PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN PERSYARATAN
PERMOHONAN SERTIPIKAT TANAH DI BADAN PERTANAHAN
NASIONAL KABUPATEN BANDUNG
Ir. Ketut Darmayuda, M.T 1, Achmad Fauzi Harisman2Konsentrasi Teknik Informatika, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +6222-75642823, Fax. +6222-7564282
1darmayuda.stmik.lpkia@gmail.com, 2 achmadfauzi045@gmail.com
Abstrak
Pada umumnya persyaratan-persyaratan dari pemohon masih sering ada kesalahan, hal ini meyebabkan pembuatan sertipikat tanah tertunda. Pada saat pemohon yang akan melengkapi persyaratan, pegawai instansi harus mencari di loker penyimpanan dan dibutuhkan waktu cukup lama dalam melakukan pencarian berkas sertipikatnya. Pengembangan Sistem Informasi Pengarsipan Persyaratan Permohonan Sertipikat Tanah ini dirancang dengan bahasa pemograman YII FRAMEWORK dalam lingkungan windows 7/8 dan PHP MyAdministrator di XAMPP sebagai databasenya. Perangkat Lunak ini digunakan untuk melakukan pengelolaan data menggunakan teknologi komputer untuk membantu manusia agar dalam pengarsipan sertipikat tanah menjadi lebih mudah, cepat dan akurat.
Dengan menggunakan sistem informasi pengarsipan persyaratan permohonan sertipikat tanah, instansi dapat melakukan pengarsipan data berkas secara komputerisasi. Sehingga dapat mengefektifkan waktu dan pengerjaan yang akurat
Kata kunci : Sistem Informasi, pengarsipan persyaratan permohonan sertipikat tanah I.1 Latar Belakang
Pada umumnya persyaratan-persyaratan dari pemohon masih sering ada tidak yang lengkap sesuai dengan yang telah ditetapkan, hal ini meyebabkan pembuatan sertipikat tanah tertunda. Pada saat melengkapi persyaratan pegawai instansi harus mencari di loker dan dibutuhkan waktu cukup lama dalam melakukan pencarian berkas sertipikatnya. Guna untuk kelancaran dalam proses pembuatan sertipikat atas tanah, persyaratan-persyaratan tersebut harus terpenuhi dengan lengkap dan benar agar tidak terjadi tertunda atau lama dalam proses pengerjaan sertipikat tanah.
Pada proyek akhir ini dibuat suatu pengembangan sistem informasi pengarsipan persyaratan permohonan sertipikat tanah berbasis web. Sistem database realtime ini dirasa sangat efektif karena dirancang untuk memberikan pelayanan kepada pemohon berupa informasi tentang kelengkapan pengajuan persyaratan sertipikat tanah.
I.2 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat didefinisikan beberapa masalah diantaranya: 1. Dibutuhkan waktu cukup lama dalam mencari
berkas sertipikat tanah untuk melakukan pengecekan kelengkapan karena harus mencari pada loker arsip.
2. Pemohon harus datang ke kantor untuk melakukan pengecekan dan mendapatkan informasi kelengkapan persyaratan..
3. Laporan hasil pekerjaan dicatatan pada buku arsip sehingga memerlukan waktu cukup lama. I.3 Ruang Lingkup Permasalahan
Lingkup dan batasan yang dimaksudkan untuk memfokuskan pembahasan dan memberikan arah yang jelas untuk menentukan metode yang tepat. Lingkup dan batasan tersebut antara lain:
1. Sistem yang dibangun hanya sebatas validasi kelengkapan persyaratan sampai penyimpanan berkas ke bagian arsip.
2. Pemohon dapat mengakses informasi kelengkapan persyaratan sertipikat tanah yang diajukan dan dapat meng-upload file persyaratan yang harus dipenuhi apabila dibutuhkan dengan melakukan login terlebih dahulu.
3. Output laporannya hanya menampilkan data
dengan status persyaratan lengkap. I.4 Tujuan Perancangan
Tujuan perancangan perangkat lunak ini diantaranya adalah:
1. Memberikan informasi yang akurat terhadap status persyaratan berkas sertipikat tanah yang sudah lengkap dan belum lengkap.
2. Kemudahan dalam melakukan penyimpanan dan pencarian data berkas sertipikat tanah tanpa harus mencari terlebih dahulu pada loker arsip.
3. Pemohon dapat dengan mudah mendapatkan informasi bila ingin melakukan pengecekan.
4. Memudahkan dalam mengetahui hasil pengerjaan berkas sertipikat dengan melihat laporan.
1.5.1 Metodologi Pengembangan Perangka Lunak
Prototyping merupakan pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap berkesinambungan sehingga dapat dievaluasi oleh pengguna. Prototype akan diperhalus supaya memenuhi persyaratan pengguna (Laudon dan Laudon, 2010:581).
II.1 Teori Tentang Permasalahan
Permasalahan yang terjadi yaitu mengenai penyimpanan data-data sertipikat tanah dan informasi terhadap pemohon, yang berjalan saat ini masih dibilang manual karena belum menggunakan sistem komputerisasi.
II.1.1 Pengertian Perangkat Lunak
Melwin (2007:22) mengatakan bahwa perangkat lunak atau software itu sendiri merupakan sebuah perangkat yang berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua instruksi yang mengarah kepada sebuah sistem komputer. Lebih lanjut disebutkan pula bahwa sebuah perangkat lunak merupakan sebuah perangkat yang menjembatani interaksi user dengan komputer yang menggunakan bahasa mesin.
II.1.2 Pengertian Pengarsipan
Menurut undang-undang No.7 tahun 1971 sebagaimana dikutip oleh Zulkifli Amsyah dalam buku Manajemen Kearsipan (2003:2), arsip adalah;
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah;
II.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
II.1.4 Pengertian Sertipikat
Sertipikat adalah Salinan buku tanah dan surat ukur setelah dijahit menjadi satu bersama-sama dengan suatu kertas sampul yang bentuknya ditetapkan oleh Menteri Agraria dan diberikan kepada yang berhak. II.1.5 Pengertian Badan Pertanahan Nasional
Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah Lembaga Pemerintah Non Kementrian yang berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dipimpin oleh Kepala. (Sesuai dengan Perpres No. 63 Tahun 2013) Badan Pertanahan Nasional mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pertanahan secara nasional, regional dan sektoral sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
II.1.6 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input - proses – output.
II.2 Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak/ Sistem
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini untuk mengembangkan perangkat lunak pengarsipan adalah pemrograman berorientasi object (object
oriented) dengan model pengembangan system
prototype. Proses pengumpulan data diperlukan untuk pembangunan aplikasi dengan cara observasi dan wawancara di instansi Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bandung selama pelaksanaan praktek kerja lapangan.
II.2.1 Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak/ Sistem
Menurut Raymond McLeod (2001), prototype didefinisikan sebagai “alat yang memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system berfungsi dalam bentuk lengkapnya, dan proses untuk menghasilkan sebuah prototype sisebut prototyping.”
Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana software yang mengijinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. Prototyping memberikan fasilitas bagi pengembang dan pemakai untuk saling berinteraksi selama proses pembuatan, sehingga pengembang dapat dengan mudah memodelkan perangkat lunak yang akan dibuat. Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak digunakan.
II.2.2 Object Oriented Programming
Object oriented programming adalah sebuah
metode pemrograman dimana pengembang aplikasi tidak hanya mendefinisikan variabel yang berisi state dari sebuah struktur data, tetapi juga mendefinisikan fungsi untuk menunjukkan behavior yang diaplikasikan pada struktur data. Dalam hal ini, struktur data merupakan objek. Suatu objek dapat saling berkomunikasi satu sama lain dengan menggunakan fungsi yang ada di dalamnya tanpa perlu mengetahui internal state masing-masing objek (data encapsulation) (Webopedia, n.d).
II.2.3 PHP
Menurut Nugroho “PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server side dalam pengembangan web yang disisipkan pada dokumen HTML”. (Nugroho, 2009 :370)
II.2.4 HTML
Menurut Sawyer, “HTML adalah set instruksi khusus (disebut ”tag” atau “markup”) yang digunakan untuk menentukan struktur dokumen, format, dan link ke multimedia lainnya pada dokumen di web.” (Menurut Sawyer, 2011)
II.2.5 CSS
Betha Sidik dan Husni I.Pohan dalam bukunya berjudul “Pemograman Web dengan HTML menjelaskan bahwa:
“CSS atau Cascading Style Sheets merupakan features baru dari HTML 4.0. Hal ini diperlukan setelah melihat perkembangan HTML menjadi kurang praktis karena web pages terlalu banyak dibebani hal-hal yang berkaitan dengan faktor tampilan seperti font dan lain-lain. Pada prakteknya penggunaan CSS ini didukung oleh Explorer dan Navigator, dua browser terpopuler pada internet”. (Betha Sidik, Husni I.Pohan , 2012:132)
II.2.6 Pengertian Framework
Framework sebagaimana arti dalam bahasa
Indonesia nya yaitu kerangka kerja dapat diartikan sebagai kumpulan dari library (class) yang dapat diturunkan, atau dapat langsung dipakai fungsinya oleh modul-modul atau fungsi yang akan kita kembangkan (Septian, 2011: 7).
II.2.7 Yii Framework
Yii adalah framework (kerangka kerja) PHP berbasis-komponen, berkinerja tinggi untuk pengembangan aplikasi Web berskala-besar. Yii menyediakan reusability maximum dalam pemrograman Web dan mampu meningkatkan kecepatan pengembangan secara signifikan. Nama Yii (dieja sebagai /i:/) singkatan dari "Yes It Is!". II.2.8 MySQL
Menurut Anhar (2010:45) “MySQL adalah salah satu databases management system (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lainya”. MySQL berfungsi untuk mengolah database menggunakan bahasa SQL. II.2.9 XAMPP
Menurut Yogi wicaksono , “XAMPP adalah sebuah software yang berfungsi untuk menjalankan
website berbasis PHP dan menggunakan pengolah
data MySQL dikomputer lokal”. (Menurut Yogi wicaksono , 2008)
II.2.10 Pengertian Web
Menurut Arief (2011) Web adalah sebagai berikut;
“Web adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, animasi, video) didalamnya yang menggunakan protokol HTTP (Hypertext Transfer Protocol) dan untuk mengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebutbrowser”.
II.2.11 Database
Basis data (database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika memiliki lemari arsip dan bertugas mengelolanya, maka akan melakukan hal-hal seperti memberi sampul, memberi nomor, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan urutan tertentu dalam lemari, kalau berbicara basis data, maka seluruh data disimpan dalam basis data pada masing-masing tabel atau file sesuai dengan fungsinya.
II.2.12.1 Fungsi dari DBMS (Database Management System)
Fungsi dari DBMS adalah sebagai penghubung antara user dengan database sehingga memungkinkan pengguna dapat mengakses database dengan cepat dan mudah. Adapun contoh-contoh dari DBMS (Database Management System) adalah MySQL, Oracle dan microsoft SQL Server.
II.3 Analisa dan Desain Sistem yang Digunakan II.3.1 Konsep MVC
Alur kerja MVC (Model, View, Controller) digambarkan dengan struktur sebagai berikut :
Gambar II.2 Struktur Statis Yii Framework MVC adalah sebuah pendekatan perangkat lunak yang memisahkan aplikasi logika dari presentasi. Ini meminimalkan script dari halaman-halaman web sejak script presentasi (HTML, CSS, JavaScript, dsb) dipisahkan dari PHP scripting, istilah umum yang familiar adalah menghindari terjadinya spaghetti code (Septian, 2011: 9).
II.3.2 Pengertian StarUML
StarUML adalah software permodelan yang mendukung UML (Unified Modeling Language). Berdasarkan pada UML version 1.4 dan dilengkapi 11 macam diagram yang berbeda, mendukung notasi UML 2.0 dan juga mendukung pendekatan MDA (Model Driven Architecture) dengan dukungan konsep UML. StarUML dapat memaksimalkan
pruduktivitas dan kualitas dari suatu software project. Konsep dasar :
1. Model, View and Diagram 2. Project and Unit
3. Module
III.1.1 Usecase Diagram
(Gambar 3.1 Usecase Diagram Perangkat Lunak Pengarsipan Data Berkas Sertipikat Tanah) III.1.2 Use Case Scenario
Use Case Scenario ini menggambarkan sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional dari sebuah sistem.
Table III.2 Usecase Scenario Login
III.2 Aliran Kerja
III.2 .1 Activity Diagram Login
Gambar 3.2 Activity Diagram Admin Login Uraian Workflow Login :
1. Pegawai mengisikan Username dan Password pada halaman login.
2. Sistem melakukan validasi username dan password untuk mengontrol validitas username dan password.
3. Ketika pegawai salah menginputkan password maka pegawai akan melakukan pengisian username dan password kembali.
4. Ketika pegawai benar dalam menginputkan username dan password maka pegawai bisa mengelola perangkat lunak sesuai dengan hak akses yang di berikan.
III.3 Pemodelan Data III.3.1ClassDiagram
(Gambar 3.9 Class Diagram Perangkat Lunak Pengarsipan Data Berkas Sertipikat Tanah)) III.3.2 Detail Class Diagram Perangkat Lunak Pengarsipan
Tabel 3.8 Class Object Description User
III.4.1 Sequence Diagram III.4.1.1 Sequence Diagram Login
(Gambar 3.10 Sequence Diagram Login) III.5 Pemodelan Prilaku Sistem
Menunjukkan state machine dan dinamika sistem, yang menggambarkan suatu perilaku yang menspesifikasikan urutan state (kelakukan) suatu objek selama siklus hidupnya ketika merespons
events (kejadian). Digambarkan dengan State
Diagram beserta uraian tekstual. III.6.1 Perancangan Antarmuka Nama Dialog Screen : Login.
Fungsi : Untuk mengakses ke menu utama, (untuk semua user)
Gambar III. 16 Dialog Screen Login Penjelasan :
Tampilan login ini merupakan halaman yang terdapat pada antarmuka sistem. Halaman ini merupakan halaman yang berfungsi agar user dapat mengakses dan menjalankan sistem.
IV.1 Implementasi
Dalam mengimplementasikan perangkat lunak agar berjalan dengan semestinya, maka perlu disusun sebuah optimalisasi yang dapat membantu proses implementasi penentuan rute terpendek sehingga dapat berjalan dengan baik. Pada bab ini akan dibahas mengenai letak fisik komponen – komponen yang digunakan dengan penggambarannya menggunkaan Deploymnet Diagram.
Gambar IV.1 Deployment Diagram
Gambar IV.2 Gantt Chart IV.1.1 Lingkup dan Batasan Implementasi
Dalam mengimplementasikan aplikasi ini agar proses berjalan secara maksimal, maka perlu adanya batasan mengenai fitur yang akan dibuat. Sehingga tidak menjadi meluas terlalu jauh dari tujuan aplikasi ini. Lingkup dan batasan dalam implementasi aplikasi ini yaitu :
1. Perangkat lunak ini penyimpanan data persyaratan sertipikat tanah ke database. 2. Perangkat lunak ini memvalidasi data
persyaratan sertipikat tanah lalu merekap data persyaratan sertipikat tanah untuk diserahkan ke bagian arsip.
3. Bahasa pemograman yang digunakan yaitu PHP dengan menggunakan framework YII dan database MySql.
IV.1.2 Kebutuhan Sumberdaya
Kebutuhan hardware dan software merupakan salah satu kebutuhan sumber daya dalam melakukan instalasi perangkat lunak ini. Adapun kebutuhan sumberdaya saat implementasi, yaitu sebagai berikut:
IV.1.2.1. Kebutuhan Perangkat Keras
Hardware merupakan perangkat keras yang dapat diasumsikan sebagai komputer, yang digunakan sebagai alat pendukung untuk menjalankan sebuah program.
Kebutuhan perangkat keras pada Client dan Server : 1. CPU : processor memiliki kecepatan proses
minimal 2,3 GHz
2. Memori RAM minimal 1 GB 3. Hardisk minimum space 4 GB 4. Graphic Card (VGA) on board 5. Monitor
6. Mouse dan keyboard 7. Printer
8. Scanner
9. Serta kabel device unyuk mengoneksikan dan mengoperasikan komputer
IV.1.2.2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Kebutuhan untuk perangkat lunak yang dirancang dengan memperhatikan konfigurasi perangkat keras yang telah dirancang sebelumnya. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Kebutuhan perangkat lunak pada server :
1. Sistem operasi dapat menggunakan windows XP / Windows Vista / Windows 7 (direkomendasikan).
2. DBMS : MySQL sebagai database yang digunakan untuk menyimpan data
3. Editor Programming : Notepad++ 4. Web server Apache (XAMPP).
5. Web Browser Web Browser Mozila Firefox 27.0.1 dan Google Crome 28.0.1 (direkomendasikan).
IV.1.2.3. Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Brainware)
Untuk menjalankan perangkat lunak ini dibutuhkan pengguna yang dapat menjalankan dan mengerti bagaimana sistem dari perangkat lunak ini bekerja agar bisa menjalankan perangkat lunak ini dengan baik, syarat kebutuhan sumber daya manusia untuk menjalankan perangkat lunak ini yakni :
a. Memerlukan 1 (satu) orang operator atau pengguna, yang mampu mengoprasikan komputer, yang nantinya sebagai operator yang menjalankan perangkat lunak tersebut.
b. Dibutuhkan seorang yang dapat merangkap tugas sebagai Web Employeeistrator yang mengerti cara pengoperasian web, mengerti mengenai internet dan dapat memelihara website
IV.1.3 Implementasi Antarmuka
Gambar IV.2 Gambar Halaman Login Uraian penggunaan :
Terdapat 2 hak akses untuk dapat melakukan login. Yang pertama level administratoristrator dan level pegawai. Untuk melakukan login cukup masukan username dan password yang telah dibuat oleh administrator, setelah memasukan username dan password klik tombol login. Apabila terjadi kesalahan atau lupa username dan password khususnya pegawai, langsung saja menghubungi administrator untuk menindak lanjuti perbaikan akun pegawai.
IV.2.3 Hasil Pengujian
Pengujian terhadap aplikasi akan menggunakan beberapa percobaan dengan menggunakan metode white box testing yang berfokus pada fungsionalitas sisem dan penanganan kesalahan.
Tabel IV. 1 Pengujian Halaman Login V.1 Kesimpulan
Berdasarkan Identifikasi masalah yang dapat diselesaikan oleh perangkat lunak dapat di simpulkan bahwa :
1. Aplikasi ini di rancang untuk membantu dalam proses pencarian serta pengecekan data persyaratan sertipikat tanah dengan cepat. 2. Dengan adanya aplikasi ini pegawai terbantu
dalam pembuatan laporan dengan cepat. 3. Membantu pelayanan dalam hal pemberian
informasi kepada pemohon lebih mudah karena pemohon dapat mengakses dari web.
V.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk pengembangan dari system yang telah di buat, yaitu: 1. Harapannya program ini dapat implementasikan dikantor terkait guna membantu proses penyelesaian pekerjaann dengan efektif dan efisien.
2. Aplikasi ini dapat di kembangkan seiring munculnya teknologi baru.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Andi, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP, Yogyakarta: Andi, 2010.
[2] S. Mulyani, Metode Analisis dan Perancangan Sistem, Bandung: Abdi Sistematika, 2016. [3] A. M. Rudianto and A. M. Rudianto,
Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL, Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2011.
[4] Betha Sidik, Husni I.Pohan , Pemograman Web dengan HTML, Betha Sidik, Husni I.Pohan , 2012:132.
[5] Andi, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP, Yogyakarta: Andi, 2010.
[6] A. M. Rudianto and A. M. Rudianto, Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL, Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2011.
[7] Z. Amsyah and A. Z. , Manajemen Kearsipan. Jakarta, Jakarta: Gramedia, 2003.
[8] A. M. Rudianto and A. M. Rudianto, Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL, Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2011.
[9] Z. Amsyah and A. Z. , Manajemen Kearsipan. Jakarta, Jakarta: Gramedia, 2003.
[10] A. S. d. T. Wahyono, A. S. and T. W. , Manajemen Kearsipan Elektronik Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan, Yogyakarta: Gava Media, 2014.
[11] http://www.yiiframework.com/doc/guide/1.0/ id/quickstart.what-is-yii, Diambil pada jam 23.10 wib
[12] http://www.pusatdesainweb.com/2014/06/29/ pengetian-dan-kegunaan-xampp/, Diambil pada jam 20.30 wib
