1
A CONCEPTUAL MODEL OF CHANGE PROJECT REPOSITORY FROM LEADERSHIP TRAINING IN INDONESIA
Hari Soesanto
BPSDM Provinsi DKI Jakarta, Jalan Abdul Muis No.66 Jakarta Pusat
Abstrak
Saat ini, sudah terdapat sejumlah penelitian yang terkait dengan pelatihan kepemimpinan, tetapi masih belum banyak yang memfokuskan pada aspek proyek perubahan atau proyek inovasi, terlebih pada repositori institusi proyek perubahan. Proyek perubahan atau proyek inovasi yang ada hanya tersedia pada masing-masing lembaga pelatihan pemerintah dan pada umumnya masih bersifat dokumen fisik. Selain itu, pada aspek originalitas proyek perubahan yang dihasilkan oleh peserta pelatihan kepemimpinan juga sulit untuk di deteksi karena belum tersedia alat yang dapat digunakan oleh penguji pelatihan kepemimpinan untuk mengakses dokumen proyek perubahan secara cepat dan akurat. Artikel ini menyajikan pemikiran solutif terkait pengembangan alternatif model konseptual repositori proyek perubahan yang diselenggarakan Lembaga Adminitrasi Negara (LAN) dan lembaga pelatihan/ lembaga pengembangan sumber daya manusia baik di tingkat Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah. Penyusunan model dibangun dari agregasi pemikiran yang diperkuat berbagai konsep yang telah ada dengan dipadupadankan dengan hasil penelitian sebelumnya. Atas dasar hal tersebut, artikel ini berhasil menghasilkan suatu alternatif model konseptual yang dapat diadopsi pada tingkatan lanjutan oleh LAN dan lembaga pelatihan/
lembaga pengembangan sumber daya manusia di Indonesia.
Kata Kunci: repositori institusi, pelatihan kepemimpinan, proyek perubahan, proyek inovasi Abstract
Currently, there have been a number of studies related to leadership training, but there are still not many that focus on aspects of change projects or innovation project, especially in the change projects institutional repository. Existing change projects or innovation projects are only available to each government training institution and are generally still physical documents. In addition, aspects of the originality of the change projects made by leadership training participants are also difficult to detect because there are no tools that can be used by leadership training examiners to access change project documents with fast and accurate. This article presents a solutive thought related to the development of alternative conceptual models of change project repositories organized by the National Institue of Public Administration (LAN) and training institutions / human resource development institutions both at the Ministry / Institution / Local Government level. The formulation of the model is built from the aggregation of ideas that is reinforced by various concepts that already exist and combined with the results of previous research. Based on this, this article succeeded in producing an alternative conceptual model that can be adopted at the advanced level by LAN and training institutions / human resource development institutions in Indonesia.
Keywords: institutional repository, leadership training, change project, innovation project
4
PENDAHULUAN
Saat ini, sudah terdapat sejumlah penelitian yang terkait dengan pelatihan kepemimpinan, tetapi masih belum banyak yang memfokuskan pada aspek proyek perubahan, terlebih pada repositori proyek perubahan (Suparman & Lucita, 2018; Suryanto, 2018;
Thaha, 2015; Mukhlis, 2016; Permana, 2016; Suyatna, 2017;
Abdullah, 2018; Rusmulyani, 2015; Sartika & Kusumaningrum, 2017; Soesanto, 2017). Proyek perubahan atau proyek inovasi yang ada hanya tersedia pada masing-masing lembaga pelatihan pemerintah dan pada umumnya masih bersifat dokumen fisik. Selain itu, pada aspek originalitas proyek perubahan yang dihasilkan oleh peserta pelatihan kepemimpinan juga sulit untuk di deteksi karena belum tersedia alat yang dapat digunakan oleh penguji pelatihan kepemimpinan untuk mengakses dokumen proyek perubahan secara cepat dan akurat.
Proyek perubahan merupakan sesuatu yang sangat penting bagi peserta pelatihan kepemimpinan karena dapat meningkatkan kinerja individu dan organiasi tempat individu tersebut bertugas (Permana, 2016). Apalagi tantangan saat ini, Indonesia memerlukan pejabat struktural yang profesional agar kinerja unit organisasi yang dipimpinnya dapat berdaya saing tinggi dan mampu memenuhi tuntutan global (Suryanto, 2018). Di lain pihak, pada organisasi perguruan tinggi, pengelolaan hasil atau output dari para anggotanya (mahasiswa, dosen, peneliti) sudah sedemikian rupa dikelola dengan baik melalui repositori institusi yang terhubung melalui jaringan internet (Lynch, 2003) (Sutedjo, 2014) (Jain, 2011) (Giesecke, 2011).
Analogi dengan institusi perguruan tinggi, lembaga pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia khususnya milik pemerintah yang menyelenggarakan pelatihan kepimpimpinan perlu memperhatikan dan mengantisipasi kebutuhan dan proyeksi manfaat dari penggunaan repositori institusi.
Oleh karena hal-hal tersebut, artikel ini menyajikan pemikiran solutif terkait pengembangan alternatif model konseptual repositori proyek perubahan yang diselenggarakan Lembaga Adminitrasi Negara (LAN) dan lembaga pelatihan/
lembaga pengembangan sumber daya manusia baik di tingkat Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah. Penyusunan model dibangun dari agregasi pemikiran yang diperkuat berbagai konsep yang telah ada dengan dipadupadankan dengan hasil penelitian sebelumnya. Atas dasar hal tersebut, artikel ini berhasil menghasilkan suatu alternatif model konseptual yang dapat diadopsi pada tingkatan lanjutan oleh LAN dan lembaga pelatihan lembaga pengembangan sumber daya manusia di Indonesia.
HASIL DAN PEMBAHASAN.
Pelatihan Kepemimpinan dan Proyek Perubahan.
Output utama dari pelatihan kepemimpinan yang diselenggarakan di Indonesia untuk menciptakan pemimpin yang adaptif dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi yaitu proyek perubahan. Proyek perubahan yang dihasilkan oleh peserta pelatihan kepemimpinan baik pada pelatihan kepemimpinan tingkat I (jabatan pimpinan tinggi madya), II (jabatan pimpinan tinggi pratama), III (jabatan administrator) maupun IV (jabatan pengawas) kesemuanya memiliki muatan yang sejenis yaitu inovasi. Inovasi atau terobosan yang direncanakan dan dilakukan melalui manajemen inovasi yang sistematis dan terukur pada ruang lingkup (scope) jabatan masing-masing.
5
Hingga saat ini, proyek perubahan yang dihasilkan oleh peserta pelatihan kepemimpinan dalam bentuk dokumentasi laporan proyek perubahan disimpan dan dikelola pada masing-masing lembaga penyelenggara pelatihan terakreditasi dimana peserta tersebut mengikuti pelatihan. Lembaga penyelenggara pelatihan kepemimpinan di Indonesia yaitu oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN) serta lembaga-lembaga pelatihan milik pemerintah lainnya yang sudah terakreditasi oleh LAN baik di tingkat pemerintah pusat (Kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian) ataupun lembaga pelatihan/ pengembangan sumber daya manusia di pemerintah daerah.
Pada suatu institusi, misalnya saja Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Pemerintah Provinsi “ X ” terdapat sejumlah dokumentasi laporan proyek perubahan dari pelatihan kepemimpinan yang pernah diselenggarakan oleh BPSDM “ X ” tersebut. Laporan proyek perubahan tersebut biasanya disimpan pada perpustakaan dan dalam bentuk fisik (hardcopy). Jika ada peserta atau alumni pelatihan atau pihak manapun yang ingin membaca atau mengetahui laporan proyek perubahan dari peserta tertentu maka orang tersebut harus mencarinya dan membacanya ke lokasi penyimpanan laporan proyek perubahan. Hal ini juga termasuk jika seorang penguji yang terlibat dalam penilaian proyek perubahan ketika perlu memeriksa originalitas proyek perubahan peserta pelatihan maka penguji tersebut memeriksa dari laporan yang ada pada perpustakaan. Hal ini tentunya tidak efisien dari sisi pelaksanaan.
Sekalipun tidak dilakukan maka berpotensi adanya kekurangakuratan penilaian pada aspek originalitas suatu proyek perubahan (dengan asumsi penguji tersebut tidak mengetahui konteks topik atau inovasi peserta lainnya yang tidak/
belum pernah ia uji. Sementara itu, pelatihan kepemimpinan yang sekarang ini diselenggarakan oleh pemerintah adalah dalam rangka mengantisipasi kemajuan teknologi informasi yang begitu cepat yang mengubah lanskap pelayanan publik, dari pola layanan konvensional yang lambat menjadi layanan digital yang serba cepat dan instan (Suryanto, 2018).
Kondisi existing yang menjadi perhatian pada pembahasan ini yaitu secara nasional belum terdapat suatu sistem tunggal yang mengintegrasikan proyek perubahan yang sudah dihasilkan di pelbagai lembaga pelatihan pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah secara real time. Padahal, jika dikaitkan dengan pengetahuan yang terdapat pada proyek perubahan tersebut maka dapat dikatakan belum ada suatu sistem secara nasional yang mampu mengelola dan menyebarluakan pengetahuan knowledge sharing secara terbuka (open access). Hal ini berkebalikan dengan era saat ini dimana keterbukaan dan kemudahan informasi dan pengetahuan menjadi suatu kebutuhan.
Repositori Institusi.
Repositori institusi dinyatakan oleh (Lynch, 2003) sebagai “a set of services that a university offers to the members of its community for the management and dissemination of digital materials created by the institution and its community members”. Pada umumnya repositori institusi dilakukan oleh lembaga pendidikan terutama perguruan tinggi.
Repositori pada perpustakaan lembaga pendidikan di Indonesia mencakup pada tiga variabel yaitu people collaboration, process dan technology (Farida, Tjakraatmadja, Firman, & Basuki, 2015).
Informasi muatan lokal (local content information) adalah informasi yang dihasilkan oleh suatu institusi/lembaga penelitian dan atau Perguruan Tinggi. Informasi muatan lokal sifatnya unik dan hanya dihasilkan dan dimiliki oleh institusi penghasil informasi. Informasi muatan lokal tersebut biasanya tersimpan dalam perpustakaan sebagai lembaga deposit yang mempunyai kewenangan untuk menyimpan, mengorganisasikan dan mendistribusikan informasi yang diperoleh untuk kepentingan pemustaka (Sutedjo, 2014).
6
Benchmarking Model Repositori di Perguruan Tinggi
Pada umumnya pengelolaan dokumentasi ilmiah dilakukan oleh perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan sedangkan lembaga pelatihan/ pengembangan sumber daya manusia milik pemerintah sampai saat ini belum memiliki repositori yang terintegrasi secara nasional. Oleh karena perlu bencmarking pada perguruan tinggi yang sudah membangun dan melakukan repositori dokumen ilmiah di institusinya.
Salah satu contoh model repositori di perguruan tinggi yaitu di Institut Teknologi Surabaya sebagaimana diilustrasikan oleh (Sutedjo, 2014) pada Gambar 1. ITS membuat 2 (dua) protokol komunikasi pada sistem repositorinya. protokol pertama yaitu SOAP- Simple XML (Simple Object Access Protocol eXtensible Markup Language) dan OAI-PMH (Open Archive Inititative – Protocol for Metadata Harvesting). Protokol SOAP digunakan untuk koneksi internal dengan sistem lain di lingkungan ITS, sedangkan OAI-PMH digunakan untuk melakukan koneksi dengan sistem di luar ITS.
Model lainnya terkait repositori institusi yaitu model repositori yang menyediakan pelayanan (services). Hal ini diungkap oleh (Giesecke, 2011) yaitu “Services include technical support, preserva- tion services, and metadata services, among others”.
Model Repositori Proyek Perubahan Nasional
Berdasarkan analisa kondisi existing dan benchmarking serta review dari penelitian terdahulu yang relevan, telah disusun model konseptual repositori proyek perubahan yang dihasilkan dari pelatihan kepemimpinan di Indonesia. Model ini disebut dengan model konseptual proyek perubahan nasional sebagaimana disajikan pada Gambar 2.
Prope r Pim
1
Prope r Pim
2
Prope r Pim
3
Prope r Pim LAN
BPSDM K/L/D 2
BPSDM K/L/D 3
REPOSITORI PROYEK PERUBAHAN NASIONAL BPSDM
K/L/D 1
BPSDM K/L/D LAINNYA
Gambar 2. Model Konseptual Repositori Proyek Perubahan Nasional
7 Gambar 1
Model Repositori (Sutedjo, 2014) Model Konseptual Repositori Proyek Perubahan Nasional terdiri dari satu sistem informasi tersentralisasi (single system centralized) yang mengintegrasikan jaringan BPSDM se-Indonesia baik pada level Kementerian/Lembaga/Daerah (K/L/D).
Koordinator dan Administrator Sistem ini adalah Lembaga Administrasi Negara (LAN).
Konten utama dari model ini adalah laporan proyek perubahan dari Pelatihan Kepemimpinan Tingkat I, laporan proyek perubahan dari Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II, laporan proyek perubahan dari Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, laporan proyek perubahan dari Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV.
Komunikasi dan akses konten dapat bersifat dua arah baik pada level LAN maupun BPSDM K/L/D. Komunikasi dua arah menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk melakukan upload data maupun download data.
Strategi Pembangunan Repositori Proyek Perubahan Nasional.
Model konseptual proyek perubahan lingkup nasional yang sudah disusun menjadi akan mudah diimplementasikan dengan dukungan strategi yang perlu dilakukan.
Strategi pertama yaitu menyusun regulasi skala nasional untuk kewajiban pembangunan dan pengelolaan repositori proyek perubahan. Regulasi yang dimaksud yaitu dalam bentuk Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (Perka LAN). Melalui strategi ini diharapkan seluruh lembaga pelatihan/ pengembangan sumber daya manusia milik pemerintah baik di tingkat pusat dan daerah melaksanakannya.
Dukungan pimpinan pada tiap unit lembaga pelatihan juga memegang peran kunci untuk keberhasilan pada strategi ini.
Strategi kedua yaitu menyiapkan dan membina sumber daya manusia pengelola sistem repositori proyek perubahan. Tidak dapat dipungkiri bahwa pengelolaan sistem repositori memerlukan sumber daya manusia yang ahli dan juga yang terampil. Oleh karenanya perlu disiapkan dan dilakukan pembinaan yang terencana dan terstruktur. Sumber daya manusia di bidang pelatihan yang saat ini sudah ada dapat ditambah atau diperkaya dengan unsur pustakawan dan pengelola IT.
Strategi ketiga adalah menyiapkan perangkat keras dan lunak (hardware dan software). Ketersediaan dan kompatibilitas antara perangkat keras dan lunak perlu disiapkan. Pemilihan perangkat lunak baik yang sifatnya open source (gratis) atau yang komersial (berbayar) dianalisa sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya.
Strategi berikutnya yaitu menyiapkan anggaran. Pembangunan dan pengelolaan repositori institusi yang terhubungkan jaringan internet pasti tidak lepas dari anggaran. Lembaga pelatihan perlu mengidentifikasi kebutuhan anggaran yang dibutuhkan.
Strategi selanjutnya yaitu menetapkan prosedur dan tata laksana pengelolaan repositori institusi. Prosedur dan tata laksana yang standar (SOP) perlu ditetapkan pada tiap lembaga pelatihan dan ditaati oleh semua anggota lembaga tersebut. (Giesecke, 2011) menyatakan bahwa “The changes needed in approach, standards, and workflows to make repositories successful will likely be evolutionary rather than revolutionary as repositories reach critical mass and institutions determine how best to integrate a repository into their services”
PENUTUP Simpulan
Dari berbagai uraian dan penjelasan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa repositori untuk proyek perubahan yang dihasilkan dari pelatihan kepemimpinan sangat diperlukan, baik untuk mengisi kekosongan ruang pengetahuan yang secara nasional yang mudah diakses secara terbuka dan real time maupun untuk membantu peningkatan penilaian originalitas dari suatu proyek perubahan saat berlangsungnya pelatihan kepemimpinan.
Untuk mencapai hal tersebut telah rancang suatu model konseptual repositori proyek perubahan lingkup nasional yang diharapkan terbentuk dalam satu
sistem informasi tersentralisasi (single system centralized) yang mengintegrasikan jaringan BPSDM se-Indonesia baik pada level Kementerian/Lembaga/Daerah (K/L/D) serta strategi-strategi yang diperlukan untuk mewujudkannya.
Strategi yang dapat ditempuh yaitu :
1. Penyusunan regulasi skala nasional untuk kewajiban pembangunan dan pengelolaan repositori proyek perubahan.
2. Penyiapan dan pembinaan sumber daya manusia pengelola sistem repositori proyek perubahan.
3. Penyiapan perangkat keras dan lunak (hardware dan software).
4. Penyiapan anggaran.
5. Penetapan prosedur dan tata laksana pengelolaan repositori institusi.
8
Rekomendasi.
Untuk mempercepat dan memudahkan implementasi repositori proyek perubahan sesuai dengan model pada artikel ini, diharapkan ada komunikasi dan pertemuan intensif secara formal untuk membahas persiapan dan pematangan langkah-langkah pelaksanaan yang dalam hal ini dikoordinasikan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN) sebagai pembina lembaga pelatihan/ lembaga pengembangan sumber daya manusia milik pemerintah.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah, M. (2018). Pola Pengembangan Kompetensi Kepemimpinan bagi Aparatur Pemerintah dalam Menghadapi Tantangan Global ( Studi Kasus pada Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV di Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ) The Evaluation of Leadership Competency. Jurnal Wacana Kinerja, 21(1), 19–
48. https://doi.org/10.31845/jwk.v21i1.63
Farida, I., Tjakraatmadja, J. H., Firman, A., & Basuki, S.
(2015). A conceptual model of Open Access Institutional Repository in Indonesia academic libraries: Viewed from knowledge management perspective. Library Management, 36, 168–181.
https:// doi.org /10.1108/LM-03-2014-0038 Giesecke, J. (2011). Institutional repositories: Keys to -
success. Journal of Library Administration, 51(5–
6),529–542.
htps://doi.org/10.1080/01930826.2011.589340 Jain, P. (2011). New trends and future Applications /
directions of institutional repositories in academic institutions. Library Review, 60(2), 125–141.
https://doi.org /10.1108/00242531111113078 Lynch, C. A. (2003). Institutional Repositories: Essential
Infrastructure For Scholarship In The Digital Age.
Portal: Libraries and the Academy, 3(2), 327–
336. https://doi.org /10.1353/pla.2003.0039 Mukhlis, M. (2016). Menakar Peluang Munculnya Inovasi
Daerah Pasca Undang-Undang 23 Tahun 2014 (Studi pada Hasil Diklatpim IV Kabupaten Pringsewu Provinsi Lampung. Cosmogov, 2(1), 1–
22.
Permana, B. (2016). Urgensi Proyek Perubahan pada Diklat Kepemimpinan Pola Baru di Pusat Kajian dan Pendidikan dan Pelatihan Aparatur I Lembaga Administrasi Negara (PKP2A I LAN). Jurnal Wacana Kinerja, 19(2), 23–51.
Rusmulyani. (2015). Efektivitas Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Pola Baru terhadap Kinerja Aparatur (Studi Kasus Diklatpim IV pada Badan Diklat Provinsi Bali). In Pertemuan Ilmiah Tahunan (PIT) Nasional ke-2 Ikatan Widyaiwara Indonesia (IWI) Provinsi Banten (pp. 24–51).
Pandeglang: IWI Provinsi Banten.
Soesanto, H. (2017). Development of Innovation Project as the Result of Leadership Training Through the Innovation Actor Collaboration Model in the Region. Jurnal Bina Praja.
https://doi.org/10.21787/jbp.09.2017.335-343 Sartika, D., & Kusumaningrum,M (2017).
Pengembangan
Kompetensi Aparatur Sipil Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Jurnal Borneo Administrator, 13(2), 131–150.
https://doi.org/10.24258/jba.v13i2.310
Suparman, R., & Lucita, G. (2018). Evaluasi Kinerja Alumni Pelatihan Kepemimpinan Menggunakan Sistem Informasi Dalam Jaringan: Temuan Awal. Jurnal Borneo Administrator, 14(2), 119–134.
Suryanto, A. (2018). Strategi Peningkatan Efektivitas Pelatihan Kepemimpinan: Telaah Teoritis dan Empiris. Jurnal Borneo Administrator, 14(1), 69–86.
Sutedjo, M. (2014). Pengelolaan repositori perguruan tinggi dan pengembangan repositori karya seni. In Seminar Nasional Digital Local Content: Strategi Membangun Repository Karya Seni,” di GKU FSR ISI Yogyakarta (pp.
1–15).
Suyatna, R. (2017). Pengaruh Desain Diklat dan Implementasi Diklatpim IV Pola Baru terhadap Peningkatan Kinerja ASN Provinsi Banten.
Jurnal Lingkar Widyaiwara, 4(1), 15–28.
Thaha, R. (2015). Efektivitas Implementasi Diklat Kepemimpinan Pola Baru pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Dalam Negeri Indonesia Regional Makassar. Jurnal Administrasi Publik, XI(1), 9–16.
9
