SIKLUS
PENJUALAN
Kelemahan sistem
Sistem penjualan dari PT PERABOT JAYA mempunyai beberapa kelemahan yang harus diperbaiki:
Sales order yang berisikan calon pelanggan belum diapprove oleh bagian pemasaran Bagian pengiriman mengirim order pesanan hanya tercantum alamat. tidak ada data
lain yang mendukunng pada faktur penjualan Surat jalan belum di otorisasikan dengan lengkap
Bukti pengiriman barang pada bagian keuangan sebelum melakukan penagihan ke
pelanggan belum diotorisasi
Belum melakukan review penerimaan pelunasan dari pelanggan yang akan
diserahkan kasir
Voucher penerimaan kas hanya untuk pembayaran tunai belum besertakan
pembayaran kredit
Rekomendasi sistem
Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut rekomendasi kepada PT PERABOT JAYA untuk melakukan beberapa tindakan yaitu:
Pada bagian pemasaran pembuatan sales order harus dengan sistem yang
terkomputerisasi
Faktur penjualan harus disertakan data pelanggan yang lengkap Surat jalan harus di otorisasi terlebih dahulu
Pada bagian pengiriman,harus dengan sistem yang terkomputerisasi beserta surat
jalan untuk menghasilkan dokumen pengantar untuk menerima faktur penjualan. Bagian keuangan dan administrasi harus menggunakan sistem terkomputerisasi
setelah menerima bukti penerimaan barang yang diotorisasi oleh bagian pengangkutan dan pengiriman.
Pertama-tama prosedur ini dilakukan oleh kepala bagian yang dilakukan di bagian pemasaran berdasarkan sales order yang dilakukan pada awal penawaran antara bagian pemasaran dan calon pelanggan maka membuat faktur penjualan yang mencantumkan nama dan alamat pemesan, nomor telepon,nomor surat pesanan,nama,kuantitas barang yang dipesan serta jumlah yang harus dibayar. Faktur dibuat dalam 5 rangkap :
1 lembar---pelanggan
2 lembar---gudang barang jadi
1 lembar---keuangan dan administrasi 1 lembar--- arsip
Faktur penjualan harus di approve terlebih dahulu. Berdasarkan faktur penjualan yang diterima,bagian gudang barang jadi akan membuat surat jalan yang diberikan ke pelanggan dalam melakukan persiapan barang, bagian gudang barang jadi bekerja sama dengan bagian pemesanan,bagian pengangkutan, dan bagian pengiriman. Sebelumnya surat jalan harus di otorisasi terlebih dahulu.
Pada bagian keuangan dan administrasi, akan menerima faktur penjualan dari bagian pemasaran dan melakukan pencatatan ke dalam kartu persediaan A/P dan A/R. Setelah menerima bukti penerimaan barang, bagian keuangan akan melakukan penagihan pelanggan yang diserahkan ke kasir. Kemudian kasir membuat voucher penerimaan kas, sama hal nya juga dengan pembayaran tunai dan kredit. Voucher penerimaan kas dibuat rangkap 3 :
1 lembar---manajer keuangan 1 lembar---buku besar
