I KERJA
MANUAL PROSEDUR
MANAJEMEN ADMINISTRASI
Kode Dokumen : 00801 06006.Anahis
Revisi ke- : 0
Tanggal : 24 Oktober 2012
Dikaji ulang oleh : Sekretaris Jurusan Pendidikan Dokter Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu
Disetujui oleh : Ketua Jurusan Pendidikan Dokter
Dibuat oleh Dikaji ulang Oleh Disetujui oleh
dr. Arliek Rio Julia, MS
Ka.Laboratorium/Departemen Anatomi-Histologi
Dr. dr. Wisnu Barlianto, MSI, Med, SpA (K)
Sekretaris Jurusan Pend. Dokter
Prof. Dr. dr. Teguh Wahju Sardjono, DTM&H, MSc, Sp.Par.K
Ketua Jurusan Pendidikan Dokter
LABORATORIUM/ DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI
FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2012
MANUAL PROSEDUR
MANAJEMEN ADMINISTRASI
LABORATORIUM / DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA
1. TUJUAN : Menjamin manajemen pengelolaan laboratorium secara efektif dan efisien
2. RUANG LINGKUP : Lab. Anatomi-Histologi FK Universitas Brawijaya Malang
3. TANGGUNG
JAWAB : Kepala Laboratorium bertanggung jawab pada kegiatan Manajemen Administrasi Laboratorium.
4. DEFINISI : 1. 2.
Laboratorium adalah lembaga atau institusi sebagai wadah keilmuan tertentu
Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Kepala Laboratorium adalah seseorang
yang bersama anggotanya
bertanggungjawab dalam pengembangan sekelompok disiplin ilmu
4. Laboran/Teknisi adalah orang yang membantu Kepala Laboratorium dalam menjalankan tugasnya dan memiliki keahlian khusus sesuai disiplin ilmunya
5. PROSEDUR
5.1. Laboratorium diketuai oleh kepala Laboratorium yang
bertanggungjawab untuk pengembangan keilmuan
5.2 Laboratorium beranggotakan dosen yang mempunyai kesamaan dalam kelompok disiplin ilmunya
5.3 Kegiatan dalam laboratorium meliputi pelaksanaan pembelajaran, praktikum, penelitian, pelatihan, pengabdian kepada masyarakat 5.4 Dalam teknis pelaksanaan kegiatan di laboratorium, dilaksanakan
oleh dosen dan laboran, dikoordinir oleh Dosen Pengampu, di bawah tanggungjawab Kepala Laboratorium
5.5 Penggunaan laboratorium untuk kegiatan mengacu pada Manual Prosedur penggunaan laboratorium dan Instruksi kerja penggunaan laboratorium untuk mahasiswa dan dosen
5.6 Kepala laboratorium bersama anggotanya menyusun rencana pengembangan keilmuan untuk meningkatkan kompetensi laboratorium melalui Tridharma Perguruan Tinggi
5.7
5.8
5.9
Kepala Laboratorium secara berkala bersama anggotanya melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan di laboratorium
Administrasi Laboratorium mengadministrasikan semua fasilitas laboratorium dan semua aktivitas yang ada di laboratorium dan melaporkan secara berkala kepada kepala laboratorium
Kepala laboratorium melaporkan semua aktivitas laboratorium kepada ketua Jurusan
6. DOKUMEN TERKAIT
a. Diagram alur manajemen administrasi laboratorium
b. Alur sistem pengelolaan berkas (alur surat masuk & surat keluar)
c. Alur peminjaman buku perpustakaan d. Pengelolaan Mutu Pelayanan
e. Prosedur Pengaduan Pengguna Layanan f. IK Pedoman Sikap dan Perilaku Petugas
Lab.
g. Struktur Organisasi Lab. Anatomi-Histologi h. Tupoksi Lab. Anatomi-Histologi
DIAGRAM ALUR MANAJEMEN ADMINISTRASI
LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Manual prosedur Rencana pengembangan keilmuan IK untuk mhs dan IK untuk dosen
Kegiatan Penggunaan lab: pembelajaran, praktikum, penelitian, penmas Teknis pelaksanaan Kepala Lab. Kepala Lab. Dosen Pengampu
Monitoring dan evaluasi internal terhadap kegiatan lab. Kepala Lab
Administrasi Lab. Mengarsip semua fasilitas, aktivitas, dan melaporkannya ke kepala lab. Borang rencana pengembangan keilmuan di Lab. Borang monev internal lab.
Kepala Lab Melaporkan semua aktivitas
lab. Kepada ketua jurusan Borang laporan Borang fasilitas, aktivitas, dan laporan ke kepala lab.
ALUR SURAT MASUK
LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Surat Masuk Admin
Disampaikan kepada staf (ybs) Kalab untuk disposisi Follow Up Sesuai Disposisi - Diarsipkan & digolongkan dalam : 1. Surat Keputusan 2. Surat Tugas 3. Surat Edaran 4. Surat Ijin
5. Surat Penawaran Beasiswa 6. Akademik (Jadwal)
7. Surat Kontrak Kerja
Petugas :
Murti Ningrum & Suprapto
ALUR SURAT KELUAR
LABORATORIUM/DEPARTEMEN ANATOMI-HISTOLOGI
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Kalab
(Konsep surat) Admin Pimpinan Koreksi & Penandatanganan
Pengarsipan Didistribusikan
Petugas :
STRUKTUR ORGANISASI LAB./DEP ANATOMI-HISTOLOGI FAK. KEDOKTERAN UNIV. BRAWIJAYA
TA. 2012/2013
Koordinator Penjaminan Mutu & Evaluasi
dr. Nurul Hidajati MSc.
Koordinator Penelitian & Kegiatan Ilmiah
dr. Indriati Dwi Rahaju MKes.
Koordinator Peng. Masy. :
dr. Rita Rosita MKes
Kalab/Departemen
dr. Arliek Rio Julia, MS
- Koord. Admin. S1
Murti Ningrum DK - Koord. Admin. PPDS Suprapto
- Tehnisi Lab. Makros:
Teguh Budio, Nachnu
Muhadjirin
- Tehnisi Lab. Mikros :
Wahyu Muji Iswanto
PENELITIAN & ILMIAH
PENDIDIKAN
KAN MASYARAKAT PENGABDIAN
Koordinator Tutorial PPDS :
dr.Bambang Sumantri MKes
Koordinator Praktikum PSPDG : drg. Fidya MKes. PJP : dr. Danik Agustin P. MKes.
Koordinator Kuliah & Praktikum PSIK:
dr. Danik Agustin P. MKes
Koordinator Kuliah & Praktikum PSBidan:
dr. Danik Agustin P. MKes.
Koordinator Kuliah & Praktikum PS Farmasi:
II. PJP Laboratorium Anatomi-Histologi (Koordinasi Pendidikan S1) Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinai perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran.
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan jadwal mengajar/tutorial/praktikum untuk S1 dengan persetujuaan Kepala Laboratorium dan PJMK untuk tiap blok.
TUGAS POKOK & FUNGSI
I. Kepala Laboratorium Anatomi-Histologi Fungsi :
Menyusun program, memonitor dan mengevaluasi, mengkoordinasi
seluruh kegiatan keadministrasian, pendidikan-pengajaran,
pelayanan/pengabdian masyarakat, dan penelitian/kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
Tugas pokok :
1. Menyusun renstra di awal tahun yang berisi program kerja dan rencana anggaran laboratorium.
2. Menyusun rencana pendidikan dan pengajaran setiap awal semester bersama PJP.
3. Melakukan monitor dan koordinasi setiap saat dengan setiap koordinator bidang dalam setiap kegiatan.
4. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan-kegiatan/program yang telah dilaksanakan di akhir tahun.
5. Mengambil keputusan dan menghadiri kegiatan-kegiatan/undangan atas nama/mewakili setiap keputusan yang telah disetujui dalam rapat staff Laboratorium Anatomi-Histologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya.
2. Menghadiri rapat/lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran. 3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan dan
pengajaran S1 kedokteran dan melaporkan hasil evaluasi ke kapala Laboratorium.
4. Bertanggung jawab terhadap semua nilai mata kuliah anatomi-histologi di semua blok.
5. Mengambil keputusan mengenai jumlah soal dan tipe soal, ujian, dan pelaksanaan ujian (koordinasi dengan PJMK blok) serta bertanggung jawab terhadap penyimpanan soal-soal.
III. Koordinator Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS I
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PPDS Bedah.
2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PPDS.
3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PPDS dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PPDS.
4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS.
IV. Koordinator Program Studi Ilmu Keperawatan Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran PSIK
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PSIK
2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSIK.
3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSIK dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSIK. 4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan
dan pengajaran PSIK.
V. Koordinator Praktikum PSPDG Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai penyelenggaraan praktikum pada PSPDG
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran PSPDG
2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran PSPDG.
3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan PSPDG dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi PSPDG.
4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran PSPDG.
VII. Koordinator Program Studi Farmasi Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran FARMASI
VI. Koordinator Program Studi Kebidanan Fungsi :
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan mengenai pendidikan dan pengajaran BIDAN
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran BIDAN
2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran BIDAN.
3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan BIDAN dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi BIDAN.
4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran BIDAN.
Tugas pokok :
1. Melakukan perencanaan kurikulum, jadwal pendidikan dan pengajaran FARMASI
2. Menghadiri rapat /lokakarya mengenai pendidikan dan pengajaran FARMASI.
3. Melakukan monitor dan evaluasi setiap kegiatan pendidikan FARMASI dan membuat laporan yang berhubungan dengan akreditasi/visitasi FARMASI.
4. Bertanggung jawab terhadap semua penilaian kegiatan pendidikan dan pengajaran FARMASI.
IX. Koordinator Penjaminan Mutu Akreditasi. Fungsi :
Melaksanakan penjaminan mutu dan segala hal yang berhubungan dengan evaluasi dan akreditasi Laboratorium.
Tugas Pokok :
1. Bertanggung jawab mengkoordinir penyusunan & pengarsipan dokumen-dokumen Anatomi-Histologida saat ada evaluasi kinerja atau akreditasi
2. Menghadiri rapat/lokakarya yang berhubungan dengan penjaminan mutu/akreditasi
VIII. Koordinator Penelitian dan Kegiatan Ilmiah Fungsi :
Melakukan koordinasi kegiatan penelitian dan kegiatan ilmiah di Laboratorium Anatomi-Histologi FKUB.
Tugas pokok :
1. Memeriksa dan menandatangani lembar persetujuan penelitian di Lab.anatomi-histologi .
2. Mengelola dan Melaporkan pemasukan dan pengeluaran
Laboratorium yang berhubungan dengan penelitian ( menentukan tarif, membayar HR tehnisi, pembelanjaan alat dan bahan ).
3. Memeriksa kualitas dan mutu pengerjaan slide penelitian maupun hasil foto slide
4. Mengajukan permintaan pembelian alat/bahan untuk penelitian ke FKUB atas persetujuan Kepala Laboratorium.
X. Koordinator Pengabdian Masyarakat Fungsi :
Merancang dan mengkoordinir program pengabdian masyarakat laboratorium Anatomi-Histologi
Tugas Pokok :
1. Menyusun program pengabdian masyarakat untuk setiap tahun ajaran bersama staff
2. Mengkoordinir pelaksanaan program pengabdian masyarakat
XI. Koordinator Admin S1 Fungsi :
Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran.
Tugas pokok :
1. Membantu PJP S1 dalam hal administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran S1 kedokteran.
2. Mengarsipkan semua absensi dan nilai serta bahan-bahan pengajaran dan praktikum.
3. Melaksanakan pembuatan pelaporan kegiatan Pendidikan dan Pengajaran setiap staff dalam bentuk EKDB per semester.
4. Mengedit soal ujian dan membantu pengawasan ujian 5. Memproses surat masuk & keluar
6. Memproses nilai mahasiswa
XIII. Laboran Anatomi Mikros:
1. Membuat sediaan/ preparat 2. Perawatan mikroskop
3. Membantu Kelancaran praktikum mikros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum
XII. Koordinator Admin PPDS Fungsi :
Melaksanakan seluruh administrasi kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS
Tugas Pokok :
1. Membantu Koordinator PPDS dalam hal administrasi dan pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran PPDS
2. Membantu membuat konsep jadwal tutorial PPDS 3. Mengarsipkan semua absensi dan nilai.
XIV. Laboran Anatomi Makros:
1. Membuat sediaan/cadaver 2. Merawat sediaan/ cadaver
3. Membantu Kelancaran praktikum makros 4. Menyiapkan perlengkapan untuk perkuliahan 5. Membantu pelaksanaan ujian teori & praktikum
