Handout AKT 403 materi ke 4

(1)

1 Sistem

Pengendalian

Manajemen

Pengawasan

vs

Pengendalian

Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian adalah

• pengawasandapat dilakukan secara periodik (berkala) sedangkan

• pengendalianharus dilakukan setiap saat.

Pengertian Pengawasan

• Pengawasan adalah prosesdalam menetapkan ukuran kinerjadan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn, 2002)

• Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan .

(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Beberapa Gejala

yang memerlukan Pengawasan

• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak

begitu jelas faktor penyebabnya

• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari

adanya keluhan pelanggan)

• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya

keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun,

dan lain sebagainya)

• Berkurangnya kas perusahaan

• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

• Biaya yang melebihi anggaran

• Adanya penghamburan dan inefisiensi

Alat Bantu Pengawasan Manajerial

•

Management-by-Exceptionberfokus pada perhatian manajerial pada perbedaan substansi antara tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan (prinsip pengecualian)

•

Management-Information Systemberfokus pada penyediaan informasi untuk melakukan evaluasi dari fungsi fungsi manajemen

•

Management

By

Objective

(MBO)

adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pemahaman yang jelas terhadap tujuan atau sasaran organisasi, seperti halnya mereka memahami peran dan tanggung jawabnya dalam mencapai tujuan tersebut.

• Management - By - Exception

(

MBE)

(2)

2

• Pada Management By Exception (MBE) seorang

manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas

bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus

didukung oleh tersedianya :

1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang

dicapai pada unit kerjanya.

2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa

yang harus dicapai oleh unit kerjanya.

Standar yang dikombinasikan dengan output

informasi misalnya laporan penjualan maka

memungkinkan terjadinya Management By

Exception.

MBE (prinsip pengecualian)

adalah gaya atau tindakan yang dilakukan

manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara

Kinerja Aktual ( apa yang telah dan sedang

dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang

harus dicapai ).

Contoh :

Ω

Seorang manajer menetukan bahwa jumlah

produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari

harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000

bungkus. Karena suatu waktu dimana saat

kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja

(lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal

Real Good meningkat drastis menjadi 94.000

bungkus hari itu.

Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan

dan mengambil keputusan yang harus dilakukan

oleh kelebihan produksi.

• Seorang manager dapat melakukan pengendalian

atas bagian yang menjadi tanggung

jawabnya harus didukung oleh tersedianya :

Informasi mengenai dan apa yang sedang dicapai

oleh unit kerjanya.

Standar kinerja yang dapat menunjukan apa yang

harus dicapai oleh unit kerjanya.

Standar yang dikombinasikan dengan output

informasi (misalnya laporan penjualan) akan

memungkinkan terjadinya management by

exception.

• Management by exception adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manager apabila terjadi ketidaksesuaian antara kinerja aktual(apa yang sedang dicapai) dengan standar kinerja(apa yang harus dicapai).

• Contoh :

seorang manager menentukan bahwa jumlah produksi sepatu dalam sehari harus

berada dalam jangkauan 1000 sampai 1250 pasang sepatu.apabila dalam suatu saat

jumlah produksi melebihi standar yang ditentukan, misalnya hingga 1500 pasang sepatu

maka berlakulah MBE.manager melakukan dan mengambil keputusan pada kondisi saat itu juga.

Jika anda seorang manager apa yang akan anda lakukan terhadap kelebihan produksi

sepatu tadi ? ? ?

•

Management by exception memberikan tiga kelebihan dasar :

• Manager tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.

• Keputusan dapat lebih terfokus pada hal-hal yang lebih memerlukan perhatian.

• Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal-hal yang berjalan semestinya.

(3)

3 Pengawasan

Pengawasan dalam Bidang SDM

• Penerapan Employee Discipline System

• Adanya Career Path

• Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan

serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Pengawasan di Bagian Informasi

• Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi

• Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan

• Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

• Manajemen Kas (Cash Management)

• Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran

• Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

• Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai

Faktor yang terkait dengan Konsumen

• Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran

Pemasaran yang dilakukan

(4)

4

Mengapa

Sistem

Pengendalian

Manajemen

Penting ?

19

Konsep Pengendalian Manajemen

• Pengendalian :

adalah proses untuk menjaminagar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan

• Unsur Pengendalian:

–1. Detektor atau sensor

–2. Assesor atau penilai

–3. Efektor atau pengubah

–4. Jaringan Komunikasi