LAYANAN PESAN-ANTAR UNTUK MENGATASI KESULITAN DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN TENTANG BUKU BACAAN
BAGI MAHASISWA UNIVERSITAS BRAWIJAYA Aziz Effendy, Abdul Khaqim, Swasono Ari Yuswantoro
Jurusan Fisika, Universitas Brawijaya, Malang
ABSTRAK
Kebutuhan akan buku dari berbagai elemen masyarakat sangat besar, terutama mahasiswa karena buku merupakan sarana untuk memperluas pengetahuan. Kebutuhan yang besar tersebut harus diimbangi dengan cepatnya jalur distribusi buku dari produsen ke tangan konsumen. Dengan sistem yang sudah ada, distribusi buku kurang maksimal karena minimnya informasi tentang keberadaan buku yang sampai pada konsumen. Untuk mengatasi kesulitan dalam memenuhi kebutuhan tentang buku tersebut maka dibangun suatu layanan yaitu Brawijaya Delivery-Order. Brawijaya Delivery-Order merupakan usaha berbentuk jasa. PKMK ini bertujuan untuk mempermudah Mahasiswa UNIBRAW dalam memperoleh buku bacaan sehingga dapat menghemat biaya, waktu dan mengatasi kesulitan mencari buku-buku yang dibutuhkan, menjadi katalisator dan fasilitator pengembangan minat membaca Mahasiswa UNIBRAW, dan untuk mengembangkan jiwa kemandirian dan enterpreneurship. Hasil kegiatan layanan ini memberikan keuntungan bagi mahasiswa yaitu : hemat biaya (mengurangi biaya transportasi bagi konsumen), efisiensi waktu (via telpon, sms dan email), dan kemudahan (mudah dalam mencari buku yang dibutuhkan dengan sistem pemusatan informasi). Beberapa mitra usaha yang berhasil dibangun antaralain: TB.Toga Mas, TB.Borneo, TB. Fitrah, TB.Dian Ilmu,TB. Pustaka Barokah, TB.Era Media, Penerbit Mizan, Penerbit GIP, Penerbit LkiS, Penerbit Aneka Ilmu, Pustaka Pelajar, Salemba, Andi Offset, Elexmedia Computindo, Rajawali Press, Graha Ilmu, LOF FORKALAM F.MIPA UB, UM Press dan Perpustakaan pusat Brawijaya.
Kata kunci : buku, pesan-antar, mahasiswa
PENDAHULUAN
Buku adalah salah satu sarana mendasar dalam proses pembelajaran, karena buku merupakan jendela dunia yang akan mengantarkan siapa saja yang membacanya ke gerbang-gerbang pengetahuan. Buku menjadi sumber ilmu, bukti-bukti sejarah dan perkembangan budaya peradaban manusia. Selain itu, buku mampu menyimpan hal-hal yang tidak mungkin tesimpan selamanya didalam otak manusia, karena keterbatasan yang dimiliki manusia sehingga buku merupakan memori kedua manusia yang dapat diperbarui demi kesinambungan ilmu pengetahuan.
Di sisi lain, proses dalam mendapatkan buku khususnya bagi mahasiswa banyak faktor yang menjadi penghambat. Salah satu faktor penghambatnya adalah distribusi dan informasi buku yang sangat lambat untuk sampai ke tangan konsumen. Faktor lain yang mempengaruhi yaitu biaya transportasi untuk mendapatkan buku, keterbatasan waktu dan kesulitan mencari buku yang dibutuhkan.
Oleh karena itu diperlukan suatu sistem layanan yang diharapkan mampu menjadi katalisator sekaligus fasilitator untuk meningkatkan kecepatan distribusi buku agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Berdasarkan pemikiran-pemikiran di atas dan komitmen serta tekad yang bulat, maka diajukan usulan Program Kreatifitas Mahasiswa Mengenai Kewirausahaan (PKMK) yang bergerak di bidang jasa yaitu Layanan Delivery-Order (pesan-antar) Untuk Membantu Mengatasi Kesulitan Dalam Memenuhi Kebutuhan Tentang Buku Bacaan Bagi Mahasiswa Universitas Brawijaya.
Keunggulan dari sistem yang ditawarkan memberikan tiga manfaat yaitu: pertama, hemat biaya, karena dengan sistem tersebut konsumen yang membutuhkan buku tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk transportasi (jika naik angkutan umum memerlukan biaya dua kali lipat dibandingkan dengan sistem yang ditawarkan, hal itu apabila hanya menggunakan satu jalur angkutan jika dua atau lebih maka biaya dapat berlipat-lipat. Kedua, efisiensi waktu, sebab dengan sistem yang ditawarkan, konsumen hanya cukup memesan via telepon, sms, email atau langsung ke pusat Brawijaya Delivery-Order yang relatif bisa dijangkau dengan jalan kaki (didalam kampus). Ketiga, kemudahan, karena sistem ini menawarkan kemudahan dalam mencari buku yang dibutuhkan konsumen. Dengan sistem yang telah ada seperti toko buku, konsumen masih berkeliling dari toko buku yang satu ke toko buku yang lainnya untuk mengetahui keberadaan buku yang mereka butuhkan. Selain ketiga hal tersebut sistem publikasi yang lebih cepat dan lebih luas karena langsung menjangkau pusat-pusat konsentrasi mahasiswa.
Menurut laporan badan perencanaan pembangunan nasional (BAPPENAS), bahwa diperkirakan angka pengangguran sangat suram dari tahun-ketahun karena tidak tersedianya lapangan pekerjaan. Pada tahun 2002 (40 juta), tahun 2003 (43,6 juta) dan diperkirakan akan meningkat lagi 45,2 juta pada tahu 2004 (Surya, 18 Februari 2004, hal 25). Salah satu solusi dalam menghadapi perekonomian yang buruk (pengangguran) adalah menciptakan usaha mandiri atau kewirausahaan. Jiwa kewirausahaan perlu dimiliki dan dikembangkan oleh mahasiswa selama mengikuti perkuliahan untuk mempersiapkan diri sebelum terjun ke masyarakat. Sehingga dengan potensi kewirausahaan yang dimiliki memungkinkan untuk menciptakan gagasan-gagasan penciptaan lapangan usaha.
Usulan Program Kreatifitas Mahasiswa Kewirausahaan (PKMK) dengan judul di atas dalam rangka memecahkan permasalahan “ apakah dengan layanan Delivery-Order (pesan-antar) dapat memberikan manfaat bagi mahasiswa baik dari segi biaya transportasi, efisiensi waktu maupun kemudahan dalam memperoleh buku bacaan?”. Lingkup kegiatan PKMK yang akan dijadikan sasaran adalah Layanan Delivery-Order (pesan-antar) untuk Mahasiswa Universitas Brawijaya.
Usulan Program Kreatifitas Mahasiswa Kewirausahaan (PKMK) dengan judul di atas dalam rangka mencapai tujuan sebagai berikut :
a. Untuk mempermudah Mahasiswa UNIBRAW dalam memperoleh buku bacaan sehingga dapat menghemat biaya, waktu dan mengatasi kesulitan mencari buku-buku yang dibutuhkan,
b. Menjadi katalisator dan fasilitator pengembangan minat membaca Mahasiswa UNIBRAW,
c. Untuk mengembangkan jiwa kemandirian dan enterpreneurship bagi pelaksana kegiatan.
Kegiatan PKMK tersebut mempunyai manfaat sebagai berikut :
a. Memudahkan Mahasiswa UNIBRAW dalam memperoleh buku bacaan dengan lebih cepat,
b. Dapat memotivasi Masiswa UNIBRAW dalam mengembangkan minat membaca,
c. Membantu Mahasiswa UNIBRAW dalam memperlancar proses pembelajarannya,
d. Menghemat waktu dan biaya konsumen untuk mendapatkan buku, e. Pembelajaran usaha mandiri bagi pelaksana kegiatan.
METODE PENDEKATAN
A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kegiatan layanan Brawijaya Delivery-Order (pesan-antar) dilaksanakan selama delapan (8) bulan, mulai bulan Maret 2005 sampai November 2005. Sedangkan tempat pelaksanaan berada di dalam area kampus Brawijaya, dimana Fakultas MIPA sebagai pusat kegiatan dan Centre of Brawijaya Delivery-Order dan Perpustakaan Universitas Brawijaya sebagai lokasi Grand Opening Centre.
B. Tahapan Pelaksanaan
Pelaksanaan layanan Brawijaya Delivery-Order (pesan-antar) dilakukan dengan beberapa tahap yaitu :
1. Persiapan Kegiatan, meliputi : a. Pengadaan alat-alat usaha
b. Pembuatan publikasi dan promosi c. Pembuatan katalog buku
d. Membangun kerja sama dengan lembaga-lembaga di UNIBRAW dalam rangka membuka jaringan pemasaran.
2. Pelaksanaan Kegiatan, meliputi : a. Penebaran publikasi
d. Penindaklanjutan kerja sama dengan instansi dan lembaga-lembaga di UNIBRAW
e. Penjemputan pembeli pasif. 3. Pelaporan Kegiatan
C. Instrumen Pelaksanaan
Beberapa intrumen yang dipergunakan dalam pelaksanaan layanan Brawijaya Delivery-Order (pesan-antar) adalah :
1. Peneliti
Salah satu instrumen penelitian kami adalah dengan memasukkan manusia atau peneliti sendiri sebagai alat pengumpul data utama. hal ini berpengaruh terutama dalam proses wawancara dan analisis data.
2. Pedoman Wawancara
Yaitu berupa daftar pertanyaan (Quisioner) yang diajukan kepada informan penelitian. Hal ini berguna untuk mengarahkan peneliti dalam pencarian data terutama dalam melakukan wawancara. Kami memberikan daftar pertanyaan (Quisioner) dua kali, yaitu waktu sebelum pelaksanaan Launching Perdana dan setelah Launching Perdana kegiatan kami.
3. Perangkat penunjang yang meliputi : Alat Transportasi berupa sepeda motor, alat komunikasi berupa HP Flexi, perangkat publikasi (pamflet, liflet dan spanduk), perangkat dokumentasi (kamera) dan alat-alat usaha (buku nota, stempel, alat tulis dan buku pembukuan keuangan).
Metodologi yang digunakan adalah studi eksploratif yang meliputi : a. Survey Pasar
Untuk mengetahui peluang pasar, maka dilakukan penyebaran angket dengan variabel-variabel sebagai berikut :
1. Bagaimana cara mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan tentang buku bacaan,
2. Ketertarikan terhadap layanan pesan-antar, 3. Kebutuhan tentang buku bacaan meliputi : a Jenis buku,
b Jumlah buku per bulan, c Harga buku,
d Prioritas.
4. frekuensi menggunakan layanan pesan-antar buku, jika layanan tersebut sudah ada.
Setelah dilakukan survei pasar melalui penyebaran angket secara acak dengan empat (4) variabel di atas kepada 1000 mahasiswa dari 10 fakultas di lingkungan Universitas Brawijaya, maka diperoleh informasi sebagaimana tersebut di bawah ini.
Mengenai cara mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan buku bacaan dimana setiap mahasiswa boleh memilih lebih dari satu pilihan, maka didapat hasil angket sebagai berikut :
Ket : Pilihan lebih dari satu.
b. Realisasi di Lapangan
Dalam menjalankan kegiatan ini, ada beberapa hal yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan yang meliputi :
1. Persiapan kegiatan, yaitu mempersiapkan segala hal yang mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan.
2. Pelaksanaan kegiatan, yaitu proses pelaksanaan langkah-langkah yang telah direncanakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sesuai dengan langkah-langkah yang akan dilakukan pada proposal usulan PKMK awal, maka selama jangka waktu kontrak telah diperoleh hasil sebagai berikut:
Pengadaan alat-alat usaha
Pada proses ini telah dilakukan perancangan dan pembuatan stempel, buku nota, setra pembelian bantalan stempel, tinta, alat tulis, buku keuangan dan alat komunikasi.
Pembuatan publikasi dan promosi
Pembuatan publikasi berupa pamflet, liflet dan spanduk. Sedangkan promosi yang telah dilakukan berupa pemberian potongan harga (discount) kepada konsumen. Potongan yang diberikan antara 7,5% sampai 25%. Promosi berupa potongan harga sangat diminati oleh konsumen. Hal ini dapat dilihat dari hasil interaksi dengan konsumen, hampir semua konsumen selalu membandingkan harga di Brawijaya Delivery-Order (BDO) dengan tempat lain. Dengan strategi potongan harga sebesar itu Brawijaya Delivery-Order mampu bersaing dengan penjual-penjual buku dalam hal patokan harga jual. Dan profit yang diperoleh dari patokan harga tersebut antara 10% sampai 20%.
Pembuatan katalog buku
Pembuatan katalog buku ini relati agak lama, penyusunan catalog dilakukan secara bertahap karena harus memilah dari masing-masing jenis buku yang berasal dari berbagai penerbit. Hal ini dilakukan untuk memberi kemudahan bagi konsumen dalam pencarian buku. Katalog yang telah dihasilkan berupa hardcopy (buku katalog). Dan dalam pengembangan usaha ini akan dibuat katalog yang berupa softcopy (sistem pencarian otomatis dengan menggunakan komputerisasi).
Mengenai katalog yang berupa softcopy dimuat dalam suatu website, sehingga bisa diakses dari manapun dan kapanpun serta akan di Link-kan dengan perpustakaan-perpustakaan digital (seperti di Universitas Brawijaya). Hal ini merupakan salah satu sarana yang strategis dalam mempublikasikan Brawijaya Deliveri-Order dan dapat merangsang mahasiswa dalam pengembangan minat membaca.
Penindaklanjutan kerja sama dengan mitra usaha
Seiring dengan berjalannya waktu mitra usaha Brawijaya Deliveri-Order semakin bertambah. Jika pada awal pengajuan proposal PKMK hanya 5 mitra usaha yang bergabung. Dan sampai laporan ini dibuat, mitra usaha yang tergabung dengan Brawijaya Delivery-Order sebagai berikut : TB.Toga Mas, TB.Borneo, TB. Fitrah, TB.Dian Ilmu,TB. Pustaka Barokah, TB.Era Media, Penerbit Mizan, Penerbit GIP, Penerbit LkiS, Penerbit Aneka Ilmu, Pustaka Pelajar, Salemba, Andi Offset, Elexmedia Computindo, Rajawali Press, Graha Ilmu, LOF FORKALAM F.MIPA UB, UM Press dan Perpustakaan pusat Brawijaya. Usaha dalam menggait mitra usaha baru akan terus dilakukan agar dapat memenuhi permintaan pasar yang bervariasi.
Penyebaran publikasi
Publikasi disebarkan dengan cara: untuk pamflet disebarkan di tempat-tempat strategis seperti papan pengumuman, mading (majalah dinding), Unit Kegiatan Mahasiswa, LOF, Himpunan Mahasiswa Jurusan, dan kontrakan mahasiswa. Sedangkan liflet disebar di pintu gerbang masuk UNIBRAW, ruang seminar, pameran, bazaar dan ruang kuliah. Dan spanduk dan papan promosi dipasang pada saat pameran dan bazaar berlangsung.
Grand Opening Centre (Launcing Perdana) Brawijaya Delivery- Order
Dalam suatu pemasaran diperlukan gebrakan yang spektakuler untuk membuka pintu kesuksesan. Untuk memperkenalkan layanan baru sangat diperlukan adanya publikasi dan promosi agar konsumen mengetahui informasi yang akan disampaikan. karena kesan pertama merupakan hal yang akan menjadikan mind Frame , yaitu akan memberikan suatu kesan dihati konsumen, sehingga launching perdana merupakan langkah awal dalam mempublikasikan dan mempromosikan layanan unggulan ini.
Launcing perdana yang diadakan di depan perpustakaan pusat Universitas Brawijaya karena Tempat tersebut sangat strategis sebab merupakan jalur utama konsumen buku, sehingga menguntungkan sekali dalam pemasaran layanan unggulan ini. Sedangkan waktu pelaksanaan pada 16-21 mei 2005 karena Waktu tersebut tepat sekali karena pada pertengahan bulan anggaran dana mahasiswa masih penuh, sehingga dapat disisihkan untuk buku bacaan. Dan juga waktu tersebut adalah setelah Ujian Tengah Semester (UTS) dimana mahasiswa mempunyai waktu luang untuk berkunjung di pusat keramaian dan sedang mempersiapkan kuliah mereka selanjutnya, sehingga kebutuhan tentang buku besar.
Sebenarnya untuk mengadakan launcing perdana ini memerlukan dana yang cukup banyak. Namun dengan menjalin hubungan baik dengan perpustakaan pusat Brawijaya maka dapat dihemat dana sebesar Rp. 900.000,00 (untuk sewa tempat, kursi, meja dan alat-alat lainnya). Sedangkan keuntungan atau profit kotor sebelum dikurangi biaya operasional sebesar Rp. 500.000,00 dan biaya operasional sebesar Rp. 100.000,00 sehingga keuntungan bersih sebesar Rp. 400.000,00.
Pengaktifan Layanan Delivery-Order (Pesan-Antar) Buku
Dalam melayani pesanan Brawijaya Delivery-Order memberikan jangka waktu paling lama satu minggu. Namun jika buku yang dicari mudah dan stoknya ada maka langsung dikirimkan dalam jangka waktu satu atau dua hari.
Sedangkan jangkauan kerja Brawijaya Delivery-Order masih dikhususkan untuk Brawijaya saja. Dalam pengembangan selanjutnya dapat diperluas lagi untuk universitas-universitas lainnya. Brawijaya Delivery-Order dapat membuka bagi para mahasiswa disetiap cabang nantinya.
Perbaikan kinerja Layanan Delivery-Order (Pesan-Antar) buku
Perbaikan kinerja dilakukan dengan mempertimbangkan kendala-kendala yang dihadapi (buku yang telah dipesan tidak dapat dikembalikan lagi, ketidakjelasan identitas buku yang dipesan, pelaku kegiatan harus menyesuaikan antara jadwal kegiatan (pesan-antar) dengan jadwal akademik yang padat. Dengan kendala tersebut pelaku kegiatan melakukan hal-hal sebagai berikut : membuat kesepakatan yang jelas dengan konsumen untuk menghindari pembatalan buku yang telah dipesan, perbaikan sistem katalog dengan komputerisasi, Penjadwalan yang jelas dalam kerja tim.
Dengan perbaikan kinerja tersebut Brawijaya Delivery-Order dapat memberiakn kepuasan kepada konsumen. Contoh : perbaikan katalog dengan membuat katalog digital, ini dapat mempermudah dalam pencarian buku yang dibutuhkan. Karena dari hasil interaksi kami dengan konsumen, masih banyak konsumen yang hanya tahu judul bukunya saja, bahkan belum lengkap. Padahal banyak judul buku yang mirip. Sedangkan bagi Brawijaya Delivery-Order hal ini mempermudal dalam berinteraksi dengan supplier dan meminimalkan kesalahan pemesanan.
Promosi dan pengikutsertaan pada pameran dan bazaar
Untuk mempublikasikan dan mempromosikan layanan secara berkala maka Brawijaya Delivery-Order ikut dalam pameran dan bazaar-bazaar yang ada di Brawijaya. Sedangkan sarana promosi meliputi kalender cantik dan pembatas buku.
Penjemputan pembeli pasif.
Brawijaya Delivery-Order mendatangi langsung kelompok orang atau mahasiswa dilingkungan Universitas Brawijaya untuk menawarkan layanan Delivery-Order secara langsung.
KESIMPULAN
Layanan Brawijaya Delivery-Order (BDO) mempermudah mahasiswa Universitas Brawijaya dalam memperoleh buku karena dapat menghemat biaya, efisiensi waktu dan mengatasi kesulitan memcari buku-buku yang dibutuhkan.
Layanan Brawijaya Delivery-Order (BDO) menjadi katalisator dan fasilitator pengembangan minat membaca mahasiswa Universitas Brawijaya dengan tiga keunggulan yang dimilikinya.
