10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekam Medis
2.1.1 Pengertian Rekam Medis
Peraturan Menteri Kesehatan No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis dinyatakan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan cacatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Dirjen Bina Pelayanan Medik,2008).
Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien (Hatta,2003).
Menurut Depdagri (2004), pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan penunjang secara professional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi layanan kesehatan, administrator dan manajemen pada sarana layanan kesehatan dan instansi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan teknologi rekam medis (sintesa ilmu – ilmu sosial, epidemiologi, terminology medis, biostatistik, prinsip hukum medis dan teknologi informasi)
Proses pelayanan diawali dengan identifikasi pasien baik jati diri, maupun pelayanan penyakit, pemeriksaan, pengobatan dan tindakan medis lainnya.
Rekam medis merupakan cacatan (rekaman) yang harus dijaga kebersihannya dan terbatas tenaga kesehatan dan pasien – pasien serta memberikan kepastian
biaya yang harus dikeluarkan. Jadi falsafah rekam medis mencantumkan nilai administrasi, legal, finansial, riset,edukasi,dokumen, akurat, informative dan reliable (ALFRED AIR) (Depkes RI,2007).
2.1.2 Tujuan dan Manfaat Rekam Medis
Tujuan rekam medis secara umum adalah (a) alat komunikasi antara dokter dan tenaga kesehatan lain, (b) dasar perencanaan pengobatan yang mesti diberikan kepada pasien, (c) landasan analisis, studi, evaluasi terhadap mutu pelayanan, (d) dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan, dan (f) alat perlindungan kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter yang bersangkutan(Ariyanto,2004).
Manfaat dari rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:
1. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis memepunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Medis
Suatu rekam medis mempunyai nilai medik, karena cacatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyedian bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
4. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.
5. Aspek pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi si pemakai
6. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
7. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut, rekam medis mempunyai manfaat atau kegunaan yang sangat luas karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah:
1) Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien
2) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien
3) Sebagai bukti tetulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di di rumah sakit
4) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5) Melindungan kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan yang lainnya.
6) Menyediakan data – data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan
7) Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
8) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, sertasebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan (Depkes RI,2007).
2.1.3 Penanggung Jawab Rekam Medis
2.1.3.1 Penanggung jawab Pengisian Rekam Medis
Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap wajib membuat rekam medis. Menurut Depkes RI (1997), para tenaga yang berhak membuat isian rekam medis adalah:
a. Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, dan dokter gigi spesialis yang merawat pasien di rumah sakit
b. Dokter tamu yang merawat pasien
c. Residen yang sedang melaksanakan kepanitraan klinik
d. Tenaga para medis perawat dan tenaga para non medis non perawat yang langsung terlibat di dalam pelayanan, antara lain: perawat, perawat gigi, bidan, tenaga laboratorium klinik, gizi, anastesi, penata roentgen, rehab medik, dan sebagainya
e. Dalam hal dokter dari luar negeri melakukan alih teknologi kedokteran yang berupa tindakan atau konsultasi kepada pasien yang membuat rekam medis adalah dokter yang ditunjuk oleh direktur rumah sakit.
2.1.4 Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis
Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian rekam medis adalah Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang tersedia.
Faktor SDM meliputi karakteristik SDM dan faktor – faktor yang melekat pada SDM seperti Pengetahuan, Motivasi, beban kerja. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh Ade Ira (2009) yang berjudul Pengaruh Karakteristik Individu dan Psikologis terhadap Kinerja Perawat dalam Kelengkapan Rekam Medis di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum DR.Pirngadi Medan menunjukkan bahwa variabel pengetahuan (p=0,042) dan motivasi (p=0,049) berpengaruh signifikan terhadap kinerja perawat dalam kelengkapan rekam medis, sedangkan variabel umur ( p=0,794), jenis kelamin, lama kerja (p=0,588) dan sikap (p=0,389) tidak berpengaruh. Berbeda dengan penelitian yang dilakukan oleh Sintha Kurnia(2007) yang berjudul Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Peran Tenaga Kesehatan dalam Melengkapi Rekam Medis di Ruang Bakung Timur RSUP Sanglah, penelitian ini mengelompokkan 3 faktor mempengaruhi peran tenaga kesehatan dalam melengkapi rekam medis yaitu faktor predisposisi meliputi pengetahuan dan motivasi, faktor pemungkin meliputi keterampilan dan ketersediaan waktu,
serta faktor penguat meliputi pengawasan, prosedur dan pembinaan berkala. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa faktor – faktor yang menyebabkan rekam medis tidak lengkap adalah pengetahuan dan motivasi petugas kurang, kurang efektif pengawasan, dan tidak ada pembinaan berkala. Tinjauan pustaka akan difokuskan pada faktor – faktor yang melekat pada SDM yaitu :
2.1.4.1 Karakteristik Sumber Daya Manusia 1. Umur
Umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan lebih diperaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan jiwanya (Hurlock,2002).
Dengan demikian semakin tua umur pegawai maka makin konstruktif dalam megatasi masalah dalam pekerjaan dan terampil dalam memberikan pelayanan pada klien.
2. Pendidikan
Menurut Nursalam (2001) pendidikan berarti bimbingan yang diberikan oleh seseorang terhadap perkembangan orang lain menuju kearah suatu cita – cita tertentu. Jadi dapat dikatakan bahwa pendidikan itu menuntun manusia berbuat dan mengisi kehidupannya mencapai keselamatan/kebahagiaan. Pendidikan diperlukan untuk mendapatkan informasi atau hal – hal yang menunjang kesehatan, sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup.
Pendidikan tenaga kesehatan pada setiap jenjang yang dilaksanakan institusi pendidikan baik pemerintah maupun swasta bertujuan untuk menghasilkan tenaga kesehatan yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan serta kualitas yang dipersyaratkan dalam penanganan pasien dengan jenis penyakit serta tingkat keparahan tertentu. Manajemen pendidikan tenaga kesehatan secara umum tidak berbeda dengan manajemen pendidikan lainnya,hanya saja materi yang diajarkan disesuaikan dengan tujuan pendidikan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan (Depkes RI,2000). Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam,2001).
3. Masa Kerja
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik dengan lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien. Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapai pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmojo,2003).
2.1.4.2 Motivasi
1. Pengertian Motivasi
Motivasi adalah daya pendorong yang mengakibatkan seseorang anggota organisasi mau dan rela mengerahkan kemampuan dalam bentuk keahlian atau keterampilan, tenaga dan waktunya untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan menunaikan kewajibannya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi yang ditentukan (Siagian,2004). Sedangkan Gerungan (2000) menambahkan bahwa motivasi adalah penggerak, alasan – alasan, atau dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan dirinya melakukan suatu tindakan/ bertingkah laku. Maka dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan suatu penggerak atau dorongan – dorongan yang terdapat dalam diri manusia yang dapat menimbulkan, mengarahkan, dan mengorganisasikan tingkah lakunya.
Menurut Sandra (2007) Istilah motivasi mengandung tiga hal yang amat penting, yaitu:
a) Pemberian motivasi berkaitan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasional. Tersirat pada pandangan ini bahwa dalam tujuan dan sasaran organisasi telah tercakup tujuan dan sasaran pribadi anggota organisasi. Pemberian motivasi hanya akan efektif apabila dalam diri bawahan yang digerakkan terdapat keyakinan bahwa dengan tercapainnya tujuan maka tujuan pribadi akan ikut pula tercapai.
b) Motivasi merupakan proses keterkaitan antara usaha dan pemuasan kebutuhan tertentu. Usaha merupakan ukuran intensitas kemauan
seseorang. Apabila seseorang termotivasi, maka akan berusaha keras melakukan sesuatu.
c) Kebutuhan adalah keadaan internal seseorang yang menyebabkan hasil usaha tertentu menjadi menarik. Artinya suatu kebutuhan yang belum terpuaskan menciptakan ketegangan yang pada gilirannya menimbulkan dorongan tertentu pada diri seseorang.
2. Teori Motivasi
a. Hierrarki Kebutuhan Menurut Maslow
Menurut Robbin (2001) teori ini mula – mula dipelopori oleh Maslow pada tahun 1954. Ia menyatakan bahwa manusia mempunyai berbagai keperluan dan mencoba mendorong untuk bergerak memenuhi keperluan tersebut. Keperluan itu wujud dalam beberapa tahap kepentingan. Setiap manusia mempunyai keperluan untuk memenuhi kepuasan diri dan bergerak memenuhi keperluan tersebut.
Lima hierarki keperluan mengikut Maslow adalah kebutuhan: (1) Faali(fisiologi): seperti rasa haus, lapar, perlindungan (pakaian dan perumahan), sex dan kebutuhan ragawi yang lain,(2) Keamanan:antara lain keselamatan dan perlindungan terhadap kerugian fisik dan emosional, (3) Sosial: mencakup kasih sayang, rasa memiliki, diterima dengan baik, dan persahabatan, (4) Penghargaan: mencakup faktor rasa format internal seperti harga diri, otonomi, dan prestasi; dan faktor hormat eksternal seperti status, pengakuan, dan perhatian, (5) Aktualisasi diri: dorongan untuk menjadi apa yang ia mampu menjadi;
mencakup pertumbuhan, mencapai potensialnya, dan pemenuhan diri.
b. Teori Dua Faktor dari Hersberg
Teori dua faktor (Motivator-Hygiene Theory) dari Hersberg ini menyatakan bahwa kepuasan seseorang dalam mengerjakan sesuatu tindakan terletak bukan pada ketidakadaan faktor – faktor pemuas (satisfier) pada pekerjaan tersebut. Faktor – faktor yang menyebabkan ketidakpuasan biasanya berasal dari lingkungan (faktor kesehatan) dan faktor – faktor pemuas (motivator) berasal memang dari pekerjaan itu sendiri. Faktor – faktor tersebut adalah (1) Faktor Lingkungan: seperti kebijakan, supervisi, kondisi kerja, hubungan antar manusia, uang, status, rasa aman, dan lain – lain, (2) Faktor Motivasi : seperti prestasi/achievement, pengakuan atas keberhasilan kerja (recognition), tanggung jawab, perasaan maju dan berkembang, dan lain-lainnya. Jadi menurut teori dua faktor dari Hersberg dalam memotivator seseorang maka faktor – faktor motivasi harus mendapat perhatian utama (Kandera,2004).
3. Jenis – Jenis Motivasi
Menurut Sardiman (1986) jenis – jenis motivasi terbagi atas 2 jenis yaitu: (a) motivasi bawaan, yaitu motivasi yang telah di bawa sejak lahir dan terjadinya tanpa dipelajari. Motivasi bawaan atau disebut juga dengan motivasi primer terjadi dengan sendirinya tanpa melalui proses belajar, dan (b) motivasi yang dipelajari, yaitu motivasi yang terjadi karena adanya komunikasi dan isyarat sosial serta sengaja dipelajari manusia. Motivasi yang dipelajari atau motivasi sekunder muncul melalui proses pembelajaran sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengalaman seseorang.
Sedangkan menurut Handoko (1992), motivasi terdiri atas : (a) motivasi intrisik, yaitu motivasi yang fungsinya tanpa ransangan dari luar, karena dalam diri individu tersebut sudah ada dorongan untuk melakukan tindakan seperti prestasi yang diraih, pengakuan orang lain, tanggung jawab, peluang untuk maju, dan kepuasan kerja, dan (b) motivasi ekstrisik, yaitu motivasi yang fungsinya karena disesbabkan oleh adanya faktor pendorong dari luar individu seperti kompensasi, keselamatan kerja, kondisi kerja, prosedur kerja, mutu supervisi teknis,dan hubungan interpersonal.
2.1.5 Beban Kerja
2.1.5.1 Pengertian Beban Kerja
Tubuh manusia dirancang untuk dapat melakukan aktivitas pekerjaan sehari – hari. Setiap pekerjaan merupakan beban bagi pelakunya, beban- beban tersebut tergantung bagaimana orang tersebut bekerja sehingga disebut beban kerja, jadi definisi beban kerja adalah kemampuan tubuh pekerja dalam menerima pekerjaan. Dari sudut pandang ergonomic setiap beban kerja yang diterima seorang harus sesuai dan seimbang baik terhadap kemampuan fisik, maupun kofnitif maupun keterbatasan manusia yang menerima beban tersebut. Beban dapat berupa beratnya pekerjaan seperti mengangkat, mengangkut, merawat, mendorong. Sedangkan beban kerja mental dapat berupa sejauh mana tingkat keahlian dan prestasi kerja yang dimiliki individu dengan individu lainnya (Manuaba,2000). Everly & Girvano (dalam Munandar,2001), menambahkan kategori lain dari beban kerja, yaitu kombinasi dari beban kerja berlebih kuantitatif dan kualitatif. Beban berebih secara fisikal ataupun mental, yaitu harus melakukan terlalu banyak hal, merupakan kemungkinan sumber stres pekerjaan.
Unsur yang menimbulkan beban berlebih kuantitatif ialah kondisi kerja, yaitu setiap tugas diharapkan dapat diselesaikan secepat mungkin secara tepat dan cermat. Pada saat tertentu hal ini merupakan motivasi dan menghasilkan prestasi, namun bila desakan waktu menyebabkan banyak kesalahan atau menyebabkan kondisi kesehatan seseorang berkurang, maka ini merupakan cerminan adanya beban lebih kuantitatif.
Kesimpulan beban kerja adalah kemampuan tubuh untuk menerima pekerjaan dapat berupa beban fisik dan beban mental.
2.1.5.2 Faktor – faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja
Manuaba (2000) menyatakan bahwa beban kerja dipengaruhi faktor – faktor sebagai berikut:
1. Faktor eksternal yaitu beban yang berasal dari luar tubuh pekerja seperti : a. Tugas – tugas yang dilakukan yang bersifat fisik seperti stasiun
kerja, tata ruang, tempat kerja, alat, dan sarana kerja, kondisi kerja, sikap kerja, sedangkan tugas – tugas yang bersifat mental seperti kompleksitas pekerjaan, tingkat kesulitan pekerjaan, tanggung jawab pekerjaan.
b. Organisasi kerja seperti lamanya waktu kerja, waktu istirahat, kerja bergilir, kerja malam, sistem pengupahan, model struktur organisasi, pelimpahan tugas dan wewenangis.
c. Lingkungan kerja adalah lingkungan kerja fisik, lingkungan kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikolog 2. Faktor Internal adalah faktor yang berasal dalam tubuh itu sendiri akibat
dari reaksi beban kerja eksternal. Reaksi tubuh disebut strain, berat ringannya strain dapat dinilai baik secara objektif maupun subyektif.
Faktor internal meliputi faktor somatic (jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, kondisi kesehatan), faktor psikis (motivasi, persepsi, kpercayaan, keinginan dan kepuasan).
2.1.6 Pengetahuan
Menurut Taufik (2007) pengetahuan merupakan penginderaan manusia, atau hasil tahu seseorang terhadap objek melalui indra yang dimilikinya (mata, hidung, telinga, dan sebagainya). Dengan sendirinya, pada waktu pengindraan sampai dengan menghasilkan pengetahuan tersebut sangat dipengaruhi oleh intensitas perhatian dan persepsi terhadap objek. Sebagian besar pengetahuan seseorang diperoleh melalui indra pendengaran,dan penglihatan.
Definisi pengetahuan menurut Notoatmojo (1993) adalah merupakan hasil dari tahu, hal ini terjadi setelah orang melakukan penginderaan terhadap suatu objek tertentu. Pengetahuan diperoleh dari proses belajar, yang dapat membentuk keyakinan tertentu sehingga seseorang berperilaku sesuai dengan keyakinan yang diperoleh. Dengan kata lain pengetahuan seseorang diperoleh dari pengalaman yang berasal dari berbagai sumber meliputi media elektronik, media massa, buku petunjuk, media poster.
Menurut Siagian (2006) tuntutan dalam pengembangan sumber daya manusia yaitu pengetahuan karyawan yang perlu pemuktahiran. Kedaluarsaan pengetahuan dan keterampilan pegawai terjadi apabila pengetahuan dan keterampilan tersebut tidak lagi sesuai” tuntutan zaman”. Dikalangan luas diakui bahwa salah satu ciri dunia dewasa ini adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berlangsung dengan sangat pesat. Ketidaktanggapan terhadap perkembangan yang sangat pesat tersebut berakibat pada ketertinggalan seseorang dalam pengetahuan dan keterampilannya. Meskipun ketinggalan tersebut sering
lebih terasa pada pelaksanaan kegiatan teknikal dan operasional, sesungguhnya ketertinggalan pada tingkat manajerialpun sering pula terjadi.
Menurut Winkel (1996), pengetahuan mencakup akan hal – hal yang pernah dipelajari dan disimpan dalam ingatan. Hal – hal itu dapat meliputi fakta, kaidah, dan prinsip, serta metode yang diketahui. Pengetahuan yang disimpan dalam ingatan, digali pada saat dibutuhkan melalui bentuk ingatan mengingat (recall) atau mengnl kembali (recognition). Pengetahuan mempunyai enam tingkatan yaitu :
1. Tahu (know), diartikan sebagai mengingat suatu materi yang telah dipelajari sebelumnya (recall) dan merupakan tingkat pengetahuan yang paling rendah.
2. Memahami (comprehension), diartikan sebagai suatu kemampuan untuk menjelaskan secara benar tentang objek yang diketahui, dan dapat menginterpretasikan materi tersebut secara benar.
3. Aplikasi (application), diartikan sebagai kemampuan untuk menggunakan materi yang telah dipelajari pada situasi atau kondisi yang sebenarnya.
4. Analisis (analysis) adalah suatu kemampuan untuk menjabarkan materi atau suatu objek ke dalam komponen – komponen, tetapi masih di dalam satu struktur organisasi, dan masih ada kaitannya satu sama lain.
5. Sintesis (synthesis), menunjuk kepada suatu kemampuan untuk meletakkan atau menghubungkan bagian – bagian di dalam suatu bentuk keseluruhan yang baru.
6. Evaluasi (evaluation), berkaitan dengan kemampuan untuk melakukan justifikasi atau penilaian terhadap suatu objek atau materi
