BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Tentang Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Diawali dengan pembredelan majalah TEM PO, pada Juni 1994, awak majalah TEM PO yang ada dihadapkan pada pilihan yang bagaikan buah simalakama. Pertama, menerima pembreidelan tersebut, dengan konsekuensi mencari ‘perahu’ masing-masing. Atau, kedua, menerima pembreidelan, sebagai konsekuensi menerima situasi yang mana rezim Soeharto waktu itu begitu kuatnya – dengan menerbitkan majalah berita mingguan GATRA. Setelah dilakukan semacam memorandum/referendum begitu, maka waktu itu sebagian besar awak TEM PO, memilih alternatif kedua. Yaitu menerbitkan majalah berita mingguan GATRA, yang terbit pada 19 November 1994, bersamaan dengan konferensi APEC di Jakarta.
Kenapa nama GATRA akhirnya dipilih? GATRA bisa berarti kata, angle atau sudut pandang. Spiritnya GATRA akan menampilkan pemberitaan dari sudut pandang yang lain, dari media lainnya. Dan, tentunya dengan ketajaman tersendiri. Juga, GATRA dimaksudkan tetap sebagai cahaya, semacam lilin lah, ditengah rezim kekuasaan yang otoriter. Paling tidak GATRA tetap memberikan sinar buat masyarakat mendapatkan informasi yang utuh, benar dan akurat.
Tokoh-tokoh di belakangnya, yaitu sebangsa Hery Komar, M ahtum M astum, Lukman Setiawan, Harijoko Trisnadi dan Budiono Kartohadiprodjo. Yang kelima orang
ini menjadi Direktur pada PT. Era M edia Informasi, yang mana menerbitkan majalah berita GATRA.
Pada akhirnya, sejak awal 1999, keempat tokoh yang disebut diatas, lebih memilih menge-lola majalah sendiri, dengan lahirnya majalah GAMMA. Sedangkan tokoh kelima, Budiono Kartohadiprojo, masih tetap di majalah GATRA sampai sekarang, sebagai Direktur Utama.
GATRA, menurut survey independen asing AC-Nielsen pada tahun 2000 adalah majalah terbesar dan paling banyak dibaca di Indonesia.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. ERA M EDIA INFORMASI adalah
1. M enjadi Bacaan yang cerdas, Bermanfaat, dan M enghibur.
2. M enjadi Sumber Referensi yang Jernih, Dalam, Luas, Lengkap dan Tuntas. 3. M elakukan fungsi control social dengan tajam tanpa menikam, Hangat tanpa
membakar, “M enggigit” tanpa melukai, M engungkap tanpa dendam, M engkritik tanpa menghasut.
4. M embangun industri informasi menuju masyarakat yang cerdas, berakhlak, dan sadar akan hak dan kewajibannya, serta mendo-rong tegaknya hukum yang berkeadilan; menjadi rujukan informasi bagi masyarakat global.
M isi dari PT. ERA M EDIA INFORMASI adalah
1. AKTUAL
M engangkat isu-isu pembicaraan di public dengan sudut pandang yang cerdas. Dikupas secara teknis, analitis dan mendalam, dengan mengantisipasi trend mendatang dan keanekaragaman solusi yang jitu.
2. JUJUR
M enyampaikan informasi secara transparan, berimbang, proposional, tidak memihak, menjunjung tinggi asas “praduga tak bersalah”. M emegang teguh komitmen dengan nara sumber dengan tetap menjaga kredibilitas lembaga individu wartawan Gatra.
3. BERAN I
M engangkat fakta yang tersembunyi (kan), melalui investigate reporting dengan akurasi tinggi. M enegakkan tanggung jawab yang tinggi pada setiap masalah. M engejar pelaku penyimpangan, membongkar modus operandinya meskipun di “medan berbahaya”.
4. TAJAM
Bersikap kritis, analitis, komprehensif. M emilih nara sumber yang kompeten, kredibel dan bermanfaat. Dan menyampaikan fakta data yang akurat dan tak terbatahkan.
3.1.3 Kegiatan Bisnis Perusahaan
Seperti yang sudah dijelaskan di bagian sejarah perusahaan, bahwa PT. Era M edia Informasi (GATRA) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jurnalistik majalah
berita mingguan. M ajalah tersebut terbit pada hari Kamis setiap minggunya. M ajalah hasil produksi PT Era M adia Informas i telah didistribusikan ke berbagai provinsi di Indonesia, mulai dari Nanggroe Aceh Darussallam (NAD) hingga Papua.
Gambar 3.1 Peta Distribusi Majalah GATRA
3.1.4 S truktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja bagi setiap individu didalam sebuah perusahaan, oleh karena itu baik perusahaan besar maupun kecil sangat membutuhkan sebuah struktur organisasi yang baik, demi memelihara
kelancaran kerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyadari bahwa suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik, disamping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT. Era M edia Informasi membentuk suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi dari PT. Era M edia Informasi yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawannya.
Gambar 3.2 S truktur Organisasi
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian Tugas Personalia Produksi
A. Pemimpin Redaksi
Nama jabatan : Pemimpin Redaksi
Tujuan umum jabatan : M emimpin proses pembuatan majalah secara efektif dan efisien, mulai dari perancanaan, mengarahkan pola editorial, mengotrol pelaksanaan serta membina kemampuan segenap personel redaksi.
Kedudukan Dalam Organisasi
1. Bertanggung jawab langsung kepada pemimpin umum 2. M embawahkan :
(a) Redaktur Pelaksana. (b) Koordinator Reportase. (c) M anajer Produksi. (d) Sekretaris Redaksi.
Tugas dan Tanggung Jawab.
1. Kegiatan
(a) M emimpin rapat pleno perencanaan isi.
(b) M engarahkan pembuatan gambar kulit serta outline laporan utama atau laporan khusus.
(c) M engontrol kecocokan antara rencana outline dan realisasi penulisan laporan utama atau laporan khusus.
2. Organisasi
(a) M enyelenggarakan pertemuan periodik dengan segenap anggota redaksi untuk menyempurnakan metoda kerja.
(b) M engadakan konsultasi dengan Pemimpin Umum.
(c) M enjaga kerjasama dengan pemimpin perusahaan dan segenap Direksi.
3. Personalia
(a) M elakukan evaluasi prestasi kerja para anggota redaksi.
(b) M embina kemampuan seluruh personil redaksi, baik latihan formal maupun non formal.
Wewenang
1. M enyetujui, menolak dan atau menyempurnakan hasil laporan/naskah serta unsur visual sebelum diteruskan ke Bagian Produksi & Tatamuka. 2. M engontrol naskah final sebelum dikirim ke percetakan.
3. M engontrol isi sebelum majalah diedarkan. 4. M elakukan liputan sendiri.
5. M enyetujui dan atau menolak penggunaan anggaran operasional Redaksi.
B. Redaktur Pelaksana
Nama jabatan : Redaktur Pelaksana
Tujuan umum jabatan :M emimpin kompartemen dan mengkoordinasikan perencanaan isi majalah, mengarahkan, dan mengontrol pengadaan naskah serta unsur visual untuk tiap nomor penerbitan.
Kedudukan Dalam Organisasi
1. Bertanggung jawab langsung kepada Pemimpin Redaksi. 2. M embawahkan : Redaktur (Penanggung Jawab Rubrik) 3. Hubungan Kerja ke Samping.
(a) Redaktur Pelaksana
(b) Koordinator Reportase/Kepala Biro (c) Kepala Bagian Produksi & Tatamuka.
(d) Kepala Bagian Perpustakaan & Dokumentasi (e) Sekretaris Redaksi
Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kegiatan
(a) M enyiapkan serta mengarahkan usulan rencana isi. (b) M engikuti rapat pleno perencanaan isi.
(c) M enyusun outline Laporan Utama atau Laporan Khusus. (d) M engontrol kesiapan naskah dan unsur.
(e) M enyempurnakan naskah dan unsur visual untuk diteruskan ke Tatamuka.
2. Organisasi
(a) M enyelenggarakan pertemuan periodik dengan segenap anggota kompartemen untuk menyempurnakan metoda kerja.
(b) M engadakan konsultasi dengan Pemimpin Redaksi.
(c) M enjaga kerjasama dengan segenap Redaktur Pelaksana serta unit kerja yang setingkat.
(d) M emimpin SWOT Kompartemen.
3. Personalia
(a) M elakukan evaluasi prestasi kerja para anggota Kompartemen.
(b) M embina kemampuan seluruh personil Kompartemen, baik melalui latihan formal maupun non-formal.
Wewenang
1. M enyetujui, menolak dan atau menyempurnakan hasil laporan/naskah serta unsur visual sebelum diteruskan ke Bagian Produksi & Tatamuka.
2. M elakukan liputan sendiri.
3. M enyetujui atau menunda jadwal cuti anggota Kompartemen.
4. M elakukan kontak (lobi) dengan berbagai sumber berita di dalam negeri dan luar negeri.
C. Penulis
Nama jabatan : Penulis
Tujuan umum jabatan : M eramu hasil liputan (tulisan dan gambar) untuk tiap nomor penerbitan.
Kedudukan dalam Organisasi
1. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Liputan Jakarta 2. Hubungan kerja ke samping :
(b) Fotografer
(c) Sekretaris Liputan Jakarta (d) Staf Layanan Informasi (e) Sekretaris Redaksi 3. Hubungan Khusus :
(a) Para Penulis
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Kegiatan
(a)M enyiapkan usulan topik berita dan menyampaikan kepada Kepala Liputan Jakarta.
(b)M engikuti rapat pleno perencanaan isi.
(c)M elakukan tugas penulisan hasil liputan reporter. (d)M embuat laporan keuangan penugasan.
Wewenang
1. M elakukan tugas liputan ke lapangan.
2. M elengkapi bahan penulisan dengan riset kepustakaan. 3. M embina hubungan lobi dengan narasumber.
D. Reporter
Nama jabatan : Reporter
Tujuan umum jabatan : M elakukan liputan lapangan sesuai kepentingan penerbitan.
Kedudukan dalam Organisasi
1. Bertanggung-jawab langsung kepada Kepala Liputan Jakarta. 2. Hubungan kerja ke samping :
(a) Para Reporter
(b) Staf Layanan Informasi (c) Sekretaris Liputan Jakarta. 3. Hubungan Khusus :
(a) Redaktur (b) Penulis
Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kegiatan
(a) M enyiapkan usulan topik berita, dan menyampaikannya kepada Kepala Liputan Jakarta.
(b) M engikuti rapat rutin Liputan Jakarta.
(c) M elakukan tugas liputan dan riset dalam pengadaan laporan (tertulis dan unsur visual).
(d) M embuat laporan keuangan penugasan. Wewenang
E. Fotografer
Nama jabatan : Fotografer
Tujuan umum jabatan : M elaksanakan tugas pengadaan foto kewartawanan sesuai dengan kepentingan majalah.
Kedudukan Dalam Organisasi
1. Bertanggung jawab kepada Koordinator Staf Foto 2. Hubungan kerja ke samping :
(a) Para anggota Staf Foto. (b) Para anggota Biro Redaksi (c) Dokumentasi Foto
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Aktifitas
(a)M elakukan tugas pemotretan, baik mendampingi para wartawan tulis, maupun berjalan sendiri, untuk kepentingan isi majalah Gatra.
(b)M engikuti rapat rutin Redaksi Foto. (c)M engikuti rapat rutin para reporter.
2. Organisasi
(a)M elakukan konsultasi dengan Redaktur Foto, Koordinator Staf Foto dan para Jabrik, mengenai foto yang diperlukan.
(b)M elakukan pengisian keterangan foto-foto yang dibuat, langsung di komputer, atau Dokumentasi Foto.
(c)M enjaga kerjasama dengan sesame anggota Staf Foto.
Wewenang
1. M elakukan pemotretan sendiri untuk melengkapi dan memperbaharui koleksi foto Gatra.
3.2 Gambaran S istem
Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Alur Data atau Data Flow Diagram. Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas.
3.2.1 Data Flow Diagram
M enurut Whitten, Bently dan Dittman (2004, p236), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut.
Berdasarkan pengamatan, survei dan wawancara yang dilakukan pada PT. ERA M EDIA INFORMASI maka dapat diketahui dengan jelas sistem kerja yang berjalan pada perusahaan tersebut.
Gambar 3.4 Diagram Level 0 S istem Yang Sedang Berjalan
3.2.2 Prosedur Produksi Majalah Gatra
Pada PT. ERA M EDIA INFORMASI terdapat 2 macam tahapan prosedur poduksi M ajalah GATRA yaitu Prosedur Penugasan dan Prosedur Penulisan.
Gambar 3.5 Workflows PT Era M edia Informasi
A. Penugasan
1. Bagian Redaksi, PTM melakukan Rapat Perencanaan untuk menentukan masalah yang akan diangkat untuk dijadikan berita.
2. Dari hasil rapat, penanggung jawab rubrik membuat surat penugasan untuk dikirimkan kepada pusat liputan.
3. Setelah menerima surat penugasan, pusat liputan menentukan reporter lalu diteruskan kepada reporter yang bersangkutan.
Flow Penugasan
B. Penulisan
1. Hasil laporan-laporan yang ditulis oleh reporter kemudian dirapatkan ke dalam rapat ceking untuk menentukan apakah masalah tersebut sudah sesuai dengan kriteria yang akan dimuat dalam majalah.
2. Dari hasil rapat, redaktur pelaksana membuat kertas merah yang dikirim kepada penanggung jawab rubrik.
3. Penanggung jawab rubrik membuat tulisan berdasarkan kertas merah yang diberikan.
4. Tulisan yang dibuat oleh penanggung jawab rubrik kemudian dikirim kepada redaktur pelaksana untuk penyuntingan tulisan.
5. Setelah penyuntingan tulisan dikirim kepada editor naskah untuk dilakukan pengeditan bahasa sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang benar.
6. Setelah tulisan tersebut diedit kemudian dikirim kepada PTM untuk penyusunan layout.
Flow Penulisan
3.3 Analisis Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan PT Era M edia Informasi yaitu : Tabel 3.1 Analisi kebutuhan informasi
Entity Name Description
Pegawai Berisi informasi tentang pegawai yang
bekerja pada PT. Era M edia Informasi.
Penugasan Berisi mengenai penugasan yang diberikan
oleh Penanggung Jawab Rubrik.
Rubrik Berisi tentang daftar rubrik yang ada pada
majalah Gatra.
Vel Berisi mengenai informasi tentang jadwal
cetak majalah Gatra.
Deadline_Naskah Berisi mengenai tanggal deadline
pengumpulan naskah berita.
Deadline_Vel Berisi mengenai tanggal deadline mencetak majalah gatra.
Foto Berisi daftar Foto yang diambil oleh
Fotografer
Jenis_Insiatif Berisi tentang cakupan pemberi inisiatif masalah, terdiri dari Jenis Inisiatif Tunggal, Kecil, Gabungan
Kertas_ merah Berisi tentang daftar kertas merah yang dibuat Redaktur Pelaksana sebagai
panduan dalam membuat tulisan oleh Penanggung Jawab Rubrik
Kompartemen Berisi tentang daftar Kompartemen,
dimana kompartemen tersebut berisi berbagai macam rubrik.
Penugasan_Reporter Berisi tentang daftar penugasan reporter yang diberikan Pusat Liputan.
Tulisan Berisi tentang daftar tulisan yang dibuat
oleh Penanggung Jawab Rubrik.
Bagian Berisi tentang Jabatan dari karyawan
bagian redaksi pada PT. Era M edia Informasi
Laporan Berisi tentang daftar laporan yang dibuat
oleh Reporter.
Perkembangan Berisi tentang informasi perkembangan
3.4 Permasalahan Yang Dihadapi
Permasalahan yang sedang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan saat ini adalah:
1. Penulisan naskah berita masih dikerjakan secara offline, sehingga karyawan redaksi saat membuat penulisan untuk menyusun sebuah naskah berita harus dikerjakan di kantor.
2. Antara sistem penugasan dan penulisan belum terintegrasi dalam satu aplikasi yang menyulitkan dalam penyusunan naskah berita.
3. Sistem yang sedang berjalan saat ini belum memiliki standar baku dalam membuat penugasan maupun penulisan sehingga karyawan sering mengalami kesulitan jika harus membuat penugasan ataupun penulisan yang benar.
3.5 S olusi Pemecahan Masalah
Setelah melihat dan menganalisa masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Era M edia Informasi, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut :
1. M embuat sistem aplikasi penulisan berbasis web, sehingga karyawan pada bagian redaksi dapat membuat tulisan tanpa harus datang ke kantor.
2. M erancang ulang sistem penugasan dan penulisan yang terintegrasi dalam satu aplikasi berbasis web yang akan memudahkan karyawan dalam membuat penugasan dan penulisan naskah berita.
3. M embangun aplikasi yang memiliki standar baku dalam membuat penugasan dan penulisan yang dikerjakan karyawan bagian redaksi.
