BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Pengertian Organisasi
Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Berikut adalah pengertian organisasi menurut para ahli.
a. Oliver Sheldon ( 1923 )
Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang para individu atau kelompok-kelompok harus melakukan dengan bakat-bakat yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas sedemikian rupa, memberikan saluran terbaik untuk pemakaian yang efisien, sistematis, positif, dan terkoordinasi dari usaha yang tersedia.
b. Dexter Kimball & Dexter Kimball ( 1947)
Organisasi merupakan bantuan bagi manajemen. Ini mencakup kewajiban-kewajiban merancang satuan-satuan organisasi dan pejabat yang harus melakukan pekerjaan, menentukan fungsi-fungsi mereka dan merinci hubungan-hubungan yang harus ada diantara satuan-satuan dan orang-orang. Organisasi sebagai suatu aktivitas, sesungguhnya adalah cara kerja manajemen.
c. J.William Schulze (1949)
yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
d. James D. Money
Organisasi adalah sebagai bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama, dan menurut Hebert A. Simon organisasi adalah sebagai pola komunikasi yang lengkap dan hubungan-hubungan lain di dalam suatu kelompok orang-orang.
Dari definisi beberapa tokoh diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu sistem yang saling pengaruh antar anggota dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dan dari beberapa definisi tersebut secara umum dapat dikemukakan bahwa unsur-unsur dasar daripada organisasi adalah:
1. Adanya dua orang atau lebih. 2. Adanya maksud untuk kerja sama. 3. Adanya pengaturan hubungan. 4. Adanya tujuan yang hendak dicapai.
1.2 Karateristik Organisasi
1. Ukuran (size)
Ukuran seberapa besar organisasi tersebut, dalam hal karyawan, kantor, jumlah lokasi fisik, dan sejenisnya. Ukuran dalam organisasi mempunyai tingkatan, organisasi terkecil misalnya dimiliki oleh sepasang suami istri yang tinggal di suatu rumah. Tingkatan tinggi misalnya didapatkan pada perusahaan yang mempekerjakan banyak orang di beberapa kantor cabang yang tersebar di seluruh negeri .
2. Sumber ( resources )
Sumber dapat diukur dari modal fisik dan barang-barang materi yang diakses oleh sebuah organisasi. Sebuah sumber yang tinggi akan menunjukkan bahwa perusahaan mungkin memiliki beberapa lusin jet perusahaan, rumah sakit bedah di fasilitas utama mereka, dan kapasitas untuk membeli cukup banyak apa atau siapa saja yang mereka inginkan. Sebuah perusahaan dengan skor sumber daya dengan nilai 1 mungkin menemukan beberapa kesulitan dalam fitting sebuah stapler baru ke dalam anggaran.
3. Pengaruh ( influence )
seorang karyawan, mengendalikan kasus keputusan pengadilan, bahkan mengatur undang- undang.
4. Keamanan ( security )
Hal ini menyangkut seberapa baik suatu organisasi menjaga rahasia mereka, dan seberapa baik mereka melindungi kepentingan fisik mereka. Dalam Cyberpunk dan pengaturan gelap-scifi, ini juga menilai seberapa besar militer / aparat keamanan mempertahankan organisasi mereka. Sebuah perusahaan dengan keamanan rendah cenderung untuk mengunci pintu mereka. Sebuah perusahaan keamanan tinggi mengenkripsi semua file dan memo, posting penjaga bersenjata di setiap fasilitas, memiliki bentuk verifikasi identitas setiap 100 kaki, dan mungkin punya tentara berdiri sendiri.
5. Ketahanan ( tenacity )
Hal ini meyangkut bagaimana mendorong sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya. Ketahanan yang tinggi menggambarkan sebuah organisasi yang bekerja sepanjang menetapkan agenda dengan semangat yang berpikiran tunggal dan efisiensi.
Jadi pada intinya, karakteristik organisasi :
1. Lembaga social yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.
2. Dikembangkan untuk mencapai tujuan
3. Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun
BAB 2
PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI
Teori organisasi adalah studi tentang bagaimana struktur, fungsi, kinerja dan perilaku individu atau kelompok dalam suatu organisasi. Perkembangan teori organisasi didunia ada 6, yaitu Teori organisasi klasik, neo klasik, perilaku, terbuka, tertutup dan moderen.
2.1 Teori Klasik
Teori Organisasi Klasik dikembangkan sekitar tahun 1900-1950. Pelopor teori ini kebanyakan dari sebuah negara berbentuk kerajaan Mesir, Cina, dan Romawi. Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku, tidak mengandung kreatifitas. Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggap manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan diganti sesuai kehendak pemimpin.
Menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok yaitu, kekuasaan, saling melayani, doktrin dan disiplin. Hal yang paling mendasar dalam organisasi formal, adalah pembagian kerja (untuk koordinasi), proses skalar dan fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal), struktur (hubungan antar kegiatan), serta rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).
Teori Klasik berkembang dalam 3 Aliran, yaitu Birokrasi, Manajemen Administrasi, dan Manajemen Ilmiah.
A. Birokrasi
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam buku The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism dan The Theory of Social and Economic Organization.
Istilah Birokrasi berasal dari kata Legal Rasional, “Legal” disebakan adanya wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. Sedangkan “Rasional” karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai.
Max Weber berpendapat mengenai 6 karekteristik birokrasi, karakteristik tersebut adalah sebagai berikut:
1) Pembagian kerja
cara yang biasa, yakni, bahwa para pemegang pekerjaan dapat menjadi ahli dalam pekerjaan mereka dan dapat diminta bertanggung jawab terhadap pelaksanaan yang efektif dari tugas mereka.
2) Hirarki wewenang
Tiap-tiap anggota atau kantor organisasi bertanggung jawab kepada seorang atasan. Wewenang yang dipegang oleh atasan didasarkan pada pengetahuan ahli dan wewenang itu disahkan oleh kenyataan bahwa wewenang tersebut dilimpahkan dari puncak hirarki. Dengan demikian terciptalah rantai komando. 3) Program rasional
Organisasi membutuhkan beberapa program kerja yang rasional yang dapat dikerjakan dengan baik sesuai bidang oleh setiap karyawan di organisasi tersebut.
4) Sistem Prosedur
5) Sistem Aturan hak kewajiban
Jabatan dalam organisasi birokratis didasarkan pada persyaratan teknis dan dilindungi terhadap pemecatan yang sewenang-wenang. Begitu pula, promosi didasarkan pada masa kerja dan prestasi. Jabatan dalam organisasi dipandang sebagai karier yang sepanjang umur, dan timbulah loyalitas atau kesetiaan yang tinggi.
6) Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal
Tiap-Tiap karyawan dalam organisasi menjalankan bisnis dengan cara formalistis yang impersonal dengan agak menjauhi bawahan dan pelanggan. Maksud dari praktik ini adalah untuk menjamin bahwa kepribadian tidak mencampuri pencapaian sasaran kantor, maka tidak akan ada favoritisme atau pilih kasih yang timbul di dalam organisasi tersebut.
B. Administrasi
1) Pembagian Kerja ( Division of Work )
Setiap pekerjaan sebaiknya dibagi dan dibagi lagi kedalam elemen paling kecil untuk memperoleh keunggulan dari spesialisasi.
2) Keseimbangan Wewenang dan Tanggung Jawab (Authortty and Responsibihty )
Setiap pegawai tetap ( reguler employee ) sebaiknya diberi delegasi wewenang yang cukup untuk melaksanakan berbagai tanggung jawab penugasan pekerjaan.
3) Disiplin Karyawan (Discipline)
Seharusnya mematuhi apapun perjanjian yang ada, yang dinyatakan secara jelas diantara mereka dan organisasi, manajer sebaiknya memberi sanksi yang adil atas seluruh kejadian pelanggaran disiplin. 4) Kesatuan Perintah (Unity of Command)
Karyawan sebaiknya menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu atasan.
5) Kesatuan Arah (Unity of Direction)
Aktivitas-aktivitas yang memiliki tujuan sama sebaiknya dikelompokkan bersama dan beroperasi dibawah rencana yang sama. 6) Mengebawahkan Kepentingan Individu Terhadap Kepentingan
umum.
7) Pembayaran Gaji ( Remuneretion )
Pembayaran gaji yang adil, pembayaran seharusnya didasarkan pada pencapaian sasaran penugasan pekerjaan.
8) Sentralisasi ( Centralization )
Wewenang seharusnya didelegasikan seimbang dengan tanggung jawab.
9) Rantai Skalar ( The Hierarchy )
Sebuah rantai perintah yang tidak terputus - putus seharusnya ada melalui semua pengarahan dan aliran komrmilasi.
10) Perintah ( Order )
Setiap pekerjaan seharusnya didefinisikan dengan jelas sehingga pegawai tetap ( reguler employee ) memahami perintah tersebut dan hubungannya dengan pekerjaan lain.
11) Kesamaan Perlakuan ( Equity )
Peraturam dan perjanjian yang dibuat harus diselenggarakan secara terbuka.
12) Stabilitas Personalia ( Stability of Staff )
13) Inisiatif ( Initiative )
Karyawan sebaiknya didorong untuk berani membuat keputusan didalam batas – batas wewenang yang dideligasikan kepadanya, walaupun beberapa esalahan mungkin akan terjadi.
14) Semangat Korp ( Esprit de corps )
Karyawan sebaiknya didorong untuk mendefinisikan kepentingannya dengan kepentingan organisasi dan dengan demikian mencapai kesatuan kekuatan yang tercermin dari “persatuan adalah kekuatan organisasi”.
Fayol juga membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok: 1) Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi) 2) Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran) 3) Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal) 4) Kegiatan Keamanan
5) Kegiatan Akuntansi
6) Kegiatan Manajerial atau Fayol’s Functionalism yaitu: a. Perencanaan
b. Pengorganisasian c. Pemberian perintah d. Pengkoordinasian e. Pengawasan C. Manajemen Ilmiah
dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja. F.W. Taylor menuangkan ide dalam tiga makalah: Shop Management, The Principle Of Scientific Management dan Testimony before the Special House Comitte. Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”.
Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka F.W. Taylor dijuluki sebagai “Bapak Manajemen Ilmiah”.
Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:
1) Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.
2) Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan
3) Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.
4) Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah.
2.2 Teori Neoklasik
Salah tokoh pencetus teori neo klasik adalah Hugo Munsterberg dia dijuluki juga sebagai bapak “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku Psychology and Industrial Effeciency tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi dan mengingatkan adannya pengaruh factor social dan budaya terhadap organisasi.
Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun 1924 milik perusahaan Western Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan Elton Mayo seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai faktor penting peningkatan produktifitas.
Tokoh lain teori neoklasik adalah Abraham Maslow dan Douglas McGregor. Maslow menyatakan bahwa orang dimotivasi oleh sejumlah kebutuhan termasuk uang dan penerimaan di lingkungan sosial. McGregor, teori X dan Y menunjukkan dua asumsi yang berlawanan tentang pekerja.
Teori X merefleksikan pesimistis dan pandangan yang negativ tentang pekerja. Teori X berasumsi bahwa pekerja itu cenderung malas, menunggu diperintah untuk bekerja. Teori Y memandang dari segi positif tentang pekerja. Teori Y berasumsi bahwa manusia itu pada hekekatnya suka bekerja, ingin maju, motivasi imbalan sebagai kepuasann kerja atau pengakuan terhadap hasil karya.
2.3 Teori Perilaku
Teori perilaku merupakan seperangkat teori yang menggunakan pengembangan psikologi, psikiatri dan psikologi sosial. Ahli psikologi pertama yang menggunakan ide dalam mempelajari perilaku organisasi adalah Hugo Munsterberg. Munsterberg menyatakan adanya perbedaan perilaku dan sifat pada manusia tetapi yang penting adalah bagaimana dapat memanfaatkan tenaga manusia dalam organisasi.
Penelitian Hawthorne mendemonstrasikan pentingnya segi psikologi dan fenomena psikologi sosial untuk memahami perilaku dalam organisasi. Ada dua penelitian penting dalam eksperimen Hawthorne. Pertama, penelitian dengan memanipulasi penerangan dalam tempat kerja dan membandingkan dengan kinerja pada tempat kerja yang penerangan tidak diubah. Hasilnya adalah jika penerangan ditingkatkan, maka kinerja karyawan juga meningkat. Jika penerangan diturunkan maka kinerja karyawan tersebut tetap meningkat. Kedua, penelitian menggunakan system upah yang diberikan sesuai dengan yang dikerjakan.
orang mempunyai kebutuhan yang berbeda dan motivasi ada dalam diri mereka sendiri.
2.4 Teori tertutup (Closed Theory)
Teori tertutup merupakan suatu sistem di mana tidak ada pertukaran materi antara sistem dan lingkungan (Cengel dan Boles, 2002). Kramer dan De Smith (1977) mendefinisikan sistem tertutup sebagai sistem yang tidak memiliki interaksi sama sekali dengan lingkungan. Sistem tertutup mengacu pada sistem yang memiliki relatif sedikit interaksi dengan sistem lain atau lingkungan luar.
Dalam teori tertutup, orang yang bekerja sama dalam organisasi lebih berminat untuk berinteraksi sendiri dan mempertahankan organisasi serta mengurus kepentingan dalam organisasi itu sendiri. Dalam organisasi tertutup hampir tidak ada pengaruh dari luar atau lingkungan, sehingga dinamika dalam organisasi tersebut lamban dalam mengikuti perkembangan dari luar.
Dalam teori masa lalu beberapa organisasi telah mengasumsikan pandangan teori tertutup, teori yang paling dominan, yang didasarkan pada system tertutup, manajemen ilmiah Taylor, teori birokrasi Weber, dan teori administrasi Fayol. Ide manajemen ilmiah dan birokrasi berakar pada desain yang tepat dan tanpa mengacu pada faktor eksternal, sebuah sistem yang bertujuan akan melakukan produktivitas dengan cara yang efisien dan efektif.
Dua pionir awal dalam upaya ini, Daniel Katz dan Robert Kahn, mulai melihat organisasi sebagai sistem sosial yang terbuka dengan subsistem khusus dan saling tergantung dan proses komunikasi, umpan balik, dan manajemen menghubungkan subsistem. Katz dan Kahn berpendapat bahwa pendekatan system tertutup gagal untuk memperhitungkan bagaimana organisasi tergantung pada hubungan timbal balik lingkungan eksternal.
Istilah "sistem terbuka" mencerminkan keyakinan baru ditemukan bahwa semua organisasi unik, karena lingkungan yang unik di mana mereka beroperasi dan mereka harus terstruktur untuk mengakomodasi masalah-masalah unik dan peluang. Batas-batas sistem terbuka, karena mereka berinteraksi dengan sistem lain atau lingkungan, lebih fleksibel daripada sistem tertutup, yang kaku dan sebagian besar tak tertembus. Lingkungan umum meliputi empat pengaruh yang berasal dari wilayah geografis di mana organisasi beroperasi. Ini adalah nilai budaya, yang membentuk pandangan tentang etika dan menentukan kepentingan relative dari berbagai isu.
Kondisi ekonomi, dan banyak faktor regional lain yang mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk tumbuh dan sejahtera. Pengaruh ekonomi mungkin juga sebagian menentukan peran organisasi dalam perekonomian.
peran kunci dalam menentukan stabilitas jangka panjang dan keamanan masa depan organisasi. Sistem ini bertanggung jawab untuk menciptakan suatu lingkungan yang subur untuk komunitas bisnis, tetapi mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan-melalui peraturan yang berkaitan dengan operasi dan pajak-bahwa kebutuhan masyarakat yang lebih luas dibahas.
Kualitas pendidikan merupakan faktor penting dalam teknologi dan industri lain sehingga membutuhkan tenaga kerja terdidik. Bisnis akan lebih mampu mengisi posisi tersebut jika mereka beroperasi di wilayah geografis yang menampilkan system pendidikan yang kuat.
2.6 Teori Moderen
dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan.
2.7 Kesimpulan
BAB 3
STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI
3.1 Struktur Organisasi
A. Pengertian Struktur Organisasi
Menurut Stephen P. Robbins struktur organisasi merupukan suatu gambaran yang menjelaskan tentang pembagian, pengelompokkan, dan pengkoordinasian tugas secara formal. Para manajer perlu menangani enam unsur utama ketika merancang struktur organisasi mereka. Enam unsur tersebut adalah :
1) Spesialisai kerja
Istilah spesialisasi kerja digunakan untuk menjelaskan sampai tingkat mana tugas dalam organisasi dipecah menjadi pekerjaan yang terpisah. Hakikat spesialisasi kerja adalah daripada dilakukan oleh satu individu, lebih baik jika seluruh pekerjaan itu dipecah menjadi sebuah langkah dan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Pada hakikatnya individu berspesialisasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan, bukan mengerjakan seluruh pekerjaan.
misalnya dari proses manufaktur dari suatu organisasi. Diharapkan semua buruh tersebut harus memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan baik pekerjaan yang paling menuntut maupun yang paling tidak menuntut keterampilan.
Karyawan yang mengerjakan tugas yang paling canggih atau paling terampil maka karyawan yang memiliki keterampilan yang tinggi tersebut akan bekerja dibawah keterampilannya tersebut. Buruh yang terampil dibayar lebih daripada buruh yang tidak terampil dan upah mereka cenderung mencerminkan tingkat tertinggi keterampilan. Membayar pekerja yang sangat terampil untuk mengerjakan tugas yang mudah merupakan suatu penggunaan sumber daya organisasi secara tidak efisien.
Manajer juga mencari efisiensi lain yang dapat dicapai lewat spesialisasi kerja. Keterampilan karyawan untuk menjalankan tugas dengan sukses akan meningkat lewat pengulangan. Diperlukan sedikit waktu dalam menukar tugas, menyingkirkan peralatan dari suatu proses kerja langkah sebelumnya, dan mempersiapkan diri untuk suatu langkah selanjutnya.
sangat istimewa bagi organisasi yang memiliki sistem operasi yang sangat rumit dan canggih.
2) Departemetalisasi
Departementalisasi merupakan upaya untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan yang sama atau mirip sehingga dapat dikoordinasikan. Departementalisasi memiliki berbagai ragam jenis, hal ini dikarenakan cara pengelompokannya yang berbeda. Departementalisasi dapat disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan, tipe produk yang dihasilkan organisasi , dan berdasarkan geografi atau teritori.
3) Rantai komando
Rantai komando merupakan garis tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor pada siapa. Ada dua asas yang harus dipahami dalam membahas rantai komando, yaitu wewenang dan kesatuan komando. Wewenang (otoritas) merupakan hak – hak yang inheren dalam suatu posisi manajerial untuk memberikan perintah dan mengharapkan dipatuhinya perintah itu.
teknologi komputer dan kecenderungan pada pemberian kuasa kepada para karyawan.
4) Rentang kendali
Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Rentang kendali ini penting karena sangat menetukan banyaknya tingkat dan manajer yang harus dimiliki oleh suatu organisasi. Semakin luas atau besar rentang kendali semakin efisien organisasi itu, tetapi rentang kendali yang lebih lebar akan mengurangi keefektifan. Hal ini berarti bila rentang itu menjadi terlalu besar, kinerja karyawan dirugikan karena para penyelia tidak lagi mempunyai cukup waktu untuk memberikan kepemimpinan dan dukungan yang diberikan.
5) Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi mengacu pada sampai tingkat mana pengambilan keputusan dipusatkan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsep tersebut hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak – hak yang inheren dalam posisi seseorang. Sedangkan pada desentralisasi keleluasaan dalam mengambil keputusan dialihkan ke bawah ke karyawan tingkat yang lebih rendah. Dalam sebuah organisasi disentralisasi, tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan masalah karena semakin banyak orang yang memberikan masukan dan makin kecil karyawan merasa diasingkan.
6) Formalisasi
Setelah menetapkan struktur organisasi, hal selanjutnya yang ditentukan adalah job description (uraian jabatan). Job description merupakan suatu pernyataan tertulis mengenai sesuatu (tugas) yang dilakukan oleh pelaksana pekerjaan, cara untuk melaksanakan sesuatu (tugas) tersebut dan alasan melakukan itu. Uraian pekerjaan hendaknya dengan tepat menggambarkan isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi atau syarat pekerjaan.
Job description juga merupakan pernyataan tertulis yang menguraikan tanggung jawab kunci dari pekerjaan berserta dengan kegiatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Uraian jabatan menjelaskan secara rinci mengenai wewenang dan tanggung jawab yang seharusnya dilakukan pemegang jabatan. Job description dan struktur organisasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena struktur organisasi merupakn sumber bagi pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab serta kontrol terhadap rentang kendali .Struktur organisasi yang effektif menggambarkan pembagian kerja yang seimbang antara management skill dan technical skill.
specification mengidentifikasi karakteristik dari pelaksana pekerjaan yang sukses.
B. Tipe Struktur Organisasi
Ada dua tipe struktur organisasi, yaitu: 1) Struktur Organisasi Vertikal
Struktur organisasi vertikal biasanya ditemukan pada organisasi terpusat, keahlian dibagikan diseluruh perusahaan, mempunyai jalur karir dan program latihan yang jelas, dukungan ada karena kelebihan keterampilan, manajer tidak asing dengan pekerjaan atau tugas dapat melakukan evaluasi kinerja staf, dan dapat lebih mudah menetapkan standar di seluruh perusahaan.
2) Struktur Organisasi Horizontal
Struktur organisasi horozontal biasanya ditemukan pada organisasi terdesentralisasi, unit diciptakan untuk berfokus pada area bisnis tertentu, prioritas berdasarkan kebutuhan produk dan proses, komunikasi diantara fungsi meningkat, dan staf mengetahui berbagai macam aspek dari produk dan proses.
3.2 Desain Organisasi
A. Pengertian Desain Organisasi
merupakan determinan struktur organisasi yang paling tepat untuk strategi, orang, teknologi, dan tugas organisasi (stoner,1992).
Studi tentang evolusi pemikiran desain organisasi penting untuk menyadari dua hal. Pertama, karena keduanya baik strategi atau lingkungan berubah dari waktu ke waktu, sehingga desain organisasi merupakan proses yang berkelanjutan. Kedua, perubahan struktur biasanya melibatkan percobaan dan kesalahan, berbagai kecelakaan, dan akomodasi untuk realita politik yang lebih disukai daripada pendekatan rasional secara murni (Stoner,1992).
B. Macam Desain Organisasi
Desain organisasi memiliki beberapa desain antara lain : 1) Desain Organisasi Umum
a. Struktur Sederhana
Kelebihan dari struktur sederhana bersifat cepat, fleksibel, murah pemeliharaannya, dan akuntabilitasnya jelas. Kelemahan dari struktur sederhana adalah keadaannya makin tidak memadai saat organisasi bertumbuh. Formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptkan beban informasi yang berlebihan dan akhirnya dapat tersendat karena eksekutif tunggalnya mencoba terus mengambil semua keputusan. Struktur sederhana sebenarnya tidak terbatas pada organisasi kecil, hanya saja lebih sulit untuk membuatnya berhasil secara efektif dalam perusahaan yang lebih besar.
b. Birokrasi
dalam menyelesaikan suatu masalah. Birokrasi efisien hanya sejauh karyawannya menghadapi masalah yang pernah dijumpai sebelumnya, yang untuk itu aturan keputusan yang terprogram telah diterapkan. c. Struktur Matriks
Karakteristik struktural yang paling jelas dari matriks adalah bahwa matriks memecah konsep kesatuan komando. Karyawan dalam matriks mempunyai dua atasan, yaitu manajer departemen fungsionalnya dan manajer produknya. Oleh karena itu, matriks memiliki rantai rangkap dua.
Kekuatan matriks terletak dalam kemampuannya untuk mempermudah koordinasi bila organisasi itu mempunyai suatu keseragaman dari aktifitas yang rumit dan saling tergantung. Kontak yang langsung dan sering antara beberapa spesialitas yang berbeda dalam matriks dapat menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan luwes. Keuntungan lain dari matriks adalah matriks mempermudah alokasi yang efisien dari para spesialis. Bila individu dengan keterampian yang istimewa ditumpuk dalam satu departemen fungsional atau kelompok produk, bakat mereka dimonopoli dan kurang dimanfaatkan. Matriks mencapai keuntungan ekonomi skala dengan memberikan kepada organisasi baik sumber daya yang terbaik maupun cara yang efektif untuk memastikan penyebaran mereka secara efisien.
2) Desain Organisasi Baru
Sejak awal 1980-an manajer senior dalam sejumlah organisasi telah bekerja untuk mengembangkan pilihan struktural baru yang dapat membantu dengan lebih baik perusahaan untuk bersaing secara efektif. a. Struktur Tim
Struktur tim menggunakan tim sebagai piranti pusat untuk mengkoordinasi kegiatan kerja. Karakteristik primer dari struktur tim adalah bahwa struktur itu memecah penghalang departemental dan mendesaintralisasi pengambilan keputusan sampai tingkat tim. Struktur tim juga menuntut para karyawan untuk manjadi generalis maupun spesialis. pada perusahaan lebih kecil, struktur tim dapat didefenisikan sebagai seluruh organisasi. Pada organisasi besar struktur tim saling melengkapi dan lazimnya dikenal sebagai birokrasi. Ini memungkinkan organisasi itu untuk mencapai efisien yang ada pada pembakuan birokrasi sementara memperoleh keluwesan yang ada pada tim.
b. Organisasi Virtual
manajemen merasa orang lain dapat melakukan lebih baik atau lebih murah. Organisasi virtual sangat kontras dengan birokrasi yang khas mempunyai banyak tingkat vertikal manajemen dan kendali diusahakan lewat kepemilikan. Para manajer dalam struktur organisasi virtual mnghabiskan sebgian besar waktunya untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan hubungan luar, biasanya dengan tautan jaringan komputer. Keuntungan utama dari organisasi virtual adalah fleksibilatasnya dan kelemahan dari organisasi ini adalah kurangnya kontrol manajemen atas bagian utama dari bisnisnya.
c. Organisasi Tanpa Tapal Batas
dan merotasi orang keluar masuk area fungsioanal yang berbeda. Hal ini dapat mengubah spesialis menjadi generalis.
Organisasi tanpa tapal batas yang sepenuhnya operasional dapat merobohkan penghalang kekonstituensi dan penghalang eksternal yang diciptakan oleh geografis. Globalisasi, aliansi strategis, tautan pelanggan organisasi, dan telekomunikasi merupakan contoh praktek yang mengurangi tapal batas eksternal. Salah satu kemajuan teknologi yang memungkinkan organisasi tanpa tapal batas adalah jaringan komputer. Komputer ini memungkinkan orang untuk berorganisasi melintasi tapal batas intarorganisasi dan interorganisasi. d. Organisasi Feminim
Organisasi feminim merupakan suatu organisasi yang dicirikan oleh perlakuan humanistic terhadap individu, non oportunisme, karir yang didefinisikan lewat pelayanan kepada orang lain, komitmen pada perkembangan karyawan, penciptaan suatu komunitas yang peduli, dan berbagi kekuasaan. Model femini dapat dibuat lebih efektif dan menjadi model pilihan dalam organisasi yang secara hakiki dikelola oleh dan untuk wanita.
3.3 Kesimpulan
spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi. Setelah menetukan struktur organisasi, organisasi dapat menentukan job description dan job specialization.
BAB 4
PENGELOLAAN ORGANISASI
Untuk mengelola suatu organisasi secara efektif dan efisien sangat berkaitan erat dengan usaha pengkoordinasian berbagai kegiatan yang kemudian diarahkan kepada fokus tujuan yang telah disepakati. Terdapat dua hal yang.harus diperhatikan agar pengelolaan organisasi dapat berhasil. Kedua hal ini merupakan hal yang prinsip dalam mengelola organisasi; Pertama, prinsip pengelolaan (prinsip manajemen) yaitu bagaimana memimpin orang-orang, serta Kedua, prinsip mengorganisasi kegiatan yang menyangkut orang-orang yang dipimpin tersebut (prinsip organisasi). Kedua prinsip tersebut saling memperkuat dan manpunyai dasar yang sama dalam pengelolaan kerja kelorpok individu yurg terlibat dalam suatu organisasi.
Dalam pembahasan kini, pengelolaan organisasi didasarkan oleh beberapa teori. Teori-teori tersebut antara lain:
a. Teori Klasik b. Teori Neo-klasik c. Teori Moderen
d. Teori Rimba Manajemen
4.1 Teori Klasik
Menurut teori klasik, organisasi itu dikelolah dengan mempertimbangkan atau memperhatikan segi produktivitas dan efisiensinya. Untuk melaksanakan fungsi-fungsi kepemimpinan dalam membawa organisasi mencapai tujuan diperlukan prinsip - prinsip kepemimpinan. Banyak para ahli terdahulu yang mencoba untuk memformulasikan bagaimana prinsip - prinsip dasar yang harus dilakukan agar suatu organisasi dapat berjalan sesuai dengan keinginan. Diantara prinsip-prinsip tersebut yang merupakan sumbangan abadi hingga saat ini adalah yang diungkapkan oleh seorang Prancis bernama Hendry Fayol. Hendry Fayol yang berangkat dari praktisi sebagai manajer sebuah perusahaan batu bara besar.
Menurut Fayol tidak diperlukan aturan yang kaku dalam kegiatan kerja, karena kelayakan dalam suatu prinsip pada situasi tertentu merupakan seni (art) dari manajemen. Prinsip - prinsip yang dikemukakan Fayol adalah hasil dari penglamannya selama bekerja. Pada tahun 1929, Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen yang diangkat dari pengalamannya sendiri dimana akan menuntun para manajer dalam mengelola organisasi (seperti yang dijelaskan pada bab teori organisasi klasik).
Ahli lain, F.W. Taylor (1856-1915), berpendapat bahwa dalam pengelolaan organisasi dibutuhkan upaya menaikan efisiensi. Upaya menaikan efisiensi kerja dalam pengelolaan suatu organisasi ialah sebagai berikut:
B.Perlu adanya pendidikan dan pelatihan bagi pekerja untuk mengurangi kesalahan dan pemborosan, agar target dapat dilampaui dengan memberikan bonus.
C.Metode yang lama diganti dengan metode lyang baru secara ilmiah, disesuaikan dengan kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kebutuhan masyarakat, upah dibayarkan berdasarkan potongan kerja seseorang dengan cara piece rate system
D.Perlunya kerja sama diantara atasan dengan bawahan
E.Menyeragamkan cara kerja karyawan, berdasarkan time and motion study
Cara kerja manajemen ilmiah banyak menggunakan konsep-konsep sebagai suatu ilmu yang dilaksanakan berdasarkan:
A. Perumusan-perumusan terhadap masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi, baik yang menyangkut produktifitas, tenaga kerja manajemen pemasaran.
B. Mengadakan percobaan-percobaan atau penelitian agar tercapai hasil yang maksimal
C. Mengukur dan mengevaluasi hasil percobaan yang menyangkut efisiensi dan efektifitas organisasi
4.2 Teori Neo-klasik
Lain halnya dengan teori klasik, teori neo klasik lebih lebih menekankan pada seni dalam hubungan kerja sama manusia dalam pengelolaan suatu organisasi. Manusia sebagai makhluk sosial mempunyai naluri, ingin menyampaikan apa yang dirasakan kepada orang lain baik yang berupa keluhan, pujian, manusia bukanlah murni dan pandangan yang dianut oleh teori neo klasik disebut juga human relations movement.
Dalam teori neo klasik pengelolaan organisasi dapat ditinjau dari 3 pendekatan yaitu:
A. Pendekatan Hubungan Antar Manusia (Human Relations Movement)
Dalam pendekatan ini para ahli mencoba mengadakan penelitian terhadap organisasi formal dan hubungan antar manusia dalam organisasi, baik secara teoritis maupun empiris. Tokoh-tokoh dari pendekatan ini adalah ; Hugo Munstenberg, Chester I. Barnard, Argyris Dan Elton Mayo
B. Pendekatan Teoritis
organisasi mendapat keuntungan dan dilain pihak menekankan pentingnya unsur manusia sebagai tenaga kerja.
C. Pendekatan Empiris
Pendekatan ini dilaksanakan berdasarkan penelitian oleh Elton Mayo sejak tahun 1927 sampai 1932 pada perusahan listrik “Western” dan lebih dikenal “Penelitian Hawthorne” yang lebih menekankan pada hubungan kelompok kecil antar manusia, gaji yang layak dan pengawasan secara manusiawi. Teori organisasi neo klasik lebih menekankan pada human relations, yaiyu suatu komunikasi persuasif dan suatu action oriented. Human relations dapat dikatakan sebagai seni dan ilmu pengetahuan terapan pengintegrasian orang-orang oleh seorang manajer dalam organisasi agar bersedia bekerja dengan giat dan adanya kepuasan kerja, baik kepuasan ekonomis, psikologis maupun kepuasan sosial.
4.3 Teori Moderen
hubungan antara manusia lyang dikatagorikan sebagai teori neo klasik. Dengan demikian majunya ilmu pengetahuan dan teknologi serta tatanan masyarakat, kedua teori tersebut dianggap kurang memadai. Oleh karena pada masa kemajuan iptek ada pengaruh lingkungan maka munculah teori modern. Untuk lebih memperjelas tentang teori ini lihatlah bagan dibawah ini:
4.4 Teori Rimba Manajemen
Manajemen sebagai ilmu yang diperkenalkan oleh F.W. Taylor, menganggap manusia sebagai mesin dengan memusatkan pada efisiensi, sehingga oleh Elton Mayo unsur manusia mulai ditonjolkan dengan melihat dari perilaku manusia. Oleh karenanya perlu diperhatikan segi 'seni'nya untuk mengatur perilaku manusia yang berbeda agar bersedia bekerja sama untuk mencpai tujuan organisasi. Seni mengtur dan menggerakkan manusia memrlukan penanganan yang serius dari manajer yang secara profesional dapat menanganinya.
Koontz menyatakan bahwa di dalam mengelola organisasi terdapat pemikiran rimba manajemen, yang terdiri atas pemikiran, teori-teori dan nasehat
Neo Klasik Hubungan Antar
manusia Klasik
Efisiensi
Modern
yang membingungkan para manajer di dalam melaksanakan praktek kegiatan organisasi. Sumber-sumber utama yang dapat menyebabkan manajer terlilit dalam rimba tersebut adalah :
A. Adanya banyak pengertian tentang organisasi
B. Perbedaan dalam menetapkan manajemen sebagai badan pengetahuan
C. Penolakan dari para manajer terhadap penemuan manajer yang terdahulu, padahal ini penting sebagai dasar pengalaman kerja dan juga sebagai pembanding dengan perkembanagn organisasi pada masa sekarang.
D. Adanya kesalapahaman mengenai sifat dan peran dari prinsip-prinsip teori
E. Keterbatasan dalam latihan oleh beberapa ahli dalam bidang yang bersekutu dengan manajemen, misalnya ahli teknik, ekonomi, pendidikan, administrasi publik dan bisnis dalam latihan manajerial. Karena itu Koontz menyatakan bahwa dengan adanya penulisan-penulisan tentang manajemn baik dari para praktisi dan akademi di bidang manajemen, pada saat sekarang ini ada 11 pendektan yang diterapkan pada ilmu dan teori manajemen, yaitu :
A. Pendekatan empiris atau kasus
B. Pendektan tingkah laku antar perseorangan C. Pendekatan tingkah laku kelompok
E. Pendekatan sistem-sistem sosioteknis F. Pendekatan teori keputusan
G. Pendekatan sistem-sistem
H. Pendekatan matematis atau ilmu manajemen I. Pendekatan kemungkinan atau situasional J. Pendekatan peran manajerial
K. Pendekatan teori operasional.
4.5 Teori Labyrinth dan Tali Ariadne
Teori rimba manajemen yang dikemukakan oleh Koontz, juga ada kaitannya dengan labirinth dan tali ariadne, baik mengenai definisi manajemen yang beraneka ragam juga dengan fungsi-fungsi manajemen. Ada bebrapa perbedaan dalam merumuskan fungsi manajemn antara kaum praktisi dan teoritisi dengan apa yang dimaksud dengan fungsi manajemen.
Robert Tannenbaum dalam karangannya yang berjudul The Manajer Concept; A Rational Synihesis, yang dikutip oleh Koontz menyebutkan adanya 8 sebab yang mengakibatkan adanya beberapa perbedaan dalam penafsiran fingsi manajemen. Ke-8 hal tersebut disebabkan :
A. Kompleksnya dalam pengambangan perusahaan di Amerika Serikat baik dari segi kuantitas maupun kualitas dengan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat.
B. Tidak adanya persamaan istilah diantara para pengarang dan ahli manajemen dalam menguraikan konsep yang sama.
C. Pemakaian kata-kata tanpa perkalian yang cukup akan arti dan nilainya.
D. Setiap pengarah masih kurang jelas dalam menguraikan fungsi-fungsi manajer.
E. Kurang disisipkan teknik kemahiran, metode diantara fingsi manajer. F. Mencampuradukkan antara pebgertian proses dan fingsi manajemen. G. Deskripsi dari fingsi-fungsi dalam istilah yang sangat subyektif.
H. Mencampuradukkan antara pengertian fungsi dengan kegiatan pekerjaan.
Peter F. Drucker dalam The Practise of Management menyatakan bahwa tugas utama top management tidaklah mudah, karena manajer harus dapat memimpin (manage) :
C. The workers and work, yakni para buruh dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Seorang manajer dalam mengelola organisasi sebaiknya memperhatikan unsur-unsur manajemen atau sering dinamakan The Tools of Management yang terdiri dari 6M 2T 1I yaitu:
A. Men (manusia), yang dapat diartikan sebagai sumber daya manusia dan harus diperhatikan sebagai unsur yang terpenting baik mengenai perilakunya, kehlianya, kecakapan, tanggung jawab serta sikap siap dilatih agar dapat mengikuti perkembangan organisasi sesuai dengan semakin majunya ilmu pengetahuan, teknologi dan kebutuhan pelayanan manusia yang semakin kompleks
B. Money (uang) sebagai modal dan merupakan salah satu faktor produksi, baik yang berupa modal tetap, piutang, hutang dan cadangan.
C. Method (prosedur) sebagai tata cara kerja yang terankcam agar jangan terjadi pemborosan waktu, tenaga, uang dan ketepatan kerja.
D. Material (bahan) yang habis digunakan sebagai usaha dalam menghasilkan barang termasuk equipment yaitu alat perlengkapan yang harus dipelihara dengan baik.
F. Market (pasar), yaitu sebagai usaha untuk dapat enemukan tempat bertemunya produser dan konsumen yang akan membeli barang-barang dari produsen.
G. Technology (teknologi) dapat didefinisikan sebagai kemampuan untuk mengenali masalah-masalah teknis, konsep, dan hal-hal lain yang sifatnya tangible yang dikembangkan untuk mengatasi masalah teknis dan kemampuan untuk mengeksploitasi konsep dalam cara yang efektif .
H. Time (waktu) sebagai manajemen waktu yang merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. I. Information (informasi) dapat didefinisikan sebagai suatu kesimpulan
yang didapatkan dari analisis suatu data yang behubungan dalam mengoperasikan atau menjalankan suatu organisasi.
A. Masalah financing
Masalah ini dapat berupa pembiayaan dan pembelanjaan, apakah diperlukan pinjaman jangka pendek atau jangka panjang dan bagaimana memperbesar modal kerja (working capital)
B. Masalah cost
Masalah ini menyangkut bagaimana cara menekan keluarnya biaya, misalnya untuk iklan di televisi, surat kabar, upah buruh, transportasi, dan biaya tak terduga lainya.
C. Masalah personnel management, yang menyangkut tentang training (pelatihan karyawan).
D. Masalah eficiency
Masalah ini menyangkut moril karyawan untuk menumbuhkan rasa sense of belonging.
E. Masalah production
Masalah ini menyangkut quality control agar dapat menghasilkan barang yang bermutu baik, sebagai salah satu syarat misalnya untuk barang ekspor.
F. Masalah marketing management
Yakni jenis barang apa yang diminta pasar dan bagaimana mengadakan perluasan pasar.
H. Masalah pricing
Masalah ini menyangkut bagaimana menetapkan harga jual barang yang tepat dan bagaimana dengan tingkat kemampuan konsumen. I. Exception problem
Exception problem merupakan masalah khusus yang biasanya menjadi tanggung jawab top management mengenai penetapan kebijakan gaji, upah, tunjangan khusus untuk staf, intensif untuk manajer.
4.6 Kesimpulan
BAB 5 CONCLUSION
The organization is a system of mutual influence between members of groups that work together to achieve certain goals. Characteristic of an organization is the presence of two or more persons, the existence of intent for cooperation, for regulating the relationship, the objectives to be achieved.
Organization theory is a study of organization structure, function, performance and behavior of group or individual in an organization. There are six organization theory : Classical Theory (bureaucracy, administration, and scientific management) , Neo Classical Theory, Behavior Science Theory, Open Theory, Close Theory, And Modern Theory.
involved by simple structure, the bureaucracy, and matrix structure. New design option involved by virtual organization and boundaryless organization.
DAFTAR PUSTAKA
Bennett, Prentice 1997, Framework Organizational Behaviour, Prentice hall, England.
Dessler & Garry 1982, Management Fundamentals Modern Principles and Practices, Reston Publishing Company, Virginia, USA.
Donelly, HJ 1998, Fundamentals of Management, Mc grow hill, USA.
Dubrin & Irland 1993, Management and Organization, South-Western Publishing, Ohio.
Fullerton 2001. “Karakteristik Organisasi”. http://eros.tanatos.tripod.com Gibson, JL 1984, Organization and Management: Behavior, Structure, and Process, Business Publicatios, USA.
Griffin, RW 1992, The Management of Organization, Houghton Mifflin Company, USA.
Griffin, Ricky W 1998, Management, Houghton Mifflin Company, USA. Koontz, Harold 1990, Essentials of Management, Mc grow hill, Singapore.
Luftman, JN 2004, Managing the Information Technology Resource, Poentice Hall, USA.
Robbins, SP 1989, Organizational Behavior, Prentince-Hall. USA.
Stephen 1996, Organizational Behavior (Concept, Controversies, Applications, Prentice Hall International, USA.
