EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN
PENJUALAN PADA NAGATOMI BABY N TOYS SEMARANG
FIKI MAHRIZAL
Program Studi Akuntansi S1, Fakultas Ekonomi & Bisnis, Universitas Dian Nuswantoro Semarang
URL : Http://dinus.ac.id/
Email : [email protected]
ABSTRACT
This study is an evaluation of Accounting Information System in Purchasing and Selling at the Nagatomi Baby N Toys Semarang. The purpose of the study is to evaluate the accounting information system in purchasing and selling that is applied to Nagatomi Baby N Toys. The method used in this research is descriptive, which aims to make a systematic description, factual, and accurate regarding the facts of the application of accounting information systems in purchasing and selling at Nagatomi Baby Toys N Semarang. Data collection methods used in this research is study literature related to the purchase and sale systems, and field studies that is by interview, observation and documentation. The results of research conducted in Nagatomi baby N Toys Semarang showed that the purchasing accounting information systems is not good, because there is should be improved on a purchasing function which doubles duty as a function of accounting in recording the purchase. Moreover the accounting information system in selling is also not good, because there is should be improved on a purchasing function which doubles duty as a function of accounting in recording sales.
Keywords: Purchasing System; Sales Systems; Nagatomi
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan evaluasi dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Penjualan pada Nagatomi Baby N Toys Semarang. Tujuan penelitiannya adalah untuk mengevaluasi dari sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan yang diterapkan pada Nagatomi Baby N Toys. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yang mempunyai tujuan membuat deskripsi secara akurat, sistematis, dan faktual mengenai fakta penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan pada Nagatomi Baby N Toys Semarang. Menggunakan dua metode pengumpulan data yaitu studi pustaka dan studi lapangan. Studi pustaka yaitu dengan mempelajari serta mengaitkan literatur yang berhubungan dengan sistem pembelian dan penjualan, dan studi lapangan yaitu dengan observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil dari penelitian yang dilakukan di Nagatomi baby N Toys Semarang menunjukkan bahwa Sistem informasi akuntansi pembeliannya kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada fungsi pembelian yang merangkap tugas sebagai fungsi akuntasi dalam pencatatan pembelian. Lalu pada sistem informasi akuntansi penjualannya juga kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada fungsi pembelian yang merangkap tugas sebagai fungsi akuntasi dalam pencatatan penjualan.
Kata Kunci : Sistem Pembelian; Sistem Penjualan; Nagatomi
PENDAHULUAN
Setiap perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur, akan membutuhkan sistem yang baik saat menjalankan usahanya. Dengan adanya sistem yang baik di perusahaan, dapat menjadikan dasar sebagai pengambil keputusan, contohnya dengan memberikan laporan
keuangan yang relevan kepada yang membutuhkannya seperti pihak intern maupun ekstern. Laporan itu bisa diandalkan dan bisa dipergunakan untuk pihak yang menggunakannya. Sebab karena itu disetiap perusahaan diharuskan untuk melaksanakan sistem akuntansi yang berdasarkan dengan kondisi perusahaan.
Perusahaan yang mempunyai orientasi terhadap laba haruslah melihat keefektifan sistem pembelian dan penjualan yang diterapkan apakah sudah berjalan dengan baik dan sesuaidengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai. Dalam pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan, perusahaan menggunakan suatu sistem yaitu sistem akuntansi pembelian.
Agar Sistem informasi Akuntansi pembelian dan Penjualan berjalan dengan baik di sebuah perusahaan, maka haruslah mempunyai suatu sistem pengendalian internal yang baik. Dalam perusahaan suatu sistem pengendalian internal memiliki berbagai macam yaitu sistem otorisasi, bagan organisasi yang melakukan pemisahan kegiatan, praktik yang sehat , serta karyawan yang menguasai di bidangnya dalam kerja. Sistem tersebut dimaksudkan agar menghindari karyawan yang melakukan kecurangan.
Nagatomi Baby N Toys adalah perusahaan yang berbentuk toko yang menjual perlengakapan bayi dan mainan anak-anak kecil.Letaknya berada di tengah-tengah kota Semarang, tepatnya berada di jalan Pandanaran. Barang-barang yang dijual memang dikhususkan untuk bayi ataupun anak-anak kecil.
Perlengkapan bayi yang dijual sangatlah bermacam-macam, meliputi pakaian, perlengkapan makan, perlengkapan untuk mandi, perlengkapan untuk tidur serta perlengkapan untuk kesehatan.Untuk mainan yang dijual di Nagatomi juga sangatlah bermacam-macam. Terutama mainan yang di gemari oleh para bayi dan anak-anak kecil. Tetapi ternyata bukan hanya di gemari oleh anak-anak kecil saja, para pengunjung yang berusia remaja atau dewasa pun menggemari sebagian mainan yang dijual di Nagatomi. Seperti koleksi action figure, bandai, robot spirit, dan gundam.
Nagatomi memang terkenal di kota Semarang sebagai toko perlengkapan bayi dan mainan anak-anak kecil. Hal itu membuat penjualan barang dagangnya tinggi, sehinggatransaksi-transaksi akuntansi yang dilakukan toko tersebut juga pastilah banyak. Penjualannya menyebabkan toko tersebut haruslahmelakukan stok barang dagangnya yang laku dijual. Kebutuhan stockbarang dilakukan dengan cara pembelian barang dagang pada supplier. Pembelian tersebut dilakukan bisa jadi secara tunai maupun kredit.Banyaknya transaksi-transaksi penjualan dan pembelian tersebut, membuat Nagatomi dalam proses pencatatan akuntansinya menggunakan sebuah sistem. Yaitu dengan sistem akuntansi pembelian dan sistemakuntansi penjualan yang telah digunakannya.
Melihat kondisi di atas, peneliti memiliki tujuan ingin mengevaluasi sistem akuntansi pembelian dan sistem akuntansi penjualan di Nagatomi,apakahpenerapan sistem informasi tersebut sudah baik atau belum. Beberapa penelitian mengenai evaluasi sistem akuntansi pembelian telah diteliti oleh beberapa peneliti, seperti penelitian yang dilakukan oleh Tuerah (2013), memberitahukan bahwa sistem pembelian didalam perusahaan telah dilakukan penerapan secara baik dan beroperasi sesuai dengan prosedur pada UD. Roda Mas Manado. Hasil penelitian ini berbeda dengan yang dilakukan Supriono (2015), menunjukan bahwa sistem akuntansi pembelian kurang baik dengan teori yang sudah ada karena adanya beberapa fungsi yang masih dirangkap pada KOPMA Kanjuruhan Malang.Sedangkan hasil penelitian dari Jannah,dkk (2014), menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sistem informasi pembelian yang memadai tetapi kurang baik pada prosedur pencatatan dan penerimaan barang yang dilakukan oleh satu bagian, serta tidak adanya pencocokan data yang dilakukan pada saat penerimaan barang dengan data barang yang dipesanpada toko buku Uranus.
Beberapa penelitian mengenai evaluasi sistem akuntansi penjualan telah dilakukan oleh para peneliti, hasil penelitian dari Mulyani, dkk (2015), menunjukkan bahwa sistem akuntansi
penjualannya memiliki sedikit kekurangan yaitu adanya perangkapan jabatan pada PT. Peony Indah Makmur. Dan sama juga hasil penelitian dari As’ari, dkk (2012), bahwa perusahaan yang diteliti sistem penjualannya belum memadai, karena terdapat perangkapan fungsi pada PT Manohara Asri.
Setelah melihat uraian Latar Belakang Masalah yang telah disampaikan, maka penulis ingin untuk menyelenggarakan suatu penelitian. Penelitian ini merupakan sintesa dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Tuerah (2013) dengan contoh yang diambil yaitu sistem akuntansi pembelian dan Mulyani, dkk (2015) dengan contoh yang diambil yaitu sistem akuntansi penjualan, dengan judul “EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA NAGATOMI BABY N TOYS SEMARANG“
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem informasi akuntansi pembelian
Perusahaan dalam melaksanakan penyelenggaraan barang, menggunakan suatu sustem yaitu sistem akuntansi pembelian. terdapat dua macam dalam transaksi pembelian ialah pembelian dalam negri (lokal) dan luar negri (impor). Pembelian dalam negri (lokal) merupakan pembelian yang dilakukan dari supplier didalam negeri, sementara itu impor merupakan pembelian yang dilakukan dari supplier luar negri (Mulyadi, 2016).
Fungsi yang ada didalam sistem pembelian
Menurut (Mulyadi, 2016) bagian yang terkait didalam sistem akuntansi pembelian :
Dokumen yang ada didalam sistem pembelian
Menurut (Mulyadi, 2016), dokumen/formulir yang terkait didalam sistem informasi pembelian:
Catatan akuntansi yang ada didalam sistem pembelian
Menurut (Mulyadi, 2016), catatan yang terkait didalam transaksi pembelian:
Prosedur jaringan
Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Menurut (Mulyadi, 2016), menyatakan bahwa: “Penjualan merupakan aktifitas yang meliputi penjualan terhadap barang-barang ataupun jasa secara kredit maupun cash (tunai).” Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Penjualan merupakan subsistem informasi yang berisi kumpulan-kumpulan prosedur yang mencatat, pelaksana, menghitung, pembuatan dokumen dan informasi penjualan sebagai kebutuhan manajemen dan bagian lain yang mempunyai kepentingan dalam perusahaan, dari penerimaan order penjualan perusahaan sampai pencatatan munculnya piutang.
Sistem penjualan digunakan perusahaan untuk menangani transaksi-transaksi penjualan berupa barang ataupun jasa, baik itu secara tunai maupun kredit. Di dalam penjualan tunai, barang ataupun jasa baru akan diserahkan kepada pembeli jika bagian kasir telah menerima uang dari pembeli. Sedangkan dalam transaksi penjualan kredit, jika pesanan dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang terhadap pelanggannya.
Menurut (Mulyadi, 2016), prosedur dari penjualan tuna diantaranya berasal dari Over-the CounteriSale. Over-Over-the counter sale merupakan sistem penjualan yang dimana pembeli datang langsung ke perusahaan melakukan pemilihan barang, melakukan pembayaran-pembayaran harga barang ke kasir dan menerima barang yang dibayarkan. Di dalam Over-the Counter Sale perusahaan langsung menerima uang tunai, cek pribadi (personalcheck), atau pembayaran dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Over-the Counter Sale dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
1) Pembeliidatang ke perusahaan lalu memesanibarangikepadaiiwiraniaga (salesperson) idi bagianipenjualan.
2) Padaibagian kasir menerimaipembayaranidariipembeli tersebut, iyangiberupaiuangitunai, cekipribadi (personal check), atauikartuikredit.
3) Bagianipenjualan menginstruksikan pada bagian pengiriman untuk menyerahkaniibarang kepadaipembeli.
4) Bagianipengirimanimenyerahkanibarang keipembeli. 5) Bagianikasir menyetor kasiyangiditerimaiikepada bank.
6) Pada bagianiakuntansiimencatatipendapatanipenjualanidalam jurnalipenjualan, kemudian mencatatipenerimaanikasidari penjualanitunai dalamijurnalipenerimaanikas.
Fungsiiyang ada didalam sistem penjualan tunai
Menurut (Mulyadi, 2016), ada beberapa fungsiiyangiterkait dalam sistemiipenjualan tunai adalahisebagaiiberikut :
1) FungsiiPenjualan 2) FungsiiKas 3) FungsiiGudang 4) FungsiiPengiriman 5) FungsiiAkuntansi
Dokumeniyangiadaidalamisistemipenjualanitunai
Menurut (Mulyadi, 2016), dokumen yang digunakan pada sistem penjualan tunai: 1) Fakturipenjualanitunai
2) Pitairegisterikas 3) Crediticardislip
4) Billiofilading
5) Buktiisetoribank
Catataniakuntansiiyangiada dalamisistemipenjualanitunai
Menurut (Mulyadi, 2016), catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai: 1) Jurnalipenjualan
2) Jurnalipenerimaanikas 3) Jurnaliumum
4) Kartuipersediaan 5) Kartuigudang
Prosedurijaringan
Menuruti (Mulyadi, 2016), ada beberapa jaringan prosedur yang mmbentuk sistemipenjualan tunai, yaitu :
1) Proseduriorderipenjualan 2) Proseduripenerimaanikas 3) Proseduripenyerahanibarang
4) Proseduripencatatanipenjualanitunai 5) Proseduripenyetoranikasikeibank 6) Proseduripencatatanipenerimaanikas 7) Proseduripencatatanihargaipokokipenjualan
UnsuriPengendalianiInterniDalamiSistemiPenjualaniTunai
Menuruti (Mulyadi 2016), unsur pengendalian intern seharusnya berada dalam sistem penjualan tunai ialah sebagai berikut:
a. Organisasiiatau perusahaan
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan c. Praktik yang Sehat
METODOLOGI PENELITIAN Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada perusahaan ritel yang menjual perlengkapan bayi dan mainan anak-anak di Semarang yaitu Nagatomi Baby N Toys. Letaknya berada di tengah kota Semarang tepatnya di Jalan Pandanaran No 114. Lokasi dipilih dengan sengaja (purposive) dengan alasan estimasi bahwa perusahaan ritel tersebut ialah salah satu perusahaan ritel yang mempunyai lokasi strategis beserta konsumen yang potensial sehingga perputaran aktifitas pembelian dan penjualan perusahaan berjalan cepat. Hal ini mengakibatkan sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan menjadi krusial bagi Nagatomi Baby N Toys. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Oktober 2016 sampai selesai.
Metode Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan metode deskriptif, yang bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan pada Nagatomi Baby N Toys.
Data dan Jenis Data
Penelitian ini menggunakan sejumlah data. Berikut adalah jenis data yang digunakan: 1. Data primer
Data primer dalam penelitian ini ialah data yang diperoleh dengan observasi beserta interview secara langsung dengan sejumlah karyawan serta staf perusahaan yang memiliki hubungan dengan pengendalian pembelian dan penjualan.
Data sekunder dalam penelitian ini ialah data ataupun dokumen yang diperoleh dari perusahaan yang bersangkutan.
Teknik Pengumpuan Data
Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Studi pustaka (Literatur study)
2. Studi lapangan (field study)
Tahap pengumpulan data dalam penelitian ini terdiri atas : a. Wawancara
b. Observasi c. Dokumentasi
Teknik Analisis Data
Penelitian ini menggunakan analisis data deskriptif kualitatif. Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum memasuki lapangan, selama dilapangan, dan setelah selesai di lapangan (Sugiyono, 2013). Adapun langkah-langkah yang dilaksanakan adalah sebagai berikut :
1. Survei pendahuluan 2. Wawancara
3. Observasi 4. Dokumentasi
5. Penjabaran deskriptif hasil penelitian
6. Analisis dari sistem informasi akuntansi pembelian dan penjualan yang sudah ada. 7. Penarikan kesimpulan dan rekomendasi.
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Nagatomi Baby N Toys merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha retail penjualan perlengkapan bayi dan mainan anak-anak. Nagatomi berkantoran di Jl. Pandanaran no 114 Semarang.
Nagatomi Baby N Toys didirikan pada tanggal 18 Desember 2002 oleh Pemiliknya yang bernama Ibu Jessica Ratna Dewi Soemartono. Sejak dari didirikan, perusahaan tersebut telah mengalami dua kali renovasi toko. menurut peneliti, bangunan Nagatomi terlihat mewah dan desainnya sangat cocok dengan apa yang dijual. Dari tahun ke tahun perkembangan Nagatomi Baby N Toys mengalami peningkatan. Terutama peningkatan pada penjualan barang dagang di toko dan bertambahnya supplier-suppliernya. Supplier dari Nagatomi Baby N Toys berasal dari dalam negeri, namun barangnya merupakan barang yang di impor dari luar negeri.
Sistem informasi akuntansi pembelian pada Nagatomi Baby N Toys
Fungsi yang ada pada sistem pembelian di Nagatomi yaitu
1. fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pemesanan pembelian barang dagang kepada pemasok-pemasok dan menginut jurnal pembelian yang terjadi.
2. Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan penerimaan barang dari pemasok. 3. Fungsi gudang bertanggung jawab menyimpan barang digudang.
Dokumen yang ada pada sistem pembelian di Nagatomi yaitu:
1. Purchase order
2. Bukti penerimaan barang
1. Form pembelian
2. Form pembayaran ke supplier 3. Form laporan detail stock
Prosedur yang ada pada sistem pembelian di Nagatomi yaitu
1. Prosedur ini dimulai dari bagian pembelian membuat perencanaan pesanan barang dagang yang dibutuhkan sesuai persediaan barang yang ada di toko. setelah melakukan perencanaan, maka bagian pembelian ini membuat purchase order yang terdiri dari 3 rangkap dokumen. Masing-masing dokumen tersebut diberikan kepada toko, pemasok dan SPG (bagian penerimaan).
2. Setelah memberikan purchase order pada pemasok, maka pemasok mengirimkan barang dagang sesuai purchase order yang dikeluarkan dari bagian pembelian, dengan memberikan 2 dokumen yaitu faktur dan surat jalan kepada bagian penerimaan.
3. Saat barang dagang datang, maka SPG (bagian penerimaan) menerima dan melakukan pengecekan dari segi kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan dokumen purchase order yang diterima dari bagian pembelian.
4. Setelah itu barang diberikan kepada bagian gudang untuk dimasukkan ke dalam gudang dan bagian gudang mengisi data di buku barang masuk sesuai dengan tanggal hari disaat barang masuk di gudang.
5. Setelah barang yang sudah dicek sesuai dengan dokumen purchase order dimasukkan di gudang, Surat jalan dari pemasok ditanda tangani atau diotorisasi oleh SPG (bagian penerimaan) yang menerima barang tersebut. Lalu bagian penerimaan memberikan faktur dan surat jalan otorisasi pada bagian pembelian.
6. kemudian setelah itu, bagian pembelian mengeluarkan tanda terima atau bukti penerimaan barang yang terdiri dari 2 rangkap yang diberikan untuk pemasok dan sebagai arsip toko. Jika pembelian tersebut tunai, maka bagian pembelian yang membayar barang tersebut.
7. Setelah penerimaan faktur dan surat jalan otorisasi, bagian pembelian menginput data yang ada pada faktur / invoice yang diterima dari bagian penerimaan pada form pembelian yang ada di program nagatomi. Setelah data pembelian diinput, otomatis akan menambah tagihan atau utang baru di form pembayaran ke supplier pada program. Di form ini, memuat semua tagihan kepada setiap supplier-supplier toko. Pada saat itu pula, program otomatis menambah barang dagang yang dibeli pada form laporan detail stock. Di form tersebut berisikan persediaan barang dagang yang dibeli dari setiap suppliernya yang ada digudang. Setelah penginputan data selesai pada form pembelian, maka hasil data disimpan dan diprint. Hasil print tersebut disetreples dengan faktur atau invoice untuk digunakan sebagai input penjurnalan pembelian. Pada saat diprint tersebut, mesin pembuat barcode juga membuatkan barcode untuk setiap barang dagang lalu ditempel di barang sesuai item barang yang akan dijual. Barcode tersebut berisikan harga jual barang dan kode barcode barang.
8. Prosedur yang terakhir adalah penjurnalan atas terjadinya pembelian yang diinput pada program lain yang bersifat intern dengan melihat hasil print dan faktur yang disetreples, jadi hanya pihak intern yang boleh mengetahuinya.
Sistem informasi akuntansi penjualan pada Nagatomi Baby N Toys
Fungsi yang ada pada sistem pembelian di Nagatomi yaitu
1. Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk melayani pembeli yang datang di toko. 2. Fungsi kas bertanggung jawab melakukan penerimaan pembayaran dari pembeli.
3. Di Nagatomi yang mencatat transaksi-transaksi penjualan tunai dan menerima hasil data yang muncul dikomputer pada program setelah proses penjualan dengan scan barcode yang dilakukan kasir adalah bagian pembelian.
Dokumen yang ada pada sistem pembelian di Nagatomi yaitu 1. Pita register kas
2. Nota penjualan
Catatan akuntansi yang ada pada sistem pembelian di program Nagatomi yaitu 1. Form data item
2. Form laporan detail penjualan
Prosedur yang ada pada sistem penjualan di Nagatomi yaitu
1. Pembeli datang di toko, dilayani oleh satu SPG (bagian penjualan) untuk menemani selama pelanggan berbelanja dan juga membawakan barang yang dipilih. Setelah selesai memilih kemudian SPG tersebut membawakan barang ke kasir
2. Pada saat di kasir, prosesnya dengan cara scan barcode yang tertera pada barang. Setalah discan semua barang yang dibeli, kasir mengecek barang yang dibeli harus sama dengan yang ada di komputer kasir.
3. Setelah scan barcode barang, data barang tersebut otomatis masuk ke program Nagatomi yaitu pada form data item. Data penjualan muncul di komputer bagian pembelian yaitu berupa barang apa saja yang terjual beserta harganya dan langsung mengurangi stock barang toko. Pada saat itu pula, program merekap semua penjualan yang terjadi di toko dengan membuka pada form laporan detail jual.
4. Setelah kasir mengecek barang yang sudah sesuai dengan yang ada di komputer kasir, kemudian pelanggan melakukan pembayaran barang yang dibeli dengan cara tunai, kartu debit maupun kartu kredit.
5. Kemudian kasir mencetak nota penjualan dan bukti register kas. Lalu kasir memberikan barang yang sudah dibeli beserta nota penjualan pada pelanggan. Bukti register kas akan diberikan kasir pada bagian pembelian sebagai dokumen dasar penginputan jurnal penjualan.
6. bagian pembelian input penjurnalan penjualan diprogram lain yang bersifat intern, jadi hanya pihak intern saja yang mengetahuinya.
Pembahasan
Analisis dan evaluasinya sistem pembelian di Nagatomi sebagai berikut ini : Teori (Mulyadi, 2016) Nagatomi Analisis
Di Nagatomi, digunakannya dokumen rangkap yang dapat memudahkan pihak atau bagian yang berkepentingan untuk mengadakan pengawasan.
Bagian hutang manual bagian hutang pada program
Di Nagatomi bagian hutangnya berada di program yang berisi data hutang kepada tiap-tiap suppliernya.
Bagian kartu persediaan manual
Bagian kartu persediaannya pada program
Di Nagatomi bagian kartu persediaanya berada diprogram yang berisi data persediaan di toko
Catatan akuntansi :
1) Register bukti kas keluar 2) Jurnal pembelian 3) Kartu utang 4) Kartu persediaan Catatan akuntansi : 1) Form pembelian 2) Form pembayaran suppliyer
3) Form laporan detail stock
Di Nagatomi catatan akuntansi nya berada pada program.
Prosedur pembelian :
1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian 4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur pencatatan utang 6) Prosedur distribusi pembelian Prosedur pembelian : 1) Prosedur perencanaan pesanan 2) Prosedur PO 3) Prosedur penerimaan barang 4) Prosedur penyimpanan barang di gudang 5) Prosedur penginputan pembelian pada program 6) Prosedur penginputan jurnal pembelian
Di Nagatomi sudah dilakukan prosedur sistem pembelian yang sudah baik dengan menggunakan program yang digunakan. Karena prosedurnya sesuai dengan teori.
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian barang dagang dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Fungsi pembelian melakukan pengecekan langsung pada program, sehingga dapat mengetahui jenis dan jumlah barang yang harus dipesan pada supplier.
Di Nagatomi tidak terdapat surat permintaan barang dari gudang, karena bagian pembelian langsung mengecek pada program untuk mengetahui barang apa saja yang akan dipesan.
Fungsi pembelian mempunyai tanggung jawab mengeluarkan order pembelian kepada supplier. Dan fungsi akuntansi mempunyai tanggung jawab melakukan pencatatan. Pemisahan fungsi pembelian dan fungsi akuntansi bertujuan untuk menjaga aset perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Fungsi pembelian bertanggung jawab mengeluarkan order pembelian kepada supplier dan melakukan pencatatan.
Di sistem pembelian Nagatomi ada kekurangan yaitu bagian pembelian yang bertanggung jawab mengeluarkan PO merangkap juga sebagai bagian akuntansi yang bertanggung jawab melakukan pencatatan atas pembelian. Kelemahan yang bisa terjadi bila dihubungkan dengan teori adalah ketidak telitian dalam menginput pembelian ke program, kemudian data yang dikeluarkan tidak valid. Akhirnya akan merugikan perusahaan. Analisis dan evaluasinya sistem pembelian di Nagatomi sebagai berikut ini :
Teori (Mulyadi, 2016) Nagatomi Analisis
1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur penerimaan kas 3) Prosedur penyerahan barang 4) Prosedur pencatatan penjualan tunai 5) Prosedur penyetoran kas ke bannk 6) Prosedur pencatatan penerimaan kas 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan 1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur peenerimaan kas 3) Prosedur data penjualan masuk ke program 4) Prosedur penyerahan barang 5) Prosedur pencatatan penjualan
prosedur sistem penjualan yang sudah baik dengan menggunakan program yang digunakan. Karena prosedurnya sesuai dengan teori.
Bagian kartu persediaan manual
Bagian kartu persediaan di program
Di Nagatomi kartu persediaanya ada di program yang berisikan data persediaan
Fungsi akuntansi mencatat penjualan tunai secara manual
Fungsi akuntansi mencatat penjualan tunai dalam program yang bersifat intern
Di Nagatomi pencatatan penjualan tunainya melalui program yang bersifat intern, jadi hanya pihak intern saja yang boleh mengetahuinya. Fungsi pembelian
bertanggung jawab membuat purchase order.
Fungsi akuntansi mempunyai tanggung jawab untuk
mencatat penjualan.
Fungsi pembelian mempunyai tanggung jawab membuat
purchase order sekaligus
merangkap fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat penjualan
Di Nagatomi, terdapat kekurangan yaitu pada fungsi pembelian yang bertugas membuat PO merangkap juga sebagai fungsi akuntansi yang mencatat penjualan di toko. Kelemahan dari perangkapan itu, bisa menyebabkan terjadinya ketidak telitian dalam penginputan pencatatan penjualan pada program. Kemudian data yang diolah tersebut tidak valid, akhirnya akan merugikan Nagatomi.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil evaluasi yang sudah penulis lakukan di Nagatomi Baby N Toys, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut ini :
1. Sistem informasi akuntansi pembeliannya kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada fungsi pembelian yang merangkap tugas sebagai fungsi akuntasi.
2. Sistem informasi akuntansi penjualannya kurang baik, karena ada yang harus diperbaiki pada fungsi pembelian yang merangkap tugas sebagai fungsi akuntasi dalam pencatatan penjualan.
3. Kesimpulan pada program yang digunakan di Nagatomy baby N Toys adalah sebagai berikut :
1. Program yang digunakan menggunakan password dan ussername saat masuk ke programnya.
2. Programnya sudah baik dalam pengoprasiannya dan membantu Nagatomi sekali.
Saran
Agar adanya peningkatan pelaksanaan sistem informasi akuntansi dan pembelian dan penjualan di Nagatomi Baby N Toys, maka penulis memberikan saran sebagai berikut ini :
a. Pada sistem pembeliannya, fungsi pembelian yang bertanggung jawab membuat purchase
order dan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab pencatat atas pembelian seharusnya terpisah, Jadi dengan begitu tiap-tiap fungsi fokus pada bagiannya dan lebih optimal. b. Pada sistem penjualannya, fungsi pembelian yang bertanggung jawab membuat purchase
order dan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat atas penjualan seharusnya terpisah. Dengan begitu akan lebih optimal dan tiap-tiap fungsi fokus pada bagiannya.
DAFTAR PUSTAKA
As’ari, Andri Gunawan Putra, Tri Lestari dan Mahsina. 2012. “analisis penerapan sistem
informasi akuntansi penjualan kredit dalam meningkatkan pengendalian intern”. Jurnal akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762. Fakultas ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya.
Jannah, Roihatul, Tri Lestari dan Enny Istanti. 2014. “peranan sistem informasi akuntansi
pembelian dalam mnunjang efektifitas pengendalian intern”. Jurnal akuntansi UBHARA. ISSN : 2460-7762. Fakultas ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya.
Jogianto. 2005. “Analisis dan Desain sistem informasi : pendekatan terstruktur teori dan
praktik aplikasi bisnis”. Yogyakarta : ANDI Yogyakarta. Krismiaji, 2002. “Sistem Informasi Akuntansi”. Yogyakarta : AMP YKPN. Mulyadi.2016. “Sistem Akuntansi”. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyani, Elis Dwi Nurul, Siti Rosyafah dan Mahsina. 2015. “penerapan sistem informasi akuntansi penjualan dalam menunjang efektifitas pengendalian intern penjualan PT. Peony Indah Makmur”. Jurnal akuntansi UBHARA. ISSN: 2460.7762. fakultas ekonomi, Universitas Bhayangkara Surabaya.
Palupi, Nindita Niken. 2015. “Analasis sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi
pembelian”.jurnal administrasi bisnis (JAB) Vol. 28 No. 2 November 2015. Fakultas ilmu administrasi, Universitas Brawijaya Malang.
Sugiyono. 2013. “metode penelitian kuantitatif, kualitatif, dan kombinasi (mixed methods)”. Bandung : Alfabeta.
Sunarko, Jane Dorothy.2011.”Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan untuk Meminimalisasi piutang Tak Tertagih”. Akurat jurnal ilmiah akuntansi nomor 05 tahun ke- 2 Mei- Agustus 2011. Universitas Kristem Maranatha.
Supriono, Hendro. 2015. “analisis pelaksanaan sistem akuntansi pembelian untuk
meningkatkan efektifitas sistem pengendalian manajemen”. Jurnal riset mahasiswa akuntansi (JRMA). ISSN : 2337-56xx, Nomor :xx. Fakultas ekonomi dan bisnis, Universitas Kanjuruhan Malang.
Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta : Andi.
Teurah, Serny. 2013. “evaluasi efektivitas sistem informasi akuntansi pembelian dan
pengeluaran kas pada UD. Manado”. ISSN : 2303-1174. Fakultas ekonomi dan bisnis, Universitas Sam Ratulangi Manado.
Warren, Carl S, James M Reeve, and Phillip E. Fees. 2006. “Accounting : Pengantar
