Analisis Knowledge Management Solutions dan
Implementasi Knowledge Management Technology
pada Firma Hukum: Studi Kasus Firma Hukum XYZ
Anggi Aida Budaya dan Putu Wuri Handayani
Information Systems, Faculty of Computer Science, Universitas Indonesia
E-mail: anggiaidabudaya@gmail.com
Abstrak
KM merupakan hal yang penting dan unik bagi firma hukum sebab KM memberikan competitive advantage yang tidak mudah digantikan atau ditiru. Firma hukum perlu menggunakan pendekatan KM solutions yang tepat untuk mendapatkan competitive advantage. Firma hukum juga akan mendapatkan competitive advantage apabila menggunakan teknologi informasi yang efektif mendukung KM. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis KM
solutions yang tepat dan mengetahui tingkat perkembangan KM technology di Firma Hukum XYZ. Penelitian ini
berfokus pada advokat lokal di Firma Hukum XYZ. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi identifikasi KM solutions Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) dan model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk (2002b). Metodologi digunakan untuk menentukan KM solutions untuk Firma Hukum XYZ. Model tingkat perkembangan digunakan untuk menentukan tingkat perkembangan KM technology saat ini dan mengembangkan strategi pengunaan teknologi informasi di masa depan. Temuan dari penelitian ini adalah KM processes yang sebaiknya menjadi prioritas utama Firma Hukum XYZ antara lain
direction, socialization (knowledge discovery), combination, dan socialization (knowledge sharing). Temuan lain
adalah Firma Hukum XYZ berada pada tingkatan kedua (who-knows-what systems) dimana knowledge workers dapat menggunakan teknologi informasi untuk menemukan knowledge workers lain.
Analysis Knowledge Management Solutions and Implementation Knowledge Management Technology in Law Firm: Case Study XYZ Law Firm
Abstract
KM is important and unique for law firms because KM provides competitive advantage that is not easily replaced or duplicated. Law firms need to use the right KM solutions approach in order to get its competitive advantage. Law firms will also get the advantage if it uses information technology to support KM effectively. This study aims to analyze the appropriate KM solutions and the stages of the growth of KM technology at XYZ Law Firm. This study focuses on local advocates at XYZ Law Firm. The methodology used in this study is KM solutions methodology by Becerra-Fernandez and Sabherwal (2010) and stages of growh model for KM technology by Gottschalk (2002b). The methodology is used to determine KM solution for XYZ firm. Thus Then, the stages of growth model is applied to determine stages of growth in current situation and develop strategic use of information technology in the future. The result of this study is that the main priority of KM processes in XYZ Law Firm are direction, socialization (knowledge discovery), combination, dan socialization (knowledge sharing). The other result shows that XYZ Law Firm is in Stage Two (who-knows-what systems), i.e., knowledge workers can use information technology to find other knowledge workers.
Keywords: Gottschalk; KM; KM solutions; law firm; stages of KM technology
Pengetahuan dalam praktik hukum merupakan aset penting bagi firma hukum [14]. Nahapiet dan Ghoshal (1998) menyatakan firma hukum merupakan komunitas sosial yang berfokus pada kecepatan dan efisiensi dalam menciptakan dan berbagi pengetahuan hukum [7]. Firma yang ideal terdiri dari individu yang menciptakan dan berbagi pengetahuan dengan cepat dan efisien [11].
Lambe (2003) menyatakan firma hukum sudah mulai menyadari bahwa organisasinya berada pada knowledge business dan firma hukum harus bertahan dari challenges of connectivity, globalisasi, dan speed [11]. Akibatnya firma hukum harus berbagi pengetahuan dengan lebih efisien dan efektif [11]. Buckler (2004) menyatakan firma hukum dapat menggunakan knowledge management (KM) sebagai solusi terhadap keadaan tersebut [2]. KM merupakan hal yang penting dan unik bagi firma hukum sebab KM memberikan competitive advantage yang tidak mudah digantikan atau ditiru [11].
Dalam mengelola pengetahuan yang ada, firma hukum perlu menggunakan pendekatan KM solutions yang tepat agar mendapatkan competitive advantage [1]. Untuk mengidentifikasi pendekatan KM solutions yang paling tepat bagi firma hukum, digunakan metodologi identifikasi KM solutions Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010). Metodologi ini memungkinkan firma hukum untuk mengetahui faktor kontingensi yang terdapat di organisasi [1]. Faktor kontingensi terkait dengan teori kontingensi yang menyatakan tidak ada pendekatan yang paling baik untuk semua keadaan organisasi sehingga setiap industri organisasi dapat memiliki pendekatan KM solutions yang berbeda [1]. Metodologi ini juga memungkinkan firma hukum mengetahui KM processes yang tepat untuk diimplementasikan [1]. Selain itu, firma hukum juga dapat mengetahui mekanisme yang mendukung setiap KM process [1].
Firma hukum juga akan memiliki competitive advantage apabila menggunakan teknologi informasi yang efektif mendukung KM [6]. Teknologi informasi berperan penting bagi kesuksesan KM sebab teknologi informasi dapat menjadi enabler dalam meningkatkan pelaksanaan KM [6]. Agar dapat mengembangkan strategi penggunaan teknologi informasi di firma hukum pada masa yang akan datang, firma hukum juga perlu mengetahui tingkat perkembangan KM technology saat ini [7]. Untuk mengetahui tingkat perkembangan KM technology pada firma hukum, digunakan model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk (2002b).
Penelitian ini berusaha menjawab rumusan masalah mengenai bagaimana KM solutions yang tepat untuk diimplementasikan dan bagaimana implementasi KM technology yang telah diterapkan di Firma Hukum XYZ.
Untuk menunjang penelitian ini, dilakukan studi kasus di sebuah firma hukum lokal yang bernama Firma Hukum XYZ. Penelitian dilakukan di Firma Hukum XYZ sebab Firma Hukum XYZ mendapat peringkat sebagai first-tier firm pada bidang proyek dan sumber daya alam di Chambers Asia 2010. Menurut Chambers and Partners, sebuah lembaga survei untuk firma hukum di seluruh dunia, penentuan peringkat firma hukum dilakukan berdasarkan practice area dan tier 1 (satu) merupakan tier yang paling baik. Oleh karena itu, Firma Hukum XYZ yang berada pada tier 1 (satu) dalam salah satu practice area dipilih dan menjadi objek penelitian ini.
Tinjauan Teoritis A. Knowledge Management
Knowledge management (KM) memiliki beberapa pengertian. Salah satunya yaitu Alavi dan Leidner (1999) yang menyatakan KM sebagai proses yang sistematis dan terorganisir untuk memperoleh, mengorganisir, dan menukarkan pengetahuan antar karyawan agar dapat memanfaatkan pengetahuan dengan efektif [12].
B. Faktor Kontingensi
Teori kontingensi menyatakan tidak ada pendekatan yang paling baik untuk semua keadaan organisasi sehingga setiap industri organisasi dapat memiliki pendekatan KM yang berbeda [1]. Teori kontingensi membahas mengenai faktor kontingensi. Faktor kontingensi yang terdapat di organisasi memengaruhi pemilihan KM processes yang tepat bagi organisasi [1]. Beberapa faktor kontingensi yang memengaruhi pemilihan KM processes, antara lain task characteristics (tediri dari task uncertainty dan task interdependence), knowledge characteristics (terdiri dari pengetahuan tacit atau eksplisit dan pengetahuan procedural atau declarative), organizational characteristics (terdiri dari ukuran organisasi dan strategi bisnis), dan environmental characteristics (terdiri dari environmental uncertainty) [1]. Hubungan faktor kontingensi dan KM processes ditampilkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Hubungan Faktor Kontingensi dan KM Processes Sumber: Adopsi dari Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010)
C. Knowledge Management Solutions
Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) menyatakan KM bergantung pada 2 (dua) aspek, yaitu KM solutions dan KM foundations [1]. KM solutions merupakan cara yang dilakukan
KM Infrastructure • Budaya organisasi • Struktur organisasi • Infrastruktur TI • Common knowledge • Physical environment KM Mechanisms KM Technologies KM Systems
• Knowledge discovery systems • Knowledge capture systems • Knowledge sharing systems • Knowledge application systems
KM Processes
• Knowledge discovery memiliki subproses combination dan socialization
• Knowledge capture memiliki subproses externalization dan internalization
• Knowledge sharing memiliki subproses exchange dan socialization
• Knowledge application memiliki subproses direction dan routines
Faktor Kontingensi
KM Solutions KM Foundations
agar aspek-aspek dari KM (menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan pengetahuan) dapat tercapai [1]. KM solutions mencakup KM processes dan KM systems ([1]. KM foundations adalah aspek organisasi secara luas yang mendukung KM dalam jangka pendek dan panjang ([1]. KM foundations mencakup KM mechanisms, KM technologies, dan KM infrastructure [1]. Hubungan KM solutions dan KM foundations ditampilkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Hubungan KM Solutions dan KM Foundations Sumber: Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010, p. 41)
Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) menampilkan Gambar 2 sebagai hubungan antara KM solutions dan KM foundations. KM solutions (mencakup KM processes dan KM systems) bergantung pada KM foundations (mencakup KM mechanisms, KM technologies, dan KM infrastructure) [1]. KM infrastructure mendukung KM mechanisms dan KM technologies [1]. KM mechanisms dan KM technologies mendukung KM systems [1]. KM systems merupakan integrasi dari mekanisme dalam KM mechanisms dan teknologi dalam KM technologies [1]. KM systems memungkinkan terjadi KM processes [1]
D. Tingkat Perkembangan Knowledge Management Technology
Gottschalk dan Karlsen (2009) menyatakan tingkat KM technology merupakan konsep yang relatif berkaitan dengan kemampuan teknologi informasi untuk memproses informasi bagi knowledge worker [9]. Tingkat dukungan teknologi informasi terhadap KM bermanfaat untuk mengidentifikasi situasi saat ini sebagai perencanaan aplikasi masa depan di perusahaan [9]. Model tingkat KM technology terdiri dari 4 (empat) tingkat [9]. Tingkat satu dapat diberi label sebagai end-user-tools, lawyer-to-technology, atau people-to-technology merupakan
KM Infrastructure KM Mechanisms KM Technologies KM Systems KM Process KM Solutions KM Foundations
teknologi informasi bagi knowledge workers berupa peralatan yang dapat meningkatkan efisiensi pribadi [9]. Tingkat dua dapat diberi label who-knows-what, lawyer-to-lawyer, atau people-to-people sebagai knowledge workers yang menggunakan teknologi informasi untuk menemukan knowledge workers lain [9]. Tingkat tiga diberi label what-they-know, lawyer-to-information, atau people-to-docs sebagai teknologi informasi yang menyediakan akses kepada knowledge workers untuk mendapatkan informasi yang disimpan di dokumen [9]. Tingkat empat dapat diberi label how-they-think, lawyer-to-application, atau people-to-systems dimana sistem bertujuan untuk membantu menyelesaikan permasalahan pengetahuan [9].
E. Hubungan Faktor Kontingensi dan Knowledge Management Solutions
Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) melalui Gambar 1 menyatakan KM processes yang tepat bagi organisasi ditentukan oleh faktor kontingensi. Setelah KM processes yang tepat diidentifikasi, KM systems yang mendukung KM processes juga dapat diidentifikasi [1]. Faktor kontingensi secara tidak langsung memengaruhi KM systems serta mekanisme dan teknologi yang memungkinkan KM systems berlangsung [1]. Hal ini menunjukkan faktor kontingensi secara tidak langsung memengaruhi KM systems [1]. KM processes dan KM systems merupakan bagian dari KM solutions [1]. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa faktor kontingensi memengaruhi KM solutions yang tepat bagi organisasi.
F. Hubungan Knowledge Management Solutions dan Tingkat Perkembangan
Knowledge Management Technology
Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) melalui Gambar 1 menyatakan bahwa KM infrastructure mendukung KM mechanisms dan KM technologies. KM mechanisms dan KM technologies mendukung KM systems [1]. KM systems memungkinkan terjadinya KM processes [1]. Hal ini menunjukkan KM technologies secara tidak langsung mendukung KM processes. KM processes dan KM systems merupakan bagian dari KM solutions [1]. Dengan demikian dapat dikatakan KM technologies mendukung KM solutions. KM technology yang mendukung KM solutions dan telah diimplementasi oleh firma akan dibandingkan dengan model tingkat KM technology yang digunakan oleh Gottschalk (2002b).
Metode Penelitian
Dalam penelitian ini digunakan 2 (dua) pendekatan, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan melalui wawancara terhadap Manajer Fasilitas Firma Hukum XYZ. Pendekatan kualitatif bertujuan untuk mengetahui gambaran keadaan firma secara umum, implementasi KM terkini, dan aplikasi yang dimiliki oleh firma.
Pendekatan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan kuesioner yang disebarkan kepada advokat lokal Firma Hukum XYZ yang memiliki pengalaman kerja minimal 6 (enam) bulan dengan jabatan sebagai partner, senior associates, dan associates. Pendekatan kuantitatif bertujuan untuk mengetahui KM solutions yang sebaiknya diimplementasikan oleh Firma Hukum XYZ dan tingkat perkembangan KM technology di Firma Hukum XYZ.
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu melalui wawancara dan kuesioner. Wawancara dilakukan kepada Manajer Fasilitas di Firma Hukum XYZ. Wawancara bertujuan untuk mengetahui gambaran keadaan firma secara umum, implementasi KM terkini, dan aplikasi yang dimiliki oleh firma. Bagian teknologi informasi (TI) merupakan sub dari divisi fasilitas sehingga Manajer Fasilitas dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan pertanyaan wawancara. Selain itu, pengumpulan data juga dilakukan melalui kuesioner. Kuesioner yang digunakan terdiri dari 2 (dua) jenis kuesioner, yaitu kuesioner KM solutions dan kuesioner KM technology.
Kuesioner KM solutions terdiri dari pernyataan yang berkaitan dengan faktor kontingensi, KM processes yang saat ini berlangsung di firma dan KM infrastructure yang terdapat di firma. Indikator yang digunakan pada kuesioner KM solutions berasal dari Gold, Malhotra, dan Segars (2001), Ju dan Lee (2006), Chin-Loy dan Mujtaba (2007), Liao (2010), Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010), Chen dan Chang (2012), Wood (2005), serta Razi dan Karim (2010). Kuesioner ini diberikan kepada semua advokat lokal di Firma Hukum XYZ yang berjumlah 22 orang. Kuesioner KM technology berisi pernyataan yang berkaitan dengan tingkat perkembangan KM technology. Indikator yang digunakan pada kuesioner KM technology berasal dari Gottschalk (2002b). Kuesioner ini diberikan kepada salah seorang advokat yang menjabat sebagai senior associates.
Dalam penelitian ini digunakan 2 (dua) teknik analisis data, yaitu analisis KM solutions dengan menggunakan metodologi identifikasi KM solutions Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010) dan KM technology dengan menggunakan model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk (2002b). Analisis KM solutions dilakukan dengan menggunakan hasil wawancara dan kuesioner KM solutions. Berdasarkan hasil analisis tersebut, dapat diketahui KM processes yang tepat digunakan oleh Firma Hukum XYZ, serta mekanisme dan teknologi yang mendukung setiap KM processes yang tepat. Analisis KM technology dilakukan dengan menggunakan hasil wawancara dan kuesioner KM technology. Berdasarkan hasil analisis tersebut, dapat diketahui tingkat perkembangan KM technology di Firma Hukum XYZ.
Pembahasan A. Implementasi KM di Firma Hukum XYZ
Firma Hukum XYZ belum memiliki divisi yang bertanggungjawab secara khusus untuk mengelola pengetahuan sehingga tidak ada jabatan Chief Knowledge Officer (CKO) di Firma Hukum XYZ. Selain itu, Firma Hukum XYZ juga belum pernah membahas topik terkait KM. Walaupun demikian, Firma Hukum XYZ telah memiliki mekanisme dan teknologi yang dapat mendukung KM processes.
Mekanisme yang telah dimiliki oleh Firma Hukum XYZ antara lain rapat antar advokat seminggu sekali, percakapan dengan klien atau advokat lain melalui telepon, program magang bagi pegawai baru, melakukan video conference, brainstorming di ruang rapat, memiliki panduan (best practices) berupa precedent dan lessons learned yang dapat diakses melalui document management systems (DM5), training internal 2 (dua) minggu sekali, training eksternal dengan sesama expert atau mahasiswa, pembuatan presentasi sebelum training eksternal, struktur organisasi yang bersifat hirarki tradisional; serta memiliki kebijakan dan standar pengetahuan mengenai UU, peraturan Pemerintah, dan business news. Teknologi yang telah dimiliki oleh Firma Hukum XYZ antara lain repositori informasi berupa document management systems (DM5), website resmi yang berisi informasi organisasi, web portals berupa Intranet, alat komunikasi berupa komputer untuk mengakses e-mail, smartphone untuk mempermudah advokat berkomunikasi, serta videoconferencing yang memungkinkan advokat untuk berkomunikasi dengan klien atau orang lain.
B. Data Demografi
Kuesioner KM technology diisi oleh seorang senior associate yang telah bekerja selama 8 tahun di Firma Hukum XYZ. Kuesioner KM solutions diberikan kepada 22 advokat lokal dengan rincian 4 (empat) partner, 5 (lima) senior associates, dan 13 associates. Setiap advokat lokal di Firma Hukum XYZ telah bekerja selama minimal 6 (enam) bulan sehingga dianggap telah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan advokat, firma serta KM processes dan KM infrastructure yang sudah ada di Firma Hukum XYZ. Dari 22 advokat lokal, hanya 13 kuesioner KM solutions yang dikembalikan dimana 3 (tiga) responden menjabat sebagai senior associates dan 10 (sepuluh) responden menjabat sebagai associates.
C. Analisis KM Solutions
Analisis KM solutions dilakukan dengan menggunakan metodologi identifikasi KM solutions Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010). Terdapat 7 (tujuh) tahap dalam metodologi identifikasi KM solutions Becerra-Fernandez dan Sabherwal.
1) Mengkaji Faktor Kontingensi
Berdasarkan hasil analisis setiap faktor kontingensi, didapatkan kesimpulan bahwa Firma Hukum XYZ memiliki tingkat task uncertainty dan task interdependence yang tinggi, pengetahuan yang digunakan adalah pengetahuan eksplisit dan procedural, organisasi berukuran kecil, strategi bisnis bersifat differentiation, dan tingkat environmental uncertainty termasuk tinggi. Hasil analisis faktor kontingensi yang memengaruhi Firma Hukum XYZ ditampilkan pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Analisis Faktor Kontingensi
Variabel Kontingensi Hasil Analisis
Task Uncertainty Tinggi
Task Interdependence Tinggi Pengetahuan Tacit atau Eksplisit Eksplisit Pengetahuan Procedural atau Declarative Procedural
Ukuran Organisasi Kecil
Strategi Bisnis Differentiation
Environmental Uncertainty Tinggi
2) Mengidentifikasi KM Processes Berdasarkan Faktor Kontingensi
Berdasarkan hasil analisis faktor kontingensi pada <tabel>, dapat dilakukan identifikasi KM processes yang tepat bagi organisasi. Identifikasi KM processes berdasarkan variabel kontingensi ditampilkan pada Tabel 2.
Tabel 2. Identifikasi KM Processes Berdasarkan Variabel Kontingensi
Faktor Kontingensi Variabel Konti-ngensi
Knowledge Management Process
Combination Socialization (Knowledge Discovery) Socialization (Knowledge Sharing)
Exchange Externalization Internalization Direction Routines
Task Uncertainty Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Rendah Rendah Rendah Tinggi Rendah
Task Inter-dependence
Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Tinggi Rendah Rendah Tinggi/
Rendah Tinggi/ Rendah Pengetahuan Eksplisit (E) / Tacit (T)
Eksplisit E T T E T E T/E T/E
Pengetahuan
Procedural (P) atau Declarative (D)
Procedural P/D P/D P/D P/D P/D P/D P P
Ukuran Organisasi Kecil Kecil/Besar Kecil Kecil Besar Kecil/Besar Kecil/Besar Kecil Besar
Strategi Bisnis Low
Cost (LC)/ Differentiation (D)
Differen-tiation D D LC/D LC/D LC/D LC/D LC LC
Environmen-tal
3) Memprioritaskan KM Processes yang Diperlukan
Untuk mengidentifikasi KM processes yang diperlukan, dilakukan dengan cara memberi nilai 1 untuk KM processes yang sesuai dengan variabel kontingensi, 0 untuk KM processes yang tidak sesuai dengan variabel kontingensi, dan 0,5 untuk KM processes yang sesuai terhadap semua kemungkinan variabel kontingensi. Dengan demikian dapat ditentukan prioritas terhadap KM processes menurut variabel kontingensi.
Selain itu, pada tahap ini juga ditentukan nilai maksimal untuk masing-masing KM processes dengan cara memberi nilai 1 untuk KM processes yang hanya memiliki 1 (satu) kemungkinan jawaban dan nilai 0,5 untuk KM processes yang memiliki 2 (dua) kemungkinan jawaban. Nilai maksimal untuk masing-masing KM processes antara lain 5,5 untuk externalization dan internalization, 6,0 untuk combination, socialization (knowledge sharing), exchange, direction, dan routines, serta 6,5 untuk socialization (knowledge discovery). Perbandingan antara nilai KM processes dengan nilai maksimal KM processes juga dinyatakan dalam bentuk persentase. Identifikasi KM processes yang diprioritaskan ditampilkan pada Tabel 3.
Tabel 3. Identifikasi KM Processes yang Diprioritaskan Faktor Kontingensi Variabel Konti-ngensi
Knowledge Management Process Combination Socialization (Knowledge
Discovery)
Socialization
(Knowledge
Sharing)
Exchange Externalization Internalization Direction Routines
Task Uncertainty Tinggi 0 1 1 0 0 0 1 0
Task Interdependence Tinggi 1 1 1 1 0 0 0,5 0,5 Pengetahuan Eksplisit (E) / Tacit (T) Eksplisit 1 0 0 1 0 1 0,5 0,5 Pengetahuan Procedural (P) / Declarative (D) Procedural 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1
Ukuran Organisasi Kecil 0,5 1 1 0 0,5 0,5 1 0
Strategi Bisnis Low Cost (LC) / Differentiation (D) Differen-tiation 1 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0 Environmetal Uncertainty Tinggi 1 1 0 0 0 0 1 1 Total 5,0 5,5 4,0 3,0 1,5 2,5 5,0 3,0 Nilai Maksimum 6,0 6,5 6,0 6,0 5,5 5,5 6,0 6,0 Persentase 83,33% 84,62% 66,67% 50,00% 27,27% 45,45% 83,33% 50,00%
Tabel 3. Identifikasi KM Processes yang Diprioritaskan Faktor Kontingensi Variabel Konti-ngensi
Knowledge Management Process Combination Socialization (Knowledge
Discovery)
Socialization
(Knowledge
Sharing)
Exchange Externalization Internalization Direction Routines
Task Uncertainty Tinggi 0 1 1 0 0 0 1 0
Task Interdependence Tinggi 1 1 1 1 0 0 0,5 0,5 Pengetahuan Eksplisit (E) / Tacit (T) Eksplisit 1 0 0 1 0 1 0,5 0,5 Pengetahuan Procedural (P) / Declarative (D) Procedural 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 1
Ukuran Organisasi Kecil 0,5 1 1 0 0,5 0,5 1 0
Strategi Bisnis Low Cost (LC) / Differentiation (D) Differen-tiation 1 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0 0 Environmetal Uncertainty Tinggi 1 1 0 0 0 0 1 1 Total 5,0 5,5 4,0 3,0 1,5 2,5 5,0 3,0 Nilai Maksimum 6,0 6,5 6,0 6,0 5,5 5,5 6,0 6,0 Persentase 83,33% 84,62% 66,67% 50,00% 27,27% 45,45% 83,33% 50,00%
Berdasarkan Tabel 3, dibuat pembagian prioritas KM processes menjadi 3 (tiga) tingkat, yaitu prioritas dengan skala rendah berada pada rentang 0% - 50%, prioritas dengan skala sedang berada pada rentang 50,01% - 70%, dan prioritas dengan skala tinggi berada pada rentang 70,01% - 100%. Berdasarkan pembagian prioritas tersebut, proses yang berada pada prioritas rendah antara lain externalization, internalization, exchange, dan routines. Proses yang berada pada prioritas sedang antara lain socialization untuk knowledge sharing. Proses yang berada pada prioritas tinggi antara lain combination, direction, dan socialization untuk knowledge discovery. Prioritas KM processes menurut variabel kontingensi ditampilkan pada Tabel 4.
Tabel 4. Prioritas KM Processes Menurut Variabel Kontingensi
KM Processes Persentase Prioritas
Socialization (Knowledge Discovery) 84,62% Tinggi
Combination 83,33% Tinggi
Direction 83,33% Tinggi
Socialization (Knowledge Sharing) 66,67% Sedang
Exchange 50,00% Rendah
Routines 50,00% Rendah
Externalization 27,27% Rendah
Internalization 27,27% Rendah
4) Mengidentifikasi KM Processes yang Sudah Ada
Berdasarkan hasil analisis setiap KM processes, didapatkan kesimpulan bahwa KM processes yang saat ini terdapat di Firma Hukum XYZ sudah cukup tinggi. Hal ini ditunjukkan dari nilai mean semua KM processes yang berada di atas nilai 3,00 (pilihan netral). Pada tahap ini juga dilakukan prioritas untuk setiap KM processes. Prioritas dilakukan dengan menggunakan persentase perbandingan mean setiap KM processes dengan mean maksimal. Rekapitulasi variabel KM processes yang sudah ada di Firma Hukum XYZ ditampilkan pada Tabel 5.
Tabel 5. Rekapitulasi Variabel KM Processes yang Sudah Ada
KM Processes Mean Maksimal Mean Persentase (Mean/Mean Maksimal x 100%)
Combination 3,50 5,00 70,00%
Socialization (Knowledge Discovery) 3,58 5,00 71,54%
Externalization 3,64 5,00 72,82%
Internalization 3,77 5,00 75,38%
Exchange 3,73 5,00 74,62%
Socialization (Knowledge Sharing) 3,54 5,00 70,77%
Direction 4,00 5,00 80,00%
Berdasarkan Tabel 5, dibuat pembagian prioritas menjadi 2 (dua) tingkat, yaitu prioritas dengan skala rendah berada pada rentang 0% - 75% dan prioritas dengan skala tinggi berada pada rentang 75,01% - 100. Berdasarkan pembagian prioritas tersebut, proses yang berada pada prioritas rendah antara lain combination, socialization untuk knowledge discovery, externalization, exchange, dan socialization untuk knowledge sharing. Proses yang berada pada prioritas tinggi antara lain internalization, direction, dan routines. Prioritas KM processes yang sudah ada di Firma Hukum XYZ ditampilkan pada Tabel 6.
Tabel 6. Prioritas KM Processes yang Sudah Ada
KM Processes Persentase Prioritas
Direction 80,00% Tinggi
Routines 76,54% Tinggi
Internalization 75,38% Tinggi
Exchange 74,62% Rendah
Externalization 72,82% Rendah
Socialization (Knowledge Discovery) 71,54% Rendah
Socialization (Knowledge Sharing) 70,77% Rendah
Combination 70,00% Rendah
5) Mengidentifikasi KM Processes yang Menjadi Prioritas
Berdasarkan Tabel 4 dan Tabel 6, dibuat pemeringkatan untuk menganalisis KM processes yang menjadi prioritas utama untuk diimplementasikan di Firma Hukum XYZ. Pemeringkatan dilakukan berdasarkan 3 (tiga) prioritas KM processes menurut hasil analisis faktor kontingensi dan 2 (dua) prioritas KM processes yang sudah ada di Firma Hukum XYZ. Pemeringkatan yang dilakukan lebih mempertimbangkan prioritas KM processes menurut hasil analisis faktor kontingensi. Pemeringkatan KM processes yang menjadi prioritas untuk diimplementasikan ditampilkan pada Tabel 7.
Tabel 7. Pemeringkatan Prioritas KM Processes
Prioritas KMP Menurut Faktor Kontigensi
Prioritas KMP yang
Sudah Ada Pemeringkatan
Tinggi Tinggi 1 Tinggi Rendah 2 Sedang Tinggi 3 Sedang Rendah 4 Rendah Tinggi 5 Rendah Tinggi 6
Berdasarkan Tabel 7, dapat dilakukan pemeringkatan untuk KM processes yang menjadi prioritas utama di Firma Hukum XYZ. Pemeringkatan KM processes yang menjadi prioritas untuk diimplementasikan di Firma Hukum XYZ ditampilkan pada Tabel 8.
Tabel 8. Pemeringkatan KM Processes yang Menjadi Prioritas
Knowledge Management Process
Menurut Faktor Kontigensi
Sudah Ada di Firma
Hukum XYZ Pemeringkatan
Direction Tinggi Tinggi 1
Socialization (Knowledge
Discovery) Tinggi Rendah 2
Combination Tinggi Rendah 2
Socialization (Knowledge
Sharing) Sedang Rendah 4
Routines Rendah Tinggi 5
Internalization Rendah Tinggi 5
Exchange Rendah Rendah 6
Externalization Rendah Rendah 6
Berdasarkan Tabel 8, KM processes yang menjadi prioritas untuk diimplementasikan di Firma Hukum XYZ adalah KM processes yang mendapat peringkat 1 (satu) hingga 4 (empat). Oleh karena itu, KM processes yang menjadi prioritas untuk diimplementasikan di Firma Hukum XYZ adalah KM processes yang mendapat peringkat 1 (satu) hingga 4 (empat), yaitu direction, socialization (knowledge discovery), combination, dan socialization (knowledge sharing)
6) Mengkaji KM Infrastructure
Berdasarkan hasil analisis setiap KM infrastructure, didapatkan kesimpulan bahwa KM infrastructure yang saat ini terdapat di Firma Hukum XYZ sudah mendukung KM. Hal ini ditunjukkan dari nilai mean semua KM infrastructure yang berada di atas nilai 3,00 (pilihan netral). Rekapitulasi KM infrastructure di Firma Hukum XYZ ditampilkan pada Tabel 9.
Tabel 9. Rekapitulasi KM Infrastructure
KM Infrastructure Mean
Budaya Organisasi 3,60
Struktur Organisasi 3,13
Infrastruktur Teknologi Informasi 3,85
Common Knowledge 3,51
Physical Environment 3,86
Berdasarkan Tabel 9, hampir semua variabel berada jauh di atas 3,00 (pilihan netral). Hanya 1 (satu) variabel yang tidak terlalu berada jauh di atas 3,00 yaitu variabel struktur organisasi. Hal ini disebabkan oleh belum adanya sistem penghargaan bagi advokat yang melakukan kegiatan knowledge sharing dan belum ada jabatan manajer yang mengelola pengetahuan (Chief Knowledge Officer) di Firma Hukum XYZ.
7) Mengembangkan KM Systems Beserta Mekanisme dan Teknologi yang Diperlukan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Fasilitas, Firma Hukum XYZ memiliki beberapa mekanisme dan teknologi yang dapat mendukung KM. Mekanisme dan teknologi tersebut diklasifikasikan berdasarkan masing-masing KM processes. Dalam mengidentifikasikan mekanisme dan teknologi yang mendukung masing-masing KM processes digunakan informasi dari Becerra-Fernandez dan Sabherwal (2010). Mekanisme yang diperlukan oleh Firma Hukum XYZ untuk mendukung KM ditampilkan pada Tabel 10.
Tabel 10. Mekanisme yang diperlukan oleh Firma Hukum XYZ
KM Processes Mekanisme yang Sudah
Ada Mekanisme Tambahan
Mekanisme yang Diperlukan
Combination Rapat, percakapan
telepon Penyelesaian masalah secara kolaboratif, pengambilan keputusan bersama Rapat, percakapan telepon, penyelesaian masalah secara kolaboratif, pengambilan keputusan bersama Socialization (Knowledge Discovery) Magang, conference, brainstorming
Proyek insiasi untuk
intern
Magang, conferencing,
brainstorming proyek
insiasi untuk intern
Externalization
Panduan (best practices) berupa precedent, lessons
learned Internalization
Learning by doing, training, face-to-face
meetings Exchange Memo, surat, presentasi
Socialization (Knowledge Sharing)
Magang, conference,
brainstorming
Proyek insiasi untuk
intern, diskusi kelompok
melalui chat groups
Magang, conferencing,
brainstorming, proyek
insiasi untuk intern, diskusi kelompok melalui
chat groups Direction Struktur hirarki
tradisional -
Struktur hirarki tradisional
Routines Kebijakan organisasi,
standar pengetahuan
Teknologi yang sudah dimiliki oleh Firma Hukum XYZ untuk mendukung KM ditampilkan pada Tabel 11.
Tabel 11. Teknologi yang Diperlukan Firma Hukum XYZ
KM Processes Teknologi yang Sudah Ada Teknologi Tambahan Teknologi yang Diperlukan
Combination
Basisdata, repositori informasi, website resmi,
web portals, best practices, lessons learned
-
Basisdata, repositori informasi, website resmi,
web portals, best practices, lessons learned Socialization (Knowledge Discovery) Videoconferencing, e-mail Teknologi yang mendukung community of Videoconferencing, e-mail, teknologi yang
practice (diskusi
kelompok secara online)
mendukung community of
practice (diskusi
kelompok secara online)
Externalization lessons learned databases Best practices databases, Internalization Alat komunikasi berbasis
komputer
Exchange
Basisdata, repositori informasi, best practices
databases, lessons learned databases Socialization (Knowledge Sharing) Videoconferencing, e-mail Teknologi yang mendukung community of practice (diskusi
kelompok secara online)
Videoconferencing, e-mail, teknologi yang
mendukung community of
practice (diskusi
kelompok secara online)
Direction -
Case-based reasoning systems, sistem yang
memungkinkan advokat untuk mendapatkan pengetahuan dari expert dan berbagi pengetahuan
dengan advokat lain
Case-based reasoning systems, sistem yang
memungkinkan advokat untuk mendapatkan pengetahuan dari expert dan berbagi pengetahuan
dengan advokat lain
Routines -
D. Analisis Tingkat Perkembangan KM Technology
Analisis tingkat perkembangan KM technology dilakukan dengan menggunakan model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk (2002b) melalui kuesioner KM technology. Berdasarkan nilai mean penggunaan teknologi informasi oleh advokat pada Tabel 12, Firma Hukum XYZ mendapat nilai mean paling besar pada tingkat who-knows-what yaitu sebesar 5,6. Hal ini menunjukkan bahwa teknologi informasi yang paling sering digunakan adalah teknologi informasi yang berada pada tingkat dua.
Tabel 12. Penggunaan Teknologi Informasi pada Firma Hukum XYZ
Teknologi Informasi Mean
End-User-Tool Systems 5,4
Who-Knows-What Systems 5,6
What-They-Know Systems 5,4
How-They-Think Systems 1,0
Selain itu berdasarkan 32 variabel pembanding tingkat KM technology, Firma Hukum XYZ mendapat nilai mean sebesar 2,59. Hal ini juga menunjukkan bahwa Firma Hukum XYZ berada pada tingkat dua.
Tabel 13. Variabel Pembanding Tingkat KM Technology
Indikator Mean
32 Variabel Pembanding 2,59
Deskripsi Setiap Tingkatan 1,00
Hasil ini konsisten dengan hasil penggunaan teknologi informasi oleh advokat. Namun pada indikator deskripsi setiap tingkatan, responden merasa bahwa Firma Hukum XYZ berada pada tingkat satu. Hasil ini tidak konsisten dengan hasil rekapitulasi indikator 32 variabel pembanding. Hal ini menunjukkan responden tidak menyadari bahwa teknologi informasi yang digunakan oleh Firma Hukum XYZ sudah berada pada tingkat dua. Berdasarkan hasil penggunaan teknologi informasi oleh advokat dan hasil rekapitulasi indikator 32 variabel pembanding, maka tingkat perkembangan KM technology di Firma Hukum XYZ berada pada tingkat dua, yaitu tingkat who-knows-what systems.
E. Keterkaitan Data Demografi Responden dengan Hasil Analisis
Data demografi yang digunakan pada penelitian ini antara lain jabatan dan lama bekerja. Keterkaitan antara jabatan dengan hasil analisis adalah bahwa hasil analisis dari penelitian ini belum mendapat pandangan dari top management (partner). Namun, keterkaitan antara lama bekerja dan hasil analisis sudah cukup merata sebab responden penelitian ini berasal dari advokat yang baru bekerja selama 6 (enam) bulan hingga advokat yang paling lama bekerja yaitu selama 8 (delapan) tahun.
F. Implikasi
Penelitian ini memberikan beberapa implikasi, Berdasarkan subjeknya, implikasi penelitian terbagi menjadi implikasi terhadap Firma Hukum XYZ sebagai objek penelitian dan implikasi untuk penelitian selanjutnya.
1) Implikasi Penelitian terhadap Firma Hukum XYZ
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa KM processes yang sebaiknya menjadi prioritas utama di Firma Hukum XYZ adalah direction, socialization (knowledge discovery), combination, dan socialization (knowledge sharing). Selain itu, Firma Hukum XYZ juga perlu melakukan perubahan terhadap struktur organisasinya. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat divisi baru yang bertugas untuk mengelola pengetahuan di firma atau menggabungkan divisi baru tersebut dengan divisi library. Divisi ini akan dikepalai oleh Chief Knowledge Officer (CKO) yang bertanggungjawab mengelola pengetahuan yang ada di Firma Hukum XYZ. Hal lain yang perlu dilakukan oleh Firma Hukum XYZ adalah mengatur mekanisme penghargaan untuk advokat yang melakukan knowledge sharing.
2) Implikasi Penelitian terhadap Penelitian Selanjutnya
Gottschalk menggunakan model tingkat perkembangan KM technology untuk mengetahui tingkat perkembangan KM technology dari beberapa firma hukum di 1 (satu) negara. Namun dalam penelitian ini, model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk hanya digunakan untuk 1 (satu) firma hukum saja. Hal ini dapat memberikan kontribusi terhadap penelitian selanjutnya dimana dapat membandingkan hasil yang diperoleh dari model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk pada 1 (satu) firma hukum di negara A dengan hasil yang diperoleh dari model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk terhadap beberapa firma hukum di negara A. Perbandingan ini untuk melihat apakah keadaan 1 (satu) firma hukum tersebut sudah lebih baik dari firma hukum secara keseluruhan.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan dari penelitian yang dilakukan, terdapat beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh antara lain:
• KM solutions menjadi prioritas utama bagi Firma Hukum XYZ antara lain: o Direction
§ Mekanisme: Struktur hirarki tradisional
§ Teknologi: Case-based reasoning systems, sistem yang memungkinksn advokat memperoleh dan berbagi pengetahuan dengan expert dan advokat lain
o Socialization (Knowledge Discovery)
§ Mekanisme: Magang, conference, brainstorming, proyek inisiasi untuk intern § Teknologi: Videoconferencing, e-mail, teknologi yang mendukung community of
practice o Combination
§ Mekanisme: Rapat, percakapan telepon, penyesuaian masalah secara kolaboratif, pengambilan keputusan bersama
§ Teknologi: Basisdata, repositori informasi, website resmi, web portals, best practice databases, dan lessons learned databases
o Socialization (Knowledge Sharing)
§ Mekanisme: Magang, conference, brainstorming, proyek inisiasi untuk intern, diskusi kelompok melalui chat groups
§ Teknologi: Videoconferencing, e-mail, teknologi yang mendukung community of practice
• Tingkat perkembangan KM technology di Firma Hukum XYZ berada pada tingkat dua, yaitu tingkat who-knows-what pada model tingkat perkembangan KM technology Gottschalk. Teknologi informasi pada tingkat dua membantu advokat untuk menemukan pengetahuan yang dibutuhkannya.
Daftar Referensi
[1] Becerra-Fernandez, I., Sabherwal, R. (2010). Knowledge Management: Systems and Processes. New York: M.E. Sharpe. Inc.
[2] Buckler, G. (2004). Knowledge Management Crucial Tool for Law Firms. The Globe and Mail.
[3] Chen, S., Chang, B. (2012). The Effects of Knowledge Characteristics and Absorptive Capacity on the Performance of Knowledge Transfer for SMEs: The Moderation Views of Organizational Structure. The Journal of Human Resource and Adult Learning, Vol. 8, No. 1.
[4] Chin-Loy, C., & Mujtaba, B. G. (2007). The Influence of Organizational Culture on The Success of Knowledge Management Practices with North American Companies. International Business & Economics Research Journal, Vol. 6, No. 3.
[5] Gold, A. H., Malhotra, A., & Segars, A. H. (2001). Knowledge Management: An Organizational Capabilities Perspective. Journal of Management Information System. 18(1), 185-214.
[6] Gottschalk, P. (2000). Knowledge Management in the Professions: The Case of IT Support in Law Firms. Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences. IEEE.
[7] Gottschalk, P. (2002a). A Stages of Growth Model for Knowledge Management Technology in Law Firms. The Journal of Information, Law, and Technology.
[8] Gottschalk, P. (2002b). Empirical Validation Procedure for the Knowledge Management Technology Stage Model. Informing Science, Vol. 5, No. 4.
[9] Petter Gottschalk, Jan Terje Karlsen, (2009) "Knowledge management in law firm business", Journal of Small Business and Enterprise Development, Vol. 16 Iss: 3, pp.432 - 442
[10] Ju, T. L., Li, C., & Lee, T. (2006). A Contingency Model for Knowledge Management Capability and Innovation. Industrial Management & Data Systems, Vol. 106, No. 6, 855-877.
[11] Kabene, S.M., King, P., Skaini, N. (2006). Knowledge Management in Law Firms. Journal of Information, Law and Technology.
[12] Karadsheh, L., et al. (2009). A Theoretical Framework for Knowledge Management Process: Towards Improving Knowledge Performance.
[13] Liao et al. (2010). How Knowledge Management Mediates the Relationship Between Environment and Organizational Structure. Journal of Business Research, 64(2011), 728–736. [14] Plessis, T., Toit, A.S.A. (2006). Knowledge Management and Legal Practice.
International Journal of Information Management, 26, pp. 360-371.
[15] Razi, M.J.M., Karim, N.S.A. (2010). Assessing Knowledge Management Readiness in Organizations. IEEE.
[16] Wood, C. (2005). An Empirical Examination of Factors Influencing Work-Unit Knowledge Management Effectiveness in Organizations. United States: ProQuest Information and Learning Company.
