M
ERANCANG BASIS DATA &
MENJALANKAN MENU-ACCESS
2.1.
Materi
Merancang DataBase Menjalankan beberapa Menu Utama2.2.
Tujuan Praktikum
Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami secara jelas pekerjaan perancangan database suatu sistem, seperti Database dalam sistem Penggajian, sistem kepegawaian, sistem kepustakaan, dan lain-lain. Dengan menjalankan menu pada microsoft Access.
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat :
1). Merancang database dalam satu atau beberapa tabel data, dan untuk beberapa field (unsur data) serta record data yang akan di input.
2). Mengenal menu-menu pada program dan software Microsoft Access dan yang terpokok dapat mengerti kegunaan serta mencobanya langsung.
2.3.
Uraian Materi Praktek
2.3.1 Merancang database dan Menjalankan Beberapa Menu Utama
1. Coba anda mulai dengan membuat FOLDER untuk kerja anda masing-masing di Directory C: (Berikan nama depan anda)
2. Kita mulai Aktifkan Program Aplikasi Access 3. Pilih Blank Access Database, dan klik OK.
4. Tentukan drive dan folder tempat menyimpan file, pilihan Save in (di Folder anda yang telah dibuat)
Modul
2
2
5. Ketik/isilah nama file pada File Name Latih-2, kemudian klik Create. 6. Pada jendela kerja Database, klik Tables yang ada di bawah Objects. 7. Double click Create table in Design view
8. Buat struktur table Field Name, Data Type, dan Description seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
Struktur data untuk Tabel
9. Rekam Struktur tabel/klik tombol toolbar Save, kemudian ketik nama tabel dengan Pegawai_1 lalu klik OK.
Menyimpan Nama Tabel
10. Selanjutnya pilih Close (X) dan perhatikan pada jendela Database akan tampil file Pegawai_1.
11. Double click tabel Pegawai_1, akan tampil jendela kerja Datasheet, kemudian isikan data-data berikut ini :
NIP Nama Tgl Lahir Gol Gaji
Pokok Alamat Kelamin
202011 Access Permana 17/03/52 II C 175000 Jl. Microsoft 2000 Bandung L
191121 Lia Excell 06/01/76 III A 325000 Jl. Office no. 97 Bandung P
191131 Basis Hakim 02/01/63 III C 450000 Jl. Data VII no.4 Bandung L
202112 Algo Pascal 05/09/70 III B 375000 Jl. Turbo no. 7 Bandung L
302031 Mega Power 07/05/79 III A 325000 Jl. Pointer no. 36 Bandung P
302130 Noor Delphi 04/12/69 II D 290000 Jl. Borland no. 5 Bandung P
302232 Akhmad Corel 12/01/59 III C 450000 Jl. Drawing 98 Bandung L
202215 Rina Simponi 15/10/80 II C 175000 Jl. Raya Simponi no.85 bdg P
192100 Puspita data 29/09/68 III A 325000 Jl. Basis Data no. 401 bdg P
192020 Mery CA 15/02/70 III B 375000 Jl. Clipper no. 53 bandung P
11. Jika tampilan yang diharapkan adalah kolom NIP, Nama, Alamat, dan Kelamin, lakukan dengan cara :
Pilih kolom yang tidak diharap
Klik menu Format, pilih Hide Columns. Hasilnya seperti berikut :
Hasil Record Tabel
Untuk menampilkan kembali kolom yang disembunyikan, lakukan :
Klik menu Format, pilih Unhide Columns, tampil kotak dialog seperti berikut :
Beri tanda kolom atau field yang ingin ditampilkan kembali
Klik tombol Close bila telah selesai.
12. Lakukan proses pengurutan baik secara menaik atau menurun, posisikan penunjuk sel atau titik sisip pada field yang akan dijadikan kunci pengurutan, misal untuk field NIP. Dengan cara pilih dan klik menu Record, Sort, Sort Ascending, dapat pula dengan menekan tombol toolbar Sort Ascending atau sebaliknya. (coba dan perhatikan untuk field yang lain sampai paham bener !). 13. Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk karyawan yang
golongan IIIA, posisikan pointer pada data III A, kemudian klik menu Records,
Filter, Filter By Selection maka secara otomatis data yang ditampilkan hanya data yang memenuhi kriteria.
Tabel Pegawai
14. Lain halnya jika yang ingin ditampilkan bukan yang golongan III A, maka perintahnya klik menu Records, Filter, Filter Excluding Selection seperti ditampilkan berikut
15. Untuk mengembalikan dan membatalkan filter data kesemula, klik menu
Records, Remove Filter/Sort.
16. Dapat pula kita mencari sebagian karakter dari data, misal menampilkan nama pegawai yang mengandung tulisan “na”, blok karakter “na” selanjutnya lakukan proses yang sama seperti di point 13, hasilnya seperti berikut :
Mencari karakter tertentu
17. Lakukan untuk nama pegawai yang tidak mengandung karakter “na”
18. Untuk menyaring/filter data yang lebih dari satu kriteria dan berlaku untuk kriteria lainnya, dapat dilakukan dengan fasilitas Filter By Form. Untuk menampilkan data pegawai yang bernama “Algo Pascal” dan gaji pokok lebih dari 325000, maka perintah yang harus dilakukan sebagai berikut : Pilih dan klik menu Records, Filter, Filter By Form ; kemudian posisikan pointer di fields Nama, klik nama “Algo Pascal” kemudian posisikan lagi pointer di fields Gaji Pokok ketikkan “>325000”.
19. Selanjutnya klik menu Filter, Apply Filter/Sort, akan menampilkan data sesuai dengan kriteria yang diharapkan.
Apply Filter/Sort
20. Untuk mengembalikan dan membatalkan filter data kesemula, klik menu
Records, Remove Filter/Sort.
21. Kitapun dapat pula melakukan filter data dengan kriteria “atau”, misal ingin menampilkan data pegawai yang gol “II D” atau gaji pokok “<200000”, posisikan pointer di field gol, dan klik “II D”, kemudian pada jendela kriteria tab Or, isi field gaji pokok dengan “<200000”, hasilnya seperti berikut
Tampilan lain Apply Filter/Sort
22. Mencari data pegawai yang beralamat di daerah “Data”, langkah yang harus dilakukan posisikan pointer pada field yang berisi data yang dicari, missal mencari pegawai yang beralamat di jalan yang ada nama “Data” pilih dan klik menu Edit, Find. Pada kotak Find What, ketik data yang di harap dalam hal ini “Data”. Pada kotak Look In, pilih dan klik area pencarian yang diharap dalam hal ini “Alamat”. Pada kotak Match, pilih dan klik salah satu dari tiga pilihan yaitu :
Whole Field, melacak data yang teksnya betul-betul sama
Start of Field, melacak data yang diawali dengan teks yang dicari
Any Part of Field, melacak data yang mengandung teks yang dicari
Dalam hal ini, pilih Any Part of Field. Klik tombol More, selanjutnya pada kotak pilihan Search pilih All, kemudian pada kotak cek klik salah satu dari :
Match Case, memperhatikan kesamaan jenis hurufnya.
Search Fields As Formatted, ingin memperhatikan kesamaan formatnya. Dalam hal ini pilih Match Case. Untuk memulai pencarian klik tombol Find Next. Untuk mengakhiri proses pencarian klik Close (X)
Match Case
23. Untuk mengganti data dengan fasilitas Replace, langkah pengerjaannya mirip dengan fasilitas Find. (Tugas ! Ganti untuk alamat Bandung menjadi Garut ).
2.4.
Tugas Untuk di Praktekkan
Sebagai latihan dalam praktek kedua ini ;
Berikut ini diberikan contoh Tabel dalam Database,
Coba Anda praktekkan menu diatas dan menu-Access lainnya (Lihat Bar Menu Access)
Tabel Data Nilai Ujian Mahasiswa
Mata Kuliah : Statistika Dosen : Nunung Nurhayati, SE.,M.Si. NPM Nama Mhs Hadir (%) Tugas UTS UAS Nilai
302001 Anita 80 70 64 70 B 302002 Zulfan 90 66 68 65 C 302003 Kartiwa 75 72 70 70 B 302004 Siska 80 68 65 60 C 302005 Dora 100 80 72 78 A 302006 Shinta 90 70 65 68 B 302007 Abdillah 100 75 70 75 A 302008 Dudung 80 70 60 70 B 302009 Kirani 70 65 65 65 C 302010 Tia Malam 100 70 75 80 A
a).
Coba buat tampilan untuk kolom (Field) : NPM, Nama, dan Nilai saja,b). Kembalikan hasil a) kesemula dan Buat tampilan data untuk field : Nama dan Nilai, kemudian urutkan berdasarkan nilai.
c). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk
mahasiswa yang nilainya A saja.
d). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk
mahasiswa yang hadirnya minimal 90%.
e). Kembalikan kesemula, Lakukan proses penyaringan/filter data dengan kriteria untuk
mahasiswa yang hadirnya 100% dan nilainya A.
2.5. Pustaka
- Aitken, Peter G., 1987. Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp., Jakarta. - Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung
