Standard Operating Procedure PEMELIHARAAN GEDUNG /
BUILDING MAINTENANCE
Faculty of Agriculture Technology Universitas Brawijaya
Malang
2021
IDENTIFICATION SHEET
FACULTY OF AGRICULTURAL TECHNOLOGY UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Code/No:
UN10/F10/05/02/HK.01.02.a/016 Date: February 21, 2021
PEMELIHARAAN GEDUNG / BUILDING MAINTENANCE
Revisi: 1
Halaman: 2 dari 13
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMELIHARAAN GEDUNG / BUILDING MAINTENANCE
Faculty of Agriculture Technology Universitas Brawijaya
Proses Penanggungjawab
Tanggal Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan General Subdivision Team signature February 21, 2021
2. Pemeriksaan Lestari Head of General
Subdivision signature February 21,
2021
3. Persetujuan Prof. Dr. Ir. Imam
Santoso, MP. Dean signature February 21,
2021
4. Penetapan Prof. Dr. Ir. Imam
Santoso, MP. Dean signature February 21,
2021
5. Pengendalian Dr. Eng. Ahmad Adi Suliyanto, S.TP, M.Eng
Head ofQuality Assurance Unit
signature February 21, 2021
Daftar Isi
Halaman depan dan pengesahan ... 1
Daftar isi ... 2
Tujuan prosedur ... 3
Ruang lingkup prosedur dan penggunaannya ... 3
Definisi istilah ... 3
Prosedur ... 3
Pihak yang menjalankan prosedur ... 3
Referensi ... 3
Diagram Alir ... 7
Checklist ... 7
Table of contents Cover and validity page ... 1
Table of contents ... 2
The aim of procedure ... 3
The scope of the procedure and its use ... 3
Definition of terms ... 3
Procedure ... 3
The party running the procedure ... 3
Reference ... 3
Flowchart ... 7
Checklist ... 7
1. TUJUAN / PURPOSE
: Gedung dan prasarana umum di jurusan keteknikan pertanian terpelihara dengan baik sehingga dapat digunakan secara maksimal.
Buildings and public infrastructure at agriculture engineering are well maintained so that they can be used optimally.
2. RUANG LINGKUP / SCOPE
: Prosedur ini berlaku untuk seluruh unit kerja dalam wilayah operasional jurusan keteknikan pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya.
This procedure applies to all work units within the operational area in the agriculture engineering departement, faculty of Agriculturral Technology.
3. DEFINISI / DEFINITION
: Pemeliharaan adalah membuat prasarana dan sarana tetap dalam kondisi baik dapat digunakan secara maksimal.
Perbaikan adalah membuat prasarana dan sarana yang rusak kembali berfungsi normal dan baik.
Maintenance is making infrastructure and facilities remain in good condition to be used optimally.
Repair is to make damaged infrastructure and facilities return to normal and good functions.
4. DISTRIBUSI : Dekan, Wakil Dekan II, Ketua Jurusan, Sekertaris Jurusan dan Dosen
Dean, Vice of Dean II, Head of the Department, Secretary of the Department and Lecturers
5. REFERENSI : Kebijakan dan peraturan mengenai pemeliharaan gedung di fakultas teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Policies and regulations regarding building maintenance in the Faculty of Agricultural Technology, Universitas Brawijaya
6. PROSEDUR :
6.1 Pemeliharaan dan Perbaikan Maintenance and Repair
1. Kepala bagian administrasi umum membuat checklist kondisi untuk gedung kantor, gedung kuliah, gedung perpustakaan, dan area sekitar luar gedung.
1. The head of general administration makes a checklist of conditions for office buildings, lecture buildings, library buildings, and another area out of building.
2. Inventarisir kondisi gedung kantor, gedung kuliah, gedung perpustakaan, dan laboratorium dilakukan secara periodik setiap enam bulan sekali, yang dilakukan oleh bagian administrasi umum.
2. Inventory of the condition of the office building, lecture building, library building, and laboratory is carried out periodically every six months, which is carried out
by the general administration department.
3. Data kondisi prasarana dan sarana gedung dapat juga berasal dari laporan atau pengajuan pemeliharaan/perbaikan dari unit kerja yang disampaikan secara tertulis.
3. Data on the condition of infrastructure and building facilities can also come from reports or submissions for maintenance / repair from work units which are submitted in writing.
4. Semua data tentang kondisi prasarana dan sarana gedung hasil inventarisir dituliskan dalam daftar checklist.
4. All data regarding the condition of the infrastructure and building facilities resulting from the inventory are written in a checklist.
5. Analisa kebutuhan pemeliharaan dan perbaikan dilakukan dari checklist berdasarkan skala prioritas baik yang rutin maupun yang non rutin.
5. Analysis of maintenance and repair needs is carried out from a checklist based on a priority scale, both routine and non-routine.
6. Pemeliharaan rutin berupa pembersihan dinding, jendela, dan langit-langit yang dilakukan dua kali seminggu.
6. Routine maintenance in the form of cleaning the walls, windows and ceilings twice a week.
7. Pembersihan lantai dilakukan minimal dua kali sehari.
7. Cleaning the floor is done at least twice a day.
8. Pemeliharaan rutin pada poin 5 merupakan salah satu tupoksi dari pembantu umum.
8. Routine maintenance in point 5 is one of the main duties and functions of a general assistant.
9. Pemeliharaan non rutin berupa pengecatan dinding gedung yang dilakukan idealnya setiap 4 (empat) tahun sekali. Namun jurusan keteknikan pertanian fakultas teknologi pertanian melakukannya disesuaikan dengan dana pemeliharaan yang ada.
9. Non-routine maintenance in the form of painting the building walls, ideally every 4 (four) years. However, the agricultural engineering department, the agricultural technology faculty, does so according to existing maintenance funds.
10. Perbaikan rutin berupa perbaikan kecil seperti perbaikan kaca pecah, lampu pecah/hilang, genting pecah atau bocor, toilet mampet, kran bocor, saluran air mampet dll.
10. Routine repairs in the form of minor repairs such as repairing broken / missing glass, broken / missing lights, broken or leaking tiles, clogged toilets, leaking faucets, clogged drains etc.
11. Perbaikan non rutin seperti memperbaiki tembok yang runtuh, toilet yang rusak, atap yang rubuh dll, yang sifat kerusakannya insidental namun memerlukan prioritas perbaikan secepatnya.
11. Non-routine repairs such as repairing collapsed walls, broken toilets, collapsed roofs, etc., which are incidental but require immediate priority repairs.
12. Pemeliharaan dan perbaikan non rutin bisa dilakukan oleh bagian pemeliharaan atau bila skala pemeliharaan dan perbaikan yang nilainya besar diserahkan kepada kontraktor, melalui proses pengadaan barang dan jasa.
12. Non-routine maintenance and repairs can be carried out by the maintenance department or if the large scale of maintenance and repairs is left to the contractor, through the process of procuring goods and services.
13. Setiap pelaksanaan perbaikan rutin dan non rutin, harus dicatat dalam buku log pemeliharaan dan perbaikan prasarana dan sarana UMMI, yang dilakukan oleh bagian administrasi umum.
13. Every implementation of routine and non-routine repairs must be recorded in the log book of maintenance and repair of infrastructure and facilities carried out by the general administration department.
6.2 Pengajuan Biaya Pemeliharaan dan Perbaikan Submission Of Maintenance And Repair Costs
1. Berdasarkan hasil inventarisir kondisi gedung prasarana dan sarana jurusan keteknikan pertanian, kepala bagian administrasi umum melakukan analisa biaya untuk melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan berdasarkan skala prioritas.
1. Based on the results of an inventory of the condition of the infrastructure and facilities of the agricultural engineering department, the head of the general administration will conduct a cost analysis to carry out maintenance and repairs based on a priority scale.
2. Analisa biaya dibuat dalam bentuk RAB, diajukan kepada wakil fakultas.
2. Cost analysis is made in the form of RAB, submitted to the vice dean.
3. Wakil dekan melakukan analisa ketersediaan dana dan membuat keputusan setelah mendapat pertimbangan dari rektor.
3. The vice dean analyzes the availability of funds and makes decisions after receiving consideration from the chancellor.
4. Keputusan yang dibuat didisposisikan kepada kepala biro untuk diteruskan kepada bagian keuangan.
4. The decisions made are passed on to the head of the bureau to be forwarded to the finance department.
5. Pencairan dana pemeliharaan/perbaikan rutin dalam skala kecil, dilakukan langsung kepada pihak yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Disbursement of funds for routine maintenance / repairs on a small scale, carried out directly to the party that will carry out the work.
6. Setelah selesai pelaksanaan pekerjaan pada poin 5(lima), maka pelaksana pekerjaan harus melaporkan hasil pekerjaan dalam bentuk laporan/berita acara pelaksanaan dan penyerahan pekerjaan disertai bukti belanja kepada bagian administrasi umum dan administrasi keuangan.
6. After completing the implementation of work in point 5 (five), the implementer of the work must report the results of the work in the form of a report / minutes of implementation and delivery of work accompanied by proof of expenditure to the general administration and financial administration.
7. Bila pekerjaan pemeliharaan/perbaikan yang disetujui bernilai besar, maka pencairan dana dan pelaksanaan pekerjaan dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan barang dan jasa.
7. If the approved maintenance / repair work is of high value, then the disbursement
of funds and the implementation of the work will be carried out in accordance with the procedures for the procurement of goods and services.
8. Apabila perbaikan/pemeliharaan diusulkan dari unit kerja, maka harus disampaikan melalui surat permohonan yang ditujukan kepada wakil dekan.
8. If repair / maintenance is proposed from the work unit, it must be submitted by means of an application letter addressed to the deputy dean.
9. Atas dasar surat permohonan tersebut, wakil dekan mengecek alokasi dana perbaikan/pemeliharaan gedung/prasarana umum yang diajukan.
9. On the basis of the application letter, the deputy Dean checks the allocation of funds for the proposed repair / maintenance of the building / public infrastructure.
10. Apabila alokasi dana tersedia, maka wakil dekan melalui kepala bagian administrasi umum mengeluarkan disposisi untuk cek lapangan. Cek dan survey lapangan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi sebenarnya terkait dengan jenis permohonan yang diajukan.
10. If the allocation of funds is available, the vice dean through the head of the general administration will issue a disposition for field checks. Field checks and surveys are intended to find out the actual conditions related to the type of application being submitted.
11. Setelah melakukan cek lapangan, kapala administrasi umum menggambar rencana perbaikan dan menghitung RAB untuk diajukan kepada wakil dekan.
11. After conducting a field check, the head of general administration draws a plan for improvement and calculates the funding plan to be submitted to the vice dean.
12. Bagian keuangan mencairkan usulan RAB setelah mendapat disposisi dari wakil dekan melalui kepala biro. Bila perbaikan dan pemeliharaan yang dilakukan telah selesai, maka dibuat laporan disertai berita acara pelaksanaan dan berita acara penyerahan pekerjaan.
12. The finance department disbursed the proposed RAB after obtaining a disposition from the Vice Chancellor II through the head of the bureau. When the repairs and maintenance carried out have been completed, a report will be made along with an official report of the implementation and an official report on handing over the work.
1. BAGAN ALIR / FLOWCHART
Pengajuan Surat permohonan Unit kerja
Wakil rektor II
Analisa kebutuhan dan ketersedian
dana
Cek/survey lapangan
Penyusunan gambar dan RAB Surat permohonan
Kepala bagian administrasi umum
Disposisi
Cheklist inventaris kondisi prasarana
dan sarana gedung
Bagian keuangan
Proses pengadaan barang dan jasa
Nilai pekerjaan
BESAR KECIL
Pelaksanaan pekerjaan
Laporan dan berita acara pelaksanaan dan
penyerahan pekerjaan Mulai
Selesai
CHECKLIST KONDISI PRASARANA DAN SARANA GEDUNG
Tanggal pemeriksaan :………
Nama pemeriksa :………
Tandatangan :………
No
Jenis Prasaran a sarana gedung
KONDISI
Struktur atap
Struktur plafon
Struktur dinding cat
Kusen jendela dan pintu
Utilitas
ME Plambing sanitary Septic tank
1 Gedung kantor
2 Gedung kuliah
3 Perpusta kaan
4 LABORAT ORIUM
5 Toilet
Dst
…
