27 Juni 2012
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR : SE - 34/PJ/2012
TENTANG
TATA CARA PELAKSANAAN KEGIATAN OPERASIONAL PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN PERPAJAKAN PADA
KANTOR PENGOLAHAN DATA EKSTERNAL DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
Sehubungan dengan telah diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2012 tentang Pemberian dan Penghimpunan Data dan Informasi yang Berkaitan dengan Perpajakan dan telah terbentuknya Kantor Pengolahan Data Eksternal berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.01/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Eksternal, dengan ini diatur tata cara pelaksanaan kegiatan operasional pengolahan Data dan Informasi yang berkaitan dengan perpajakan pada Kantor Pengolahan Data Eksternal.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
A. Umum
1. Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak meliputi, KP2KP, KPP, Kantor Wilayah, Direktorat di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak dan Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
2. Kantor Pengolahan Data Eksternal yang selanjutnya disebut KPDE adalah unit pelaksana teknis Direktorat Jenderal Pajak di bidang pengolahan data dan dokumen yang berkaitan dengan perpajakan yang diberikan oleh instansi pemerintah, lembaga, asosiasi, dan pihak lain, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Pajak, dan secara teknis fungsional dibina oleh Direktur Teknologi Informasi Perpajakan.
3. Sumber Data dan Informasi adalah instansi pemerintah, lembaga, asosiasi, dan pihak lain yang memberikan data dan informasi sesuai ketentuan Pasal 35A UU KUP, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2012.
4. Data dan Informasi adalah kumpulan angka, huruf, kata, dan/atau citra, yang bentuknya dapat berupa surat, dokumen, buku, atau catatan serta keterangan tertulis, yang dapat memberikan petunjuk mengenai penghasilan dan/atau kekayaan/harta orang pribadi atau badan, termasuk kegiatan usaha atau pekerjaan bebas orang pribadi atau badan.
5. Data dan Informasi yang bersumber dari Sumber Data dan Informasi disebut Data Eksternal.
6. Data Eksternal dapat berbentuk Hardcopy (Dokumen Fisik) yaitu Data dan Informasi yang tertulis atau tercetak di atas kertas, atau Softcopy (Dokumen Elektronik) yaitu Data dan Informasi yang sifat dan bentuknya elektronik yang dihasilkan oleh komputer dan/atau pengolah data elektronik lainnya, yang disimpan dalam media elektronik dan/atau yang masih berada dalam suatu jaringan elektronik.
7. Pengolahan Data Eksternal adalah serangkaian kegiatan yang meliputi proses penerimaan, penelitian, pemilahan, klarifikasi, pemindaian, perekaman, identifikasi, transfer data, penyimpanan dan peminjaman Data Eksternal.
8. Proses Penerimaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menerima Data Eksternal yang disampaikan oleh Sumber Data dan Informasi.
9. Proses Pengumpulan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menerima Data Eksternal yang disampaikan oleh Sumber Data dan Informasi melalui Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
10. Proses klarifikasi adalah kegiatan untuk meminta penjelasan dan/atau permintaan ulang secara langsung kepada Sumber Data dan Informasi atau melalui Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak sehubungan dengan Data Eksternal yang diterima tidak dapat dibaca, rusak, tidak lengkap, atau keadaan lain yang mengakibatkan data tidak dapat diproses.
11. Penelitian adalah kegiatan yang dilakukan untuk menilai kelengkapan dan kesesuaian Data Eksternal dengan persyaratan yang telah diatur dalam suatu Peraturan terkait penyerahan Data dan Informasi kepada Direktorat Jenderal Pajak.
12. Pemilahan adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelompokkan Data Eksternal yang berbentuk Dokumen Fisik dalam suatu Batch Dokumen.
13. Pemindaian adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengonversi Dokumen Fisik menjadi Dokumen Elektronik.
14. Perekaman adalah kegiatan memasukkan Data Eksternal ke dalam basis data Kantor Pengolahan Data Eksternal melalui aplikasi yang tersedia
15. Proses Identifikasi adalah kegiatan analisis data yang bertujuan untuk memastikan bahwa orang pribadi atau badan yang namanya tercantum dalam Data Eksternal yang diterima KPDE telah memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
16. Transfer Data adalah kegiatan memindahkan data dari basis data Kantor Pengolahan Data Eksternal ke basis data Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan.
17. Media Elektronik adalah sarana penyimpanan Dokumen Elektronik yang dapat digunakan untuk memindahkan data dari suatu komputer ke komputer lainnya, antara lain disket, disk drive, dan compact disc (CD).
B. Tujuan
Tujuan tata cara pelaksanaan kegiatan operasional pengolahan data dan informasi yang berkaitan dengan perpajakan pada Kantor Pengolahan Data Eksternal adalah sebagai berikut :
1. Memberikan standardisasi pelaksanaan tugas dan pengawasan atas pengolahan Data dan Informasi yang berkaitan dengan perpajakan pada Kantor Pengolahan Data Eksternal
2. Meningkatkan pengawasan dan akuntabilitas pelaksanaan pengolahan Data dan Informasi yang berkaitan dengan perpajakan pada Kantor Pengolahan Data Eksternal
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
C. Ruang Lingkup
Ketentuan ini mengatur tentang kewenangan untuk menetapkan kebijakan mengenai kebutuhan dan prioritas Data Eksternal, tata cara pengolahan Data Eksternal, bentuk formulir dan surat, laporan pengolahan Data Eksternal, quality control (pengendalian kualitas) hasil perekaman Data Eksternal dan ketentuan peralihan.
D. Dasar
1. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2012 tentang Pemberian dan Penghimpunan Data dan Informasi yang Berkaitan dengan Perpajakan.
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK/.01/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Eksternal.
E. Kewenangan untuk Menetapkan Kebijakan Mengenai Kebutuhan dan Prioritas Data Eksternal
1. Dalam rangka efektifitas pemanfaatan Data dan Informasi, Sumber serta jenis Data dan Informasi yang diperlukan untuk diolah oleh KPDE ditetapkan berdasarkan kebutuhan yang disesuaikan dengan kebijakan pengawasan dan kepatuhan Wajib Pajak pada Direktorat Jenderal Pajak.
2. Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan melakukan koordinasi dengan Direktorat yang terkait kebijakan pengawasan dan kepatuhan Wajib Pajak dalam menentukan prioritas Sumber serta jenis Data dan Informasi yang akan diterima oleh KPDE, paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun.
3. Untuk pertama kalinya prioritas Sumber serta jenis Data dan Informasi ditetapkan oleh Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan, paling lambat 1 (satu) bulan setelah Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini ditetapkan.
4. Prioritas Sumber serta jenis Data dan Informasi yang dihasilkan tersebut, akan dijadikan dasar dalam penyusunan peraturan terkait pelaksanaan penyerahan Data dan Informasi kepada Direktorat Jenderal Pajak.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
F. Tata Cara Pengolahan Data Eksternal
1. Penerimaan dan Pengumpulan, Penelitian dan Pemilahan Data Eksternal
a. Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional menerima Data Eksternal yang disampaikan oleh Sumber Data dan Informasi.
b. Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional melakukan pengumpulan Data Eksternal yang disampaikan oleh Sumber Data dan Informasi melalui Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak berupa Softcopy (Dokumen Elektronik) dalam Media Elektronik dan/atau Hardcopy (Dokumen Fisik) .
c. Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional memberitahukan kepada Sumber Data dan Informasi atau kepada Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak bahwa Data Eksternal yang dikirim telah diterima.
d. Kepala Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional melakukan pemantauan dan pengawasan penerimaan Data Eksternal untuk memastikan bahwa Sumber Data dan Informasi telah melaksanakan pemberian Data Eksternal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Dalam hal Sumber Data dan Informasi tidak melaksanakan kewajiban pemberian Data Eksternal sesuai dengan ketentuan yang berlaku, Kepala KPDE menghimbau Sumber Data dan Informasi untuk melaksanakan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Apabila diperlukan, KPDE dapat mengambil Data Eksternal dari Sumber Data dan Informasi dengan memperhatikan peraturan mengenai pelaksanaan penyerahan Data dan Informasi kepada Direktorat Jenderal Pajak.
g. Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional melakukan back up data untuk setiap Data Eksternal yang diterima secara online.
h. Tata Cara Penerimaan dan Pengumpulan, Pelaksanaan Back up data, Pengawasan dan Pemantauan Penerimaan Data, Penelitian dan Pemilahan Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran I Surat Edaran ini
2. Klarifikasi Data Eksternal
a. Dalam hal Data Eksternal yang diterima langsung dari Sumber Data dan Informasi tidak lengkap, tidak utuh atau terdapat kesalahan lainnya, KPDE melakukan klarifikasi kepada Sumber Data dan Informasi.
b. Dalam hal Data Eksternal yang diterima melalui Unit Kerja, di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak tidak lengkap, tidak utuh atau terdapat kesalahan lainnya, KPDE melakukan klarifikasi kepada Sumber Data dan Informasi melalui Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
c. Klarifikasi Data Eksternal dapat dilakukan pada saat atau setelah proses:
1. Penerimaan dan/atau Pengumpulan;
2. Penelitian dan Pemilahan; atau 3. Perekaman Data Eksternal.
d. Dalam hal KPDE melakukan Klarifikasi sebagaimana dimaksud pada huruf a atau b, kelanjutan proses Pengolahan atas Data Eksternal yang diklarifikasi dihentikan sampai dengan diterimanya jawaban klarifikasi dari Sumber Data dan Informasi atau Unit Kerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak
e. Tata Cara Klarifikasi Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran II Surat Edaran ini.
3. Pemindaian Hardcopy (Dokumen Fisik)
a. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan pemindaian Hardcopy (Dokumen Fisik).
b. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan pengesahan atas hasil Pemindaian Hardcopy (Dokumen Fisik).
c. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan proses penjaminan kualitas hasil Pemindaian Hardcopy (Dokumen Fisik).
d. Tata Cara Pemindaian Hardcopy (Dokumen Fisik) Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran III Surat Edaran ini
4. Perekaman Data Eksternal
a. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan perekaman Hardcopy (Dokumen Fisik) dan Softcopy (Dokumen Elektronik) menggunakan aplikasi perekaman yang disediakan oleh Direktorat Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi.
b. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan penjaminan kualitas proses Perekaman Data Eksternal.
c. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan pengesahan hasil Perekaman Data Eksternal.
d. Tata Cara Perekaman Hardcopy (Dokumen Fisik) dan Softcopy (Dokumen Elektronik) Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran IV Surat Edaran ini.
5. Identifikasi Data Eksternal
a. Seksi Perekaman dan Transfer Data mengidentifikasi Data Eksternal dengan basis data internal Direktorat Jenderal Pajak dan/atau dengan Data Eksternal lainnya yang dapat membantu Proses Identifikasi.
b. Data Eksternal yang telah melalui Proses Identifikasi namun belum teridentifikasi, Proses Identifikasi dilakukan kembali dengan basis data internal di Direktorat Jenderal Pajak dan/atau Data Eksternal lainnya yang paling terkini sampai dengan 3 (tiga) bulan sejak tanggal perekaman.
c. Proses Identifikasi dilakukan kembali oleh Seksi Perekaman dan Transfer Data paling lambat dalam 1 (satu) minggu terakhir sebelum berakhirnya jangka waktu sebagaimana dimaksud pada huruf b.
d. KPDE dapat meminta data pendukung terkait Proses Identifikasi kepada Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
e. Untuk menunjang pelaksanaan Proses Identifikasi, KPDE dapat memberikan usul dan masukan kepada Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan perihal kebutuhan Sumber serta jenis Data dan Informasi yang menjadi prioritas.
f. Dalam hal Data Eksternal tidak teridentifikasi setelah lewat jangka waktu 3 (tiga) bulan sejak tanggal perekaman, data tersebut dikirim ke Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan untuk ditindaklanjuti sesuai dengan aturan yang berlaku.
g. Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan mendistribusikan Data Eksternal yang tidak teridentifikasi ke Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak untuk ditindaklanjuti sesuai dengan aturan yang berlaku.
h. Tata Cara Identifikasi Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran V Surat Edaran ini.
6. Transfer Data Eksternal
a. Seksi Perekaman dan Transfer Data melakukan Transfer Data Eksternal yang telah melalui Proses Identifikasi sebagaimana dimaksud dalam angka 5 ke dalam basis data dan melakukan proses Pemantauan Transfer Data Eksternal tersebut.
b. Kepala KPDE membuat Laporan Transfer Data sebanyak 4 (empat) kali dalam setahun untuk disampaikan kepada Direktur Teknologi informasi Perpajakan dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Untuk Data Eksternal yang ditransfer pada masa Januari s.d. Maret, laporan disampaikan paling lambat tanggal 10 (sepuluh) April.
2) Untuk Data Eksternal yang ditransfer pada masa April s.d. Juni, laporan disampaikan paling lambat tanggal 10 (sepuluh) Juli.
3) Untuk Data Eksternal yang ditransfer pada masa Juli s.d. September, laporan disampaikan paling lambat tanggal 10 (sepuluh) Oktober.
4) Untuk Data Eksternal yang ditransfer pada masa Oktober s.d Desember, laporan disampaikan paling lambat tanggal 10 (sepuluh) Januari tahun berikutnya.
c. Tata Cara Pemantauan Transfer Data Eksternal diatur sesuai dengan Lampiran VI Surat Edaran ini.
7. Penyimpanan dan Peminjaman Data Eksternal
a. Seksi Pengelolaan Data dan Dukungan Operasional melakukan pengelolaan dokumen meliputi kegiatan pengemasan, penyimpanan, peminjaman, penerimaan pengembalian Data Eksternal yang dipinjam, pemeliharaan dan pemusnahan Data Eksternal.
b. Tata Cara Pengemasan, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Pemusnahan Data Eksternal diatur dalam Lampiran VII Surat Edaran ini.
c. Unit Kerja Direktorat Jenderal Pajak yang membutuhkan Hardcopy (Dokumen Fisik) dalam rangka Pembuktian di Pengadilan dapat melakukan peminjaman ke KPDE.
d. Tata Cara Pelayanan Peminjaman dan Tata Cara Penerimaan Pengembalian Dokumen Fisik diatur sesuai dengan Lampiran VIII Surat Edaran ini.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
G. Bentuk Formulir dan Surat
1. Bentuk formulir dan surat yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan operasional KPDE mengacu pada bentuk formulir dan surat yang diatur sesuai dengan Lampiran IX Surat Edaran ini.
2. Dalam melakukan Pengolahan Data Eksternal yang dimulai dari proses penerimaan, penelitian, pemilahan, klarifikasi, pemindaian, perekaman, identifikasi, transfer data, dan penyimpanan, petugas KPDE harus melakukan pencatatan tahapan pelaksanaan kegiatan dan mengisi kartu pengawasan kegiatan menggunakan formulir yang diatur sesuai dengan Lampiran IX.
H. Laporan Pengolahan Data Eksternal
Kepala KPDE membuat Laporan Pengolahan Data Eksternal 4 (empat) kali dalam setahun untuk disampaikan kepada Direktur Jenderal Pajak dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Untuk Data Eksternal yang diterima pada masa Januari s.d. Maret, laporan disampaikan paling lambat tanggal 15 (lima belas) April.
2. Untuk Data Eksternal yang diterima pada masa April s.d. Juni, laporan disampaikan paling lambat tanggal 15 (lima belas) Juli.
3. Untuk Data Eksternal yang diterima pada masa Juli s.d. September, laporan disampaikan paling lambat tanggal 15 (lima belas) Oktober.
4. Untuk Data Eksternal yang diterima pada masa Oktober s.d. Desember, laporan disampaikan paling lambat tanggal 15 (lima belas) Januari tahun berikutnya.
I. Quality Control (Pengendalian Kualitas) Hasil Perekaman Data Eksternal
1. Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan melakukan Quality Control (Pengendalian Kualitas) hasil perekaman Data Eksternal KPDE, yaitu dengan membandingkan data hasil perekaman dengan dokumen sumber baik Hardcopy (Dokumen Fisik) maupun Softcopy (Dokumen Elektronik) sebanyak 2 (dua) kali dalam setahun,.
2. Tata Cara Quality Control (Pengendalian Kualitas) hasil perekaman Data Eksternal pada KPDE diatur sesuai dengan lampiran X Surat Edaran ini.
J. Ketentuan Peralihan
1. Semua Data Eksternal dari Sumber Data dan Informasi yang diterima oleh Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak harus diserahkan kepada KPDE.
2. Selama belum ada peraturan terkait pelaksanaan penyerahan Data dan Informasi oleh masing-masing Sumber Data dan Informasi kepada Direktorat Jenderal Pajak, KPDE memproses semua Data Eksternal yang masih diberikan Sumber Data dan Informasi kepada Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak.
3. Pelaksanaan kegiatan operasional KPDE yang terkait dengan pengolahan Data Eksternal secara elektronik untuk sementara menggunakan aplikasi yang telah dibangun Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan sampai dengan tersedianya aplikasi yang diperuntukan untuk kegiatan operasional KPDE oleh Direktorat Transformasi Teknologi Komunikasi dan Informasi.
Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Demikian disampaikan untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 27 Juni 2012 DIREKTUR JENDERAL, ttd.
A. FUAD RAHMANY NIP 195411111981121001
Tembusan :
1. Sekretaris Direktorat Jenderal;
2. Tenaga Pengkaji di Iingkungan Kantor Pusat;
3. Kepala Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan.
