meminta untuk dibuatkan sebuah produk yang diinginkannya.
Bentuk sederhana dari proses negosiasi dapat dilihat pada bagan di bawah ini:
Bagan 3.2
Proses Negosiasi Langsung Sumber : PT Indo Veneer Utama, 2013
1) Eksportir mengikuti pameran dagang. 2) Importir atau buyer mendatangi pameran.
3) Ketika mulai tertarik, importir atau buyer akan mulai melakukan negosiasi langsung dengan eksportir.
4) Dalam proses negosiasi langsung ini bisa terjadi kata sepakat (deal) ataupun tidak sepakat (no deal).
commit to user
59
5) Apabila terjadi sepakat (deal), proses berlanjut ke penyusunan kontrak dagang.
6) Ketika dalam negosiasi langsung belum didapat kata sepakat, tetapi buyer masih memiliki ketertarikan pada produk. Maka negosiasi bisa berlanjut dengan negosiasi tidak langsung melalui media elektronik atau negosiasi gabungan.
7) Tidak jarang juga negosiasi itu gagal dilaksanakan karena tidak ada kata sepakat diantara kedua belah pihak.
b. Negosiasi Tidak Langsung
Negosiasi tidak langsung yang dilakukan oleh PT Indo Veneer Utama terjadi melalui korespondensi elektornik atau sering disebut email. Negosiator yang terlibat adalah devisi pemasaran ekspor dari pihak PT Indo Veneer Utama dengan calon
buyer. Kedua belah pihak tidak saling bertemu secara langsung.
Sebagian besar buyer yang bernegosiasi secara tidak langsung adalah buyer yang sebelumnya telah bekerja sama dengan PT Indo Veneer Utama. Contohnya adalah buyer SITRA dari Singapura.
SITRA merupakan buyer yang setia dengan PT Indo Veneer Utama. Pelayanan yang memuaskan, membuat SITRA menjalin kerjasama berkesinambungan dengan PT Indo Veneer Utama. Untuk menghemat cost produksi dan waktu, SITRA lebih memilih bernegosiasi melalui email atau secara tidak langsung.
commit to user
60
Dalam proses negosiasi tidak langsung yang dilakukan PT Indo Veneer Utama melalui enam tahapan, yaitu promosi (promotion), Surat permintaan (Inquiry), surat penawaran ( Offer
sheet), surat pemesanan (Order sheet), kontrak dagang (Sales Contract), surat konfirmasi (Sales Confirmation)
Bagan 3.3
Proses Negosiasi Tidak Langsung Sumber : PT Indo Veneer Utama, 2013
Promosi yang dilakukan PT Indo Veneer Utama adalah dengan mengikuti pameran-pameran dagang di luar negeri. Ada beberapa buyer yang langsung melakukan negosiasi ditempat, tetapi tidak jarang juga beberapa buyer meminta contact person atau kartu nama dari PT Indo Veneer Utama terlebih dahulu. Selain dengan pameran, PT Indo Veneer Utama melakukan proses promosi dengan media website dan catalog.
S I T R A PT INDO VENEE R UTAM A
commit to user
61
Gambar 3.1
Stand Pameran PT Indo Veneer Utama Sumber: www.indoveneer.com, 2013
Gambar 3.2 Website PT Indo Veneer Utama
commit to user
62
Buyer yang mengalami ketertarikan dengan produk yang
ditawarkan akan mengirimkan sebuah surat permintaan (inquiry) kepada pihak PT Indo Veneer Utama untuk mengirimkan daftar harga dan ketentuan-ketentuan lainnya seperti mutu barang, cara pembayaran, pelayanan purna jual, dan sebagainya. Untuk buyer yang telah berlangganan seperti SITRA untuk negosiasi dimulai dengan langsung mengirim surat permintaan (inquiry) kepada pihak PT Indo Veneer Utama untuk merancangkan sebuah produk sesuai dengan kebutuhannya.
Devisi pemasaran ekspor dari pihak PT Indo Veneer Utama akan menerima surat permintaan dari calon buyer. Surat permintaan tersebut selanjutnya akan diproses dan dibalas dengan surat penawaran (offer sheet). Surat penawaran biasanya berisi tentang perincian harga, deskripsi barang, metode pengiriman dan pembayaran, dan atau sesuai dengan yang diminta buyer dalam surat permintaan (inquiry). Selain itu apabila dalam surat penawaran buyer meminta kepada PT Indo Veneer Utama untuk merancangkan sebuah produk, maka surat penawaran berisi tentang produk yang diminta beserta deskripsinya. Surat penawaran (offer sheet) sering disertai dengan catalog.
Setelah surat penawaran dikirim, tidak semua buyer langsung setuju dengan penawaran yang dibuat oleh PT Indo Veneer Utama. Buyer akan menawar, mengoreksi atau meminta
commit to user
63
harga sesuai dengan yang diainginkan. Hasil dari koreksi selajutnya dikirim kembali ke pihak PT Indo Veneer Utama. Apabila hasil koreksi tidak sesuai, PT Indo Veneer Utama akan membuat penawaran baru dengan harapan sesuai keinginan buyer. Proses ini akan continue hingga devisi pemasaran ekspor PT Indo Veneer Utama dan buyer mencapai kesepakatan bersama.
Kesepakatan akan dicapai dengan ditandai dikirimnya surat pemesanan (order sheet) oleh buyer kepada PT Indo Veneer Utama. Surat pemesanan inilah yang nantinya dijadikan dasar dalam pembuatan kontrak dagang (sales contract).
Pihak PT Indo Veneer Utama akan membalas surat pesanan (order sheet) dengan kontrak dagang (sales contract). Kontrak dagang ini berisi deskripsi barang dan jumlah pesanan dari buyer yang dipesan melalui surat pemesanan (order sheet) sebelumnya. Selain itu, ketentuan-ketentuan lain yang telah disepakati bersama juga tertulis di dalamnya. Kontrak dagang ini nantinya akan dikirim oleh PT Indo Veneer Utama kepada buyer untuk mendapat konfirmasi.
Buyer akan menerima kontrak dagang dari PT Indo Veneer
Utama, dan apabila semua yang tertulis di dalam kontrak dagang telah sesuai dengan hasil negosiasi, maka kontrak tersebut ditandatangani oleh buyer. Dari penandatanganan kontrak dagang
commit to user
64
tersebut maka telah resmi terjalinnya transaksi perdagangan internasional.
c. Proses Negosiasi Gabungan
Proses negosiasi ini terjadi ketika PT Indo Veneer Utama melakukan negosiasi secara langsung dengan calon buyer dan dalam negosiasi pertama belum mencapai kata sepakat dan dilanjutkan dengan negosiasi tidak langsung. Sebagai contoh, S2DIO perusahaan furniture dari Australia mengirim dua pegawainya datang ke PT Indo Veneer untuk melakukan survey. Setelah mengetahui proses produksi dan standar mutu yang diterapkan PT Indo Veneer Utama, mereka tertarik dan melakukan negosiasi secara langsung dengan PT Indo Veneer Utama. Namun proses negosiasi pertama belum mencapai kata sepakat. Disisi lain keterbatasan waktu perwakilan dari S2DIO untuk survey di Solo mengharuskan mereka untuk melanjutkan proses negosiasi dengan cara tidak langsung.
Sejauh ini proses negosiasi yang dilakukan PT Indo Veneer Utama dengan calon buyer hampir semuanya menggunakan proses negosiasi campuran. Ketika pertama kali menjalin kerjasama, negosiasi secara langsung lebih dipilih karena dinilai lebih menguntungkan kedua belah pihak. Untuk transaksi berikutnya apabila kepercayaan telah terdapat diantara kedua
commit to user
65
belah pihak, negosiasi tidak langsung lebih dipilih untuk menghemat biaya dan waktu.
Bagan 3.4
Proses Negosiasi Gabungan Sumber : PT Indo Veneer Utama, 2013
commit to user
66 2 Proses Kontrak Dagang
Kontrak dagang adalah muara dari proses negosiasi dan akan menjadi landasan dalam proses transaksi selanjutnya. Dalam kontrak dagang semua kesepakatan yang terjalin dituliskan. Hal ini bertujuan untuk menjadi bukti apabila terjadi cidera janji kedepannya.
Devisi pemasaran ekspor PT Indo Veneer Utama bertugas membuat kontrak dagang tersebut dan selanjutnya dikirim kepada
buyer. Isi dari kontrak dagang tersebut meliputi :
a. Alamat Seller dan Buyer
Dalam kontrak dagang wajib tertulis alamat dari seller yaitu PT Indo Veneer Utama dan alamat buyer.
b. Tanggal dan No Kotrak Dagang
Tanggal dalam kontrak dagang sesuai tanggal pembuatannya dan untuk penomoran sesuai penomoran PT Indo Veneer Utama. Penomoran ini juga bertujuan untuk memudahkan pengarsipan dokumen oleh PT Indo Veneer Utama.
c. Deskripsi dan jumlah barang
Dalam kolom ini berisi deskripsi dari furniture yang dipesan oleh
commit to user
67 d. Harga
Bagian ini tertulis harga keseluruhan atau harga total yang didasarkan incoterms yang digunakan. Untuk PT Indo Veneer Utama hampir semua buyer menggunakan term Free On Bord (FOB). Term ini berarti penjul menyerahkan barangnya di atas kapal ‘clean on board’. PT Indo Veneer Utama sengaja memilih
term ini karena banyak keuntungan yang di dapat, diantaranya:
1) PT Indo Veneer Utama tidak terbebani oleh biaya pengiriman yang besar dan semua permasalahan dalam perdagangan internasional. Resiko PT Indo Veneer Utama juga relatif kecil. 2) PT Indo Veneer Utama lebih menguasai medan lapangan
mengingat pelabuhan muat terdapat di negara sendiri yaitu Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. Selain itu PT Indo Veneer Utama juga telah mengetahui kondisi peraturan perpajakan dan kepabeanannya.
e. Latest Shipment
Bagian ini berisikan tanggal paling lambat pengiriman barang. Tanggal ini berdasarkan pada jadwal keberangkatan maskapai pengiriman.
commit to user
68 f. Pelabuhan Tujuan
Pelabuhan tujuan merupakan pelabuhan di negara buyer berada. Tetapi pelabuhan tujuan harus sesuai kesepakatan bersama dalam negosiasi.
g. Term of Payment
Term of Payment atau metode pembayaran adalah cara yang
disepakati bersama antara PT Indo Veneer Utama dengan buyer. Selama ini, PT Indo Vener lebih sering menggunakan term
Advance Payment atau pembayaran di muka dengan
caraTelegraphic Transfer (TT). Cara ini diambil oleh beberapa
buyer yang telah menjadi customer tetap. Buyer baru lebih memilih term documentary credit dengan cara Letter of Credit (L/C) karena
resiko lebih kecil.
Skema pembayaran antara S2DIO salah satu buyer dari Australia dengan PT Indo Veneer Utama dengan term advance payment model Partial Payment With Order yaitu S2DIO melunasi semua biaya barang terlebih dahulu dengan cara Telegraphic Transfer
commit to user
69
Bagan 3.5
Pembayaran Advance Payment
Sumber: Arbi, 2008
1 S2DIO dan PT Indo Veneer Utama melakukan Kontrak
2 S2DIO melakukan transfer sejumlah uang melalui bank di Australia untuk membayar semua total pembelian.
3 Bank Australia meneruskan transfer ke Bank di Indonesia. 4 Bank di Indonesia meneruskan pembayaran kepada PT Indo
Veneer Utama.
5 PT Indo Veneer Utama akan melakukan pengiriman barang ke S2DIO setelah menerima pembayaran.
Skema pembayaran antara SITRA salah satu buyer dari Singapura dengan PT Indo Veneer Utama dengan term documentary credit dengan cara Letter of Credit (L/C):
commit to user
70
Bagan 3.6
Pembayaran Documantary Credit Sumber: Arbi, 2008
1) Proses negosiasi dan penyusunan kontrak dagang.
2) SITRA (applicant) mengajukan permohonan pembukaan L/C kepada issuing bank.
3) Issuing bank menerbitkan L/C ditujukan ke advising bank. 4) Advising bank meneruskan L/C kepada PT Indo Veneer Utama. 5) PT Indo Veneer Utama (beneficiary) menyiapkan barang ke
perusahaan pengangkut.
6) Perusahaan pengangkut membawa barang ke negara SITRA yaitu Singapura.
7) PT Indo Veneer Utama menerima dokumen pengangkutan dari perusahaan pengangkut.
commit to user
71
8) PT Indo Veneer Utama mengirimkan dokumen pengangkutan bersama dokumen-dokumen lainnya ke advising bank.
9) Advising bank membayar uang sejumlah yang tertulis dalam L/C atas nama issuing bank.
10) Advising bank meneruskan dokumen kepada issuing bank untuk meminta ganti pembayaran.
11) Dokumen-dokumen diteruskan oleh issuing bank ke SITRA. 12) Issuing bank melakukan penggantian pembayaran ke advising
bank.
13) Bersamaan dengan itu SITRAmelunasi (bilamana berhutang ke
issuing bank dalam rangka buka L/C)
14) Dalam hal L/C dibuka dengan NCL (Non Cash Loan) maka dokumen asli diserahkan issuing bank setelah pelunasan. 15) Asumsi barang tiba dipelabuhan tujuan dibongkar dimaskapai
pelayaran.
16) Maskapai pelayaran mengeluarkan barang setelah menerima B/L asli.
17) Barang keluar dari gudang maskapai pelayaran.
h. Persyaratan lainnya
Persyaratan lain adalah syarat atau ketentuan-ketentuaan lain yang telah disepakati kedua belah pihak. Dokumen-dokumen yang diminta untuk dilampirkan dan mekanisme penyerahannya.
commit to user
72 3 Hambatan
a. Hambatan Proses Negosiasi
Dalam pelaksanaan proses negosiasi sering dijumpai beberapa hambatan yang menghambat ataupun mengganggu berjalannya proses negosiasi. Hambatan tersebut antara lain :
1) Perbedaan Bahasa dan Budaya
Perdagangan internasional melibatkan dua negara yang berbeda.Setiap negara mempunyai bahasa nasional sendiri dan kebudayaan yang berbeda. Seperti contoh negara Inggris.
Buyer yang berasal dari Inggris jelas menggunakan bahasa
inggris dalam berkomunikasi. Selain itu, Buyer dari Inggris terkenal dengan budaya tepat waktu, sopan santun, tidak mudah percaya dengan orang baru.
Owner PT Indo Veneer Utama sebagai negosiator di
luar negeri harus mempunyai kemampuan berbahasa inggris yang baik. Walaupun tidak semua buyer berbahasa inggris dengan lancar, namun bahasa inggris merupakan bahasa internasional.Selain itu, memperlajari karakteristik dan budaya disetiap negara yang menjadi lawan negosiasi sangat diperlukan.
commit to user
73
2) Perbedaan Prinsip Antara Buyer dengan PT Indo Veneer Utama Seorang buyer mempunyai prinsip untuk mendapatkan barang dengan harga seminimal mungkin. Di sisi lain, PT Indo Veneer Utama menginginkan laba ataupun harga jual yang maksimal. Dalam proses penetapan harga barang, terkadang membutuhkan waktu lebih atau beberapa kali proses negosiasi untuk mencapai kesepakatan bersama.
PT Indo Veneer Utama selalu menerapkan posisi
win-win negotiation atau negosiasi yang menguntungkan semua
pihak. Untuk beberapa buyer, PT Indo Veneer Utama lebih mengutamakan kerjasama yang bersifat continue atau terus-menerus, sehingga dalam penetapan harga tidak terlalu tinggi.
Buyer mendapatkan barang sesuai dengan harga yang
diinginkan, sedangkan PT Indo Veneer Utama mendapatkan
buyer yang continue.
3) Permintaan Buyer yang Susah.
Terkadang dalam proses negosiasi baik secara langsung maupun tidak langsung buyer membawa contoh produk yang dia inginkan. Buyer meminta PT Indo Veneer Utama untuk membuatkan sebuah produk tersebut, dan dalam hal ini harus melibatkan bagian desain dan produksi untuk mengetahui biaya produksi dari produk tersebut. Sementara itu, proses negosiasi dilakukan antara buyer dan owner sehingga proses negosiasi
commit to user
74
membutuhkan waktu yang sedikit lama karena owner harus berdiskusi dengan bagian produksi.
Hasil dari proses negosiasi antara owner dan bagian produksi belum tentu langsung diterima oleh buyer. Proses negosiasi harus diulang sampai mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak.
b. Hambatan Proses Penyusunan Kontrak Dagang
Hambatan dalam proses penyusunan kontrak dagang pada PT Indo Veneer Utama adalah ketika meminta konfirmasi kontrak dagang pada buyer. Setelah terjadinya proses negosiasi dan terjadi kesepakatan, PT Indo Veneer Utama akan merekap dan menuliskannya disebuah perjanjian kontrak dagang. Selanjutnya kontrak dagang tersebut dikirim kepada buyer untuk mendapatkan konfirmasi. Tidak jarang setelah kontrak dagang dikirim, ada beberapa buyer yang merubah isi dari kontrak dagang tersebut. Sehingga harus dilakukan negosiasi ulang. Negosiasi ulang ini membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, dan materi.
