43
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
Jamsostek dilandasi filosofi kemandirian dan harga diri untuk mengatasi resiko sosial ekonomi. Kemandirian berarti tidak tergantung orang lain dalam membiayai perawatan pada waktu sakit, kehidupan dihari tua maupun keluarganya bila meninggal dunia. Harga diri berarti jaminan tersebut diperoleh sebagai hak dan bukan dari belas kasihan orang lain.
Agar pembiayaan dan manfaatnya optimal, pelaksanaan program JAMSOSTEK dilakukan secara gotong royong, dimana yang muda membantu yang tua, yang sehat membantu yang sakit dan yang berpenghasilan tinggi membantu yang berpenghasilan rendah.
3.1.1 Sejarah PT. Jamsostek
Penyelenggaraan program jaminan sosial merupakan salah satu tangung jawab dan kewajiban Negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai dengan kondisi kemampuan keuangan Negara, Indonesia seperti halnya berbagai Negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal.
Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No.33/1947 jo UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No.48/1952 jo PMP No.8/1956 tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No.15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga kerja semakin transparan.
Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek.
Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No.3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Dan melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya
arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat risiko sosial.
Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan Amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2, dimana Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) telah mengesahkan Amandemen tersebut, yang kini berbunyi: "Negara mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan". Manfaat perlindungan tersebut dapat memberikan rasa aman kepada pekerja sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam meningkatan motivasi maupun produktivitas kerja.
Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat) program, yang mencakup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya.
Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa.
3.1.2 Tujuan Perusahaan
PT. Jamsostek didirikan hampir diseluruh Indonesia dengan tujuan memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada setiap peserta jamsostek melalui program-program berupa Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JK), Tenaga Kerja – Luar Hubungan Kerja (TK-LHK), Jasa Konstruksi.
Visi:
Menjadi lembaga jaminan social tenaga kerja terpercaya yang unggul dalam pelayanan dan memberikan manfaat optimal bagi seluruh peserta dan keluarganya.
Misi:
Sebagai badan penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang memenuhi perlindungan dasar bagi tenaga kerja serta menjadi mitra terpercaya bagi;
Tenaga kerja : Memberikan perlindungan layak bagi tenaga kerja dan keluarga.
Pengusaha : Menjadi mitra terpercaya untuk memeberikan perlindungan kepada tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas.
Negara : Berperan serta dalam pembangunan.
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT. Jamsostek (Persero) sebagaimana tertuang dalam Surat Keputusan Direksi Nomor: KEP/190/082007 bulan Agustus 2007 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja PT. Jamsostek (Persero), adalah sebagai berikut :
Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT.Jamsostek (Persero) pada bidang Biro Teknologi dan Informasi :
Gambar 3.2 Diagram Struktur Organisasi PT. Jamsostek pada Biro Teknologi dan Informasi Kepala Biro Teknologi Informasi Kepala Urusan Pengembangan dan Pemeliharaan Aplikasi
Kepala Urusan Data dan Informasi Kepala Urusan Dukungan Teknis Kepala Urusan Dukungan Unit Kerja
System Analyst Database Admin
Programmer Web Admin Data Support Network Admin System Admin Help desk Knowledge Management & I.S.Librarian Sekretaris 1
3.1.4 Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang merupakan kewajiban dan tanggung jawab dari struktur organisasi pada PT. Jamsostek pada Biro Teknologi dan Informasi seperti berikut:
1. Kepala Biro Teknologi Informasi
Tugas Dewan Komisaris: Merencanakan, mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan teknologi informasi guna menunjang proses usaha agar efisien, cepat, tepat dan handal.
2. Sekretaris 1
Tugas Sekretaris 1: Mengendalikan dan memastikan terlaksannya kelancaran seluruh kegiatan Unit Kerja melalui pengelolaan adminstrasi surat-menyurat, rapat intern/ekstern, administrasi personil dan sarana/prasarana kerja pada Biro Teknologi Informasi.
3. Kepala Urusan Pengembangan dan Pemeliharaan Aplikasi
Tugas Kepala Urusan Pengembangan dan Pemeliharaan Aplikasi:
Merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan
melaksanakan kegiatan pembangunan/pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan aplikasi guna mendukung opersional dan manajemen perusahaan.
4. System Analyst
Tugas System Analyst: Menganalisa sistem prosedur manual dari sistem pelaporan standar serta merancang sistem aplikasi komputer yang terintregrasi.
5. Programmer
Tugas Programmer: Mengembangkan dan memelihara modul aplikasi.
6. Kepala Urusan Data dan Informasi
Tugas Kepala Urusan Data dan Informasi: Merencanakan, mengoordinasikan, mengendalikan, dan melaksanakan kegiatan pengelolaan database/data warehouse dan integritas data guna konsolidasi amalgamsi dan mendukung sistem informasi manajemen (MIS & EIS).
7. Database Admin
Tugas Database Admin: Memelihara struktur dan integritas database perusahaan.
8. Web Admin
Tugas Web Admin: Mengembangkan dan memelihara situs perusahaan.
9. Data Support
Tugas Data Support: Melaksanakan kegiatan pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh unit kerja dan atau manajemen perusahaan.
10. Kepala Urusan Dukungan Teknis
Tugas Kepala Urusan Dukungan Teknis: Merencanakan, mengoordinsikan, mengendalikan, dan melakasanakan kegiatan pengelolaan dan pengembangan hardware dan jaringan guna mendukung operasional integrasi data dan sistem aplikasi perusahaan.
11. System Administrator
Tugas System Administrator: Memelihara perngakat keras dan operating system di perusahaan.
12. Network Administrator
Tugas Network Administrator: Menjamin tersedianya sarana sistem jejaring yang selalu siap pakai.
13. Kepala Urusan Dukungan Unit Kerja
Tugas Kepala Urusan Dukungan Unit Kerja: Mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pusat layanan informasi dan bantuan teknis operasional perusahaan guna memastikan kelancaran sistem informasi perusahaan.
14. Knowledge Management & I.S.Librarian
Tugas Knowledge Management & I.S.Librarian: Mengelola kegiatan pusat layanan informasi opersional dan administarasi dokumentasi sistem informasi perusahaan.
15. Help Desk
Tugas Help Desk: Mengelola kegiatan bantuan teknis operasional guna menunjang kelancaran sistem informasi perusahaan.
3.2 Analisis Sistem Berjalan
PT. Jamsostek menggunakan sistem manual yaitu proses pendataan peserta yang ditulis tangan terlebih dahulu di kertas, kemudian diketikkan kedalam bentuk PDF dan dirubah dalam format Ms Excel agar lebih tersusun dalam proses menentukan jenis member berdasarkan iuran yang diajukan kepada PT. Jamsostek.
3.2.1 Peserta Platinum
Kelompok peserta yang memberikan keuntungan terbesar kepada perusahaan. Kelompok ini memberikan iuran dalam jumlah yang besar. Kelompok ini selalu mau mencoba program baru yang ditawarkan oleh perusahaan dan berkomitmen penuh untuk tidak berpaling terhadap perusahaan lain.
3.2.2 Peserta Gold
Kelompok peserta yang masih dalam tahap memberikan keuntungan tetapi berada pada level dibawah platinum. Kelompok ini juga memberikan iuran dalam jumlah besar tetapi tidak seloyal kelompok platinum.
3.2.3 Peserta Silver
Kelompok peserta yang memberikan keuntungan relative kecil. Kelompok peserta ini memiliki jumlah peserta terbanyak dibandingkan kelompok peserta lainnya dimana kelompok ini memberikan iuran dalam jumlah relative rendah tetapi perusahaan tetap membutuhkan keikutsertaan mereka.
3.2.4 Peserta Bronze
Kelompok peserta yang memberikan keuntungan kecil, serta memberikan iuran juga dalam jumlah kecil.
3.3 Gambaran Sistem
PT. Jamsostek memiliki tugas sebagai sarana pengelolaan dana buruh atau karyawan di setiap perusahaan kepesertaan, oleh karena itu PT. Jamsostek memiliki sistem registrasi kepesertaan dan tentunya tahapan tahapan klasifikasi jenis member kepesertaan pada PT. Jamsostek.
Sistem yang sedang berjalan pada PT. Jamsostek saat ini masih menggunakan sistem manual berdasarkan iuran, baik dalam hal registrasi kepesertaan, pemilihan jenis member masing masing kepesertaan, dan tentunya aktivitas - aktivitas yang dilakukan PT. Jamsostek terhadap masing masing member kepesertaan.
3.4 Permasalahan yang Dihadapi
PT. Jamsostek mengalami permasalahan pendataan peserta melalui beberapa tahapan seperti pendataan awal yang ditulis tangan, kemudian diketikkan kedalam bentuk PDF dan dirubah dalam format Ms Excel, serta belum adanya pencatatan aktivitas – aktivitas dalam menjalin hubungan baik dengan peserta dan tidak adanya laporan – laporan dari hasil aktivitas tersebut.
3.5 Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Jamsostek, maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan system baru berupa aplikasi basis data pencatatan customer berbasis web.
Aplikasi ini sebagai media untuk membantu pendataan peserta dari proses manual menjadi komputerisasi melalui aplikasi pencatatan customer ini, serta
dalam aplikasi ini juga dapat mengelompokkan jenis member peserta berdasarkan jumlah iuran yang telah ditentukan sebelumnya, user juga dapat mencatat aktivitas yang dilakukan, sehingga proses tersebut menghasilkan laporan untuk mendukung kinerja PT. Jamsostek.
