i-p2p: Vendor Management Overview 23 Desember 2014

i-P2P: Vendor Management

Overview

Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada,

diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis

•Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan

• Aplikasi terkait proses bisnis Procurementyang belum terintegrasi.

(ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll)

• Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi.

• Efisiensi dan efektifitas proses procurementdalam rangka meningkatkan operational excellence

perusahaan.

• Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler.

• Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero).

• Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1)

• Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end).

Latar Belakang

Sistem

procurement

yang terintegrasi

(end-to-end)

yang

menerapkan

prinsip SRM

Sistem ini nantinya akan terintegrasi baik untuk

korporat dan anak perusahaan Pertamina

Solusi

Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina.

Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy

Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment.

Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data

administratif perusahaan (self service)

Kendala External (Vendor)

 Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement

 Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement

 Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif

 Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat

Kendala Internal

(Pertamina)

Apakah

“ i-P2P “

itu?

Aplikasi online untuk membantu pencatatan

proses bisnis pengadaan barang dan jasa

(terutama non Hydro) mulai dari permintaan,

penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing,

pembayaran dan pajak yang terintegrasi

langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan

oleh Pertamina beserta anak perusahaannya.

Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk

meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina

http://www.pertamina.com/i-p2p

Baseline:

i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user management serta workflow definition.

Master Data Mgmt Pengelolaan master data terkait proses procurement termasuk di dalamnya data vendor

Vendor Mgmt Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dimungkinkan dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Contract Mgmt Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring.

Sourcing Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara OL serta memberikan notifikasi kpd penyedia secara electronic. Collaborative Procurement Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Spend Analysis

Mengklarifikasi & menganalisa data purc activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa Invoice Mgmt Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR/GI consigment Payment Mgmt Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP

Tax

Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya,

Reporting

Sifatnya operational seperti report data vendor, contract management, spend Analysis serta invoice dan payment

Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal

Pertamina dan external (Vendor)

Implementasi i-P2P Modul Vendor Management

Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang

ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri

Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di

Pertamina

Paperless-ready

: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update

data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy.

Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan

hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke

unit procurement terdaftar

Desember 2014

a

b

c

Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management

Fitur/Fungsionalitas

Vendor

SKT

Vendor

Non SKT

Vendor

Baru

1

Re-Registrasi

Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor

vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi

data di i-P2P

Ya

Ya

-2

Registrasi

Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di

Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor

vendor

-

-

Ya

3

Upgrade SKT

Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade

status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam

proses procurement di Pertamina)

-

Ya

-4

Update data

Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data

di i-P2P

Ya

-

-5

Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location)

Digunakan

oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement

terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau

antar perusahaan di Pertamina

Ya

-

-6

CSMS

Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan

penilaian Contractor Safety Management System (CSMS)

-Re-Registrasi

Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT)

untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan

8

Prerequisite

:

1. NPWP vendor

belum pernah

didaftarkan di i-P2P

2. Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina

Re-Registrasi: Normal Flow

Re-Registrasi

Verifikasi & Approval _{Admin Reg Loc}

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWP Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina

Output

Utama yang

dihasilkan

Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina

Pertamina (Admin Reg Loc)melakukan verifikasi data pendaftaran dan

menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data

Vendor (SKT)menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan)

Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT

Re-Registrasi: Return Flow

10

Input data

re-registrasi

Verifikasi

OK?

No / Rejected

Yes

Re-Registration

completed

Vendor

Pertamina

Registrasi

Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan

mendapatkan nomor vendor

Registrasi: Normal Flow

12

Registrasi

Verifikasi & Approval Admin Reg Loc

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst)

Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina

Output

Utama yang

dihasilkan

Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya

diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina

Pertamina (Admin Reg Loc)

melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data

Verifikasi & Approval

MDM

Pertamina (MDM)melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data

registrasi ke MySAP

Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P

Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKT

Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P

Registrasi: Return Flow

Input data

registrasi

Verifikasi

OK?

No / Rejected

Verifikasi

Yes

OK?

No / Return to adm reg loc

Registration

completed

Vendor

Pertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina

(MDM)

Upgrade SKT

Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT

(SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses

procurement di Pertamina)

14

Upgrade SKT: Normal Flow

Upgrade

SKT

Verifikasi & Approval Admin Reg Loc

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data

perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)

Output

Utama yang

dihasilkan

Pertamina (Admin Reg Loc)

melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.

Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM

Pertamina (Legal)melakukan verifikasi data legalitas

perusahaan vendor

Pertamina (Keuangan)

melakukan verifikasi data keuangan vendor

Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS

Pertamina (Procurement)

melakukan verifikasi data procurement

Pertamina (MDM)submit data vendor SKT ke MySAP

Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi

Vendor terdaftar sebagai SKT

Upgrade SKT: Return Flow

16

Input data

registrasi

Verifikasi

OK?

No / Return

Verifikasi

Yes

OK?

No / Return to

adm reg loc

Upgrade SKT

completed

Vendor

Pertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina

(MDM)

Yes

Pertamina

(Legal, Finance, HSE, Procurement)

Verifikasi

(Legal)

Verifikasi

(Finance)

Verifikasi

(HSE)

OK?

Verifikasi

(Procurement)

Verifikasi

OK?

Pertamina

(Admin RegLoc)

No / Reject SKT

Upgrade SKT

rejected

Yes

Update Data

Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P

Update Data: Normal Flow

18

Update

Data

Verifikasi & Approval Admin Reg Loc

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor SKT mengisikan dan men-submit data

perusahaan yang ingin

diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*)

Output

Utama yang

dihasilkan

Pertamina (Admin Reg Loc)

melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE.

Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM

Pertamina (Legal)melakukan verifikasi data legalitas

perusahaan vendor

Pertamina (Keuangan)

melakukan verifikasi data keuangan vendor

Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS

Pertamina (Procurement)

melakukan verifikasi data procurement

Pertamina (MDM)submit data vendor SKT ke MySAP

Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi

Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P

Update Data: Return Flow

Input data

update

Verifikasi

OK?

No / Return

Verifikasi

Yes

OK?

No / Return to

adm reg loc

Update data

completed

Vendor

Pertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina

(MDM)

Yes

Pertamina

(Legal, Finance, HSE, Procurement)

Verifikasi

(Legal)

Verifikasi

(Finance)

Verifikasi

(HSE)

OK?

Verifikasi

(Procurement)

Verifikasi

OK?

Pertamina

(Admin RegLoc)

No / Reject SKT

Update data

rejected

Yes

Yes

Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location)

Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar,

baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina.

Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar

20

Extend Registered Location: Normal Flow

Extend

Registered

Location

Verifikasi & Approval Admin Reg Loc

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend:

Company Code Registered Location Sub Bidang

Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu

perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina

Output

Utama yang

dihasilkan

Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju)melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data

Verifikasi & Approval

MDM

Pertamina (MDM)melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data

registrasi ke MySAP

Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses

pengadaan

Vendor menerima email notifikasi status permohonan extend

Extend Registered Location: Return Flow

22

Input data

extend

Verifikasi

OK?

No / Rejected

Verifikasi

Yes

OK?

No / Return to adm reg loc

Extend data

completed

Vendor

Pertamina

(Admin Reg Loc)

Pertamina

(MDM)

CSMS

Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety

Management System (CSMS)

Prerequisite

:

1. Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P

CSMS: Normal Flow

24

CSMS

Verifikasi & Approval Admin

Reg Loc & HSE

Proses

Utama

Users dan

Roles

Vendor SKT & Non SKT

mendownload daftar pertanyaan CSMS

Vendor SKT & Non SKT

mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i-P2P

Vendor SKT & Non SKT

mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS

Output

Utama yang

dihasilkan

Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM

Verifikasi & Approval

MDM

Pertamina (MDM)melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan men-submit status CSMS ke MySAP

Status CSMS vendor terupdate di MySAP

Vendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS

CSMS: Return Flow

Input data

extend

Verifikasi

OK?

No / Rejected

Verifikasi

Yes

OK?

No / Return to HSE

CSMS

completed

Vendor

Pertamina

(HSE)

Pertamina

(MDM)

Yes

26

Email:

admin.ip2p@pertamina.com

rio.afrianto@pertamina.com

Telepon 021-3815111 ext 4537

Pertanyaan

dan