Executive Information System
Sistem Informasi Eksekutif
Latar Belakang
• Kondisi yang membutuhkan informasi
komprehensif guna keputusan yang cepat
(sifat harian)
• SPK (DSS) relatif kaku, memerlukan
bantuan staf asisten untuk memperoleh
hasilnya
• Kantor secara geografis tersebar
Sejarah EIS
• Konsep mulai dikembangkan akhir 1970, awal 1980 mulai dikembangkan MIDS (Management Information and Decision Support) di Lockheed Georgia USA
– MIDS I 1978 – MIDS II 1992
• Hertz (perusahaan rental mobil terbesar di USA) mulai mengembangkan dengan basis PC
• Comshare Inc. membangun Commander EIS, suatu tools kombinasi untuk membantu eksekutif dalam menganalisis informasi dan membuat keputusan secara real time (tanpa bantuan asisten)
Definisi EIS (1/2)
Rockart and De Long (1988):
EIS adalah sistem berbasis komputer yang: • Melayani kebutuhan informasi top executive • Mampu melakukan akses cepat untuk ketepatan
informasi dan akses langsung guna pelaporan manajemen
• Perlu “user friendly” dengan dukungan grafis dan kelengkapan exception reportserta berkemampuan “drill down” (memecah “data” menjadi lebih detil Æuntuk identifikasi masalah)
• Mudah dihubungkan dengan pelayanan informasi secara on line dan dengan e-mail
Definisi EIS (2/2)
Watson, Houdeshel & Rainer
• EIS adalah sistem berbasis komputer untuk mendukung manajer puncak dalam mengakses informasi (dalam dan luar) secara mudah dan relevan dengan CSF (Critical Success Factor) organisasi untuk hal tersebut EIS perlu dilengkapi dengan metode komunikasi data modern, data grafik, penyimpanan dan pengaksesan data secara luas dan interface yang friendliness.
Faktor-faktor yang diidentifikasikan
Watson mengapa perlu EIS (1/2)
Eksternal:
• Meningkatnya kompetisi
• Cepatnya perubahan lingkungan
• Kebutuhan untuk lebih proaktif
• Kebutuhan untuk akses database external
• Meningkatnya regulasi pemerintah
Faktor-faktor yang diidentifikasikan
Watson mengapa perlu EIS (2/2)
Internal:• Kebutuhan ketepatan waktu informasi • Kebutuhan memperbaiki informasi • Kebutuhan akses data operasional • Kebutuhan kecepatan pemutahiran aktifitas • Kebutuhan meningkatkan efektifitas
• Kebutuhan mengidentifikasi kecenderungan historis
• Kebutuhan akses ke database korporat • Kebutuhan meningkatkan keakuratan informasi
Nature dari kerja executive
Menurut Mitzberg (1975) peran manajer dapat dikategorikan ke dalam tiga peran:
• Peran Interpersonal: figur kepala, pemimpin • Peran Informasional: pemantau, penyebar,
pembicara
• Peran Desesi: entrepreneur, penanganan masalah, pengalokasian sumber daya, negoisator
EIS sebagai Pendukung 3 peran
Pada awalnya EIS mendukung peran informasional, berikutnya EIS mendukung berbagai peran yang mungkin fokusnya untuk:
– Penangan masalah 42% – Entrepreneur 32%
Untuk dapat menentukan kebutuhan informasi bagi executive perlu untuk menspesifikasikan aktifitas yang dibentuk dalam setiap peran
Bagaimana metode untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan?
Pendekatan Wetherbe
Phase I Phase II Structured interviews Conceptual information requirements Build a prototype Show to executives: is it satisfactory ? Revise prototype Identify sources of information Develop final EIS No YesFinding Information Needs for EIS
Pendekatan Watson dan Frolick
Pendekatan ini didasarkan atas strategi dasar untuk mendapatkan kebutuhan informasi:
• Bertanya (interview)
• Turunan kebutuhan dari sistem informasi yang ada (existing) • Sintesis dari karakteristik sistem
• Penemuan dari penelitian dengan melibatkan sistem yang digunakan (prototype)
• Dari metode ini diusulkan 10 metode spesifik yang dapat dikelompokkan dalam dua dimensi, yaitu: 1) sumber informasi (yang berinteraksi secara langsung maupun tak langsung dengan eksekutif), 2) metode primer dari penentuan kebutuhan (didukung oleh computer vs non computer)
People Newspaper TV Sensors
Problem identification [Definition] [Intelligence] ES, ANN, EIS, MIS Step A EIS Qualitative analysis [Design] Quantitative analysis [Design] Step B ES DSS, MS or ANN Decision [Choice] Step C GDSS (Group) DSS (Individual) Implement ? Implementation Step D DSS and ES YES No Scanning
Scanning External environment Internal environment Evaluation of Information Qualitative analysis Quantitative analysis Interpretation: Is there a problem [opportunity]? Decision: What to do about the problem
[opportunity] Yes Input for decision making Phase I Phase II Scanning No
The Decision-making Process of Executives [Decision Role]
Karakteristik EIS
• Mendukung aktifitas manajer yang tidak terstruktur dibanding dengan problem keputusan spesifik dan berulang
• Mendukung executive terutama pada tahap pengambilan keputusan intelligence dengan teknik analisa data secara komprehensif • User friendly interface, mudah, dan intuitive untuk digunakan • Berorientasi pada masa yang akan datang dengan perilaku
organisasi yang lalu
• Utamanya menggunakan data, bukan model serta diarahkan dengan menggunakan teknologi IT yang mutakhir
• Secara khusus ada pelacakan CSF, exception reporting, drill down, atau drill cross investigation dan analisa trend
• Berfokus pada identifikasi masalah • Menggunakan database secara luas
• Dapat dibentuk menjadi gaya pengambilan keputusan individu
Hal-hal yang penting berkaitan
dengan karakteristik
• Drill down
• CSF:
– Key problem narrative – Highlight chart – Top level financial
– Key factor ÆKPI (Key Performance Indicator) – Responsibility report
• Status access • Analysis:
– Dengan fungsi
– Diintegrasikan dengan produk DSS • Exception reporting
Kriteria Perancangan EIS
• Orientasi grafik
• Variabel bisnis yang mengidentifikasikan perubahan • Menggunakan konsep agregasi dan deagregasi data
untuk berbagai variasi jenis/ ukuran
• User interface mudah dan menarik (multimedia)
EIS Æsecara spesifik memudahkan akses informasi extern dan intern dan menampilkan dengan menarik, sangat jarang adanya pengambilan keputusan, seandainya ada hanya yang instan
Other computer
sources Executives
Non computer sources
Executive Information System (EIS)
Integrated customized presentation of:
Key indicators
Status and trend information
Exceptions
MIS
Transaction Processes
Environmental scanning Commercial databases and
information services
The EIS Role
Menu system: Gives mouse or touch-screen driven operation, controlled from the host. Provides the user with the ease of use of a PC with the database power of a mainframe
Graphics: The PC graphics module create bar, line scatter, cross-sectional charts, and missed text, and graphics from data and commands sent from mainframe Local Menu Storage: Menu screens can be stored on the PC so they don’t have to be re-COMMAND CENTER SOFTWARE ON MAINFRAME
DATA IMPORT DATABASE MENU SYSTEM COMMUNICATIONS LANGU AGE PROCE SSOR INTERNAL DATA EXTERNAL DATA
COMMAND CENTER SOFTWARE ON PC
COMMUNICATIONS GRAPHICS MENU SYSTEM USER INTERFACE
OTHER PC’S DataBridgeTMBrings data from widely varying systems together into one executive database. It integrates commercial databases, on-line public databases and in-house system (including DSS models or 4GL DMBS)
EIS Databases: A retrieval oriented relational database that handles both numbers and text, optimized for time series data. It’s smart enough to continually re-organize itself based on patterns of usage
User interface: Non-keyboard pointing devices such as a mouse or touch-screen are used for menu selection. Keyboard access is an option Smart Communications: Provides error-correcting communications with the user’s PC in a protocol that produces rapid and accurate response. Also allows transfer data from EIS database to 1-2-3TMreadable PC files
Pertanyaan (1/2)
• Siapa pengguna EIS?
• Mengapa SPK harus digantikan oleh EIS untuk pengguna EIS?
• Komponen apa saja yang harus ada dalam EIS? • Kemampuan apa saja yang harus dipunyai EIS? • Menurut Watson, apa saja yang mengharuskan adanya
EIS?
• Jelaskan bagaimana pencarian informasi dengan menggunakan pendekatan Wetherbe!
• Jelaskan bagaimana peran informasional dengan menggunakan pendekatan Watson dan Frolick! • Buatkan skema Dukungan komputer dalam pengambilan
keputusan!
Pertanyaan (2/2)
• Apa maksud CSF? Dan berikan contohnya untuk kasus penjualan mobil mewah!
• Apa kriteria perancangan EIS? • Buatkan skema dan jelaskan peran EIS! • Jelaskan contoh untuk Command Centre!
• Buatkan dan jelaskan skema Pengambilan Keputusan oleh Eksekutif!
• Apa saja karakteristik EIS? • Apa maksud Drill-Down?
