KONSEP DASAR MANAJEMEN SISTEM DAN TEKN

OTOMASI DALAM KEARSIPAN

OTOMASI DALAM KEARSIPAN

ASIP 4

ASIP 4

432

₄₃₂

.0

_.0

3

₃

KONSEP DASAR:

KONSEP DASAR:

Manajeman, Sistem dan

Manajeman, Sistem dan

MANAJEMEN INFORMASI

MANAJEMEN INFORMASI

Manajemen informasi merupakan kesempatan untuk

meningkatkan produktivitas individu dan organisasi melalui pengambilan keputusan dan komunikasi yang lebih baik

dengan mendayagunakan kemampuan komputer.

Alasan umum mengapa tugas manajemen menjadi lebih kompleks:

•

Pengaruh ekonomi internasional

•

Meningkatnya kekomplekan teknologi

•

Penyusutan kerangka waktu

•

Tekanan pesaing

•

Sementara tugas manajemen semakin kompleks, ada

usaha untuk meningkatkan efektivitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya ini terpusat pada teknik kuantitif dan peralatan elektronik seperti perangkat komputer.

•

Keterampilan yang harus dipunyai oleh seorang manajer yang berhasil adalah komunikasi dan pemecahan

masalah.

•

Manajer menerima dan mentransmisikan informasi dalam bentuk : 1. Lisan (percakapan, telepon) 2. Tertulis

•

Manajer bertindak untuk meminimalisir pengaruh yang akan membuat permasalahan dalam organisasi dan

diharapkan mampu untuk memecahkan masalah.

•

Pengambilan keputusan (decision making) adalah tindakan pemilihan alternatif, biasanya diperlukan untuk membuat beberapa keputusan untuk menyelesaikan masalah.

•

Orientasi system (system orientation) diasosiasikan manajemen modern. → manajer harus melihat

perusahaannya sebagai sebuah keterpaduan unit

•

Pemahaman mengenai komputer dan pemahaman informasi sangat berpengaruh pada keefektifan

Sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang akan membentuk satu kesatuan untuk mengintregasikan data, memproses, dan menyimpan serta

mendistribusikan informasi.

•

SI membantu para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan ikhtisar analisa melalui grafik dan tabel, serta

memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru.

•

SI yang baik memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Dari pemasukan data sampai pada distribusi

•

Agar SI dapat beroperasi secara optimal maka dibutuhkan Teknologi Informasi/TI

•

Proses manajerial membutuhkan SI sebagai porosnya, maka 4 fungsi manajer mencakup:

1. Perencanaan

Siklus Informasi

Siklus Informasi

Tahapan siklus informasi:

1.Pengumpulan data, → seperti sampling, data

transaksi, data warehouse, dsb &biasanya merupakan proses pencatatan data kedalam suatu file.

2.Input→ proses pemasukan data dan prosedur

pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard.

a) Pencatatan data masukan(recording/capturing), b) Manipulasi data( dapat berupa pengklasifikasian,

kalkulasi/perhitungan, pengurutan/sorting,

penggabungan/merging, peringkasan/ summarizing,

penyimpanan/ storing, dan penemuan kembali/ retrieving c) Klasifikasi → pengelompokan data dlm suatu grup berdasar

kategori trtentu

d) Kalkulasi → proses manipulasi data manipulasi data scra aritmatika

f) Penggabungan → menggabungkan dua atau lebih kumpulan data yg memiliki kolom dat(field) yg sama sbg kunci

penghubung

g) Peringkasan→ kump data diringkas, dan dinyatakan dlm

bentuk yg ringkas, sederhana, mudah dimengerti, dan mudah dianalisa, spt dlm bntuk grafik

h) Penyimpanan dan temu kembali

4. Output → hasil pengolahan data akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer

sebagai informasi

Faktor yang menentukan

Faktor yang menentukan

kualitas informasi

kualitas informasi

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya → bebas dari kesalahan, tidak bias, dan tidak menyesatkan

2. Kesempurnaan informasi → disajikan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, atau pengubahan

3. Tepat waktu

4. Relevensi → bernilai manfaat bila diterima oleh mereka yang membutuhkan

Jenis SI berbasis TI yang

Jenis SI berbasis TI yang

dikembangakan berdasar

dikembangakan berdasar

lini manajerial

lini manajerial

•

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction

Processing System/ TPS) → hasil perkembanagn dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomasi termasuk untuk

pemrosesan transaksi.

•

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dalam proses yang

•

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) → peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur khusus &

pemodelan yang unik yang akan membantu dalam keputusan alternatif

•

System informasi e-Business→ untuk menjawab

•

Sistem Pendukung Keputusan ( SPK) → peningkatan dr SIM dg penyediaan prosedur2 khusus&pemodelan yg unik yg akn mmbantu dlm keputusan alternatif

•

System informasi e-Business→ utk menjawab

1. Sistem Informasi tradisional → dioperasikan & dikelola secara semi manual, beroperasi secara lambat,

keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih diragukan.

2. Sistem informasi berbasis komputer → keuntungan utamanya waktu untuk menghasilkan informasi lebih singkat, disamping birokrasi dapat dikurangi,

computer juga mampu proses yang sangat cepat, dengan tingkat keakuratan yang tinggi.

Perkembangan Sistem

Perkembangan Sistem

Informasi

3. Sistem informasi berbasis jaringan perkantoran →

memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran. Perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat transaksi sehingga meningkatkan profit dalam jumlah yang sangat besar, biaya penyusunan laporan dapat dipangkas, mengingat laporan dapat diperoleh seara online

4. Sistem informasi lintas platform (SILP) → teknologi baru yang merupupakan gabungan antara teknologi computer dan

telekomunikasi, dikenal Teknologi Komunikasi Data.

Perkembangan selanjutnya, lahirlah sebuah teknologi internet yang menghubungkan komputer di seluruh dunia. → model system informasi masa depan.

Perkembangan Sistem

Perkembangan Sistem

Informasi

Teknologi informasi merupakan suatu teknologi yang

berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/ informasi dalam batas ruang dan waktu.

Ada 3 istilah yang menggambarkan jenis teknologi informasi •perangkat keras(hardware)

•perangkat lunak(software)

•perangkat pemikir (brainware)

TEKNOLOGI INFORMASI

Perangkat keras → bagian pokok perangkat keras terdiri:

•Masukan (input), keyboard, mouse, lightpen, optical mouse, tuplet (sejenis lightpen), touch screen, scanner, reader, sensor2 lain (sensor suara, video, mekanik, dll), data communication.

•Proses, Central Processing Unit (CPU), memori, Control Unit dan Management Unit (MMU)

Perangkat Keras

3. Storage berbeda dengan memori, secondary storage bersifat lebih tetap: rigid disk/ hard disk, flexible disk (diskette), magnetic tape (magnetic tape, cassette, cartridge), optical disk atau CD ROM,

Secara fungsinya dibagi menjadi:

1.System software→ berfungsi mengatur bagaimana cara menggunakan peralatan. Jenis system software:

•

Operating system (OS): software yang dibutuhkan agar peralatan dapat bekerja → Disk Operating System (DOS), Unix, Windows, linux, dsb

•

Software Development Kit (SDK):software fasilitas yg dibuat oleh pembuat hardware guna membantu para programmer dalam

membuat software baru.

•

Utility Program: perangkat lunak tambahan yang digunakan untuk bermain pada tingkat OS. Berfungsi memodifikasi bagian OS utk

memudahkan pemakai.

Perangkat Lunak

2. Programming Language adl bahasa yg khusus dibuat agar seseorang dapat mmbuat sebuah aplikasi

3. Application software, dibagi 2 fungsi,: fungsi

pmbuatan aplikasi dg Application Development Software dan fungsi pemakaian aplikasi dg Software Package

•

Application Development Software, menekankan pd kemempuan bahasa dlm mmbuat sebuah aplikasi

Demikian pemaparan materi inisiasi 1. Untuk

mengeskplore lebih dalam mengenai konsep

dasar Manajemen, Sistem dan Teknologi

Informasi, silahkan anda baca

BMP Otomasi

Dalam Kearsipan

Untuk pemaparan materi selanjutnya akan

dijelaskan mengenai Perkembangan

Manajemen, Sistem dan Teknologi Informasi.