MANAJEMEN AKUNTANSI RUMAH SAKIT AMAN NASUTION
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara
Sesuai judul masalah ini, arti manajemen akuntansi rumah sakit menjadi jelas apabila kita mengerti apa yang dimaksud dengan masing-masing kata yang tersimpul dalam judul tersebut .
Manajemen arti sederhana adalah "pengelolaan" atau "pengurusan". Arti lain adalah: Menyelesaikan sesuatu pekerjaan melalui orang lain "To get things done through other people" .
Sedang Akuntansi berarti luas, dapat dilihat dari definisi yang berbunyi sbb: Akuntansi adalah keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang ber hubungan dengan penciptaan, pengesahan, pencatatan, pengelompokan, pengolahan, penyimpulan, penganalisaan penafsiran dan penyajian informasi yang dapat dipercaya dan penting artinya, secara sistematis. mengenai transaksi-transaksi yang sedikit-sedikitnya bersifat finansial, dan yang diperlukan untuk pimpinan dan operasi sesuatu badan dan untuk laporan-laporan yang harus diajukan mengenai hal tadi guna memenuhi pertanggung jawaban yang bersifat keuangan atau lainnya. (Menurut Paul Grady).
Sedangkan Rumah sakit adalah suatu Institusi tempat dimana di lakukan kegiatan penentuan penyakit (diagnosa), kegiatan penyembuhan (terapi) dan Kegiatan lain yang ada hubungannya dengan pengembalian fungsi seseorang menjadi sehat.
Dari ketiga kata yang dirangkum tadi jelaslah bahwa yang menjadi lingkup pembahasan menjadi sangatlah luasnya. Adalah ini membatasi diri pada hal-hal yang dianggap sangat penting diketahui dan perlu mendapat perhatian dan diperlukan oleh pengelola Rumah sakit. Dalam masalah ini sangat ditonjolkan hal yang ada hubungannya dengan perhitungan maupun penyusunan komponen penlindung terhadap tarif Rumah sakit.
II. PERMASALAHAN
Dalam pembahasan tentang hal–hal yang ada hubungannya dengan pebiayaan, penyusunan tarif maupun hal–hal yang lain yang ada hubungannya denga keuangan, perhatian kita perlu ditunjukan kepada situasi dan kondisi rumah sakit yang kita kelola. Dalam mempersiapkan anggran untuk sebuah rumah sakit, kita tidak dapat mengabaikan banyak hal yang turut menjadi komponen pendukung, maupun komponen tidak mendukung terharap kegitan rumahsakit tersebut.
Rumahsakit adalah sebuah unit kerja yang dekat sekali sifatnya dengan sebuah hotel. Dapat dikatakan rumahsakit adalah “hotel plus”. Dalam manajemennyapun bayak timbul masalh yang erat kaitannya dengan manajemen perhotelan. Hanya di rumah sakit masalah lain yang lebih besar adalah adanya pelayanan medik atau pelayanan kedokteran yang sifatnya terintegrasi dengan pelayanan hotel tadi. Jadi rumah sakit selain diperlukan profesionalisme manajem perhotelan, masih diperlukan lagi profesionalisme dibidang kedokteran dan perawatan medik.
Permasalahan menjadi kompleks karena bidangnya sangat luas dan macamnya sangat beragam. Dalam upaya menyelesaikan masalah manajemen akuntansi rumah sakit, haruslah kita ketahui dahulu dengan pasti apa saja yang dapat menjadi masalah dalam manajemen keuangan dan penyajian informasi yang diperlukan sebagai pertanggung jawaban manajer dalam mengelola rumahsakitnya.
Hal-hal yang turut dalam komponen–komponen dari akuntansi rumahsakit sebaliknya kita inventarisir dahulu sebelum kita dapat menyajikannya dalam bentuk laporan nantinya.
III. MASUKAN UNTUK SISTEM AKUNTANSI RUMAH SAKIT A. Berbagai Komponen dari Akuntansi Rumah sakit, adalah :
1. Langsung, seperti: Biaya perwatan, biaya diagnostik, biaya terapi dan biaya–biaya lainnya.
2. Tak langsung, seperti: Biaya pelayanan, biaya diagnostik, biaya kebersihan, pemeliharaan dll.
Biaya langsung maupun tak langsung ini haruslah dapat dihitung untuk dibebankan kepada setiap pasien yang dirawat. Termasuk pula dalam perhitungan seperti gaji pegawai, medis dan non medis, administrasi dll.
B. masukan untuk Sistem Akuntansi di rumah Sakit
1. Informasi tentang sumber keuangan pasien yang dirawat ( hal ini perlu untuk mengetahui apakah pasien membayar sendiri atau ada pihak ketiga yang menanggung segala pembiayaan perawatannya. Apakah ada Asuransi Kesehatan = Health Insurance, atau ada proteksi kesehatan lain, dibayar oleh perusahaan tempat bekrja ataupun oleh asuransi dari perusahaan lain yang bergerak dibidang proteksi kesehatan).
2. Pendapatan (income) dari pelayanan yang diberikan kepada pasien 3. Pengeluaran karena biaya pengobatan dan kegiatan lain
4. Data statistik tentang frekuensi berobatnya.
B.1. Informasi tentang pasien maupun kekuatan keuangannya. (Pada waktu ini dinegeri kita hal ini belum dilakukan)
a. Harus jelas status pasien yang mau diberi pelajaran b. Siapa keluarganya, harus diberitahukan
c. Tempat tinggal harus jelas (perlu KTP/ Identitas)
d. Bagaimana diinginkan cara pembayaran, apakah dengan persekot atau tidak, atau dibayar oleh pihak ketiga perusahaan, asuransi atau orang lain.
B.2. Pemasukan / Pendapatan
1. Langsung: Seperti kamar, perawatan, pengobatan, makan, laundry, housekeeping dll. Juga pemeriksaan – pemeriksaan oleh perintah dokter, seperti X-ray, CT-Scan, USG, EKG, LAb dll.
Yang lain lagi, sepserti: Prosedur pengobtan khusus, Kamar Bedah, Fisioterapi, Obat- obatan, Alat–alat yang dipakai habis mungkin juga dari UGD, biaya inap dll.
2. Tak Langsung, antara lain: semua biaya tak langsung yang dibebankan kepada pasien (air, listerik, gas, AC, dll).
B.3. Biaya yang perlu ada karena pengobatan dan lain–lain yang berhubugnan daengan datangnya pasien kerumah sakit.
B.4. Data statistik tentang frekuensi datangnya pasien kerumahsakit (berapa kali setahun/sebulan dll).
C. Pengeluaran
Karyawan ( gaji, honor, bonus kalu ada, dll) Alat – alat dengan depresiasinya
Gedung dengan depresiasinya
Barang habis pakai ( alat suntuk, bola lampu, dll) Sewa, segala bentuk (kontrak kerja, leasing, sewa dll) IV. AKUNTANSI DANA
Dalam akuntansi rumahsakit, sekurang – kurangnya ada 4 macam dana yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Dana Operasional
2. Dana untuk bangunan (gedung, lab, gusang dll) 3. Dana untuk keperluan khusus
4. Dana bantuan (dari donor, kalau ada) 1. Dana Operasional.
Semua kegiatan sehari–hari yang memerlukan dana termasuk dana operasional. Disebut juga: “general Fund”.
Apabila ada dana yang tak dapat dimasukan dalam kategori dana–dana 2, 3, dan 4, maka dana tersebut diklasifikasikan sebagai dana umum, atau dana operasional. Pendapatan rumahsakit yang berasal dari pasien, baik yang dibayar langsung oleh pasien, atau oleh pihak ketiga (asuransi) atau perusahaan tempatnya bekerja , dana dari cafetaria dll, semua dimasukan dalam kategori dana operasional. Demikian pula pengeluaran–pengeluaran umpamanya sewa, biaya alat atau barang keperluan pasien, semua dimasukan kedalam dana operasional.
2. Dana Pembangunan ( Plant Fund)
Tidak saja dana untuk gedung, gudang dll yang dimasukkan kedalam kategori Plant Fund ini, tetapi juga tanah peralatan yang memerlukan biaya besar, masuk plant fund. Dalam plant fund tidak saja pengeluaran uang yang bisa terjadi, namun pemasukan juga dapat terjadi, umpanya pada pembelian/ penjualan/pertukaran tanah, bangunan dan peralatan yang mahal. Untuk mengetahui hal itu diperlukan analisa data statistik yang ada.
3. Dana untuk kegunaan khusus (Specific Purpose Fund)
Umpamanya dana yang berasal dari bantuan, donor, grant jadwal, sehingga sangat terbatas waktunya, dan spesifik penggunaannya. Dana ini harus masuk juga dalam sistem akuntansi rumah sakit dengan pencatatan khusus. Karena sifatnya yang sangat khusus, untuk mengevalusainya lebih mudah, karena kegunaan dan pemakainanya sudah tertentu dan khusus.
4. Dana Bantuan atau Endowment Fund
Adalah dana pemberian dari donor. Dana ini bersal dari donor yang investasi sifatnya. Dana ini pemakaiannya tertentu. Hasil investasi, dapat dikembangkan untuk keperluan operasional.
Dalam akuntansi dan sekurang–kurangnya ada lima hal lain yang perlu pula mendapat perhatian khussu kita, yaitu :
1. Uang Pemasukan ( Revenue)
Semua uang pemasukan akibat biaya yang dibebankan atas pelayanan yang kita berikan kepada pasien, termasuk kedalam kategori uang pemasukan atau revenue.
Pencatatan tentang hal ini sangat penting agar dapat dibandingkan nantinya terhadap biaya–biaya yang diperlukan dalam pemberian pelayanan kepada pasien tersebut (apakah untung atu rugi).
2. Uang pengeluaran (expense)
Gaji pegawai, bahan–bahan, biaya-biaya lain. Semua pembiayaan dalam pelaksanaan termasuk pengeluaran
3. Aset.
Semua barang yang dipunyai dan dipergunakan oleh rumah sakit yang ada nilai uangnya, dikatakan aset. Investasi jangka panjang, maupun uang pendapatan harian dikatakan adalah aset rumah sakit. Gedung, peralatan dan uang pendapatan harian dimasukan kedalam kategori aset rumah sakit. 4. Jaminan
Hipotik, utang yang belum lunas, maupun barang, alat yang sedang digunakan tetapi belum dilunasi, dikatakan jaminan. Karena pada waktu sedang dipakai tetapi belum sepenuhnya milik rumah sakit, karena masih belum lunas.
5. Modal.
Semua aset yang tidak terutang disebutkan modal RS.
V. Input (masukan) pada Pencatatan/ Pelaporan (Data Stastistik) Ada 3 macam input penting yang perlu kita ketahui.
1. Input Revenue ( Pemasukan)
Banyak sekali input reveneu yang dapat kita catat.
Antara lain: Kamar, penginapan perawatan, makan cuci (laundry), housekeeping, pemeliharaan. Lab, X-ray, dan semua hal yang diperlukan atas permintaan dokter (lihat III B.2)
2. Input Expense (Pengeluaran)
Contoh untuk input expense ini rumah sakit agaknya merupakan salah satu seni manajemn yang selalu dilakukan para manajer. Umpamanya telah masuk barang pesanan berupa 10 koli berupa obata obatan. Kesepuluh kali ini harganya adalah: 10 juta rupiah.
Namun barang ini belum dibayar kepada rekanan. Dia dimasukan sebagai inventaris di Bagian Farmasi ataupun di Apotik. Brang ini pun masih belum digunakan.
Kemana nilai 10 juta rupiah akan dicatatkan?
sebagai inventaris obat – obatan di bag. Farmasi, ini merupakan aset rumah sakit dibagian farmasi ( inventaris), namun tercatat pula sebagi hutang yang akan dibayar atau dikatakan masuk kedalam catatan “jaminan”.
sepuluh juta rupiah akan berupakan debet dibaian farmasi, karena beruapa aset, sedang dibagian lain, menjadi kredit atau masuk kedalam “pengeluaran yang akan dibayar”.
Walupun sepuluh koli bernilai 10 juta rupiah itu adalah ada nilai uangnya, namun ia belum mempengaruhi pengeluaran(expence account) karena belum ada pembayaran.
Dalam perjalanan waktu, kalu sebagian obat tersebut mulai dipakai, dia kan mengurangi inventaris bagian farmasi, namun mendatangkan pendaptan bagi mereka berupa uang pembayaran untuk obat tersebut.
Dan dengan pemakaian obat tersebut, nantinya akan ada pengeluaran (expense) untuk membayar obat tersebut.
3. Input transaksi tunai.
Seorang pasien yang mendapat perwatan poliklinik umpamanya membayar Rp. 5.000,- ; sedang pelayanan yang diberikan kepadanya berniali Rp. 8.000,- . Untuk hal seperti ini, tetap dicatat bahwa rumah sakit sudah memberikan layanan senilai Rp. 8.000,-
Dalam laporan atas nama pasien ini, tetap dicatat bahwa expense rumah sakit Rp.8.000 dan lain catatan ada revenue sebesar Rp. 5.000 yang diterima dari pasien tersebut.
VI. Pusat–Pusat Biaya
Untuk mengetahui lebih jelas apa dan diman saja adanya pembiayaan, kita harus mengenal dahulu apa yang disebut dengan pusat – pusat biaya (cost centers). Ada 3 macam hal yang menjadi Pusat – Pusat biaya, yaitu :
a. Pusat biaya yang tidak menghasilkan pendapatan (nonrevenue – Producing Cost centers)
b. Pusat Biaya yang menghasilkan pendapatan (Revenue – Producing Cost Centers)
c. Area Pelayanan pasien (Patient Sevice Areas)
A. PUSAT BIAYA YANG TIDAK MENGHASILKAN PENDAPATAN 1. Depresiasi
2. administrasi
3. Pusat data dan kantor
4. Kepegawaian, Keuangan (gaji) dan Kesejahteraan Pegawai 5. Pusat Pembelian Barang
6. Loket Penerimaan Pasien 7. Dobi (Laundry)
8. Housekeeping, Cleaning Service 9. Pemeliharaan (Maintainance) 10. Dapur
11. Cafetaria
12. Pencatatan Pelaporan (medical Record) 13. Pelayanan Sosial
14. Administrasi perawatan Klinik (Kesemuanya ditanggung oleh RS) B. PUSAT BIAYA YANG MENGHASILKAN PENDAPATAN
1. Kamar Bedah dan Kamarn Penyembuhan (Recovery Room) 2. Laboratorium
3. Radiology
4. Pusat cairan infus 5. Farmasi / Apotik
6. Pusat Logistik (Barang, alat dsb) 7. Kamar Bersalin
8. Pusat pendapatn lainya
(bagian – bagian yang dapt dijadikan pusat pemasukan pendapatan, seperti : pemeriksaan jantung, Fisioterapi dll)
9. Pendidikan paramedis (honor, uang sekolah, ruangan dll ) 10. Pusat Pelayanan Perawatan, Diagnostik, Terapi dll.
C. AREA PELAYANAN PASIEN 1. Penyakit Dalam dan Bedah 2. Penyakit Anak
3. ICu dan ICCU
4. Obstetri ( kebidanan) 5. Perawatan
6. Fasilitas Perawatan Ahli (Bedah, Anak, Kanker dll) 7. Rawat Jalan (Rujukan)
8. UGD ( Unit Gawat Darurat)
Dan banyak bagian lain yang dapt ditambahkan, sesuai dengan kelas RS maupun kemampuan yang dipunya. Untuk RS khussus, area pelayanan pasien tentulah khusus pula sifatnya.
Kemampuan RS selain tergantung pada fasilitas medis juga sangat tergantung pada ketenagaan yang ada
Setelah kita ketahui pusat – pusat biaya baik yang tidak mendatangkan reveneus maupun yang mendatangkan reveneus, serta area pasien yang dapat dikembangakan, maka perlu kita dengan sagnat hati – hati merencanakan pembiayaan yang diperlukan maupun pembiayaan yang akan diperoleh, termasuk kredit baik berupa uang ataupun barang yang dapat dinilai dengan uang, pada setiap satuan waktu tertentu.
Sebagai contoh, dapat kita berikan hal sebagi berikut. Pada bulan Mei dalam tahun yang sedang berjalan, datang laporan dari bagian farmasi/ Apotik, bahwa beberapa jenis obat serta beberapa macam cairan infus sudah sangat tipis persediaan digudang. Diperkirakan dalam waktu 2 minggu akan habis.
apa yang perlu segera dilakukan oleh manajemen RS? Diketahui bahwa dana tersedia sesuai yang direncanakan (angaran pengadaan obat ) sudah habis.
Dalm hal seperti ini diperlukan kebijaksanaan manajemn untuk mengatasinya. Hal lain lagi
Dilaporkan bahwa terjadi kerusakan agak berat di kamar bedah beruapa bocornya saluran pembuangan air cuci tangan dan berkaitan dengan pecahnya sebagian lantai dimana lalu pipa pembuangan dari kamar bedah tersebut.Ditaksir akan memakan biaya yang agak besar dan pada waktu perbaikan, kamar bedah sama sekali tak dapat dipakai.Padahal kejadian ini pada kamar bedah utama. Apa yang perlu diputuskan oleh Manajemen RS untuk mengatasi hal ini ? Diketahui biyaa perawatan gedung telah habis dipakai, karena beberapa waktu lalu ada gempa yang merusakkan agak luas bangunan RS.
Hal – hal seperti diatas sangat sering terjadi dirumahsakit. Kebijaksanaan yang diambil oleh manajemen RS selalu mendapat tantangan dan kecaman dari pihak keuangan, karena selalu meminta biaya yang belum dianggarkan.
Berarti perencanaan anggaran RS kurang mengenai sasaran atau terlalu banyak uang digunakan kemata anggaran yang kurang prioritasnya.
Sehingga hal- hal yang semestinya diprioritaskan menjadi terlupakan. VII. MERENCANAKAN TARIF RUMAHSAKIT
Untuk merencanakn satu tarif tertentu untuk kelas terendah (kls.III) di sebuah RS dapat diambil beberapa contoh dari pola tarif terlampir.
Secara garis besar, sebenarnya dalam menentukan tarif, selayaknya kita terlebih dahulu menghitung dengan cermat berapa besar sebenarnya pembebanan yang harus diberikan pada pasien yang dirawat dikelas III tersebut.
Mengacu pada pola tarif kelas III dari RS (tanpa nama), ternyata pembebanan terhadap pasien dirawat dibagi atas :
1. Jumlah fixed cost dan variabel cost tempat tidur perhari sudah mencapai Rp. 15.903,93
2. Jumlah biaya makan sehari perpasien mencapai Rp. 5.100
Sehingga pembebanan yang diberikan kepada setiap pasien yang dirawat dikelas III menjadi :
Rp. 15.903,93 + Rp. 5.100 = Rp. 16.003,93
Belum dihitung biaya obat, biaya perawatan, biaya dokter, biaya laboratorium dan biaya – biaya lain yang sekiranya diperlukan dilakukan kepada pasien tersebut. Dengan demikian, biaya per hari per pasien yang dirawat di kelas III dapatlah diperkirakan sekitar Rp. 30.000,- sudah “all in”
Andaikata terjadi hal lain yang masih memerlukan selain pemeriksa khusus untuk diagnosa, maupun perawatan khusus dan terapi khusus, ataupun memerlukan obatan khusus dan terapi khusus, ataupun memerlukan obat- obatan khusus (cytostatisca, radioterapi dll) tentulah tarif yang disebutkan tadi tidak akan dapat mencukupi pembiayaan untuk pasien tersebut, dengan perkataan lain, terjadi “defisit” atau dikatakn RS rugi.
Dalam hal seperti ini diperlukan “subsidi silang” apakah yang dimaksud dengan “subsidi silang”itu? Dalam hal terjadinya defisit anggaran untuk pasien dikelas terendah (kelas III) di sebuah RS, perlu dibuat suatu kebijaksanaan apa yang dikenal sebagai ‘subsidi silang” . Pada RS tersebut harus ada kelas II dan kelas I serta kalu mungkin juga kelas VIP dan kalau perlu kelas super VIP. Dari kelas – kelas yang lebih tinggi dan tentu lebih mahal tarif yang dibebankan, akan terdapat “keuntungan “ (prifit) untuk RS.
Sebahagian dari keuntungan atau profit ini dijadikan mengganti kerugian yang diderita dari pasien kelas III.
Demikian sekilas pembahasan tentang Manajemen Akuntansi Rumah Sakit. VIII. K E S I M P U L A N
Dalam manajemen akuntansi rumah sakit perlu diperhatikan banyak hal. Selain situasi dan kondisi rumah sakit yang dikelola, perlu ditinjau berbagai hal sesuai dengan apa yang dimaksud dalam definisi akuntansi, yaitu :
Keseluruhan pengetahuan dan fungsi yang berhubungan dengan penciptaan, pengesahan, pencatatan, pengelompokan, pengolahan, penyimpulan, penganalisaan, penafsiran dan penyajian informasi yang dapat dipercayadan penting artinya, secara istematik mengenai transaksi- transaksi yang sedikit-sedikitnya bersifat finansial, dan yg diperlukan untuk laporan – laporan yang harus diajukan mengenai hal tadi guna memenuhi pertanggung jawaban yang bersifat keuangan dan lainnya.
Sangat tepatlah kiranya kita memperhatikan dengan seksama apa – apa yang telah diuraikan diatas tadi semua yang ada hubungannya dengan kebijaksanaan manajemen, terhadap terjadinya transaksi – transaksi yang semuanya tentulah minta dukungan dana.Dengan perkataan lain kesemua kegiatan di RS nyatanya ada efek keuangannya, apaki itu merupakan cost (biaya) tapi dapat pula merupakan reveneu (pemasukan). Transaksi dapat pula berupa kredit, atau tunai, yang akibatnya untuk suatu bagian merupakan income berupa barang atau inventarisnya
bertambah, sedang dibagian lain berupa hutang , walaupun belum ada pengeluaran uang yang terjadi.
Dengan demikian, manajemen akuntansi rumah sakit menarik untuk dipelajari dan ditekuni lebih jauh dan lebih dalam.
DAFTAR PUSTAKA
Azrul azwar, pengantar administrasi kesehatan. Jakarta :Bina rupa aksara, 1988 F.J Bennett. Diagnosa komunitas dan program kesehatan. Jakarta : Yayasan
essentica Medica, 1987
Hadibroto; Lubis, dachnial [dan] sukadam, sudrajat. Dasar – dasar Akuntansi. Jakarta: LP3ES, 1991
Hasibuan, Malayu. Manajemen, dasar, pengertian dan masalah. Jakarta : Haji Masagung, 1984
Metha. Natin [dan]Maher Donald J. Hospital accounting systems and controls.Englewood Cliffs : Prentice Hall, 1977
Indonesia, Departemen Kesehatan R.I. Sistem kesehatan nasional. Jakarta: Departemen Kesehatan, 1982
Sulastomo.Bunga rampai: beberapa masalah kesehatan. Jakarta : Yayasan Bhineka Tunggal Eka, 1988
